Выполнение процесса «Покупка сырья и материалов»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Для успешного развития любого предприятия, независимо от формы собственности и вида выполняемой деятельности, необходимо правильно организовать работу отдела закупок. Все процедуры подбора, приема должны быть оформлены с помощью соответствующих документов.

Автоматизация таких видов работ является актуальной задачей курсовой работы, так как составления таких документов вручную неэффективно и давно устарело.

Цель курсовой работы – разработка регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

1. Описать предметную область «Покупка сырья и материалов»

2. Провести моделирование бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов «как есть»

3. Провести автоматизацию бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», т.е. описать модель «как должно быть»

4. Все схемы бизнес-процесса описать в программе BpWin

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении определяются цели и задачи курсовой работы, а также предмет и объект исследования.

1. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»

Бизнес-процесс - последовательность действий, требующих определенных входных данных, с помощью которых можно достичь определенного результата, используя определенные ресурсы, которые используются для реализации работы или услуг внутреннего или внешнего клиента.

Описание бизнес- процессов на предприятии основано на моделировании предметной области и создании информационной системы предприятия. Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить время и сроки проведения проектных работ и получить более эффективный и качественный проект.

На модели предметных областей наложены следующие требования:

• формализация предоставления описания структуры предметной области;
• четкость предметной области для заказчиков и разработчиков за счет использования графических средств отображения;
• Обеспечение эффективной реализации оценки модели предметной области на основе определенных методов и оценок.

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Задачей курсовой работы является рассмотрения процесса «Покупка сырья и материалов». Данный процесс, согласно типовым процессам компании (17-процессная модель) (Рисунок 1) относится к основным процессам компании, и предшествуют производству продукции.

Рисунок – Типовые процессы компании

Как основной процесс компании «Покупка сырья и материалов» можно разделить на следующие подпроцессы:

• Покупка сырья;
• Покупка материалов;
• Покупка тары и упаковки.

Далее возможно провести декомпозицию и этих процессов. Покупка сырья состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков сырья;
• Заключение договоров с поставщиками сырья;
• Формирование заказов поставщикам сырья;
• Доставка сырья от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками сырья;
• Приемка сырья.

Покупка материалов состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков материалов;
• Заключение договоров с поставщиками материалов;
• Формирование заказов поставщикам материалов;
• Доставка материалов от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками материалов;
• Приемка материалов.

Покупка тары и упаковки состоит из следующих процессов:

• Поиск поставщиков тары и упаковки;
• Заключение договоров с поставщиками тары и упаковки;
• Формирование заказов поставщикам тары и упаковки;
• Доставка тары и упаковки от поставщиков;
• Проведение расчетов с поставщиками тары и упаковки;
• Приемка тары и упаковки.

Как видно из описание последовательность операций похожа, отличается выбором что именно покупается, сырье, материалы или тара и упаковка и у кого покупается, т.к. поставщики могут отличаться. В силу ограниченности объема курсовой работы подробно будет рассмотрен объединенный процесс покупки сырья и материалов.

Автоматизация данных процессов стала необходима на предприятии, т.к. расширяется ассортимент покупаемого сырья, материалов и упаковки, а также с увеличением количества поставщиков сырья и материалов.

Основными преимуществами автоматизации покупок сырья и материалов будет:

• Систематизация справочника сырья, материалов и упаковки;
• Быстрое оформление документации;
• Автоматизированное формирование заказов от поставщика;
• Содействие при проведении расчетов;
• Содействие процессу приемки сырья, материалов и упаковки;
• Сокращение количества ошибок;
• Сокращение объема работ для персонала.

Операция проводимые в процессе покупки сырья и материалов сопровождаются бланками отчетности.

1. Договор поставки (Рисунок 2) - это документ, который заключается при осуществлении купли-продажи сырья, материалов, тары и упаковки, а также устанавливает график поставки сырья, материалов, тары и упаковки, порядок расчетов между продавцом и покупателем, способ возврата тары. К договору прилагается сертификация с подробным описанием поставляемых товаров и указанием их точного количества.

