Способы представления данных в информационных системах (Понятие информационной системы)

Содержание:

Введение

Актуальность работы. В модернизированном мире человеку все время приходится сталкиваться с большим объемом знаний и данных, запоминать их, анализировать и исследовать. Ежедневно, их количество только возрастает, и делается все труднее и труднее обрабатывать информацию. Справиться с таким объемом достаточно сложно, поэтому используют информационные системы. Однако, как правильно предоставить данные в информационных системах вопрос проблематичный, поэтому рассмотрение данной темы будет актуально.

Основанием для написания работы послужили труды отечественных и зарубежных исследователей Борисова Е.П., Волкова В.Н., Дмитриев Д.А., Рекс Блэк.

Объект исследования: информационная система по учету проездов.

Предмет исследования: способы представления данных.

Цель работы: способы представления данных в информационных системах.

Для осуществления поставленной цели необходимо решить задачи:

- рассмотреть характеристику информационной системы;

- выполнить разработку информационной системы;

- осуществить реализацию информационной системы.

Работа состоит с введения, трех глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Характеристика информационных систем

1.1. Понятие информационной системы

Развитие информационных систем неразрывно связано с развитием компьютерной техники. Первые компьютеры не были предназначены для хранения информации, их основной задачей было выполнение сложных громоздких математических расчетов. После появления устройств, способных хранить большие объемы информации появились информационные системы.

В общем случае информационной системой называется совокупность программного обеспечения и электронного информационного хранилища, разрабатываемая как единая система и предназначенная для автоматизации определенного рода деятельности^[1]. Более точное определение можно дать исходя из сферы применения конкретной системы. В некоторой литературе их иногда называют «автоматизированными системами», подчеркивая тем самым использование ЭВМ^[2].

В последнее время особое распространение получил такой вид информационных систем как автоматизированное рабочее место (АРМ). АРМ – программно-технический комплекс автоматизированной системы, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида^[3].

Под автоматизированной системой подразумевается система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Основным назначением АРМ является автоматизирование тех задач, выполнение которых происходит по строго определенным алгоритмам. Такого рода задачи могут выполняться без непосредственного участия человека, поэтому их автоматизация ускоряет и упрощает работу специалиста. На долю работника остаются только те задачи, которые для своего выполнения требуют применение профессиональных навыков, а также принятие осознанных решений. В крупных организациях различным подразделениям часто требуется общая информация, например список сотрудников, поэтому создается общая информационная база, которая содержит в себе все данные из каждого отдела. При этом данные, которые используются сразу в нескольких подразделениях, в базе не повторяются, что позволяет сэкономить место на серверах, на которых храниться информация. Однако при такой организации информационной базы необходимо правильно организовать доступ к ней, чтобы сотрудники получали доступ к данным в соответствии со своей должностью. Именно для этих целей идеально подходит АРМ.

Для примера описанной организации рассмотрим приблизительную внутреннюю структуру и работу ВУЗа. В любом ВУЗе структурных подразделений очень много, начиная со стандартных бухгалтерии и отдела кадров и заканчивая деканатами и кафедрами каждого факультета. У каждого отдела свои задачи и цели. Внутри отдела множество специалистов, каждый из которых занимается своей работой, именно поэтому внутри информационная база университета очень обширна и, как следствие, требуется жесткое и точное разграничение доступа к базе. Если такого разделения не будет, то помимо того, что работники, которые по уровню занимаемой должности не имею доступа к информации, получат его, у каждого специалиста будет избыток информации. Этот избыток может приводить к путанице, а также будет занимать рабочее место сотрудника ненужными ему данными, уменьшая эффективность и производительность его работы. Для борьбы с этой проблемой применяется АРМ, которое индивидуально для каждого отдела, а в некоторых случаях для отдельных должностей. Так, например, сотрудник деканата имеет доступ к спискам всех студентов факультета, а сотрудник кафедры – только студентов своей кафедры^[4]. Учитывая все преимущества разбиения основных задач ВУЗа на отдельные программные блоки, оптимально реализовывать поставленную задачу в виде отдельного программного обеспечения.

Информационная система представляется как комплекс информационных, программных, технических и организационных средств, которые объединены в единою систему, с целью сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации и предназначенных для выполнения заданных функций. (рисунок 1.)

Рисунок 1 - Информационная система

Далее необходимо сказать, что информационные системы и информационные технологии это тесно связанные понятия. Информационные технологии это своего рода основа, или среда для образования, формирования и развития информационных систем.

Также, информационную систему можно охарактеризовать, как упорядоченную совокупность методов и средств информационных технологий, которые используются для выдачи, обработки и хранения информации для достижения определенного результата. Это понятие информационных систем предполагает, что для обработки информации будут использоваться вычислительные машины и средства связи.

Информационная система это среда, составными элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, базы данных, программные продукты, различного рода технические и программные средства связи, а также пользователи этих систем. Идея существования определенного рода информационных систем, существовала задолго до изобретения компьютеров и сложной вычислительной техники, но их появление с десятки раз повысило эффективность информационных систем, а также расширило сферу применения этих информационных систем.

Использование функций информационной системы невозможно без информационных технологий, созданных специально для нее.

Таким образом, понятие «информационные технологии» является более широким и глубоким понятием, которое отражает представление современного общества о преобразованиях информации в сегодняшнем развивающимся информационном обществе.

Информационные системы различаются по архитектуре, функциям, реализации, в зависимости от их назначения и создания. Определим основные качества, которые свойственны для всех информационных систем, независимо от их назначения.

