Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Разработка проекта информационной системы для библиотеки (Теоретические аспекты проектирования информационных систем)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Экономическая информационная система (ЭИС) - это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Новейшие информационные технологии и компьютерная техника задействованы сейчас практически во всех сферах человеческой деятельности. Информационные системы становятся неотъемлемой частью деятельности современного человека и успешного функционирования организаций и учреждений. Использование их в учебном процессе любого образовательного учреждения стало вопросом престижа.

Информационная система (ИС) – это система, предназначенная для хранения информации в специальным образом организованной форме, снабженная средствами для выполнения процедур ввода, размещения, обработки, поиска и выдачи информации по запросам пользователей.

Библиотека - культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, которое организует главным образом общественное пользование произведениями печати. Библиотеки на постоянной основе осуществляют сбор, хранение, и выдачу читателям произведений печати, в частности ведут информационно-библиографическую деятельность. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, которое располагает организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, в частности реализующее иные библиотечные услуги.

Функциональность библиотеки формируется из трех ключевых составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Актуальность данной темы представляется главным образом в том, что многие библиотеки до настоящего времени придерживаются, традиционных библиотечных систем и процессов. Требуется, переход от бумажной коммуникации к коммуникации безбумажной, с целью уменьшить время поиска потребной литературы, информации о читателе и т.д.

В последнее время информационные технологии являются неотделимым атрибутом нашей жизнедеятельности. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особенную значимость в общественной жизни. На сегодняшний день невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Данное продиктовано и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, как следствие, необходима систематизированная информация.

Предмет работы – информационные системы.

Объектом работы является библиотечная деятельность.

Цель данной работы - рассмотреть пример проектирования информационной системы на примере библиотеки.

Для достижения данной цели, поставлены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты проектирования информационных систем;

- исследовать основы библиотечной деятельности;

- изучить общие принципы создания библиотечно-информационных систем.

Глава 1. Теоретические аспекты проектирования информационных систем

1.1 Понятие и классификация информационных систем

Что такое информационная система? Речь идет о комплексе средств для сбора, а также хранения и распространения данных. При этом подобной может считаться любая система, которая обеспечивает такие функции. Если говорить более углубленно о смысле понятия, то таковым можно назвать создание источников, используемых в дальнейшем для получения данных, их фильтрации и популяризации [4].

Это понятие напрямую связано с компьютерными нюансами. Иначе подобную систему можно назвать комплексом, который подразумевает взаимную работу людей и техники, в результате чего информация обрабатывается и меняет свой внешний вид. Также этот термин можно использовать в более ограниченном смысле. Нередко именно так называется программное обеспечение, которое необходимо для корректной работы баз данных. Однако, отвечая на вопрос о том, что такое информационная система человек подразумевает комплекс, который включает в себя поверхностный слой. Подобным может служить совокупность пользователей, процессоров, коммуникационных сетей и так далее. Причем любая из информационных систем необходима для того, чтобы поддерживать правильную работу всех операций, а также для управления решениями. Раскрывая более подробно, что такое информационная система, необходимо сказать - это коммуникационные технологии, используемые многими организациями. Еще так называются и способы, при помощи которых люди взаимодействуют с ПК и другими видами устройств, работая в бизнесе. На данный момент многие исследователи четко делят между собой информационные и компьютерные системы. Как правило, первые напрямую с технологиями не связаны, но включают в себя многие компоненты вычислительной техники.

Также этот термин можно использовать в более ограниченном смысле. Нередко именно так называется программное обеспечение, которое необходимо для корректной работы баз данных. Однако, отвечая на вопрос о том, что такое информационная система человек подразумевает комплекс, который включает в себя поверхностный слой. Подобным может служить совокупность пользователей, процессоров, коммуникационных сетей и так далее. Причем любая из информационных систем необходима для того, чтобы поддерживать правильную работу всех операций, а также для управления решениями. Раскрывая более подробно, что такое информационная система, необходимо сказать — это коммуникационные технологии, используемые многими организациями. Еще так называются и способы, при помощи которых люди взаимодействуют с ПК и другими видами устройств, работая в бизнесе. На данный момент многие исследователи четко делят между собой информационные и компьютерные системы. Как правило, первые напрямую с технологиями не связаны, но включают в себя многие компоненты вычислительной техники [10].

