Документирование и инвентаризация (Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В своей работе я буду рассматривать тему: «Документирование и инвентаризация», так как это тема занимает важное место в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет, как и любая прочая наука, разрабатывает свои способы исследования этого предмета. Совокупность таких способов представляет собой метод бухгалтерского учета. Некоторые, конкретные способы являются составными частями метода, его элементами.

Метод бухгалтерского учета  включает в себя всего восемь способов (элементов).

Такие как:

- документация;

- инвентаризация;

- счета бухгалтерского учета;

- двойная запись;

- оценка;

- калькуляция;

- бухгалтерский баланс;

- отчетность.

Предоставленная курсовая работа посвящена анализу только первых двух способов это: документация и инвентаризация.

Вообще организация бухгалтерского учета требует, прежде всего, наблюдения, измерения и регистрации любой хозяйственной операции в специальных документах или же в технических носителях информации. Все дальнейшие записи в бухгалтерском учете производят только на основании документов. Таким образом, документация – это есть способ первичной регистрации хозяйственных операций в учетных документах или же технических носителях информации и обоснования правильности бухгалтерских записей.

По ряду причин не все  явления хозяйственной деятельности, могут быть зарегистрированы в документах в момент их совершения, например естественная убыль и т.п. Их выявляют путем инвентаризации, то есть проверки хозяйственных средств путем их подсчета в натуре. Данные инвентаризации применяют для документального оформления неучтенных операций, чтобы установить соответствие учетных данных об имуществе его фактическому состоянию.

Таким образом, инвентаризация –  это есть способ уточнения показателей  учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Цель данной курсовой работы – это анализ сущности таких элементов метода бухгалтерского учета как документация и инвентаризация.

Для достижения этой цели в курсовой работе решаются следующие  задачи:

- выявление требований, предъявляемых к составлению  документов; рассмотрение классификации документов;

- изучение порядка  приемки, проверки и обработки  документов;

-уяснение понятия о документообороте в бухгалтерском  учете и его основных этапах;

- изучение порядка  и сроков хранения бухгалтерских  документов;

- уяснение сущности инвентаризации, её видов, общего порядка проведения инвентаризации, документального оформления инвентаризации;

- изучение ситуаций, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- изучение срока проведения инвентаризации различных видов активов и обязательств организации.

В курсовой работе использовались нормативно-правовые документы, такие как Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РФ и т.д.,   определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организациях Российской Федерации и сборники научных трудов Астахова В.П., Кондракова Н.П., Бакаева А. С., Безруких П. С., Кравченко Г. Н., и учебное пособие Молчанова С. С. – преподавателя международной школы бизнеса РЭА им. Плеханова, Финансовой академии при правительстве Российской Федерации.

Глава 1. Документация и инвентаризация как элементы метода бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет выполняет непрерывное и  сплошное наблюдение за хозяйственной  деятельностью предприятия с  помощью документов.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, удостоверяющее право на совершение хозяйственной операции и подтверждающее факт ее выполнения^[1].

Документы представляют собой бумажные бланки, которые печатаются типографическим способом и содержат строки и графы в виде колонок, куда заносятся сведения о хозяйственных операциях. Документы могут так же составляться на компьютерах.

Вообще, документы служат важнейшим источником информации, которая  используется в управлении. На основании  документов ведется постоянное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, состоянием расчетов с дебиторами и кредиторами.

Таким образом, бухгалтерские документы имеют немалое значение для контроля за сохранностью собственности. С помощью документов контролируются действия материально ответственных лиц и вскрываются случаи злоупотреблений.

Сопоставление фактических данных, выявленных при  инвентаризации, и данных документов позволяет выявить недостачу  или излишек товарно-материальных ценностей.

С помощью документов производится анализ хозяйственной деятельности и обнаруживаются внутренние резервы предприятия.

Также документы имеют  доказательную силу при рассмотрении спорных дел в арбитраже или  суде. Они используются в судебно-бухгалтерской  экспертизе, которая проводится по решению судебно-следственных органов. Документы имеют юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Так как характер операций, совершающихся на предприятии, может  быть различен, поэтому для их оформления применяются разные формы документов. Для наиболее полной характеристики операции нужно знать место, время, условия совершения операции, а так же лиц, которые принимали в ней участие. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты бывают двух видов: обязательные и дополнительные ^[2].

