РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ»

Содержание:

Введение

В настоящей курсовой работе объектом исследования является регламент выполнения процесса управлением документооборота в организации. Рассмотрены принципы документооборота в коммерческой организации. Рассмотрен существующий документооборот в организации, схема управления процессом и подпроцессами. Проведен анализ существующего документооборота и разработаны мероприятия по улучшению процесса. На основе анализа существующего документооборота разработан новый регламент процесса документооборота, новая схема управления процессом и подпроцессами.

Актуальность темы исследования определяется следующими факторами:

Деятельность организации фиксируется в документах. Документы подтверждают доходы и расходы организации. Приведем примеры некоторых документов. Создание и регистрация организации оформляется следующими документами: Устав организации, Свидетельство о регистрации, Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. В процессе производственной деятельности организации оформляются следующие документы: договор с поставщиком, договор с покупателем, акт оказанных услуг, товарная накладная, счет-фактура, приходный ордер по форме М-4, требование-накладная по форме М-11, счет на оплату. Кадровая деятельность фиксируется в следующих документах: штатное расписание, приказ о приеме на работу, приказ на отпуск, приказ на командировку, приказ об увольнении, табель учета рабочего времени. Финансово-хозяйственная деятельность отражается в следующих документах: приказы и распоряжения по основной деятельности организации, документы по инвентаризации, банковские выписки, платежные поручения, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, учетная политика организации. Деятельность структурных подразделений организации регламентируется различными нормативными документами. В процессе деятельности организации формируются различные отчетные документы: бухгалтерская и налоговая отчетность, статистическая отчетность, управленческая отчетность. Объем документов, которые оформляются и хранятся в организации зависит от объема производственной деятельности организации и может достигать десятков и сотен тысяч единиц. Формы документов утверждаются в учетной политике организации или используются типовые формы документов, утвержденные Приказами Федеральной службы государственной статистики. Для определения соответствия деятельности организации требованиям государственных нормативных документов (Законы, Кодексы, Положения и др.) проводятся различные проверки: выездные налоговые проверки, камеральные налоговые проверки, аудиторские проверки, проверки различных контролирующих органов – Ростехнадзор, Росприроднадзор, Роспотребнадзор и др. Основным источником информации при проведении проверок, являются документы организации. Соответственно, отсутствие документов, ошибки в документах, неправильное оформление документов приводит к налоговым, административным и уголовным рискам. Для устранения или сокращения рисков необходимо: своевременное оформление документов, контроль за правильностью оформления документов, организация хранения документов. Оформление документов проводится в несколько этапов: создание документов, согласование документов, обработка и хранение документов. Последовательность прохождения документов по стадиям, между исполнителями различных структурных подразделений регламентируется процессом документооборота в организации. В организации регламентируются типовые процессы документооборота. Регламент составляется таким образом, чтобы исполнителям на каждом этапе процесса было понятно: от кого поступает документ; что делать с документом (создать, согласовать, завизировать и т.п.); кому передать документ. В то же время возможны нетиповые ситуации в документообороте. В этом случае процесс документооборота определяется руководителем организации. Процесс документооборота в организации является обязательной составной частью учетной политики организации, которая утверждается руководителем организации. Требования регламента по документообороту являются обязательными для всех сотрудников организации. Хранение документов осуществляется в структурных подразделениях и/или в архиве организации в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной руководителем организации. Номенклатура дел необходима для систематизации документов, определения срока хранения документов.

Таким образом, вышеуказанные факторы требуют проведения разработки процесса документооборота, обеспечивающего своевременное оформление документов, оптимальное движение документов между исполнителями различных структурных подразделений организации.

Целью курсовой работы является разработка регламента процесса документооборота в коммерческой организации.

Задачами курсовой работы является определение участников процесса документооборота, определение подпроцессов, определение последовательности движения документов между участниками подпроцессов, определения атрибутов документов, определение отчетных форм, которые могут быть сформированы в результате реализации данного процесса документооборота.

Выводы: во введении определены цели и задачи курсовой работы, указана актуальность темы, рассмотрены виды документов организации, определена необходимость наличия регламента процесса документооборота в организации.

Глава 1. Принципы документооборота в организации

Процесс документооборота индивидуализирован для каждой организации и зависит от следующих параметров: вид деятельности организации, структура организации, функции структурных подразделений. Движение документов происходит между исполнителями структурных подразделений. Соответственно, процесс документооборота строится с учетом структуры организации, структуры подчиненности (система управления организацией), видов применяемых документов.