Информационная система — это та, которая тесно связана со многими комплексами. Последние позволяют соединять данные сразу двух сторон и их рабочие процессы. Она является формой взаимосвязи. В ее пределах данные максимально предоставляются и обрабатываются. Как правило, в таком комплексе информация считается социальной памятью. Описываемая система может также представляться в качестве полуофициального языка, который способен поддерживать все человеческие действия. Она является базовым направлением в организационной информатике.

Типы информационных систем изучаются в информатике. Они являются одним из направлений данной науки. Своим названием обязаны объектам исследования – решениям, способным хранить, размещать и выдавать информацию. Дополнительно осуществляется возможность поиска и внесения новых данных. Эти решения, как нетрудно догадаться, называются информационными системами. Существующая классификация информационных систем включает в себя разделение по: уровню информатизации. В настоящее время наиболее распространены компьютерные АИС (автоматизированные информационные системы). Они принимают участие на всех этапах обработки данных. Соответственно, принято считать, что если работа с информацией выполняется самим человеком (включая вспомогательные устройства, например, счеты), то имеет место работа человека с ручной ИС; способу использования. Наиболее крупные представители этого типа – аналитические комплексы. В эту же группу входят ИАС (информационно-аналитическая система), ИПС (поисковая система), ИРС (решающая система). Часто граница между типами условная, так как информационные системы способны выполнять разнообразные функции; многим известна классификация информационных систем по используемой архитектуре. Наиболее простое решение – локальная информационная система (ИС).

Яркий пример – работа на одном электронном устройстве без необходимости во взаимодействии с другими ИС. Более сложны ИС, построенные по принципу «клиент-сервер». При их использовании все сетевые взаимодействия обеспечиваются единым сервером. И, наконец, распределенные ИС – это многоуровневая сеть с несколькими серверами; классификация информационных систем по структурированности круга решаемых задач. Модельные ИС дают возможность установить двусторонний обмен информацией с исследуемой моделью. Благодаря использованию различных подходов (ИС реализуются финансовые, математические и др. модели), удается получить ряд альтернативных решений. Частный случай – экспертные ИС; сфере использования. Различают управленческие ИС (подразумевается частичное дублирование задач соответствующего персонала); ИС технического управления (автоматизированный техпроцесс); научные ИС (исследования и опыты с обработкой результатов); обучающие ИС (предоставляют доступ к электронной информации); интегрированные ИС (совмещение нескольких функций) [1]. Классификация информационных систем персональных данных выполняется по вышеуказанным критериям, при этом есть важное отличие от остальных ИС – необходимость защиты обрабатываемой информации. Данная система представляет собой совокупность технических и программных средств, предназначенных для обработки персональных данных. Может являться автоматизированным решением.

1.2 Инструментальные средства разработки ИС

Существуют специальные методики и инструментальные средства, позволяющие минимизировать риски и решать ключевые проблемы, возникающие на различных этапах жизненного цикла КИС - от анализа до сопровождения. Прежде чем пытаться выбрать существующую или создать собственную информационную систему, а затем внедрить ее, необходимо проанализировать, как функционирует учреждение (в нашем случае, библиотека) на данный момент [9].

Чтобы обеспечить безопасность информационных систем, следует работать с правильным оборудованием. На данный момент имеется шесть главных компонентов, которые необходимо объединить, чтобы создать такую сущность. Оборудование является одним из них. Этот термин полностью касается техники. Речь идет о наличии компьютера, который нередко в профессиональной сфере называют центральным процессором. Также необходимо приобрести всю аппаратуру, позволяющую поддерживать работу данного оборудования. Среди вспомогательной или дополнительной техники следует выделить устройство, позволяющее осуществлять хранение данных, связываться с другими компонентами, а также обеспечивать ввод-вывод параметров.