Обязательные  реквизиты представляют собой обязательные сведения, без которых бухгалтерские  документы не могут быть основанием для подтверждения хозяйственной операции.

К обязательным реквизитам относятся:

- название документа;

- название предприятия, организации;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и ее измерители;

- наименование должностей, лиц, ответственных за совершение операции, а так же их подписи и расшифровке фамилий.

Дополнительные реквизиты расширяют первичную информацию о свершенных хозяйственных операциях и имеют большое значение в оперативном учете. К дополнительным реквизитам можно отнести: номер документа, адрес и телефон организации, порядковый номер товарно-материальных ценностей, название банка и его адрес, виды и номера транспортных средств, пункты отправления и назначения, корреспондирующие счета и т.д.^[3].

Первичные бухгалтерские документы - это есть письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение. Согласно Закону «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Таким образом, первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащихся в  альбомах унифицированных   (типовых) форм первичной учетной документации. Форма документа - это порядок расположения реквизитов и их совокупность.

С 1 января 1999г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71 а.^[4]

Унификация документов - это разработка единых типовых форм документов, которыми должны оформляться однотипные операции. Наряду с унификацией огромное значение имеет стандартизация документов, то есть установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандартизация позволяет экономно использовать бумагу при печатании бланков, документов, уменьшает отходы бумаги, облегчает бухгалтерскую обработку документов и их последующее хранение^[5].

Глава 2. Документирование хозяйственных операций

Для тех хозяйственных  операций, которым не предусмотрены типовые формы документов, организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать соответствующие формы первичных документов.

Требования, предъявляемые  к документам, определены в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29.07.1983 г.  № 105, а так же другими нормативными актами.

К составлению документов предъявляют следующие требования^[6]:

-  первичные документы должны быть составлены по установленной форме с указанием всех обязательных реквизитов;

- документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не возможно, сразу после окончания операции.

- не допускается оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения, с денежными средствами и другими ценностями.

Ответственность за своевременное  и правильное составление документов, за достоверность данных, а также  своевременную передачу документов в бухгалтерию несут лица, которые составили и подписали эти документы.

При заполнении документов необходимо соблюдать следующие правила:

1. Все записи в документах  производятся чернилами, пастой  шариковых ручек, при помощи  пишущих машин, компьютера, а также  других средств, которые обеспечивают  сохранность этих записей в течение срока, установленного для хранения документов в архиве. Записи в документах простым карандашом делать не разрешается.

2. Записи должны вестись  четко, разборчиво, аккуратно, подчистки  и помарки не допускаются.

3. Число и год в  документах пишутся цифрами, а месяц прописью.

4. Все реквизиты документа  должны быть заполнены.

5.Итоговые денежные суммы записываются следующим образом: рубли пишутся прописью  и с большой буквы, а копейки  – цифрами.

6. В документах подчистки и помарки не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания цифр или текста одной чертой – так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а затем сверху делают правильную запись. Об исправлении делается оговорка: «Исправленному верить», ставится дата и подпись лица, составившего документ. В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах ошибки не допускаются. Если в этих документах допущена ошибка, то их нужно уничтожить или аннулировать и составить новые документы.

Документы подразделяются по следующим признакам ^[7]:

1. По назначению: распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы  бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы  содержат приказ или распоряжение на проведение хозяйственной операции. К ним относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы составляются до совершения хозяйственной операции, и они должны быть подписаны ответственными лицами. Распорядительные документы разрешают проведение операции, но информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним  относятся накладные, счета-фактуры, акты об установленном расхождении, приемные акты и т.д. Исполнительные документы составляются в момент совершения операции.

Комбинированные документы  совмещают распоряжение и исполнение.

К ним относятся приходные  и расходные ордера, ведомости  по сбору паевых взносов пайщиков и т.д.

Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии. К ним относятся справки, расчеты, разработочные ведомости, мемориальные ордера, группировочные ведомости и т.д. Эти документы составляются на основании распорядительных и исполнительных документов для того, чтобы создать обобщенные документы.

1. По местам составления подразделяются на: внутренние; внешние.

