Автоматизация учета контингента учащихся

Содержание:

Введение

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации учета контингента учащихся. Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками учебно-воспитательного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок в подготовке отчётной документации.

Задачу, которую я выполню в данной работе - автоматизация процессов, связанных с обучением ученика – зачисление ученика, отчисление, перевод и учет успеваемости.

Предполагается возможность использования данной системы в ученом совете и непосредственно преподавательскому составу для автоматизации учета контингента студентов, их успеваемости и соответствующих документов.

Основная задача ученого совета является ведение данных о зачислении ученика, отчислении, переводе, финансовой задолженности и др. – все эти задачи формируют большой массив информации. Помимо этого, ученому совету нужно собирать и обрабатывать информацию об успеваемости ученика, что также создает массу проблем, но к счастью, эта проблема решаема, поэтому и существует такая тема как “Автоматизация учета контингента учащихся”.

Причины почему стоит автоматизировать учет контингента учащихся, можно выделить следующие:

1. Повышение скорости обработки и сбора информации

Сбор информации о ученике создает массу проблем. Из-за большого потока информации ученый совет не успевает ее обрабатывать должным способом, поэтому его работа замедляется - человек не машина и исходя из этого вытекает другая причина.

1. Уменьшение количества ошибок в ходе обработки

Без использования информационной системы проверять и обрабатывать документы приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки. Проблема в том, что данные ошибки сказываются не на работнике совета, а непосредственно на самом ученике. Если повезет, тогда ученик сам решит данную проблему, но зачем доводить все до этого, когда можно исключить данную ситуацию и сэкономить время обоим сторонам.

Информационные базы являются очень востребованными при учете кадров. Так как надежность хранения и сохранение конфиденциальности личных данных является важной задачей. Грамотно составленная система учета учащихся сильно экономит время при обращении к необходимой информации. При правильном составлении и внесении информации в базу время поиска необходимой информации сводится до минимума.

Разрабатываемая база данных является удобной и понятной для любого типа пользователей. База позволяет добавлять ученика, удалять, вносить изменения.

Исходя из этого следует, что автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и полезным процессом.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

ООО “H-ART”

Школа дизайна осуществляет свою деятельность в категории «Искусство и дизайн» с 2007 года. За это время было выпущено более 5000 учащихся разных направлений (дизайн одежды, искусство, иллюстрация, графический дизайн, архитектура).

Основные финансово – экономические показатели деятельности «H-ART»

приведены ниже в таблице 1.1.

Состав продуктов/услуг:

H-ART предоставляет образовательные услуги в сфере искусства и дизайна, а именно:

• Дизайн одежды
• Факультет искусства
• Иллюстрация
• Графический дизайн
• Архитектура

Общая характеристика окружения предприятия (клиенты, конкуренты, поставщики, партнеры, финансовые, государственные и общественные организации):

Конкуренты:

• ООО «MEGA brains»
• Университет «Энергия»
• ООО «IN Десигн»
• Школа «Призма»

Партнеры:

• Vogue Russia
• Студия Артемия Лебедева
• buro 24/7

Таблица 1.1 - Основные технико-экономические показатели

Наименование показателя	Единица измерения	За 2017 год	За 2018 год	За 2019 год
Объем выручки	млн. руб.	8.804.000	10.643.500	8.900.000
Число новых учеников	чел.	183	195	186
Число выпускников	чел	191	186	179
Численность работников	чел.	42	50	56
Годовой фонд оплаты труда	млн. руб.	15 120 000	21 000 000	23 520 000
Среднемесячная заработная плата работников	тыс. руб.	30000,0	35000,0	35000,0

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура ООО «H-ART» представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Организационная структура ООО «H-ART»

Краткое описание организации

Ученый совет:

Первый председатель ученого совета – осуществляет общее руководство образовательной, идеологической, воспитательной, научно-исследовательской и инновационной, учебно-методической, производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью

Председатель комитета по преподаванию - обеспечивает условия получения образования обучающимися, формирование и сохранность контингента обучающихся, их социальную защиту;

Председатель комитета по планированию учебного процесса – определяет стратегию, цели и задачи развития университета, принимает решения о программном планировании его работы;

Председатель комитета по подбору кадров -обеспечивает приём на работу и увольнение с работы работников университета, установленный порядок замещения должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников;

Заместители ученого совета - координирует и организует контроль работы структурных подразделений и работников университета;

Отдел бухгалтерии:

Главный бухгалтер - основной учетный работник, ответственный за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, а также составление и представление налоговой отчетности.

Зам. Главного бухгалтера - руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.