Рассмотрим процесс документооборота на примере условной коммерческой организации, занимающейся производственной деятельностью.

Руководство деятельностью организации осуществляется дирекцией. Это может быть единоличный исполнительный орган в лице Генерального директора или Совет директоров. Административная деятельность организации обеспечивается следующими подразделениями: секретариат, канцелярия, отдел информационных технологий, отдел кадров, юридический отдел. В финансовый блок подразделений входит бухгалтерия и экономический отдел. В коммерческий блок подразделений входит отдел снабжения и отдел сбыта. Непосредственная деятельность организации в соответствии с видом деятельности осуществляется следующими подразделениями: склад сырья, материалов, комплектующих изделий; цех; склад готовой продукции; технологический отдел. В службу главного инженера входит административно-хозяйственный отдел (АХО) и отдел эксплуатации технический средств. В таблице 1 приведения структура организации.

								таблица 1
Структура организации
Дирекция
Административный блок	Финансовый блок		Коммерческий блок		Производственный блок		Служба главного инженера
1. Секретариат 2. Канцелярия 3. Отдел информационных технологий (IT) 4. Отдел кадров 5. Юридический отдел	1. Бухгалтерия 2. Экономический отдел		1. Отдел снабжения 2. Отдел сбыта		1. Склад сырья 2. Цех 3. Склад готовой продукции 4. Технологический отдел		1. Административно-хозяйственный отдел (АХО) 2. Отдел по эксплуатации технических средств

Из структуры организации следует, что в организации применяется трехуровневая система управления, которая обеспечивается следующим подчинением. В непосредственном подчинении у генерального директора находятся: руководитель секретариата, начальник канцелярии, начальник отдела информационных технологий, начальник отдела кадров, начальник юридического отдела, финансовый директор, коммерческий директор, главный инженер, заместитель генерального директора по производству. Финансовому директору подчиняются: главный бухгалтер и начальник экономического отдела. Коммерческому директору подчиняются: начальник отдела снабжения и начальник отдела сбыта. Главному инженеру подчиняются: начальник АХО и начальник отдела по эксплуатации технических средств. Заместителю генерального директора по производству подчиняются: начальник склада сырья, начальник цеха, начальник склада готовой продукции, главный технолог. В таблице 2 приведена трехуровневая система управления организацией.

				таблица 2
Трехуровневая система управления организацией
Уровень 1	Уровень 2		Уровень 3
Генеральный директор	Руководитель секретариата
	Начальник канцелярии
	Начальник отдела информационных технологий
	Начальник отдела кадров
	Начальник юридического отдела
	Финансовый директор		Главный бухгалтер
			Начальник экономического отдела
	Коммерческий директор		Начальник отдела снабжение
			Начальник отдела сбыта
	Главный инженер		Начальник АХО
			Начальник отдела по эксплуатации технических средств
	Заместитель генерального директора по производству		Начальник склада сырья
			Начальник цеха
			Начальник склада готовой продукции
			Главный технолог

Исполнители в структурных подразделениях организации работают с различными видами документов. Исполнитель несет ответственность за:

- получение документа от контрагента или составление документа;

- проверку документа на наличие ошибок в документе;

- исправление ошибок в документе;

- передачу документа на согласование ответственным сотрудникам других подразделений;

- визирование документа;

- обработку документа (ввод данных документа в базу данных, сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- передачу документа контрагенту или на хранение в соответствующее подразделение.

В любом случае исполнитель проводит полный цикл от получения или составления документа до обработки и передачи документа контрагенту или на хранение.

Распределим все виды документов на три группы: входящие, внутренние и исходящие.

Далее рассматриваются виды документов, список которых не является исчерпывающим. В организации могут оформляться другие виды документов, однако это не изменяет процесс документооборота в организации.

Входящие документы поступают от контрагентов для исполнения в соответствующее подразделение. В бухгалтерию для исполнения поступают следующие виды входящих документов: счет на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура, банковская выписка и другие. В юридический отдел для исполнения поступают следующие виды входящих документов: свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на учет, выписка из ЕГРЮЛ, выписка из ЕГРН, договор с поставщиком и другие.