Основные свойства информационных систем:

функциональное назначение информационной системы и ее функциональное назначение должны следовать поставленной цели;

информационная система должна создавать систематизированную, достоверную, надежную информацию, которая основывается на использовании экспертных систем баз знаний и данных;

информационная система создана для хранения, сбора, обработки информации, и в ее основе лежит среда доступа и хранения данных. Эта среда обеспечивает надежность хранения информации и эффективность доступа к ней;

функциональная и надежная информационная система контролируется людьми, и действует на основе стандартов организации. Также она должна быть проста в использовании пользователями с любым уровнем подготовки и знаний.

На каждом предприятии можно условно выделить управляющую часть, которая составляет в совокупности систему управления. Воздействие обеих частей системы управления друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, который осуществляет эту деятельность, образуют информационную систему предприятия.

Целью функционирования такой информационной системы предприятия - это производство необходимой для этой организации информации и создание информационной и технической среды для управления этой информацией.

Рисунок 2 - Компоненты информационной системы .

С помощью информационных технологий происходят все процессы преобразования информации информационных систем, независимо от ее функциональной принадлежности.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Эта система, применяемая в сфере экономики и управления, может обработать исходные данные в стратегическую и оперативную информацию механизма принятия решений при помощи аппаратных и программных средств, для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления. Информационная технология реализуется в автоматизированном и традиционном, а чаще всего в бумажном виде.

Автоматизированная технология определяет существование комплекса соответствующих технических средств, которые реализуют информационный процесс и систему управления этим комплексом технических средств.

Современная компьютерная информационная технология - это технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства для доступа к удаленным базам данных и программам.

С помощью информационных технологий возможно перерабатывать исходные данные в оперативную и стратегическую информацию, которая помогает в процессе принятия решений, с использование программных средств.

Создание и использование автоматизированной технологии определяет необходимость существования комплекса технических средств, который реализует систему управления и информационный процесс этим комплексом технических средств.

Изучение теоретических источников позволяет сделать вывод, что современная компьютерная информационная технология - это технология с дружественным интерфейсом работы пользователя, которая использует персональные компьютеры и телекоммуникационные средства для доступа к удаленным базам данных и программам.

1.2. Этапы развития информационных систем

Определение «информационные системы» (ИС) в разные временные периоды изменялось и расширялось. Эволюция этого широкого понятия и цели его использования в различные периоды представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Изменение подхода к использованию информационных систем

Период	Системы информации	Вид информационной системы	Цель создания и использования информационной системы
1950-1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов	ИТ обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты
1960-1970 гг.	Помощь в обработке отчетов	Управленческие ИТ для производственной информации	Ускорение подготовки отчетности по времени
1970-1980 гг.	Управленческий контроль продаж	Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена управления.	Выработка рационального решения
1980-2000гг.	Информация это крайне важный стратегический ресурс, который обеспечивает предприятию конкурентное преимущество	Стратегические информационные системы. Автоматизированные подразделения	Повышение конкурентоспособности предприятия

В 50-е гг. информация была определена и понята людьми в качестве важного ресурса организаций, регионов, и общества в целом. Именно в этот период начинается работа по созданию различного рода автоматизированных информационных систем. Первые разработанные автоматизированные информационные системы были предназначены только для расчета заработной платы и работы со счетами, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Разработка этих система позволила несколько сократить затраты и время на подготовку бумажных документов. Когда появилась возможность обработки информации с помощью вычислительной техники, был распространен термин «системы обработки данных» (СОД), этот термин широко использовался в разработке систем радиоуправления ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учетно-отчетной информации предприятий и так далее. С каждым годом развитие техники продолжалось, и по мере того, как совершенствовалась компьютерная техника все большее значение отводилось проблемам организации баз данных. Эти вопросы настолько важны для организаций, что сохраняют актуальность и на сегодняшний день, и проявляются в основном при создании и освоении новых технических и программных способов обработки данных при помощи различного рода технологий.

В рассматриваемый период, по мере того, как развивалось это направление знаний появлялись новые термины, такие «базы знаний», «базы целей», которые позволяли расширять само толкование проблемы создания и обработки баз данных, до задач, которые ставились при создании той или иной информационной системы.

В 60-е годы понимание и отношение людей к понятию информационных систем изменилось. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для такой работы требовалось новое компьютерное оборудование, которое смогло бы выполнять одновременно несколько функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

Выделим основные черты информационных систем, которые были им свойственны в этот период:

техническое обеспечение систем составляли маломощные ЭВМ 2-3 поколения;

информационное обеспечение (ИО) представляло собой массивы (файлы) данных, определяемых той программой, в которой они использовались;

программное обеспечение в этот период выглядело как пакеты специализированных программ, которые выполняли определенные функции, например программа начисления заработной платы;

архитектура информационной системы было централизованной. Это означает, что применялась пакетная обработка задач, а конечный пользователь не имел непосредственного контакта с информационной системой, а всю обработку данных проводили сотрудники информационных систем.

Существовали определенные недостатки информационных систем этого поколения:

сильная взаимосвязь между программами и данными, это означает, что если проводимые изменения в предметной области могли привести к потере или изменениям в структурных данных, что приводило к изменениям и корректировкам в программах;

трудности в разработке и модификациях систем, вне зависимости от их функций;

трудности в согласовании разработанных частей системы, если они были смоделированы разными людьми в разные промежутки времени.