Внутренние документы  составляются на данном предприятии. К  ним относятся такие, как кассовые документы, накладные, акты, счета-фактуры, отчеты материально ответственных лиц  и т.д.

Внешние документы – это документы, составленные на других предприятиях и поступившие на данное предприятие.

1. По способу отражения операций делятся на: первичные; сводные.

Первичные документы – это такие документы, в которых  фиксируется одна или несколько  хозяйственных операций непосредственно  в момент их совершения.

Сводные документы составляются на основе первичных.

К ним относятся кассовые отчеты, товарно-денежные и товарные отчеты, авансовые отчеты, отчеты о движении товаров и тары по складу и т.д.

1. По объему записей: разовые и накопительные.

Разовые документы – это есть документы, в которых отражается одна или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно в момент их совершения. Это могут быть приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы и т.д.

Накопительные документы – это документы, в которых закрепляются однородные систематически повторяющиеся хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного времени. Это документы, которые составляются постепенно путем накапливания сведений. К ним относятся это лимитно-заборная карта и т.д.

1. По способу составления: заполняемые вручную; частично механизированные; полностью механизированные; полученные с помощью средств автоматизации.

Существуют следующие  стадии обработки документов в бухгалтерии ^[8]:

1. Проверка документов;
2. Оценка в денежной форме каждой операции, отраженной документе (таксировка и калькулирование);
3. Разметка (контировка) – запись на документах корреспондирующих счетов;
4. Включение документов в учетные регистры.

От качества оформления первичных документов зависит точность бухгалтерского учета. Именно поэтому все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться с трех сторон: по форме; по существу; арифметически.

Проверка документа с формальнойстороны состоит в том, что бухгалтер должен убедить в правильности использования бланка документа, установленной формы. При этом проверяется правильность заполнения реквизитов, наличие подписей, четкость цифр. Проверка по существу – это проверка необходимости, законности и целесообразности хозяйственной операции, указанной в документе.

Арифметическая проверка – это проверка правильности таксировки и общего подсчета итогов. Таксировка – это есть умножение количества товарно-материальных ценностей на их цену. После этого  подсчитываются общие суммы полученных или отпущенных ценностей по документу.

Первичные документы  обобщаются в отчетах.

После того, как документы проверены, проводится их бухгалтерская обработка.

Она состоит в проставлении корреспонденции счетов по каждому  документу. Проводки записываются на специально отведенном или на свободном месте бланка. Затем обработанные документы и отчеты записываются в регистры бухгалтерского учета. На основании записей в регистрах после их проверки составляется баланс.

После проверки и обработки  документов на их основании производятся записи в регистры бухгалтерского учета. Только после этого документы поступают в текущий архив организации, где хранятся в течение года. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом организации^[9].

Документооборот регламентируется графиком.

График документооборота представляет собой схему или перечень работ  по созданию, проверке и обработке  документов. В графике документооборота определяются подразделения организации  и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Главный бухгалтер выполняет контроль за соблюдением исполнителями  графика документооборота.

Таблица 1. Пример графика  документооборота в организации

Утверждено приказом N _____ от __________________

Наимено-вание документа	Создание документа
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6
Требование	2	цех	ОМТС Бухгалтерия	склад	Ежедневно (до…часов)

Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
Ответ- ствен. за про-верку	Кто пред- ставляет	Порядок пред-ставле- ния	Срок пред-ставле-ния	Кто исполня- ет	Срок исполне-ния	Кто исполняя-ет	Срок передачи
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгал-терия	1 экз. – цех 2 экз. – склад	При отчете При реестре	Ежеднев-но (до … часов)	Бухгал-терия	Ежеднев-но	Бухгал-терия	По исте-чении квартала

 Для целесообразной организации документооборота на предприятии приказом директора  утверждается график документооборота. Он может составляться в виде графика  или в виде перечня работ по составлению, проверке и обработке документов. Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер.

Перед сдачей документов в архив  их необходимо надлежащим образом  подготовить: однородные первичные  документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см. В дело группируются документы  одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел, к которым относятся, например, личные дела.

Документы должны храниться так, чтобы  обеспечить их сохранность, а в случае необходимости быстро получить необходимые  сведения.

