Системный подход при анализе потенциала организации (Характеристика предприятия)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В XXI веке в исследовании систем управления большую роль играют как теоретические, так и практические методы исследования. При этом управление представлено в форме непрерывного и целенаправленного процесса воздействия на объект управления. Система управления представляет собой совокупность двух подсистем (управляемую и управляющую), которые взаимодействуют между собой и в результате данного взаимодействия образуется новая система. Каждый сотрудник организации в процессе своей деятельности постоянно сталкивается с функциями управления и процессом принятия решений. Способность принимать правильные и оптимальные решения представляет собой настоящее умение, которое развивается с опытом. В настоящее время принятие решений присутствует при осуществлении всех управленческих функций, поскольку и при планировании, и при организации, и при мотивации, и при контроле необходимо принимать управленческие решения. Хорошим руководителем можно назвать человека лишь тогда, когда он умеет принимать управленческие решения и реализовывать их через сотрудников и подчиненных. Актуальность данной работы обусловлена тем, что любой процесс в организации невозможен без реализации функций управления и принятия определенных решений, а также исследования и управления СУ. Понимание сущности системного управления играет важную роль для руководителей, которые стремятся эффективно руководить организациями.

Рассмотрением теоретико-методологических основ исследования систем управления занимались следующие ученые и исследователи: И.В. Афонин, В.А. Долятовский, В.Н. Долятовская, В.В. Иванов, О.К. Хан, П.В. Богаченко, А.Н. Коробова, А.В. Игнатьева, М.М. Максимов, Э.М. Коротков, В.П. Мельников, В.М. Мишин, В.И. Мухин, С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина, А.Г. Поршнев, З.П. Румянцева, И.А. Саломатин и другие.

Цель курсовой работы – проанализировать особенности системного подхода в управлении организацией на примере ООО «Абсолют Клининг».

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть основы системного подхода в исследовании систем управления;

- проанализировать системный подход в исследовании систем управления на примере компании ООО «Абсолют Клининг».

Объект исследования – общественные отношения, связанные с особенностями применения системного подхода в управлении организацией.

Предмет исследования – анализ применения системного подхода в ООО «Абсолют Клининг».

Курсовая работа содержит введение, в котором описаны цель и задачи работы, основную часть, посвященную исследованию систем в управлении ООО «Абсолют Клининг», заключение, в котором описаны результаты работы, а также список литературы.

1.Теоретические основы системного подхода к управлению организацией

1.1 Системные методы исследования систем управления

В исследовании систем управления большую роль играют как теоретические, так и практические методы исследования. Перед тем как перейти анализу в исследовании систем управления, рассмотрим особенности общесистемных понятий.

Система – это множество элементов, составляющие единство, совокупность связей и взаимосвязей между ними и внешней средой, которые образуют целостность, качественную определенность и целеполагание.

Система характеризуется такими показателями как состояние (совокупность всех ее элементов) и движение (процесс последовательного изменения состояния системы под влиянием факторов внешней среды).

Отметим, что управление представлено в форме непрерывного и целенаправленного процесса воздействия на объект управления. При этом система управления представляет собой совокупность двух подсистем (управляемую и управляющую), которые взаимодействуют между собой и в результате данного взаимодействия образуется новая система 16, С.102.

В настоящее время не существует единственного общепринятого определения системы. И.Н. Дрогобыцкий, справедливо отмечает, что это объясняется невозможностью точно формулировать столь общее понятие . 
Действительно, система представляет собой совокупность подсистем или элементов, единство и целостность которых и связи между которыми обусловлены определенными причинно-следственными отношениями, вытекающими из целевого назначения системы.

Иначе говоря, система это - упорядоченное множество взаимосвязанных, образующих единое целое элементов, структур и процессов, обусловливающих функционирование внутренней среды объекта управления, взаимодействие которых подчинено определенной цели. Причем цель функционирования объекта всегда связана с его внешней средой.
Задачи мониторинга заключаются в постоянном анализе и контроле промежуточных результатов по фазам проектного цикла и выявлении на этой основе возникающих и возможных отклонений от подцелей . Быстрое обнаружение проблем позволяет скорректировать политику и тактику их решения, минимизировать риски и получить результат максимально приближенный к запланированному, что отражает принцип динамического планирования и подтверждает тот факт, что PMBOK не является догмой в управлении проектами.

А учет рассмотренных и раскрытых принципов системного управления проектами значительно облегчает его внедрение в российскую практику управления.
Началом зарождения системного подхода принято считать момент публикации в 1912 г. труда Богданова А.А. «Тектология». 
Данный труд не получил обширного распространения в научных кругах. В дальнейшем в качестве основателя системного подхода в управлении чаще всего определяют австро-американского биолога и философа Людвига фон Берталанфи, который создал первый вариант общей теории систем (ОТС). ЕЕ основные положения впервые сформулированы в 40-х гг. XX в. 
Термин «allgemeine Systemlehre», сначала начал использовать Л. фон Берталанфи. Термин в переводе на русский обозначает «всеобщее учение о системе», а наименование «общая теория систем» сформулировано немного позже . 

Л. фон Берталанфи в своих трудах «AnOutline of General System Theory» представил распространенное сейчас определение системы как комплекса взаимодействующих элементов. Данное определение применяется в научном сообществе по сей день.
В те же годы была заложена «кибернетика» - это наука об управлении системами. Создателем кибернетики считается Н. Винер, который выпустил в 1948 г. свою известную книгу «Кибернетика, или Управление и связь в животном и машине». 
Итак, в 40-х гг. XX в. были основаны два обширных направления системного подхода — «общая теория систем» Л. фон Берталанфи и «кибернетика» Н. Винера.

