«Управление документооборотом»

Содержание:

Введение

Актуальность исследования обусловлена необходимостью решения задачи повышения эффективности документооборота организации путем внедрения системы электронного архива для последующего их систематизированного хранения в электронном виде.Необходимым условием такого внедрения является создание соответствующей ИС, основанных на однозначно определенных и неизменяемых требованиях к форматам создания, передачи, обеспечения архивного хранения и возможности использования электронных документов, образовавшихся в процессе такого взаимодействия и законченных делопроизводством.

Таким образом, целью работы является определение функциональных требований к ИСАЭД, как к системе, являющейся логическим продолжением СЭД, способной обеспечить централизованный прием, обработку, временное хранение электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, отбор и подготовку электронных документов, подлежащих постоянному хранению, к передаче в государственный архив с обеспечением свойств целостности, аутентичности, достоверности и пригодности для воспроизведения электронных документов на протяжении срока их хранения.

Объектом исследования является система электронного документооборота организации (СЭД).

Предметом исследования – бизнес-процессы организации по подготовке и хранению документов организации в информационной системе архива электронных документов (ИСАЭД).

В ходе проведения исследования необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть основные принципы подготовки и хранения документов организации в электронном архиве;
• ввести понятие электронного архива документов и рассмотреть его преимущества;
• выполнить проектирование и разработку системы электронного архива документов организации;
• выполнить тестирование разработанной системы электронного архива документов;
• выполнить расчет экономической эффективности проекта.

В ходе работы над курсовой работой были использованы следующие методы: анализ литературы по проблеме, мониторинг лучших программных продуктов для выявления креативной концепции, маркетинговое исследование методом: фокус-группы для определения конкурентов и тестирования новой концепции учета материально-технического оборудования; экспертного интервью для выделения достоинств и недостатков новой концепции учета материально-технического оборудования.

При подготовке курсовойработы использован широкий круг современной литературы и публикаций по соответствующим отраслям. Материалы курсовой работы опираются на научные статьи, написанные практикующими профессионалами в данных областях такими как О.В. Дьяченко, К.О. Комарова, А.И. Костромицкий, А.А. Смирнов, А.Н. Якименко и др.

Новизна данной работы заключается в том, что ввиду быстро развивающегося в информационной среде общества, разработанные проектные рекомендации по учету документооборота представляют собой один из первых шагов увеличить прибыль предприятия. Учитывая перспективность использования данных рекомендаций, работа приобретает практическую значимость.

Глава 1 Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

«Делис Альянс» – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла. Существует на рынке более 17 лет, помогая клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами.

Данное предприятие оказывает все виды архивных услуг. Помимо традиционных услуг по архивной обработке и переплету документов, разработке номенклатуры, хранению и уничтожению документов с истекшими сроками хранения «Делис Альянс» занимается разработкой и внедрением технологичных решений по оцифровке документов и созданию электронных архивов:

1. Хранение документов. Компания «Делис Альянс» оказывает услуги по хранению документов коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц. Передача документов на ответственное хранение позволит:

• сократить затраты на хранение и обслуживание документов;
• высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес-задач;
• предотвратить риски разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов;
• повысить эффективность собственных сотрудников и снизить непрофильную нагрузку;
• обеспечить преемственность процессов при управлении документами.

2. Архивная обработка. Архивная обработка – это решение, обеспечивающее удобную и прозрачную работу с документами любого предприятия, которое позволит:

• обеспечить сохранность особо ценных документов;
• систематизировать архив и осуществлять быстрый поиск нужной информации;
• оптимизировать передачу дел между должностными лицами;
• вести учет документов в соответствии с требованиями государственных архивов;
• своевременно уничтожать документы;
• подготовить дела к передаче на государственное хранение.

3. Уничтожение документов. Наличие собственной материально-технической базы позволяет уничтожать даже самые внушительные объемы документов в сжатые сроки. Уничтожение документов в «Делис Альянс» решает такие задачи как:

• освобождение офисных площадей;
• снижение рисков штрафных санкций со стороны проверяющих органов;
• обеспечение противопожарной безопасности;
• гарантированная ликвидация конфиденциальной информации.

4. Переплет документов. Переплет документов в жесткую обложку является самым доступным методом защиты ценных документов от утраты или повреждения во время работы с ними. Он обеспечивает:

• снижение затрат на содержание архива, т.к. переплетённые дела на 30% занимают меньше места на полке, по сравнению с документами, упакованными в папки или файлы;
• аккуратное и быстрое формирование дел, оформленных в жёсткую обложку с корешком, удобным для оформления описи;
• повышение уровня сохранности документов – документы, подшитые в дело, хранятся в надлежащем виде, их невозможно потерять;
• соответствие переплёта требованиям Госархивов.

5. Оптимизация документооборота. Разработка эффективных методик по управлению документами позволит:

• от 2 до 6 раз сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа;
• повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса;
• организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов;
• сократить время на поиск необходимого документа в бумажном виде до 5 минут, а его электронного образа до 1 минуты;
• связать с системой KPI качество работы сотрудников с документами.

6. Обслуживание документов. Передача процесса обслуживания документов на аутсорс позволит:

• эффективно использовать персонал и инфраструктуру;
• сократить время на поиск необходимых документов. Нужный документ будет доступен в течение 1 минуты с рабочего места;
• организовать обмен данными, между различными информационными системами клиента;
• организовать преемственность и масштабируемость внутренних процессов;
• сократить затраты на обеспечение жизненного цикла документа;
• повысить уровень ответственности сотрудников и сократить число участников процесса;
• предотвратить риск утраты документов.