Установленные сроки хранения некоторых бухгалтерских документов приведены в приложении ^[10](Приложение 1).

Ответственность за организацию хранения первичных документов, учетных регистров  и бухгалтерской отчетности несет  руководитель организации. Документы  из архива могут выдаваться только по разрешению руководителя организации.

Таким образом, можно  сделать вывод о том, что  документация составляет основу бухгалтерского учета. Значимость бухгалтерских документов заключается в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Документы же служат главнейшим источником информации, которая используется в управлении, они имеют большое значение для контроля за сохранностью собственности. Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота часто приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций, поэтому каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

 Глава 3. Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

Одним из основных требований, предъявляемых  к учету, является требование реальности и точности показателей. Но при ведении  бухгалтерского учета могут возникать  расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей. Такие изменения в текущей работе поддаются бухгалтерскому учету и не могут быть оформлены документами. К ним относятся естественная убыль- это изменения, возникающие в результате биологических, физических и химических воздействий внешней среды (усушка, утруска, распыливание) порча грызунами и насекомыми. Фактические остатки могут не отвечать данным учета в результате не правильного отражения данных на счетах из-за ошибок и описок. Причинами же несоответствия могут быть ошибки, допущенные при приеме и отпуске средств (излишки, недостатки и т.д.). Расхождения могут возникать из-за неисправности или неточности весоизмерительного  оборудования, из-за несоблюдения норм вложений сырья в произведенную продукцию. Расхождения между учетными и фактическими данными могут быть вызваны так же и прямыми злоупотреблениями материально ответственных лиц путем обвеса, обмера, хищения и т.д.

При расчетах между предприятиями  так же могут возникать расхождения  в бухгалтерских записях из-за ошибок, разногласий и споров между сторонами. Для устранения расхождений периодически проводится сверка расчетов, и вносятся надлежащие поправки и уточнения.

Сверка фактических остатков с  учетом данных производится с помощью  инвентаризации. Инвентаризация же является одной из составных частей бухгалтерского учета, средством контроля за сохранностью собственности предприятия. Итак, инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем их сопоставления с данными бухгалтерского учета^[11].

Таким образом, инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.

В документах инвентаризации указываются^[12]:

- дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;

- номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

При инвентаризации проверяется так же   наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении  у материально ответственных лиц. Поэтому благодаря инвентаризации проверяется добросовестность работников, выявляются недостачи и хищения.

Главными целями инвентаризации являются: ^[13]:

- выявление фактического наличия ценностей;

- сравнение фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;

- проверка соблюдения правил хранения ценностей.

Инвентаризация  может проводиться в следующих  случаях^[14]:

- по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;

- при смене материально ответственных лиц;

 - при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а так же при порче ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при проведении аудиторских проверок;

- по требованию судебно-следственных органов.

При бригадной  материальной ответственности инвентаризации проводят при смене бригадира, при  выбытии из коллектива более 50% членов бригады, по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Количество  инвентаризаций в отчетном году и  даты их проведения устанавливаются  руководителем организации. Ответственность  за правильное и своевременное проведение инвентаризации несет руководитель. Он обязан создать условия для проведения точной и полной проверки фактического наличия ценностей в наиболее короткие сроки.

Инвентаризации  делятся по следующим признакам^[15]:

1) По объему: полная, частичная.

2) По месту проведения: выборочная, сплошная.

3) По названию: плановая, внеплановая; повторная, контрольно - перепроверочная.

4) По длительности контрольных действий: дискретные (прерывные), перманентные (непрерывные)

5) По способу оформления  результатов: оформленные в ручную, оформленные с помощью компьютера.

Полная инвентаризация, охватывает все виды средств, в том  числе ценности, не принадлежащие  предприятию (товары, принятые на ответственное  хранение, материалы, переданные в переработку, арендованные основные средства и т.д.), правильность расчетов с другими организациями, предприятиями и лицами. Полная инвентаризация проводится в установленные сроки, как правило, перед составлением годового отчета. Частичная инвентаризация охватывает отдельные виды средств предприятия: основные средства, товары и тару в магазине, на складе и т.д.