Основным методологическим приемом системного анализа является использование системно-аналитических технологий, включающих философские, математические, физические, химические и другие технологии, адекватные модели и методы анализа и принятия решений .
Системное управление требует решать такие конфликты не жесткими мерами, а путем создания динамического баланса между конфликтующими частями системы. Для этого необходимо изучить позиции сторон и найти решения, обеспечивающие баланс интересов. Данные принципы будут использованы при изложении методов системного анализа, которые с одной стороны используются как методы непосредственного анализа систем управления, а с другой стороны, данные методы используются для получения системных оценок для различных вариантов решений. Процедура обработки системных оценок опирается на основные принципы системного анализа, которые составляют философию процедуры принятия решений. 
В основе методов системного анализа и принятия решений лежит принцип идеализации

Теория и методы принятия решений используются когда есть неопределенность: отсутствует полная информация о ситуации, а принятие решения связано с риском принятия ошибочного решения. В случае принятия решений в условиях неопределенности формулируется экстремальная задача с ограничениями. При корректной постановке этой задачи и адекватной формулировке проблемы, ее решение принимается с нулевым риском. Основные методы теории принятия решений опираются на разные принципы обработки оценок и согласованы с критериями выбора варианта. Мотивация выбора варианта позволяет, в условиях наличия риска принятия неверного решения, принять верное решение и определяет принцип выбора. Различные критерии методов системных матриц определяют стратегии принятия решений: оптимистические, пессимистические или стратегии нейтралитета . 

Управляющая система чаще всего формирует управляющее воздействие, руководствуясь законом управления, который гласит, что формирование и реализация воздействия выбирается из определенных возможностей и направлено на достижение поставленной цели. При исследовании систем управления целью считается представление определенной модели будущего результата, который способен удовлетворить потребность системы.

Отметим, что исследование – это форма научного познания, которая соответствует требованиям:

- удовлетворение критериям и нормам научного процесса познания;

- включает эмпирический анализ объекта исследования;

- направлено на получение нового знания.

В зависимости от цели исследования могут быть теоретико-прикладными и практико-прикладными. В таблице 1 приведены особенности двух данных видов исследования.

Таблица 1 13, С. 247

Виды исследований в зависимости от цели

Теоретико-прикладные

Практико-прикладные

1. На основе источника выявляется основное противоречие, определяется проблема и ее локализация на конкретных объектах. 2. Выявление проблемы, факторов, детерминирующих изучаемые процессы. Разработка теоретической концепции исследования (на теоретической уровне решается концепция). 3. Конструирование методик исследования, их апробирование и последующий сбор информации на объекте изучения. 4. Детальный анализ полученных данных, соответственно концепциям и гипотезам исследования. Определяется путём решения проблемы.

1 Анализ литературы и консультации со специалистами для выявления типового способа решения практической проблемы на данном объекте. 2. Сбор фактических данных о ситуации на объекте, с использованием методик для определения способов применения типового варианта решения проблемы к данному объекту, (приходят к сбору данных). 3. Разработка вариантов решения проблемы, их проверка путем обсуждения с экспертом и в конечном итоге экспериментально. 4. Анализ итогов аналитических материалов, коррекция предлагаемых нововведений, оценка достигаемого эффекта и план практических действий на перспективу (практический действия, аналитическая деятельность, рекомендации).

Системам управления также свойственен ряд общих признаков, таких как:

- наличие обмена информацией между элементами систем управления;

- открытость системы по отношению к внешней среде;

- наличие цели управления и общего подхода к формированию управляющих воздействий и обеспечивающих достижение цели;

- присутствие определенного количества допустимых моделей поведения системы;

- наличие иерархической организации;

- наличие структур, которые отражают контур поведения системы 9, С,96.

По мнению ряда российских исследователей, все системы управления можно разделить на три вида.

Во-первых, техническая система управления. Для нее характерны четко определенная цель или группа целей. В контуре управления человек отсутствует. В такой системе достаточно высокая определенность исходных данных и возможность формализации процессов функционирования, с использованием детерминированных или стохастических моделей.

Во-вторых, человеко-машинная система управления. Ее особенностью является наличие множества частных целей управления, формируемых вышестоящими органами управления в зависимости от состояний объекта и условий внешней среды. Данная система характеризуется наличием человека в контуре управления и как следствие, учетом его психологических особенностей. Также можно отметить присущую для данного вида систем управления неопределенность исходных данных и невозможность адекватного описания процессов функционирования с использованием детерминированных математических моделей.

В-третьих, организационная система управления. Для нее присуща возможность самостоятельного формирования целей и способность к самоорганизации. Необходимо учитывать также и множество политических, социальных и экономических факторов. Важную роль играет в такой системе человек, который принимает решения и организует их выполнение. Для данной системы также характерно большое число и разнообразие связей между органами управления и отдельными руководителями, отсутствие четких границ между управляющей системой и объектами управления, имеющими сложную иерархическую структуру.

В соответствии с данными СУ можно выделить несколько проблем, возникающих при управлении на предприятии:

- несоответствие уровня квалификации специалистов занимаемым должностям;

- частое нарушение принципа делегирования полномочий;

- недостаточная загруженность (либо повышенная загруженность) руководителей;

- несоблюдение правил поведения, норм и принципов сотрудниками компаний.

Таким образом, выявлено, что система управления – это совокупность взаимосвязанных по определенным принципам между собой элементов. При этом система управления стремиться найти такие возможности и ресурсы для своего управления для реализации своих задач и достижения поставленной цели. Можно сделать вывод, что существует три основных вида систем управления – техническая система управления, человеко-машинная система управления, организационная система управления. Для каждого из данных видов систем управления характерны свои особенности, преимущества и недостатки.

Системный подход к менеджменту связан с другими универсальными подходами, такими как комплексный, ситуационный и процессуальный. Кроме того, существуют ещё и национальные подходы. У всех подходов есть как общие черты, так и специфические. В частности, в комплексном подходе, в отличие от системного, отсутствуют принципы. А ситуационный подход упор делает на практику, организацию производства. Американская школа менеджмента ориентировалась изначально на специализацию, рационализацию, эффективность и прагматизм в достижении целей. А японская модель решающее значение отдает гармонизации отношений и мобильности. С моей точки зрения, системный подход дает методологическую основу объединения вышеперечисленных подходов и моделей, позволяет с научных, методологических позиций оценить их преимущества и недостатки.