Рисунок – Договор поставки. Образец

1. Счет фактура – документ, который необходим покупателю-плательщику НДС для получения вычета по данному налогу. Счет-фактура не подтверждает факта передачи товаров (и не является первичным документом

Рисунок – Счет фактура. Образец

1. ТОРГ-1. Акт о приемке товаров - применяется для регистрации приема товаров по качеству, количеству, весу и полноте в соответствии с правилами приема товаров и условиями договора. Акт составляется ответственным кладовщиком. (Рисунок 4)

Рисунок - ТОРГ-1. Акт о приемке товаров. Образец

В организационную структуру предприятия, занятые в процессе покупки сырья и материалов входят следующие сотрудники:

• Бухгалтер;
• Менеджер по закупкам;
• Специалист отдела закупок;
• Юрист.

У каждого сотрудника есть круг ответственности. Бухгалтер отвечает:

• за контроль счетов бухгалтер.

Менеджер по закупкам отвечает:

• за определение потребности в материалах и сырье;
• за утверждение заявок;
• за согласование заказов.

Специалист отдела закупок отвечает:

• за работу с поставщиками;
• за заключение соглашений с поставщиками;
• за работу с заказами;
• за приемку товара;
• за проверку качества товара.

Юрист отвечает:

• за ведение договоров.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

К моделям бизнес-процессов предъявляются следующие требования:

• формализация предоставления однозначного описания структуры предметной области;
• ясность для клиентов и разработчиков за счет использования графической модели инструменты отображения;
• технико-экономическое подразумевает существование физической реализации модели в области ИС;
• обеспечение эффективного осуществления оценки модели домена на основе определенных методов и расчетных показателей.

При бизнес-планировании, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты функционирования предметной области. Существуют несколько классификаций моделей бизнес процессов

1. С точки зрения планирования производства предприятия выделяют следующие модели: (Рисунок 5):

• Функциональная модель предприятия - представляет собой систему элементов, которая качественно и количественно характеризует потенциальные возможности организации и дает упрощенный вид ее реального устройства

Рисунок - Взаимосвязь моделей при бизнес планировании

• Процессная модель предприятия - представляет собой описание предприятия как интегрированной системы со всеми бизнес-процессами, структурными подразделениями, связанными с ним функциями производства и управления
• Количественная модель расчета производственных процессов – решает задачи по поиску максимуму целевой функции, при заданных ограничениях по ресурсам и минимизации ресурсов, необходимых для достижения желаемого значения целевой функции. Данный вид моделей рассматривается в предмете оптимизации.

2. Согласно другой классификации, исходя из моделирования сложных систем, выделяют следующие типы моделей бизнес-процессов:

• функциональная модель - описывает набор функций, выполняемых системой, и их входы и выходы;
• поведенческая модель, показывающее, когда и / или при каких условиях выполняются бизнес-функции, учитывая следующие вещи: состояние системы, событие, переход из одного состояния в другое, условия перехода, последовательность событий;
• структурная модель - характеризуется составом подсистем, и их взаимосвязями;
• информационная модель - отражает структуры данных.

3. С точки зрения релевантности содержания модели делятся на (Рисунок 6) :

• Модель «Как есть» («AS IS»): отражает реальное состояние дел во время описания, фактически существующих бизнес процессов предприятия.
• Модель «Как должно быть» («TO BE»): отражает целевое состояние, которое в будущем предполагается реализовать. Например, модель вновь открытого предприятия или новый (совершенно новый или улучшенный старый) порядок выполнения любой работы.
• Модель «Как должно бы быть» (английский «SHOULD BE»): отражает «идеализированное» положение дел (например, согласно нормативным документам, тогда как фактическая схема работы в действительности может быть несколько иной). На практике необходимость создания таких моделей встречается редко.

