Разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара(Описание предметной области. Постановка задачи.)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования заключается в том, что автоматизация работы с поставщиками - одна из современных тенденций в автоматизации организаций и предприятий сферы общественного питания.

С каждым годом объем информации постоянно увеличивается, заставляя тратить на свою обработку все большее количество временных и трудовых затрат. В связи с этим все более востребованными становятся современные системы, которые способны за малые сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном для пользователя виде. По этой причине в последние годы появилось множество различных компьютерных систем, называемых системами управления базами данных (СУБД) и предназначенных именно для этих целей [14].

Главным элементом СУБД является, прежде всего, базы данных, которые позволяют хранить и обрабатывать используемую информацию рационально, быстро и доступно.

Для осуществления автоматизации деятельности по работе с поставщиками необходимо разработать регламент выполнения процесса «Контроль поставок товара», в котором для полноценного использования и достоверного хранения информации, необходимо спроектировать базу данных.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Контроль поставок товара».

В качестве объекта исследования выбрано предприятие общественного питания «ПИЦЦА-ПЛЮС». В качестве предмета исследования в данной работе выступает регламент выполнения процесса «Контроль поставок товара».

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

• Исследование предметной области учета поставок продукции.
• Определение бизнес-процессов учета поставок «Как есть».
• Проектирование форм входных и выходных документов.
• Разработка мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
• Определение бизнес-процессов учета поставок «Как будет».

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1  Описание предметной области. Постановка задачи.

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ПИЦЦА-ПЛЮС»

Правовой статус предприятия: ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности.

Согласно документам основным видом деятельности является деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания.

Поскольку вкус, качество и свежесть всегда были основными осознанными приоритетами этого предприятия, команда ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» тщательно выбирает продукты, поставщиков и партнеров.

На предприятии работают сотрудники самой высшей квалификации. Это лицензированные повара и кондитеры России и Италии, которые, прежде всего, ценят качество и вкус своих блюд.

Обладая многолетним опытом в сфере общественного питания, предприятие предлагает вкусные и сбалансированные блюда

Компания имеет в наличии собственный транспорт, организованную систему поставок, что позволяет полностью контролировать расценки, сроки и качество выполнения заказов клиентов.

Сотрудники предприятия гарантируют выполнение всех заказов в указанные сроки и надлежащего качества.

Товары доставляются автомобилем, при этом выполняются следующие операции:

• проверяется целостность упаковки;
• производится первичная приемка товаров по количеству;
• выполняется укладка товаров на поддоны или тележки;
• товары перемещаются в зону приемки.

Проверяется, были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение товара от повреждения и порчи (укладка товара, температурный режим, льдоснабжение и др.), сроки доставки, а также производится осмотр товара.

После этого составляется акт приемки товара.

Основная обязанность товароведа ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» – это обеспечение работы с поставщиками.

Вопрос о работе с поставщиками - один из самых важных в сфере общественного питания. Аспекты работы с поставщиками должны рассматриваться на стадии разработки бизнес-плана, эффективность работы в этой области зависит от существенного увеличения рентабельности предприятия. До 50% экономии оборотного капитала, компания может получить от организации эффективной работы с поставщиками на приобретение продуктов и определения оптимальных стратегий для работы с поставщиком.

Основная цель работы с поставщиками – взаимовыгодное партнерство, построенное на долгосрочной основе.

Компания постоянно ведет работу над закупаемым ассортиментом продукции и услуг, корректируя его в соответствии с запросами клиентов. Компания заключает договора на поставку:

• свежих овощей и грибов;
• молочных и кисломолочных продуктов и изделий;
• кондитерских и пекарных изделий;
• безалкогольных напитков;
• мяса и мясных изделий (в том числе полуфабрикатов);
• консервированной плодово-овощной продукции;
• сопутствующих товаров;
• услуг, которые необходимы для работы компании.

При прочих равных условиях выбираются:

• поставщики, качество которых выше, чем у других;
• поставщики, чей маркетинговый фонд выше других;
• поставщики, цены которых ниже других при равном качестве продукции;
• поставщики с сертификатами качества и безопасности;
• поставщики со специализированным транспортом, в которых установлены температурные датчики во время транспортировки;
• поставщики, обеспечивающие наибольшую отсрочку платежа;
• проверенные временем поставщики, которые имеют равные условия по сравнению с новыми поставщиками.