В современном мире актуален второй закон Вайнберга: «Если бы строители строили дома так, как программисты пишут программы, то первый же дятел разрушил цивилизацию». Системный подход как никогда актуален для современного менеджмента и бизнеса. Для его реализации нужны как фундаментальные знания и опыт, так и умение «держать руку на пульсе», следить за изменениями в мире. Он позволяет как бы «подняться» над проблемой, все расставить на свои места, определить межсистемные связи, вносить коррективы, разрабатывать и реализовывать новые подходы, учитывая при этом доводы оппонентов.

Однако, по правилу Роджерса: «Проект примут только тогда, когда никто из членов комиссии не пострадает в случае провала, но зато в случае успеха все они получат поощрение» 8, С.62.

В современном мире идет погоня за сиюминутной выгодой. Снижается интерес к теории. Владельцы капиталов, топ-менеджеры зачастую не хотят вкладывать деньги в разработки, которые могут (или не могут) принести прибыль в далеком будущем (перспективе).

Системный подход к анализу теории и практики менеджмента позволяет выявить критические переменные и ограничения в системе. Владение приемами системного подхода требует от руководителя решать любую проблему с учетом взаимодействия с другими проблемами. Главной задачей системного подхода является построение целостной картины объекта.

1.2 Применимость и эффективность системного подхода

Обновление всех сфер жизни российского общества, становление новых форм хозяйствования требует коренного пересмотра стиля и методов управления экономикой.

Научная организация этого процесса требует тщательного учета сложившейся экономической ситуации, особенностей нашей экономической системы, политических и социально-психологических условий и других факторов.

Естественной методологической базой решения проблем управления социально-экономическими процессами выступают системный подход, общая теория систем и системный анализ, которые в совокупности составляют современную область системных исследований. Овладение системными знаниями и их практическое использование в управленческой деятельности составляют основу научного подхода к принятию решений. Это фундамент современной методологии изучения и управления сверхсложными объектами, которыми являются социально-экономические системы 3.

Для конструктивного, предметного изложения теории и практических методов принятия решений в сложных организационных системах используем в качестве абстрактного объекта нашего исследования концептуальную модель социально-экономической системы - СЭС. Выделение СЭС как научной абстракции позволяет решать вопросы теории и практической организации системных исследований проблем управления социально-экономическими процессами, формировать принципы и разрабатывать прикладные методы управления, не обращаясь к каким-либо реальным объектам или явлениям. В свою очередь результаты исследовании могут быть использованы для решения реальных проблем на всех уровнях управления социально-экономическими процессами. В терминах концептуальной модели СЭС может быть описана любая реальная управленческая ситуация и проведен ее системный анализ.

Под термином СЭС будем понимать любой уровень и любой элемент социально-экономической организации общества, т.е. от общества в целом до отдельной социально-экономической единицы, например, отдельного предприятия (пли его части). Эти объекты объединяют общие свойства, присущие всем СЭС, но каждый из них имеет и свою специфику, которую необходимо учитывать при их системном исследовании.

Под термином системные исследования понимается особая форма научно-технической деятельности, ориентированная па специфические методы описания, изучения, конструирования и управления сверхсложных объектов, представляющих собой различного рода системы.

Системные исследования носят ярко выраженный междисциплинарный характер и выступают как современная форма синтеза научных знаний.

Системный подход относится ко второму уровню методологического знания, т.е. это общенаучная концепция, реализующая философский принцип системности в принципах и методах решения сложных междисциплинарных проблем.

Системный подход обычно связывают с формированием у исследователей системного мышления - специфического взгляда па природу и способы представления и изучения объектов как систем. К этому же уровню относится общая теория систем, которая формирует методологические основы как системного подхода и целом, так и теоретическую базу системного анализа конкретных системных объектов.

Процедура системного анализа представляет по существу программу исследования СЭС с целью поиска наилучшей альтернативы управления. Она состоит из ряда исследовательских этапов: 14, С.52

• определение целей и задач исследования и показателем (критериев) степени их достижения;
• определение объекта и предмета исследования;
• целенаправленный сбор и обработка информации, относящейся к решаемой задаче;
• определение структуры объекта, описание его свойств, организации и условий существования.

Целенаправленное функционирование и развитие СЭС осуществляется с помощью иерархических организационных систем управления. Исследование проблем организации эффективного управления в СЭС начнем с рассмотрения свойств и общих закономерностей функционирования иерархических организацийю

Структура иерархии управления определяется масштабом СЭС, функциональным многообразием ее элементов, особенностями воздействия окружающей среды и возможностями люден принимать решения в сложных ситуациях. Иерархическая организация представляет собой многоуровневую структуру, состоящую из взаимосвязанных подсистем, элементы которых имеют право принимать решения.

Практически любая социально-экономическая организация от правительства до отдельного частного предприятия является иерархической структурой управления.

2. Анализ применения системного подхода в планировании деятельности предприятия на примере ООО «Абсолют Клининг»

2.1. Характеристика предприятия

Сервисная компания ООО «Абсолют Клининг» – это компания, предоставляющая спектр услуг по комплексному обслуживанию зданий и территорий. Адрес: г. Воронеж, бульвар Победы 48.

ООО «Абсолют Клининг» – это молодая компания и в этом ее достоинства. Датой ее рождения можно считать март 2009 года. Начиная с конца 90-х годов ХХ века была осуществлена разработка стратегии одного из направлений – клининг. Для основательного решения и организации грамотной работы, руководители и ведущие специалисты компании получили опыт работы в крупных компаниях России, прошли стажировку по вопросам менеджмента в Германии и Турции, получили дополнительное образование в Высшей Школе Международного Бизнеса (MBA). При работе в данном направлении определились основные принципы клиентоориентированности компании, организации продаж, производства, развития, полной концентрации на рынок и потребности покупателей.