Выборочная  инвентаризация – это такая инвентаризация, при которой проверяются только некоторые на выбор ценности у конкретного материального лица. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех предприятиях, принадлежащих данной организации, а так же во всех структурных подразделениях. Сплошная инвентаризация помогает вести контроль за работой материально ответственных лиц и предупреждать возможные недостачи.

Плановая инвентаризация проводится в сроки, заранее установленные руководителем и в соответствии с графиком. Внеплановая инвентаризация- это такая инвентаризация, которую проводят внезапно, без плана, по инициативе администрации или следственных органов. Необходимая инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийных бедствий, при переоценке товарно-материальных ценностей, краж.  Повторная инвентаризация проводится в тех случаях, когда возникли сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. В случае выявления расхождений по решению директора может быть проведена повторная инвентаризация.

Дискретные (прерывные) инвентаризации проводят по отдельным  видам материальных ценностей в тот период, когда имеются минимальные остатки, без закрытия магазинов и складов^[16].

Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.

После проведения инвентаризации составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете, составляются отдельные  сличительные ведомости.

Государственный комитет по статистике РФ приказом от 18.08.98 г. №88 утвердил формы документов по инвентаризации (Приложение 2). Перед инвентаризацией выписывается приказ руководителя организации о проведении инвентаризации формы № Инв-22, регистрируемый в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации формы № Инв-23.

Описи заполняются  чернилами или шариковой ручкой четко и ясно без помарок и  подчисток. Инвентаризационные описи  могут быть заполнены так же с  использованием технических средств.

На каждой странице описи указывается прописью число  порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показателях (при этом складываются килограммы, метры, литры, штуки и т. д.). Исправление ошибок производиться во всех экземплярах описей корректурным способом - зачеркивание неправильных данных одной чертой и написание сверху правильных цифр или текста. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии материально ответственные лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку ценностей  в их присутствии об отсутствии претензий  к инвентаризационной комиссии, а также о принятии ценностей, перечисленных в описи, на всю материальную ответственность. Если инвентаризация была связана с передачей ценностей, то принявший имущество расписывается в его получении, а сдавший - в сдаче имущества.

При проведении контрольных проверок правильности поведения инвентаризации составляется Акт контрольной проверки формы  № Инв-25. Он должен быть зарегистрирован  в Журнале учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации формы № Инв-25.

Проведение  инвентаризации основных средств имеет  свои специфики^[17].

Инвентаризация  основных средств в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств проводится в следующих случаях:

- Перед составлением годового бухгалтерского баланса, но не ранее 1 октября;

- При передаче основных средств в аренду, выкуп, продажу;

- При реорганизации предприятия на дату составления бухгалтерского баланса;

- При смене материально ответственных лиц;

- При выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порче имущества;

- В случае стихийных бедствий, пожара, аварий и т.д.;

- При ликвидации предприятий перед составлением ликвидационного баланса;

-  При проведении переоценки основных средств.

Обнаруженные при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием и  данными бухгалтерского учета отражают в следующем порядке:

- излишек ценностей приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации

Дебет  01, 10, 50… - Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- недостача и порча ценностей относится на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или же суд отказал во взыскании с них убытка, то убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые результаты организации:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» - Кредит 94 «Недостачи и  потери от порчи материальных ценностей»

Дебет 99 «Прибыли и убытки» - Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Руководителю организации  представляются на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Он принимает окончательное решение о зачете сумм.

Пример: для проведения инвентаризации основных средств, находящихся  в эксплуатации в бухгалтерии, распоряжением руководителя от 27.11.2002 назначена комиссия в составе: председатель комиссии Власов Г. Р., члены комиссии Перелыгин О.Г., Копылова И.П. и Тёкин А.Е. Начало проведения инвентаризации 04.12.2004. Материально-ответственное лицо за сохранность имущества, подлежащего инвентаризации, - Одоевская М.А. ^[18].

В этом случае в опись  можно включить как все, так и отдельные  виды имущества: собственные или  арендованные, используемые внутри организации  или являющиеся доходными вложениями в материальные ценности. Для рассматриваемого примера опись составляется по объектам, учтенным на счете 01.1 "Основные средства в организации".

Печать описи (в 2-х  экземплярах) производится по кнопке "Сформировать опись по форме Инв-1". При этом в графах 12 и 13 автоматически проставляется количество и стоимость объектов по данным бухгалтерского учета на дату составления описи.