На данный момент база данных о поставках практически не ведется, текущие поставщики записываются в примитивно построенной базе данных с помощью электронных таблиц Excel, данные часто не сохраняются. Вследствие чего невозможно проследить динамику востребованности той или иной поставки, на основании чего скорректировать меню и закупки продуктов у поставщика. Такая схема не способствует повышению престижа предприятия и следовательно дает преимущество более быстродействующим конкурентам.

Поэтому в компании стоит вопрос о создании такой системы учета заказов и поставщиков, которая позволит избавиться от указанных недостатков и повысит эффективность работы компании в целом.

Без возможности хранить и обрабатывать всю информацию о работе компании нельзя говорить об успехе этого предприятия. Для документооборота компании требуется тщательная обработка. В этом случае требуется автоматизация процесса, возможность хранения и обработки информации, а также наличие аналитических функций. Эффективность внедрения автоматизированной системы очевидна. Разработка и внедрение такого программного обеспечения необходимо для достижения оптимального и производительного эффекта. Автоматизация процесса учета регистрации поставок продукции позволит заменить ручную работу, уменьшать процент ошибок, связанных с человеческим фактором, уменьшить время обработки информации и работать с документацией в электронном виде.

Спроектированную автоматизированную систему предполагается использовать для управления товарно-материальными ресурсами компании, учета работы с поставщиками, обработки платежей, заказов поставщикам, а также организации документооборота.

Созданная система предполагает наличие следующих функций:

• работа с поставщиками продуктов;
• заказ и получение продуктов;
• ведение базы данных продуктов;
• организация платежей за получение продуктов;
• учет на складе;
• формирования отчетности.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов.

В настоящее время при разработке программного обеспечения используют два основных подхода, которые отличаются критериями декомпозиции: функционально-модульный (структурный) и объектно-ориентированный [5].

Функционально-модульный (или структурный) подход основан на принципе алгоритмического разложения с выделением функциональных элементов и установлением строгого порядка выполненных действий, то есть иерархический подход, с выделением вначале функциональных действий, затем независимых компонентов с дальнейшей их детализацией.

Основные преимущества функционально-модульного подхода:

• способность проводить углубленный анализ бизнес-процессов, выявлять узкие места;
• диаграммы в нотациях IDEF0, IDEF3 и DFD обеспечивают логическую целостность и полноту описания, необходимые для достижения точных и согласованных результатов на этапе анализа;
• возможность получить полную информацию о каждой работе, благодаря своей жестко настроенной структуре.

В структурном подходе существуют в основном две группы инструментов, которые описывают функциональную структуру системы и взаимосвязь между данными.

Каждая группа средств имеет отношение к следующим типам моделей (диаграмм), наиболее распространенным среди них:

1. DFD (Data Flow Diagrams) – это диаграммы, которые демонстрируют то, как циркулируют потоки данных;
2. SADT (Structured Analysis and Design Technique - метод структурного анализа и проектирования) - модели и функциональные схемы процессов;
3. ERD (Entity - Relationship Diagrams) – диаграммы, на которых показаны выделенные в системе сущности и связи между ними.

Практически во всех методах структурного подхода, основанных на формировании требований к программному обеспечению, используются две группы инструментов моделирования:

• Диаграммы, которые иллюстрируют функции, что должна выполнять система, и соединения между этими функциями - DFD или SADT (IDEF0).
• Диаграммы, которые моделируют данные и их отношения (ERD).

Конкретный тип диаграмм и их последующий дизайн зависят от стадии жизненного цикла программного обеспечения.

Модели SADT и DFD используются для создания моделей «AS-IS» и моделей «TO-BE», отражающих существующую и предлагаемую структуру бизнес-процессов организации и взаимодействия между ними на стадии формирования требований к программному обеспечению (использование моделей SADT как правило, ограничивается только этим этапом, поскольку они не предназначены для разработки программного обеспечения). С помощью ERD-системы выполняется описание используемых в организации данных на концептуальном уровне, не зависимо от средств реализации базы данных (СУБД).

