Психолингвистические методы анализа деловой документации и переписки

Содержание:

Введение

Актуальность темы исследования. Организация делопроизводства является одной из форм управленческой деятельности, осуществляемой в органах государственной власти, органах местного самоуправления, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности (далее - учреждениях). Ее нормативное и научно-методическое обеспечение всегда было в центре внимания не только документоведов, но и общества в целом, поскольку от организации делопроизводственных процессов зависит не только полнота репрезентации достоверных источников исторической информации в архивах, но и качество управления любой организацией.

В последнее десятилетие организация делопроизводства в России претерпела ряд кардинальных изменений, связанных с процессами государства, формированием собственной законодательной базы, реорганизацией экономической инфраструктуры, внедрением новейших информационных технологий, влиянием международного опыта по управлению документацией и тому подобное.

Понимание современного состояния организации делопроизводства в России, его традиционных форм и возможностей внедрения в нем инноваций должно опираться на научный анализ развития этой сферы в предыдущий исторический период. Несмотря на наличие значительного массива отечественных публикаций по истории делопроизводства, обобщающее исследование этих вопросов на сегодня в России отсутствует. Вышеизложенное обусловливает актуальность темы работы.

Суть психолингвистического метода в деловой документации и переписке заключается в том, что с его помощью предполагается обработка и анализ тех языковых фактов, которые можно получить от информантов в результате специально организованных экспериментов. В основе использования методики в исследовании языковых явлений лежит понимание языка как системы, имеющейся в сознании человека, что делает обращение к говорящему как эксперту, способному оценивать языковые факты. В современном языкознании практикуют две разновидности психолингвистических исследований: а) исследование физиологических реакций организма человека в процессе его речевой деятельности (порождения и восприятия речи); б) анализ речевых реакций и оценок языковых явлений информантов в условиях воздействия на них невольных или целенаправленных речевых стимулов.

Источник базы исследования составляют опубликованные нормативно-правовые акты, учебные и практические пособия и справочники, научные, методические и информационные публикации в периодических изданиях, а также архивные документы.

Цель исследования - изучение психолингвистических методов анализа деловой документации и переписки.

Задачи исследования:

- проанализировать понятия деловой документации и ее особенности;

- изучить переписку и ее характеристику;

- рассмотреть методы психолингвистики;

- выявить применение психолингвистических методов в деловой документации;

- проанализировать психолингвистические методы в переписке.

Методы исследования. За время проведения исследования были использованы следующие исследовательские методы: хронологический, историко-сравнительного анализа, понятийного анализа.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты понятия деловой документации и переписки

1.1. Понятия деловой документации и ее особенности

Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность документов, оформленных в соответствии с определенными правилами и используемых в управленческой деятельности, называются управленческой документацией.

Под стилем делового письма понимают совокупность приемов использования языковых средств при составлении управленческой документации.

Современный документ, конечно, отличается от документов древних эпох своей стилистикой, способом написания, техникой и материалом изготовления.

Самым распространенным материалом для изготовления документов в древности была глина. До нас дошли сотни тысяч клинописных текстов, которые сообщают ученым о быте, природе, истории, науке и культуре древних народов. Так, среди руин дворца царя Атурбанипала в Ниневии археологи открыли несколько комнат, в которых, казалось, кто-то свалил тысячи клинописных табличек. После подсчета оказалось, что их было около 30 000. Эта библиотека сохранила всю историю культуры и социальных отношений населения Шумера и Вавилона. Вавилонянам относится и первая слава публикации. Один документ размножался в определенном количестве и рассылался по назначению. Известны также клинописные документы по изготовлению синтетических камней [11].

В Древнем Египте информацию записывали на папирусе. Наибольший процент информации составляют государственное переписки, учетные и статистические данные огромного бюрократического управленческого аппарата - фараонов всех династий. [13 c.11-20]

Большую популярность и распространение получает со временем и такой материал для изготовления документов, как пергамент. Пергамент, предназначенный для письма, - это по особой технологии обработанная кожа телят или свиней. Пергаментные листы для записи информации впервые стали использовать во II в. до н.э.

В начале нашей эры в Китае была изобретена бумага. Китайцы очень долго держали технологию изготовления этого материала в строгом секрете. Самым распространенным материалом для изготовления документов на Востоке были ткани, в частности шелк. По шелку писали черной или красной тушью кисточками различной величины.

Постепенно и Европа (в раннем средневековье) перешла на бумагу, как основной материал для изготовления документов.

С совершенствованием производства и распространения по всему миру бумаги, она стала главным материалом для изготовления документов.

Различной плотности и фактуры, бумага использовалась - и кое-где еще используется - в виде перфокарт и перфолент, информация на которых записывается и считывается с помощью устройства - перфоратора.

В современном делопроизводстве не обошли вниманием и такой вид материалов для документирования, как фотопленка.

Документируются сегодня выдающиеся и важные события на кинопленке и магнитофонной ленте - протокольные части международных правительственных и научно-технических контактов. [8, c.32-33]

Вместительным и удобным в использовании материалом для изготовления документов является компьютерная дискета.

Будущее технологий документирования - в использовании природных и синтетических материалов-минералов, в первую очередь кварца.

Входят в практику деловедения и документы - голограммы. Голограмма - документ, содержащий изображение, запись и воспроизведение которого осуществляется с помощью лазерного луча без использования линз. Голограмма может быть плоской и объемной. Голографический документ можно изображать и воспроизводить в трех измерениях.

Многообразие материалов для изготовления документов позволяет создавать их для различных целей и, соответственно, разного назначения.

Таким образом, документ - материальный объект с информацией, зафиксированного, созданного человеком определенным способом для передачи ее в пространстве и времен.