7. Электронный архив. 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала (при наличии их электронной копии). Наличие системы электронный архив позволит:

• оптимизировать время на поиск, как отдельного документа, так и их групп, связанных общими поисковыми параметрами (контрагент, тема, услуга, поставщик и т.д.);
• обеспечить своевременное поступление информации из региональных офисов или точек продаж;
• предотвратить риск утраты документов;
• сократить затраты на хранение и обслуживание документов;
• обеспечить контроль доступа сотрудников к информации с учетом установленных прав;
• более чем на 90 % сократить необходимость использования бумажных оригиналов документов;
• организовать обмен данными между различными информационными системами клиента.

8. Сканирование документов. Кадровые и технические ресурсы компании «Делис Альянс» позволяют собственными силами осуществлять широкоформатное, планетарное и поточное сканирование в кратчайшие сроки:

• сканирование архивов документов позволяет сократить внутренние трудозатраты персонала компании;
• оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, может быть получен только тем сотрудником, который имеет для этого авторизованный доступ, что повышает уровень конфиденциальности;
• оцифрованный документ, помещенный в электронный архив, позволяет освободить офис от хранения бумажных документов;
• работа со скан-образами документов обеспечивает удобный доступ к информации в любой момент, позволяя эффективнее организовывать работу с документами.

Применяемый в «Делис Альянс» регламент оказания услуг позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность документов на всех этапах работы с ними. Компания хранит и обслуживает документы с грифом «для служебного пользования», содержащие медицинскую, банковскую и нотариальную тайны, а также персональные данные (регистрационный номер в реестре операторов персональных данных РоскомнадзораNo 10-0092971).

Архитектура программной системы определяет ее структуру, точнее - несколько структур, каждая из которых включает в себя элементы и взаимосвязи между ними. Элементы могут быть вычислительными объектами, связанными потоком управления или бизнес-объектами, связанными семантическими ограничениями.

Программная архитектура ООО «Делис Альянс» представлена на рис. 1.2.

Рис. 1.2 Программная архитектура ООО «Делис Альянс»

В ООО «Делис Альянс» с целью автоматизации управления и электронного документооборота функционирует система DocsVision.

Система автоматизации управления и электронного документооборота DocsVision полностью основана на современной платформе Microsoft. Она построена по трехуровневой архитектуре - клиент с полнофункциональным пользовательским Windows-интерфейсом, .NET сервер приложений, сервер БД на базе Microsoft SQL Server.

В основу платформы положены наиболее современные технологии, обеспечивающие возможность реализации масштабируемых и удобных в использовании решений:

• многоуровневая модель приложений;
• полная WEB-интеграция решений на базе DocsVision;
• возможность доступа ко всем функциям системы с помощью сети Internet;
• использование технологий Microsoft.NET;
• использование WEB-сервисов и технологии SOAP в качестве основы построения системы;
• полная XML совместимость всех компонентов системы.

Доступ к серверу приложений осуществляется как из внутренней сети предприятия, так и из сети Интернет.

В состав базовых компонентов системы входят необходимые элементы, обеспечивающие инфраструктуру решения:

• универсальный клиент DocsVision навигатор;
• средства администрирования системы;
• подсистема обеспечения защиты информации;
• сервер маршрутизации документов и заданий;
• стандартный удаленный клиент, интегрированный в MicrosoftOutlook;
• базовый набор бизнес объектов, позволяющих разворачивать в организации архив документов, создавать системы управления делопроизводством и маршрутизации документов.

Техническая архитектура ООО «Делис Альянс» показана на рис. 1.3.

Рис. 1.3 Техническая архитектура ООО «Делис Альянс»

Характеристики персональных компьютеров ООО «Делис Альянс»:

1. Центральный процессор: Intel(R) Core(TM) 2 Duo CPU E7300 2,66 GHz:

• 2-ядерный процессор, Socket LGA775;
• частота 2667 МГц;
• объем кэша L2: 3072 Кб;
• ядро Wolfdale;
• техпроцесс 45 нм.

2. Оперативная память: 3,00 ГБ.

3. Видеокарта: RadeonHD 6570, 512 Мб.

4. ОС: Windows 7 Professional - операционная система семейства Windows NT, следующая за WindowsVista. В линейке Windows NT система носит номер версии 6.1 (Windows 2000 - 5.0, WindowsXP -5.1, WindowsServer 2003 - 5.2, WindowsVista и WindowsServer 2008 - 6.0).

Также в каждом отделе ООО «Делис Альянс» стоят принтеры Epson STYLUS Photo 900. Технические характеристики:

• технология печати - струйная (пьезоэлектрическая);
• толщина бумаги, мм. - до 2.5 мм;
• чернила - EPSON QuickDryInk;
• плотность бумаги - до 1190 г/м²;
• типы печатных носителей: карточки, конверты, рулонная бумага (100 мм х 8 м и 210 мм х 10 м), CD-диски 8 и 12 см;
• скорость: черный текст A4, EconomyMode: 9 стр./мин.; цветной текст A4, EconomyMode: 8.8 стр./мин.; текст и фото A4, NormalMode: 2.1 стр./мин.; фото 10 x 15 см, FineMode: 50 секунд; фото A4, PhotoMode: 269 секунд; CD 12 см, BestPhoto: 229 секунд;
• податчик бумаги - 100 листов;
• область печати - 210 x 297 мм;
• разрешение - 5760 dpi;
• уровень шума - 45 дБ;
• память - 32К;
• интерфейс - USB 1.1, LPT;
• формат А4;
• поддержка ОС: Windows 2000, 95, 98, Me, XP; Mac OS 8.1-9.x, OS 10.1 и выше.