Единая информационная система работает на специальном программном оборудовании. Именно оно позволяет осуществлять корректную функциональность. При этом нередко создаются особые руководства, которые дают возможность поддерживать правильную работу обеспечения. На данный момент существует большое количество компьютерных утилит, а также машиночитаемых инструкций, которые функционируют без вмешательства человека. Таким образом, они позволяют работать аппаратным частям системы при помощи электрических схем. В итоге компьютер производит полезные данные всего лишь из проанализированной массы файлов. Полученная информация, как правило, размещается на некоторых устройствах, также допускается использование съемных носителей [2].

Говоря об автоматизированной информационной системе, необходимо обязательно сказать и о данных. Они непосредственно ею используются. Именно эта информация нужна для получения полезных файлов. Как уже выше было сказано, они хранятся на специальных носителях до тех пор, пока компьютеру не станет выгодно использование определенной информации. Нужно заметить, что комплекс не сможет работать без учета наличия полученных фактов, которые в результате потом обрабатываются и систематизируются.

Государственная информационная система и любые другие нуждаются в людях, ведь создаются такие комплексы как раз для обеспечения максимальной работы и удобства потребителей. Нередко они и являются наиболее значимым элементом разработки. Нужно заметить, что именно пользователи полностью влияют на полученный в результате успех или неудачу. При этом следует сказать, что к данному пункту нужно отнести не только пользователей, но и тех, кто работает и обслуживает оборудование, а еще в целом и саму информационную систему.

Компьютерные информационные системы необходимы для того, чтобы работать с некоторыми запланированными задачами. Такие комплексы имеют основные компоненты. Как правило, это аппаратная часть. В себя она включает процессор, монитор, принтер, клавиатуру и так далее. Помимо этого, необходимо иметь программы, позволяющие обрабатывать данные. Нередко нужны сети, связывающие систему и используемые компьютеры. Следует полностью обеспечить рабочую структуру процедур, которые являются командами, необходимыми для обработки информации [8]. Также нужно гарантировать функциональность баз данных. Они будут хранить полученные таблицы с важными файлами. На сегодняшний момент описываемые системы, о которых сейчас мы говорим, работают с первыми четырьмя компонентами. Они объединены в один комплекс. Он называется информационно-технологической платформой.

Глава 2. Основы библиотечной деятельности

2.1 Организация деятельности библиотеки

Деятельность библиотек имеет неоценимое значение в жизни современного общества. Они функционируют много столетий, сохраняя книги и другие документы, являющиеся свидетельством выдающихся открытий, накопленных знаний и истинной веры людей. Библиотеки принято считать основой культуры человечества. Они оказывают содействие в реализации прав каждой отдельной личности на получение сведений и пользование достижениями цивилизации.

Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати, а также информационно-библиографической работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования [3].

Библиотекарь - одна из самых прекрасных профессий на Земле. Она находится в той сфере жизни человека, в которой постоянно соприкасаются мир книг и людей, разные временные отрезки, где одно плавно перетекает в другое, требуя от библиотекаря огромных усилий для поддержания баланса равновесия. Пробуждение душевности, интеллигентности и честности в душах людей является основной задачей библиотек в нашей стране. Книга в некоторых случаях бывает способна залечить раны души, одолеть болезнь и помочь человеку воспрять духом.

Значительная роль должностной инструкции также заключается в следующих аспектах: четком разделении ответственности, прав и обязанностей каждого работника библиотеки; обоснованном подборе, расстановке и применении персонала с учетом уровня квалификации работников библиотек; усилении значимости и влияния кадров на протекание процессов библиотечной работы; материальном и моральном поощрении библиотекарей за качественную работу; введении обоснованных трудовых норм.

Большинство читателей не имеют представления о работе данного отдела библиотеки. Результатом кропотливой работы библиотекарей отдела комплектования и обработки являются скомплектованные с учетом всех запросов и интересов пользователей, обработанные и поставленные на учет библиотечные фонды. Отдел занимается ответственной работой: производит отбор нужной и интересной литературы, которая будет пользоваться читательским спросом, в рамках финансового обеспечения; сотрудничает с различными издательствами и книготорговыми объединениями. Должностная инструкция библиотекаря отдела комплектования и обработки литературы гласит, что одной из основных должностных обязанностей сотрудников данного отдела является комплектование фондов библиотек книгами, а также периодическими и электронными изданиями. Каждое издание перед тем, как занять свое место на книжной полке, проходит библиотечную обработку, которую осуществляют специалисты этого отдела [7].