Технология делопроизводства основывается и на результатах, полученных в других научных дисциплинах и областях знаний, в частности, архивоведение, документной лингвистике, информационном менеджменте, историческом источниковедении, правоведении, естественных дисциплинах и тому подобное. Прежде всего, это касается концептуальных решений по вопросам создания управленческих документов, организации документооборота, экспертизы ценности служебных документов, функционирования систем электронного делопроизводства, обеспечение сохранности документов и тому подобное [10].

Отмечено, что теория делопроизводства не ограничивается научными принципами реализации технологических процессов; существуют также общетеоретические проблемы классификации, состава и функций управленческих документов, формирование общих принципов управления документацией и службой делопроизводства, а также проблемы общей унификации делопроизводственных процессов, что является основой для решения прикладных задач делопроизводства с точки зрения современных концепций управления документацией [7].

Совокупность научных знаний представляют также результаты исследований по истории делопроизводства. Это полученные научные факты и сделанные на их основе формулировки закономерностей процесса развития делопроизводства, выводы относительно факторов, влияющих на него, построения схем периодизации истории делопроизводства, содержание особенностей развития делопроизводства на каждом из исторических этапов, а также другие концептуальные положения, которые являются составной теоретических знаний по делопроизводству. Отмечено, что совокупность накопленных научных знаний в сфере делопроизводства должно учитываться при реализации мероприятий, направленных на унификацию и регламентацию организации его процессов с целью повышения их эффективности и оптимизации. [3, c.65].

1.2. Виды деловой документации

Согласно содержанию документа, в частности отношение информации документа к лицу, структуре, предмету, направлению деятельности составителя или адресата, по признакам и классификации и группами различают следующие документы:

1. По наименованиям: акт, протокол, инструкция, письмо и т.д.

2. По содержанию и специализации:

- Общие;

- По административным вопросам;

- По вопросам планирования оперативной деятельности;

- По вопросам подготовки и распределения кадров;

- Специализированные по финансово-расчетным и коммерческим вопросам - снабженческо-сбытовые, внешнеторговые и тому подобное.

3. По назначению:

- По личному составу;

- Организационно-распорядительные;

- Кадрово-контракту;

- Справочно-информационные;

- Хозяйственно-договорные;

- Учетно-финансовые.

4. По происхождению:

- Служебные (официальные) - заключаются работниками, официально уполномоченные это делать от имени учреждения, организации для решения служебных вопросов;

- Личные (частные) - заключаются любым лицом для решения индивидуальных, собственных вопросов.

5. По месту заключения:

- Внутренние - имеют силу в пределах учреждения, где их заключено;

- Внешние - выступают фактором или результатом общения с другими учреждениями, организациями, лицами.

6. По направлению (направлениям):

- Входные (поступающие в учреждение, организации, предприятия, фирмы);

- Выходные (адресованные за пределы учреждения).

7. По способу создания, структурным признакам (формой) и степенью стандартизации и регламентации:

- Стандартные, типовые - укладываются на трафаретных, бланковых бумагах с защитными символами в строго регламентированной последовательности (паспорт, свидетельство, аттестат, диплом, военный билет и т.п.);

- Нестандартные, нерегламентированные - в которых определенная часть данных готовится заранее (типичное письмо, справка, пропуск, положение, инструкция и т.п.);

- Индивидуальные - заключаются по общим принципам и форме, но автор произвольно выбирает и компонует языковые средства в зависимости от конкретной ситуации (автобиография, отчет, протокол, объявления, приглашения и т.п.).

8. По степени сложности:

-простые (односложные) - отражают один вопрос, факт;

-сложные - отражают два и больше вопросов, фактов.

9. По стадиям воспроизводства:

- Оригиналы;

- Копии, выдержки, дубликаты.

10. По срокам исполнения:

- Обычные бессрочные (несрочные) - выполняются (обрабатываются) в порядке общей очереди;

- Срочные - заключаются по заранее определенным сроком исполнения, а также телеграммы, телефонограммы и др;

- Очень срочные - со специальной пометкой срока исполнения.

11. По степени секретности (гласности):

- Обычные (несекретные) - для общего пользования;

- Для служебного пользования (ДСП);

- Тайные (Т);

- Совершенно секретные (ЦТ).

12. По юридической силе:

- Настоящие - действующие, недействительные;

- Поддельные - фальсификаты.

13. По технике воспроизведения:

- Рукописные;

- Воссозданные с помощью технических средств.

14. По срокам хранения:

- Временного хранения (до 10 лет);

- Длительного хранения (свыше 10 лет);

- Постоянного хранения.

Документы делятся по назначению и наименованием. Некоторые документы имеют одинаковое название, но выполняют разные функции.

Документы в управленческой деятельности

Многочисленной группой документов является система управленческих (административных, общих) документов, связанная с выполнением основных управленческих функций (планирование, координация деятельности и т.д.).

В ее состав входят:

1. Организационные документы (положение, устав, инспекция, правила).

2. Распорядительные документы (постановление, определение, распоряжение, приказ, выписка из приказа, указание).

3. Справочно-информационные документы (акт, отзыв, заключение, справка, доклад служебная, докладная и объяснительная записки; приглашение (сообщение), предложение, отчет, обзор, план работы, объявления, протокол и выписка из протокола, служебные письма (официальная корреспонденция), телеграмма, факс, телефонограмма).

4. Документы по кадрово-контрактовых вопросов (автобиография, заявление, удостоверение, характеристика, список контракт, трудовое соглашение).

5. Личные официальные документы (доверенность, расписка, завещание, удостоверение).

Специализированная документация.