В настоящее время ООО «Абсолют Клининг» – это современное предприятие идущее в ногу со временем. Компания предоставляет 160 видов услуг, ведет свою работу на 40000 кв.м. г. Воронежа, тем самым внося свой вклад в создание комфортной среды обитания, достойной российского человека.

В 2012 году количество клиентов, воспользовавшихся услугами компании ООО «Абсолют Клининг» достигло круглой отметки – 100. Сотни клиентов оценили преимущества работы с нами за столь короткий срок, благодаря четко отработанной системе работ, оптимальным ценам, гибким финансовым схемам, полноценной информационной поддержке, высококвалифицированной и доброжелательной работе ее сотрудников. Установление и поддержание плодотворных взаимовыгодных отношений с ними – приоритетное направление всей деятельности ООО «Абсолют Клининг». Персонал компании – это профессионалы своего дела. Высокий корпоративный дух позволяет работать единой командой, добиваясь максимальных результатов. Вся история компании ООО «Абсолют Клининг» – это история создания команды единомышленников, установления прочных взаимоотношений с партнерами, работы на общий успех, на долгосрочные стратегические цели.

Руководство компании ООО «Абсолют Клининг» свои успехи сегодня рассматривает как стартовую площадку для реализации перспективных планов. Постоянное совершенствование качества услуг, ассортимента и удовлетворение желаний потребителей – главные задачи ООО «Абсолют Клининг».

Виды услуг компании ООО «Абсолют Клининг»:

- ежедневная и генеральная уборка помещений;

- уборка после ремонта и строительства;

- химчистка ковров и мебели;

- уборка кухонной зоны;

- мойка окон, вывесок, витрин;

- уборка прилегающей территории;

- вывоз мусора;

- промышленный альпинизм и многое другое.

В настоящее время человек является важнейшим ресурсом организации. Поэтому основной задачей является наиболее эффективное использование сотрудников в соответствии с целями организации и общества, для чего необходима продуктивная система управления персоналом. Организационная структура ООО «Абсолют Клининг» представлена на рисунке 1.

Генеральный директор

Заместитель директора по финансам

Коммерческий директор

Финансово-экономический отдел

Отдел контроля качества

Отдел персонала

Заместитель директора по клинингу

Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Абсолют Клининг»

Организационная структура компании носит линейно-функциональный характер. Этот тип организационной структуры управления может быть очень эффективным при условии рационального распределения управленческих функций среди сотрудников организации. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя руководитель – директор ООО «Абсолют Клининг», возглавляющий коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ и планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных единиц. В данном случае функциональные структуры находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через директора, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих исполнителей.

Отдел персонала ООО «Абсолют Клининг» представлен менеджером по персоналу, в обязанности которого входит:

- прием на работу сотрудников;

- учет рабочего времени;

- увольнение с работы согласно ТК РФ;

- система обучения и переподготовки персонала;

- мотивационные мероприятия;

- кадровый учет и документооборот;

- организация корпоративных мероприятий.

Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «Абсолют Клининг» – это современная компания, предоставляющая спектр услуг по комплексному обслуживанию зданий и территорий Воронежа. При этом труд сотрудников ООО «Абсолют Клининг» является «лицом» компании и обеспечивает важнейшую роль в процессе привлечения и обслуживания клиентов. Но в компании нет единой разработанной стратегии в области привлечения, развития и стимулирования персонала. Перейдем теперь к исследованию СУ на основе системного подхода.

2.2. Элементы системного подхода, используемые в управлении и планировании деятельности предприятия

Исследование СУ на основе системного подхода начнем с рассмотрения преимуществ и недостатков компании ООО «Абсолют Клининг».

Преимущества компании ООО «Абсолют Клининг»:

- безупречная репутация в глазах клиентов;

- высокие ставки профессиональной ответственности, на каждом этапе работы;

- максимальное и неизменное качество услуг по оптимальной цене.

Принципы работы компании ООО «Абсолют Клининг»:

- индивидуальный подход к каждому клиенту;

- максимальная экономия времени клиента (оперативное и четкое решение административных проблем);

- сервис по звонку (срочный выезд консультанта на объект, профессиональные рекомендации и оперативный расчет стоимости услуг);

- применение современных, высокотехнологичных процессов обслуживания зданий и прилегающих территорий (сокращается время обслуживания, максимально увеличивается качество работы);

- лучшие профессиональные средства ухода (операторы в работе используют исключительно проверенное временем оборудование и материалы).

Компания ООО «Абсолют Клининг» готова взять на обслуживание все виды недвижимого имущества: офисы, магазины, выставочные залы, административные здания, музеи, склады, промышленные помещения, автостоянки и паркинги, а также прилегающие к выше перечисленным помещениям территории.

Недостатки в деятельности ООО «Абсолют Клининг» следующие. В компании сотрудники не всегда имеют образование и квалификацию, соответствующие реально исполняемой работе, так как фактически обучение за пределами фирмы практикуется редко. Причины:

- недооценка необходимости обучения со стороны самих руководителей;

- неопределенность будущего фирмы, а потому некоторая неясность, каким направлениям следует обучать;

- нехватка средств;

- опасения, что обучаемый сотрудник уйдет;

- отсутствие необходимых курсов или информации о тех структурах, которые проводят обучение;

- низкая оценка существующих курсов, уровня преподавания.

Формальной процедуры оценки деятельности нет. Работник сам видит результаты своего труда, а также те люди, кто принимают работу. Оценка происходит ежемесячно в виде заработной платы. Несмотря на то, что должностная иерархия в ООО «Абсолют Клининг» состоит из двух-трех уровней, и главенствует функциональная гибкость в исполняемых обязанностях, разница в оплате рядовых сотрудников и высших руководителей никак не меньше, а скорее больше, чем на крупных предприятиях.

Для предприятия характерен авторитарный стиль управления, который в настоящее время делает возможным быстрое принятие решений и мобилизацию сотрудников на их выполнение, позволяет быстро гасить и стабилизировать конфликтные ситуации. В настоящее время подходит для управления организацией, так как фирма находится в стадии роста.

