Разработка регламента выполнения бизнес-процесса «изучение демографических данных»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Применение информационных технологий в деятельности предприятий направлено на достижение следующих целей:

• снижение нагрузки на персонал;
• минимизацию трудозатрат на выполнение бизнес-процессов;
• повышение контроля бизнес-процессов;
• распределение зон ответственности.

Как правило, внедрение информационных технологий в деятельность предприятия сопутствует оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация бизнес-процессов применяется для того чтобы:

• сделать бизнес-процессы более прозрачными;
• устранить «слепые зоны»;
• ввести регламенты выполнения бизнес-процессов.

Регламентом выполнения бизнес-процесса называется документ, в котором определена последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом. Также в регламенте могут фиксироваться следующие характеристики бизнес-процесса:

• время выполнения работ;
• показатели результативности процесса;
• исполнители работ и т.д.

Чем более точным является регламент бизнес-процесса, тем более эффективным будет управление бизнес-процесса на предприятии.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс изучения демографических данных.

Предметом исследования является регламент выполнения бизнес-процесса изучения демографических данных.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса изучения демографических данных.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Выбрать средства моделирования бизнес-процессов.
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».
4. Описать мероприятия по улучшению бизнес-процессов.
5. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Аналитическая часть

1. Описание предметной области. Постановка задачи

Изучение демографических данных основано на следующих основных демографических показателях:

• численность населения;
• состав населения.

Состав населения характеризуется по следующим параметрам:

• число родившихся;
• число умерших;
• число браков;
• число разводов;
• численность прибывших в страну;
• численность выбывших из страны;
• число прибытий и выбытий внутри страны и ее регионов.

На основе перечисленных показателей и их параметров формируются производные и расчетные показатели, позволяющие всесторонне охарактеризовать структуру и движение населения, социально-демографические процессы.

Источником наиболее точных данных о численности и составе населения и демографических процессов является перепись населения. Переписью населения называется процесс сбора демографических и социальных данных, которые характеризуют каждого жителя страны или территории по состоянию на определенный момент времени. При этом в численность населения не включаются люди, умершие до или родившиеся после этого момента. Таким образом перепись населения представляет собой «моментальный снимок» населения.

В программу переписи населения включается, как правило, достаточно широкий круг сведений о каждом человеке, который включает следующие признаки [3]:

• Демографические, к которым относятся пол, дата и место рождения, брачное состояние и т.д.;
• Экономические, к которым относятся занятость, отрасль хозяйства и вид экономической деятельности, источник средств существования и т.д.;
• Характеристики образования, к которым относятся: период обучения, уровень образования, посещение учебного заведения и т.д.;
• Этнические признаки, к которым относятся: национальность, родной язык, разговорный язык;
• Состав домохозяйств и семей.

Перепись населения проводится согласно принципу самоопределения, что означает получение перечисленных сведений не из документов, а со слов респондентов. Это позволяет получить такие сведения, которые может сообщить только сам опрашиваемый. Затем листы собирают и передают в органы государственной статистики, где ответы опрошенных преобразуются в обезличенные итоговые данные о числе людей с теми или иными значениями учтенных при переписи признаков.

Рассмотрим методы проведения переписи населения. Они характеризуются многообразием:

1. Метод обхода помещений и сбора сведений с помощью опроса населения специально подготовленными работниками применяют в процессе проведения переписи в Российской Федерации.
2. Метод самосчисления представляет собой распространение бланков переписи с последующим сбором после того как сами люди записали ответы на все вопросы.
3. Микропереписи представляют собой проведение выборочных обследований широкого масштаба, проводимые с целью получения детальных сведений о составе населения и данных, которые являются необходимыми для более глубокого анализа социально-демографических процессов в масштабе страны и отдельных регионов.

На территории Российской Федерации после окончания Второй мировой войны перепись населения проводится на регулярной основе каждые 10 лет. Микропереписи проводятся между переписями населения, они охватывают около 5% населения. Кроме сбора сведений о составе населения, микропереписи направлены на изучение формирования семьи, изменения рождаемости, причин миграции.

