Проектирование реализации операций бизнес процесса «Управление документооборотом»

Содержание:

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, для коммерческих организаций – это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.

Особое внимание было уделено процессу ежедневного оформления заявок на ремонт, обслуживание и модернизацию персональных компьютеров, систем доступа, систем видеонаблюдения, систем пожарной безопасности и фиксацию полученных данных на бумажном носителе. Данные процессы содержат достаточно много однообразных, рутинных операций, осуществляемых вручную, что отнимает много времени и требует автоматизации.

Целью курсовой работы является проектирование документооборота ООО «Омега Профи’c».

В соответствии с поставленной целью были выделены следующие задачи курсовой работы:

• исследование предметной области;
• разработка функциональной модели средствами BPwin;
• настройка системы DIRECTUM на бизнес-процессы ООО «Омега Профи’c»
• настройка управления доступом к системе DIRECTUM.

Объектом исследования является деятельность ООО «Омега Профи’c». Предметом исследования является процесс документооборота предприятия.

При написании курсовой работы были использованы следующие методы научного исследования:

• метод наблюдения;
• описательный метод;
• количественный метод;
• метод моделирования.

Методологическую основу составляют методы функционального проектирования, основанные на использовании методологий IDEF0, IDEF3, DFD.

Глава 1. Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

Рынок рассматривается как организованная структура, включающая в себя продавцов и покупателей, производителей товаров (услуг) и их потребители. Их взаимодействие приводит к установлению рыночных цен.

В условиях современной рыночной экономики под определением «структура рынка» принято понимать совокупность различных признаков и черт, которые отражают особенности организации и функционирования какого-либо отраслевого рынка. Данное понятие включает все аспекты рыночной среды, в которой действует фирма. К таким аспектам относятся: количество фирм в отрасли, число потребителей на рынке, особенности отраслевого продукта, соотношение ценовой и неценовой конкуренции, рыночная власть отдельного потребителя или производителя и прочие.

В зависимости от содержания каждого признака и их сочетаний формируются различные типы рыночной структуры:

- Совершенная конкуренция. При ней на рынке функционирует большое число предприятий, выпускающих одинаковую продукцию, схожую по характеристикам и качеству. В данной модели рынка отсутствуют барьеры, которые могут ограничивать свободный вход в отрасль.

- Монополистическая конкуренция. При данном типе отраслевого рынка действует много предприятий, выпускающих дифференцированный продукт. Это позволяет производителям контролировать продажную цену товара (услуги). Барьеры входа в отрасль при данной модели невысоки.

- Олигополия. При данной модели небольшое количество предприятий реализует стандартизированный или дифференцированный товар, доля каждого действующего предприятия на рынке велика настолько, что изменение объема предлагаемой продукции одного предприятия ведет к изменению цены. Барьеры входа на такой рынок очень высокие. Различают олигополию двух видов: с дифференцированным и стандартным продуктом.

- Чистая монополия. Данный тип рынка характеризуется наличием одного предприятия, выпускающего уникальный продукт, владеющего основными видами нужного для производства сырья, патентные права и необходимые лицензии для функционирования на рынке. Обычно такая модель возникает там, где нет альтернативы данному продукту, отсутствуют близкие субституты. Барьеры входа на такой рынок высоки и труднопреодолимы.

В отличие от остальных типов рыночных структур, совершенная конкуренция рассматривается в литературе как теоретическая рыночная структура.

Существует множество определений понятия совершенная конкуренция. Это вид отраслевого рынка, на котором большое число предприятий продают стандартную продукцию и ни одно из них не имеет большое доли рынка, чтобы оказывать влияние на цену продукта. Цена для продукции каждого предприятия считается заданной рынком. При этом вход и выход из отрасли свободные, то есть не ограниченные какими-либо барьерами.

Понятие совершенной конкуренции связано с моделью равновесия, которая функционирует по заранее заданным ценам и объемами продукции. Это экономическая ситуация, при которой:

- производители и потребители не могут влиять на рыночную цену покупаемого или продаваемого товара;

- отсутствуют препятствия, которые ограничивают переход факторов производства от одного хозяйствующего субъекта к другому;

При данной модели рынка бесконечное число производителей предлагают потребителям однородную продукцию. При этом отсутствуют барьеры входа в отрасль, предприятия используют общую информацию о цене и аналогичные технологии производства продукции.

Есть ряд условий, при которых возможна совершенная конкуренция, к ним относятся:

- На рынке находится большое количество производителей и потребителей данного товара. Это означает, что никакая одна фирма не способна существенно воздействовать на рынок. Каждая фирма очень мала по сравнению с размерами всего рынка, и можно считать, что она имеет дело с совершенно эластичной линией спроса, т.е. может продавать по установленной рынком цене все, что производит. При таких обстоятельствах никто не сможет оказать влияние на рыночное равновесие, то есть никто не будет обладать рыночной властью. Наличие многих покупателей означает, что никакой отдельный покупатель тоже не может оказать влияние на цены. Сговоры между продавцами и покупателями с целью воздействия на рынок исключаются. Все субъекты рынка подчиняются рыночной стихии.

- На рынке реализуется стандартизированная продукция. При данном обстоятельстве у потребителей не возникнут основания для предпочтения товара какого-либо конкретного предприятия, так как качество товара у всех производителей одинаковое.