Специфику различных сфер деятельности общества воспроизводят специализированные (отраслевые) документационные системы (банковская, дипломатическая, внешнеэкономическая, юридическая, военная и т.д.). К специализированным относятся также документационные системы, связанные с выполнением специальных управленческих функций (учет, снабжение, сбыт и т.д.). Среди них можно выделить такие группы документов:

1. Документ с хозяйственно-договорной деятельности (договор на поставку, договор подряда, договор на материальную ответственность, договор на совместную деятельность, договор аренды оборудования, транспорта, помещения, договора о создании новых форм хозяйствования, хозяйственные договоры в научной деятельности, договоры о взаимоотношениях предприятий и банков).

2. Документы по посреднической деятельности (договор о предоставлении посреднических услуг, договор о информационное обслуживание).

3. Документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие и претензионные письма, исковые заявления).

4. Документы в банковской деятельности (договор об осуществлении кредитно-расчетного обслуживания, договор о депозитном вкладе; кредитный договор, договор о совместной деятельности, договор лизинга (лизинговое соглашение), договор о долевом взнос).

5. Учетно-финансовые документы (акт, отказ от акцепта, ведомость, гарантийное письмо, заявление-обязательство, заявка, квитанция, накладная, оформление открытия счета в банке, заявление, карточка с образцами подписей, чековая книжка (чек), реестр чеков).

6. Документы по организации внешнеэкономической деятельности (контракты, приложение к контракту, запись беседы, протокол намерений, договор, устав).

7. Документы в рекламной деятельности (договор, соглашение).

Формуляр, реквизит, бланк

Документ как средство фиксации определенным образом на специальном материале управленческой информации является основным видом деловой речи. Документ должен быть достоверным, убедительным, должным образом отредактировано и оформленным, иметь официальный характер, быть адресным, тематически ограниченным, максимально точным и пригодным к длительному хранению. Каждый документ состоит из отдельных составных частей - реквизитов.

Совокупность размещенных в определенной последовательности реквизитов документа называется формуляром. Формуляр документа должен иметь все необходимые для оперативной работы реквизиты. Закрепление за ними постоянных мест позволяет стандартизировать документы, делает их удобными для зрительного восприятия и работы с ними. Типичные формуляры являются базой для проектирования бланков отдельных документов.

Бланк - это лист бумаги с частично воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Бланками пользуются при осуществлении однотипных операций, выполнение которых связано с заполнением одинаковых по форме и содержанию документов. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов и т.д. [14].

1.3. Переписка и ее характеристика

Деловая переписка в современном мире бизнеса - важная составная часть успеха. Сотрудники любой организации ежедневно сталкиваются с необходимостью составлять собственную деловую корреспонденцию и отвечать на них.

Деловая переписка имеет свою широкую классификацию: официальная, личная, внешняя, внутренняя, по цели написания и форме отправки.

Одной из компетенций современного работника является умение грамотно написать деловое письмо: благодарность, запрос, подтверждение, гарантию, претензию, пресс-релиз, поздравления, рекомендации и другие.

Рассмотрим основные шаги в написании делового письма.

Культура деловой переписки - это и оформления письма, и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения [22].

Основной принцип деловой переписки - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Приведем несколько правил, с помощью которых человек может обнаружить себя не только как настоящий профессионал, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

• отправляя письмо, следует в обязательном порядке заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
• начинать послание следует с вежливого обращения, лучше всего использовать один из общепринятых и привычных способов: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
• обязательным является выделение абзацев - так получателю будет проще разобраться в тексте и осознать главную мысль письма;
• также следует подобрать удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивая с цветами - в деловой переписке допускается исключительно черный или темно-синий;
• категорически запрещено использование так называемого интернет-сленга и смайлов;
• не следует писать под влиянием эмоций [14].

Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой; если ваш ответ неблагоприятный для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не согласны с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с ... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности ...».

Всегда благодарите партнеров, выражайте благодарность «за своевременный ответ», «внесено предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»; чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, благодарность [12]. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для ...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в ...», «Имею честь пригласить вас ...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т.д.; в завершении написания используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады предоставить вам услугу».

Не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позднее, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, коротко объяснив причину молчания; перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Глава 2. Анализ психолингвистических методов и их применение в деловой документации и переписке

2.1. Методы психолингвистики

Психолингвистика (греч. Psyсhe - душа и франц. Linguistique - наука о языке) - наука, которая изучает процессы образования, восприятия и формирования речи в их взаимодействии с системой языка, а также разрабатывает модели речевой деятельности и психофизиологической речевой организации человека, проверяет их в процессе психологических экспериментов.

Поскольку психолингвистика является синтетической наукой, представители ее научных школ по-разному подходят к толкованию ее предмета. Теоретические представления каждой психолингвистической школы формируются из психологических представлений о процессах речевого общения, выработки и восприятия речевых высказываний, усвоение языка ребенком, а также из лингвистических представлений о структуре языка и структуре речевого высказывания. Понятийный аппарат каждой из них содержит психологические и лингвистические составляющие.

Своеобразие каждой школы заключается в оригинальности психологической теории, взятой за основу исследования психологических особенностей и лингвистических данных, применяемых при анализе языкового компонента. Этим обусловлены различия по определению предмета психолингвистики представителями различных направлений этой науки.

В частности, американский исследователь Ч. Осгуд предметом психолингвистики считал процессы кодирования и декодирования сообщений (при таком подходе за основу процесса коммуникации взята модель К. Шеннона).

Представители трансформационной психолингвистики (прежде всего Н. Хомский и Дж. Миллер) ее предметом считали процессы овладения, использования формальных языковых структур и осуществления в языковых формах смысла сообщения. Для их описания Н. Хомский предложил понятие «глубинный и поверхностный уровни высказывания».