При инвентаризации основных средств комиссия свершает осмотр объектов, заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При обнаружении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Обнаруженные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета описываются в сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме № Инв-18.

В бухгалтерском учете  эти расхождения отражаются следующим  образом (таблица 2.).

 Таблица 2. – Инвентаризация основных средств

Результат инвентаризации	Отражение в бухгалтерском  учете		Сумма проводки
	Дебет	Кредит
Выявлен объект, не принятый к учету	08.4 "Приобретение  отдельных  объектов основных средств"	98.2 "Безвозмездные  поступления (ОС)"	Рыночная стоимость  объекта
Объект принят к учету	01.1 "Основные средства  в организации"	08.4 "Приобретение отдельных объектов основных средств"	Рыночная стоимость  объекта
Включение в доходы стоимости  объектов, не принятых к учету, - по мере начисления амортизации	98.2 "Безвозмездные  поступления (ОС)"	91.1 "Прочие доходы"	Сумма амортизационных  отчислений по объекту (в части, приходящейся на стоимость неучтенного объекта)
Выявлена  недостача  объекта  оснвных средств	01.2 "Выбытие основных  средств"	01.1 "Основные средства  в организации"	Балансовая  стоимость  объекта
	02.1 "Амортизация основных  средств, учитываемых на счете  01"	01.2 "Выбытие основных  средств"	Сумма накопленной амортизации
	94 "Недостачи и потери  от порчи имущества"	01.2 "Выбытие основных  средств"	Остаточная стоимость  объекта
Недостача отнесена на виновное лицо	73.2 "Расчеты по возмещению  материального ущерба"	94 "Недостачи и потери  от порчи имущества"	Остаточная стоимость  объекта
	73.2 "Расчеты по возмещению  материального ущерба"	98.4 "Разница между  суммой, подлежащей взысканию с  виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"	Разница между суммойподлежащей взысканию с виновных лиц (цена возможной реализации недостающего объекта), и остаточной стоимостью объекта
Отнесение разницы на доходы организации - по мере возмещения материального ущерба	98.4 "Разница между  суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей"	91.1 "Прочие доходы"	Доля разницывозмещаемой  сумме ущерба
Лицо, виновное в недостаче  объекта, не установлено	91.2 "Прочие расходы"	94 "Недостачи и потери  от порчи имущества"	Остаточная  стоимость объекта

Полная инвентаризация основных средств проводится один раз  в три  года.

Основные проводки по учету результатов инвентаризации приведены в таблице.

Таблица 2.1.2 –  Основные проводки по учету результатов  инвентаризации

Содержание  операции	Дебет	Кредит
1.Выявлены при  инвентаризации: недостача готовой  продукции; излишки материалов	94 10	43 91
2.Списана сумма  недостачи на виновное лицо	73	94
3.Внесена виновным  лицом сумма по возмещению  ущерба в кассу	50	73
4.Удержана сумма  по возмещению ущерба из заработной платы виновного лица	70	73
5.Списана сумма  недостачи при отсутствии виновных: на затраты производства; как  прочие расходы	20 91	94 94

Таким образом, можно сделать самый главный вывод о том, что инвентаризация – это исходный и потому очень важный элемент метода бухгалтерского учета. Значит, без инвентаризации нет бухгалтерского учета, как бы не пытались осмыслить инвентаризацию по ту сторону бухгалтерии. Так же инвентаризация имеет огромное значение и для налогообложения, так как налог на имущество надо брать не просто по бухгалтерскому балансу, но, что более оправдано, по данным инвентаризационных ведомостей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе были рассмотрены такие способы  метода бухгалтерского учета как  документация и инвентаризация.

Документация  составляет основу бухгалтерского учета. Документация – это способ первичной регистрации хозяйственных операций (в учетных документах или технических носителях информации) и обоснования правильности бухгалтерских записей. Значимость бухгалтерских документов состоит в том, что хозяйственная операция считается совершенной только тогда, когда она оформлена документами. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

Итак, чем сложнее  и разнообразнее хозяйственная деятельность, тем больше применяется в ней разнообразных форм документов. Но в  связи с развитием рыночных отношений и переходом России на Международные стандарты учета разрабатываются унифицированные формы документов. В настоящее время Государственным комитетом Р.Ф. утверждены единые формы документов по различным разделам: учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет кассовых операций и банковских операций; учет рабочего времени и начисление заработной платы и т.д.