На этапе проектирования диаграммы DFD используются для описания структуры системы.

Вышеприведенные модели вместе дают полное описание программного обеспечения информационной системы, независимо от того, существует ли эта система или это новая разработка.

Метод функционального моделирования SADT был разработан Дугласом Россом в 1973 году. Это пример успешного использования метода моделирования в военных, промышленных и коммерческих организациях США для решения широкого круга задач.

Метод SADT представляет собой набор правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта или домена. Функциональная модель SADT отображает действия, которые выполняет объект и связи между этими действиями. Основные элементы этого метода основаны на следующих концепциях, описанных ниже.

При графическом представлении блочного моделирования графика блоков и дуг диаграмм SADT отображает функцию как блок, а интерфейсы ввода-вывода представлены дугами. Взаимодействие блоков друг с другом определяется посредством интерфейсных дуг в соответствии с другими выражающими «ограничениями», которые, в свою очередь, определяют, когда и как выполняются и контролируются функции.

Строгость и точность. Правила SADT: ограничение количества блоков на уровень декомпозиции (3-6), связность диаграмм (номера блоков), уникальность меток и имен (без дубликатов имен), разделение входов и элементов управления (правило для определения роли данных).

Разделение организации от функции, т. е. устранение влияния административной структуры организации на функциональную модель.

Результатом использования метода SADT является модель, состоящая из диаграмм, текстовых фрагментов и глоссария, у которых есть ссылки друг на друга. Диаграммы являются основными компонентами модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги (рис.1).

Рисунок 1 – Функциональный блок и интерфейсные дуги

Управляющая информация входит в блок вверху, а входная информация - это обрабатываемая информация, входит с левой стороны блока, а результаты (вывод) находятся справа. Механизм (человек или автоматизированная система), который выполняет операцию, представлен дугой, идущей снизу.

Затем блок, который представляет собой систему с одним модулем, подробно описан на другой диаграмме, используя несколько блоков, соединенных дугами интерфейса. Это разложение показывает полный набор подфункций, каждый из которых показан как блок. Таким образом, каждая из подфункций может быть разложена более подробно.

Во всех случаях каждая из функций может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. При этом, в модели не могут быть опущены какие-либо элементы, т. е., родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекстный блок. К этому блоку ничего нельзя добавлять и из него нельзя ничего удалять.

Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, которая разбивает сложный объект на его составные части, которые представлены в виде блоков (рис.6).

Рисунок 2 – Иерархия диаграмм

Детально каждый из основных блоков показан в виде набора блоков на диаграммах декомпозиции. Каждая подробная диаграмма представляет собой разложение блока с диаграммы предыдущей стадии. На каждом этапе декомпозиции диаграммы предыдущего уровня называются родительской диаграммой для более подробной диаграммы.

Дуги входящие в блок и выходящие из блока на диаграмме верхнего уровня такие же, как и дуги, которые входят на диаграмме нижнего уровня и выходящие из нее, потому что блок и диаграмма изображают одну и ту же часть системы.

Для моделирования бизнес-процессов больше подходят BPwin, ARIS и Rational Rose и MS Visio.

BPWin компании Соmputer Associates(CA), которая входит в пятерку ведущих производителей программного обеспечения, предлагая средства моделирования, резервного копирования, управления инфраструктурой предприятия (сетями, серверами и т.д.), информационной безопасности, business intelligence и т.д. Пакет BPWin основан на методологии IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Методология IDEF, являющаяся официальным федеральным стандартом США, представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель IDEF отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

Возможности BPwin:

• поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно;
• позволяет оптимизировать процедуры в компании;
• полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);
• позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000;
• интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др.;
• интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
• содержит собственный генератор отчетов;
• позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять их;
• имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

