Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( Принципы процессного подхода)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.

Целью данной курсовой работы является изучение применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

Этапы решения поставленной цели:

• Изучить понятие процессного подход
• Изучить преимущества процессного подхода
• Изучить программы для моделирования бизнес-процессов
• Изучить деятельность конкретной фирмы и выполнить анализ бизнес-процессов

Обзор источников.

Семейство стандартов ИСО 9000, перечисленных ниже, было разработано для того, чтобы помочь организациям всех видов и размеров внедрять и обеспечивать функционирование эффективных систем менеджмента качества:

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 описывает основные положения систем менеджмента качества и устанавливает терминологию для систем менеджмента качества;

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 определяет требования к системам менеджмента качества для тех случаев, когда организации необходимо продемонстрировать свою способность предоставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и установленным к ней обязательным требованиям, и направлен на повышение удовлетворенности потребителей;

ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ / Козлова А.А. Оренбургский государственный университет E_mail: aku@mail.osu.ru

В данной статье исследована сущность процессного подхода в управлении бизнесом. Выявлены основные принципы процессного управления. Уточнены исполнители бизнес-процесса. Приведены отличительные черты процессного подхода от функционального подхода управления бизнесом. Показан положительный эффект от использования процессного управления для повышения эффективности деятельности предприятия.

CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М.

Приводимые в статье рекомендации могут способствовать успешному внедрению CASE-средств и уменьшить риск неправильных инвестиций.

Несмотря на высокие потенциальные возможности CASE-технологии (увеличение производительности труда, улучшение качества программных продуктов, поддержка унифицированного и согласованного стиля работы) далеко не все разработчики информационных систем, использующие CASE-средства, достигают ожидаемых результатов.

Обзор предназначен для начинающих и опытных разработчиков информационных систем, для руководителей проектов и системных аналитиков

В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004.

Всё самое важное о процессном подходе к управлению — в одной книге. В данной книге можно найти ответы на актуальные вопросы по основным принципам и методам построения системы управления организации, способам совмещения процессного и функционально-иерархического управления, а также ценные советы по построению системы менеджмента качества, соответствующей требованиям международного стандарта ISO 9001:2008. Все рекомендации и аргументы авторов основаны на многолетнем практическом опыте.

Богатин, Ю.В. Экономическое управление бизнесом: учебное пособие для вузов / Ю.В. Богатин, В.А. Швандар. – М.

Рассматриваются организационно-правовые формы бизнеса, содержание основных функций, а также наиболее актуальные вопросы экономического управления бизнесом, инжиниринг, реинжиниринг, мониторинг производственно-хозяйственной деятельности, система основополагающих показателей, требующих постоянного контроля.

Левиков, Г.А. Управление транспортно_логистическим бизнесом: учебное пособие / Г.А. Левиков. – М.: РКонсульт,2003. – 144 с.

Данную книгу можно использовать в качестве учебника по организации деятельности хозяйственного предприятия и прежде всего, по обилию привлеченного иллюстративно-информационного материала, - транспортной компании, фирмы судового менеджмента
Автор достаточно критичен к выводам и публикациям в области оценок современного глобализма и маркетинга в мире. На многих примерах он подчеркивает противоречивость процессов развития современного мирового хозяйственного процесса, неоднозначность результативности происходящих перемен в области экономики.

Валдайцев, С.В. Управление инновационным бизнесом: учебное пособие / С.В. Валдайцев. – М.: Юнити_Дана, 2001. 343 с.

Рассматриваются вопросы, касающиеся извлечения прибыли и создания новых технологий и результатов прикладных научно-исследовательских и опытно-конструкторских (проектно-технологических) работ. Подробно освещаются различные формы коммерциализации новых технологий, возможности продажи последних и организации освоения новшеств собственными силами. Автором предлагается алгоритм бизнес-планирования инноваций, позволяющий предприятию добиться максимизации прибыли и минимизации убытков при расчете цены продукции, выпускаемой по новой технологии.