В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы предприятий начали использовать для управления производственным процессом, а именно, созданные в этот период информационные системы позволяли поддерживать и ускорять процессы подготовки и принятия управленческих решений. В этот период информационные системы в большинстве случаев были предназначены для решения назревших проблем и задач, сформировавшихся на этапе создания системы и затем практически не изменялись.

Появление персональных компьютеров приводит к переосмыслению и изменению идеи АСУ, от ВЦ и централизации управления к распределенному вычислительному ресурсу и децентрализации управления. Этот подход был применен в системах поддержки принятия решений (СППР). Эти системы знаменуют новый этап компьютерной ИТ организационного управления. Такой подход уменьшает нагрузку на централизованные вычислительные ресурсы и на высшие уровни управления, в свою очередь, это позволяет сосредотачивать в них решение главных стратегических задач. Срок службы любой ИТ в большой степени зависит от оперативного доступа пользователей к централизованным ресурсам и уровня информационных связей как по «горизонтали», так и по «вертикали» в пределах организационной структуры. В то же время для обеспечения эффективного управления крупными предприятиями была развита и остается актуальной идея создания интегрированных АСУ.

К концу 80-х гг. подход к использованию информационных систем снова меняется. Информационные системы, разработанные и существовавшие в этот период стали источником информации и использовались на всех уровнях организации, независимо от ее профиля. Информационные технологии этого периода, представляя вовремя нужную информацию, помогают предприятиям достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции высокого качества и по низким ценам и другое. Стремление преодолеть недостатки предыдущего поколения информационных систем разработало технологию создания и управления базами данных. База данных создается для группы взаимосвязанных задач, для многих пользователей и это позволяет частично решить проблемы ранее созданных ИС.

В самом начале жизни таких систем управления базами данных они разрабатывались для больших ЭВМ и насчитывалось их не больше десятка. Но со временем появились ПЭВМ и эта технология приобрела массовый характер. В этот период создано большое количество инструментальных средств и СУБД для разработки ИС, что в свою очередь вызвало появление большого количества прикладных ИС в прикладных областях.

Характерные свойства информационных систем, существовавших в этот период: в основе ИО лежит база данных, программное обеспечение составляют прикладные программы и СУБД; использовались технические средства: ЭВМ 3-4 поколения и ПЭВМ; средства разработки информационных систем: процедурные языки программирования 3-поколения, расширенные языком работы с БД (SQL, QBЕ); архитектура информационных систем: в это время довольно распространены два вида - это персональная локальная информационная система и централизованная БД с сетевым доступом.

Можно сказать, что серьезным продвижением вперед стало развитие принципа «дружественного интерфейса» по отношению к пользователю (как к конечному, так и к разработчику информационных систем). Например, совместно применяются графический интерфейс, развитые системы помощи и подсказки пользователю разнообразные инструменты для упрощения разработки ИС: системы быстрой разработки приложений (RAD-системы), средства автоматизированного проектирования ИС (CASE-средства). К конце 80-х гг. выявились и недостатки систем этого поколения.

Существенные недостатки, проявляющиеся в информационных системах этого периода: внедрение на предприятие компьютеров требовало больших капиталовложений, но резкого увеличение производительности не произошло; внедрение на предприятия новых информационных систем столкнулось также и с человеческим фактором, то есть, работники не слишком хотели изменять привычный ритм и стиль работы, и осваивать внедренные новые технологии; к квалификации работников предприятия начали проявлять повышенное внимание и более высокие требования, чем раньше.

1.3. Современные информационные системы

Недостатки информационных систем, проявившиеся в конце 80-х гг. привели к тому, что с развитием технологий и потребностью решать все новые и новые производственные задачи начали сформировываться современные поколения информационных систем.

Техническая платформа таких информационных систем - мощные ЭВМ 4-5 поколения, использование разных платформ в одной информационной системе (большие ЭВМ, мощные стационарные ПК, мобильные ПК.) Наиболее характерно широкое применение вычислительных сетей - от локальных до глобальных. Информационное обеспечение в этот период - интенсивные разработки с целью повышения интеллектуальности банка данных в следующих направлениях: новые модели знаний, учитывающие не только структуру информации, но и активный характер знаний; средства оперативного анализа информации (OLAP) и средства поддержки принятия решений (DSS); новые формы представления информации, более естественные для человека (мультимедиа, полнотекстовые БД, гипертекстовые БД, средства восприятия и синтеза речи).

На сегодняшний день существуют множество специализированных информационных систем, например, экономические информационные системы (ЭИС), бухгалтерские информационные системы (БУИС), банковские информационные системы (БИС), информационные технологии рынка ценных бумаг, маркетинговые информационные системы (МИС) и так далее. Современные автоматизированные системы (АС) используются как корпоративные компьютерные сети (ККС), которые имеют в своем составе тысячи единиц вычислительного и коммуникационного оборудования. Совершенствование систем такого класса происходит как многоэтапный процесс на протяжении всего их существования. Эффективное развитие ККС автоматизированных систем возможно лишь с применением соответствующих информационных технологий, которые используют формализованные модели создания.

Основой всех информационных технологий развития ККС является соответствующая модель жизненного цикла сети (ЖЦ). Наиболее результативной моделью ЖЦ ККС является динамическая спиралевидная модель, которая учитывает динамику изменения ее подсистем в течение жизненного цикла.