Внутренние документы являются нормативно-распорядительными и используются для регламентирования деятельности внутри организации. К таким документам можно отнести: бухгалтерские справки, учетная политика организации, приказ на инвентаризацию, инвентарные описи, приходный ордер по форма М-4, требование-накладная по форме М-11, приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказ об увольнении, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказ на отпуск, акт списания ТМЦ и другие.

Исходящие документы создаются внутри организации и далее после согласования и визирования передаются контрагенту. К таким документам относятся документы на реализацию товаров. работ и услуг, которые создаются в бухгалтерии (счет на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная, счет-фактура, Акт сверки расчетов). В юридическом отделе создаются учредительные документы организации, договоры с поставщиками и покупателями и другие.

После оформления и обработки документы передаются на хранение в подразделение по принадлежности. Для осуществления хранения документов в организации оформляется номенклатура дел. Ежегодно номенклатура дел уточняется, согласовывается с исполнителями и утверждается руководителем организации. В таблице 3 указано соответствие видов документов местам их хранения.

					таблица 3
Основные виды документов и места их хранения
Входящие		Внутренние		Исходящие
Наименование документа	Место хранения	Наименование документа	Место хранения	Наименование документа	Место хранения
Счет на оплату	Бухгалтерия	Бухгалтерские справки	Бухгалтерия	Счет на оплату	Бухгалтерия
Акт выполненных работ	Бухгалтерия	Учетная политика	Бухгалтерия	Акт выполненных работ	Бухгалтерия
Товарная накладная	Бухгалтерия	Приказ на инвентаризацию	Бухгалтерия	Товарная накладная	Бухгалтерия
Счет-фактура	Бухгалтерия	Инвентарные описи	Бухгалтерия	Счет-фактура	Бухгалтерия
Банковская выписка	Бухгалтерия	Приходный ордер М-4	Склад сырья	Акт сверки расчетов	Бухгалтерия
Свидетельство о регистрации	Юридический отдел	Требование накладная М-11	Бухгалтерия	Устав	Юридический отдел
Свидетельство о постановке на учет	Юридический отдел	Платежное поручение	Бухгалтерия	Договор с покупателем	Юридический отдел
Выписка из ЕГРЮЛ	Юридический отдел	Приказ о приеме на работу	Отдел кадров	Письма для контрагентов	Канцелярия
Выписка из ЕГРН	Юридический отдел	Трудовой договор	Отдел кадров
Договор с поставщиком	Юридический отдел	Приказ об увольнении	Отдел кадров
Письма от контрагентов	Канцелярия	Штатное расписание	Отдел кадров
		Табель учета рабочего времени	Бухгалтерия
		Приказ на отпуск	Бухгалтерия
		Нормативно-распорядительные документы организации	Юридический отдел
		Бюджет	Экономический отдел
		План движения денежных средств	Экономический отдел
		План поставки сырья	Экономический отдел
		План сбыта	Экономический отдел
		Технологические карты	Технологический отдел
		Акт списания ТМЦ	Бухгалтерия

Движение документа состоит из следующих этапов: получение или составление документа, регистрация документа, согласование документа, обработка документа, хранение документа. На схеме 1 показаны этапы движения документа.

						схема 1
Схема движения документа
Получение документа от контрагента
		Регистрация документа		Требуется согласование		Нет	Передача документа в
							структурное подразделение
Составление документа							на хранение
					Да
				Передача документа исполнителю
				Согласование документа
				Визирование документа
				Требуется передача документа контрагенту		Нет
					Да		Передача документа
							контрагенту

Выводы: в настоящей главе рассмотрены основные принципы документооборота. Приведена структура условной коммерческой организации, состав подразделений, виды документов, последовательность оформления документов.

Глава 2. Существующий процесс документооборота «как есть»

Рассмотрим существующий процесс документооборота в условной коммерческой организации, владельцев процесса, подпроцессы, приведем схему процесса.

Все документы (входящие, внутренние, исходящие) поступают в канцелярию (вход процесса «Документооборот»). Сотрудники канцелярии проводят следующую обработку документов:

- регистрируют документы;

- из всех документов выбирают документы, требующие распоряжения руководителя организации;

- отобранные документы передают руководителя организации;

- документы с распоряжением руководителя организации и документы, не требующие распоряжения руководителя организации, передают сотрудникам структурных подразделений для исполнения;

- оформленные исходящие документы передают контрагентам почтовой отправкой или курьерской доставкой.