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Благодаря специальным исследованиям были разработаны новые подходы в управлении бизнесом или организацией. К ним относятся: подход с выделением различных школ, процессный подход, системный подход, ситуационный подход. Процессный подход — это управление, основанное на непрерывности взаимосвязанных управленческих решений и функций. Они заключаются в планировании, организации, мотивации, контроле и создании для их связи коммуникаций, а также в принятии решений.

Сам термин «процесс» определяется ГОСТом Р ИСО 9000 (редакция 2008 года). В пункте 3.4.1 говориться, что его следует понимать, как совокупность различных видов деятельности (они обязательно взаимодействуют между собой или являются взаимосвязанными), которая преобразует входы в выходы. ГОСТ Р ИСО 9001 (редакция 2008 года) направлен на процессный подход к управлению качеством. К любому виду деятельности или их совокупности можно применить цикл PDCA (план—дело—контроль—акт). В результате организация должна запланировать определенные мероприятия (включая разработку целей), затем реализовать их, при этом постоянно измерять продукцию и процессы в соответствии с целями и политикой, осуществить действия для постоянного улучшения показателей системы[В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004].

Преимуществом такого подхода является непрерывность управления на стыке отдельных функций, выполняемых конкретными службами. В рамках системы управления качеством процессный подход определяет и подчеркивает важность нескольких моментов. В обязательном порядке должно быть понимание и выполнение требований СМК. Процессы необходимо рассматривать с позиции добавляемой ими ценности. Следует также проводить оценку достигнутых (по отношению к запланированным задачам) результатов и результативности системы. Только достоверные измерения могут показать объективную картину улучшений. Процессный подход является стратегией управления. Использование этого понятия означает, что в организации существует управление видами деятельности, которые взаимодействуют и взаимосвязаны между собой, то есть входы одних процессов являются выходами других.

Поскольку процессный подход в настоящее время есть центральное требование ГОСТа Р ИСО 9001, то можно определить основные процессы, которые составляют систему качества. В этот список можно включить (в зависимости от специфики организации он может быть расширен, процессы укрупнены или раздроблены): процесс управления качеством; процесс управления ресурсами; управление персоналом (включая его подготовку); процесс закупки продуктов; процесс проектирования и разработки; процесс управления производством процесс предоставления услуг; процесс управления продуктами (включая несоответствующую продукцию); управление взаимоотношениями с клиентами процесса (включая техсервис); управление приборами и оборудованием для мониторинга и измерений. Процессный подход предполагает четкое определение процессов, их взаимодействий и взаимосвязей (входов и выходов), а также способы измерения результатов. Как правило, все эти требования прописываются в документах системы качества каждой организации, и изображаются на схеме. Документы системы качества утверждаются руководителем организации. Пункт 4.2.2 ГОСТа Р ИСО 9001 требует разработать руководство по качеству, где следует описать, как в рамках системы качества происходит взаимодействие процессов.

Кроме того, необходимо определить область системы менеджмента качества и объяснить любые ее сокращения, а также документировать процедуры СМК или определить ссылки на документы их регламентирующие.

Процессный подход базируется на нескольких основных принципах[В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004]:

Восприятие бизнеса как системы

Любое предприятие рассматривается как система, а его развитие — как происходящее по законам сложных систем

• • Будучи в устойчивом состоянии, никакая система не может эволюционировать
  • Решение локальных проблем не может изменить систему. Ее изменение возможно лишь в целом
• Восприятие деятельности как процесса
  • Можно рассматривать любую деятельность как процесс, и поэтому ее можно улучшить
  • Деятельность любого предприятия можно рассматривать как сеть связанных между собой процессов, поскольку все виды деятельности предприятия и процессы, соответствующие им, взаимосвязаны
  • В любой деятельности может иметь место разделение как по времени, так по материальным ресурсам и персоналу
  • Любая целенаправленная, спланированная и при этом использующая ресурсы деятельность преобразует входную продукцию в выходную
  • Каждый процесс имеет внешнего или внутреннего поставщика входных ресурсов и внешнего или внутреннего потребителя выходного продукта или услуги
• Стандартизация и прозрачность ответственности
  • Высшее руководство должно полностью отвечать за создание системы качества на предприятии и управление качеством
  • Каждый процесс должен иметь владельца, то есть должна иметь место персонификация, и ответственность должна распределяться по всем видам деятельности
  • Все процессные составляющие должны быть по возможности максимально стандартизированными и прозрачными
  • Следует проводить стандартизацию на основе взаимосвязанных стандартов, которые реализуются в виде нормативной документации и корпоративных стандартов