1.4. Способы представления данных

Всё, что нас окружает, и с чем мы ежедневно сталкиваемся, относится либо к физическим телам, либо к физическим полям. Известно, что все физические объекты находятся в состоянии непрерывного движения и изменения, которое сопровождается обменом энергией и её переходом из одной формы в другую. Все виды энергообмена сопровождаются появлением сигналов, то есть, все сигналы имеют в своей основе материальную энергетическую природу. При взаимодействии сигналов с физическими телами в физических телах возникают определённые изменения свойств – это явление называется регистрацией сигналов. Такие изменения можно наблюдать, измерять или фиксировать иными способами. При этом возникают и регистрируются новые сигналы, то есть, образуются данные.

Итак, данные – это зарегистрированные сигналы.

Данные могут быть представлены следующими видами:

целыми и действительными числами;

текстом;

мультимедийными (графическими объектами, звуковыми сигналами, цветными изображениями).

В зависимости от вида данных, они могут подразделяться на следующие типы:

байтовый тип;

целочисленные типы простой и двойной точности;

типы действительных чисел простой и двойной точности;

типы даты и времени;

строковый тип;

логический тип;

тип объектов.

Вывод

Таким образом, в данном разделе рассмотрены теоретические вопросы, связанные с информационными системами. Раскрыто сущность информационной системы, приведено виды и компоненты информационной системы, указана периодизация становления ИС, а также проанализированы современные ИС, рассмотрены способы передачи данных. Рассмотренная информация послужит основой для практического анализа представления данных через ИС.

Глава 2. Разработка информационной системы

2.1. Постановка задачи

В ходе работы необходимо разработать и реализовать автоматизированную систему учета профориентационной работы факультета. Использование данной системы позволит упростить и оптимизировать составление плана профориентационных поездок факультета.

Разрабатываемая система должна решать следующие задачи:

ввод данных о структуре факультета (данные о кафедрах факультета);

ввод данных о преподавателях факультета (ФИО, должность, принадлежность к кафедре);

ввод данных о списке должностей, имеющихся на кафедре;

ввод данных о населенных пунктах (наименовании, координаты на карте);

ввод данных о видах профориентационных поездках;

создание документов о планируемых и выполненных поездках;

формирование отчетов о выполненных поездках;

предоставление печатного отчета о состоянии поездок за заданный промежуток времени;

визуализация поездок за заданный промежуток времени с цветовой маркировкой, зависящей от статуса поездки.

2.2. Структура информационной системы

Для решения поставленных задач в информационной системе должны быть следующие реализованы следующие объекты:

Справочники

Справочник «Преподаватели». Данный справочник предназначен для хранения информации о преподавателях кафедры. Структура справочника показана в табл. 2.

Таблица 2 -Структура справочника «Преподаватели»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Код	Строка	[уникальное] Код преподавателя
Наименование	Строка	ФИО преподавателя
Должность	Ссылка на справочник «Должности»	Должность, занимаемая преподавателем
Кафедра	Ссылка на справочник «Кафедры»	Кафедра, к которой принадлежит преподаватель

Справочник «Населенный Пункт». Данный справочник предназначен для хранения информации о населенных пунктах. Структура справочника показана в табл. 3.

Таблица 3 - Структура справочника «Населенный Пункт»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Код	Строка	[уникальное] Код населенного пункта
Наименование	Строка	Название населенного пункта
Координата Х	Число	Координата Х населенного пункта на карте
Координата У	Число	Координата У населенного пункта на карте

Справочник «Виды Поездок». Данный справочник предназначен для хранения информации о видах профориентационных поездок. Структура справочника показана в табл. 4.

Таблица 4 - Структура справочника «ВидыПоездок»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Код	Строка	[уникальное] Код вида
Наименование	Строка	Описание вида

Справочник «Кафедры». Данный справочник содержит информацию о кафедрах факультета. Структура справочника показана в табл. 5.

Таблица 5 - Структура справочника «Кафедры»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Код	Строка	[уникальное] Код кафедры
Наименование	Строка	Наименование кафедры

Справочник «Должности»

Данный справочник содержит информацию о должностях, которые могут занимать преподаватели. Структура справочника показана в табл. 6.

Таблица 6 -Структура справочника «Должности»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Код	Строка	[уникальное] Код должности
Наименование	Строка	Название должности

Документы

1. Документ «Планируемые Поездки». Данный документ содержит информацию о планируемых профориентационных поездках. Структура документа показана в табл. 7.

Таблица 7 - Структура документа «Планируемые Поездки»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Номер	Строка	[уникальный] Код документа
Ответственный	Ссылка на справочник «Преподаватели»	ФИО ответственного за поездку
Дата Начала Поездки	Дата	Дата начала поездки
Дата Окончания Поездки	Дата	Дата окончания поездки
Населенный Пункт	Ссылка на справочник «Населенный Пункт»	Название населенного пункта
Название поля	Тип поля	Назначение поля
Вид Поездки	Ссылка на справочник «Виды Поездок»	Название вида поездки
Состав Делегации	ТабличнаяЧасть	Список преподавателей, участвующих в поездке

Структура табличной части показана в табл. 8.

Таблица 8- Структура табличной части документа «Планируемые Поездки»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
ФИО	Ссылка на справочник «Преподаватели»	ФИО преподавателя
Должность	Ссылка на справочник «Должности»	Название должности, занимаемой преподавателем
Кафедра	Ссылка на справочник «Кафедры»	Название кафедры, к которой принадлежит преподаватель

Документ предназначен для ввода в информационную систему данных о планируемых поездках. При проведении документа в регистре сведений создается новая запись, в которой происходит заполнение измерений «Дата», из реквизита «Дата Начала Поездки», и «Планируемая Поездка», в которое записывается ссылка на текущий документ.

