Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Программное обеспечение управления проектами (ООО «Леонардо»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В нынешней России уровень кризисной неопределенности с ее многочисленными рисками и угрозами достигает высокого уровня, экономические проблемы стоят довольно остро. Страна в очередной раз столкнулась с серьезными экономическими вызовами и все возрастающим числом банкротств среди компаний.

В таких условиях важной задачей для предприятий является возможность максимально снизить свои затраты, минимизировать риски и повысить конкурентоспособность на рынке. Это возможно осуществить в том числе за счет совершенствования управления осуществляемой проектной деятельностью: грамотный проектный менеджмент способен снизить расходы компании на проектное управление, повысить эффективность выполнения работ и соблюдение сроков реализации проектов, снизить риски и минимизировать выход за рамки утвержденного бюджета.

В таких условиях возрастает важность эффективного проектного менеджмента, немаловажным элементом которого является работа с программным обеспечением, предусмотренным для планирования задач, распределения ресурсов и коммуникации при управлении крупными проектами. Использование правильно подобранных информационных технологий при управлении проектами способно сэкономить время менеджера, облегчить работу с большими объемами информации и увеличить эффективность всего проектного менеджмента на предприятии. Однако для того чтобы выбрать программный продукт, соответствующий стоящим перед компанией задачам, необходимо подробно изучить особенности использования информационных технологий при управлении проектами.

Исходя из вышеизложенного, тема данной курсовой работы представляется актуальной.

Степень разработанности темы. Общая проблематика применения информационных технологий в управлении проектами давно разрабатывается в западных научных институтах. В России также данная тема не осталась без внимания исследователей и практиков управления проектами. Существенный вклад в развитие и совершенствование методик управления проектной деятельностью внес президент Российской ассоциации управления проектами СОВНЕТ, один из самых авторитетных ученых и членов мирового сообщества проектных менеджеров В.И. Воропаев, а также другие выдающиеся специалисты по управлению проектами – Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, К.Г. Романова, Б.Б. Хрусталев. В западной литературе ведущими исследователями данной области являются следующие авторы: Роберт Н. Холт, Сет Б. Барнес, Б. Крюхтен, Б. Филипп, Рой Уокерс и другие. Несмотря на это, степень разработанности данной темы в научной литературе по-прежнему не соответствует ее значимости, и запросы современной практики требуют проведения дальнейших исследования данной темы.

Целью курсовой работы изучение программного обеспечения управлении проектами. Для реализации указанной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

раскрыть сущность и назначение информационной системы управления проектами;
изучить структуру информационной системы управления проектами;
дать характеристику программного обеспечения управления
проектами;
дать общую характеристику ООО «Леонардо»;
провести оценку практики внедрения программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо»;
выявить возможные направления совершенствования использования программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо».

Объект исследования – управление проектами. Предметом исследования является программное обеспечение управлении проектами.

Теоретической и методологической основой исследования послужили положения и гипотезы, изложенные в работах зарубежных и отечественных ученых в области упралвения проектами: Ю.И. Попов, О.А. Яковенко, И.И. Мазур, В.Д. Шапиро и др. Труды указанных авторов заслуживают внимания и представляются надежными источниками информации, поскольку являются результатом многолетней работы экспертов и преподавателей ведущих вузов в России, имеющих ученую степень и успешно издающих собственные учебные пособия, одобренные Министерством образования и науки РФ.

Теоретическая и практическая значимость результатов исследования обусловлена необходимостью совершенствования применения информационных технологий при управлении проектами. Основные теоретические положения и выводы, содержащиеся в работе, вносят определенный вклад в теорию применения информационных технологий при управлении проектами и могут быть использованы для дальнейшего изучения вопросов, связанных с их применением. Выявленные достоинства и недостатки информационных технологий, рассмотренных в процессе исследования, послужат отправной точкой в применении в управлении проектами данных информационных технологий и развития обучаемости персонала проектов работе с данными информационными технологиями.

Методы исследования. В ходе исследования применялся диалектический метод познания, использовались методы дедукции и индукции, методы классификации, обобщения, сравнения, методы анализа и синтеза.

1. Теоретические основы программного обеспечения управления проектами

1.1. Сущность и назначение информационной системы управления проектами

В настоящий момент проект как экономическая категория не имеет однозначного определения. Так, стандарт PMBOK называет проектом «временное усилие (действие), предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов» [6]. Раскрывая подробнее сущность проекта, Ю.И. Попов и О.В. Яковенко дают более развернутое определение, трактуя проект как некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта; или же проектом может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [8].

В свою очередь, отечественный стандарт ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» определяет проект как «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений» [3]. Обобщая рассмотренные определения, можно сказать, что проект – это некий уникальный, инновационный замысел, реализация которого ограничена по срокам и бюджету.