Рисунок – Взаимосвязь моделей при реинжиниринге бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов используются предприятиями различного назначения, которые определяют тип разрабатываемой модели. Графическая модель бизнес-процесса в виде интуитивно понятной, общепринятой схемы может служить для обучения новых сотрудников их служебным обязанностям, координации действий между структурными подразделениями компании, выбора или разработки компонентов информационной системы и т. д.

Моделирование бизнес-процессов позволяет оценить эффективность процессов протекающих на предприятии и посмотреть, как процесс будет выполняться с входными данными, которые еще не встречались в реальной работе предприятия. Исполняемые модели бизнес-процессов можно запускать на специальном программном обеспечении для автоматизации процесса непосредственно на модели.

Реализация бизнес-процесса подразумевает использование соответствующих инструментов: чертежей, диаграмм, графиков, форм, а также готовых решений, таких как специальное программное обеспечение.

Основной темой курсовой работы является изучение функциональных моделей бизнес-процессов, рассмотрим их более подробно

Методология IDEF0 является графическим языком для описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Цель функциональной методики описания бизнес-процессов предприятия – это построить функциональную диаграмму исследуемой системы, описывая все необходимые процессы с достаточной точностью, чтобы однозначно моделировать работу системы.

Методология основана на четырех основных понятиях: функциональный блок, дуга интерфейса, декомпозиция, глоссарий (Рисунок 8).

Рисунок – Функциональный блок

Функциональный блок описания процессов предприятия (Activity Box) является специфической функцией в рамках рассматриваемой системы. Название каждого функционального блока, описывающего процессы предприятий, должно быть глаголом (например, «производить услуги»). На диаграмме функциональный блок представлен прямоугольником Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое специфическое значение (роль), в то время

• верхняя стрелка, это информация, отвечающая за "Управление" (Control) ;

• левая стрелка, это информация, отвечающая за - "Вход" (Input);

• правая стрелка, это информация, отвечающая за - "Выход" (Output);

• нижняя стрелка, это информация, отвечающая за, - "Механизм" (Mechanism).

Интерфейсная дуга (Arrow) отображает элемент системы. Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсными дугами могут быть элементы реального мира или потоки данных и информации.

В зависимости от того, к какой из сторон функционального блока подходит интерфейсная дуга, может быть[5]:

• "входящей",
• "исходящей",
• "управляющей".

Разложение одного функционального блока на составляющие является основой концепции стандарта IDEF0. Принцип декомпозиции применяется, когда сложный процесс делится на его компоненты.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления всей системы в целом - интерфейса функционального блока с дугами, выходящими за пределы обрабатываемой области. Такая диаграмма с одной функциональной единицей называется контекстуальной схемой.

Точка зрения определяет основное направление развития модели и уровень детализации. Правильный выбор точки зрения значительно сокращает время, затрачиваемое на построение окончательной модели.

Рекомендуется использовать от трех до шести функциональных блоков для использования в схеме, количество соответствующих функциональных блоков в одном (на основе одного функционального блока) должно быть лучше четырех.

Интуитивный графический язык IDEF0 делает модель вполне читаемой и для тех, кто не участвовал в проекте ее создания, а также эффективно для дисплеев и презентаций. Впоследствии на основе построенной модели могут быть организованы новые проекты, направленные на создание модельных изменений.

Одной из известных методик используемой на концептуальном уровне является методология IDF0. Методология IDEF0 является следующим этапом в разработке графического языка для описания функциональных систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). [7]

Цель функциональной методики описания бизнес-процессов предприятия на концептуальном уровне является необходимость - построить функциональную диаграмму исследуемой системы, описывая все необходимые процессы с достаточной точностью, чтобы однозначно моделировать работу системы.

Методология основана на четырех основных понятиях: функциональный блок, дуга интерфейса, декомпозиция, глоссарий.

Функциональный блок описания процессов предприятия (Activity Box) является специфической функцией в рамках рассматриваемой системы. Название каждого функционального блока, описывающего процессы предприятий, должно быть глаголом (например, «производить услуги»). На диаграмме функциональный блок представлен прямоугольником (Рисунок 8). Каждая из четырех сторон функционального блока имеет свое специфическое значение (роль), в то время

Рисунок – Функциональный блок

• верхняя стрелка, это информация, отвечающая за "Управление" (Control) [6];

• левая стрелка, это информация, отвечающая за - "Вход" (Input);

• правая стрелка, это информация, отвечающая за - "Выход" (Output);

• нижняя стрелка, это информация, отвечающая за, - "Механизм" (Mechanism).