Д. Слобин - представитель американской психолингвистической школы, который продолжал и развивал идеи Н. Хомского и Дж. Миллера, - определял предметом психолингвистики глубинные знания и способности, необходимые человеку для овладения языком в детстве и затем использования их в течение жизни.

По мнению А.А.Леонтьева, - основателя советской школы психолингвистики (теории речевой деятельности), - предметом этой науки является структура и функционирование речевых механизмов человека в их соотношении со структурой языка, то есть процессы порождения и восприятия речи, при этом основным является понятие «деятельности» (отсюда «деятельностный подход», «речевая деятельность»).

Точно предмет психолингвистики определила белорусская исследовательница А. Уланович - вербальная организация и вербальное поведение человека. При таком подходе к сфере психолингвистики привлекают проблемы речевой способности, языкового сознания, речевого развития человека, механизмов порождения и восприятия речи, когнитивные процессы, исследование речевого поведения языковой личности, вопросы, связанные с коммуникацией (вербальной, межкультурной и т.д.).

Многофункциональность речи в обществе и его взаимосвязь с мышлением и психологией дало значительный толчок для исследования взаимодействия языкознания с социальными и психологическими науками. Ученые установили, что существуют тесные связи между языкознанием и психологией. Известно, что уже в 19-м веке ощущалось большое влияние психологических методов на язык. Так возникло психологическое направление исследования языкознания. В 50-х годах XX века этому направлению исследования дали название психолингвистика.

Психолингвистика - это наука о закономерностях построения и восприятия речевых высказываний. По предмету исследования эта наука граничит с лингвистикой, а по методам исследования - с психологией [1, c.230]. Психолингвистика возникла в связи с необходимостью дать теоретическое осмысление ряду практических задач, для решения которых лингвистического подхода, связанного с анализом только текста, а не человека, который говорит, оказалось недостаточно.

Для решения основных психолингвистических задач, которые ставят перед собой ученые, следует пользоваться определенными методами исследования. Метод - это совокупность приемов и действий для познания и практического преобразования действительности [4, c.39]. Ученые выделяют следующие основные методы исследования различных наук:

- Общие методы (анализ и синтез, сравнение);

- Общенаучные методы (наблюдение, измерение, эксперимент);

- Специальные методы (сравнительно-исторический метод в лингвистике).

Как психологическая наука, психолингвистика «унаследовала» методы психологии, и в то же время развила свои собственные методы. В данной работе мы охарактеризуем наиболее распространенные методы, которые используются в психолингвистике [2, c.120]. Прежде всего, речь идет об экспериментальных методах, то есть организации целенаправленного наблюдения, когда по плану исследователя (экспериментатора) частично изменяется ситуация, в которой находятся участники эксперимента.

В науках о человеке эксперимент - это лишь один из способов получения необходимых знаний. В лингвистике он занимает очень скромное место, уступая наблюдению и интроспекции. Однако в психолингвистике, для которой эталоном остается современная экспериментальная психология, эксперимент считается доминирующим методом. В науках, связанных с психологией, эксперимент традиционно считается наиболее удачным исследовательским методом. Однако в психолингвистике он имеет свою специфику, которая значительно снижает эффективность его использования, ведь любой эксперимент проводится в лабораторных условиях.

Человек неразрывно связан с окружающей его средой, он взаимодействует с другими членами общества. Однако в условиях эксперимента, испытуемый искусственно вырван из привычной среды. В лабораторных условиях поведение и восприятие участника эксперимента могут отличаться от привычных ему в жизни. Поэтому результаты экспериментальных методов обычно трудно правильно интерпретировать и объективно оценить.

Тем не менее, экспериментальные методы - это основные методы, которыми пользуются психолингвистики. К примеру, метод семантического шкалирования. В его основе экспериментальная ситуация, в которой участник эксперимента должен разместить объект тестирования (например, слово) на шкале, где обозначены антонимичные прилагательные «горячий - холодный», «легкий - тяжелый», согласно своей субъективной оценке значения этого слова.

Существует также лингвистический эксперимент. Основы теории лингвистического эксперимента заложены в 1931 г. Л. В. Щерба [5, C.94-95]. Он выделил два вида такого эксперимента - положительный и отрицательный. При положительном опыте, «сделав какое-то предположение о смысле того или иного слова, той или иной формы, о том или ином правиле словообразования или формообразования, следует попробовать, удастся ли сказать ряд различных фраз, применяя это правило. Положительный результат подтвердит правильность постулата...» [5, c.96]. При отрицательном опыте строится ложное высказывание, а участник эксперимента должен найти ошибку и внести необходимые исправления.

Из вышесказанного становится понятно, что лингвистический эксперимент - это эксперимент, который объясняет языковое чутье подопытного с целью проверки моделей языковых стандартов и функционально-языковых моделей. В таком случае, граница между психолингвистическим и лингвистическим экспериментом определяется тем, какая именно модель языка проверяется. Если это модель языковых стандартов, то мы имеем дело с лингвистическим экспериментом. Если же это модель речевой деятельности, то это психолингвистические эксперимент.

Напоследок мы хотели бы охарактеризовать формирующий метод. Его отличие от психолингвистического эксперимента заключается в том, что исследуется не функционирование способности речи в речевой деятельности, а формирование этой способности [3, c.220]. Эксперимент заключается в нахождении различных способов формирования и сопоставления результатов после этого. Предметом формирования могут быть как отдельные компоненты способности речи и отдельные аспекты ее функционирования в деятельности (например, классы языковых операций), так и система языковых операций в целом.

Итак, к основным методам психолингвистики можно отнести экспериментальные методы, такие как метод семантического шкалирования, лингвистический метод, психолингвистический метод, а также формирующий метод. Проанализировав их влияние на человека, ученые утверждают, что психолингвистические методы следует использовать в таких отраслях, как судебная психиатрия, криминалистика, инженерная психология, образование и рекламный бизнес. Дальнейшее изучение сфер влияния психолингвистики и использования ее методов позволит ученым исследовать эффективность ее воздействия на различные сферы общества.