Организационная культура предприятия характеризуется как культура власти. Исполнительный директор принимает решения на основе интуиции и опыта, не вдаваясь в глубокий анализ. Работа по мотивации персонала ведется, в основном, на принципах материального стимулирования, что характерно для почти всех небольших коммерческих организаций в настоящее время.

На наш взгляд, на рассматриваемом предприятии не выстроена и не регламентирована система отбора персонала в том виде, в каком он необходим, с учетом профессиональных требований к деятельности ООО «Абсолют Клининг». Также отсутствует система адаптации работников, проходящих испытательный срок, что влечет за собой скрытые расходы. Плохо развитые на предприятиях сферы малого бизнеса системы отбора и адаптации персонала являются, пожалуй, наиболее слабыми местами в управлении персоналом малых, а зачастую и средних предприятий.

Проведем теперь анализ внешних и внутренних условий рынка, на котором действует ООО «Абсолют Клининг». Он представлен в таблице 2.

Таблица 2

Анализ внешних условий рынка

Постановка вопроса при исследовании объекта или метод его анализа	Характеристика и оценка фактического состояния дел
На каких рынках действует компания?	На внутреннем рынке РФ
Какие из них наиболее важны для его процветания?	Внутренний рынок
Какова общая емкость каждого рынка (в том числе Россия, страны СНГ и ближнего зарубежья, а также другие страны-потребители)?	Общая емкость Российского рынка – 100%
Каковы основные сегменты каждого рынка интересующего предприятия?	Основные сегменты – поставщики, конкуренты, клиенты
Какова емкость каждого сегмента каждого рынка?	Занимают одинаковую емкость рынка
Где могут быть созданы новые рынки для услуг компании?	В новых регионах и городах РФ
Каковы прогнозируемые изменения и их причины?	Возможно уменьшение определенных сегментов рынка из-за нестабильной экономической ситуации, демографического спада
Какие действия необходимо предпринять компании в ответ на эти изменения?	Привлечение новых сегментов рынка за счет увеличения ассортимента услуг
Каковы ваши долговременные планы по каждому?	Добиться лидирующего положения в сфере клининговой деятельности
Учитываете ли вы результаты средне- и долгосрочных прогнозов?	Нет
Собираетесь ли вы расширить продажи в каждом (или некоторых) сегменте и что делаете для этого?	Да – увеличение доли сегментов рынка за счет увеличения ассортимента услуг в сфере клинингового бизнеса

Отметим, что касается типа рынка – это внутренний рынок сферы клинингового бизнеса. По отношению к контрольным границам сферы обмена: внутренний (местный) рынок; по характеру взаимоотношений между продавцом и покупателем: свободные; по характеру и уровню спроса и предложения на рынке: рынок покупателя; по характеру объекта товарного обмена: рынок услуг.

Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «Абсолют Клининг» действует только на внутреннем рынке Российской Федерации. Для более полного анализа внешних факторов, влияющих на деятельность ООО «Абсолют Клининг» был проведен анализ сильных и слабых сторон конкурентов и собственной организации. Максимальное количество баллов – 10 (идеальное состояние). Он представлен в таблице 3.

Таблица 3

Анализ сильных и слабых сторон конкурентов и ООО «Абсолют Клининг»

Факторы, характеризующие компанию	Преимущества	оценка		Недостатки вашей компании перед конкурентом
		Х наш ресторан	У конкурент
Менеджмент предприятия Предпринимательская культура и философия Цели и формулируемые стратегии Система мотивации сотрудников	Разница Х и У	6	7-8	Нет развитой предпринимательской культуры, не развита система мотивации сотрудников
Производство Оборудование Гибкость производственных линий Качество производственного планирования и управления	Разница Х и У	8	8	Необходимо увеличить ассортимент услуг
Научные исследования и развитие Интенсивность и результаты Ноу-хау Использование новых информационных технологий	Разница Х и У	5	5-7	Нет четкой корпоративной политики в сфере разработки новых исследований, несистематическое использование информационных технологий
Маркетинг Организация сбыта Расположение сбытовых филиалов Фаза «жизненного цикла» у важнейших продуктов	Разница Х и У	4	6-7	У компании нет четкой и разработанной маркетинговой политики
Кадры Возрастная структура Уровень образования Квалификация и мотивация менеджмента	Разница Х и У	6	7-8	Не у всех сотрудников есть соответствующая квалификация и образование
Финансы Доля собственного капитала Финансовый баланс Возможность получения кредитов	Разница Х и У	6	6	Недостаточно разработанная финансовая стратегия компании

Таким образом, на основе проведенного анализа можно сделать вывод, что для дальнейшего завоевания большей доли рынка, ООО «Абсолют Клининг» необходимо разработать собственную политику и стратегию в сфере инновационного менеджмента, маркетинга и стимулирования потребительского спроса, а также улучшить качество обслуживания и расширить ассортимент предлагаемых услуг.

В настоящее время система управления ООО «Абсолют Клининг» имеет иерархическое строение и определенные цели:

- цели стратегического уровня;

- цели тактического уровня;

- цели оперативного уровня.

Соответственно данным уровням опишем основные цели отделов ООО «Абсолют Клининг» (таблица 4).

Таблица 4

Цели отделов ООО «Абсолют Клининг»

Функциональная система	Цель
Отдел персонала	Создание эффективной системы управления сотрудниками, сокращение показателей текучести кадров, создание оптимальных рабочих условий для профессионалов.
Отдел контроля качества	Совершенствование системы контроля качества оказываемых услуг, внедрение системы качества мирового уровня.
Финансово-экономический отдел	Минимизация финансово-экономических издержек, максимизация прибыли организации.
Менеджмент	Создание наиболее оптимальной структуры управления с учетом специфики деятельности компании.