В последнее время процессный подход к управлению приобретает все большее значение в связи с развитием информационных технологий и необходимостью в реструктуризации предприятий. Вместе с тем, в литературе отсутствует единое определение понятия «процессный подход», а существующие системы процессного управления практически не используют стратегический аспект.

Сущностью процессного подхода является оптимизация системы корпоративного управления, обеспечение ее прозрачности для руководства, способности гибко реагировать на изменения внешней среды[Валдайцев, С.В. Управление инновационным бизнесом: учебное пособие / С.В. Валдайцев. – М.: Юнити_Дана, 2001. 43 с].

Использование процессного подхода к ведению бизнеса является одним из основных источников долгосрочных конкурентных преимуществ предприятия. Построение эффективной системы управления предприятием, без которой невозможна реализация стратегических замыслов его руководителей и владельцев, требует детального анализа существующих бизнес-процессов и их последующей оптимизации.

1.1 Принципы процессного подхода

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.

Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса[Левиков, Г.А. Управление транспортно_логистическим бизнесом: учебное пособие / Г.А. Левиков. – М.: РКонсульт,2003. – 144 с.];

Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты[Богатин, Ю.В. Экономическое управление бизнесом: учебное пособие для вузов / Ю.В. Богатин, В.А. Швандар. – М.];

Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

К таким ключевым элементам относятся:

1. Вход процесса;
2. Выход процесса;
3. Ресурсы;
4. Владелец процесса;
5. Потребители и поставщики процесса;
6. Показатели процесса.

Рисунок 1 "Элементы процессного подхода"

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация. [Богатин, Ю.В. Экономическое управление бизнесом: учебное пособие для вузов / Ю.В. Богатин, В.А. Швандар. – М.].

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса Левиков, Г.А. Управление транспортно_логистическим бизнесом: учебное пособие / Г.А. Левиков. – М.: РКонсульт,2003. – 144 с.].

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

1.2 Преимущества процессного подхода

За счет того, что процессный подход создает горизонтальные связи в работе организации, он позволяет получить ряд преимуществ, в сравнении с функциональным подходом.

Основными преимуществами процессного подхода являются:

1. Координация действий различных подразделений в рамках процесса;
2. Ориентация на результат процесса;
3. Повышение результативности и эффективности работы организации;
4. Прозрачность действий по достижению результата;
5. Повышение предсказуемости результатов;
6. Выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
7. Устранение барьеров между функциональными подразделениями;
8. Сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
9. Исключение невостребованных процессов;
10. Сокращение временных и материальных затрат.

Совершенствование деятельности на основе процессного подхода

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день можно выделить четыре направления, которые используют процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.

К таким направлениям относятся:

Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя;  

Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен (kaizen) [ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ / Козлова А.А. Оренбургский государственный университет E_mail: aku@mail.osu.ru];

Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами(Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;

Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий[В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004].

Вывод: В результате работы над первой главой ознакомились с сущностью процессного подхода, методами, опирающимися на процессный подход, сущностью процессного управления, достоинствами и недостатками различных методов процессного подхода.

ГЛАВА 2. ОПИСАНИЕ И МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей. [ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ / Козлова А.А. Оренбургский государственный университет E_mail: aku@mail.osu.ru]

Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.

2.1 Цели моделирования бизнес-процесса

Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.

Собственно моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

во-первых, это цель описания процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.

во-вторых, нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.

в третьих, установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять[Валдайцев, С.В. Управление инновационным бизнесом: учебное пособие / С.В. Валдайцев. – М.: Юнити_Дана, 2001. 343 с.].