Rational Rose компании IBM входит в состав пакета IBM Rational Suite и предназначен для моделирования программных систем с использованием широкого круга инструментальных средств и платформ. Rational Rose является одним из ведущих инструментов визуального моделирования в программной индустрии, благодаря полноценной поддержке языка UML и многоязыковой поддержке командной разработки. Инструмент полностью поддерживает компонентно-ориентированный процесс создания ИС. Любые участники проекта - аналитики, специалисты по моделированию, разработчики и другие - могут использовать модели, построенные в Rational Rose, для большей эффективности создания конечного продукта. Для бизнес-аналитиков средство Rational Rose дает возможность детально описать и проанализировать бизнес-процессы данной предметной области. Системные аналитики, используя указанные описания, смогут разработать необходимый функционал ИС, который максимально удовлетворит запросы заказчика. Для архитекторов средство Rational Rose будет полезно при создании мощной и гибкой архитектуры системы. Для аналитиков, специализирующихся в области разработки баз данных, Rational Rose даст возможность визуально проектировать и генерировать базы данных любого размера. Таким образом, можно создавать базы данных Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, SQL Anywhere, IBM DB2 и любые другие, которые поддерживают возможность запуска скриптов стандарта ANSI SQL. Любые модели, создаваемые с помощью данного средства, являются взаимосвязанными: бизнес-модель, функциональная модель, модель анализа, модель проектирования, модель базы данных, модель компонентов и модель физического развертывания системы. Есть возможность по созданию шаблонов архитектурных решений, позволяющих использовать опыт, накопленный в предыдущих проектах. Существуют расширения Rational Rose, которые позволяют выполнять скелетную (round-trip) разработку ИС, создаваемых на базе языков C/C++, Java, Smalltalk, Ada, Object Pascal (Borland Delphi) и др. Таким образом, можно сгенерировать каркас программного кода на любом из указанных языков или выполнить процедуру обратного проектирования, что позволяет сформировать модель на базе существующего кода. Есть возможность публикации модели в Интернете, которая служит основой для объединения работы удаленных команд разработчиков.

ARIS компании IDS Scheer AG. В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования и анализа систем, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является продукт, носящий название ARIS, разработанный германской фирмой IDS Scheer. Компания IDS Sheer AG основана в 1984 г. Основное направление - программное обеспечение и консалтинг. В настоящее время компания обслуживает 4000 клиентов в 50 странах мира через сеть своих представительств и партнеров. Качество решений IDS Scheer было подтверждено в июне 2005 г. золотой медалью Международной познаньской ярмарки, на которой награждаются только лучшие продукты. А также в июле 2005 г., когда на мировом рынке была представлены программные продукты ARIS 7 с абсолютно новыми web-продуктами - все они имеют общую черту - интуитивно-понятный и выразительный интерфейс. Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов, что позволяет использовать ARIS специалистам с различными теоретическими знаниями и настраивать его на работу с системами, имеющими свою специфику. Методика моделирования ARIS основывается на разработанной профессором Августом Шером теории построения интегрированных ИС, определяющей принципы визуального отображения всех аспектов функционирования анализируемых компаний.

ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:

• организационные модели, представляющие структуру системы - иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
• функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
• модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования, в частности, ER и UML. В процессе моделирования каждый аспект деятельности предприятия сначала рассматривается отдельно, а после детальной проработки всех аспектов строится интегрированная модель, отражающая все связи между различными аспектами.

Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты - «функция», «событие», «структурное подразделение», «документ» и т.п. Между объектами устанавливаются разнообразные связи. Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте.

Стоит отметить несколько особенностей системы ARIS. Первая - семейство программных продуктов ARIS ориентированно на процессное описание. Основная бизнес-модель ARIS - eEPC (extended Event-driven Process Chain - расширенная модель цепочки процессов, управляемых событиями). По существу, модель eEPC расширяет возможности IDEF0, IDEF3 и DFD, обладая всеми их достоинствами и недостатками. Вторая особенность - в системе ARIS есть внутренняя база данных, которая позволяет проверять модель на непротиворечивость, целостность, проводить верификацию модели. В других продуктах это отсутствует. Третья особенность: ARIS - единственная система, ориентированная на описание бизнеса, где присутствуют различные взгляды на бизнес-систему, которую мы можем оценить и рассмотреть с разных сторон, чего нет в других программных продуктах. В течение последних пяти лет ARIS уверенно лидирует среди средств моделирования.