Деятельность современного предприятия связана с реализацией большого числа различных работ, осуществлением проектов, совершением указаний руководства, согласованием документов и т.д. Планирование и контроль осуществления поставленных задач осложняется большим количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно повысить производительность в управлении этой деятельностью позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области систем управления проектами [19].

ΙТ, добившиеся за последние годы более высокого уровня, в ощутимой степени увеличивают потенциал управления, повышая его эффективность, так как дают ранее не известные средства для анализа и изучения экономических и социальных сведений, требуемых при принятии решений. Обычно в качестве ΙТ-элемента системы УП служит ИСУП.

ИСУП – это организационно-технологический комплекс методических, программных, технических и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [14].

Функциями ИСУП являются [7]:

осуществление проектного управления на автоматизированном уровне;
формирование общей картины проекта для целей принятия управленческих решений;
уменьшение времени, затрачиваемого участниками проекта на коммуникации между собой;
хранение проектной документации.

Для поддерживания разнообразных управленческих функций применяется различное специализированное программное обеспечение (ПО). Специализированное ПО – это совокупность программ, непосредственно выполняющих последовательные задачи для решения функциональных задач управления [8].

Основные виды и примеры ПО, используемого для управления проектами, представлены на рисунке 1.

$N:\UNIVERSITY\2017-2018\HomeWork\2 ТЕКУЩИЕ заказы\Курсовая - ИТ в УП\Основные типы ПО.png$

Рисунок 1 – Примеры основных видов ПО УП [23]

Для формирования наиболее продуктивной системы управления проектами необходимо использование интегрированных, включающих несколько взаимосвязанных между собой модулей (подсистем) решений.

Интегрированные информационные системы УП [7]:

комбинируют различные данные из подразделений и организаций, имеющих отношение к конкретному проекту;
дают возможность хранить, собирать и анализировать информацию в целях достижения поставленных задач проекта;
должны обеспечивать последовательность действий для разрешения конфликтующих требований, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта;
обеспечивают коммуникации между исполнителями, временно объединенными в команду.

Основные программные продукты управления проектами, присутствующие в данный момент на рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности [23]:

Многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.);
Многофункциональные системы настольного уровня (CA Clarity 8, Scitor Project Scheduler);
Независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов управления проектами (eRoom, Project Risk Analysis и др.);
ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами (@RISK, Schedule Insight) .

Если рассматривать возможность самостоятельной разработки ПО, то нужно отметить, что такая вероятность крайне мала, так как превзойти готовые системы управления от известных компаний крайне сложно. Независимые компании показывают стабильные результаты в увеличении продуктивности предприятий при использовании их программных продуктов, что заставляет организацию скорее выбрать то, что непременно даст результат, чем вкладывать деньги в неизвестность [21]. Однако подходить к решению проблемы выбора необходимой информационной технологии также нужно взвешенно.

Чтобы принять правильное решение и сделать выбор системы управления, необходимо учитывать следующие факторы [19]:

система должна быть удобной для использования, а также быстро и оперативно отвечать на команды;
использование новых информационных технологий;
сохранение и накопление изменения истории действий в проекте, чтобы всегда была возможность вернуться к исходному состоянию;
возможность составления отчетов для оценки проделанной работы;
возможность построения диаграммы Гантта по проекту, так как визуальное представление проекта помогает легче ориентироваться в нем, особенно при большом количестве задач [19].

Таким образом, применение информационных технологий в управлении проектами является эффективным помощником, однако необходимо среди обширного разнообразия программных продуктов выбрать именно тот, который более всего отвечает задачам компании.

1.2. Структура информационной системы управления проектами

Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей IT-политики компании [12]. Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах [14]. В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ. Рассмотрим модель средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам (см. рисунок 2).

Рисунок 2 – Модель применения специализированного ПО для реализации типовых процессных блоков в проекте [25]

На модели видно разграничение ПО по трем основным секторам.

Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи.
Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов [25].
Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование.

ИСУП также может классифицироваться по основным функциональным областям проекта [8]:

временным параметрам;
стоимостным параметрам;
ресурсам;
коммуникациям;
рискам.

Отдельно развивается класс ПО формирования и мониторинга портфелей проектов.

Также ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.

При этом для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение. Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций [15].

Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования и УП, ПО бюджетирования, ПО управления рисками [18].

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов.

1.3. Характеристика программного обеспечения управления проектами

Проведем обзор нескольких современных и известных в России программных продуктов для управления проектами.

1. Microsoft Office Project.

Это простая, гибкая программа календарного планирования и управления проектами. Имеет функциональную простоту и широкий круг возможностей по организации совместной работы.