При проведении переписи населения учитываются две категории граждан:

1. Наличное население. В эту категорию объединены люди, которые в момент проведения переписи населения находятся в жилых помещениях конкретного населенного пункта вне зависимости от постоянного места проживания. Также к этой категории относятся граждане, которые на момент проведения переписи находились вне постоянного места проживания, но на террирории того же населенного пункта (например, в гостях, в театре) или даже за ее пределами, но вне жилых помещений, где могли быть переписаны, или при исполнении служебных обязанностей.
2. Постоянное население. К этой категории относятся люди, которые постоянно проживают на территории населенного пункта, где проводятся переписи. Постоянно проживающими в данном месте считались все граждане, у которых нет другого места постоянного жительства.

Между переписями населения данные о численности и возрастно-половом составе населения получают с помощью проведения расчетов, в которых используют данные переписи населения и текущего учета движения населения.

Одной из важнейших характеристик структуры населения является возраст и пол граждан. Наглядное представление этих характеристик представлено в виде возрастной пирамиды. На графическом изображении возрастной пирамиды по вертикали откладывают данные возраста или года рождения граждан и их доли в общей численности населения. По горизонтали откладывают численность людей каждого возраста влево от оси - мужчин, вправо - женщин. Пример возрастной пирамиды представлен на рисунке 1.

		возраст
	95 90 85 80 75 70 65 60 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

Рисунок 1. Пример возрастной пирамиды

Пирамида изображает возрастно-половую структуру населения в тот или иной момент времени. Таким образом происходит фиксирование некоторого состояния пирамиды в ходе непрерывного процесса воспроизводства населения. Сравнительная длина ступеней от самых старших возрастов (людей, родившихся давно) до самых младших (родившихся недавно) дает представление о влиянии на возрастной состав населения процессов рождаемости и смертности на протяжении длительного времени, а также о влиянии сложившегося к данному моменту возрастного состава на перспективы роста населения.

Если численность населения и режим его воспроизводства не подвергались каким-либо внешним воздействиям, то возрастная пирамида имеет относительно ровные грани; при длительно сохраняющихся высоком уровне рождаемости и сравнительно высоком уровне смертности - широкое основание и узкую вершину; при низких уровнях рождаемости и смертности - узкое основание и широкую вершину.

Неровные грани возрастной пирамиды отражают изменения в характере прироста и убыли населения в прошлом под влиянием нарушений в численности и возрастной структуре населения или в интенсивности его воспроизводства, вызванных, например, войной, приводящей к падению уровня рождаемости и к убыли числа молодых мужчин. Такие нарушения надолго оставляют след в возрастной структуре населения.

Наложенные друг на друга возрастные пирамиды позволяют проводить сравнения характеристик населения. Это применяется при исследовании воспроизводства населения и демографическом прогнозировании.

Следующей характеристикой населения является показатель демографической нагрузки. Этот показатель представляет собой обобщенную количественную характеристику возрастной структуры населения, которая показывает нагрузку на общество непроизводительного населения. Демографическая нагрузка равна отношению общего числа детей, числа лиц пенсионного возраста и общей их совокупности к численности населения трудоспособного возраста.

Демографическая нагрузка применяется при расчете затрат на пенсионное обеспечение населения, расходы на содержание детей, разработке мероприятий по социальному обеспечению и рациональному использованию трудовых ресурсов.

Естественное движение населения отражено в количестве родившихся, умерших, браков, разводов и относительными показателями, рассчитанными на их основе. Абсолютные числа событий получают на основе статистической обработки актов гражданского состояния, которые составляются в органах ЗАГС при регистрации рождений, смертей, браков, разводов. Для проведения анализа демографических процессов используют относительные показатели.

1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Для проектирования информационной системы будет использована методология функционального моделирования. SADT – методология (Structured Analysis and Design Technique ) является распространенной в связи с тем, что ориентирована на комплексное представление структуры материальных, информационных, финансовых и управленческих потоков, отображение организационной структуры. В силу этого, SADT – это методология в большей степени нацеленная на реорганизацию всей системы управления, чем другие методологии функционального моделирования, основанные на использовании диаграмм потоков данных, главная цель которых проектирование информационных процессов [11].

Функциональная модель бизнес-процессов состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, которые отображают последовательности взаимосвязанных через общие объекты функций (операций, действий, работ – activity) бизнес-процесса.

Методология SADT реализована в следующих инструментальных средствах:

1. Microsoft Visio.
2. Bpwin process modeler.
3. Ramus Educational.
4. Dia [12].

Программный продукт Microsoft Visio -  векторный графический редактор, который обеспечивает работы с диаграммами и блок-схемами для Windows. Редактор выпускается в трёх редакциях: Standard, Professional и Pro for Office 365 [4].