Также очень популярным для проектирования информационных систем с использованием объектно-ориентированного подхода на протяжении многих лет является продукт Microsoft Visio. Программа Microsoft Visio имеет интуитивно понятный интерфейс, она может быстро найти необходимые «пробелы» для моделей, в то время как программа содержит огромную базу данных объектов, с помощью которой можно имитировать практически любой процесс, технологию, архитектурную композицию и т. д. В новых версиях Visio, существуют формы для разных типов технологий: IDEF0, нотация EEPC, и с этим вы также можно создавать модели анализа процессов.

Все рассмотренные инструменты принадлежат CASE-системам. CASE (Computer Aided Software Engineering) - технология представляет собой набор методологий для анализа, проектирования, разработки и сопровождения сложных программных систем, поддерживаемых набором взаимосвязанных средств автоматизации.

В настоящее время нет общепринятого определения CASE. Содержание этой концепции обычно определяется списком задач, решаемых с помощью CASE, а также набором используемых методов и средств.

CASE - это инструмент для системных аналитиков, разработчиков и программистов, заменяя их бумагой и карандашом на компьютере, чтобы автоматизировать процесс проектирования и разработки программного обеспечения.

Для моделирования бизнес-процессов будем в дальнейшем использовать средства программы BPwin.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «Как есть»

Существующие бизнес-процессы работы с поставщиками компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» вытекают из набора деловых связей, имеющихся в организационной структуре организации.

Всю основную деятельность по работе с поставщиками можно обозначить через несколько действий, выполняемых в данной предметной области - это введение первичной информации о поставщиках, ввод документов по поставкам, контроль поставок, вывод документов на поставленные товары, отчеты по поставкам.

Регистрация нового поставщика осуществляется путем введения первичной информации о нем.

При поставке товаров заносится информация о поступлении их на склад на основе накладных.

В связи с необходимостью пополнения товарных запасов, менеджер компании формирует заказ в виде сводной ведомости необходимых продуктов и отправляет запрос поставщикам, зарегистрированным в информационной системе компании. Поставщики обрабатывают запрос и поставляют нужные товары в компанию.

Процедура взаимодействия с посетителями выглядит следующим образом: посетитель приходит в компанию и на основе меню формирует свой заказ, официант отправляет заказ на кухню и администратору зала, а после приготовления заказа подает его посетителю. Когда посетитель собирается уходить официант подает ему счет, который заранее подготовлен администратором зала и посетитель его оплачивает. Заказ посетителя переносится в общий журнал заказов.

Все операции, связанные с заказом и поставкой продуктов сопровождаются строгим ведением отчетности (накладные и другие сопроводительные документы).

На рис. 3 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Работа с поставщиками».

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма модели IDEF0 бизнес-процесса «Работа с поставщиками».

На рисунке 4 представлен результат декомпозиции контекстной диаграммы, который также выполнен в методологии IDEF0 [1].

Рисунок 4 – Диаграмма декомпозиции первого уровня детализации контекстной диаграммы

Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Выбор поставщика»

Рисунок 6 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Формирование заказа»

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Контроль исполнения заказа»

Рисунок 8 – Диаграмма декомпозиции второго уровня детализации «Возврат товаров поставщику»

Таблица 1 – Документы бизнес-процесса «Работа с поставщиками»

Составляе-мый документ	Операция	Исполнитель	Периодичность	Документ-основание
Заявка на поставку	Формирование заявки на закупку товаров	Товаровед	При поставках	Решение руководства о закупке
Заявка на закупку товаров	Формирование заказа	Товаровед	При поставках	Заявка на поставку
Договор о поставке товара	Контроль исполнения заказа	Товаровед Менеджер отдела поставок	При поставках	Метод закупки товаров
Документы на закупленный товар	Прием товара	Товаровед	При поставках	Документы на товар от поставщика
Рекламация	Возврат товаров поставщику	Товаровед Менеджер отдела поставок	При поставках товара, не соответствующего требованиям	Заказ
Отчеты по поставкам товара	Контроль исполнения заказа Возврат товаров поставщику	Товаровед Менеджер отдела поставок	По требованию	Документы на закупленный товар Рекламации

Экономическая сущность задачи «Формирование заявки на закупку товаров» сводится к следующему: по решению руководства о закупке товаров и на основании заявки на поставку товаровед формирует заявку на закупку товаров и список поставщиков в соответствии с заявкой.