2.2. Применение психолингвистических методов в деловой документации

Подобный метод изучения текста, с точки зрения особенностей его восприятия, влияет на его доступность для читателя, его заинтересованность, он широко используется психологами и социологами. Основная идея текста выражает авторский замысел, так как при подготовке сообщения автор ориентируется на запросы потенциального потребителя и стремится быть понятым. Такая целевая направленность создаваемых сообщений влияет на характер их фиксации в текстах, поэтому восприятие сообщения определяется не только запросами, но и способами передачи содержания сообщений. Запросы определяют избирательную активность личности в процессе восприятия информации, но их удовлетворение и развитие, обогащение читателя происходит только в результате чтения.

В каждом конкретном случае конечный результат чтения зависит не только от характера и качества текста, но и от сформированных у читателя навыков и умений профессиональной читательской деятельности, ибо содержание текста полифонично, многоаспектно. Психолингвистика призвана выявлять и изучать то, что стоит для каждого читателя за текстом. Именно такой возможностью исследования «внетекстовой» реальности, определяющей смысловое восприятие информации, психолингвистический анализ отличается от информационного.

К психолингвистическим методам относится метод анализа понятийного словаря – инструмент, позволяющий выявить уровень подготовленности читателя и помогающий определить, насколько адекватно он воспринимает текст сообщения, для того чтобы впоследствии скорректировать свое воздействие, оптимизировать использование документов [10].

На первом этапе исследования испытуемому предлагается письменно раскрыть смысл некоторых понятий, использованных в тексте, т. е. определить, что означают данные слова, при этом нельзя пользоваться какой-либо литературой или словарями. Установлено, что пяти понятий достаточно для выявления основных тенденций в овладении некоторым кругом понятий, ориентирующих в той или иной проблеме. На втором этапе на каждого испытуемого составляют матрицу, в которой приводятся понятия и дается оценка полученных ответов в баллах по пунктам схемы [9].

Третий этап применения метода – построение шкалы оценок правильности полученных ответов. По наиболее простой методике неправильный ответ условно оценивается в один балл; два балла дается за определение через примеры, перечисления объектов, не отражающие полного объема понятий; в три балла оцениваются ответы, где понятие характеризуется существенными свойствами, но недостаточно четко и полно; самая высокая оценка – четыре балла – дается за ответы, которые наиболее полно удовлетворяют по полноте освещения и четкости изложения. На четвертом этапе индивидуальные матрицы сортируются и суммируются.

Заключительный пятый этап – подведение итогов исследования. На нем обычно приводится ранговая шкала понятий, т. е. упорядочение понятий по среднеарифметическому баллу от высшего к низшему. В результате создается общее представление об уровне подготовленности читательской аудитории и об основных тенденциях в толковании тех или иных понятий.

«Жизненный цикл» текста представляется психолингвистам в виде схемы, имеющей двойное обозначение: ПОРОЖДЕНИЕ – ТЕКСТ – ПОНИМАНИЕ или ЗАМЫСЕЛ – ТЕКСТ – СМЫСЛ [6. С. 26]. В самостоятельной жизни текста [10. С. 121–126] проявляется его природа и реализуются такие его характеристики, как информативность и имплицитность. Любой текст естественного языка несет в себе информацию, которая сама по себе всегда неоднозначна. Имплицитность [6] присутствует в содержательной структуре текста в двух видах – пресуппозиции и импликации [7].

Природа текста на стадии порождения обеспечивает его многозначность. Воспринимая письменную информацию, реципиент строит свой собственный «встречный текст» (в терминологии А. И. Новикова) или контртекст (в терминологии Н. И. Жинкина) как «набор индивидуальных реакций» [11. С. 39–51; 8; 9]. Такой набор реакций можно охарактеризовать как индивидуальную стратегию понимания текста.

Действие индивидуальной стратегии понимания обеспечивается определенными, присущими данному индивидууму ментальными и психическими особенностями, а также наличием у него собственного запаса предварительных знаний, приобретенных до чтения текста.

Для исследования процессов понимания ОД текстов было предположено следующее: на процесс понимания данных текстов оказывают влияние как объективные факторы, присущие самому воспринимаемому вербальному материалу, под которыми понимается сложность содержательной структуры и специфика семантической организации текста, и субъективные факторы, к которым относится уровень языкового и когнитивного развития воспринимающего текст индивида, степень профессиональной стереотипизации его сознания.

Общая характеристика экспериментального материала. В качестве экспериментального материала использовались ОД тексты г. Омска, имеющие статус обязательных инструктивных документов центра современной медицины типа: «Должностная инструкция врача-кардиолога», «Должностная инструкция старшей медсестры», «Правила внутреннего трудового распорядка и проч. Тексты написаны официально-деловым стилем, отличаются книжностью, обращены к конкретному адресату, обозначенному в заглавии, содержат четко выраженные информационные блоки инструктивного характера и регламентирующие профессиональное поведение адресата компоненты, соотнесенные с российским законодательством.

В структурном отношении тексты однотипны. Они четко делятся на композиционные блоки, каждый из которых графически отделен от другого, имеет внутреннюю и внешнюю нумерацию. Количество структурных частей и их порядок обусловлены жанровым каноном ОД текста и объемом необходимой информации. Тексты, соответствующие речевому жанру инструкции, содержат четыре структурных компонента: «Общие положения», «Обязанности», «Права», «Ответственность».