Отделом комплектования и обработки руководит заведующий. Он непосредственно несет ответственность за его работу. Содержание работы данного отдела включает в себя определенные процессы библиотечной деятельности: Планирование комплектования фондов. Текущее комплектование единого фонда библиотек системы. Формирование и ведение каталогов и картотек. Библиотечная обработка новых поступлений. Осуществление проверок книжных фондов библиотек системы.

Должностная инструкция библиотекаря, несущего свою трудовую вахту в структурных подразделениях и библиотеках-филиалах централизованной библиотечной системы, а также в школьных и ведомственных библиотеках, является основным нормативным и правовым документом, регламентирующим его трудовую деятельность.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

- выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

- помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

- раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

- составление информационно-библиографических пособий различного типа;

- пропаганда наиболее ценной литературы;

- репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д. [4].

Библиотечная деятельность связана с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается на компетентность работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются в аннотированных каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные отделы. При поступлении книги, учитывают такие данные как:

номер поступившей книги,

название книги,

название издательства, из которого поступила книга,

отдел, куда была передана книга;

адреса издательств,

названия издательства,

название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

автор,

издание,

год издания,

жанр,

ключевые слова,

количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читателе заносятся следующие сведения:

ФИО,

номер паспорта,

адрес,

телефон.

Каждому читателю присваивается номер читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер читательского билета.

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав номер читательского билета и уникальный номер книги [5].

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:

название книги;

дату выдачи;

ФИО читателя, которому выдается книга;

ФИО сотрудника библиотеки, выдающему книгу читателю;

ФИО сотрудника хранилища, который передал книгу (непосредственно из хранилища) сотруднику библиотеки по заявке читателя;

срок, на который выдается книга.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

На каждого читателя заносятся следующие сведения:

№читательского билета;

ФИО читателя;

Телефон;

Адрес.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие характеристики:

Название книги;

Уникальный шифр (ISBN);

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК);

Раздел;

Автор;

Издательство;

Место издания (город);

Год издания.

Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN [6, С. 33].

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и полок, а также для составления каталогов и статистических отчетов.

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах в библиотеке (книгах, читателях, проведенных мероприятиях и др.), построенную в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:

Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;

Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;

Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;

Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке [6].

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.

2.2 Формирование библиотечной статистики

Особенность статистики заключается в том, что статистические данные сообщаются в количественной форме, т.е. библиотечная статистика говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем ее многообразии.

Без количественных характеристик невозможно проанализировать процессы, происходящие в библиотечном деле. Статистика исследует количественную сторону явлений библиотечной действительности (комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т. п.) в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени. Она учитывает число книговыдач, пользователей, объем фондов, часы работы.

Основными задачами библиотечной статистики являются:

разработка системы показателей, характеризующих масштабы, темпы;

пропорции развития библиотечной деятельности;

создание методов расчета и взаимной увязки показателей;

анализ факторов, обусловливающих основные тенденции развития;

обеспечение наблюдения и контроля над библиотечной деятельностью в целях своевременного выявления проблем развития [5].

Основные статистические показатели:

Учет читателей. Показывает количество человек, которые пользуются документами библиотеки. Единицей учета служит формуляр читателя.

Учет выдачи книг. Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных читателями во всех структурных подразделениях библиотеки. Учёт выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

Составление рейтинга: делает библиотекарь. Сначала библиотекарь ищет в базе данных (делает запрос) книги (по названиям), которые больше остальных были выданы на руки читателям (по количеству выдач), сразу выбирая сколько книг внести в список рейтинга, например, 20. Далее полученный список группируется по названиям книг в алфавитном порядке по убыванию количества выдач. Таким образом, самая первая книга будет являться самой «популярной» у читателей, потому что была выдана наибольшее количество раз. И далее, следующая, но уже с меньшим рейтингом выдач и т.д. В итоге получается n-количество самых читаемых книг, по которому в дальнейшем в БД делается график либо в виде диаграммы, либо отчет в виде списка в порядке убывания. Данная информация может быть полезна администрации библиотеки для дальнейшего учета интересов и предпочтений читателей [1].