Аналогично с Adobe Reader, в стандартный набор программ MS Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional для создания и редактирования монограмм и диаграмм в пакеты MS Office не входит и распространяется отдельно. Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Компания Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office. Редактор поддерживает множество типов диаграмм, в которые входит IDEF0, DFD и другие методологии моделирования.

Редактор «Bpwin process modeler» - это программный продукт, разработанный компанией ltd. Logic Works. Он предназначен для поддержки процесса создания информационных систем. Относится к категории CASE средств верхнего уровня. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, которое позволяет проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой [1].

«Bpwin» поддерживает функциональное моделирование, моделирование потока работ и потока данных. Соответствующие диаграммы реализованы на основе стандартов IDEF0, IDEF3 и DFD. Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данными между различными задачами. Кроме того, что в BPwin создаются отдельные модели, также могут создаваться и смешанные модели [2].

Редактор «Ramus Educational» - кроссплатформенная система моделирования и анализа бизнес-процессов. В функционал редактора входят:

• разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD);
• разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов);
• формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Редактор «Dia» - это свободный кроссплатформенный редактор диаграмм, часть GNOME Office, но может быть установлен независимо. Он может быть использован для создания различных видов диаграмм: блок-схем алгоритмов программ, древовидных схем, статических структур UML, баз данных, диаграмм сущность-связь, радиоэлектронных элементов, потоковых диаграмм, сетевых диаграмм и других [9].

Для выбора инструментального средства необходимо выделить критерии, по которым выбор будет осуществляться:

1. Поддержка нотаций IDEF0, DFD, IDEF3.
2. Кроссплатформенность.
3. Проверка нотации.
4. Формирование отчетности.

Проанализируем инструментальные средства по выделенным критериям. Результат представлен в таблице 1.

По результатам проведенного анализа наибольшее соответствие показало CASE-средство Bpwin process modeler, которое будет использовано для моделирования бизнес-процессов предметной области.

Таблица 1

Анализ инструментальных средств

Критерий	MS Visio	Bpwin	Ramus	Dia
Поддержка IDEF0	+	+	+	+
Поддержка DFD	+	+	+	+
Поддержка IDEF 3	-	+	-	-
Кроссплатформенность	-	-	+	+
Проверка правильности применения нотации	-	+	-	-
Формирование отчетности	-	+	+	-
Итого	2	5	4	3

Существует ряд нотаций, используемых в структурном подходе. Это нотации IDEF0, DFD, IDEF3. Нотация IDEF0 имеет жесткие правила создания модели бизнес-процесса. Эта нотация позволяет представить изменение информационных, денежных и материальных потоков при прохождении бизнес-процессов. Несмотря на сложности нотации, ее преимуществом является наглядность и понятность модели бизнес-процесса [10].

Нотация DFD используется для моделирования потоков данных, которые сопровождают бизнес-процессы. Эта нотация применяется для моделирования бизнес-процессов при разработке программного обеспечения и баз данных.

Нотация IDEF3 позволяет представить процессы предметной области в виде работ. Получившаяся модель показывает логику выполнения работ [6].

Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

1. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим бизнес-процессы предметной области с помощью методов структурного анализа. Модели бизнес-процессов будут представлены с помощью методологии IDEF0. На рисунке 2 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса изучения демографических данных. Управление бизнес-процессом осуществляется согласно инструкциям. Механизмом процесса является сотрудник органов статистики. Входным информационным потоком являются результаты переписей населения. Выходным информационным потоком являются итоговые демографические показатели.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 3. Изучение демографических данных начинается с сортировки данных переписи населения. Отсортированные данные передаются для расчета статистических показателей. На основании проведенных расчетов проводится исследование демографических показателей.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма бизнес-процесса изучения демографических данных

Рисунок 3. Декомпозиция бизнес-процесса изучения демографических данных

На рисунке 4 представлена декомпозиция бизнес-процесса сортировки данных. Сотрудники органов статистики осуществляют разработку признаков для сортировки данных переписи населения. В соответствии с разработанными признаками создаются регистры, в которых будут сгруппированы бланки переписи населения. Затем специалисты осуществляют разбор бланков и группировку по регистрам.