Сотрудники структурных подразделений проводят следующую обработку документов:

- создают документы;

- передают документы в канцелярию для визирования руководителем организации и для отправки контрагентам;

- проводят обработку поступающих документов (ввод данных документа в базу данных, сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- осуществляют хранение документа (выход процесса «Документооборот»).

Таким образом, процесс «Документооборот» состоит из двух подпроцессов «Создание и получение документа» и «Обработка и хранение документа».

Процесс или подпроцесс завершается получением конкретного результата:

- оформленный документ (процесс «Документооборот»);

- завершено создание (получение), регистрация и первичная обработка документа (подпроцесс «Создание и получение документа»);

- завершена обработка документа (подпроцесс «Обработка и хранение документа»).

Лицом, заинтересованным в получении конкретного результата, является Владелец процесса или подпроцесса. Владелец несет ответственность за организацию хода процесса или подпроцесса, за получение результата, за эффективность процесса или подпроцесса. В документообороте эффективность это выполнение процесса или подпроцесса с минимальными затратами времени и ресурсов. Владельцем процесса или подпроцесса может быть руководящее лицо организации, имеющее соответствующие полномочия, сотрудников в подчинении, программно-технические ресурсы, информацию о ходе процесса. Владелец процесса обеспечивает непрерывность процесса документооборота на стыке между подпроцессами. В рассматриваемой организации:

- владельцем процесса «Документооборот» является начальник канцелярии;

- владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является начальник канцелярии;

- владельцами подпроцесса «Обработка и хранение документа» являются руководители структурных подразделений в зависимости от того, в какое подразделение поступает документ для исполнения. На схеме 2 приведена Схема процесса «Документооборот» (как есть).

							схема 2
Схема процесса "Документооборот" (Как есть)
входящие документы		Канцелярия			отправка исходящих документов контрагенту
					передача документов для распоряжения		Генеральный директор
					возврат документов с распоряжением
			передача документов с распоряжением для исполнения				Структурное подразделение
	передача внутренних и исходящих документов						Структурное подразделение

Выводы: в настоящей главе рассмотрена схема процесса «Документооборот» (как есть). Рассмотрены подпроцессы «Создание и получение документа» и «Обработка и хранение документа». Определены владельцы процесса и подпроцессов.

Глава 3. Анализ существующего процесса документооборота и разработка мероприятий по улучшению процесса

В существующем процессе «Документооборот» (как есть) имеются следующие недостатки:

- работа канцелярии перегружена документооборотом;

- документы поступают в структурные подразделения на исполнение с задержкой по времени, что замедляет процесс дальнейшей обработки документов. В данном случае параметр времени является существенным, например, при срочной поставке сырья и материалов, необходимых для производства готовой продукции; при срочной отгрузке готовой продукции; при подготовке квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.

- отсутствует процесс согласования документов, который необходим для более качественной подготовки документов; для обнаружения и устранения ошибок в документах.

Для устранения вышеуказанных предлагаются следующие изменения в процессе «Документооборот»:

- вводится подпроцесс «Согласование документа»;

- схема документооборота изменяется таким образом, чтобы сократить время оформления документа;

- разрабатываются атрибуты документов и справочников, необходимых для внедрения системы электронного документооборота в организации.

Для функционирования подпроцесса согласования документа определим перечень согласующих лиц. В этот перечень входят: бухгалтер, руководитель структурного подразделения, экономист, юрист. Бухгалтер проверяет правильность заполнения документа: банковские реквизиты, наименование контрагента, адрес контрагента, сумму документа на соответствие договорным условиям, сумму налога на добавленную стоимость, срок платежа, назначение платежа на соответствие договорным условиям. Руководитель структурного подразделения подтверждает, что работы, товары, услуги, указанные в документе выполнены (необходимо выполнить) и соответствуют договорным условиям. Экономист проверяет наличие требуемых денежных средств в бюджете организации. Юрист проверяет соответствие документа требованием законодательства. Соответственно, в зависимости от вида документа перечень согласующих лиц может быть различным. В таблице 4 приведено соответствие вида документа и согласующих лиц.