Учет посещений и обращений.

Единицей учёта посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.

Единицей учёта посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

Учет посещений производится путем суммирования посещений, учтённых каждым структурным подразделением библиотеки.

Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

Учет общего числа посещений проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.

Учет ведется в первой части Дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости». Обращения входят в общее число посещений. [9]

Статистический учет, т.е. сбор исходных данных, производится для того, чтобы использовать собранный материал для выработки каких-либо оценок и управленческих решений. Без использования статистических показателей невозможно создание научно-обоснованных методик оценки деятельности библиотек. Статистике принадлежит определяющее место в системе управленческого учета, поскольку она выявляет типичное, характерное, закономерное.

Глава 3 Разработка проекта информационной системы для библиотеки

3.1 Общие принципы создания библиотечно-информационных систем

Информационные технологии в наши дни развиваются особенно стремительно. Это позволяет усовершенствовать процедуры управления и, тем самым, повысить качество администрирования в различных учреждениях и организациях. Главным образом, это обеспечивается путем внедрения систем информационно-аналитического обеспечения. С их применением аналитическая деятельность и различные вспомогательные инструменты используются наиболее активно и в совокупности, помогая принимать более объективные управленческие решения [10].

Информационно-аналитические системы, независимо от применяемой сферы, разрабатываются с учетом необходимости удовлетворения всех требований в предметно-ориентированном развитии, при этом учитываются все основные социально-значимые направления. Такая информатизация управления призвана гарантировать достаточный и стабильный уровень обеспеченности данными пользователей, касающийся каждого аспекта деятельности учреждения или организации. При этом учитываются рамки всех значимых направлений и весь реализуемый комплекс мероприятий, осуществляемых предприятием. Так, единая информационно-аналитическая система в сфере образования содержит все сведения, касающиеся образовательной сферы в конкретном государстве, а также различные варианты для принятия решений.

Главным аспектом функционирования ИАС является переориентация с продвинутых версий различных систем управления базами данных на более развитый и качественный уровень, который позволяет выполнять аналитические экспертные действия. Работа информационно-аналитических систем базируется на применении знаний о конкретно взятой области такими методами, чтобы пользователи ИАС имели возможность предложить объективные решения возникающих вопросов, и впоследствии успешно применять их на практике. В эту совокупность можно включить такие составляющие, как диагностика состояния, интерпретация данных, прогнозирование, различный мониторинг и так далее [3].

Создание новых поколений вычислительной техники, постоянно совершенствующиеся программные продукты, возможность перевода традиционных источников информации на электронные носители, внедрение CD-ROM технологии, новые методы электронной передачи информации в сочетании с гипертекстом и возможностью графического предоставления информации определили ряд новых тенденций организации справочно-библиографического обслуживания, к которым можно отнести:

- более тесную интеграцию библиотечного и справочно-библиографического обслуживания внутри страны, так и между странами путем координации;

- расширение границ справочного обслуживания за счет постепенной интеграции функций поиска информации, предоставление полного текста документа оформления заказов и передачи заявок в службы межбиблиотечного абонемента и доставки документов;

- расширение возможностей обслуживания и предоставления графической информации, доступной в результате перевода на электронные носители фотографий, картографических изданий, рукописей, архивных материалов, специальных коллекций;

- повышение оперативности обслуживания за счет преимуществ автоматизированного поиска;

- расширение временных рамок обслуживания, ранее ограниченных режимом работы библиотеки, до 24 часового доступа к электронным массивам в течении всей недели в режиме удаленного доступа;

- усиление обучающей функции в общей структуре справочно-библиографического обслуживания, что связано с необходимостью ознакомления пользователей со спецификой структуры и поисковых возможностей различных баз данных, использования методов поиска через телекоммуникационные сети в режиме удаленного доступа.