Экономическая сущность задачи «Выбор поставщика» сводится к следующему: на основании списка поставщиков в соответствии с заявкой, информации о поставщиках и учитывая статистику продаж выполняется поиск поставщика по зпданным критериям. По результатам выбора заполняется карточка поставщика. В карточке указываются код поставщика, наименование поставщика, данные для связи, счет.

Далее в соответствии с отобранными поставщиками и заявкой на покупку товара формируется запрос поставщикам. После получения коммерческого предложения и прайсов производится оценка поставщика и составляется список подходщих поставщиков.

Экономическая сущность задачи «Формирование заказа» сводится к следующему: товаровед на основании заявки на закупку товара согласно методу закупки товаров выполняет ее обработку и формирует заявку на поставку или повторный заказ. В заявке поставщику указываются код товара, наименования товара, единица измерения, количество, цену.

Далее ведутся переговоры с поставщиками, результатом которых является соглашение на поставку. На основании соглашения составляется договор о поставке с каждым поставщиком. На основании договора выполняется оформление и отправка заказа.

Экономическая сущность задачи «Контроль исполнения заказа» сводится к следующему: товаровед на основании договора о поставках, заполненной формы заказа в соответствии со своими должностными инструкциями получает подтверждение о выполнении заказа, подтверждает факт отгрузки товара поставщиком. Затем менеджер отдела поставок выполняет контроль факта получения товара, проверяет документы, составляет рекламации и формирует документы на закупленный товар. На основании этих документов при необходимости формируются отчеты по поставкам товара.

Экономическая сущность задачи «Возврат товаров поставщику» сводится к следующему: на основании документов о принятии товара и рекламаций производится его проверка на соответствие требованиям заказчика. В результате составляются необходимые акты, претензии. Выполняется отправкатовара поставщику с сопроводительными документами. Менежер отдела поставок получает замену товара и формирует отчет по поставкам товара.

2 РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Как и в торговом, так и производственном бизнесе есть цепочка отношений, и строится она как производитель – поставщик – покупатель. Очень большую роль в бизнесе играет правильное налаживание отношений с поставщиками, ведь именно от них зависит сроки поставки, цена, качество, ну, и впоследствии, прибыль. Рассмотрим новую технологию работы с поставщиками ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

1. Заключение договора об оптимальной ценовой политике.

Цена должна удовлетворять не только заказчика, но и самого поставщика. При планировании долгосрочных коммерческих отношений фирма, поставляющая товар должна, также быть заинтересована сотрудничать длительное время. Также очень важно на начале сотрудничества с поставщиком договариваться о возможных скидках на основе постоянности и объёма заказов.

2. Развитие доверия между субъектами бизнеса.

Надёжность и процветание фирмы зависит от уровня доверия к поставщику, однако необходима некоторая осторожность, ведь доверие развивается временем.

3. Не допускать финансовой задолженности перед поставщиками.

В противном случае дело может дойти до судебного разбирательства, а также к потере отношений с нужным и важным субъектом.

4. Учет сроков поставки.

Задержки заказываемой продукции могут сильно повлиять на имидж и доход предприятия.

5. Договор о качестве товара

Договор о качестве товара является одним из самих важных аспектов сотрудничества между заказчиком и поставщиком. В этом вопросе обязательно обговариваются все возможные форс-мажорные обстоятельства, такие как дефекты, нарушения технологий, просрочка (к примеру, поставка скоропортящихся продуктов должна контролироваться подобным договором для того, чтобы не получить испорченный товар).

6. Штрафы, пени и премии

Важным моментом является оговор штрафов, пени и премий в соответствии с сотрудничеством между поставщиками и заказчиком. Качественную работу всегда нужно поощрять, но и соответственно нарушения наказывать штрафами и пенями для поддержания дисциплины.

Успешный и законный бизнес – это и доверие, и полное соблюдение гласных и негласных правил этики и экономики.

На основе собранной о компании информации разработаем карту процессов. Для формирования карты процессов используем конфигурации цепочки ценностей М. Портера.

Задание выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Рисунок 9 – Карта процессов

Выберем один бизнес-процесс из карты процессов и разработаем модель выбранного процесса в нотации EPC. Моделирование выполнено при помощи программного средства ARIS Express.