2.2 Стадии моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

• выявление процессов и построение исходной модели «как есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
• пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
• разработка модели «как должно быть». После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
• тестирование и применение модели «как должно быть». Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.
• улучшение модели «как должно быть». Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

Виды моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. [В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004]

Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса[ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ / Козлова А.А. Оренбургский государственный университет E_mail: aku@mail.osu.ru].

Наиболее часто, для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

Функциональное моделирование. Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.

Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.

2.3 Принципы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга. [Богатин, Ю.В. Экономическое управление бизнесом: учебное пособие для вузов / Ю.В. Богатин, В.А. Швандар. – М.].

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.

Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.

Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.

Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу. [В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004].

Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

2.4 Методы моделирования бизнес-процессов

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Наиболее часто моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.

IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес-процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X , IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.

  IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.

IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов.

Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.

Unified Modeling Language (UML) - представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса.

Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Примерами такого ПО являются различные CASE средствамоделирования процессов.

2.5 Процессный подход и CASE-технологии

При моделировании бизнес-процессов, как правило, манипулируют понятиями модели, объекта и связи. Модель — это совокупность графических символов, их свойств, атрибутов и связей между ними, которая адекватно описывает некоторые свойства моделируемой предметной области. Возможные типы моделей и правила их построения (в том числе доступные для применения графические символы и правила существования связей между ними) определяются выбранной методологией моделирования, а система условных обозначений, принятая в используемой модели, определяется выбранной нотацией[CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М].

Существует довольно много методологий моделирования, используемых сегодня при описании бизнес-процессов. К наиболее популярным из них можно отнести методологию DFD (Data Flow Diagrams)[ Yogesh M. Business Process Redesign: An Overview // IEEE Engineering Management Re-view. 1998. Vol. 26. No. 3. http://www.kmbook.com/bpr.htm], описывающую диаграммы потоков данных, которые используются при анализе требований и функциональном проектировании информационных систем; STD (State Transition Diagram), рассматривающую диаграммы перехода состояний для проектирования систем реального времени; ERD (Entity-Relationship Diagrams), раcсматривающую диаграммы «сущность — связь», которые применяются при логическом проектировании информационных систем; FDD (Functional Decomposition Diagrams), описывающую диаграммы функциональной декомпозиции; SADT (Structured Analysis and Design Technique), представляющую собой довольно популярную в 90-х годах технологию структурного анализа и проектирования. В последнее время популярна также методология ARIS, рассматривающая совокупность различных типов моделей (включая и поддерживаемые некоторыми другими методологиями), которые используются для описания всех подсистем компании. Не менее популярно и семейство методологий IDEF, применяемых для проектирования бизнес-процессов и данных (разработчики баз данных, как правило, неплохо знакомы с методологией IDEF1X, описывающей логические и физические модели данных, а методология IDEF0 весьма популярна у аналитиков, описывающих бизнес-процессы). У разработчиков приложений очень популярна методология UML (Unified Modelling Language), используемая при проектировании информационных систем и приложений с целью описания требований к информационной системе, сценариев работы пользователей, изменения состояний системы и данных в процессе работы и классов будущего приложения[Yogesh M. Business Process Redesign: An Overview // IEEE Engineering Management Re-view. 1998. Vol. 26. No. 3. http://www.kmbook.com/bpr.htm].

2.6 Инструменты моделирования

Cовременное моделирование бизнес-процессов обычно осуществляется с использованием CASE-средств — Computer Aided System Engineering — проектирование систем с помощью компьютера. На современном рынке программного обеспечения CASE-средств не одна сотня. В такой ситуации имеет смысл обсудить их классификацию и задачи, которые можно решить с их помощью (применительно к процессному подходу).

Из информационных технологий к CASE-средствам обычно относят инструменты, позволяющие автоматизировать те или иные процессы жизненного цикла ИТ-решений. Впрочем, с их помощью нередко решаются и задачи, не имеющие прямого отношения к ИТ-решениям[В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004].