Документ «Выполненные Поездки»

Данный документ содержит информацию о выполненных поездках и формируется на основе документа «Планируемые Поездки». Структура документа показана в табл. 9.

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Номер	Строка	[уникальный] Код документа
Название поля	Тип поля	Назначение поля
Ответственный	Ссылка на справоч­ник Преподаватели	ФИО ответственного за поездку
Дата Начала Поездки	Дата	Дата начала поездки
Дата Окончания Поездки	Дата	Дата окончания поездки
Населенный Пункт	Ссылка на справочник «Населенный Пункт»	Название населенного пункта
Вид Поездки	Ссылка на справочник «Виды Поездок»	Название вида поездки
На Основании Планируемой Поездки	Ссылка на документ «Планируемые Поездки»	Ссылка на запланирован­ную поездку, на основании которой выполнена поездка
Состав Делегации	Табличная Часть	Список преподавателей, участвующих в поездке

Структура табличной части показана в табл. 10.

Таблица 10 - Структура табличной части документа «Выполненные Поездки»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
ФИО	Ссылка на справочник «Преподаватели»	ФИО преподавателя
Должность	Ссылка на справочник «Должности»	Название должности, занимаемой преподавателем
Кафедра	Ссылка на справочник «Кафедры»	Название кафедры, к которой принадлежит преподаватель

Документ предназначен для ввода в информационную систему данных о выполненных поездках. При проведении документа среди уже существующих записей происходит поиск той, которая создавалась документом «Планируемые Поездки», на основании которого создан текущий документ. После того, как запись найдена, в ее ресурс «Выполненная Поездка» записывается ссылка на текущий документ.

Документ «Отчет о поездке»

Данный документ содержит краткий словестный отчет о выполненной поездке. Структура документа показана в табл. 11.

Таблица 11 - Структура документа «Отчет о поездке»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Номер	Строка	[уникальный] Код документа
Поездка	Ссылка на документ «Выполненные Поездки»	Ссылка на выполненную поездку, на основании которой составлен отчет
Составитель	Ссылка на справочник «Преподаватели»	Составитель отчета
Отзыв о поездке	Строка	Краткое словестное описание поездки

Документ предназначен для ввода в информационную систему отчета о выполненной поездке. При проведении документа среди уже существующих записей в регистре сведений происходит поиск той, у которой в ресурсе «Выполненная Поездка» указана ссылка на документ, на основании которого создается текущий. После того, как необходимая запись найдена, в ее ресурс «Отчет о поездке» записывается ссылка на текущий документ.

Регистры Сведений

Регистр сведений «Статус Документа»

Данный регистр содержит в себе информацию о состоянии каждой поездки. Регистр является непериодическим и не подчинен регистратору, т.е. является независимым. При этом во избежание непреднамеренного искажения данных, запись в него происходит только при проведении документов, внесение данных или их редактирование в ручную невозможно. Структура регистра показана в табл. 12.

Таблица 12 - Структура регистра сведений «Статус Документа»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Измерения
Планируемая Поездка	Ссылка на документ «Планируемые Поездки»	О какой поездке содержится информация в данной записи регистра
Дата	Дата	Содержит в себе дату начала поездки
Ресурсы
Выполненная Поездка	Ссылка на документ «Выполненные Поездки»	Если содержится не пустая ссылка, то поездка выполнена
Отчет о Поездке	Ссылка на документ «Отчет о Поездке»	Если содержится не пустая ссылка, то поездка выполнена

Регистраторами данного регистра являются документы «Планируемые Поездки», «Выполненные Поездки» и «Отчет о Поездке». При этом заполнение записи производится постепенно. При проведении документа «Планируемые Поездки» происходит создание новой записи и заполнение измерений. При проведении документов «Выполненные Поездки» и «Отчет о Поездке» производится поиск записи, созданной соответствующим документом «Планируемые Поездки», и заполнение соответствующего ресурса.

Отчеты 1. Отчет «План Вып Отчет». Данный отчет позволяет вывести информацию о поездках, которые должны выполниться в заданный промежуток времени. При этом с помощью цвета отображается статус поездки на текущую дату. Если поездка выполнена и по ней предоставлен отчет, то строчка с информацией о данной поездке выделится зеленым цветом. Если поездка выполнена, но отчет не предоставлен, то строка выделится желтым цветом. Красный цвет строки означает, что поездка не выполнена в указанный срок. Синим цветом выделяются строки, содержащие информацию о тех поездках, дата проведения которых на текущий момент не наступила. Поля ввода отчета отображены в табл. 13.

Таблица 13 - Поля ввода отчета «План Вып Отчет»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
Начало Периода	Дата	Дата начала отчетного периода
Конец Периода	Дата	Дата окончания отчетного периода

Вся необходимая информация по заданному периоду выводится путем заполнения макета, который также содержится в структуре отчета. Он представляет собой шаблон, в который вносятся данные о поездках.

Обработки

Обработка «Визуализация Поездок»

Данная обработка позволяет визуализировать план поездок за определенный промежуток времени, путем нанесения меток на географическую карту. Возле каждой метки на карте имеется подпись с названием города. Также путем цветовой маркировки меток происходит отображение статуса поездки относительно текущей даты. При этом при наведении указателя мыши на конкретную метку можно видеть краткую информацию о поездке. Поля ввода обработки отображены в табл. 14.