В каждом здании филиала ООО «Делис Альянс» стоят ксероксы XeroxPhaser 3150. Технические характеристики:

• скорость печати: до 20 стр./мин для формата A4 (22 стр./мин для формата Letter);
• разрешение: фактическое разрешение до 1200 x 1200 dpi;
• ежемесячная нагрузка: до 30000 страниц;
• оперативное запоминающее устройство (ОЗУ): 32 МБ;
• совместимость с ОС: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP/Vista/7, семейство ОС Linux, включая RedHat, Caldera, Debian, Mandrake, Slackware, SuSE и TurboLinux.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

В качестве задачи автоматизации была выбрана автоматизация управления проектами архивного отдела ООО «Делис Альянс».

Основные процессы управления в ООО «Делис Альянс» представлены на рис. 1.4.

Рис. 1.4 Основные бизнес-процессы ООО «Делис Альянс»

Таким образом, к бизнес-процессам управления в ООО «Делис Альянс» относятся:

1) стратегическое управление:

• планирование стратегии;
• организация выполнения стратегических планов;
• координация действий по реализации стратегических задач;
• мотивация на достижение стратегических результатов;
• контроль за процессом выполнения стратегии.

На входе – документы, договора организации; на выходе: стратегический план организации на краткий и долгий периоды;

2) управление финансами - деятельность по эффективному привлечению и использованию денежных средств. На входе – информация о доходах и расходах организации; на выходе: финансовая отчетность, информация о результатах финансовой деятельности организации;

3) управление маркетингом - это управление всей деятельностью, имеющей отношение к взаимодействию с рынком. На входе – результаты деятельности организации; на выходе: план маркетинга;

4) управление качеством – деятельность по непрерывному повышению качества всех организационных процессов. На входе – отзывы клиентов, заказчиков компании; на выходе: результат оценки качество товаров, услуг организации;

5) управление персоналом - практическая деятельность, направленная на обеспечение организации «качественным» персоналом (способным выполнять возложенные на него трудовые функции) и оптимальное его использование.

6) управление проектами - координированное и контролируемое управление множеством проектов для достижения набора бизнес-целей. На входе – документы, договора организации; на выходе: оценка портфеля проектов, результаты реализации проектов.

Основные функции начальника хранилища:

• регистрация поступающих предложений по хранению документов;
• подбор услуг по требованиям клиентов;
• информирование клиентов о подходящих предложениях, консультирование по вопросам, касающимся хранения документов;
• анализ правоустанавливающих и прочих документов;
• оказание помощи клиентам в сборе необходимых документов и оформлении сделок; консультация клиента по вопросам оформления документов;
• взаимодействие с клиентами на всех этапах сделки; составление всех видов договоров; составление договора на обслуживание;
• расчет стоимости оказываемых услуг;
• составление установленной отчетности о выполненной работе;
• размещение рекламы в различных СМИ, Интернете и пр.;
• ведение базы данных.

Работа начинается с обсуждения начальником хранилища с клиентом вида услуги, сроков выполнения работ, стоимости. Далее осуществляется заключение договора и внесение всех данных в базу. На рис. 1.5 представлены функции, которые должен выполнять начальник хранилища.

Рис. 1.5 Функции начальника хранилища

База данных – несомненно, важный ресурс архивного отдела, от доступности и целостности которого во многом зависит успешность бизнеса. Ведение клиентской базы в MS Excel или на бумаге – не только малоэффективно, но и грозит потерей ценных сведений. Модель AS-IS (как есть) — это модель текущей организации бизнес-процессов компании. Схема бизнес-процессов в варианте AS-IS в нотации IDEF0 (методология функционального моделирования) до внедрения ИС «Документооборот» представлена на рис. 1.6.

Рис. 1.6 Контекстная диаграмма бизнес-процесса (IDEF0)

Учет операций документооборота архивного отдела состоит из шести основных функциональных блоков: прием заявок; расчет стоимости оказываемых услуг, внесение данных в базу; составление договора оказания услуг; учет документов, учет выполненных услуг. Функциональные блоки, а также входящие, исходящие и управляющие интерфейсные дуги представлены на рис. 1.7.

Главным недостатком существующего процесса учета предоставления услуг является большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих его выполнение. Процесс «Учет документов» включает в себя два функциональных блока: контроль оплаты и учет принятых документов. Детализация данного процесса представлена на рис. 1.8.

Рис. 1.7 Декомпозиция контекстной диаграмма (IDEF0)

Рис. 1.8 Детализация процесса «Учет документов»

В процессе учета принятых документов регистрируются полученные от клиентов документы, и их перечень включается в договор на оказании услуг. В процессе контроля оплаты регистрируется факт оплаты клиентом услуг.

Автоматизации позволит исключить появление возможных ошибок во внутренней БД компании при редактировании ее начальником хранилища.

1.3 Анализ существующих разработок

Основные задачи, которые должны решать автоматизированные системы документооборота:

• учет и анализ введенных договоров;
• обеспечение предоставления клиенту возможности выбора количества услуг;
• оперативный и адекватный анализ заключенных договоров;
• ввод, хранение и предоставление необходимой информации;
• формирование необходимой отчетности.

Автоматизация документооборота приводит к более быстрому и качественному заключению договоров, что улучшает управление маркетингом компании.

Информационное обеспечение системы документооборота обычно включает:

• информационный фонд (базу данных);
• источники формирования информационного фонда, потоки и способы поступления данных;
• методы накопления, хранения, обновления и поиска данных, образующих информационный фонд;
• методы, принципы и правила циркуляции данных в системе;
• методы обеспечения достоверности данных на всех этапах их сбора и обработки;
• методы информационного анализа и синтеза;
• способы однозначного формализованного описания экономических данных.

Технологический процесс обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

• прием и комплектовку первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.);
• подготовка и контроль;
• ввод данных в ЭВМ;
• контроль, результаты которого выдаются на дисплей. Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод;
• запись входной информации в исходные массивы;
• сортировка (если в этом есть необходимость);
• обработка данных;
• контроль и выдача результатной информации.