Особенностями современных CASE-средств являются наглядные графические средства для создания моделей, использование средств их хранения в виде файлов или в виде данных в специальном репозитарии, а зачастую — средства интеграции с другими инструментами (например, со средствами разработки приложений, офисными приложениями, другими CASE-средствами, инструментами, применяемыми при внедрении информационных систем). Часто CASE-средства содержат средства генерации отчетов на основе моделей, средства реинжиниринга — генерации моделей на основе имеющихся данных (например, содержащихся в реляционной базе данных). Нередко CASE-средства включают прикладные программные интерфейсы и даже среды разработки решений на собственной основе[CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М.].

3.1 CASE-средства можно классифицировать по типам:

К наиболее популярным в нашей стране средствам описания бизнес-процессов можно отнести средства UML-моделирования Rational Rose (IBM) и Together (Borland) — рис. 1, семейство AllFusion Business Process Modeler (BPwin) для описания бизнес-процессов с помощью методологии IDEF0 (Computer Associates) и организации коллективной работы над единым репозитарием моделей (рис. 2), ARIS (IDS Scheer) — инструмент коллективной работы над совокупностью взаимосвязанных моделей различных типов (рис. 3), предназначенных для описания бизнес-процессов, данных и информационных систем, деятельности компаний, Visio (Microsoft) — средство создания различных типов моделей бизнес-процессов и данных, позволяющее создавать диаграммы и модели с применением различных методологий

Вывод: В результате работы над данной главой были изучены основы моделирования бизнес-процессов, различные методологии моделирования, CASE-технологии и их использование.

ГЛАВА 3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА И МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ ООО «MR.BEER»

Нотация IDEF0 – это достаточно строгая методика, которая изначально была разработана, как и стандарты технического конструирования, для ручного моделирования. Поэтому там содержатся требования по размещению стрелок, формату всех элементов, содержанию информационной рамки к IDEF0 диаграмме и пр. Поскольку деятельность компании – это сложная многоуровневая система действий, то схем получается всегда много, и необходима однозначная систематизация и навигация по всем элементам модели. Сейчас это делают в основном компьютерные системы, поддерживающие моделирование в данной нотации. На территории России наиболее известными и доступными на сегодня являются системы AllFusion Process Modeler и Business Studio. [CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М.].

Анализ программ бизнес моделирования позволяет сделать вывод, что для ведения бизнес процессов моделирования, BPwin является уникальной программой, которая позволяет создавать модели процессов и поддерживает в одной модели в дополнение к IDEF0 еще два стандарта (нотации) моделирования – DFD и IDEF3[В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004].

На самом верхнем уровне компания представляется как «черный ящик», в котором происходит некая деятельность, переводящая входы в выходы. Этот уровень принято называть «контекстная диаграмма», то есть схема, описывающая контекст деятельности компании. Дополнительно на контекстной диаграмме отображаются ключевые характеристики всей модели.

Цель – конкретная формулировка назначения модели, по которой можно сверять в дальнейшем точность построения модели.

Точка зрения – от чьего лица строится модель, так как модель зависима всегда от ее автора и фокуса внимания. Если мы строим общую модель предприятия, то обычно она представляется с точки зрения его директора.

Тип модели – это указание на то, какая информация отображена на схемах. Здесь может быть 2 принципиальных варианта: AS IS («как есть») или TO BE («как будет»). Такое разделение необходимо, так как мы можем строить модели как для анализа деятельности, так и для ее трансформации. Мы должны четко отдавать себе отчет в том, что мы делаем, а также доносить эту информацию до окружающих.

Таким образом, контекстная диаграмма содержит в самом обобщенном виде описание деятельности компании, которую пронизывают потоки, связывающие компанию с внешним миром. Думаю, на них тоже следует остановиться немного поподробнее.

Основные потоки

Опыт показал, что, несмотря на кажущуюся простоту и формальность этого уровня, на нем часто приходится подолгу задерживаться, так как здесь должны быть отражены все значимые для собственника и рынка результаты. Ошибка может привести к созданию моделей, не выполняющих поставленные перед бизнесом задачи. Чтобы проверить, что значимые потоки отражены, убедитесь, что на вашей схеме присутствуют все 4 основные вида потоков.