Интерфейсная дуга (Arrow) отображает элемент системы. Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсными дугами могут быть элементы реального мира или потоки данных и информации.

В зависимости от того, к какой из сторон функционального блока подходит интерфейсная дуга, может быть[5]:

• "входящей",
• "исходящей",
• "управляющей".

Разложение одного функционального блока на составляющие является основой концепции стандарта IDEF0. Принцип декомпозиции применяется, когда сложный процесс делится на его компоненты.

На рынке существуют множество программных продуктов, которые помогают построить бизнес-процессы, такие программы относят к CASE-средствам проектирования и разработки. CASE-технология - это совокупность методов, нотаций и инструментов, которые позволяют визуализировать модели в проблемной области, проанализировать модель системы на всех этапах разработки и сопровождения системы и разрабатывать приложения в соответствии с информационными потребностями пользователей.

Основная цель использования CASE-технологий заключается в максимизации автоматизации этапов анализа и проектирования системы для того, чтобы построить формальную и последовательную модель системы (Рисунок 9).

Рисунок – Современные CASE-средства

К популярным CASE-средствам относят :

• BPwin,
• Rational Rose
• MS Visio [24].

BPwin представляет собой программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки создания информационных систем. Она относится к категории CASE-инструменты верхнего уровня. BPwin в его первой версии был выпущен в 1995 году в сочетании с другим инструментом CASE - ERwin, предназначенный для моделирования данных. (Рисунок 10)

Рисунок – Логотип BPwin

BPwin поддерживает функциональное моделирование, моделирование бизнес процессов и потоков данных. Соответствующие схемы реализованы на основе стандарта IDEF0, IDEF3 и DFD.

Microsoft Visio — векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 (Рисунок 11).

Рисунок - Логотип Microsoft Visio

Visio предоставляет множество различных объектов, с которыми можно взаимодействовать.

В курсовой работе разработку моделей будем проводить в программе BPwin, так как данная программа установлена на компьютере и имеется бесплатная пробная версия для работы.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес–процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые партнерами компании, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями компании.

Концептуальное проектирование начинают с диаграммы верхнего уровня, где рассматривается связь процесса Покупка сырья и материалов со внешней средой (Рисунок 12)

Рисунок – Покупка сырья и материалов, модель 0 уровня

Входной информацией служат:

• План потребности в сырье и материалах;
• Коммерческие предложения поставщиков;
• Справочник поставщиков.

Выходной информацией является:

• Список претензий к сырью и материалам

Управляющей информацией являются требования бухгалтерской отчетности и внутренние документы компании.

Механизмами являются люди, которые осуществляют все операции формирования отчетности и осуществляют деятельность на складе согласно своим обязанностям:

• Менеджер по закупкам
• Специалист отдела закупок
• Бухгалтер
• Юрист

Основными операциями верхнего уровня являются (Рисунок 13):

• Подготовка и оформление заявки;
• Поиск и выбор поставщика;
• Формирование заказа;
• Проведение расчетов с поставщиками;
• Доставка сырья и материалов;
• Приемка и контроль сырья и материалов.