Таблица 14 - Поля ввода обработки «Визуализация Поездок»

Название поля	Тип поля	Назначение поля
НачалоПериода	Дата	Дата начала отчетного периода
КонецПериода	Дата	Дата окончания отчетного периода

Среда разработки 1С: Предприятие позволяет работать не только средствами встроенного языка 1С. Существует возможность выводить данные путем использования языка разметки гипертекстовых документов HTML^[5]. Данный факт значительно упрощает реализацию описанной выше обработки. Информацию из базы данных можно получать средствами языка 1С, а выводить эти данные с помощью HTML. Внешний вид формы обработки можно видеть на рис. 3.

Рисунок 3 -Внешний вид формы обработки.

На рисунке 3 цифрой 1 обозначено поле ввода данных, необходимое для задания временного промежутка, за который необходимо получить визуализацию поездок. Цифрой 2 обозначено поле HTML - документа, в котором будет отображаться карта.

Также в составе обработки есть макет, который представляет собой пустой HTML - документ, в который происходит запись HTML - кода при выполнении алгоритма обработки. После завершения алгоритма именно этот документ выводится в HTML поле на форме.

Алгоритм работы обработки выглядит следующим образом:

1.начало;

2.получаем выборку записей из регистра сведений;

3.записываем в переменные адреса картинок, которые будут выводиться при визуализации;

4.записываем в переменную HTML - текст из макета;

5.дописываем в переменную стандартный заголовок HTML - документа, начало блока STYLE, а также стили для карты и справки;

6.если выборка не пустая, тогда п. 7 иначе п. 11;

7.если дата в текущей строке выборки больше начала периода и меньше конца периода, тогда п. 8, иначе п. 9;

8. добавляем стиль для текущего населенного пункта;

9. если есть следующая строка в выборке, тогда п. 10, иначе п. 11;

10. выбираем следующую строку выборки и переходим на п. 7;

11. завершаем блок STYLE, начинаем блок BODY и выводим карту;

12. обновляем выборку из регистра сведений;

13. если выборка не пустая, тогда п. 14, иначе п. 24;

14. если дата в текущей строке выборки больше начала периода и меньше конца выборки, тогда п. 15, иначе п. 22;

15. если поле «Выполненная Поездка» не пусто, тогда п. 16, иначе п. 19;

16. если поле «Отчет о Поездке» не пусто, тогда п. 17, иначе п. 18;

17. выводим зеленый круг на местоположение текущего населенного пункта на карте и переходим на п. 22;

18. выводим фиолетовый круг на местоположение текущего населенного пункта на карте и переходим на п. 22;

19. если текущая дата меньше даты в текущей строке выборки, тогда п. 20, иначе п. 21 ;

20. выводим синий круг на местоположение текущего населенного пункта на карте и переходим на п. 22;

21. выводим красный круг на местоположение текущего населенного пункта на карте;

22. если есть следующая строка в выборке, тогда п. 23, иначе п. 24;

23. выбираем следующую строку в выборке и переходим на п. 14, иначе п. 24;

24. выводим справку и завершаем блок BODY;

25. выводим полученный HTML - документ на форму обработки;

26. конец.

В алгоритме блок STYLE необходим для правильного позиционирования населенных пунктов при выводе кругов на карту. Для более легкого восприятия алгоритма представим его в виде блок - схемы (рис. 4).

Рисунок 4 -Блок - схема алгоритма работы обработки «Визуализация Поездок».

Вывод

Таким образом, в данной главе были приведены предполагаемые задачи и способы для предоставления данных в информационных системах. Намеченные задачи разрешат поэтапно осуществить предоставления данных в информационной системе.

Глава 3. Реализация информационной системы 

3.1. Особенности работы с информационной системой

Для работы с информационной системой необходимо в первую очередь заполнить справочники. При этом создавать новую запись в справочнике можно двумя способами. Первый способ стандартный: открываем справочник и нажимаем кнопку «Создать» (рис. 5).

Рисунок 5 - Вид и расположение кнопки «Создать».

Далее появится окно создания новой записи в справочнике (рис. 6), в котором необходимо заполнить все обязательные поля, и после нажатия кнопки «Записать» или «Записать и закрыть» новая запись будет сохранена в справочнике.

Рисунок 6 - Окно создания новой записи в справочнике «Преподаватели».

Второй вариант создания новой записи в справочнике упрощает заполнение зависящих справочников и документов, если в момент ввода информации выясняется, что в исходном справочнике не существует необходимой для ввода записи. В этом случае необходимо нажать кнопку создать в окне выбора (рис. 7) и заполнить появившуюся форму.

Рисунок 7- Добавление записи в справочник при заполнении документа

После того как все справочники заполнены, можно переходить к созданию документов. В первую очередь заполняется документ «Планируемые Поездки», в нем будет содержаться основная информация о запланированной поездке. В частности период, когда должна быть организована поездка, ответственный за поездку, населенный пункт, в который она запланирована, а также вид поездки и состав делегации. Под ви­дом поездки понимается ее цель, например, встреча с будущими абитуриентами или работа со школьниками не выпускных классов.

Следующий документ заполняется после того, как поездка будет выполнена. Для заполнения документа «Выполненные Поездки» в специальном поле необходимо выбрать документ, на основании которого была совершена поездка (рис. 8).

Рисунок 8 - Форма создания документа «Выполненные Поездки».