			таблица 4
Участники согласования документа
Наименование документа	бухгалтер	руководитель подразделения	экономист	юрист
Счет на оплату	Х	Х	Х
Акт выполненных работ	Х	Х	Х
Товарная накладная	Х	Х	Х
Договор с поставщиком	Х	Х	Х	Х
Учетная политика	Х			Х
Приказ на инвентаризацию	Х			Х
Требование накладная М-11	Х	Х	Х
Приказ о приеме на работу		Х		Х
Трудовой договор		Х		Х
Приказ об увольнении		Х		Х
Приказ на отпуск		Х		Х
Нормативный документ организации	Х	Х		Х
Бюджет		Х	Х
План движения денежных средств	Х		Х
План поставки сырья		Х	Х
План сбыта		Х	Х
Акт списания ТМЦ	Х	Х	Х
Договор с покупателем	Х	Х	Х	Х

При внедрении системы электронного документооборота предусмотрены следующие справочники:

- контрагенты;

- статьи доходов и расходов;

- сотрудники организации;

- покупные товары, сырье и материалы;

- готовая продукция.

Справочники имеют следующие атрибуты.

Справочник контрагентов:

- сокращенное наименование контрагента;

- полное наименование контрагента;

- ИНН контрагента;

- КПП контрагента;

- ОГРН контрагента;

- адрес контрагента;

- банковские реквизиты контрагента.

Справочник статей доходов и расходов:

ДОХОДЫ

- продажа готовой продукции;

- продажа покупных товаров;

- вклад в имущество;

- продажа имущества;

- процентные доходы;

- прочие доходы;

РАСХОДЫ

- амортизация;

- вклад в имущество;

- выбытие имущества;

- налоги и сборы;

- страхование имущества;

- аудиторские услуги;

- консультационные услуги;

- юридические услуги;

- зарплата;

- премии;

- налоги на ФОТ;

- обучение сотрудников;

- канцтовары для офиса;

- коммунальные платежи офиса;

- мебель и оборудование для офиса;

- охрана офиса;

- прочие расходы для офиса;

- компьютеры и оргтехника;

- программное обеспечение;

- расходные материалы для компьютеров и оргтехники;

- ремонт компьютеров и оргтехники;

- командировки;

- почтовые расходы;

- телефонная связь;

- интернет;

- транспортные расходы;

- комиссия банка;

- штрафы и пени.

Справочник сотрудников организации:

- Ф.И.О. сотрудника;

- должность.

Справочник покупных товаров, сырья и материалов:

- наименование;

- место хранения (склад, подразделение).

Справочник готовой продукции:

- наименование;

- место хранения (склад, подразделение).

При внедрении системы электронного документооборота предусмотрены следующие атрибуты документа:

- наименование документа;

- номер документа;

- дата документа;

- номер регистрации документа;

- дата регистрации документа;

- от кого получен документ;

- кому передан документ;

- сумма документа;

- сумма налога на добавленную стоимость документа;

- статья дохода или расхода;

- статус документа (у кого на согласовании, согласован, не согласован);

- комментарии.

В результате ввода и обработки документов в системе электронного документооборота могут быть сформированы и постоянно обновляться в режиме реального времени следующие отчетные документы:

- бюджет организации;

- движение денежных средств (ДДС) организации;

- план снабжения организации;

- план продаж организации.

Бюджет организации (Приложение 1) является одним из основных документов организации. Бюджет состоит из доходной и расходной части. Каждая часть бюджета имеет плановые и фактические показатели. Бюджет формируется ежегодно до 31 декабря на следующий отчетный год помесячно. Плановые показатели доходной части бюджета заполняются данными из договоров с покупателями готовой продукции, товаров, работ, услуг, а также на основе экспертной оценки объемов и цен продаж. Фактические показатели доходной части бюджета заполняются данными из платежных поручений покупателей. Плановые показатели расходной части бюджета заполняются данными из договоров с поставщиками и подрядчиками товаров, работ, услуг, а также на основе экспертной оценки объемов и цен покупок. Фактические показатели расходной части бюджета заполняются данными из платежных поручений организации. Данные бюджета позволяют руководителю организации оценить результаты текущей деятельности организации, своевременно принять меры для увеличения доходной части бюджета и сокращения расходной части бюджета с целью получения годового финансового результата не менее запланированного.

Документ «Движение денежных средств (ДДС) организации» (Приложение 2) состоит из приходной и расходной части. В отличие от бюджета организации плановые показатели ДДС заполняются по кассовому методу, то есть указывается не выполнение работ, а поступление и расход денежных средств. Данные ДДС позволяют руководителю организации оценить наличие денежных средств на расчетных счетах и в кассе организации, своевременно принять меры для устранения возможности неплатежеспособности организации.