Старший бухгалтер - документальное ведение хозяйственного и финансового учета на предприятии.

Бухгалтеры - Ведение первичного бухгалтерского учета.

Финансовый отдел:

Финансовый руководитель - Управление финансовыми потоками предприятия

Старший финансист - Реализация установленных на предприятии процедур по взысканию просроченной задолженности учащихся

Младший финансист – Ведение первичной отчетности, помощь старшему финансисту

Отдел менеджмента:

Главный менеджер – контроль за продуктивностью отдела, управление офисом и отчет перед начальством, поддержание жизни организации .

Зам. Главного менеджера – помощь главному менеджеру, составление отчетности, составление проектов и согласование их с начальством.

Финансовый менеджер – согласование проектов главным бухгалтером, отчет перед главным менеджером о работе бухгалтерии

Менеджер по учебной работе - работа с ученым советом, согласование учебных процессов и процессов внутри офиса.

HR менеджер - размещение, тренинг, трансфер, продвижение, увольнение, производственные отношения, безопасность, здоровье и другие бонусы компании.

Менеджер офиса - планирование и контроль работы офиса, внутренняя отчетность.

Отдел маркетинга:

Директор по маркетингу – Разработка и реализация маркетинговой стратеги, реклама, PR, интернет-продвижение: разработка кампаний и рекламных акций, проведение и оценка эффективности.

Менеджер онлайн рекламы – выбор формы рекламного продвижения; поиск подрядчиков (веб-дизайнеров, настройщиков контекстной рекламы и т. д.); анализ конкурентов;

Маркетологи сервисов – определить целевую аудиторию, следить за трендами сервиса в котором продвигается услуги, найти эффективные каналы рекламы, сделать рекламные материалы

Аналитик- существлять поиск, сбор и анализ маркетинговой информации. Изучать рынок аналогичных товаров и услуг (анализ спроса и потребления, деятельности конкурентов) и тенденций его развития.

Seo аналитик - Разработка и внедрение стратегии продвижения (только по зоне .ru); Аудит позиций портала и конкурентов;

Отдел кадров:

Руководитель отдела по персоналу - планирует работу своего подразделения, опираясь на цели и задачи организации.

Начальник одела кадров - занимается кадровым делопроизводством и несёт ответственность за формирование кадровой политики.

Специалист по кадрам - своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Инспектор по кадрам - ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.

Руководитель отдела по подбору персонала - ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.

Ресечер - занимается поиском резюме подходящих кандидатов на работу.

Технический отдел:

Руководитель технического отдела - планирует работу своего подразделения, опираясь на цели и задачи организации.

Системный администратор - устанавливает на серверы и рабочие станции сетевое программное обеспечение, конфигурирует систему на сервере, обеспечивает интегрирование программного обеспечения на файл-серверах, серверах систем управления базами данных и на рабочих станциях

IT-специалист - проектирование, эксплуатации и поддержка работы технологических продуктов, обеспечивает программно-техническое взаимодействие с разработчиками, поставщиками техники и программного обеспечения.

Младший IT-специалист - помогает в работе IT- специалисту.

Программист - разрабатывает программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники.

Юридический отдел:

Старший юрист - выполнение мероприятий по укреплению финансовой, договорной и трудовой дисциплины на предприятии, разработка документов правового характера, Методическое руководство правовой работой на предприятии.

Младший юрист - консультирование работников предприятия по юридическим вопросам, оказание помощи работникам предприятия в оформлении документов и актов имущественно-правового характера

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Во время изучения организационной структуры предприятия, было принято решение о создании системы автоматизации работы ученого совета с учениками.

Предпосылки:

Ученый совет выполняет множество функций, поэтому на них возлагается большой груз в виде бумаги, что отнимает множество времени и сил. Автоматизация данного процесса просто необходима для такого вида компании.

Сфера деятельности – образование в сфере искусства и дизайна.

Задача:

Создать рациональную среду и структуру управления. Выбрать, установить, внедрить и настроить автоматизированное управление бизнес-процессом, а именно, систематизированным и упорядоченным учетом контингента учащихся.

Имеющие значение факторы:

• проведение предпроектного обследования предприятия и построения моделей "Как есть" и "Как будет"
• планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;
• участие высшего руководства во внедрении системы;
• регулярный мониторинг качества выполняемых работ;

Предложенные решения:

• разработка автоматизированной системы, удовлетворяющей потребности заказчика

Контекстная диаграмма и диаграмма кадрового учета предприятия, а также диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных» отображены на рисунке 1.2, 1.3 и 1.4.