После выбора основания документа заполнение остальных полей происходит автоматически, информация для этих полей выбирается из документа «Планируемые Поездки». Тем не менее, в случае если какие-то параметры поездки изменились, например, состав делегации, то данные в текущем документе можно изменить.

Для предоставления полной информации о поездке необходимо заполнить еще одни документ - «Отчет о Поездке». В нем также необходимо указать документ, на котором основывается текущий - «Выполненные Поездки» (рис. 9). При заполнении отчета необходимо указать составителя, а также предоставить словестное описание поездки в свободной форме. При этом необходимо учитывать тот факт, что объем описания ограничен 1000 символами.

Рисунок 9 - Форма заполнения документа «Отчет о Поездке».

Во всех формах заполнения справочников и документов выделены те поля, которые обязательны для заполнения. В случае невыполнения этого требования сохранение будет не возможно. При попытке сохранить такую запись всплывает сообщение об ошибке, в котором указана ее причина.

Следует отметить, что после проведения документов внесение в них изменений невозможно. При этом в случае, если для запланированной поездки, после проведения соответствующего документа, изменяется период ее проведения, достаточно указать новый период при формировании документа «Выполненные Поездки». Тогда при получении печатного отчета о поездках, в нем будут видны данные изменения.

Для отслеживания профориентационной работы факультета в информационной системе предусмотрен отчет о поездках. Для его получения необходимо ввести временной период, которым ограничатся выводимые поездки. Данный отчет в первую очередь предназначен для проверки факта выполнения поездок в срок и предоставление по ним отчетов.

Для легкого визуального восприятия в зависимости от статуса поездки строка, в которой указана информация по ней, выделяется определенным цветом. Желтый цвет значит, что поездка выполнена, но отчет по ней не предоставлен. Зеленый - поездка выполнена и отчет предоставлен. Красный - поездка не выполнена в срок. Синий цвет означает, что дата поездки на текущий момент не наступила. Для пользователя в начале отчета имеется справка, в которой указано, что обозначает каждый цвет строки.

Сам отчет состоит из трех колонок (рис. 10). Первая колонка называется «Запланированные». В ней каждая строчка содержит краткую информацию о планируемых поездках. Вторая колонка - «Выполненные», если поездка выполнена, то сюда записывается краткая информация о ней. Это позволяет узнать, были ли внесены какие-либо изменения в сравнении с планом. И последняя колонка - «Предоставлен отчет», заполняется только при наличии отчета по текущей поездке и содержит в себе имя составителя отчета. После окончания вывода поездок, которые запланированы в заданный временной промежуток, в отчет выводится еще одна строка, которая содержит в себе информацию о количестве планируемых и выполненных поездок, а также о количестве предоставленных отчетов об этих поездках.

Рисунок 10- Пример внешнего вида отчета о поездках.

При составлении плана профориентационных поездок нужно учитывать множество факторов. Например, если населенный пункт 1 и населенный пункт 2 географически находятся рядом, то предпочтительней поездка будет выглядеть Барнаул -> пункт 1 -> пункт 2 -> Барнаул, чем Барнаул -> пункт 1 -> Барнаул -> пункт 2 -> Барнаул. Поэтому, если перед составителем плана будет просто список населенных пунктов с указанием дат поездок, он должен быть хорошо знаком с географией Алтайского Края, чтобы построить оптимальный план поездок. Однако далеко не каждый человек обладает такими знаниями. Поэтому в информационной системе предусмотрена визуализация поездок на карте. Она позволяет составителю наглядно представить расположение пунктов назначения и значительно упростить ему составление план поездок. Для получения визуализации поездок необходимо ввести временной период, на который составляется план профориентационных поездок. После этого на карту в месте расположения населенных пунктов наносятся специальные отметки, цвет которых зависит от статуса поездки (рис. 11). Синий цвет означает, что дата начала поездки на текущий момент не прошла. Красный - поездка не выполнена в срок. Фиолетовый - поездка выполнена, но отчет не предоставлен. Зеленый - поездка выполнена, и отчет по ней предоставлен. При визуализации для пользователя выводится справка, в которой указано, что обозначает каждый цвет метки.

Рисунок 11 - Пример визуализации поездок

При работе с визуализацией следует учитывать тот факт, что если в какой-то населенный пункт за указанный промежуток времени было запланировано несколько поездок, то на карте метка будет отображать последнюю из них. Это связано с тем, что в первую очередь визуализация предназначена для упрощения составления плана профориентационных поездок. А так как вероятность того, что за один период профориентационных поездок в один населенный пункт будет назначено две поездки, крайне мала, то нет необходимости выводить все метки. Для того чтобы составителю не приходилось искать в системе документы о каждой поездке, чтобы узнать, в какие сроки запланировано ее проведение, после того, как она будет выведена на карту, при наведении указателя мыши на соответствующую метку, появляется краткая справочная информация по поездке.

В структуре информационной системы, описанной выше, было указано, что помимо справочников, документов, отчета и обработки в системе имеется также регистр сведений, который отслеживает статус каждой запланированной поездки. Информация в данный регистр вносится автоматически при проведении документа. То есть если документ будет сохранен, но не проведен, то данная поездка не будет отображена в отчете или обработке. Во избежание случайного внесения или изменения информации в регистр пользователь имеет возможность его только просматривать (рис. 12). Вносить изменения или создавать новые записи в данный регистр пользователь не может.

Рисунок 12 - Пример формы просмотры регистра сведений

3.2. Тестирование информационной системы

Для оценки правильности работы информационной системы необходимо провести ее тестирование. Тестирование программного обеспечения (ПО) - это техника контроля качества программного продукта, включающая в себя проектирование тестов, выполнение тестирования и анализ полученных результатов^[6].