План снабжения организации (Приложение 3) состоит из плановых и фактических показателей покупки товаров, сырья, материалов, комплектующих изделий, предназначенных для производства готовой продукции. Плановые показатели снабжения заполняются данными из договоров с поставщиками, из договоров с покупателями, а также из технологических карт производства готовой продукции. Фактические показатели снабжения заполняются данными из товарных накладных, полученных от поставщиков. Данные плана снабжения позволяют руководителю организации оценить необходимость и объемы закупок, определить период закупок.

План продаж организации (Приложение 4) состоит из плановых и фактических показателей продажи готовой продукции. Плановые показатели продаж заполняются данными из договоров с покупателями. Фактические показатели снабжения заполняются данными из товарных накладных организации. Данные плана продаж позволяют руководителю организации оценить возможность производственных подразделений выполнить план продаж, оценить спрос на готовую продукцию организации.

Вышеуказанные отчеты формируются в системе электронного документооборота на основе данных, содержащихся в документах, введенных в систему электронного документооборота.

Выводы: в данной главе рассмотрены недостатки действующего документооборота, предложены мероприятия по устранению выявленных недостатков документооборота. Предложены форматы документов для ведения документооборота в системе электронного документооборота. Рассмотрены некоторые виды отчетов, которые могут быть сформированы на основе данных, содержащихся в документах организации.

Глава 4. Разработка процесса документооборота «как должно быть»

Рассмотрим процесс документооборота, владельцев процесса, подпроцессы, приведем схему процесса.

Схема документооборота является неотъемлемой частью Учетной политики организации, ответственность за создание которой несет главный бухгалтер. Поэтому владельцем процесса «Документооборот» является главный бухгалтер организации.

Процесс «Документооборот» состоит из трех подпроцессов: «Создание и получение документа», «Согласование документа» и «Обработка и хранение документа».

Все входящие документы поступают для исполнения в соответствующее структурное подразделение (вход процесса «Документооборот»).

На этапе подпроцесса «Создание и получение документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- проверяют правильность заполнения входящих документов;

- создают внутренние и исходящие документы;

- проводят предварительную обработку поступающих документов (сканирование документа, копирование документа и т.п.);

- передают документы ответственному исполнителю для согласования.

Владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является руководитель соответствующего структурного подразделения. Например, при создании договора с покупателем владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является начальник юридического отдела; при получении входящих документов от поставщика (товарная накладная, счет-фактура, счет на оплату) владельцем подпроцесса «Создание и получение документа» является главный бухгалтер. В таблице 4 приводятся данные о подпроцессе «Создание и получение документа».

		таблица 5
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Создание и получение документа"
Наименование документа	Ответственный за создание документа (от кого поступает документ в подпроцесс)	Срок исполнения
Счет на оплату	Контрагент	-------------
Акт выполненных работ	Контрагент	-------------
Товарная накладная	Контрагент	-------------
Счет-фактура	Контрагент	-------------
Банковская выписка	Банк	-------------
Свидетельство о регистрации	ИФНС	-------------
Свидетельство о постановке на учет	ИФНС	-------------
Выписка из ЕГРЮЛ	ИФНС	-------------
Выписка из ЕГРН	Росреестр	-------------
Договор с поставщиком	Контрагент	-------------
Бухгалтерские справки	Главный бухгалтер	1 день
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 месяц
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	Главный бухгалтер	15 дней
Приходный ордер М-4	Начальник склада сырья	1 день
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	Главный бухгалтер	1 день
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	Начальник отдела кадров	1 день
Табель учета рабочего времени	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	5 дней
Бюджет	Начальник экономического отдела	1 месяц
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	1 месяц
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	1 месяц
План сбыта	Начальник экономического отдела	1 месяц
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Акт сверки расчетов	Главный бухгалтер	1 день
Устав	Начальник юридического отдела	5 дней
Договор с покупателем	Начальник юридического отдела	1 день

На этапе подпроцесса «Согласование документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- проводят согласование документа с уполномоченными лицами организации, указанными в таблице 4;

- визируют документ у руководителя организации;

- передают документ ответственному исполнителю для обработки и хранения.

Владельцем подпроцесса «Согласование документа» является руководитель структурного подразделения, в которое поступил документ от подпроцесса «Создание и получение документа». Например, созданный договор с покупателем поступает ответственному исполнителю в коммерческий отдел для проведения подпроцесса «Согласование документа» и владельцем подпроцесса «Согласование документа», в данном случае, является начальник коммерческого отдела. В таблице 6 приводятся данные о подпроцессе «Согласование документа».