Для проведения анализа существующих разработок автоматизации задачи документооборота были выбраны 2 программных продукта:

«М.Е.DosIS».

Компьютерная программа «M.E.Doc IS» (MyElectronicDocumentInternationalStandard) - это помощник в работе со всеми типами документов в электронном виде: налоговые накладные, акты, счета и отчеты. Это новейший программный продукт для предприятий различных сфер деятельности, независимо от системы налогообложения, созданный на основе зарекомендовавшей себя на рынке системы «M.E.Doc» (рис. 1.9).

Рис. 1.9 Интерфейс программы «M.E.Doc IS»

Основные преимущества программы «M.E.Doc IS»:

• максимальная автоматизация отчетности и других процессов документооборота в рамках одной программы;
• защищенность информации благодаря шифрованию электронной цифровой подписи;
• контроль процессов документооборота на всех этапах;
• удобство и простота в использовании благодаря современному понятному интерфейсу;
• экономия личного времени и сокращение расходов предприятия;
• уверенность в соответствии бланков всем требованиям действующего законодательства и контролирующих органов за счет своевременных обновлений программы;
• надежность работы, обеспечиваемая командой профессиональных разработчиков и технической поддержки;
• возможность постоянного повышения квалификации благодаря обучающим программам и презентациям в офисе;
• гибкая система скидок и поощрений для постоянных пользователей.

Аппаратные требования.

Локальный вариант:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 2 ГГц;
• Оперативная память - не менее 2 ГБ;
• Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
• Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
• Манипулятор типа мышь и клавиатура;
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету;

Опционально:

• Устройство для чтения USB-накопителей;
• Устройство для чтения CD-дисков;
• Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
• Лазерный или струйный принтер;

Сетевой вариант.

Сервер:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4 ядра);
• Оперативная память - не менее 4 ГБ;
• Свободное место на жестком диске - не менее 1,5 (3) ГБ;
• Сеть от 100 Мбит/с;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу.
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету.

Терминальный сервер:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой от 2 ГГц (минимум 4 ядра);
• Оперативная память - не менее 4 ГБ + от 30 МБ на пользователя;
• Свободное место на жестком диске - менее 1,5 (3) ГБ + не менее 400 МБ на пользователя;
• Сеть от 100 Мбит/с;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу;
• Доступ к почтовому серверу;
• Доступ к интернету.

Станция:

• Процессор Intel с минимальной тактовой частотой 1,8-2 ГГц;
• Оперативная память - от 2 ГБ (зависит объема отчетов);
• Свободное место на жестком диске - не менее 400 МБ;
• Цветной графический дисплей (разрешение 1024 х 768);
• Манипулятор типа мышь и клавиатура;
• Наличие доступа к порту (по умолчанию 9996) для подключения к серверу.

Опционально:

• Устройство для чтения USB-накопителей;
• Устройство для чтения CD-дисков;
• Устройство для чтения гибких дисков (дискет);
• Лазерный или струйный принтер.

«4К-Документооборот».

Система электронного документооборота «4К-Документооборот» позволяет работать с:

• документами разных типов;
• реестрами документов;
• входящей и выходящей корреспонденцией;
• внутренней почтой;
• электронной почтой;
• внутренним форумом;

1.4 Обоснование проектных решений

Исходными данными для создания информационного обеспечения ИС служат материалы предпроектного исследования, содержащие сведения о существующей системе управления, системе документооборота, действующих классификаторах, технико-экономической информации, систем документации, а также определяемые задачами управления требования, предъявляемые к системе кодирования, классификации и информационной базе.

Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.

Пользователи разделяются по служебному положению, по специальностям, по уровню подготовленности и частоте работы с вычислительной техникой, по уровню доступа к данным.

По служебному положению пользователи разделяются на:

• руководителей высшего звена (руководитель);
• руководителей среднего звена (начальник отдела);
• исполнителей работ (менеджеры, бухгалтеры);
• обслуживающий персонал (техники).

По степени подготовленности к работе с ИС выделяются следующие категории работников:

• системные, программисты, проектировщики;
• программисты, создающие прикладные программы;
• пользователи высокого класса, имеющие подготовку к работе с ИС;
• операторы - это пользователи, имеющие навыки работы с несколькими операциями: загрузка, ввод и т.д.

Входными данными информационной системы являются:

1. Паспорт менеджера.
2. Реквизиты фирмы-заказчика.
3. Реквизиты контрагента.
4. Договор о предоставлении услуг.

Выходные данные системы:

1. Отчет о выполненной работе.

Для осуществления функционирования проектируемой информационной системы и ее взаимодействия с пользователями должны быть реализованы экранные формы в виде диалоговых окон. Реализация экранных форм будет выполняться вручную, что обусловлено отсутствием автоматизированных систем для их создания. К формам предъявляются следующие требования: эргономичность, соответствие образцам, принятым в организации, удобство использование, единообразие отображаемой информации. Разработка форм будет производится по принятым в организации бизнес-процессам.

Проектируемая информационная система предполагает использование системных и общероссийских классификаторов. В качестве метода кодирования выбран порядковый номер.

Информационная база является интегрированной и управляется СУБД MSSQLServer 2014 данными, сосредоточенными в одномфайле (таблицы, функции, процедуры, триггеры). База данных является реляционной и состоит из 13 таблиц.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению задачи заключается в формировании требований к системному (общему) и специальному прикладному программному обеспечению и в выборе на основе этих требований соответствующих компонентов программного обеспечения.

К общему программному обеспечению (ПО) относятся операционные системы (ОС), средства автоматизации программирования, СУБД, а также комплекс программ технического обслуживания, предназначенных для управления работой процессора, организации доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, запуска прикладных программ и управления процессом их выполнения, а также для обеспечения выполнения программ на языках программирования высокого уровня. В их окружении, под их воздействием функционируют прикладные программы.