Сначала необходимо проверить, насколько адекватно информационная система реагирует на ввод информации.

В первую очередь проверяем правильность ввода информации в справочники, для этого заполним все справочники тестовой информацией. В качестве тестовой информации возьмем список преподавателей, должностей и кафедр физико-технического факультета алтайского государственного университета, а также список райцентров Алтайского края. На примерах ввода информации в справочники (рис. 13, 14 и 15) можно видеть, что данные вводятся корректно, а на примере внешнего вида справочника в форме списка (рис.16) видно, что отображается информация также корректно.

Рисунок 13 - Пример ввода информации в справочник «Кафедры».

Рисунок 14 - Пример ввода информации в справочник «Должности».

Рисунок 15 - Пример ввода информации в справочник «Преподаватели»

Рисунок 16 - Пример отображения справочника «Населенный пункт» в форме списка.

При попытке сохранить запись, в которой не заполнены все обязательные поля, в любой из справочников, всплывает сообщение об ошибке, в котором указано, какое именно поле необходимо заполнить (рис. 17).

Рисунок 17 - Сообщение об ошибки при попытке сохранить незаполненную запись в справочник.

После проверки заполнения справочников необходимо проверить заполнение документов и правильность создания записей в регистре сведений. На рис. 18 видно, что ввод данных в документ происходит корректно, при этом стоит отметить, что при создании записи в табличной части документа «Планируемые Поездки» после выбора преподавателя заполнение остальных полей записи происходит автоматически. На рис. 19 видно, что отображение информации о созданных документах в форме списка происходит корректно, при этом стоит отметить, что при заполнении документа «Выполненные Поездки» после выбора документа, на основании которого происходит создание текущего документа, заполнение остальных полей происходит автоматически, но при необходимости их можно редактировать.

Рисунок 18 - Пример ввода информации в документ «Планируемые Поездки».

Рисунок 19 - Пример отображения документа «Выполненные Поездки» в форме списка.

Для проверки корректности записи информации в регистр сведений необходимо заполнить тестовой информацией документ «Отчет о Поездке» (рис. 20). При этом стоит отметить, что при заполнении поля о документе, на основании которого создается текущий документ, поле «Составитель» заполняется автоматически (по умолчанию считается, что составляет отчет ответственный по поездке), но при необходимости это поле можно редактировать.

Рисунок 20 - Пример отображения документа «Отчет о Поездке» в форме списка.

Вывод

Таким образом, в данной главе было рассмотрено создание ИС с предоставлением данных. В качестве примера была создана программа с предоставлением отчетов о проездах. В данном примере использовалось несколько способов предоставления данных, такие как табличные, графические, аналитические и т.п. Разработанная ИС успешно была протестирована.

Заключение

Таким образом, в данной работе было рассмотрено способы представления данных в информационных системах.

В теоретической части было проанализировано характеристику информационной системы, раскрыто этапы развития и элементы информационной системы. Приведен обзор современных информационных систем, раскрыты виды предоставления данных.

На основании проведенного анализа информации была разработана структура информационной системы.

В результате работы была разработана и реализована информационная система предназначенная для хранения и обработки информации о совершенных и предстоящих профориентационных поездках.

Был проведено тестирование информационной системы, которое показало стабильность ее работы.

В связи с этим, цель работы следует считать достигнутой.

Список литературы

1. Борисова Е.П. Автоматизированные информационные системы / Е.П. Борисова // Новая наука: теоретический и практический взгляд. – 2016. - №2. – С. 108-110
2. Волкова В.Н. Информационная система: к вопросу определения понятия / В.Н. Волкова, Ю.А. Голуб // Прикладная информатика. – 2009. - №5. – С. 112-120
3. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2009. – 15 с
4. Дмитриев Д.А. Использование информационных технологий в управлении образовательным учреждением / Д.А. Дмитриев // Вектор науки Тольяттинского государственного университета. Серия: Педагогика, психология. – 2011. - №4. – С. 87-90.
5. Рекс Блэк. Ключевые процессы тестирования. Планирование, подготовка, проведение, совершенствование / Рекс Блэк – М.: Лори, 2016. – 565 с.
6. 1С: Предприятие 8 [Электронный ресурс] – Электрон. Текстовые дан. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000634.htm - Загл. с экрана

1. Волкова В.Н. Информационная система: к вопросу определения понятия / В.Н. Волкова, Ю.А. Голуб // Прикладная информатика. – 2009. - №5. – С. 112-120 ↑

2. Борисова Е.П. Автоматизированные информационные системы / Е.П. Борисова // Новая наука: теоретический и практический взгляд. – 2016. - №2. – С. 108-110 ↑

3. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2009. – 15 с ↑

4. Дмитриев Д.А. Использование информационных технологий в управлении образовательным учреждением / Д.А. Дмитриев // Вектор науки Тольяттинского государственного университета. Серия: Педагогика, психология. – 2011. - №4. – С. 87-90. ↑

5. 1С: Предприятие 8 [Электронный ресурс] – Электрон. Текстовые дан. – Режим доступа: http://v8.1c.ru/overview/Term_000000634.htm - Загл. с экрана ↑

6. Рекс Блэк. Ключевые процессы тестирования. Планирование, подготовка, проведение, совершенствование / Рекс Блэк – М.: Лори, 2016. – 565 с. ↑