Рисунок – Основные операции регламента выполнения процесса «Покупка сырья и материалов». Как есть

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 1)

Таблица – Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов». «Как есть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Подготовка и оформление заявки	План потребности в сырье и материалах	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам
Поиск и выбор поставщика	Справочник поставщиков; Заявка на приобретение сырья и материалов; Коммерческие предложения поставщиков	Зарегистрированное коммерческое предложение	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок
Формирование заказа	Зарегистрированное коммерческое предложение	Договор	Требование бухгалтерской отчетности	Юрист
Проведение расчетов с поставщиками	Договор	Счет-фактура	Внутренние документы организации	Бухгалтер
Доставка сырья и материалов	Счет-фактура	Акт о приемке товаров	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок
Приемка и контроль сырья и материалов	Акт о приемке товаров	Список претензий к сырью и материалам	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок

Рассмотрим более подробно операцию Подготовка и оформление заявки (Рисунок 14). Данный бизнес-процесс включает в себя определение потребности в товаре и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период. В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Рисунок – Описание процесса «Подготовка и оформление заявки»

Основными операциями процесса Подготовка и оформление заявки являются:

• Определение потребности в сырье и материалах,
• Проверка наличия сырья и материалов,
• Ввод нового сырья и материалов в справочник;
• Подготовка заявки
• Согласование заявки
• Оформление заявки

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 2)

Таблица – Бизнес-процесс «Подготовка и оформление заявки»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Определение потребности в сырье и материалах	План потребности в сырье и материалах	Проект заявки на сырье и материалы	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам
Проверка наличия сырья и материалов	Проект заявки на сырье и материалы Новая строка справочника	Результат проверки	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам
Ввод нового сырья и материалов в справочник	Результат проверки	Новая строка справочника	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам
Подготовка заявки	Результат проверки	Подготовленная заявка на товар	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам
Согласование заявки	Подготовленная заявка на товар	Оформленная заявка на сырье и материалы	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам
Оформление заявки	Оформленная заявка на сырье и материалы	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам

Рассмотрим также более подробно операцию Поиск и выбор поставщика В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого сырья и материала. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

Основными операциями процесса Поиск и выбор поставщика являются:

• Поиск поставщика;
• Подготовка списка возможных поставщиков;
• Ввод нового поставщика;
• Отправка запроса;
• Рассмотрение коммерческих предложений;
• Выбор предложения.

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 3)

Таблица – Бизнес-процесс «Поиск и выбор поставщика»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Поиск поставщика	Заявка на приобретение сырья и материалов; Справочник поставщиков; Новая запись о поставщике	Результат выбора поставщика	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок
Подготовка списка возможных поставщиков	Результат выбора поставщика; Коммерческие предложения поставщиков	Список требуемых материалов и сырья	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок
Ввод нового поставщика	Новая запись о поставщике; Результат выбора поставщика	Новая запись о поставщике	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок
Отправка запроса	Список требуемых материалов и сырья	Запрос на материалы и сырье	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок
Рассмотрение коммерческих предложений	Запрос на материалы и сырье	Список подходящих предложений	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок
Выбор предложения	Список подходящих предложений	Зарегистрированное коммерческое предложение	Внутренние документы компании	Специалист отдела закупок

В нынешнем состоянии деятельность предприятия в процессе Покупки сырья и материалов не автоматизирована, большая часть операций осуществляется при помощи офисных программных продуктов, таких, как Microsoft Excel и Microsoft Word.

Специалисты отдела закупок более половины рабочего времени затрачивает на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с поиском и подбором сырья и материалов и т.д. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний, но по мере роста объема информации доля таких работ возрастает.

Подводя итог, к главным недостаткам можно отнести:

• • большие трудозатраты, связанные с обработкой данных о поставщиках;
  • повышение вероятности ошибок при оформлении бумажных документов, связанных с человеческим фактором;
  • пониженная достоверность информации по причине дублирования данных;
  • несовершенство сбора, обработки и передачи данных
  • трудоемкость при формировании периодических отчетов.

Таким образом, необходим реинжиниринг процессов, т.е. их автоматизация.

2. РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕССА «ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как видно из предыдущий главы, самые многочисленные операции подбора поставщика и подбора сырья и материала существует в большом количестве и ручное заполнение каждого из них – это длительный и трудоемкий процесс. Современные системы автоматизации позволяет формировать различные виды таких документов сразу в электронном виде, с возможностью их распечатки и последующего хранения и использования.

Предлагается к механизмам каждого бизнес процесса добавить Компьютер с Автоматизированной информационной системой.