Операционная система MicrosoftWindows 7, обеспечивающая надежность (обновленное ядро Windows, усовершенствованные средства проверки драйверов устройств, поддержка нескольких версий библиотеки DLL, защита файлов Windows), быстродействие (многозадачность с вытеснением, масштабируемая поддержка памяти и процессора), безопасность, удобство использования отвечает всем требованиям организации.

На выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как:

• надежность и устойчивость;
• быстродействие;
• масштабируемость;
• защищенность;
• поддержка компании-производителя;
• стоимостные затраты на приобретение лицензий для использования выбранной СУБД.

Базы данных созданные с помощью системы управления базами данных «MicrosoftSQLServer 2014» полностью реализую реляционную модель построения данных. База данных «MicrosoftSQLServer 2014» представляет собой набор групп объектов, таких как таблицы, запросы.

Связи между таблицами можно разбить на четыре базовых реляционных типа с отношениями:

• один-к-одному;
• один–ко-многим;
• многие-к-одному;
• многие-ко-многим.

Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

Также «MicrosoftSQLServer 2014» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

• загрузка модулей по требованию;
• оптимизация дерева вызовов;
• использование файлов MDE;
• автоматическая поддержка компилированного состояния;
• использование библиотек Windows API;
• индивидуальная настройка системы;
• эффективное использование индексов;
• встроенный оптимизатор запросов.

В качестве средства разработки приложений наиболее подходящим была признана среда разработки BorlandDelphi 7. Delphi предназначена для разработки приложений баз данных для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

Данная среда была выбрана по следующим причинам:

• простота средств реализации;
• легкость освоения инструментарием разработчика (Pascal);
• наглядность визуализации информации.

Так же на сервере установлено необходимое ПО, при помощи которого, поддерживается функционирование сети в целом. Для функционирования ИС также необходимо наличие программного обеспечения, которое базируется на принятых в компании решениях, в том

• операционная система Windows (7 и выше);
• MSOffice (версия 2010 и выше).

Техническое обеспечение рабочего места сотрудника состоит из следующих компонентов

• локальная сеть;
• сервер базы данных (XeonSix 2.40 GHz (E5645) 8GbDDR3 ECC 4x300GbHDDRAID 0,1,5,10);
• персональные компьютеры сотрудников других отделов.

Для использованияпредставленных выше техническихсредств потребовалось следующеепрограммное обеспечение:

- ОС Windows 7;

- программные средства СУБД MicrosoftSQLServer 2014

Состав персонального компьютера и периферийных устройств, для разработки и эксплуатации ИС, представлен в Таблице 1.13.

Таблица 1.13

Состав персонального компьютера

Наименование	Желательные требования
Корпус	MiditowerZalman Z9 , ATX, черный
Материнская плата	Socket1155 ASUS _P8H67
Процессор	Intel Core i5-2400
Оперативная память	4ГБ DDR3 SDRAM Kingston Hyper X
CD––ROM	DVD±RW Pioneer DVR-219LBK
Видеокарта	PCI––Express Radeon x700S 256Mb
Жесткий диск	500ГБ Western Digital Caviar Green
Монитор	19'' SAMSUNG – 961bf
Принтер	HP LaserJet 4345MFP, 9200c Digital Sender
Клавиатура	Клав–ра DF E KS–910 B (чер.), PS/2,Slim
Мышь	Sven (A4 Tech) OK––720 PS/2

Все вышеперечисленное позволяет установить разрабатываемое программное средство, как на ПЭВМ пользователей, так и на сервер непосредственно. Так как производительность ПЭВМ пользователей позволяет внедрить разрабатываемый нами проект в данной организации без потери времени сотрудников.

Глава 2 Проектная часть

2.1 Разработка проекта автоматизации

Жизненный цикл является моделью создания и использования ИС, которая отражает различные состояния системы с момента возникновения в данном комплексе средств до момента его полного выхода из употребления.

Для ИС условно выделяют следующие основные этапы их жизненного цикла:

• анализ - определение того, что должна делать система;
• проектирование - определение того, как система будет функционировать: прежде всего, спецификация подсистем, функциональных компонентов и способов их взаимодействия в системе;
• разработку - создание функциональных компонентов и отдельных подсистем, соединение подсистем в единое целое;
• тестирование - проверку функционального и параметрического соответствия системы показателям, определенным на этапе анализа;
• внедрение - установку и ввод системы в действие;
• сопровождение - обеспечение штатного процесса эксплуатации системы на предприятии заказчика.

Структура ЖЦ по стандарту ISO/IEC 12207 базируется на трех группах процессов:

• основные процессы ЖЦ (приобретение, поставка, разработка, эксплуатация, сопровождение);
• вспомогательные процессы (документирование, управление конфигурацией, обеспечение качества, аттестация, аудит, решение проблем);
• организационные процессы (управление проектами, создание инфраструктуры проекта, улучшение самого ЖЦ, обучение).

Стандарт ГОСТ 34.601-90 предусматривает следующие стадии и этапы создания автоматизированной системы:

1. Формирование требований к ИС:

• обследование объекта и обоснование необходимости создания ИС;
• формирование требований пользователя к ИС;
• оформление отчета о выполнении работ и заявки на разработку ИС.

2. Разработка концепции ИС:

• изучение объекта;
• проведение необходимых научно-исследовательских работ;
• разработка вариантов концепции ИС и выбор варианта концепции ИС, удовлетворяющего требованиям пользователей;
• оформление отчета о проделанной работе.

3. Техническое задание:

• разработка и утверждение технического задания на создание ИС.

4. Эскизный проект:

• разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям;
• разработка документации на ИС и ее части.