Анализ статистических данных об увеличении количества запросов, выполняемых на основе использования баз данных на CD-ROM. Все больше читателей проявляют интерес к базам данных на компакт-дисках как источникам получения информации. Можно с уверенностью говорить об увеличении обращений читателей в будущем. В этой связи перед информационно - библиографическим отделом встает ряд задач, от решения которых зависят эффективность обслуживания. К первостепенным можно отнести: ввод в эксплуатацию сетевого доступа; дальнейшее обучение персонала и активизацию деятельности сотрудников, ИБО по освоению новых баз данных и пакетов прикладных программ; создание серии справочных пособий, знакомящих пользователей с зарубежными базами данных и предоставляющих конкретные рекомендации по самостоятельному поиску информации [1].

Вместе с тем существует ряд проблем, которые необходимо решить при определении новых подходов к организации информационно библиографического обслуживания.

Наиболее активна проблема, связанная с разработкой концепции комплектования справочно - библиографического фонда базами данных и выделением приоритетов при их приобретении. Одна из таких -преимущественное комплектование библиографических БД, включающих кроме библиографических данных аннотацию или реферат, раскрывающий содержание описываемого документа. Необходимо подчеркнуть, что наибольший интерес читателей вызывают именно зарубежные реферированные базы данных по периодике. Это обусловлено сложностью получения полных текстов статей.

Также неудовлетворенных остается читательский спрос на информационную продукцию зарубежных национальных агентств и отечественные библиографические БД.

Подготовка к внедрению автоматизированной системы включает:

- Планирование этапов внедрения АИБС;

- Приобретение, установку и наладку технических средств;

- Подготовку персонала;

- Работу в опытном и опытно - промышленном режимах на каждом этапе и сдачу подсистем или системы в промышленную эксплуатацию.

Описание общих принципов внедрения новых технологий в библиотеке, базирующихся на имеющейся мировой практике [3].

Принцип I. Решение о компьютеризации библиотек должно быть принято с учетом данных библиотечной статистики, наличия обученного персонала, финансовых ресурсов и т.д. Это решение должно быть представлено в виде специального документа.

Принцип II. На основе технического задания должен быть разработан проект компьютеризации библиотеки, обязательно согласованным с вышестоящей инстанцией.

Эскизный проект должен состоять из нескольких частей, создаваемых по принципу этапного выполнения работ. В преамбулу проекта входят основные данные из технического задания.

Принцип III. Назначить из числа сотрудников библиотеки руководителя проекта, ответствующего за выполнение всех работ, связанных с его реализацией.

Руководитель проекта координирует всю деятельность по его реализации. Следовательно, он должен войти в состав группы по созданию технического задания и эскизного проекта. На первом этапе библиотека может использовать стороннего квалифицированного специалиста - консультанта. В дальнейшем целесообразно принять на работу соответствующего сотрудника, либо выявить в среде работников библиотеки такого, который хотел бы и потенциально мог бы решать подобные задачи.

Принцип IV. Изучить и проанализировать опыт работы других библиотек в области автоматизации. Целесообразно обратиться к опыту нескольких библиотек, наиболее успешно работающих в данном направлении. За помощью надо обращаться только к квалифицированным специалистам, так как иногда первоначальный успех использования некоторых программ, техники и технологии в щадящем и однопользовательском режиме, наталкивается на значительные трудности при интенсивной работе, при больших объемах информации и сетевых технологиях. Последним термином называется такое программное обеспечение для библиотек, которое без вмешательства программистов - разработчиков позволяет максимально просто подстраивать параметры системы под требования конкретной библиотеки.

3.2 Разработка проекта информационной системы

При создании информационной системы используются самые разные экономико-математические методы и процессы. При этом единственным ограничением выступает возможность успешного применения готовой информационной системы пользователями. Так, в единой информационно-аналитической системе «Монитор» все сведения должны быть структурированы таким образом, чтобы пользователь мог быстро составить нужную ему статистику и провести исследование в заданной сфере. По характеристикам внутренней структуры и основным принципам построения, ИАС должны обладать следующими признаками: они не должны обладать субъективными предубеждениями, при этом их устойчивость к внешним различным помехам должна быть высокой. ИС не должна делать необоснованных выводов, ее предназначение заключается в оказании пользователю помощи в принятии решений. Такие системы выдают на пользовательский запрос не первое находящееся сведение, а предоставляют оптимальное решение, которое соответствует заданным условиям. Массивы информации могут быть весьма значительными, особенно по сравнению с объемами баз данных. Так, единая информационно-аналитическая система в сфере образования предлагает гораздо больше сведений и вариантов решения вопросов, чем используемые ранее программные решения [5].