В настоящее время перед руководством ООО «Абсолют Клининг» возникла следующая проблемная ситуация: в связи увеличением количества заказов и клиентской базы возникли дополнительные обязанности. Для уточнения и детализации проблемной ситуации было проведено включенное наблюдение за деятельностью всех сотрудников организации.

Проведенное наблюдение позволило сделать следующие выводы. Выявлено, что сотрудники занимаются своими должностными обязанностями в рабочее время, время отдыха совпадает со временем, которое определено для этого руководством компании. Однако вся деятельность проходит несколько затянуто, очень много времени тратиться на непродуктивные действия, при этом сами сотрудники отмечают, что многие рабочие операции они могут выполнять быстрее. Как отмечают работники, у них нет внутренней мотивации на более быстрое выполнение рабочей деятельности. Результатом становятся невыполненные в срок задания руководства, и как следствие, накопление невыполненных рабочих операций.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в ООО «Абсолют Клининг» существует следующая проблемная ситуация – из-за увеличения заказов и клиентов появилось много дополнительной работы, с которой сотрудники организации на данный момент не справляются. Следовательно, необходимо принять решение по устранению данной проблемной ситуации.

При выборе альтернативы решения проблемы организации можно руководствоваться 4 критериями при принятии решений, такими как minimax-критерий, критерий минимального риска, критерий максимальной вероятности, критерий максимального математического ожидания.

1 правило (minimax-критерий) предполагает выбор альтернативы, минимальный результат которой больше, чем минимальные результаты всех других альтернатив. Это правило выражает слабую готовность к риску у лица, принимающего управленческое решение, так как в нем рассчитывают на самый неблагоприятный исход, и, исходя из этого, принимается решение.

2 правило (критерий минимального риска) также носит название правила Саважа и предполагает выбор альтернативы, при которой максимальное разочарование не выбрать лучшую альтернативу является минимальным. Готовность идти на риск, которая проявляется в критерии, весьма незначительна. Можно охарактеризовать правило Саважа правилом осторожного пессимизма.

3 правило (критерий максимальной вероятности) предполагает выбор альтернативы, которая едет к наивысшему результату из всех возможных, взвешенных по их вероятностям. Данный критерий выражает высокую готовность к риску и сильный оптимизм, так как при этом не учитываются возможные отрицательные последствия выбора данной альтернативы.

4 правило (критерий максимального математического ожидания) предполагает выбор альтернативы, у которой взвешенная по вероятностям сумма результатов является максимальной. При этом критерии учитываются не только отдельные возможные альтернативы, но и принимается во внимание весь спектр ожиданий каждой альтернативы. Отдельные значения результатов умножаются на их вероятности и затем суммируют полученные величины для каждой альтернативы. Затем выбирается альтернатива с наибольшей суммой результатов, взвешенных по вероятностям их наступления (с наивысшим математическим ожиданием). По своей структуре благодаря учету всего спектра ожиданий критерий максимального математического ожидания с точки зрения риска считается относительно нейтральным, чем существенно отличается от всех вышеназванных критериев.

Можно выбрать несколько альтернатив решения проблемной ситуации. Предложим как минимум три возможных решения данной проблемы. Во-первых, можно нанять еще несколько сотрудников и возложить на них работу, которую не в состоянии выполнить основные сотрудники организации из-за большей загруженности. Однако данное решение имеет ряд отрицательных показателей, таких как необходимость создания дополнительных рабочих мест, расходы на заработную плату вновь привлеченным сотрудникам. Следует также отметить, что количество заказов и клиентов не являются неизменными факторами и может уменьшиться, в то время как в организации уже будут созданы дополнительные рабочие места.

Во-вторых, можно уволить сотрудников, которые не справляются со своими должностными обязанностями и на их место принять новых сотрудников. Однако данный вариант также не будет наиболее оптимальным, так как новых сотрудников необходимо будет заново обучать работе, что займет достаточно много времени. Количество невыполненной работы будет при этом только увеличиваться.

В-третьих, можно мотивировать сотрудников, которые в данный момент работают в организации, на достижение более высоких результатов работы. Для этого необходимо создание эффективной системы стимулирования сотрудников. Можно отметить, что создание данной системы займет достаточно много времени, однако позволит руководству организации мотивировать своих сотрудников на более эффективную деятельность.

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая в ООО «Абсолют Клининг» проблема, которая заключается в том, что появилась дополнительная работа для сотрудников, с которой они не всегда справляются, может быть решена как минимум тремя предложенными способами. Перейдем теперь к проектированию системы управления методом организационного моделирования.

В любой организации люди осуществляют деятельность, которая направлена как на процессы, существующие внутри организации, так и на внешнее окружение. Выполнение данной деятельности и обусловлено функциями управления. Функции – это циклически повторяющиеся процессы, которые обеспечивают достижение системы целей.

Существует три вида функций: общие, конкретные и специальные. Общие функции: планирование, организация, координация, мотивация, контроль. Конкретные функции: управление маркетингом, персоналом, экономический анализ, финансовая деятельность. Специальные функции: управление сбытом, маркетинговыми исследованиями и так далее.

Функции впервые были описаны в 1916 году известным ученым Анри Файолем в работе «Общее и промышленное управление». По его мнению, управление включает в себя планирование, организацию, распорядительное воздействие, координацию и контроль.

Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет сегодня говорить уже о большем количестве общих функций современного предприятия (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).

Организация предполагает создание определенной структуры в организации. Чтобы компания могла успешно реализовывать свою деятельность, необходимо правильно организовать и структурировать все ее элементы. Так как в организации важную роль играет персонал, то необходимо правильно организовать его деятельность, распределить должностные функции каждого сотрудника.

Мотивация – это необходимое условие выполнения должностных обязанностей сотрудниками в соответствии с целью организации. Руководитель должен выявить потребности сотрудников организации и правильно их мотивировать на эффективную деятельность с целью удовлетворения данных потребностей.

Планирование включает в себя решения о том, каким целям будет следовать организация, и что должны предпринять ее сотрудники для достижения данных целей. При планировании необходимо ответить на такие важные вопросы как: в каком состоянии на данный момент находится организация; что она желает достичь; с помощью каких методов она будет добиваться желаемого положения.