Рисунок 1.2 – Контекстная диаграмма кадрового учета в ООО «H-ART»

Рисунок 1.3 – Диаграмма кадрового учета в ООО «H-ART»

Рисунок 1.4 – Диаграмма подпроцесса «Ведение базы данных»

Диаграмма деятельности и диаграмма прецедентов

Далее я на диаграмме деятельности изобразил, как уже в автоматизированной системе происходит процесс учета кадров на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 – Диаграмма деятельности ООО «H-ART»

На диаграмме прецедентов (рисунок 1.6) изображен процесс ввода информации о учащихся, процесс корректировки данных, а также регистрация и автоматизация.

Рисунок 1.6 – Главная диаграмма прецедентов ООО «H-ART»

Для предметной области я выделил следующих актеров (таблица 2):

Таблица 2 – Актеры и их описание

Актер	Краткое описание
Работник ученого совета	Ведет учет всех данных об ученике, обобщает, сообщает о пропусках или академической задолженности
Преподаватель	Отмечает посещаемость и баллы учащегося
Финансист	Ведет учет финансовой задолженности ученика или ее отсутствие

Теперь рассмотрим, что может предоставить данная система:

• актер Работник ученого совета сможет использовать систему, чтобы вводить данные в форму. Это сэкономит время, предоставит возможность не пользоваться бумагой, что снизит шанс потерять какие-либо документы или информацию о ученике.
• актер Преподаватель сможет использовать систему, что позволит сэкономить время и силы, а именно вводить информацию о баллах и посещаемости в форму. Данная система даст возможность не вписывать всю информацию на бумагу и отчитываться перед ученым советом.
• актер Финансист сможет использовать систему, чтобы вести отчетность о финансовой задолженности ученика, это позволит экономить время и передавать информацию сразу же и ученому совету, и пользователю.

На основании выше cказанного можно выделить следующие прецеденты (таблица 3):

Таблица 3 – Прецеденты и их описание

Прецедент	Краткое описание
Ведение данных об успеваемости	Запускается преподавателем. Позволяет вносить, изменять, удалять или просматривать данные о успеваемости учащихся.
Ведение данных о посещаемости	Запускается преподавателем. Позволяет вносить данные о посещаемости ученика.
Ведение карты баллов	Запускается сотрудником отдела преподавателем. Позволяет формировать и редактировать карту баллов.
Управление данными	Запускается работником ученого совета. Предназначено для мониторинга данных.
Заполнение информации об ученике	Запускается администратором. Позволяет сформировать массив данных об ученике.
Авторизация	Запускается администратором. Позволяет вести учет поступления и выдачи запчастей и комплектующих.
Регистрация	Запускается администратором. Позволяет регистрировать новых пользователей.
Заполнение расписания	Запускается администратором. Позволяет формировать и редактировать расписание.
Ведение информации о финансовой задолженности	Запускается финансистом, вносятся данные о финансовой задолженности.

Техническое и программное обеспечение

Структура и состав комплекса технических средств, и конфигурация сети

На рисунке 1.7 изображена техническая архитектура компании ООО «H-ART».

Рисунок 1.7 – Техническая архитектура ООО «H-ART»

Далее, в таблице 5 я выписал аппаратное и программное обеспечения предприятия.

Таблица 5 – Программное обеспечение в ООО «H-ART»

№п/п	Программное средство	Аппаратные средства	Описание ПО
1	Windows 10	Рабочие станции №14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25, 26,27,28,29,30,31,32,33	Операционная система
2	macos	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Операционная система
3	Cartoon Animator 4	Рабочие станции № 6,7,8,9,10,11,12,13	Программа для анимации
4	Visio 2016	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12	Программа для построения схем
5	Google Suite	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Пакет офисных программ
6	Office 365	Рабочие станции №14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25, 26,27,28,29,30,31,32,33	Пакет офисных программ
7	Adobe Photoshop CS6	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Программа для обработки фото
9	Adobe After Effects	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Программа для создания эффектов
10	Adobe Premiere Pro	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Программ для видеомонтажа
11	macOS, Final Cut Pro	Рабочие станции №1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13	Операционная система, видеомонтаж
12	Защитник Windows	Рабочие станции №14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25, 26,27,28,29,30,31,32,33	Антивирус
13	Advego Plagiatus	Рабочие станции №14,15,16,17,18,19,20,21,23,24,25, 26,27,28,29,30,31,32,33	Программа проверки на плагиат

Характеристика базы данных

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены 4 сущностей: Баллы, Специальность, Студенты, Финансовая задолженность, которые описаны в таблицах 8,9,10,11.