		таблица 6
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Согласование документа"
Наименование документа	Ответственный за согласование документа	Срок исполнения
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	без согласования	-------------
Банковская выписка	без согласования	-------------
Свидетельство о регистрации	без согласования	-------------
Свидетельство о постановке на учет	без согласования	-------------
Выписка из ЕГРЮЛ	без согласования	-------------
Выписка из ЕГРН	без согласования	-------------
Договор с поставщиком	Начальник отдела снабжение	1 день
Бухгалтерские справки	без согласования	-------------
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 день
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	без согласования	-------------
Приходный ордер М-4	без согласования	-------------
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	без согласования	-------------
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	без согласования	-------------
Табель учета рабочего времени	без согласования	-------------
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	1 день
Бюджет	Начальник экономического отдела	5 дней
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	5 дней
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	5 дней
План сбыта	Начальник экономического отдела	5 дней
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	без согласования	-------------
Акт выполненных работ	без согласования	-------------
Товарная накладная	без согласования	-------------
Счет-фактура	без согласования	-------------
Акт сверки расчетов	без согласования	-------------
Устав	без согласования	-------------
Договор с покупателем	Начальник отдела сбыта	1 день

На этапе подпроцесса «Обработка и хранение документа» сотрудники структурных подразделений проводят следующую работу с документами:

- ввод информации из документа в базу данных;

- формирование отчетных форм, таблиц на основе информации, введенной в базу данных;

- передают документы на хранение в структурное подразделение, указанное в таблице 3 (выход процесса «Документооборот»).

Владельцем подпроцесса «Обработка и хранение документа» является руководитель структурного подразделения, в которое поступил документ от подпроцесса «Согласование документа». Например, созданный договор с покупателем поступает ответственному исполнителю в отдел сбыта для проведения подпроцесса «Обработка и хранение документа» и владельцем подпроцесса «Обработка и хранение документа», в данном случае, является начальник отдела сбыта. В таблице 7 приводятся данные о подпроцессе «Обработка и хранение документа».

		таблица 7
Процесс "Документооборот" подпроцесс "Обработка и хранение документа"
Наименование документа	Ответственный за обработку и хранение документа	Срок исполнения
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Банковская выписка	Главный бухгалтер	1 день
Свидетельство о регистрации	Начальник юридического отдела	1 день
Свидетельство о постановке на учет	Начальник юридического отдела	1 день
Выписка из ЕГРЮЛ	Начальник юридического отдела	1 день
Выписка из ЕГРН	Начальник юридического отдела	1 день
Договор с поставщиком	Начальник отдела снабжения	1 день
Бухгалтерские справки	Главный бухгалтер	1 день
Учетная политика	Главный бухгалтер	1 день
Приказ на инвентаризацию	Главный бухгалтер	1 день
Инвентарные описи	Главный бухгалтер	1 день
Приходный ордер М-4	Начальник склада сырья	1 день
Требование накладная М-11	Начальник цеха	1 день
Платежное поручение	Главный бухгалтер	1 день
Приказ о приеме на работу	Начальник отдела кадров	1 день
Трудовой договор	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ об увольнении	Начальник отдела кадров	1 день
Штатное расписание	Начальник отдела кадров	1 день
Табель учета рабочего времени	Начальник отдела кадров	1 день
Приказ на отпуск	Начальник отдела кадров	1 день
Нормативный документ организации	Начальник юридического отдела	1 день
Бюджет	Начальник экономического отдела	1 день
План движения денежных средств	Начальник экономического отдела	1 день
План поставки сырья	Начальник экономического отдела	1 день
План сбыта	Начальник экономического отдела	1 день
Акт списания ТМЦ	Главный бухгалтер	1 день
Счет на оплату	Главный бухгалтер	1 день
Акт выполненных работ	Главный бухгалтер	1 день
Товарная накладная	Главный бухгалтер	1 день
Счет-фактура	Главный бухгалтер	1 день
Акт сверки расчетов	Главный бухгалтер	1 день
Устав	Начальник юридического отдела	1 день
Договор с покупателем	Начальник отдела сбыта	1 день

На схеме 3 приведена Схема процесса «Документооборот» (как должно быть).