Тексты относятся к императивным речевым жанрам, содержат информацию о действиях, обязательных для исполнения адресатом, реализуют «формально-содержательную инвариантную модель текстов с общей коммуникативной целью (или с общей коммуникативной функцией) давать указания относительно осуществления какого-либо мероприятия», функционируют только в ОД стиле [12. С. 10]. Они входят в «арсенал речевых действий людей, вступивших в отношения с целью осуществления общего дела, оптимизация которого предполагает заключение делового договора, регулирующего их отношения» [12. С. 65].

2.3 Психолингвистические методы в переписке

Психолингвистическим методом будем называть основной научный путь изучения процессов воздействия, порождения и восприятия речи с помощью материалистической концепции, которая предусматривает объективную взаимосвязь психических явлений и законов формирования и функционирования речевых единиц [7].

Социальными коммуникациями считаем процессы социального действия, взаимодействия и социальных отношений, возникающие при взаимообмене информацией между индивидами, группами, сообществами, классами и институтами (или - aкторамы).

Исходя из поисковой установки и проблемы исследования, мы определяем объектом своей работы анализ социальных коммуникаций. В таком случае, предметом исследования следует считать психолингвистические методы анализа социальных коммуникаций.

Предполагаем, что при анализе социальных коммуникаций исследователи опираются на различные виды и варианты методов, которые чаще всего называют психолингвистическими [8].

Дополнительно предполагаем, что для осуществления психолингвистического анализа социальных коммуникаций объективно необходимо усовершенствовать уже существующие методы психолингвистики.

Методика (процедура) научного поиска заключалась в таких процедурах:

1) подбор научных работ, авторы которых декларируют психолингвистические методы анализа социальных коммуникаций;

2) анализ использования декларируемых психолингвистических методов исследований социальной коммуникации с позиций традиционной психолингвистики А.А. Леонтьева и с позиций нооцентризма А.Н. Холода [15];

3) формулирование основных параметров и постулатов, критериев и положений новых психолингвистических методов анализа социальных коммуникаций.

Сегодня в научной литературе встречается достаточно много толкований психолингвистических методов. Мы считаем, что такой перечень может быть достаточно широким. С целью концептуализации существующего положения и устранения методологической путаницы, условно, в рабочем порядке, предлагаем существующие методологические позиции исследователей в психолингвистике разделить на следующие три:

- Первая позиция: традиционная (или та, исследователи которой обращаются к определенным А.А. Леонтьевым [8] следующим методам: эксперимент (лабораторный; лингвистический и мыслительный лингвистический эксперимент, формирующий и обучающий эксперимент) наблюдение, самонаблюдение (интроспекция).

- Вторая позиция: новаторская (или такая, исследователи которой привлекают методы научных знаний, стоящих на грани близких наук: например, психолингвистики и этнографии - этнопсихолингвистика [19]; психолингвистики и социологии - социопсихолингвистика [4] ; психолингвистики и маркетинга - психолингвистика маркетинговых коммуникаций [6]; психолингвистики и синергетики - психолингвистическая синергетика или синергетическая психолингвистика [7]; психолингвистика и теория ноосферы - нооцентричная психолингвистика [20]; психолингвистики, педагогики и лингводидактики - лингводидактичная психология [11] и др.

- Третья позиция: квазипсихолингвистическая (или такая, представители которой при изучении речевых процессов тяготеют к использованию потенциала только лингвистики, или только психологии - речевая коммуникация; лингвистическая прагматика; дискурсология [9] и др.).

Далее мы осуществляем неглубокий анализ-декларацию того, что в методологическом плане сегодня считается традиционной психолингвистикой.

Фактуальная информация, представленная в текстах документов, должна быть полной, оперативной, достоверной.

Полнота информации определяется ее объемом, который должен быть необходимым и достаточным для принятия конкретных решений. Ее недостаточность снижает обоснованность таких решений. Избыток информации приводит к увеличению объема сообщения без повышения его информативности и к расходу дополнительных усилий на обработку.

Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта, к которому она принадлежит, не изменилось.

Достоверность означает соответствие информации действительности [4, с. 56-57]. Полная, оперативная, достоверная управленческая информация, изложенная логично и аргументировано в тексте документа, исключает субъективно-оценочную модальность.

Субъективно-оценочная модальность проявляется в художественных и публицистических текстах, в которых автор прямо или косвенно выражает свое отношение к изображаемому. Содержательно-подтекстовая информация, воспроизводимая путем порождения ассоциативных и конотативних значений, не свойственна текстам документов, поскольку обусловлена многозначностью слов, их возможностями иметь скрытый смысл. Подтекстовая информация, как и концептуальная, свойственна художественным текстам, ориентированным на образно-ассоциативную сферу их восприятия. В деловых текстах однозначность смысла, конкретность, четкость, как основа адекватного воспроизведения и понимания, не оставляют места для подтекстовой информации [6, с. 43].

Информационная емкость документа в целом зависит от его структуры, степени формализации (ограниченного использования знаков естественного языка и употребления части искусственных языковых средств: кодов, графических элементов, условных обозначений) и др. Большой потенциал в повышении информативности текста имеют существительные, в частности отглагольные. Это связано с необходимостью наименования лиц по профессии и месту работы, проживания, национальной принадлежности, понятий профессиональной деятельности. Способность отглагольных существительных выражать значение предмета и процесса одновременно позволяет автору точно и однозначно описывать ситуацию, кратко излагать материал. Точность и лаконичность способствуют правильной интерпретации текста адресатом.

Повышают информативность текста документов числительные. Число в текстах управленческих документов обозначает определенное ограниченное множество одноплановых дискретных предметов, понятий, процессов или разделение целого на части (например, 10 присутствующих, 2/3 прибыли 2015 года).

Формами реализации категории информативности являются такие способы организации текста, как: рассказ, описание, рассуждение. Логика изложения информации определяет их языковую организацию, типы связи между единицами текста, их соотношение во времени и пространстве. Одной из важнейших категорий делового текста является связность, которая обусловливает развитие темы и обеспечивает целостность, интеграцию текста. Связность может быть содержательной и формальной.

В научной литературе термин "связность" в основном содержит оба аспекта единства текста, так как содержательная связность невозможна без формальной. Формальную связность текста называют когезией, отличая ее от когерентности, интегративности (содержательной связности).

В рамках последней происходит развитие темы. При формальной связности части текста сочетаются с помощью языковых средств. Логико-семантические отношения между предложениями и абзацами в связных и трафаретных текстах реализуются с помощью формально-грамматических средств когезии. Такими средствами являются: союзы, предлоги, вводные слова и словосочетания, указывающие на:

- последовательность определенных аргументов (во-первых, во-вторых, с одной стороны);

- источник сообщения (по мнению..., с точки зрения..., по сообщению..., как известно... и др.);

- временные параметры (в течение года, недели);

- пространственные характеристики (под, над, рядом);

- причинно-следственные отношения (так, потому что);

- модальность - напоминание, требование, сообщение и т.д. (как Вы знаете, напоминаем Вам еще раз и т.д.);

- обороты со значением включения / выключения (кроме того, за исключением ..., включая ..., в частности ... и т.д.);

- союзы «в связи с...», «потому», «однако», «поскольку» также традиционно считаются грамматическими средствами связи между предложениями, сверхфразового единства.

Высокая частотность употребления предлогов и предложных сочетаний служит для связи слов в предложении и в целом способствует последовательному, логическому развертыванию темы: «по адресу», «согласно», «с целью», «по мере», «по причине», «при условии», «за содействие», «согласно», «на выполнение», «в связи с…».

Связи предложений способствуют деепричастные обороты, которые размещаются в начале предложений: «выполняя...», «внедряя...», «изучив» и «обобщив». Однако в формализованных текстах анкет и таблиц грамматическая связность может отсутствовать. В таком случае их содержание передается упрощенными конструкциями, цифрами, различными знаками.

Официально-деловые тексты характеризуются в основном эксплицитно, выраженными с помощью языковых средств (лексических, морфологических, синтаксических) связями. Имплицитные связи, то есть без специального языкового выражения, используются ограниченно, поскольку могут нарушать точность, ясность, полноту изложения управленческой информации. В то же время для того, чтобы текст документа был информационно емким, следует избегать неоправданных повторов, которые не имеют в контексте конкретной смысловой нагрузки. Имплицитные связи преобладают в сугубо формализованных текстах, в которых содержание передается упрощенными конструкциями, ключевыми словами. [14].

Однако иногда в связных текстах присутствует грамматическая имплицитность, что проявляется в отсутствии определенных членов в одном или нескольких предложениях. Неполные предложения позволяют выражать мнение экономно, разумеется, без лишних повторений. Они могут употребляться в автобиографиях, характеристиках, резюме.

Например, приведем фрагмент текста характеристики, где в нескольких предложениях не повторяется субъект действия, который вполне понятен из контекста (предварительных предложений): «Иванов П.Н. работает на предприятии "Рослеспром" с 1965 года. За время работы на предприятии закончил заочное отделение Московского экономического института. С 1971 года работал бухгалтером. С 1994 года - главный бухгалтер предприятия.»

В приведенном фрагменте грамматическая неполнота предложений стилистически целесообразна, способствует максимальной экономии языковых средств.

В научной литературе континуум трактуется как непрерывное образование событий во времени и пространстве (локально-темпоральная отнесенность). В деловых текстах эта категория обеспечивает конкретность и реалистичность изложения. Во всех текстовых формах управленческого документа континуум основывается на реальной последовательности событий, которые уже произошли, происходят или произойдут в ближайшее время [6, с. 53]. Последовательная связь событий во временном и пространственном отношениях способствует лучшему восприятию содержательно-фактуальной информации адресатом [9].

Категория времени и пространственного континуума определяет степень информативности текста. Временной и пространственный континуум в документах четко определен автором.

Исчерпывающая информация - о названии организации, авторе документа и адресате, справочных данных о них, времени осуществления зафиксированных в них поступков, событий, фактов, явлений (а также составление, подписание, утверждение) документа - имеется в соответствующих реквизитах. В рамках континуума выделяют подкатегории ретроспекции (возврат к прошлому) и проспекции (знание дальнейших событий, предвидение). Ретроспекция в тексте документа может выполнять следующие функции:

1. Обновить в памяти читателя ранее изложенные сведения и сообщить ему новые, касающиеся прошлого и необходимые для понимания путей дальнейшего развития событий.

2. Дать возможность переосмыслить эти сведения в новых условиях, в другом контексте, учитывая то, что было сказано до ретроспективной части.

3. Актуализировать отдельные части текста, направленные на выражение авторского замысла.

В текстах управленческих документов ретроспекция имеет особые формы реализации, поскольку их содержание должно быть связано с содержанием ранее выданных с определенного вопроса документов. В большинстве из них объективно-авторская ретроспекция (является результатом авторских ссылок на предварительную информацию, предыдущие части текста) оказывается эксплицитной с помощью различных языковых средств в соответствии с определенной коммуникативной ситуацией.

Обычно текст начинается с указания основания или обоснования для его составления (ссылка на предыдущее письмо, факт, событие, встреча или телефонный разговор).

Например, в процессе переписки между учреждениями часто пользуются стандартными фразами: «Ссылаясь на предварительную договоренность...», «в ответ на Ваш запрос от ...», «ссылаясь на переговоры с Вашим представителем ...», «В подтверждение нашего телефонного разговора, согласно договору...», «в соответствии с заключенным соглашением...», «с благодарностью подтверждаем получение информации о...» и т.д. - эти обороты напоминают читателю содержательно-фактуальную информацию из предыдущих писем (объединенных одной темой, проблемой) [11].

Заключение

Таким образом, документ, в большинстве случаев, является весомым и неоспоримым аргументом при разрешении споров между деловыми партнерами. Он является средством подтверждения правомерности действий руководителей с юридической точки зрения.

Делопроизводственный процесс предполагает не только правильное оформление и функционирование документов, но и наличие знаний по организации отдельных участков работы, которые должны документироваться, а именно, организации деловых массовых мероприятий, способствующих развитию и совершенствованию производственного потенциала учреждения.

Многие документы, которые приходится показывать представителям государственных структур для ревизии деятельности организаций, должны быть оформлены надлежащим образом с осознанием всей ответственности, изложенной в деловых бумагах.

Подробно описана технология, порядок контроля за исполнением документов по срокам и по существу вопроса, организации работы аппарата управления по оперативному поиску и работе с необходимой информацией.

Таким образом, знание основ деловедения на современном этапе позволит специалистам работать с наименьшими внешними и внутренними расходами, поможет избежать недоразумений и конфликтов.

Психолингвистика - это научное направление, изучающее природу и функционирование языка и речи, используя данные и подходы двух наук - психологии и лингвистики. Обе эти науки имеют свои теории, историю, предмет и методы исследований, но кроме несовпадающих областей имеют также и некоторую «общую зону» интересов. Так, в психологии среди многих ее разделов существует раздел, изучающий и язык. Лингвистика, или языкознание, является наукой, занимающейся языком и, в определенной степени, речью. Таким образом, оказывается, что обе науки имеют во многом совпадающий объект исследования.

Положительным в применении психолингвистических методов является то, что с их помощью язык изучают в действии, в динамике, в связи с мышлением и другими психическими процессами, с учетом вероятностных отношений и связей языковых фактов.

Список литературы

1. Белоусов К. И. Введение в экспериментальную лингвистику: учебное пособие/ К. И. Белоусов, Н. А. Блазнова. – М. : Флинта: Наука, 2005. – 136 с.

2. Белянин В. П. Психолингвистика: учебник / В. П. Белянин ; Рос. акад. образования, Моск. психол. – соц. ин-т. – 4-е изд. – М. : Флинта : Наука, 2007. – 227 с.

3. Болотнова Н. С. Коммуникативная стилистика текста: словарь-тезаурус : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению "Филолог. образование" / Н. С. Болотнова. – М. : Флинта : Наука, 2009. –

382 с.

4. Бурларчук Л. Ф., Морозов С.М. Словарь-справочник по психодиагностике / . – Спб.: Питер Ком, 1999. – 528 с.

5. Глухов В. П. Основы психолингвистики. – М: АСТ: Астрель, 2005. – 384 с.

6. Залевская А. А. Введение в психолингвистику: учеб. для студентов вузов, обучающихся по социол. специальностей / Александра Александровна Залевская ; Рос. гос. гуманитар. ун-т. – М., 2010. – 383 с.

7. Карасик В.И. Языковой круг: Личность, концепты, дискурс. – М.? Гнозис, 2004. – 326 с.

8. Клюев Е.В. Речевая коммуникация.- М.: РИПОЛ КЛАССИК, 2002. – 320 с.

9. Куртенэ И. А. Избранные труды по общему языкознанию. – М., 2007. – 350 с.

10. Леонтьев А. А. Основы психолингвистики / А. А. Леонтьев. – М., 2008. – 235 с.

11. Леонтьев А. Н. Деятельность. Сознание. Личность / А. Н. Леонтьев. – М., 2006 – 300 с.

12. Леонтьев А.Н. Основы психолингвистики. – М.: Смысл; СПб.: Лань, 2003. – С. 73-83.

13. Лингвистический энциклопедический словарь / Гл. ред. В. Н. Ярцева. – М., 2009. – 608 с.

14. Нестерова Н. М. Психолингвистика текста, или есть ли смысл в тексте // Основы психолингвистики. – 2009. – № 9. – С. 213–218.

15. Павлова Н. Д. Новые направления исследований в психологии речи и психолингвистике / Н. Д. Павлова // Психол. журн. – 2007. – Т. 28, № 2. – с. 19–30.

16. Петренко В. Ф. Основы психосемантики / В. Ф. Петренко. – М., 2007 – 350 с.

17. Пиаже Ж. Речь и мышление ребенка / Ж. Пиаже. – СПб. : Питер, 2007. – 406 с.

18. Пищальникова В. А. Общее языкознание : учеб. для студентов вузов, обучающихся по специальности "Теория и методика преподавания иностр. яз. и культур" / В. А. Пищальникова, А. Г. Сонин. – М. : Академия, 2009. – 447 с.

19. Полубоярин С. В. Психолингвистический эксперимент как метод изучения концептуального содержания онимов // Основы психолингвистики. – 2009. – № 9. – С.183–187.

20. Практикум по общей, экспериментальной и прикладной психологии / Под ред. А. А. Крылова, С. А. Маничева. – Спб. : «Питер», 2000. – С. 172–204.

21. Психолингвистика / под ред. А.М. Шахнарович. – М., 2004.

22. Рубинштейн С. Л. Основы общей психологии. – СПб. : Питер, 2009. – 680 с.

23. Румянцева И.М. Психология речи и лингвопедагогическая психология. – М.: ПЕРСЭ; Логос, 2004. – 319 с.

24. Сорокин Ю.А. Введение в этнопсихолингвистику: Учебное пособие / Под ред. С.А. Борисовой. – Ульяновск, УлГУК, 1998. – 138 с.