Программа встроена в Microsoft Office, что облегчает её координацию с другими компонентами. Набор предлагаемых ею функций не столь широк, как в наиболее мощных программах подобного назначения, что вполне компенсируется следующими характеристиками [11]:

- способность выполнения различных операций другими утилитами, внедренными в семейства Microsoft Office;
- общий язык программирования VBA для всех программных средств семейства, использующие средства различных программ из одного и того же VBA-модуля;
- простота освоения программы в сжатые сроки среднестатистическим менеджером;
- расширенные возможности коллективного управления проектами;
- мощные и разнообразные средства управления интерфейсом пользователя;
- приемлемая цена;
- присутствие службы поддержки.

При помощи этого программного обеспечения несложно представить большой проект в виде связанного параллельно-последовательного комплекса работ и операций. Данный комплекс работ и операций можно согласовать как в виде ленточного графика Гантта или сетевого графика, после чего есть возможность оперативно получать показатели сетевого и ленточного графиков в виде проекта работ [14].

В связи с этим Microsoft Project является наиболее распространенной программой в области управления проектами.

2. Oracle Primavera.

Семейство продуктов Primavera включает ПО, позволяющее автоматизировать процессы управления как на уровне отдельных проектов, так и на уровне всей компании. В рамках ПО созданы некоторые важные преимущества [15]:

отображение действительной картины происходящего в проекте в реальном времени, что позволяет всем отслеживать текущее положение дел;
жесткое регулирование действий внутри проекта, позволяющее
предотвратить отклонение от намеченных задач;
понимание общности поставленных целей проекта;
появление средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее выгодный проект, способный принести наибольшую прибыль на инвестированный капитал.

ПО Primavera создает среду коммуникаций для всех участников проектов. Работая в ней, участники имеют доступ к информации по тем из них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли: исполнителя, ответственного или руководителя [23].

3. Jira.

Это коммерческая система отслеживания ошибок, предназначенная для организации взаимодействия с пользователями и также используемая для управления проектами.

Имеет ряд полезных возможностей:

создание пользовательских историй и задач, планирование спринтов;
создание отчетов и возможность опираться на визуальные данные, доступные членам команды в реальном времени;
каждая команда создает ПО по-своему: можно использовать стандартный процесс или создать свой собственный, подходящий конкретной команде;
интеграция с другими инструментами: возможность оптимизировать процесс с помощью множества других инструментов для разработки.

4. Мегаплан.

Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, внесенная в государственный реестр российского ПО. Мегаплан подходит для малых и средних компаний различной специфики. Характеризуется следующими качествами:

лаконичный интерфейс;
гибкие настройки;
минимум времени для старта;
удобное совмещение Task и CRM;
возможность использовать бесплатную пробную версию.

5. Простой бизнес.

Российская разработка, основные функции:

ведение клиентской базы;
управление проектами и задачами: файлы по проекту, учет рабочего времени, диаграмма Гантта, календарь.
управление персоналом: контроль выполнения задач, назначение дел, база знаний, запись звонков, статистика по каждому сотруднику.
документооборот и др.

Следует отметить, что данное ПО реализуется по выгодным ценам, а также предоставляется возможность пользоваться бесплатным тарифом при числе сотрудников, не превышающем 5 человек.

6. 1С: Предприятие 8. Управление проектной организацией.

Этот программный продукт используется для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных организациях, а также для любых других предприятий, применяющих проектное управление в своей деятельности.

При разработке программы учитывались методологии основных стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также практический опыт автоматизации отечественных проектно-ориентированных компаний.

В конфигурацию входят такие важные подсистемы, как [11]:

Управление портфелями проектов и программами проектов;
Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия;
Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта;
Управление финансами проектов;
Управление знаниями;
Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками и др.

Немаловажным аспектом является возможность интеграции с другим ПО. Конфигурация «Управления проектной организацией» поддерживает широкую интеграцию практически с любыми внешними программами (к примеру, технологическая подготовка производства, системы «банк-клиент») и оборудованием (например, КМП и складские терминалы сбора данных). Для получения представления о программном продукте предусмотрена возможность онлайн-демонстрации, то есть самостоятельного ознакомления с возможностями ПО, используя удаленный доступ через Интернет [5].

7. Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Битрикс 24 включает в себя также разработку для управления проектами – «Задачи и проекты». Данная программа содержит:

Шаблоны задач;
Конструктор отчетов;
Диаграмма Гантта;
Канбан (виртуальная онлайн-доска для работы с проектами).

Интуитивно понятный интерфейс, а также отличается быстрой постановкой задачи: задачи привязываются к проектам или рабочим группам, назначаются исполнители, соисполнители и наблюдатели. В карточках задач устанавливаются сроки, в них загружаются файлы документы.

Особенным преимуществом является возможность бесплатного использования для 12 сотрудников и предоставление 5Гб в облачном хранилище данных.

Для сравнения нескольких современных информационных технологий, доступных российскому потребителю, был проведен сравнительный анализ программ для управления проектами. Для анализа были использованы семь программ, характеристика которым была дана в предыдущем параграфе работы:

MS Project;
Oracle Primavera;
Jira;
Мегаплан;
Простой бизнес;
1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией;
Битрикс 24 «Задачи и проекты».

Сравнительный анализ проводился по следующим критериям [11]:

Совместный доступ;
Синхронизация с другим ПО;
ОС, которые поддерживает программа;
Возможность работы онлайн и наличие облачного хранения данных;
Наличие русскоязычной версии;
Наличие диаграммы Гантта;
Простота интерфейса;
Отслеживание развития проекта, в том числе и в процентах;
Возможность чата внутри программы;
Онлайн уведомления;
Создание отчетов за какой-либо промежуток времени от начала проекта;
Возможность автоматически получать прогнозы развития проекта;
Наличие пробного периода;
Наличие бесплатного тарифа.

Дадим пояснения к выбранным критериям.

Совместный доступ к программе представляется крайне удобной функцией, так как дает возможность упростить работу в команде и устранить необходимость перемещать документы с одного компьютера на другой.

Синхронизация с другим ПО дает возможность легко открывать и редактировать файлы из других приложений, что ускоряет работу над проектом и позволяет использовать данные, уже введенные в другой программе.

Еще одним важным параметром при анализе программ является перечень ОС, на которых она может работать. Чем большее число ОС поддерживается, тем больше людей ее могут использовать.

На сегодняшний день огромный массив информации поступает посредством сети Интернет, поэтому возможность работы онлайн и размещения данных в облачном хранилище крайне важна. Подобная функция позволяет вносить коррективы в проект и контролировать его выполнение, находясь в любой точке мира.

Поскольку анализ проводится с целью использования программ российским потребителем, то наличие русскоязычной версии служит преимуществом.

Диаграмма Гантта – неотъемлемая часть ПО для управления проектами, иллюстрирующая график работ по проекту [15].

Простота или интуитивность интерфейса позволяет непродвинутому пользователю быстро овладеть навыками работы в программе, а следовательно нет необходимости отправлять работника на длительное обучение.

Отслеживание развития проекта как в долях, так и в процентах, дает возможность анализировать, как развивается проект, с опережением или отставанием. Указанная функция крайне важна для крупных проектов, характеризующимися большими финансовыми рисками.

Возможность чата внутри программы удобна тем, что не нужно устанавливать дополнительные программы.

Создание отчетов за какой-либо промежуток от начала проекта позволяет вести отчетную документацию и следить за развитием проекта.

Наличие пробного периода или бесплатной версии позволяет пользоваться программой в учебных целях или подобрать более подходящую, если с имеющейся неудобно работать. Наличие бесплатной версии является большим плюсом для малого бизнеса.

Результаты анализа ПО для управления проектами представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Характеристика программ для управления проектами

Критерий сравнения	MS Project	Oracle Primavera	Jira	Мега- план	Простой бизнес	1С	Битрикс 24
Совместный доступ	+	+	+	+	+	+	+
Синхрониза-ция с другим ПО	+	+	+	+	+	+	+
Поддержка ОС	Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB, Mac	Android, iOS, Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB, Mac	Windows, WEB	Android, iOS, Windows, WEB
Работа онлайн, облачное хранение данных	+	+	+	+	+	+	+
Русскоязыч-ная версия	+	+	-	+	+	+	+
Диаграмма Гантта	+	+	+	+	+	+	+
Простота интерфейса	+	+	+	+	+	+	+
Отслеживание развития проекта, в том числе в процентах	+	+	+	+	+	+	+
Чат внутри программы	-	-	+	+	+	+	+
Онлайн-уведомления	+	+	+	+	+	+	+
Создание отчетов	+	+	+	+	+	+	+
Прогнозы развития проекта	+	+	-	-	+	-	-
Пробный период	+	+	+	+	+	-	+
Бесплатный тариф	-	+	-	+	+	+	+

По результатам проведенного сравнительного анализа можно сделать следующие выводы.

При современном разнообразии операционных систем крайне важно, чтобы ПО охватывала наибольшее количество пользующихся этими ОС. С точки зрения поддержки ОС явными лидерами выступают Oracle Primavera и отечественный программный продукт Простой бизнес: они поддерживают все 5 наиболее популярных операционных систем, что делает их использование доступнее для всех обладателей гаджетов. Также данный критерий показывает возможность работать с одним и тем же файлом на разных устройствах.

Поскольку анализ программ проводится с точки зрения их применения на российских предприятиях, то одним из важнейших параметров является наличие русскоязычной версии. Данным критерием не обладает только ПО Jira, в чем сильно уступает остальным программам. Однако следует упомянуть, что сегодня программами для управления проектами в основном пользуются высококвалифицированные кадры, поэтому для них не будет затруднительно использовать англоязычную версию.

Для выполнения небольших проектов выгодно использовать программы с бесплатным тарифом, которыми обладают Мегаплан, Простой бизнес, 1С «Управление проектной организацией», Битрикс 24 и Oracle Primavera. И хотя MS Project и Jira не предоставляют такой возможности, они обладают пробным периодом пользования, что позволяет определиться, подходит ли программа для тех или иных задач.

Также для одновременной работы с файлами на различных устройствах необходим совместный доступ, который предоставляют все программы. Все рассмотренные ПО обладают облачным хранилищем, что позволяет открывать файлы не только в офисе. Работать с диаграммой Гантта, обмениваться файлами и синхронизироваться с другими ПО возможно во всех программах. А вот спрогнозировать развитие проекта можно лишь в ПО MS Project, Простой бизнес и Oracle Primavera.

Удобным дополнением к основным функциям является возможность чата, которую своим пользователям предоставляют программы Jira, Мегаплан и Простой Бизнес, 1С «Управление проектной организацией» и Битрикс 24. А вот в программах MS Project и Oracle Primavera такой возможности нет.

Таким образом, можно заключить, что все исследуемые программы обладают довольно широким функционалом и поддерживают большинство рассматриваемых опций. Однако на нюансы, которые составляют различия между программами, также следует обращать внимания – они могут оказаться критически важными для определенных типов проектов и команд.

2. Анализ практики внедрения программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо»

2.1. Общая характеристика ООО «Леонардо»

«Леонардо» – это федеральная сеть универсальных и современных хобби-гипермаркетов, успешно функционирующих во многих регионах России и Республике Беларусь. Все магазины «Леонардо» объединены в масштабную розничную сеть, созданную в 2008 году. Сегодня сеть состоит из 94 хобби-гипермаркетов: 93 магазина расположены в 40 российских городах и 1 магазин – в г. Минск.

Юридический адрес: 105554, г.Москва, ул. 11-я Парковая, д.9/35.

Как видно, организационно-правовая форма предприятия – общество с ограниченной ответственностью. Оно было учреждено в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» на основании решения учредителей [1, 2].

Как общество с ограниченной ответственностью, предприятие «Леонардо» обладает обособленным имуществом на праве собственности, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке. Общество самостоятельно осуществляет свою хозяйственную деятельность на основании договоров или других форм обязательств и свободно в выборе их предмета. Участники ООО «Леонардо» несут риск убытков только в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Единственным учредительным документом ООО «Леонардо» является его устав, в котором указан размер уставного капитала, фирменное наименование общества и место его нахождения, порядок перехода долей и другие обязательные условия.

Высшим органом управления является общее собрание участников. Только оно может принимать решения по ряду вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания участников ООО. Текущее руководство ООО «Леонардо» осуществляет единоличный исполнительный орган – Генеральный директор.

Основной целью общества является предпринимательская деятельность с целью извлечения прибыли. Общество имеет гражданские права и несет гражданскую ответственность, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Сегодня федеральная сеть «Леонардо» является лидером рынка РФ в области торговли товарами для хобби [24].

Организационная структура предприятия – линейно-функциональная. Данный тип структуры является самым оптимальным для управления финансово-хозяйственной деятельностью компании «Леонардо».

Менеджментом предприятия занимается команда квалифицированных руководителей. Наглядно уровни управления в торговой организации «Леонардо» показаны на рисунке 3.

Генеральный директор

Заместители ген.директора

Финансовый директор

Коммерческий директор

Начальники дирекций

Начальники отделов

Управляющие магазинов

Менеджмент
высшего звена

Менеджмент
среднего звена

Менеджмент
низового звена

Рисунок 3 – Уровни управления в организации «Леонардо»

К топ-менеджменту предприятия относятся: генеральный директор, заместители генерального директора, финансовый директор, коммерческий директор. Менеджеры среднего звена представлены начальниками дирекций и начальниками отделов. К менеджерам низового звена относятся управляющие магазинов сети. Можно заключить, что система управления на предприятии «Леонардо» сформирована грамотно.

Сеть «Леонардо» отличается стабильным и постоянным ростом и развитием. Так, обороты компании ежегодно растут, за 2018 год выручка достигла 17,5 млрд. рублей (см. рисунок 4).

2015

2016

2017

2018

Рисунок 4 – Динамика годовой выручки «Леонардо», млрд. руб.

В настоящее время компания благополучно прошла адаптацию к кризисным событиям в отрасли и в качестве собственной бизнес-стратегии избрала стратегию расширения рынка посредством выхода на новые рынки в неосвоенных регионах России.

В связи с этим перед организацией встала необходимость систематизировать и упорядочить управление инновационной деятельностью за счет вывода проектного менеджмента в компании на качественно новый уровень и использования информационных технологий в управлении проектами.

2.2. Оценка практики внедрения информационных систем управления проектами в ООО «Леонардо»

Перед внедрением внедрения информационных систем управления проектами был проведен анализ проблем УП в Компании. В ходе оценки управления проектной деятельностью на торговом предприятии «Леонардо» были выявлены следующие проблемы.

1. Не использовались стандарты.

Отсутствовали единые стандарты проектного управления, применялся разный подход к планированию и управлению на основе личного опыта каждого Руководителя проекта;
Детализация работ в графиках используемых Руководителями проектов была недостаточна для осуществления мониторинга и управления исполнением проекта;
Отсутствовал перечень критериев успешности проекта.

2. Многие процессы управления проектами были не определены.

Отсутствовала процедура внесения изменений в проекты и переопределения приоритетов проектов;
Отсутствовал процесс управления рисками;
Отсутствовали процессы набора, развития команды проекта, управления командой проекта;
Отсутствовал контроль качества выполнения процессов УП.

3. Присутствовала неопределенность статуса Руководителей проекта.

Недостаточность реальных полномочий у Руководителя проекта, который формально (в соответствии с должностной инструкцией) нес ответственность за проект, но не мог повлиять ни на качество работ, ни на сроки;
Руководитель проекта не являлся ключевой фигурой при принятии решений в процессе выбора подрядчиков;
Руководитель проекта был отделен от команды проекта, у него отсутствовали возможности для мотивации персонала, оптимизации использования человеческих ресурсов;
Снизившееся влияние Руководителя проекта на процессы УП приводило к снижению ответственности за результаты работ по проекту.

4. Отсутствовали четкие правила распределения ролей и ответственности.

Для всех участников проектной деятельности четко не были определены границы ответственности и полномочий;
Была не зафиксирована матрица распределения ответственностей;
Существовали несогласованность в работе подразделений, было дублирование функций участников проекта.

5. Проблемы управления ресурсами.

У руководства часто имелась неполная информация о распределении ресурсов Компании между проектами/программами;
Отсутствовала система мотивации (поощрения и премирования) участников проектной деятельности на основании результатов оценки эффективности работы сотрудника, так как выплачиваемые бонусы не зависят от конкретных результатов.

6. Плохое взаимодействие участников проекта.

Отсутствовала команда проекта – сотрудники, выполняющие работы по проекту, не были объединены в команду проекта. Следовательно, Исполнители не были вовлечены в важные процессы УП (планирования и принятия решений по проекту);
Отсутствовала система отчетности Исполнителей о текущей работе перед Руководителем проекта;
Не было четко определенного интерфейса взаимодействия (с обратной связью) между различными функциональными подразделениями и группами;
Не была отработана система и не соблюдались сроки согласований внутри Компании.

7. Опыт проектного управления не обобщался и не сохранялся.

Отсутствовала сводная и аналитическая информация о проектах, реализуемых в Компании, к примеру о текущей загруженности и потребности в ресурсах;
Не использовалась единая ИСУП. Не было возможности интегрировать планы проектов и вести учет всех проектов в единой системе;
Обмен опытом между Руководителями проектов осуществлялся преимущественно в неформальной форме;
Историческая информация о выполнении проектов по разным направлениям (графики, финансовая, маркетинговая информация, информация о рисках и проблемах) была разобщена и недостаточно структурирована для анализа.

Таким образом, в ходе проведенной оценки управления проектной деятельностью в оргнизации «Леонардо» был выявлен ряд существенных проблем. Дальнейшее развитие предприятия потребовало применения современной и эффективной модели проектного управления. В связи с этим необходимым является принятие мер по внедрению ИСУП на предприятии «Леонардо».

Для внедрения ИСУП потребовалось выбрать специализированное программное обеспечение управления проектами для календарного планирования, управление ресурсами, ведение реестра рисков и др. То есть организационно-технологический комплекс программных, технических, методических и информационных средств, который используется для поддержки и повышения эффективности процессов проектного управления.

Приоритетным вариантом для «Леонардо» были многофункциональные, модульные системы профессионального уровня, в частности выбор пал на Microsoft Project, поскольку часть персонала Компании уже была знакома с функционалом данного ПО, что упростило его внедрение.

Microsoft Office Project – это простая, гибкая программа календарного планирования и управления проектами. Имеет функциональную простоту и широкий круг возможностей по организации совместной работы. В связи с этим Microsoft Project является наиболее распространенной программой в области управления проектами.

Также на базе ИСУП была сформирована электронная библиотека по проектному управлению и с помощью сотрудников Департамента IT произведена полная интеграция ИСУП в единое информационное пространство Компании.

Наибольший положительный эффект компании принесли следующие достоинства выбранной программы [11]:

- способность выполнения различных операций другими утилитами, внедренными в семейства Microsoft Office;
- общий язык программирования VBA для всех программных средств семейства, использующие средства различных программ из одного и того же VBA-модуля;
- простота освоения программы в сжатые сроки;
- расширенные возможности коллективного управления проектами;
- мощные и разнообразные средства управления интерфейсом пользователя;
- приемлемая цена;
- присутствие службы поддержки.