На рисунке 5 представлена модель бизнес-процесса подсчета демографических данных. Для каждого бланка переписи населения заполняется учетная ведомость. На основании заполненных ведомостей рассчитывают статистические показатели. Рассчитанные статистические показатели вносятся в отчетные формы.

На рисунке 6 представлена модель бизнес-процесса подготовки результатов исследования. Специалист органов статистики сравнивает полученные демографические показатели с показателями предыдущих периодов. В ходе сравнения могут быть выявлены отклонения в ту или иную сторону. Специалист описывает причину отклонений и вносит ее в отчет по результатам исследования.

Рисунок 4. Модель бизнес-процесса сортировки данных переписи населения

Рисунок 5. Модель бизнес-процесса подсчета демографических данных

Рисунок 6. Подготовка результатов исследования

Практическая часть

1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Проанализируем выполнение бизнес-процесса изучения демографических данных. По результатам моделирования бизнес-процессов можно сделать вывод о том, что наиболее трудозатратными и ресурсоемкими процессами являются:

1. Сортировка бланков переписи населения.
2. Внесение данных каждого бланка в учетную ведомость.
3. Расчет показателей.
4. Сравнение показателей текущего и предыдущих периодов
5. Оформление отчета по проведённому исследованию.

Поскольку учетные ведомости представляют собой бумажные документы, специалисту органов статистики необходимо вручную сортировать бланки и вносить данные каждого бланка в ведомость. Чем большее количество бланков переписи необходимо обработать, тем большее количество документов необходимо заполнить.

После заполнения бланков документов проводятся расчеты, которые являются затратными по времени, поскольку этот процесс не автоматизирован и проводится вручную.

Также вручную осуществляется сравнение полученных показателей и показателей прошлых периодов. Для этого необходимо сделать запрос отчетов за прошлые периоды в архиве.

Затем необходимо сформировать отчет по проделанной работе, в котором будут отражены результаты исследований.

На основании перечисленного можно сформировать ряд недостатков, выявленных в результате анализа бизнес-процессов [5]:

1. Отсутствие единого хранилища данных переписи населения.
2. Высокие временные затраты на обмен данными между отделами организации.
3. Высокие временные затраты на сортировку результатов переписи населения.
4. Высокие временные затраты на формирование документооборота (учетные ведомости).
5. Любой сотрудник имеет доступ к бумажному носителю документа, что влечет за собой порчу, потерю и другие недопустимые действия.
6. Высокие временные затраты на поиск нужного документа, даже в условиях четкой организации хранения.
7. Необходимость увеличения площади архива, где будут храниться документы.

В связи с перечисленными недостатками, необходимо организовать единое хранилище данных, в котором будут учитываться данные переписи населения. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников отдела статистики.

Ручной способ исследования демографических данных обладает следующими недостатками [7]:

1. Высокие временные затраты на сбор полученных данных.
2. Высокие временные затраты на проведение расчетов.
3. Высокая вероятность совершения ошибки в расчетах.
4. Высокие временные затраты на оформление документации.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс расчета демографических показателей, а также анализа данных за текущий и предыдущие периоды [8].

После ввода в действие перечисленных изменений, бизнес-процесс станет проще и будет осуществлен в ходе следующих действий:

1. Ввод данных переписи населения.
2. Выбор признака группировки данных.
3. Расчет демографических показателей.
4. Формирование отчета.

Перечисленные действия занимают значительно меньше времени, чем неавтоматизированный способ изучения демографических данных. Основные трудозатраты в этом процессе приходятся на ввод данных, которые являются параметрами для расчета итоговых показателей.

1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Для устранения перечисленных недостатков необходимо внедрить информационную систему, в которой будет осуществляться изучение демографических данных. Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые появились в результате внедрения информационной системы. На рисунке 7 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Управление бизнес-процессом осуществляется согласно инструкциям. Механизмами процесса являются сотрудник органов статистики и информационная система. Входным информационным потоком являются результаты переписей населения. Выходным информационным потоком являются итоговые демографические показатели.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 8. Изучение демографических данных начинается с ввода данных переписи населения в информационную систему. Введенные данные используются для расчета статистических показателей. На основании проведенных расчетов проводится исследование демографических показателей.

На рисунке 9 представлена декомпозиция бизнес-процесса ввода данных переписи населения в информационную систему. Сотрудник открывает форму ввода данных в информационной системе, вводит данные бланка переписи населения и сохраняет введенные данные.