					схема 3
Схема процесса "Документооборот" (Как должно быть)
входящие документы		входящие документы			входящие документы	Исполнитель в подразделении
	Структурные подразделения	внутренние документы	Исполнитель в подразделении		внутренние документы	(обработка и хранение
	(создание и получение		(согласование и визирование)			документа)
	документа)
		исходящие документы				Канцелярия
						(отправка документа)

Выводы: в настоящей главе рассмотрена схема процесса «Документооборот» (как должно быть). Рассмотрены подпроцессы «Создание и получение документа», «Согласование документа» и «Обработка и хранение документа». Определены владельцы процесса и подпроцессов.

Глава 5. Средства для моделирования процесса документооборота

С помощью модели возможно отобразить бизнес-процесс и сделать его более понятным. Для моделирования выберем универсальный язык моделирования UML, который предоставляет достаточно полную нотацию. Язык моделирования UML позволяет наглядно провести разработку информационной системы. Язык моделирования UML позволяет построить следующие диаграммы: диаграмма вариантов использования, диаграмма классов, диаграмма состояний, диаграмма взаимодействия, диаграмма деятельности и другие. Для построения диаграмм выбираем программное обеспечение Microsoft Visio, как наиболее удобное средство для визуализации бизнес-процесса. Microsoft Visio удобен тем, что в нем используется большой выбор фигур и набор элементов.

Выводы: в настоящей главе рассмотрен выбор нотации и инструмента для моделирования бизнес-процесса.

Заключение

Схема документооборота является обязательной составной частью учетной политики организации. От того насколько эффективно работает схема документооборота зависит эффективность работы структурных подразделений организации. Своевременное предоставление информации, содержащихся в документах, позволяет:

- руководителю организации и руководителям структурных подразделений своевременно принимать управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы подразделений;

- исполнителям своевременно оформлять отчетные документы организации, оформлять исходящие документы для контрагентов, формировать справочные документы для руководства организации.

В настоящей курсовой работе исследован существующий документооборот коммерческой организации, определены недостатки в схеме документооборота, разработана более эффективная схема документооборота, определены формы отчетов, которые могут быть сформированы в системе документооборота. Разработанные форматы данных позволяют внедрить схему документооборота в систему электронного документооборота.

Цели и задачи курсовой работы выполнены. Информация, приведенная в настоящей курсовой работе, может быть использована в коммерческих компаниях и других учреждениях при организации документооборота.

Библиография

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»
2. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., Питер, 2008.
4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. М., Юрайт, 2012.
5. Березина Н.М. Современное делопроизводство. СПб. Питер, 2008.
6. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. СПб. Питер, 2008.
7. Рамбо Д., Блаха М. UML 2.0. Объектно-ориентированное моделирование и разработка. СПб. Питер, 2007.
8. Фаулер М., Скотт К. UML в кратком изложении. Применение стандартного языка объектного моделирования. М. Мир, 1999.
9. Леонтьев Д.А. MS Visio. Моделирование бизнес-процессов. СОЛОН-Р, 2002.

									Приложение 1
Бюджет организации на ХХХХ год
Наименование дохода	Статья ДДС дохода	январь			-------	декабрь			Итого за год
		план	факт	остаток		план	факт	остаток	план	факт	остаток
-------------
Итого доход:
Наименование расхода	Статья ДДС расхода	январь			-------	декабрь			Итого за год
		план	факт	остаток		план	факт	остаток	план	факт	остаток
-------------
Итого расход:
Финансовый результат:

									Приложение 2
Движение денежных средств (ДДС) организации на ХХХХ год
Наименование прихода	Статья ДДС прихода	январь			-------	декабрь			Итого за год
		план	факт	остаток		план	факт	остаток	план	факт	остаток
-------------
Итого поступление ДС:
Наименование расхода	Статья ДДС расхода	январь			-------	декабрь			Итого за год
		план	факт	остаток		план	факт	остаток	план	факт	остаток
-------------
Итого расход:
Остаток ДС на р/с:

Приложение 3

План снабжения на ХХХХ год (количество)

Наименование покупных товаров

январь

-------

декабрь

Итого за год

план

факт

остаток

план

факт

остаток

план

факт

остаток

-------------

Итого покупка:

Приложение 4

План продаж на ХХХХ год (количество)

Наименование продаваемых товаров

январь

-------

декабрь

Итого за год

план

факт

остаток

план

факт

остаток

план

факт

остаток

-------------

Итого продажа: