Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

«Разработка эффективной системы организационных коммуникаций предпринимателя: оценка внешних и внутренних форм взаимодействия»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования обусловлена неоспоримой важностью построения эффективного процесса коммуникаций, как основного способа обмена информацией и основы для принятия управленческих решений в современных организациях. Для повышения эффективности деятельности хозяйствующего субъекта вопрос коммуникаций является одним из первоочередных в силу важности построения внутренней системы обмена данными для своевременного реагирования на происходящие изменения как во внутренней, так и во внешней среде.

Организации как «открытые системы» выступают активными участниками социального обмена в противовес другим институтам, поэтому в последнее время повышается интерес к изучению организационных коммуникаций. Организационные процессы позволяют рассматривать феномен «коммуникационного продукта», который влияет на формирование коммуникативной картины социальной реальности в целом.

Теоретическим основам рассматриваемой темы посвящены научные труды и публикации таких авторов как Гойхман О.Я., Дзялошинский И.М., Коноваленко М.Ю., Ларина Т.В., Спивак В.А., Чамкин А.С. и других. Научные труды и публикации этих и других авторов и были взяты за основу при написании данной работы.

Цель данного исследования – анализ и совершенствование коммуникативных процессов на примере ООО «Эгнитранс».

Задачи работы:

- раскрыть теоретические основы формирования и функционирования организационных коммуникаций;

- провести анализ организационных коммуникаций в ООО «Эгнитранс» и выявить существующие проблемы;

- разработать мероприятия по повышению эффективности процесса коммуникации и обосновать их экономическую эффективность.

Объектом исследования является ООО «Эгнитранс».

Предмет исследования – коммуникативный процесс в ООО «Эгнитранс».

Методы, используемые в работе исследования: анализ научной и методической литературы по теме исследования, обобщение материала, анкетирование, анализ и синтез данных, метод обобщения, наблюдения, сравнения и другие.

В ходе работы используются учебная и специальная литература, а также статьи периодических изданий по исследуемой тематике и внутренняя информация ООО «Эгнитранс».

Структура курсовой работы представлена введением, двумя главами основной части, заключением, списком использованных источников и приложением. В первой главе раскрываются теоретические основы функционирования коммуникативных процессов в организации. Вторая глава содержит анализ практической ситуации применения и совершенствования организационных коммуникаций на примере ООО «Эгнитранс».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

1.1. Понятие, сущность и виды организационных коммуникаций предпринимателя

В настоящее время ценность информации становится все более объективной и обще признанной, поэтому многие исследователи посвящают свои работы рассмотрению процесса передачи и обмена данными, который в современной литературе принято называть «коммуникационный процесс».

Историческое выявления интереса к коммуникациям у предпринимателей можно отслеживать еще с более ранних времен. Ведь, обратившись к истории управленческих практик, можно найти доказательства необходимости внимания к коммуникационным процессам в каждой из школ - от «научного управления», введенного Ф. Тейлором, к «человекоцентрическим» работам Э. Мэйо и последующих формулировок Ч. Барнар- да, Д. МакГрегора. Классические труды по менеджменту не исключали из своих доводов понимание организации как «социального организма», в котором коммуникации выполняют функции связи, который может быть как эффективным, так и неэффективным, в зависимости от способностей субъектов коммуникации [18, c. 10].

Уникальность коммуникаций в организациях обеспечивает именно управленческая составляющая, как это звучит в англоязычных учебниках – «менеджерская».

Слово «коммуникация» происходит от латинского «communis», значащего «общее»: дающий сигналы либо послания стремится определить «общность» с получающим их. С этого места коммуникация может быть установлена как предоставление не просто данных, а смысла либо значения с поддержкой символов [7, c. 1812].

Позднее исследователями были предложены свои авторские трактовки данного понятия, основные из которых представлены в таблице 1.

Таблица 1

Определения коммуникации [10, c. 687]

Автор	Участники коммуникации	Содержание коммуникации	Ключевая характеристика	Цель
Б. Мильнер	Люди и институты	Информация	Процесс	-
Э. Роджерс	Источник и получатель	Идея	Процесс	Изменение поведения получателя
М. Мескон	-	Мысли, информация	Обмен	Обеспечение взаимопонимания

Исходя из данный таблицы 1 видно, что под «коммуникациями» принято понимать процесс обмена информацией (идеи, мысли) в целях повышения осведомленности. Несмотря на разность в формулировках общая суть данного понятия у всех практически идентична.

Характеристика основных и дополнительных целей коммуникации приведена в таблице 2.

Таблица 2

Основная и дополнительные цели коммуникации [9, c. 16]

Цели коммуникации	Характеристика целей
Основная	обеспечивать понимание информации, которой обменивается получатель и отправитель
Дополнительные	совершенствование в процессе обмена информацией межличностных отношений
	создание информационного канала для обмена информацией между некоторыми сотрудниками и группами и координация их действий
	рационализация и регулирование информационных потоков

Эффективность взаимодействия между сотрудниками большинства современных предприятий основывается на использовании элементов коммуникаций, которые отделены и связаны между собой и реализуются независимо друг от друга. Это не позволяет достичь синергетического эффекта от усиления действия одного элемента другим, что снижает общую эффективность маркетинговой политики. Это обуславливает необходимость поиска решений, для построения эффективных коммуникаций, позволяющих вывести реализацию протекающих бизнес-процессов на качественно новый уровень.

Система управления коммуникациями - это важная сфера деятельности предпринимателя, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия между сотрудниками и внешними контрагентами в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов [3, c. 38].

Построение предпринимателем организационных коммуникаций вносит определенные изменения в работу и общее развитие. Увеличивает или уменьшает его доходность, оборот продукции, место в сегменте рынка. Все это подталкивает хозяйствующий субъект к осуществлению такой политики коммуникаций, которая будет наиболее полно отражать стратегию развития предприятия, его перспективное развитие и улучшение экономических показателей. Чем стабильнее и экономически более обоснована коммуникационная политика хозяйствующего субъекта, тем больше у него шансов для достижения поставленной цели.

Таким образом, система управления коммуникациями - это важная сфера деятельности современных предпринимателей, предназначенная для автоматизации стратегий взаимодействия между сотрудниками и внешними контрагентами в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов.

1.2. Виды коммуникаций в организации

Большая часть организаций имеют свои каналы и методы обмена данными с внешним и внутренним окружением. Классификация коммуникаций в управлении представлена ниже на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды организационных коммуникаций [11, c. 325]

Коммуникации в организациях могут быть внешними и внутренними, вертикальными (предоставление данных от управляющих к подчиненным и обратно) и горизонтальными (предоставление данных в отделах, среди сотрудников либо между отделами).

Внешние и внутренние коммуникации, которые как правило основываются на внутренних положениях хозяйствующего субъекта и на нормах служебных документов (к примеру, «Положение о структурных подразделениях»).

Внутренняя информация находится в движении внутри каждой организации в рамках горизонтальных и вертикальных коммуникаций. Горизонтальные коммуникации в организации возникают между подразделениями одного уровня. Для координации имеющихся задач и действий между различными подразделениями существует необходимость в обмене информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации по горизонтали.

Внешние коммуникации происходят с:

1) Потребителями. Во время коммуникации организация доводит до потребителей информацию об услугах организации, реализуемой продукции, ее качестве, порядке заключения договоров и т.д.

2) Поставщикам и посредниками.

Содержание коммуникаций в этом случае - информация о продукции (услугах), ее качестве и цене, форме оплаты, гарантиях и прочее.

3) Государственные органы [13, c. 20].

2. Внутренние коммуникации:

- к этим коммуникациям можно отнести коммуникации между руководителем и подчиненными;

- коммуникации между разыми отделами внутри одной организации;

- коммуникации между должностными лицами;

- коммуникации по восходящей, то есть снизу-вверх, к примеру, при нехватке товара менеджеры передают информацию старшему менеджеру, он в свою очередь передает информацию директору.

Наглядно содержание вертикальных и горизонтальный коммуникаций представлено на рисунке 2.

Рисунок 2. Содержание вертикальных и горизонтальный коммуникаций [9, c. 25]

Вертикальные коммуникации в современной организации подразделяются на два вида:

- во-первых, передача информации по нисходящей (сверху вниз) от руководителя к подчиненным;

- во-вторых, передача данных по восходящей (снизу-вверх) от подчиненных к руководителю [5, c. 288].

Следует отметить, что вертикальные и горизонтальные коммуникации часто соприкасаются и пересекаются, образуя тем самым уникальный для каждой организации коммуникационный процесс.

Отдельно следует отметить наличие неофициальных коммуникаций — в «курилке», на обеде либо в коридоре информация расширяется довольно динамично и стремительно, что же не имеет возможность не воздействовать на целую концепцию коммуникации в целом. Неформальные каналы, как и формальные, передают информацию в четырех направлениях: вверх, вниз, горизонтально и по диагонали. Особенностью этого канала является скорость возникновения и исчезновения информации. Кроме того, неформальный канал коммуникации отличается сменяемостью и непредсказуемостью субъектов, в отличие от формальных каналов [16, c. 18].

Чтобы выработать оптимальные управленческие решения, предприниматель должен использовать не только формальные, но и неформальные каналы коммуникаций, хотя последние не всегда можно влиять и контролировать их. Следует помнить, что неформальные каналы коммуникаций - неотъемлемая часть хозяйствующего субъекта, их нужно использовать для достижения формальных целей [6, c. 40].

Таким образом, коммуникации в процессе управления - тип деятельности, необходимый организации для информирования, убеждения или создание связей между индивидами, группами и их окружением. Вся история развития общества - это процесс создания организаций и развития их «коммуникационных потребностей». Процесс коммуникации может осуществляться в различных формах и видах, содержание которых может коренным образом отличаться друг от друга в зависимости от его участников и целей осуществления.

1.3. Значение организационных коммуникаций и проблемы при их реализации

Коммуникативные препятствия появляются, в случае если между собеседниками отсутствует взаимопонимание или нет возможности для выстраивания конструктивного и информативного диалога.

Основные типы коммуникативных барьеров, согласно мнению М.Ю. Коноваленко:

- субъективные барьеры - определяющим для происхождения ситуаций малоэффективного общения становятся личностные факторы;

- смысловые барьеры – появляются, если партнеры по разговору под аналогичными суждениями предполагают различные вещи. К примеру, один человек фразу «хороший способ достижения цели» понимает, как метод, который не навредит находящимся вокруг людям, а другой – как стратегию достижения необходимо любой ценой;

- барьеры в логическом построении – обнаруживаются, в случае если человек не может четко и осмысленно сформулировать собственные мысли. В этом разговоре нарушаются причинно-следственные взаимосвязи, и часто совершается искажение определений;

- фонетические барьеры – это плохая техника выступления у разговаривающего. Если фразы звучат неясно и непонятно, то это усложняет восприятие и понимание информации;

- организационные барьеры – данный вид сложностей связан с неправильным выстраиванием организационной структуры и сопутствующими нормативными документами;

- технические барьеры – проблемы в передаче и усвоении информации могут возникать из-за технических неполадок средств связи (телефон, Интернет, мессенджеры, факс и т.п.) [12, c. 27-28].

Управление проблемами охватывает идентификацию, документацию, эскалацию, переговоры и разрешение споров и конфликтов между организацией-клиентом, внутренними заинтересованными сторонами и поставщиком услуг. Кроме того, эффективное управление проблемами требует, чтобы методы согласования и разрешения между клиентом и организациями-поставщиками услуг были стандартизированы как общий процесс управления повторяемыми проблемами [7, c. 1813].

Хороший метод решения проблем требует смещения мышления от общего позиционного подхода к решению проблем в совместном методе решения проблем (см. рис. 3).

Рисунок 3. Управление коммуникационными проблемами [15, c. 175]

Таким образом, коммуникации в современных организациях ‒ сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов и имеющий много видов. Когда коммуникации в организации проходят все этапы коммуникационного процесса, возникает ряд барьеров как межличностного характера, так и организационного и технического происхождения. Обладая объективными знаниями, менеджеры в процессе коммуникации способны воздействовать на своих подчиненных, а также эффективно организовывать их работу на предприятии.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ В ООО «ЭГНИТРАНС»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Практическая часть исследования проводилась на базе ООО «Эгнитранс», которое зарегистрировано по адресу: 117418, город Москва, улица Гарибальди, дом 29 корпус 4, помещение I комната 8 этаж 2.

Организация зарегистрирована и осуществляет свою деятельность в соответствии с российским законодательством [1; 2]. В соответствии с Уставом, основными видами деятельности ООО «Эгнитранс» является:

- производство и передача и распределение электроэнергии;

- организация перевозок грузов;

- производство, передача и распределение пара и горячей воды;

Генеральный директор - Соломкин Эдуард Петрович.

На рисунке 4 приведена организационная структура ООО «Эгнитранс».

Ген. директор

Финансовый отдел

Отдел продаж

Отдел кадров

Транспортный отдел

Рабочие

Секретарь

Отдел снабжения

Водитель

Бухгалтерия

Логист

Финансовый директор

Склад материалов

Главный энергетик

Рисунок 4. Организационная структура управления ООО «Эгнитранс»

Организационная структура ООО «Эгнитранс» является линейно-функциональной. Такая структура является оптимальной для системы взаимных связей функций и подразделений.

Органом управления деятельностью организации является директор с правом первой подписи на платежных и иных документах. Руководитель предприятия реализуют такие задачи:

- осуществление полной координации задач управления;

- согласование и увязка хозяйственных задач;

- выбор руководства департаментов и служб;

- построение системы управления на предприятии по иерархическому принципу.

Также на директора предприятия возлагаются и определенные обязанности:

- он оперативно руководит работой организации;

- выдает распоряжения, приказы, указы, которые беспрекословно должны всеми исполняться;

- обладает правом визирования финансовой отчетности;

- осуществляет распоряжение имуществом предприятия;

- становится представителем интересов предприятия как в пределах страны, так и за границей.

Производственная база и высокая квалификация специалистов ООО «Эгнитранс» на всех этапах производства – от начальной подготовки до финишной обработки – позволяют предприятию успешно сотрудничать с компаниями большинства отраслей промышленности, предлагая свои услуги на таких рынках.

На основе бухгалтерской отчетности (см. Приложение 1-2) рассмотрим динамику технико-экономических показателей ООО «Эгнитранс» (см. таблица 3).

Таблица 3

Динамика основных технико-экономических показателей ООО «Эгнитранс» в 2017-2019 гг.

Наименование показателя	2017 г.	2018 г.	2019 г.	Темп изменения, %
Наименование показателя	2017 г.	2018 г.	2019 г.	2018/ 2017	2019/ 2018
Выручка от продаж, тыс. руб.	158755	168855	166550	106,36	98,63
Среднесписочная численность, чел	155	153	153	96,36	100,00
Фонд оплаты труда, тыс. руб.	38900	40400	40000	103,86	99,01
Среднемесячная зарплата, тыс. руб.	20,9	22,0	21,8	105,3	99,09
Производительность труда, тыс.руб./чел.	1024,23	1103,63	1088,56	107,75	98,63
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	66512	87616	86398	131,73	98,61
Фондоотдача, руб./руб.	2,4	1,9	1,9	79,17	100,00
Среднегодовая величина оборотных активов, тыс.руб.	62482	62183	66634	99,52	107,17
Коэффициент оборачиваемости оборотных средств, тыс. руб.	2,5	2,7	2,5	108,00	92,60
Период оборота, дни	146	135	146	92,47	108,15
Себестоимость, тыс. руб.	146315	167937	164764	114,78	98,11
Затраты на 1 рубль выручки, руб.	0,922	0,995	0,989	107,92	99,40
Прибыль от продаж, тыс. руб.	12440	918	1786	7,38	194,55
Чистая прибыль, тыс. руб.	19118	6170	462	32,27	7,49
Рентабельность продаж, %	12,0	3,6	0,3	30,0	8,33

Полученные данные показали, что наблюдалась тенденция снижения выручки от продаж. В 2019 г. ее сумма составила 166,5 тыс. руб., что говорит о сокращении объема продажи продукции, однако в результате того, что себестоимость снизилась более значительно (98,63% > 98,11%).

Произошло снижение среднесписочной численности персонала в 2018 г., темп изменения составил 96,36%. В общем на заработную плату было израсходовано 40 млн. руб., это на 0,99% меньше, чем в 2018 г. В среднем за месяц работник получал 21,8 тыс. руб., что на 0,91% ниже чем в 2018 г.

Производительность труда составила 1088,6 тыс. руб. Она уменьшилась на 1,37%. В 2018г., наоборот произошло увеличение производительности труда на 7,75%, но это ниже темпов роста среднемесячной зарплаты.

За последние три года шло увеличение стоимости основных фондов, но в 2019 г. она снизилась на 1,39% их сумма составила 86398 тыс. руб. Обобщающий показатель эффективности использования основных фондов – фондоотдача снизился в 2017-2019 гг. на 20,83%.

Деловая активность предприятия ухудшилась, так как коэффициент оборачиваемости снизился, а период оборота вырос. В 2019 г. в производстве был задействован оборотный капитал в сумме 66634 тыс. руб. Он увеличился на 7,17% по сравнению с 2018 г.

Себестоимость за рассматриваемый период снизилась. В 2019 г. она уменьшилась на 1,89%, а в 2018 г. увеличилась - на 14,78%. Показатель себестоимости был ниже выручки от продаж. Затраты на 1 рубль выручки от продаж снизились. Наибольшее снижение произошло в 2019 г. - на 0,6%. Наименьшие затраты на 1 рубль выручки приходились на 2017 г. - 92 копейки, но несмотря на это, занимали высокий уровень затрат.

Предприятие прибыльное. Прибыль от продаж в 2019г. составила 1786 тыс. руб., или 1,07% от выручки. Она увеличилась на 94,55% по сравнению с 2018 г. Полученная чистая прибыль составила 462 тыс. руб. Она уменьшилась на 7,49% по сравнению с 2018г. Предприятие имело низкую рентабельность. В 2019 г. рентабельность продаж по чистой прибыли уменьшилась на 8,33 % и составила 0,3%. В 2018 г. рентабельность уменьшилась на 30% по сравнению с 2017 г. Изменение показателей прибыли до налогообложения и чистой прибыли за 2019 год отрицательное, так как наблюдается их сокращение по отношению к данным 2018 года.

Таким образом, ООО «Эгнитранс» является прибыльным предприятием, которое успешно осуществляет хозяйственную деятельность на занимаемом рынке и стремится совершенствовать все свои бизнес-процессы.

2.2. Анализ эффективности организационных коммуникаций в ООО «Эгнитранс»

В процессе осуществления хозяйственной деятельности в ООО «Эгнитранс» формируются как внешние, так и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации связаны с построением каналов общения:

- с потребителями;

- с поставщиками;

- с посредниками;

- с государственными органами власти.

Основными формами осуществления внешних коммуникаций являются:

- беседа;

- переговоры;

- заявление;

- совещание;

- письмо и пр.

Внутренние коммуникации на предприятии представлены в следующих формах:

- приказ;

- распоряжение;

- просьба;

- указания;

- убеждение;

- порицание или поощрение и др.

Основные способы делового общения в ООО «Эгнитранс» - собрание, совещание, переговоры, беседы и диалоги, присутствуют так же и споры.

Собрания проводят по мере необходимости при разрешении трудных проблем при участии всего коллектива организации.

Совещания проводят очень редко, 1-2 раза в месяц - по мере появления каких-либо проблем.

Деловые переговоры в ООО «Эгнитранс» ведет директор, но порой может их вести, к примеру, менеджер во время общения с потребителями.

Для анализа эффективности процесса коммуникаций был проведен опрос на основе анкеты (см. Приложение 3). В опросе приняло участие 26 сотрудников из разных отделов ООО «Эгнитранс».

Ответ на вопрос «какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?» изображены на рисунке 5.

Рисунок 5. Какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?, чел.

Исходя из информации рисунка 5 в ООО «Эгнитранс» чаще всего используется информативная функция коммуникаций (14 человек). На втором месте – мотивационная и экспрессивная. Контрольная функция по мнению работников практически не используется.

Ответы на следующий вопрос анкеты изображены на рисунке 6.

Рисунок 6. Вопрос № 2. Как часто вы пользуетесь горизонтальными коммуникациями?, чел.

Согласно представленным данным абсолютное большинство (19 человек из 26) горизонтальными коммуникациями пользуется часто. И лишь пятеро используют их по мере необходимости, а двое лишь иногда.

Ответ на вопрос «с чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?» изображены на рисунке 7.

Рисунок 7. Вопрос № 3. С чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?, чел.

Согласно изображенной на рисунке 7 информации большая часть респондентов считают, что обмен информацией с руководителем в ООО «Эгнитранс» связан по большей части с прояснением непосредственных рабочих заданий. Кроме того, по мнению некоторых это может быть связано со сбором информации о назревающей или существующей проблеме, или с получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Ответы на следующий вопрос предложенной анкеты изображены на рисунке 8.

Рисунок 8. Вопрос № 4. Как развиты неформальные коммуникации в вашем отделе (подразделении)?, чел.

Согласно представленным данным, 10 респондентов высказались «хорошо» и столько же считает, что «удовлетворительно». Мнение, что неформальные коммуникации развиты «отлично» высказали лишь шестеро из опрошенных.

Ответ на вопрос «какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?» представлены изображены ниже на рисунке 9.

Рисунок 9. Вопрос № 5. Какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?

Согласно представленным данным 15 человек (большинство) считает, что в организации преобладают круговые коммуникации. Пятеро опрошенных высказались о преобладании веерных коммуникаций и лишь один опрошенный считает, что в ООО «Эгнитранс» выстроены последовательные коммуникационные процессы.

Ответы на следующий вопрос предложенной анкеты изображены ниже на рисунке 10.

Рисунок 10. Вопрос № 6. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?

Согласно представленным данным чаще всего при общении используется телефон (11 человек) и устная речь (9 человек). Остальные каналы, по мнению опрошенных, в рассматриваемой организации используются крайне редко и в небольшом объеме.

Данные по ответу на вопрос «какие виды коммуникативных барьеров возникают у вас в процессе организационных коммуникаций?» представлены на рисунке 11.

Рисунок 11. Вопрос № 7. Какие виды барьеров возникают у вас в процессе коммуникаций?

Согласно отображенным на рисунке 11 данным основным коммуникативным барьером является непреднамеренное искажение сообщений. Также имеет место неудовлетворительная обратная связь и иерархические барьеры. Другие факторы, мешающие коммуникациям в организации, получили минимальное значение баллов, но следует отметить, что в идеальном варианте их вообще не должно быть.

Проанализировав полученные ответы, можно сделать вывод, что в ООО «Эгнитранс» в процессе коммуникации существуют преграды. Существующие коммуникационные каналы не всегда справляются с объемами информации, что обуславливает возникновение проблем в коммуникационном процессе, выражающихся в неполном исполнении поручений или заданий из-за не хватки данных или не вовремя дошедшей информации. Данные проблемы требуют безотлагательного решения, чему и будет посвящен следующий параграф данной работы.

2.3. Пути и рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации

На основе проведенного анализа было выявлено, что в организации существуют проблемы, снижающие эффективность коммуникаций. С целью повышения эффективности коммуникационного процесса в ООО «Эгнитранс» является целесообразным реализация следующих мероприятий, перечисленных на рисунке 12.

Рисунок 12. Рекомендации по повышению эффективности коммуникации в ООО «Эгнитранс»

Согласно представленному рисунку 12 для повышения эффективности коммуникации в ООО «Эгнитранс» необходимо:

I. Совершенствование внешних коммуникаций:

1) разработать меры для построения привлекательного для внешней среды образа предприятия.

II. Совершенствование внутренних коммуникаций:

2) формирование эффективной обратной связи;

3) автоматизировать сбор и оценку информации между подразделениями;

4) направить усилия на совершенствование организационной культуры;

5) повысить эффективность системы информирования персонала в ООО «Эгнитранс».

Рассмотрим предложенные рекомендации подробнее.

1. Действия по улучшению привлекательности образа (имиджа) предприятия.

Для формирования привлекательности внешнего образа ООО «Эгнитранс» можно выделить следующие направления:

- проведение долгосрочной рекламно-имиджевой кампании для создания положительного имиджа у потребителей;

- усовершенствование механизмов планирования и бюджетирования имиджевых рекламных кампаний;

- отслеживание и поддержание присутствия предприятия в прессе, общественной жизни общества, культурно-массовых, спортивных мероприятиях (другими словами: всегда «быть на слуху»);

- обновление применяемой системы РR: доработка имеющейся символики и традиций;

- создание единой информационной системы, включающей в себя: общее собрание, информационные доски, компьютерные рассылки.

2. Формирование эффективной обратной связи.

Эффективная коммуникация в организациях включает в себя обязательное общение сверху вниз. Это так же просто, как и сложно. Организации, которые эффективно общаются, ожидают сильной коммуникации от менеджеров к сотрудникам, обеспечивают обучение и коучинг менеджерам, чтобы помочь в создании своих навыков общения, иметь широкие коммуникационные инструменты для использования менеджерами и сотрудниками и оценивают эффективность их усилий в области коммуникации.

Для снижения недопонимания между руководством современного предприятия и его подчиненными необходим только прямой и конструктивный диалог [14, c. 215]. Одной из составляющих такого диалога является обратная связь от руководителя к подчиненному. Для формирования эффективной обратной связи является целесообразным реализация ряда мероприятий, основными из которых являются следующие:

- организация приема по срочным и несрочным вопросам;

- создание телефонной «горячей линии» для персонала;

«создание электронной почты и он-лайн каналов коммуникаций.

Эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

3. Автоматизация сбора и оценки информации между подразделениями.

Построение эффективных организационных коммуникаций требует сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях как внешней, так и внутренней среды.

Автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена информацией между сотрудниками – все это необходимо для увеличения эффективности работы. Автоматизация предприятий позволяет улучшить планирование загрузки производственных мощностей, распределение ресурсов, сводное и прогнозное планирование, управление цехами; обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оперативность и достоверность финансовой отчетности и аналитики, а также снизить себестоимость производства [17, c. 262].

4. Совершенствование организационной культуры.

Для совершенствования организационной культуры ООО «Эгнитранс» руководство должно регулярно осуществлять следующие необходимые мероприятия:

- создание условий, способствующих развитию системы культурных ценностей у персонала;

- организация обучения (повышения квалификации) сотрудников с целью формирования у персонала культурных ценностей рассматриваемого предприятия;

- организация эффективной системы управления;

- создание единых ценностных ориентиров коллектива;

- создание и развитие единого видения будущего предприятия;

- наглядный пример руководителя и работников, занимающих высокие должности;

- разработка и внедрение систем эффективной моральной мотивации сотрудников [8, c. 195].

5. Повышение эффективности системы информирования персонала на рассматриваемом предприятии. Необходимо выработать в коллективе стремление к обеспечению полной осознанности выполняемых заданий на основе получения от вышестоящего руководства исчерпывающей и конструктивной информации.

С целью формирования на предприятии системы поведенческих стандартов рекомендуется создать документ, содержащий список основных требований к работникам ООО «Эгнитранс» («Кодекс корпоративного поведения»).

Таким образом, были сформулированы основные направления совершенствования процесса коммуникации в ООО «Эгнитранс». В следующем параграфе рассчитаем влияние предложенных мероприятий на эффективность деятельности предприятия.

2.4. Оценка влияния предложенных мер на эффективность деятельности предприятия

Далее рассчитаем экономическую целесообразность совершенствования коммуникаций в ООО «Эгнитранс». Согласно прогнозным данным, основанным на опыте других предприятий, повышение эффективности процесса коммуникаций позволит увеличить выручку рассматриваемого предприятия на 5%. Составим таблицу с исходными данными для расчета влияния предложенных мероприятий на экономическую эффективность деятельности предприятия (см. табл. 4).

Таблица 4

Исходные данные для расчета

Показатель	Ед. измерения	Значение
1. Численность работников, охваченных мероприятием (Чоб)	чел.	150
2. Выручка - до внедрения	тыс. руб.	166550
- после внедрения	тыс. руб.	174878
3. Среднемесячная заработная плата (ЗП)	тыс. руб.	40
4. Затраты на внедрение мероприятия (взяты примерно) (З)	тыс. руб.	500
5. Отчисления на соц. нужды		30%

Экономический эффект от повышения эффективности процесса коммуникаций определим с помощью следующих расчетов.

1. Прирост производительности труда.

Пт= *100% (1)

где, Пт – прирост производительности труда

Ппм - производительность труда после внедрения мероприятия;

Пдм – производительность труда до внедрения мероприятия.

Пт= *100%= 105%.

2. Рассчитаем относительную экономию численности по формуле:

Пт= (2)

Эч= ==15750 /10500= 1,5 (чел.)

3. Экономия заработной платы рассчитаем по формуле:

Эзп = Фзп*Эч (3)

Эзп= 1,5 *40*12=720 (тыс. руб.)

4. Экономия по социальным отчислениям рассчитаем по формуле:

Эсн=Эзп * 0,3 (4)

Эсн= 720*0,3= 216 (тыс. руб.)

5. Годовая экономия внедрения предложенного мероприятия составит по формуле:

Эг= Эзп+Эсн (5)

Эг=720+216= 936 (тыс. руб.).

Итак, согласно проведенным расчетам, годовая экономия от внедрения мероприятий по повышению эффективности процесса коммуникаций в ООО «Эгнитранс» составит 936 тыс. руб.

6. Экономический эффект от предложенных мероприятий рассчитывается по следующей формуле:

Эобщ. = Эг.общ – Зобщ, (6)

где, Э – экономическая эффективность предложенных мероприятий, тыс. руб.;

Эг.общ – общий экономический результат от всех мероприятий, тыс. руб.;

Зобщ. – общие затраты на реализацию всех предложенных мероприятий, тыс. руб.

Рассчитаем экономический эффект предложенных рекомендаций по повышению эффективности процесса коммуникаций по формуле (6):

Э = 936– 500= 436 тыс. рублей.

Э >0, значит предлагаемый проект экономически эффективен и введение запланированных мероприятий на рассматриваемом предприятии является целесообразным.

Таким образом, для совершенствования коммуникаций в целях повышения эффективности деятельности ООО «Эгнитранс» необходимо применять комплексный подход. А кроме того, руководство каждого современного предприятия должно помнить, что совершенство недостижимо, но при наличии эффективной организационной коммуникации появляется неограниченный потенциал для совершенствования во всех сферах бизнеса и управления людьми.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение необходимо сформулировать обобщающие выводы.

Коммуникативные процессе в организации – это процессы, необходимые хозяйствующему субъекту для информирования, убеждения или создание связей между индивидами, группами и их окружением. Вся история развития общества - это процесс создания организаций и развития их «коммуникационных потребностей».

Большая часть предпринимателей имеют свои каналы и методы обмена данными с внешним и внутренним окружением. Процесс коммуникации может осуществляться в различных формах и видах, содержание которых может коренным образом отличаться друг от друга в зависимости от его участников и целей осуществления.

Коммуникации в современных организациях ‒ сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов и имеющий много видов. Когда коммуникации в организации проходят все этапы коммуникационного процесса, возникает ряд барьеров как межличностного характера, так и организационного и технического происхождения. Обладая объективными знаниями, менеджеры в процессе коммуникации способны воздействовать на своих подчиненных, а также эффективно организовывать их работу на предприятии.

В практической части работы было проведено исследование эффективности процесса коммуникаций при осуществлении хозяйственной деятельности ООО «Эгнитранс». Организационная структура предприятия является линейно-функциональной. Такая структура является оптимальной для системы взаимных связей функций и подразделений.

ООО «Эгнитранс» является прибыльным предприятием, которое успешно осуществляет хозяйственную деятельность на занимаемом рынке и стремится совершенствовать все свои бизнес-процессы.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности в ООО «Эгнитранс» формируются как внешние, так и внутренние коммуникации. Как правило, коммуникативные процессы на предприятии имеют стандартную для российских предприятий форму и особой креативностью не отличаются.