5. Технический проект:

• разработка проектных решений по системе и ее частям;
• разработка документации на ИС и ее части;
• разработка и оформление документации на поставку комплектующих изделий;
• разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта.

6. Рабочая документация:

• разработка рабочей документации на ИС и ее части;
• разработка и адаптация программ.

7. ввод в действие

• подготовка объекта автоматизации;
• подготовка персонала;
• комплектация ИС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);
• строительно-монтажные работы;
• пусконаладочные работы;
• проведение предварительных испытаний;
• проведение опытной эксплуатации;
• проведение приемочных испытаний.

8. Сопровождение ИС:

• выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;
• послегарантийное обслуживание.

В данном проекте используется стандарт жизненного цикла ГОСТ 34.601-90 со стратегией внедрения узкое место.

Таблица 2.1

Определение сотрудников ООО «Делис Альянс», ответственных за реализацию проекта

Наименование этапа	Ответственное лицо	Входная информация	Получаемые результаты
Формирование требований к АС	Руководители отделов	Существующая модель документооборота	Требования к АС
Разработка концепции АС	Руководители отделов, программист	Существующая модель документооборота, будущая модель документооборота	Концепция АС
Разработка ТЗ	Руководители отделов, программист	Будущая модель документооборота	ТЗ
Разработка эскизного проекта	Руководители отделов, программист	Будущая модель документооборота	Эскизный проект
Разработка технического проекта	Программист	Будущая модель документооборота	Технический проект
Разработка рабочей документации	Программист	Автоматизированная система документооборота	Рабочая документация
Ввод в действие	Программист, системный администратор, инженер ИТ-службы компании	Автоматизированная система документооборота	Автоматизация документооборота
Подготовка персонала	Руководители отделов	Новая модель документооборота	Знания персонала о работе автоматизированной системы документооборота
Проведение предварительных испытаний	Руководители отделов, программист	Автоматизированная система документооборота	Отчет о результатах предварительных испытаний
Проведение опытной эксплуатации	Руководители отделов, системный администратор, инженер ИТ-службы компании	Автоматизированная система документооборота	Отчет о результатах опытной эксплуатации
Проведение приемочных испытаний	Руководители отделов, системный администратор, инженер ИТ-службы компании	Автоматизированная система документооборота	Отчет о результатах приемочных испытаний
Составление отчета об автоматизации	Руководители отделов, системный администратор, инженер ИТ-службы компании, программист	Автоматизированная система документооборота	Отчет о результатах автоматизации ООО «Делис Альянс»

Риски на этапе принятия решения о внедрении и выбора системы:

• отсутствие у руководства целостной долгосрочной стратегии в области информационных технологий, одним из компонентов которой и должно стать внедрение ERP-системы;
• функциональные возможности системы превосходят масштаб бизнеса предприятия;
• заниженная оценка руководством компании-заказчика масштабов организационных преобразований в компании, обусловленных внедрением системы;
• система не поддерживает отраслевую специфику бизнеса заказчика.

На этапе планирования заказчик – самостоятельно или вместе с консультантом – формирует проектную команду и продумывает способы контроля результатов ее деятельности, составляет расписание внедрения функциональных компонентов, планирует сроки и бюджет проекта, а также оценивает окупаемость учетно-управленческой системы.

Риски на этапе планирования:

• сроков внедрения;
• направлений окупаемости системы;
• общей стоимости проекта.

Наиболее убыточными являются последствия следующих рисков планирования:

• неэффективный организационный план внедрения системы;
• ошибочное планирование общей стоимости проекта;
• ошибочное планирование сроков внедрения.

Риски на этапе внедрения:

• отсутствие формализованных бизнес-процессов;
• увеличение нагрузки на персонал в процессе внедрения;
• отсутствие у предприятия единой нормативно-методической базы, корпоративных баз данных поставщиков, материалов и т.д.;
• неучастие в проекте руководителей высшего звена;
• отсутствие поддержки внедрения со стороны ключевых участников (топ-менеджеров).

Наиболее эффективные способы снижения рисков:

• разумное использование поэтапного подхода к организации внедрения;
• четко сформулированные цели и критерии успеха внедренческого проекта;
• обеспечение стабильности границ проекта, определенных на начальном этапе, вплоть до окончания проекта;
• своевременная идентификация проектных рисков;
• обеспечение проекта необходимыми материальными и людскими ресурсами;
• организация рабочих мест и процедур взаимодействия таким образом, чтобы члены проектной команды могли постоянно и беспрепятственно общаться друг с другом.

2.2 Информационное обеспечение задачи

Модель - это искусственно создаваемый объект, заменяющий некоторый объект реального мира (объект моделирования) и воспроизводящий ограниченное число его свойств. Понятие модели относится к фундаментальным общенаучным понятиям, а моделирование — это метод познания действительности, используемый различными науками.

В экспериментальных научных исследованиях используются натурные модели, которые позволяют изучать закономерности исследуемого явления или процесса. Например, в аэродинамической трубе моделируется процесс полета самолета путем обдувания макета самолета воздушным потоком. При этом определяются, например, нагрузки на корпус самолета, которые будут иметь место в реальном полете.

Информационные модели используются при теоретических исследованиях объектов моделирования. В наше время основным инструментом информационного моделирования является компьютерная техника и информационные технологии.

Компьютерное моделирование включает в себя прогресс реализмом информационной модели на компьютере и исследование с помощью этой модели объекта моделирования — проведение вычислительного эксперимента.

Формализация.

К предметной области информатики относятся средства и методы компьютерного моделирования. Компьютерная модель может быть создана только на основе хорошо формализованной информационной модели.

Этапы информационного моделирования.

Построение информационной модели начинается с системного анализа объекта моделирования.