Так как при ведении бухгалтерского учета  могут возникать расхождения между показателями текущего учета и фактическим состоянием товарно-материальных ценностей и расчетов, необходимо периодически проводить сверку фактических остатков с учетными данными с помощью инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка имущества и  обязательств организации путем  подсчета, обмера и взвешивания. Это есть способ уточнения показателей учета  и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Проведение инвентаризаций имущества и финансовых обязательств организации – является частью общего процесса управления производством и реализацией продукции, работ или услуг. При проведении инвентаризации так же проверяется фактическое наличие имущества и реальность обязательств, числящихся в учёте.

Рассмотрев специфики документации и инвентаризации, можно сделать следующие выводы:

- документация  обеспечивает сплошной, непрерывный  учет всех объектов бухгалтерского  учета; юридическое обоснование  бухгалтерских записей, которые  делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

- инвентаризация позволяет проверить фактическое наличие имущества и реальность обязательств, числящихся в учёте. Для бухгалтерской службы проведение инвентаризаций существенно  и с точки зрения организации её практической деятельности. Это обусловлено обязательностью участия бухгалтеров в подготовке материалов для инвентаризаций, участия в работе инвентаризационных комиссий (практическое участие в проведении проверок), а также тем, что инвентаризационные разницы регулируются посредством внесения соответствующих записей в регистры бухгалтерского учёта. Кроме того, проведение инвентаризаций позволяет чаще уточнять состояние бухгалтерского учёта и правильность внесения учётных записей в регистры.

 Библиография

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003)

2. Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации,  утвержденное Приказом Минфина  РФ от 29 июля 1998 г. N 34н (в ред.  Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н)

3.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его  применению: утвержден приказом Минфина  РФ от 31.10.2000 г (в редакции от 18.09.2006). № 94н.

4. Гражданский кодекс  Российской Федерации. - М.: Проспект, 2009.

5. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) от 30.12.2001 N 197-ФЗ

6. Положение о документах  и документообороте в бухгалтерском  учете, утвержденное Министерством  финансов СССР 29.07.83 № 105

7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н)

8. Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств Утверждены  приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 49 с изменениями от 08.11.2010 №142н.

9. Астахов В.П. Теория  бухгалтерского учета. - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – С. 157.

10. Булатов М.А. Теория  бухгалтерского учета. – М.: Экзамен, 2005. – С. 63.

11. Бухгалтерский учет: учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н. Д. Врублевский и др. / под ред. П. С. Безруких – 4-е изд. переб. и доп. – М. Бухгалтерский учет , 2006

12. Кондраков Н. П.  Бухгалтерский учет: учебник. – М.: Инфра – М, 2007. – С. 28.

13. Кравченко Г. Н.  Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / Г. Н. Кравченко. – Ростов н/Д: Феникс, 2007

14. Никитин В. М. Никитина  Д. А. Теория бухгалтерского  учета. – М.: Дело и сервис, 2007

15. Молчанов С. С.  Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-клуб / С. С. Молчанов.- 2-е изд, перераб.. и доп. М.: Эксмо, 2007

16. Соколов Я. В. Основы  теории бухгалтерского учета.  – М.: Финансы и статистика, 2005, С. 184.

17. Печерская Г.А. Основы бухгалтерского учета (конспект лекций). - М.: «Издательство ПРИОР», 2008

18. Финансовый учет: учебник / под ред. В. Г. Гетьмана. – М.: Бухгалтерский учет, 2005. – С. 57-59.