Материальный: материалы и комплектующие на входе и готовая продукция на выходе.

Клиентский: потенциальный клиент на входе и удовлетворенный на выходе.

Финансовый: на входе это обычно инвестиции, платежи клиентов (выручка), кредиты и прочие доходы; на выходе – это платежи поставщикам, налоги, платежи по кредитам и прибыль.

Информационный: на входе это все потоки информации о внешней среде (состояние рынка, поведение конкурентов, технологические инновации и пр.), а на выходе – это поток информации, которую компания сообщает о себе миру (вся рекламная информация, а так же все виды отчетности перед контролирующими органами).

[CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М]

Не всегда просто скомпоновать сложную деятельность так, чтобы она осталась наглядной, читабельной и при этом полной. Чаще всего прибегают при этом к разделению всего многообразия процессов на основные крупные блоки, наиболее значимыми из которых являются следующие.

Создание продукта (результата).

Продвижение и продажа – работа с клиентским потоком.

Обеспечение деятельности по созданию продукта – вторичные процессы, которые необходимы для соблюдения государственных требований или удобства работы (кадровый и бухгалтерский учет, транспортное обслуживание, уборка помещений и прочее).

Создание потоков управления – деятельность по разработке управленческих решений, которые будут определять требования ко всем процессам компании.

Для ответа на вопрос как должно работать предприятие в будущем? Какой выигрыш (проигрыш) даст реорганизация? Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (Как будет) – модели новой организации бизнес-процессов. Модель ТО-ВЕ нужна для оценки последствий внедрения информационной системы и анализа альтернативных/ лучших путей выполнения работы и документирования того, как предприятие будет функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей ТО-ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая (рис.6). Например, каждая из моделей ТО-ВЕ может соответствовать определенной информационной системе.

Достоинства модели

Модель обладает хорошим визуализирующим потенциалом, но, на мой взгляд, большее ее значение – в дисциплинирующем эффекте. Заложенные в методологию правила и ограничения заставляют выработать системное и строгое отношение к моделям, что очень хорошо сказывается на качестве конечного результата.

Модель позволяет выстроить потоки связи между внешне не сильно связанными вещами: связать подсистемы фронт и бэк-офисов с управлением, что гораздо хуже удается другим нотациям.

Подход прост и понятен для большинства участников проекта. Построение и чтение диаграмм в данной нотации ограничивается только желанием вникать в хитросплетение потоков бизнеса.

Некоторые из названных аргументов заставляют думать, что данный подход является лучшим и единственным для полного моделирования деятельности. Но не нужно забывать, что функциональная модель рассчитана только для верхнего уровня моделирования. Использование нотации IDEF0 для проектирования работы на уровне исполнителей ведет к тому, что схемы получаются чисто иллюстративными и на их основе невозможно построить толковый регламент, так как они не содержат:

конкретизации событий запуска и остановки процесса;

условий перехода от одних действий к другим;

возможности наглядно отобразить все ресурсы и исполнителей без перегрузки схемы стрелками.

Поэтому если пользоваться данной нотацией для тех задач, для которых она предназначена (структурирование деятельности верхнего уровня), то IDEF0 практически единственная на сегодня нотация, которая позволяет сделать это содержательно и аккуратно.

В проектном управлении этот стандарт моделирования наиболее применим там, где нужно связать наглядными потоками разные проекты или процессы. Графическая модель при этом позволит более рационально распределить ответственность и ресурсы по задачам. Логика выполнения задач проекта, отраженная на схемах, поможет подготовить более качественный календарный план в виде диаграммы Ганта.

Деятельность организации ООО «Mr.Beer»

Магазин Mr.Beer., основным продуктом реализации является пиво.