Контроль предполагает координацию и регулирование всей деятельности организации. Необходимо контролировать все процессы, происходящие в организации. Это можно сделать с помощью установления стандартов деятельности, постоянного контроля над тем, что было сделано для достижения данных стандартов в определенный промежуток времени, а также постоянная корректировка деятельности организации, способствующая достижению основных целей организации.

И наконец, координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность управления для достижения согласованности в деятельности всех членов организации.

Усложнение взаимодействия с внешним окружением позволяет уже сегодня говорить о большем количестве общих функций управления современным предприятием (планирование, маркетинг, предпринимательство, финансы, организация, производство, инновации, информация, социальное развитие, мотивация, контроль, исследование, оценка и так далее).

Для совершенствования СУ в компании ООО «Абсолют Клининг» предлагаем использовать следующее мероприятие.

Предлагаем создать отдел маркетинга и сбыта, который будет выполнять важную деятельность по работе с заказчиками по вопросам обслуживания. Его главными функциями являются следующие:

- проведение маркетинговых исследований рынка;

- прием заявок;

- оформление необходимой документации;

- работа по обеспечению рекламной деятельности, участие в различных рекламных мероприятиях.

Так как итогом внедрения предлагаемых мероприятий будет являться улучшение СУ ООО «Абсолют Клининг», то место в первую очередь имеет место социальный эффект в деятельности компании. Социальная эффективность предложенного проекта мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных с социальной точки зрения изменений в организации. К числу позитивных изменений, которым способствует данный проект, можно отнести следующие:

- создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей сотрудников с помощью участия в процессе коллективного принятия решений;

- наиболее полное использование потенциала работников организации;

- повышение профессионализма и конкурентоспособности персонала;

- формирование чувства причастности работника к делам организации;

- создание возможностей для получения нового опыта в процессе взаимодействия с сотрудниками других отделов;

- повышение обоснованности кадровых решений;

- использование возможностей персонала при принятии решений в соответствии с индивидуальными интересами, способностями и возможностями;

- хорошо налаженная система взаимодействия с сотрудниками других отделов организации.

Можно отметить, что экономический эффект от целесообразности применения данных мероприятий может стать очевиден при достижении улучшения показателей деятельности и повышении конкурентоспособности ООО «Абсолют Клининг». Предложенные проектные мероприятия – это первые важные шаги по повышению конкурентоспособности предприятия.

2.3 Рекомендации по предотвращению рисков для «Абсолют Клининг» при примении системного подхода

В качестве условий предотвращения рисков для «Абсолют Клининг» с позиции системного подхода могут быть рекомендованы следующие мероприятия:

- Формирования запасов финансовых средств

• Страхование имущества и ответственности работников;
• Заключение договоров с фиксированными суммами;
• Детальная проработка подготовительной стадии проекта с целью снижения риска непредвиденных затрат;
• Проведение ежемесячного мониторинга цен конкурентов.

Оценку степени риска на основе влияния на него вышеобозначенных факторов приведем в таблице 5

Таблица 5

Меры по предотвращению и ликвидации рисков

Риски	Меры по предотвращению наступления риска	Меры по ликвидации последствий риска, если он наступит
Недостаток оборотных средств, Неплатежеспособность потребителей	Финансовые запасы	Снижение цен на продукцию. Привлечение заемных средств
Неустойчивый спрос	Выпуск новых продуктов, реализации новой программы сбыта, маркетинга и рекламы	Снижение цен, активизация рекламной компании, выпуск на рынок новых продуктов
Снижение цен конкурентами	Мониторинг ситуации, расширение маркетингового отдела. Заключение договоров с фиксированными суммами	Разработка принципиального нового уникального продукта, повышение качества услуг
Выпуск некачественной продукции	Привлечение специалиста по аттестации персонала и найму квалифицированных работников. Страхование ответственности	Повышение квалификации нанятого персонала, стажировка

Система предлагаемых мероприятий по совершенствованию управлением финансовыми рисками на «Абсолют Клининг» включает в себя систему экстренных мероприятий по повышению уровня платежеспособности предприятия и систему длительных мероприятий, направленных на снижение факторов финансового риска.

Система предлагаемых длительных мероприятий, направленных на снижение факторов финансового риска включает в себя разработку комплекса мер, направленных на управление денежным потоком предприятия, своевременное получение денежных средств и платежную устойчивость.

К рекомендуемым мероприятиям для снижения уровня финансового риска «Абсолют Клининг» относятся:

1. Продажа продукции по 50% предоплате.
2. Исключение предоставления отсрочки платежа.
3. Исключение из числа покупателей финансово неблагополучных предприятий. Данное мероприятие может вызвать риск потери доходности, но учитывая потребность в продукции на рынке, наличие среди покупателей в большом количестве таких предприятий, как Московская железная дорога, пароходство, строительные отрасли, которые финансово поддерживаются государством, а значит стабильно платежеспособны, этот риск будет сведен к минимуму.
4. Приобретение сырья в размере, достаточном для производства продукции следующего месяца.
5. Расчет норматива запаса сырья, а значит приобретение сырья не только на текущую деятельность, но и данного запаса. С учетом специфики деятельности предприятия предлагается установить норматив запаса сырья, равный работе предприятия в течение 1 недели. Расчет норматива запаса осуществляется следующим образом: объем производства будущего месяца : 4 х0,45;

Где: 0,45-доля сырья в выручке.

В некоторых случаях при наличии финансовой возможности можно увеличить запас сырья из расчета на 2-х недельную работу.

6. Создание страхового запаса, равного средствам ,предусмотренным на оплату недельного запаса сырья.