Процесс автоматизации подразумевает под собой следующее:

• Автоматизация поиска.
• Контроль деятельности персонала.
• Расширенные возможности по поиску и фильтрации товара по различным его признакам.
• Предоставление оперативной данных практически в реальном времени для принятия управленческих решений.
• Предоставление адекватной отчетности по регистрации реализации товаров раздельно по товарным артикулам и признакам товара.

Автоматизированная информационная система необходима для:

• повышения качества работы организации;
• сокращения ошибок при оформлении документов, связанных с человеческим фактором;
• снижение трудоемкости при формировании периодических отчётов.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После автоматизации бизнес процесса «Покупка сырья и материалов» он будет выглядеть следующим образом (Рисунок 15).

Рисунок - Покупка сырья и материалов. «Как должно быть»

На этом уровне добавляется новый механизм – Компьютер с информационной системой, и к каждой операции, к которой необходима автоматизация он подходит снизу. Более подробно показано в таблице 4

Таблица – Бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов». «Как должно быть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Подготовка и оформление заявки	План потребности в сырье и материалах	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Поиск и выбор поставщика	Справочник поставщиков; Заявка на приобретение сырья и материалов; Коммерческие предложения поставщиков	Зарегистрированное коммерческое предложение	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок, Компьютер, информационная система
Формирование заказа	Зарегистрированное коммерческое предложение	Договор	Требование бухгалтерской отчетности	Юрист, Компьютер, информационная система
Проведение расчетов с поставщиками	Договор	Счет-фактура	Внутренние документы организации	Бухгалтер, Компьютер, информационная система
Доставка сырья и материалов	Счет-фактура	Акт о приемке товаров	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок
Приемка и контроль сырья и материалов	Акт о приемке товаров	Список претензий к сырью и материалам	Внутренние документы организации	Специалист отдела закупок

Введение данного механизма позволит на следующем уровне декомпозиции работ сократить некоторые операции, и операция Прием товара будет выглядеть следующим образом (Рисунок 16)

Рисунок – Автоматизации процесса Подготовка и оформление заявки

Рассмотрим операции более подробно (Таблица 5)

Таблица – Бизнес-процесс «Подготовка и оформление заявки». «Как должно быть»

Название операции	Вход	Выход	Управление	Механизм
Определение потребности в сырье и материалах	План потребности в сырье и материалах	Проект заявки на сырье и материалы	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Поиск по параметрам	Проект заявки на сырье и материалы Новая строка справочника	Результат проверки	Внутренние документы компании	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Ввод нового сырья и материалов в справочник	Результат проверки	Новая строка справочника	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Подготовка заявки	Результат проверки	Подготовленная заявка на товар	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Согласование заявки	Подготовленная заявка на товар	Оформленная заявка на сырье и материалы	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система
Автоматизированное оформление заявки	Оформленная заявка на сырье и материалы	Заявка на приобретение сырья и материалов	Требование бухгалтерской отчетности	Менеджер по закупкам, Компьютер, информационная система

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проделанной работы выполнены следующие задачи:

1. Описана предметная область «Покупка сырья и материалов»

2. Проведено моделирование бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов «как есть»

3. Проведена автоматизация бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов», т.е. описать модель «как должно быть»

4. Все схемы бизнес-процессов описаны в программе BpWin

Проведенные работы по автоматизации процесса покупка сырья и материалов позволят сократить время выполнения операций и избежать множества ошибок при ручной обработке документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Проф. Титоренко Г.А. – М.: ЮНИТИ, 2013.
2. Бугорский В.Н., Фомин В.И. Информационные системы в экономике: основы информационного бизнеса. Учеб. пособие. С.- Пб.: СПбГИЭА, 2012. – 220с..
3. Калямин В.В Основы проектирования реляционных баз данных / Калямин В.В //ИНТУИТ.РУ, Бином. Лаборатория знаний, 2015
4. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т. С. Карпова. - СПб.: Питер, 2014. - 304 с.: ил