Бизнес-процесс «Приемка товара»

Подпроцесс «Заключение договоров с поставщиками»

Документы:

Отправленные поставщикам заявки на товар.

Заключенные договора с поставщиками.

События:

Входящее событие

Заявки на товар отправлены всем потенциальным поставщикам из списка поставщиков предприятия ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС».

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми поставщиками должны существовать договора.

Таблица 2 – Действия

№	Исполнитель	Шаг	Входящий документ	Исходящий документ
1	Менеджер по поставкам	Получение подтверждения комплектации заказа от поставщика	Согласованные заявки на сырье, материалы и комплектующие.	Список поставщиков, подтвердивших заявку.
2	Менеджер по поставкам	Проверка наличия договора с поставщиком	Список поставщиков, подтвердивших заявку	Списки поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми есть договора и с которыми – нет.
3	Генеральный директор	Заключение/продление договоров с поставщиками	Список поставщиков, подтвердивших заявку, с которыми нет действующих договоров.	Заключенные договора с поставщиками.

Рисунок 10 – Заключение договоров с поставщиками

Для выбранного бизнес-процесса была разработана модель процесса в нотации BPMN.

Модель выполнена при помощи программного средства Bizagi.

Рисунок 11 – Бизнес-процесс «Заключение договора с поставщиками » в нотации BPMN

Генеральный директор дает заявку на поиск нового поставщика. Менеджер по поставкам принимает заявку и рассылает заказы потенциальным поставщикам. Затем на основании откликов от поставщиков выбирается поставщик. Менеджер оформляет договор с поставщиком, уведомляет генерального директора о том, что поставщик найден и отправляет договор ему на подпись. Затем договор вносится в реестр договоров.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Контекстная диаграмма учета поставок в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием автоматизированной информационной системы представлена на рисунке 12.

Входы (слева):

• форма заявки на поставку;
• информация о поставщиках;
• договор о поставке товара;
• документы на товар от поставщика;
• статистика продаж.

Выходы (справа):

• документы на закупленный товар;
• отчеты по выполнению договоров;
• отчеты по поставкам товара.

Механизмы и управление (сверху):

• законодательные акты;
• решение руководства о закупке;
• метод закупки товаров;
• конъюнктура рынка;
• должностные инструкции;
• руководство пользователя ЭИС.

Ресурсы:

• товаровед;
• менеджер отдела поставок
• автоматизированная информационная система.

Рисунок 12 – Контекстная диаграмма учета работы с поставщиками в компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» с использованием ЭИС

Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 13.

Рисунок 13 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Теперь Товаровед задействован при формировании заявки на поставку – заполняет электронную форму заявки и контролирует формирование заказа в системе.

Все работы по поставкам товаров выполняются с использованием автоматизированной информационной системы – она выполняет все рутинные операции при выборе поставщиков и формировании заказов, формизует отчеты по поставкам и отчеты по выполнению договоров, а также формирует документы на закупленный товар.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Поиск поставщика» показана на рис.14.

Теперь всю работу по поиску поставщика выполняет автоматизированная информационная система, используя свою базу данных.

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа» показана на рис.15.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система, а товаровед только принимает участие в переговорах с поставщиками.

Рисунок 14 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Выбор поставщика»

Рисунок 15 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Формирование заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа» показана на рис.16.

Теперь всю работу на этом участке выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок, используя базу данных и базу договоров.

Рисунок 16 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Контроль исполнения заказа»

Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Возврат товара поставщику» показана на рис.17.

Теперь всю работу по формированию заказа выполняет автоматизированная информационная система и менеджер отдела поставок. Все документы составляются в электронном виде, а затем отправляются поставщикам или распечатываются.

Рисунок 17 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «Возврат товара поставщику»

Таким образом, программа предназначена для решения задач автоматизированной обработки информации при учете контроля поставок товара:

1) хранение данных о поставщиках, поставках, товарах, складах, договорах;

2) вывод в удобной форме данных по запросам пользователя;

2) автоматизация обработки информации при различных бизнес-операциях;

4) вывод данных на печать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения курсовой работы были исследованы бизнес процессы предприятия общественного питания ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС» в части контроля поставок товара, предложены пути повышения эффективности деятельности компании, конкурентоспособности и обеспечения устойчивого положения на рынке услуг за счет новых информационных технологий.