Теперь при помощи этого программного обеспечения менеджерам ООО «Леонардо» несложно представить большой проект в виде связанного параллельно-последовательного комплекса работ и операций. Данный комплекс работ и операций можно согласовать как в виде ленточного графика Гантта или сетевого графика, после чего есть возможность оперативно получать показатели сетевого и ленточного графиков в виде проекта работ.

ООО «Леонардо» грамотно перешла к полноценному использованиюсовременных информационных технологий, несущих для компании ряд возможностей.

Результатом использования информационных систем управления проектами в ООО «Леонардо» явились:

снижение влияния человеческого фактора при управлении проектами;
увеличение скорости доступа к информации;
уменьшение штата участников проекта, а значит и снижение себестоимости проекта;
высвобождение временных ресурсов менеджеров;
повышение коэффициента автоматизации управления;
улучшение условий труда работников, задействованных в проектной деятельности;
рост производительности;
профессиональный рост и повышение квалификации сотрудников, задействованных в работе с ИСУП.

Указанные плюсы удалось получить только благодаря умелому внедрению и грамотному использованию информационных технологий в управлении проектами.

3. Направления совершенствования использования программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо»

Использование правильно подобранных информационных технологий при управлении проектами способно сэкономить время менеджера, облегчить работу с большими объемами информации и увеличить эффективность всего проектного менеджмента на предприятии. Применение информационных технологий для управления проектами является удобным и перспективным решением, однако использование ИТ также имеет и оборотную сторону. Так, недостатками использования информационных технологий в проектном управлении в ООО «Леонардо» являются:

компьютеры не являются абсолютно надежным средством хранения и работы с информацией. Поэтому в настоящее время полностью отказаться от бумажных носителей не предоставляется возможным;
встречается недостаток навыков работы с ИТ у сотрудников. Причиной этого может служить недостаток времени или средств для обучения;
все проблемы, которые возникают у пользователей ИТ при управлении проектами, ведут к снижению производительности труда и к ошибкам при передаче и анализе информации.

Также в качестве недостатка следует отметить, что само внедрение информационных технологий – это изменение, а изменения не всегда проходят гладко. Проанализируем проблемы, с которыми столкнулось ООО «Леонардо» после внедрения ИСУП, а также разработаем мероприятия, посредством которых их можно нивелировать.

Перечень проблем и предлагаемые мероприятия по их решению приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Проблемы при внедрении ИСУП и мероприятия по их решению

Проблемы	Мероприятия
Непринятие новой системы некоторым персоналом организации, низкая мотивация к переменам.	Вовлечение в проект внедрения ИСУП наиболее компетентных и авторитетных специалистов для того, чтобы реализованный проект имел высокое качество и был принят большинством сотрудников компании. Максимально проинформировать сотрудников о целях и эффективности внедрения ИСУП. Использовать методы мотивации и стимулирования.
Трудности в эксплуатации со стороны пользователей ИСУП.	Организовать многоуровневое обучения работе с новой ИСУП. Использовать методы мотивации и стимулирования самообучения.
Недостаточная квалификация некоторого персонала.	Провести анализ компетенций сотрудников и на основе его результатов организовать обучение персонала. Рассмотреть возможность привлечения дополнительного персонала.
Проблемы, которые возникают у пользователей ИСУП, ведут к снижению производительности труда и к ошибкам при передаче и анализе информации	Организовать обучение работе с новой ИСУП. Особое внимание уделить архивированию и созданию копий данных во избежание их утраты по причине ошибок.
Неадекватные ожидания персонала	Максимально проинформировать участников проекта о целях внедрения ИСУП и его дальнейшем использовании
Ввиду антироссийских санкций и общего ухудшения геополитической обстановки иностранные компании-производители ПО могут отказать в поддежке и обновлениях российским компаниям.	Проводить регулярный мониторинг ситуации, следить за политикой компании-производителя.

Таким образом, можно резюмировать, что внедрение и применение информационных технологий в управлении проектами является эффективным помощником, однако требует достаточного уровня грамотности и подготовленности специалистов, участвующих в проекте. Необходимо принимать соответствующие меры для улучшения внедрения и использования программного обеспечения управления проектами в ООО «Леонардо».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное исследование показало, что применение правильно подобранного программного обеспечения управления проектами дает фирме массу возможностей и делает легче работу проектного менеджера.

Основные программные продукты управления проектами, присутствующие на рынке, это многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.), многофункциональные системы настольного уровня (CA Clarity 8, Scitor Project Scheduler), независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов управления проектами (eRoom, Project Risk Analysis и др.) и ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами (@RISK, Schedule Insight).

В работе был проведен сравнительный анализ пяти популярных программ для управления проектами: MS Project, Oracle Primavera, Jira, Мегаплан и Простой бизнес. Анализ показал, что все исследуемые программы обладают довольно широким функционалом и поддерживают большинство рассматриваемых опций. Однако на нюансы, которые составляют различия между программами, также следует обращать внимания – они могут оказаться крайне важными для определенных типов проектов и команд.