19. Статья: инвентаризация: оформление и учет,  2010

20. Статья: как проводится инвентаризация?, 2008

21. Статья: вся правда об инвентаризации, 2006

22. Статья: инвентаризация имущества и обязательств, 2005

23. Статья: о сроках хранения документов, 2007

24. Настольная книга бухгалтера в 3 т. /Сост. В.М. Прудников. Т.1 - ИНФРА_М, 2005

25. Интернет-ресурс для бухгалтеров www.buh.ru

26. http://www.consultant.ru/

27. http://spbit.ru/news/n72040/

28. http://www.audit-it.ru/

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Сроки хранения отдельных документов

Сроки хранения отдельных  документов
Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов
135	Бухгалтерская отчетность: годовая квартальная (при наличии  годовой)	Не менее 10 лет 5 лет
148	Бухгалтерские отчетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т.д.)	5 лет при условии  завершения проверки (например, налоговой)  и отсутствия разногласий
150	Первичные документы  и приложения к ним, зафиксировавшие  факт совершения хозяйственной операции	5 лет при условии  завершения проверки (например, налоговой)  и отсутствия разногласий
153	Лицевые счета работников	75 лет
155	Документы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и  т.д., доверенности на получение денег  или товарно-материальных ценностей	5 лет при условии  завершения проверки (например, налоговой)  и отсутствия разногласий
181	Документы о ведении  валютных операций, операций с грантами	Не менее 10 лет
186	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 лет после истечения срока действия договора
275	Коллективный договор	Не менее 10 лет
281	Табели учета рабочего времени	1 год
305	Списки работающих на производстве с вредными условиями  труда	75 лет
338	Трудовые договоры	75 лет
342	Трудовые книжки невостребованные	Не менее 50 лет
356	Графики предоставления отпусков	1 год

Приложение 2

Формы  документов по инвентаризации, утвержденные Государственным комитетом по статистике РФ приказом от 18. 08. 98 №88

Наименование документа	Номер формы
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационная опись  нематериальных активов	ИНВ-1а
Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации драгоценных  металлов и изделий из них	ИНВ-8
Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единица (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	ИНВ-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	ИНВ-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17
Сличительная ведомость  результатов инвентаризации	ИНВ-19
Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	ИНВ-19
Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей	ИНВ-24
Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризации	ИНВ-25
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	ИНВ-26

1. Кондраков Н. П.  Бухгалтерский учет: учебник. – М.: Инфра – М, 2007. – С. 28. ↑

2. Кондраков Н. П.  Бухгалтерский учет: учебник. – М.: Инфра – М, 2007. – С. 28. ↑

3. Бухгалтерский учет: учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н. Д. Врублевский и др. / под ред. П. С. Безруких – 4-е изд. переб. и доп. – М. Бухгалтерский учет , 2006 ↑

4. Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71 а ↑

5. Финансовый учет: учебник / под ред. В. Г. Гетьмана. – М.: Бухгалтерский учет, 2005. – С. 57-59. ↑

6. Кравченко Г. Н.  Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие / Г. Н. Кравченко. – Ростов н/Д: Феникс, 2007 ↑

7. Астахов В.П. Теория  бухгалтерского учета. - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. – С. 157. ↑

8. Финансовый учет: учебник / под ред. В. Г. Гетьмана. – М.: Бухгалтерский учет, 2005. – С. 57-59. ↑

9. Молчанов С. С.  Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-клуб / С. С. Молчанов.- 2-е изд, перераб.. и доп. М.: Эксмо, 2007 ↑

10. Никитин В. М. Никитина  Д. А. Теория бухгалтерского  учета. – М.: Дело и сервис, 2007 ↑

11. Молчанов С. С.  Бухгалтерский учет за 14 дней. Экспресс-клуб / С. С. Молчанов.- 2-е изд, перераб.. и доп. М.: Эксмо, 2007 ↑

12. Соколов Я. В. Основы  теории бухгалтерского учета.  – М.: Финансы и статистика, 2005, С. 184. ↑

13. Никитин В. М. Никитина  Д. А. Теория бухгалтерского  учета. – М.: Дело и сервис, 2007 ↑

14. Соколов Я. В. Основы  теории бухгалтерского учета.  – М.: Финансы и статистика, 2005, С. 184. ↑

15. Соколов Я. В. Основы  теории бухгалтерского учета.  – М.: Финансы и статистика, 2005, С. 184. ↑

16. Финансовый учет: учебник / под ред. В. Г. Гетьмана. – М.: Бухгалтерский учет, 2005. – С. 57-59. ↑

17. Статья: как проводится инвентаризация?, 2008 ↑

18. Статья: инвентаризация имущества и обязательств, 2005 ↑