Таким образом, в этой части работы была проведена оценка рисков, которые будут сопутствовать процессу реализации проекта по совершенствованию деятельности предприятия. Для оценки использован метод экспертных оценок. Выявлены три группы рисков: финансово-экономические, социальные и технические. В результате оценки установлено, что наиболее значимые риски проекта: снижение цен на услуги конкурентами, неустойчивость спроса, рост стоимости доллара, неплатежеспособность потребителя. В качестве мер по управлению рисками продолжены следующие: формирование финансовых запасов, постоянный мониторинг деятельности конкурентов, страхование ответственности, заключение договоров по фиксированным ценам и др.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, подведем основные итоги проделанной работы.

Во-первых, были рассмотрены теоретические аспекты исследования систем управления современных предприятий. Было выявлено, что система управления – это совокупность взаимосвязанных по определенным принципам между собой элементов. При этом система управления стремиться найти такие возможности и ресурсы для своего управления для реализации своих задач и достижения поставленной цели. Определено, что проведение исследования на основе научного аппарата системного анализа включает определение объекта исследования; постановку целей, задач и определение критериев их достижения; определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществление структуризации исследуемой системы; разработку экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы; исследование модели системы; сбор, обработку, анализ информации и обобщение результатов; проверку обоснованности результатов исследования; окончательную формулировку результатов исследования. Отмечено, что методы управления персоналом – это способы, приемы и средства воздействия на персонал, с помощью которых осуществляется эффективное управление с целью успешного функционирования организации. При этом для эффективного руководства персоналом предприятия необходимо учитывать все три группы методов управления (административные, экономические и социально-психологические). Значение практических методов в исследовании систем управления очень высоко. Практические методы исследования позволяют получить необходимую информацию о состоянии систем управления, а также являются важным дополнением теоретических методов исследования. С помощью практики возможно более глубокое изучение исследуемого объекта, системы управления в целом. Эффективность данных исследований системы управления соотносится с конкретными практическими методами исследования, а выбор того или иного практического метода исследования систем управления связан с компетентностью, уровнем знаний и опыта специалистов, проводящих данные исследования. Также было отмечено, что существует три основных вида систем управления – техническая система управления, человеко-машинная система управления, организационная система управления. Для каждого из данных видов систем управления характерны свои особенности, преимущества и недостатки.

Во-вторых, была дана характеристика оргструктуры и проведен анализ существующей системы управления ООО «Абсолют Клининг». Было выявлено, что труд сотрудников ООО «Абсолют Клининг» является «лицом» компании и обеспечивает важнейшую роль в процессе привлечения и обслуживания клиентов. Но в компании нет единой разработанной стратегии в области привлечения, развития и стимулирования персонала. На основе проведенного анализа был сделан вывод, что для дальнейшего завоевания большей доли рынка, ООО «Абсолют Клининг» необходимо разработать собственную политику и стратегию в сфере инновационного менеджмента, маркетинга и стимулирования потребительского спроса, а также улучшить качество обслуживания и расширить ассортимент предлагаемых услуг.

Также были разработаны мероприятия и рекомендации совершенствования системы управления на предприятии ООО «Абсолют Клининг». Был сделан вывод, что эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных изменений в ООО «Абсолют Клининг» с социальной и экономической точек зрения. Хотелось бы отметить, что потенциал организации в целом выстраивается из потенциала каждого сотрудника. Компании, придающие должное значение разработке и развитию кадровой политики, гораздо эффективнее используют человеческие ресурсы. В коллективе внедряются новые общие ценности, традиции, формируется корпоративный дух. Создание кадровой политики важно не только для поддержания командного духа – от нее зависит безопасность компаний.

Таким образом, цель курсовой работы, которая заключалась в анализе особенностей исследования систем управления в ООО «Абсолют Клининг», была достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Асташкина, И., Мишин В. Стадии и этапы исследования систем управления. – Режим доступа: http://www.inventech.ru/lib/analis/analis0025/
2. Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р. Веснин. – М.: ТК Велби, Проспект, 2011. – 504 с.
3. Долятовский, В.А. Исследование систем управления / В.А. Долятовский, В.Н. Долятовская. – М.: МарТ, 2015. – 256 с.
4. Егоршин, А.П. Управление персоналом / А.П. Егоршин. – Нижний Новгород: НИМБ, 2011. – 1100 с.
5. Иванов, В.В. Подходы к формированию систем эффективного менеджмента / В.В. Иванов, О.К. Хан, П.В. Богаченко, А.Н. Коробова // Менеджмент в России и за рубежом. – 2014. – № 5. – С. 20-30.
6. Игнатьева, А.В. Исследование систем управления: учебное пособие / А.В. Игнатьева, М.М. Максимов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. – 157 с.
7. Коротков, Э.М. Исследование систем управления / Э.М. Коротков. – М.: ДеКА, 2013. – 336 с.
8. Мазура, М. Управление организацией в условиях кризиса / М. Мазура // Управление персоналом. – 2013. – № 2. – С. 58-62.
9. Мельников, В.П. Исследование систем управления/ В.П. Мельников. – М.: Академия, 2012. – 336 с.
10. Мишин, В.М. Исследование систем управления / В.М. Мишин. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 527 с.
11. Молодчик, А.В. Менеджмент: стратегия, структура, персонал, знание: учебное пособие / А.В. Молодчик, М.А. Молодчик. – М.: Издательский дом ГУ ВШЭ, 2009. – 295 с.
12. Мухин, В.И. Исследование систем управления / В.И. Мухин. – М.: Экзамен, 2010. – 480 с.
13. Рогожин, С.В. Исследование систем управления/ С.В. Рогожин, Т.В. Рогожина. – М.: Экзамен, 2014. – 288 с.
14. Саубанова, Л.В. Организация управления человеческими ресурсами на предприятии / Л.В. Саубанова // Управление персоналом. – 2013. – № 1. – С. 51-52.
15. Управление организацией/ под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, И.А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 736 с.
16. Ширенбек, Х. Экономика предприятия/ пер. с нем. под общ. ред. И.П. Бойко, С.В. Валдайцева, К. Рихтера. – СПб.: Питер, 2015. – 848 с.