Первое, что необходимо сделать на этом пути, - провести системный анализ деятельности фирмы. Системный аналитик, приглашенный в фирму, должен изучить ее деятельность, выделить участников процесса управления и их деловые взаимоотношения, т.е. объект моделирования анализируется как система. Результаты такого анализа формализуются: представляются в виде таблиц, графов, формул, уравнений, неравенств и пр. Совокупность таких описаний есть теоретическая модель системы.

Рис. 2.2 Этапы построения информационной модели

Следующий этап формализации - теоретическая модель переводится в формат компьютерных данных и программ. Для этого используется либо готовое программное обеспечение, либо привлекаются программисты для его разработки. В конечном итоге получается компьютерная информационная модель, которая будет использоваться по своему назначению.

Для примера с фирмой с помощью компьютерной модели может быть найден оптимальный вариант управления, при котором будет достигнута наивысшая эффективность работы фирмы согласно заложенному в модель критерию (например, получение максимума прибыли на единицу вложенных средств).

Информационная модель электронного архива организации показана на рис. 2.3.

Рис. 2.3 Информационная модель

В соответствии с представленной информационной моделью при получении корреспонденции от заказчика сотрудник фирмы вносит ее в базу данных, где указывает необходимые параметры договора. При этом вносятся изменения в два справочника – Журнал договоров и Заказы.

Информационная модель автоматизированной системы документооборота в ООО «Делис Архив». представлена на рис. 2.4.

Рис. 2.4 Информационная модель автоматизированной системы документооборота

Входными данными в системе являются:

1. Паспорт менеджера.
2. Реквизиты фирмы-заказчика.
3. Реквизиты контрагента.
4. Договор о предоставлении услуг.

В системе учитываются следующие данные:

Таблица 2.3

Учитываемые реквизиты паспорта сотрудника

№ п/п	Наименование реквизита	Длина поля
1	Номер документа	12
2	Дата выдачи	10
3	Кем выдан	150
4	Данные владельца	250

Таблица 2.4

Учитываемые реквизиты фирмы-заказчика

№ п/п	Наименование реквизита	Длина поля
1	Наименование	150
2	Юр. лицо	150
3	ИНН	20
4	КПП	20
5	Адресс	150
6	Телефон	20
7	Номер счета	20

Таблица 2.5

Учитываемые реквизиты контрагента

№ п/п	Наименование реквизита	Длина поля
1	Наименование	150
2	Директор	100
3	ИНН	20
4	КПП	20
5	Адресс	150
6	Телефон	20
7	Номер счета	20

Таблица 2.6

Учитываемые реквизиты договора

№ п/п	Наименование реквизита	Длина поля
1	Номер	5
2	Дата заключения	10
3	Дата закрытия	10
4	Стоимость	10.2
5	Статус	1
6	Фирма-заказчик	4
7	Контрагент	4
8	Исполнительный сотрудник	4

Главной результатной информацией автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» являются: отчет о выполненной работе.

Перечень отчетов автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» представлен в Таблице 2.7.

Таблица 2.7

Перечень отчетов

Наименование	Система и состав справочников
Отчет «Отчет о выполненной работе»	номер проекта; дата начала; дата окончания; наименование организации-клиента

2.3 Программное обеспечение задачи

Согласно дереву функций (Рисунок 2.5) автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» основными функциями системы являются:

• ведение справочников;
• ввод данных;
• редактирование данных;
• навигация и поиск документов;
• отчетность по документообороту.

Дополнительные функции системы:

• проверка имени пользователя и пароля;
• управление окнами;
• помощь;
• настройки;
• работа с данными.

Взаимодействие пользователя с программой можно представить в виде схемы диалога (Рисунок 2.6).

Рис. 2.5 Дерево функций автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

Рис. 2.6 Сценарий диалога автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

В системе используется СУБД MSSQLServer 2014. База данных состоит из 13 таблиц, 81 поля и 14 реляционных связей. База находится в третьей нормальной форме. Логическая структура БД изображена на Рисунке 2.7.

Рис. 2.7 Логическая модель базы данных (ER-диаграмма)

Описание таблиц документооборота:

tblUsers - пользователи

ttlFirms - фирмы-заказчики

tblWorks - сотрудники

tblAccounts - счета

tblRole - роли

tblInterface - интерфейсы

tblContracts - договора

tblSalary - заработная плата

tblAccountServices - движение на счетах

tblPartner - контрагенты

tblJobs - задания

tblContractPhoto - фотографии договора

tblContractFile - файлы Office договора

Таблицы связанны между собой реляционными связями один к одному и один ко многим посредством ключевых полей.

Дерево вызова программных модулей автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс» показано на Рисунке 2.8.

Рис. 2.8 Дерево вызова программных модулей автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс»

Автоматизированная система документооборота ООО «Делис Альянс» включает в себя 3 модуля.

Разработанная система написана для максимально автономной работы, т.е. так, чтобы по возможности исключать вмешательство человека. Только в тех случаях, где необходимо решение человека, выдаются соответствующие сообщения.

На Рисунке 2.9. представлена главная форма автоматизированной системы документооборота ООО «Делис Альянс».

Главная форма содержит меню навигации по программе, блок отображения состояний.

Рис. 2.9 Главная форма автоматизированной системы

Взаимодействие модулей автоматизированной системы отображает обобщенная схема алгоритма, которая представлена на рис. 2.10.

Рис. 2.10 Обобщенная схема алгоритма взаимодействия модулей автоматизированной системы

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим пример реализации разработанной системы, для этого нам необходимо запустить на выполнение файл Documents.exe. В случае удачного запуска приложения на экране отобразится форма авторизации (рисунок 2.11).

Рис. 2.11 Форма Авторизации

Далее, при совпадении логина и пароля, запускается главная форма программы (рисунок 2.12).