По результатам проведенного анализа управления проектной деятельностью в «Леонардо» было решено внедрить в организации ИСУП. Лучшим вариантом для «Леонардо» были многофункциональные, модульные системы профессионального уровня, в частности выбор пал на Microsoft Project, поскольку часть персонала Компании уже была знакома с функционалом данного ПО, что упростило его внедрение.

Microsoft Office Project – это простая, гибкая программа календарного планирования и управления проектами. Также на базе ИСУП была сформирована электронная библиотека по проектному управлению и с помощью сотрудников Департамента IT произведена полная интеграция ИСУП в единое информационное пространство Компании.

Внедрение и применение информационных технологий в управлении проектами сопряжено с проблемами, которые, однако, можно решить, если использовать разработанные мероприятия и подходить к внедрению ИСУП взвешенно и рационально. В таком случае информационные технологии будут являться эффективным инструментом для проектного менеджера.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 №52-ФЗ [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс. – Режим доступа: http://consultant.ru (дата обращения: 12.11.2019).
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ [Электронный ресурс] / КонсультантПлюс. – Режим доступа: http://consultant.ru (дата обращения: 12.11.2019).
ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» [Электронный ресурс] / Профессиональные справочные системы Техэксперт. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru (дата обращения: 12.11.2019).
ГОСТ Р 56275–2014 «Менеджмент рисков. Руководство по надлежащей практике менеджмента рисков проектов» [Электронный ресурс] / Профессиональные справочные системы Техэксперт. – Режим доступа: http://docs.cntd.ru (дата обращения: 12.11.2019).
Основы профессиональных знаний и Национальные требования к компетентности (НТК) специалистов по управлению проектами. Версия 3.0. – М.: ЗАО «Проектная ПРАКТИКА», 2010.
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®). – 5-е изд. – М.: Олимп-Бизнес, 2014.
Балашов В.Г., Заложнев А.Ю., Новиков Д.А. Механизмы управления организационными проектами. М.: ИПУ РАН, 2016.
Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Рыбников А.И. Автоматизация управления предприятием. – М.: ИНФРА-М, 2015.
Бартенева О.А. Комплексное управление проектами и портфелями проектов в компании // Молодой ученый. – 2015. – №2. – С. 156-159.
Васильев Д.К., Колосова Е.В., Цветков А.В. Процедуры управления проектами // Инвестиционный эксперт. – 2015. – №3.
Гущин А.Н. Информационные технологии в управлении. – Екатеринбург: Уральская гос. архитектурно-художественная академия, 2015.
Курс лекций по дисциплине «Управление проектами» / Составитель: д.т.н., профессор В.В. Трофимов. – СПб.: Санкт-Петербургский Государственный Университет Экономики и Финансов, 2017.
Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие для вузов. – М: Омега-Л, 2014.
Математические основы управления проектами / Под ред. В.Н. Буркова. – М.: Высшая школа, 2015.
Модульная программа для менеджеров «Управление проектами и программами». – М.: ИНФРА-М, 2016.
Ошурков В.А., Макашова В.Н. Внедрение корпоративного сервиса «Jira» как элемента системы управления программными проектами // Математическое и программное обеспечение в промышленной и социальной сферах. – 2015. – №1. – С. 61-66.
Поташева Г.А. Управление проектами: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2016.
Светлов Н.М., Светлова Г.Н. Информационные технологии управления проектами: Учебное пособие. М.: ФГОУ ВПО РГАУ–МСХА им. К.А. Тимирязева, 2015.
Скородумов П.В., Баданин Д.А. Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений // Вопросы территориального развития. – 2015. – №5.
Скурихин М.Н. Управление проектами: учеб. пособие / М.Н. Скурихин; РАНХиГС, Сиб. ин-т. упр. – Новосибирск: Изд-во СибАГС, 2016.
Управление проектами: фундаментальный курс: учебник /
А.В. Алешин, В.М. Аньшин, К.А. Багратиони и др.; под ред.
В.М. Аньшина, О.Н. Ильиной; Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики». – М.: Изд. дом Высшей школы экономики, 2014.
Управление проектами. Практическое руководство. / Ларсон Э.У., Грей К.Ф. Пер. с англ. – М.: ДИС, 2014.
Управление проектами: учеб. пособие / под общ. ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. – 6-е изд., стер. – М.: «Омега-Л», 2015.
«Леонардо»: официальный сайт [Электронный ресурс] / Официальный сайт «Леонардо». – Режим доступа: https://leonardo.ru (дата обращения: 12.11.2019).
Султанов И.А. Автоматизация системы управления проектами [Электронный ресурс] / Портал Projectimo. – Режим доступа: http://projectimo.ru/upravlenie-proektami/isup.html (дата обращения: 12.11.2019).