Таблица 8 - Сущность «Баллы»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер договора	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
ФИО учащегося		Числовой	15	Мастер подстановки
Специальность		Короткий текст	5
Предмет		Короткий текст	15
Группа		Короткий текст	7	Маска ввода
Оценка		Числовой	1

Таблица 9 - Сущность «Специальность»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код специальности	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
Номер группы		Короткий текст	7
Специальность		Короткий текст	10
Численность студентов		Числовой	10
Преподаватели		Короткий текст	15
Руководитель		Короткий текст	15

Таблица 10 - Сущность «Студенты»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер договора	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
ФИО		Короткий текст	15
Специальность		Короткий текст	25
Номер группы		Короткий текст	7
Срок начала договора		Дата и время
Срок конца договора		Дата и время
Курс		Числовой	Длинное целое
Руководитель		Короткий текст	16

Таблица 11 - Сущность «Финансовая задолженность»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Номер договора	Ключ	Счетчик	Длинное целое	ключевое поле
ФИО		Числовой	Длинное целое
Специальность		Короткий текст	25
Сумма задолженности		Денежный
Пеня		Денежный

Схема данных указана на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 – Схема данных

Контрольный пример реализации и описание

На рисунке 1.13 и 1.14 изображено то, как происходит работа с запросом «Основная информация о ученике». При запуске данной формы появляется окно, в которое требуется ввести Ф.И.О учащегося. После этого, появляется вся необходимая информация.

Рисунок 1.13 – Работа с запросом «Основная информация о ученике»

Рисунок 1.14 – Работа с запросом «Основная информация о ученике»

На рисунке 1.15 изображен запрос, выдающий пользователю список учащихся первого курса

Рисунок 1.15 – Запрос «Первый курс»

На рисунке 1.16 изображена входная форма для таблицы «Студенты». В них предоставляется возможность добавить нового студента.

Рисунок 1.16 – Входная форма для таблицы «Студенты»

И наконец, на рисунке 1.17 изображена выходная форма на запрос «Баллы», перелистывать возможно при нажатии кнопки c рисунком «>I» в првом нижнем углу.

Рисунок 1.17 – Выходная форма для запроса «Баллы»

Заключение

Я выполнил работу на тему “Автоматизация учета контингента учащихся”. В ходе работы я добавил, собрал и логически сгруппировал информацию о учащихся, также мною была разработана база данных автоматизации учета учащихся, баллов, задолженностей.

В первой части я описал учет контингента учащихся и рассмотрел вытекающие проблемы учета. Выполнил работу над входными данными базы данных. Также было составлено техническое задание на разработку базы данных «Учет контингента учащихся», которое находится в Приложении.

Во второй части я реализовал поставленную цель и решил задачи. Также я создал структуру базы данных в программе “Access”, разработал запросы, формы и отчет.

В третьей части я привел показательный пример запросов и форм базы данных.

Список литературы

1. Информационные технологии на автомобильном транспорте: Учебник / Под ред. Власова В.М.. - М.: Academia, 2017. - 320 c.

2. Труды ИСА РАН: Динамические системы. Наукометрия и управление наукой. Методологические проблемы системного анализа. Системный анализ в медицине и биологии. Информационные технологии / Под ред. С.В. Емельянова. - М.: Ленанд, 2015. - 116 c.

3. Информационные ресурсы и технологии в экономике: Учебное пособие / Под ред. Романова А.Н.. - М.: Вузовский учебник, 2018. - 319 c.

4. Информационные системы и технологии / Под ред. Тельнова Ю.Ф.. - М.: Юнити, 2017. - 544 c.

5. Информационные системы и технологии: Научное издание / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Юнити, 2016. - 303 c.

6. Информационные технологии и вычислительные системы. Вычислительные системы. Компьютерная графика. Распознавание образов. Математическое моделирование / Под ред. С.В. Емельянова. - М.: Ленанд, 2015. - 100 c.

7. Информационные технологии и вычислительные системы: Обработка информации и анализ данных. Программная инженерия. Математическое моделирование. Прикладные аспекты информатики / Под ред. С.В. Емельянова. - М.: Ленанд, 2015. - 104 c.

8. Труды ИСА РАН: Математические модели социально-экономических процессов. Моделирование характеристик деятельности отраслевых и региональных подсистем. Динамические системы. Математические проблемы динамики неоднородных систем.: Информационные технологии / Под ред. С.В. Емельянова. - М.: Ленанд, 2015. - 112 c.

9. Атьков, О.Ю. Персональная телемедицина. Телемедицинские и информационные технологии реабилитации и управления здоровьем / О.Ю. Атьков, Ю.Ю. Кудряшов. - М.: Практика, 2015. - 248 c.