Для анализа эффективности коммуникативных процессов в организации был проведен опрос среди сотрудников. На основе проведенного опроса был сделан вывод, что в ООО «Эгнитранс» в процессе коммуникации существуют преграды. Существующие коммуникационные каналы не всегда справляются с объемами информации, что обуславливает возникновение проблем в коммуникационном процессе, выражающихся в неполном исполнении поручений или заданий из-за не хватки данных или не вовремя дошедшей информации. Данные проблемы требуют безотлагательного решения, чему и будет посвящена следующая глава данной работы.

В современных условиях процесс развития коммуникативных процессов в управлении должен быть непрерывным, поэтому руководство рассматриваемого предприятия должно применять множество методов и инструментов для ее совершенствования.

С целью повышения эффективности коммуникации в процессе управления в ООО «Эгнитранс» является целесообразным реализация следующих мероприятий:

I. Совершенствование внешних организационных коммуникаций:

1) разработать меры для построения привлекательного для внешней среды образа предприятия.

II. совершенствование внутренних организационных коммуникаций:

2) формирование эффективной обратной связи;

3) автоматизировать сбор и оценку информации;

4) направить усилия на совершенствование организационной культуры;

5) повысить эффективность системы информирования персонала.

Рассчитанный экономический эффект от реализации предложенных рекомендаций по повышению эффективности процесса коммуникаций составит 436 тыс. руб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. 1-4) от 30.11.94 (последняя редакция)

2. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (последняя редакция)

3. Анисаров, В.А. Информация и коммуникации в управлении организацией / В.А. Анисаров // Студенческая наука подмосковью (материалы конференции). – 2016. - С. 37-40.

4. Барышников, Н.В. Основы профессиональной межкультурной коммуникации / Н.В. Барышников. - М.: Вузовский учебник, 2017. - 192 c.

5. Белялова, С.С. Современные тенденции эффективного структурного построения внутренних организационных коммуникаций / С.С. Белялова // Таврический научный обозреватель. - 2016. - № 5-1 (10). - С. 287-290.

6. Гойхман, О.Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О.Я. Гойхман - М.: Инфра-М, 2018. - 253 c.

7. Грачёва, И.И. Роль и специфика профессиональных коммуникаций в управлении организаций / И.И. Грачёва // Концепт. - 2016. - Т. 15. - С. 1811-1815

8. Деловые коммуникации / под ред. Т.Ю. Анопченко. - М.: КноРус, 2018. - 248 с.

9. Дзялошинский, И.М. Деловые коммуникации. теория и практика / И.М. Дзялошинский - М.: Юрайт, 2016. - 433 c.

10. Егоричев, В.А. Системный подход в исследовании организационных коммуникаций / В.А. Егоричев // Молодой ученый. - 2016. - № 10. - С. 686-688.

11. Контарева, А.С. Некоторые особенности межкультурных коммуникаций и их роль в международном менеджменте / А.С. Контарева // Молодой ученый. - 2016. - №26. - С. 324-326.

12. Коноваленко, М.Ю. Теория коммуникации. / М.Ю. Коноваленко - М.: Юрайт, 2016. - 415 c.

13. Ларина, Т.В. Основы межкультурной коммуникации. / Т.В. Ларина - М.: Академия, 2018. - 160 c.

14. Назаров, М.М. Массовая коммуникация и общество / М.М. Назаров. - М.: Аванти плюс, 2016. - 432 c.

15. Павлова, Л.Г. Коммуникативные барьеры в сфере управления / Л.Г. Павлова // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. - 2017. - № 2. - С. 175 - 180.

16. Спивак, В.А. Деловые коммуникации. теория и практика / В.А. Спивак. - М.: Юрайт, 2016. - 460 с.

17. Чамкин, А.С. Основы коммуникологии / А.С. Чамкин - М.: Инфра-М, 2018. - 384 c.

18. Шунейко, А.А. Основы успешной коммуникации / А.А. Шунейко - М.: Флинта, 2016. - 192 c.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Отчет о финансовых результатах ООО «Эгнитранс» за 2019 г.

Отчет о финансовых результатах за 2018 г.

Приложение 2

Бухгалтерский баланс ООО «Эгнитранс» за 2019 г.

Приложение 3

Анкета-опросник по выявлению проблем в коммуникативных процессах на предприятии

Вопрос	Варианты ответов
Вопрос	1	2	3	4	5
1. Какая функция коммуникаций используется вами чаще всего?
2. Как часто вы пользуетесь горизонтальными коммуникациями?
3. С чем обычно связан обмен информацией между вами и вашим руководителем?
4. Как развиты неформальные коммуникации в вашем отделе (подразделении)?
5. Какой вид коммуникационных сетей присутствует в вашей организации?
6. Какие каналы передачи информации вы применяете чаще обычного?
7. Какие виды барьеров возникают у вас в процессе коммуникаций?