Однако требуется правильно оценивать реальные возможности ИАС. Конечно же, они способны решить не все имеющиеся проблемы. Но при правильном их применении они позволят принять наиболее правильное и обоснованное решение.

Создание ИС на основе библиотечной деятельности позволяет систематизировать хранение информации и автоматизировать ее обработку и использование.

В вопросах компьютеризации учебного процесса немаловажное значение отводиться и библиотеке. В частности, особый интерес представляет автоматизация работы библиотеки и библиотечного каталога. Имеющиеся программные продукты не ориентированы на потребности конкретного учебного заведения. Для повышения эффективности работы библиотеки школы необходимо разработать программный продукт, обеспечивающий автоматизацию ее работы.

Проектируемая информационная система является средством информационного обеспечения работы сотрудников библиотеки, её можно рассматривать как подсистему «Библиотеки». Схема такой системы выглядит следующим образом:

Рисунок 1.Информационная система «Библиотека» должна позволять:

хранить основные сведения о книгах в библиотеке (инвентарный номер, автор, название, год издания, раздел знаний), журналах и газетах, посетителях библиотеки (код читателя, фамилия, имя, отчество, группа, категория), сотрудниках библиотеки, наличии книги (журнала, газеты) в библиотеке;

производить ввод новых данных в систему и редактировать имеющиеся данные;

находить сведения о конкретных книгах (журналах, газетах) и посетителях;

составлять различные справки, ведомости, отчеты;

находить информацию по заданной тематике [7].

Работа библиотеки – это процесс, происходящий во времени. На основании исследования предметной области можно выделить следующие информационные сущности – книги, периодические _издания, разделы, читатели, сотрудники.

Целостность данных обеспечивает организация связей между таблицами (демонстрация ER-диаграммы).

Для эффективной работы информационной системы «Библиотека» разработаны формы, запросы и отчеты.

Главная форма предназначена для начала работы программы, которая позволяет выбрать 2 направления работы: формы и отчеты.

Формы «Читатели», «Книги», «Выдача книги», «Возврат_книги», «Периодические издания», «Сотрудники», «Разделы», «Посещение чит.зал», «Статья» предназначены для более удобного ввода новой информации в базу данных на основном этапе работы информационной системы «Библиотека». «Читатели» - для оформления новых читателей, «Книги», «Выдача книги» - для ввода информации при выдаче книг, «Возврат_книги» - для ввода информации при возврате книги в библиотеку [4].

С помощью запросов реализованы функции поиска информации по заданной тематике, группировки информации для различных отчетов, редактирования и удаления записей в таблицах. Поиск книг, статей по автору, названию или соответствию некоторому разделу осуществляется с помощью запросов с параметром. Их удобно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Разработанные отчеты позволяют выводить информацию о наличии книг в библиотеке, о книгах «на руках» у читателей, составлять статистические отчеты о посещениях, поступлениях и списании книг за определенный период. Например, отчет «Книги по разделу» содержит информацию о книгах определенного раздела и их наличие в библиотеке, «Читатели посещение» содержит список книг, которые были выданы определенному читателю.

А также нами было разработано руководство пользователя, в котором описываются назначение, основные требования для программного продукта и возможные варианты работы с ИС с подробным описанием и указаниями.

Созданная информационная система на основе баз данных позволяет сделать более эффективной работу библиотеки и читального зала школы.

Таким образом, процесс автоматизации библиотеки полезен и необходим.

В информационных системах библиотек обычно выделяются следующие функциональные разделы:

- каталогизация, электронный каталог (ЭК), справочно-библиографическое обслуживание;

- библиографическое обслуживание на основе использования баз данных чужих ЭК в теледоступе или на оптических дисках;

- подсистема обслуживания читателей;

- комплектование, включая книгообмен;

- регистрация периодических изданий и ведение соответствующего электронного каталога;

- межбиблиотечный абонемент;

- автоматизированная подготовка библиографических изданий, включая каталожные карточки;

- подсистема управления (учет, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.) [1].