На рисунке 10 представлена модель процесса осуществления расчетов показателей демографических данных. Информационная система осуществляет выборку данных за заданный период времени. Затем проводятся расчеты показателей выбранных данных. Рассчитанные показатели отражаются в

Рисунок 7. Контекстная диаграмма бизнес-процесса изучения демографических данных

Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса изучения демографических данных

Рисунок 9. Модель бизнес-процесса ввода данных в систему

Рисунок 10. Модель процесса осуществления расчетов

отчетной форме, сформированной информационной системой.

На рисунке 11 представлена модель бизнес-процесса подготовки результатов исследования. Информационная система сравнивает полученные демографические показатели с показателями предыдущих периодов. В ходе сравнения могут быть выявлены отклонения в ту или иную сторону. Специалист описывает причину отклонений и вносит ее в отчет по результатам исследования.

Рисунок 11. Модель бизнес-процесса подготовки результатов исследования

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы был описан процесс изучения демографических данных. Были рассмотрены методы изучения демографических данных, основные показатели и методы расчетов.

Далее был осуществлен выбор CASE-средства для моделирования бизнес-процесса. Для моделирования бизнес-процессов предметной области был выбран системный подход, который включает следующие нотации: IDEF0, DFD, IDEF3. Для моделирования бизнес-процессов выбрана нотация IDEF0, поскольку она позволяет рассмотреть процесс комплексно, обладает неизбыточной детализацией и включает все необходимые инструменты.

Выбранная нотация реализована в ряде средств моделирования бизнес-процессов. К таким средствам относятся: Ramus Education, Dia, MS Visio и BPwin process modeler. Для выбора инструментального средства был выделен ряд критериев, согласно которым была проведена экспертная оценка перечисленных средств моделирования бизнес-процессов предметной области. В результате анализа было выбрано средство BPwin process modeler.

Были построены модели бизнес-процессов «как есть» в нотации IDEF0. В ходе которых были выявлены недостатки, связанные с высокими временными затратами на сортировку бланков переписи населения, подготовку регистров, заполнение документов, расчетом показателей и формированием отчетности.

Поскольку в настоящий момент процесс изучения демографических данных не автоматизирован, а все документы представляют собой бумажные носители, процесс обладает рядом недостатков. Для повышения эффективности процесса изучения демографических данных были предложены следующие мероприятия: организация единого хранилища данных, в котором будет производиться сбор, обработка и хранение данных. Доступ к хранилищу данных должен быть у сотрудников органов статистики.

Ввиду перечисленных недостатков, к единому хранилищу данных необходимо добавить функционал, автоматизирующий процесс ввода данных, расчета показателей, сравнения текущих показателей с показателями предыдущих периодов и формирования отчетности.

В результате были разработаны модели бизнес-процесса «как должно быть». На основании построенных моделей можно сделать вывод о том, что бизнес-процесс стал более простым, участие персонала в нем сократилось, следовательно были снижены временные затраты на осуществление процесса.

Список использованной литературы

1. Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – Москва, РИА «Стандарты и качество», 2013 г.
2. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. / Проектирование информационных систем. – М.:Феникс, 2014.
3. Горбаченко В.И., Убиенных Г.Ф. / Проектирование информационных систем с СА ErwinModelingSuite 7.3. – П.:ПГУ 2014.
4. Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. Москва, 2013 г.
5. С.В. Маклаков. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: Диалог-МИФИ, 2015. 256 с
6. В.А. Ивлев, Т.В. Попова. Реорганизация деятельности предприятий: от структурной к процессной организации. Москва: «Научтехлитиздат», 2014 г., 282
7. С.В. Черемных, И.О.Семенов, В.С. Ручкин. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. Москва: «Финансы и статистика», 2014. 208 с
8. А. Шматалюк и др. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство. Москва: «Серебряные нити», 2014 г., 327 с.
9. Август-Вильгельм Шеер, Бизнес-процессы: основные понятия, теории, методы, Москва.: Просветитель, 2013.
10. А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Москва: «Финансы и статистика», 2014 г., 347 стр.
11. А. В. Леоненков. Самоучитель UML. СПб.: БХВ-Петербург, 2014. 304 стр.
12. Гради Буч Объектно-ориентированный анализ и проектирование с примерами приложений, 3 издание, : Пер с англ. М. : ООО «И.Д. Вильямс», 2012.