Ассортимент магазина включает более 20 сортов разливного пива. Кроме этого, покупатель сможет приобрести дополнительные закуски, а также сувенирную продукцию: кружки, стаканы и т.д. Весь перечень продаваемой продукции представлен ниже:

1. Разливное пиво: светлое, темное, нефильтрованное;
2. Пиво бутылочное импортное;
3. Безалкогольные напитки: лимонад, квас, соки, вода;
4. Сигареты: более 200 наименований;
5. Сопутствующие товары: зажигалки, жвачки, шоколадки, кофе, чай, жевательные конфеты, конфеты, презервативы, табак для кальяна;
6. Сезонные товары: незамерзайка, жидкость для розжига, угли, наборы для шашлыков;
7. Снеки весовые: рыбные закуски, кальмары, мясные закуски, фисташки, арахис, сухарики, сыр копченый;
8. Снеки в ассортименте: орешки, чипсы, сухарики, семечки, попкорн.

3.2 Построение модели деятельности IDEF0 «как есть»

В данной информационной системе взята точка зрения руководителя[ CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М.]

В качестве примера рассмотрим бизнес-процесс «Управление персоналом»

Для рассматриваемой предметной области, построена функциональная модель нулевого уровня.

Для проанализированной предметной области построим контекстную диаграмму при помощи BPWin 4.0. Контекстная диаграмма - это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов.

В контекстной диаграмме входной информацией являются паспортные данные, анкета, заявление об устройстве на работу. Выходная информация –, трудовой договор, отчеты. Управляют всем процессом: трудовой кодекс, устав предприятия. Исполнением занимается инспектор по кадрам.

Рис.2 - Комплексная диаграмма функциональной модели нулевого уровня

Функциональный блок «Принять документы» использует входную информацию в виде паспортных данных, заявления, анкетных данных, управляют всем процессом: трудовой кодекс, устав предприятия, исполнением занимается инспектор по кадрам.

Функциональный блок «Проверить документы» использует входную информацию предыдущего блока, управляют всем процессом: трудовой кодекс, устав предприятия, исполнением занимается инспектор по кадрам.

Функциональный блок «Занести данные в журнал» использует входную информацию предыдущего блока, управляют всем процессом: трудовой кодекс, устав предприятия, исполнением занимается инспектор по кадрам.

Функциональный блок «Оформить выходные документы» использует входную информацию предыдущего блока, управляют всем процессом: трудовой кодекс, устав предприятия, исполнением занимается инспектор по кадрам, выходной информацией является трудовой договор, отчеты.

Рис.3 – Функциональная модель первого уровня

Построение модели деятельности IDEF0 «как будет»

Рис.4 Функциональная модель нулевого уровня TO-BE

Выполним декомпозицию данного процесса

В качестве дополнительного ресурса добавляется Информационная система

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис.5 Функциональная модель первого уровня TO-BE

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Вывод: С помощью применения процессного подхода был выполнен анализ работы конкретной организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В рамках данной курсовой работы были изучены основные принципы процессного подхода и применены на практике , что в современном мире является очень актуальным.

Были решены следующие задачи:

• Изучено понятие процессного подход
• Изучены преимущества процессного подхода
• Изучены программы для моделирования бизнес-процессов
• Изучена деятельность конкретной фирмы и выполнить анализ бизнес-процессов

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования.
3. Yogesh M. Business Process Redesign: An Overview // IEEE Engineering Management Re-view. 1998. Vol. 26. No. 3. http://www.kmbook.com/bpr.htm
4. Богатин, Ю.В. Экономическое управление бизнесом: учебное пособие для вузов / Ю.В. Богатин, В.А. Швандар. – М.:Юнити_Дана, 2001. – 391 с.
5. Левиков, Г.А. Управление транспортно_логистическим бизнесом: учебное пособие / Г.А. Левиков. – М.: РКонсульт,2003. – 144 с.
6. Валдайцев, С.В. Управление инновационным бизнесом: учебное пособие / С.В. Валдайцев. – М.: Юнити_Дана, 2001. 343 с.
7. ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ БИЗНЕСОМ / Козлова А.А. Оренбургский государственный университет E_mail: aku@mail.osu.ru
8. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / Вендров А.М.
9. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. М.:РИА «Стандарты и качество», 2004