Разработанная информационная система «Библиотека» осуществляет функции обслуживания читателей, каталогизацию, ведение электронного каталога книжного фонда и справочно-библиографическое обслуживание. Основными результатами её работы являются базы данных читательского и библиотечного фондов, а также контроль за своевременным возвратом выданной литературы.

Ограниченность финансирования заставляет библиотеку сделать выбор в сторону автоматизации наиболее важных функций. Как правило, библиотека останавливается, в первую очередь, на создании ЭК с функциями комплектования и подготовки изданий. Затем решаются вопросы подписки на периодику и ее регистрацию.

Автоматизация процессов обслуживания читателей связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки. Данные информационной системы «Библиотека» хранятся на жестком магнитном диске, так что в случае необходимости можно исправить допущенные ошибки. Программа IS.exe написана на языке СУБД FoxPro версии 2.6, с использованием пакета FoxPro Distribution Kit [6].

Особенностью разработанной системы «Библиотека» является её четко выраженная модульность. Она проявляется в том, что при минимальных возможностях и потребностях библиотеки для функционирования системы необходимо одно рабочее место, оснащенное компьютером и, если необходимо, печатающим устройством, наличие которого не является необходимым. При расширении библиотечной сети или возможностей система может быть легко модифицирована, распределена на многие автоматизированные рабочие места, соединенные в локальную сеть, причем эта модификация не потребует значительных усилий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основными направлениями работы любой библиотеки являются: комплектование и организация книжного фонда; обслуживание читателей.

Комплектование фондов библиотеки состоит из систематического выявления (путем просмотра библиографических источников и литературы) нужных для данной библиотеки изданий и приобретения их. От своевременности и полноты комплектования библиотеки в значительной мере зависит уровень обслуживания читателей.

Новейшие информационные технологии и компьютерная техника задействованы сейчас практически во всех сферах человеческой деятельности, также и в библиотечной.

Информационные системы становятся неотъемлемой частью деятельности современного человека и успешного функционирования организаций и учреждений. Использование их в учебном процессе любого образовательного учреждения стало вопросом престижа.

Необходимость в автоматизации деятельности различных процессов, требующих значительные затраты времени и выполнение множества рутинных операций, является актуальной проблемой. Эффективное применение современных информационных технологий и систем позволяет значительно увеличить производительность труда, улучшить качество выполняемых работ, обеспечить значительный прирост прибыли за счет сокращения времени на обработку информации. В связи с этим, зачастую приходится использовать современные средства моделирования ИС.

Моделирование информационных систем позволяет детально изучить предметную область, описать взаимодействие процессов, выявить потоки данных, присутствующие в ней. На начальном этапе формируется модель, существующая в настоящее время в организации, с недостатками, которые в последующем исправляются в оптимальной модели организации, где уже учтены интересы руководителей.

Данные инструментальные средства предназначены для облегчения труда и увеличения производительности системного аналитика на первом этапе разработки системы. Они позволяют создать модель разрабатываемой информационной системы, что позволяет уже в дальнейшем приступить к созданию конкретной программной разработки, используя готовый проект информационной системы предметной области.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244c.
Бородакий, Ю.В. Информационные технологии. Методы, процессы, системы / Ю.В. Бородакий, Ю.Г. Лободинский. - М.: ГЛТ , 2014. - 456c.
Варфоломеева, А.О. Информационные системы: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 283c.
Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2015. - 528c.
Гвоздева, В.А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 544c.
Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. 2015. – 434с.
Горбенко, А.О. Информационные системы в экономике / А.О. Горбенко. - М.: БИНОМ. ЛЗ, 2014. - 292c.
Емельянов, С.В. Информационные технологии и вычислительные системы: Интернет-технологии. Математическое моделирование. Системы управления. Компьютерная графика / С.В. Емельянов. - М.: Ленанд, 2012. - 96c.
Зиндер Е.З. Бизнес-реинжиниринг и технологии системного проектирования. Учебное пособие. − М.: Центр Информационных Технологий, 2016. – 453с.
Исаев, Г.Н. Информационные технологии. Учебное пособие. / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2015. - 464c.