На основании проведенного анализа компании ООО «ПИЦЦА-ПЛЮС», в работе рассмотрены вопросы создания ЭИС компании, развития программного обеспечения информационных систем, базирующихся на современных программных платформах, современных концепциях в области систем управления базами данных, современных концепциях прикладного программирования, интернет технологиях.

Был разработан регламент бизнес-процесса «Контроль поставок товара» и в качестве одной из возможных концепций улучшения бизнес-процессов компании предложена информационная система, которая обеспечивает работу с данными: ввод, удаление, поиск, распечатка информации о поставщиках, товарах, заказах, выборку необходимых данных и т.д.

Использование системы позволит:

• разработать новые технологические схемы взаимодействия поставщиков и персонала предприятия;
• получать оперативную информацию различного вида по поисковым запросам;
• накапливать, классифицировать информацию о поставщиках;
• принимать оперативные решения;
• совершенствовать существующую отчетно-учетную документацию;
• сократить и унифицировать документооборот;
• уменьшить вероятность ошибок и потери документов;
• унифицировать процедуру принятия решений по планированию закупок товаров.

Подводя итоги проведенного исследования, можно сказать, что все поставленные задачи решены, следовательно, главная цель, поставленная в курсовой работе, достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. ERwin, BPwin и Model Mart - новые возможности Service Pack 2. URL: http://www.interface.ru/logworks/sp2.htm (дата обращения: 22.04.2018)
2. Анализ состояния защиты данных в информационных системах / В.В. Денисов. Сост.– Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2012. – 52 с.
3. Бекаревич Ю. Самоучитель Microsoft Access 2013 / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина – С-Пб.: БХВ-Петербург, 2014. – 465 с.
4. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
5. Грошев А.С. Информатика. Лабораторный практикум – Архангельск: Арханг. гос. техн. ун-т, 2012. – 148 с.
6. Гурвиц Г.А. Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере. – Спб.: БХВ-Петербург, 2010. – 496 с.
7. Илюшечкин В. М.Основы использования и проектирования баз данных / Илюшечкин В. М. - М. :Юрайт, 2011. - 213 с.
8. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012. - 336 стр.
9. Информационные ресурсы и технологии в экономике : Учебное пособие / Г. Н. Безрядина [и др.] ; Под ред. Б.Е.Одинцова, А.Н.Романова. - М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2013. – 526с.
10. Киселев, Г.М. Информационные технологии в экономике и управлении / Г.М. Киселев, Р.В. Бочкова, В.И. Сафонов. - М.: Дашков и К, 2013. - 272 c.
11. Клочкова, Е. Н. Экономика предприятия / Е. Н. Клочкова, В. И. Кузнецов, Т. Е. Платонова. - М.: Юрайт, 2014. - 448 с.
12. Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем. – М.: ДМК-Пресс, 2013. – с.288.
13. Кузнецов С. Д. Базы данных. Модели и языки – М.: Бином-Пресс, 2013 г. - 720 с.
14. Леонтьев В.П. Новейший самоучитель. Компьютер + Интернет 2013. – М.: Олма Медиа Групп, 2013. – 641 с.
15. Нестеров С.А. Базы данных. – СПб.: Изд-во Полит. Ун-та, 2013. – 150 с.
16. Особенности бухгалтерского учета в оптовой и розничной торговле [Электронный ресурс]. URL: http://saldoconsult.ru/stati/osobennosti-buxgalterskogo-ucheta-v-optovoj-i-roznichnoj-torgovle/ (дата обращения: 20.04.2018).
17. Острейковский В.А. Информатика. Теория и практика / В.А.Острейковский, И.В.Полякова – М.: Оникс, 2012. – с.608.
18. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учеб. для вузов / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – М. : Финансы и статистика, 2007. – 512 с. : ил.
19. Технические средства информатизации. Практикум. / О.Б. Лавровская 2-е изд., стер. – М.: Академия, 2013. – 208 с.
20. Устройство и функционирование информационных систем. / Н.З.Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов., Учебное пособие. М.: ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2012. 448 с.