Рис. 2.12 Главная форма программы

На этой форме имеется доступ ко всем функциям системы: управление пользователями, регистрация договоров, фирмы-заказчики, контрагенты, выполнение работ, печать основных документов, начисление заработной платы. Навигация по программе реализована при помощи меню программы.

Меню:

«Журнал договоров» - открывает форму данных о всех заключенных и завершенных договорах.

Рис. 2.13 Журнал договоров

Кнопка «Добавить» позволяет добавить новый договор в систему (рисунок 2.14).

Красным цветом подсвечиваются договора у которых заканчивается срок на выполнение (по умолчанию 30 дней с даты заключения).

Зеленым цветом подсвечиваются завершенные договора.

Рис. 2.14 Карточка договора

Кнопка «Статус» позволяет изменить статус договора при его выполнении с внесением в базу даты закрытия договора (рисунок 2.15).

Рис. 2.15 Изменение статуса договора

Кнопка «Закрыть» закрывает активную форму.

Вкладка меню «Контрагенты» открывает справочник контрагентов (рисунок 2.16).

Рис. 2.16 Справочник контрагентов

Кнопка «Добавить» позволяет вносить в систему новых контрагентов.

Рис. 2.17 Карточка контрагента

Кнопка «Удалить» - удаляет из системы активного контрагента.

Вкладка меню «Сотрудники» открывает справочник ответственных сотрудников.

Рис. 2.18 Справочник ответственных сотрудников

Вкладка меню «Задания» открывает журнал заданий.

Рис. 2.19 Журнал заданий

Вкладка меню «Пользователи» позволяет управлять пользователями системы.

Рис. 2.20 Пользователи системы

Рис.2.21 Добавление нового пользователя

Вкладка меню «Отчет о выполненных работах» позволяет формировать и печатать отчет о выполненных работах конкретным сотрудником за установленный период.

Рис. 2.22 Отчет о выполненных работах

Рис. 2.23 Печать отчета

Из карточки договора производится печать договора.

Рис. 2.24 Карточка договора

Рис. 2.25 Печатная форма договора

Заключение

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность функционирования бизнеса. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или сроки поставки конечного продукта или услуг предприятия. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого учета и в стратегическом планировании.

Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть. Интернет предприятия получают возможность автоматизировать бизнес-процессы взаимодействия со своими поставщиками сырья и материалов, а также с потребителями своей продукции или услуг.

В комплексных информационных системах важно то, что они увязывают в единое целое все информационные потоки предприятия, хранят всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур.

Комплексные информационные системы высвобождают творческий потенциал специалистов, позволяют планировать материальные, финансовые и трудовые ресурсы, получать информацию о состоянии бизнес-процессов предприятия, получить которую без использования подобных систем невозможно.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Список использованной литературы

• • 1. Anthony, G. Hopwood Handbook of Management Accounting Research / Anthony G. Hopwood. - Москва: Наука, 2016. - 280 c.
    2. Christopher, S. Chapman Handbooks of Management Accounting Research 3-Volume Set,1-3 / Christopher S. Chapman. - Москва: ИЛ, 2015. - 774c.
    3. John, Cullen Consequences of Inter Firm Chains / John Cullen идр. - М: CIMA Publishing, 2016. - 363 c.
    4. S., LongdenManagment Accounting in a Society Undergoing Structural Change LOC362 / S. Longden. - Москва: Мир, 2014. - 178 c.
    5. Апчерч, Алан Управленческий учет: принципы и практика / Алан Апчерч. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 952 c.
    6. Богатин, Ю. В. Управленческий учет. Информационное обеспечение рациональных плановых решений фирмы (+ CD-ROM) / Ю.В. Богатин. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 512 c.
    7. Бойко, Е. А. Бухгалтерский управленческий учет / Е.А. Бойко. - М.: Феникс, 2015. - 380 c.
    8. Вебер, Юрген Введение в контроллинг / Юрген Вебер, Шеффер Утц. - М.: НП "Объединение контроллеров", 2014. - 416 c.
    9. Друри, Колин Управленческий и производственный учет / Колин Друри. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 778 c.
    10. Друри, Колин Управленческий и производственный учет. Вводный курс: моногр. / Колин Друри. - М.: Юнити-Дана, 2015. - 736 c.
    11. Зонова, А.В. Бухгалтерский учет и анализ. Комплексный подход к принятию управленческих решений / А.В. Зонова, Л.А. Адамайтис, И.Н. Бачуринская. - М.: Эксмо, 2016. - 512 c.
    12. Керимов, В. Э. Управленческий учет на предприятиях розничной торговли / В.Э. Керимов, Е.В. Иванова, Р.А. Сухов. - М.: Экзамен, 2017. - 160 c.
    13. Кондраков, Н. П. Учетная политика на 2011 год в целях бухгалтерского финансового, управленческого и налогового учета / Н.П. Кондраков. - М.: Рид Групп, 2015. - 208 c.
    14. Медведев, М. Ю. Учетная политика. 2012 / М.Ю. Медведев. - М.: Университет, 2015. - 256 c.
    15. Меньшиков, Павел Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии. Практическое руководство для директора и бухгалтера / Павел Меньшиков. - Москва: Гостехиздат, 2017. - 344 c.
    16. Никандрова, Л. К. Бухгалтерский управленческий учет / Л.К. Никандрова, И.В. Гулина. - М.: Логос, Университетская книга, 2016. - 184 c.
    17. Николаева, Ольга Классический управленческий учет / Ольга Николаева, Татьяна Шишкова. - М.: Красанд, 2014. - 400 c.
    18. Остаев, Г. Я. Управленческий учет. Учебник / Г.Я. Остаев. - Москва: Высшая школа, 2015. - 272 c.
    19. Применение МСФО (комплект из 3 книг). - М.: Альпина Паблишер, 2017. - 445 c.