- Отдельный производитель не может оказывать влияние на рыночную цену, в связи с существованием большого количества предприятий, производящих этот же товар. В условиях совершенной конкуренции предполагается, что каждый самостоятельный производитель вынужден согласиться с ценой, которую диктует рынок. Если фирма попытается установить цену выше той, которая сформирована рынком, она не продаст ничего, поскольку покупатели с их совершенным знанием рынка будут приобретать товар у других фирм. Цену, которая ниже рыночной, фирма тоже не станет устанавливать, так как она при этом будет терять доход.

- На рынке отсутствует неценовая конкуренция, в связи с тем, что качества товара одинаково у всех производителей.

- Потребители имеют доступ к информации о ценах. Следовательно, если какой-либо производитель решит единолично повысить стоимость своей продукции, то он потеряет своих потребителей.

- Производители на данном рынке не могут вступить в сговор и повысить цену на продукцию, так как их на данном рынке находится большое количество.

- Любой производитель может вступить в данную отрасль и выйти из неё в любой момент, так как барьеры входа и выхода на рынок отсутствуют. Не возникает проблем с созданием и ликвидацией предприятий.

Наряду с вышеперечисленными условиями рынки совершенной конкуренции так же предполагают и другие:

- Незамедлительная реакция спроса и предложения на рыночные сигналы, что обеспечивает установление равновесия на рынке.

- Существование рынка наличного товара, на котором производители и потребители встречаются в одно и то же время, в одном и том же месте.

- Отсутствие издержек, связанных с совершением сделки между производителями и потребителями. Исключается существование каких-либо посредников (инвестиционных компаний, биржевых контор, дилеров и др.).

- Сбивание цен, как орудие конкуренции на рынке совершенной конкуренции исключается.

- Предполагается отсутствие предпочтений пространственного, личностного и временного характера.

Рынки совершенной конкуренции имеют самую высокую степень независимости поведения производителей и потребителей.

В модели рынка совершенной конкуренции производители не имеют возможности оказывать влияние на цену, которая сложилась на рынке, путем изменения объемов производства. Это связано с тем, что их долевое участие в общем сегменте рынка стремиться к нулю. В случае если производитель сократит объем производства и реализации, общее рыночное предложение на данном рынке это изменит ничтожно мало. Производитель вынужден продавать свой товар по цене, которая является единой для данного рынка. Кривая спроса на его продукт меняется эластично: если производитель установит цену выше рыночной, то спрос упадет до нуля. Если установленная цена окажется меньше рыночной, то спрос будет расти до бесконечности, однако закрепление такой цены невозможно из-за производственных затрат. Эластичный спрос так же не обозначает, что производитель имеет возможность увеличивать объем выпускаемой продукции по неизменной цене до бесконечности. Цена может оставаться постоянной до того момента, пока изменения в объеме производства отдельного продавца не окажут влияние на производство данной отрасли в целом.

Совершенная конкуренция есть идеальная модель рынка. Данная модель основана на теории, и в реальной жизни она не существует. Это связано с тем, что продукция различных производителей имеет свои отличия, и однозначно существуют барьеры входа и выхода из отраслей. В современной рыночной экономике есть некоторые рынки, на которых в приблизительном виде действует совершенная конкуренция. Среди таких рынков:

- некоторые рынки сельскохозяйственной продукции;

- в среде мелких рыночных торговцев;

- строительных бригад;

- фотоателье;

- розничных ларьков.

Их объединяет приблизительная идентичность предложения, многочисленные конкуренты, мелкий масштаб бизнеса и необходимость работать по сложившейся цене - то есть на данных рынках воспроизводятся условия, которые присущи модели совершенной конкуренции.

Борьба фирм за экономическое процветание и выживание - это экономический закон рыночного хозяйства. Это противоборство между производителями, между потребителями, среди производителей и потребителей. Производители хотят реализовать свою продукцию по максимально высокой цене, но в условиях конкурентной борьбы они вынуждены сбывать свой товар дешевле, с целью стимулирования покупательского спроса.

Среди потребителей в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто покупает большее количество продукции или по наиболее высокой цене в сравнении с рыночной, не смотря на естественное желание потребителей приобретать какие-либо материальный блага по низкой цене. В противоборстве между производителями, которые стремятся реализовать свой товар подороже, и потребителями, которые стремятся приобретать товар подешевле, побеждают те, кто имеет возможность навязать выгодную для себя цену, кто более сплочен.

Таким образом, рынок совершенной конкуренции - идеальная модель рынка. Ни в одной стране мира нет и не было и, видимо, не будет рынка чистой совершенной конкуренции, на котором соблюдались все те условия, которые свойственны данной модели. Очевидно, что каждому рынку характерны барьеры входа и выхода. Кроме того, производители на отдельном рынке занимают не равные позиции, это связано в первую очередь с техническим и технологическим прогрессом. Однако нужно стремиться именно к такой модели рынка, так как путь стремления к ней есть путь к достойной жизни человечества.

1.1 Описание предметной области

Компания «Омега Профи’c» была основана в 2010 году. Компания постоянно растет и развивается. Одним из самых важных факторов становления и развития является постоянная работа с коллективом. На сегодняшний день в компании работает более 20 человек.

Основные направления деятельности компании:

• Оптовая и розничная продажа компьютерных комплектующих и оргтехники;
• Производство и продажа персональных компьютеров, поставка мобильных ПК;
• Поставка, установка и обслуживание всего спектра систем контроля доступа;
• Поставка, установка и обслуживание всего спектра систем видеонаблюдения;
• Поставка, установка и обслуживание всего спектра систем охранно-пожарной безопасности;
• Поставка серверного оборудования и промышленных компьютеров;
• Разработка и сопровождение программного обеспечения, продажа лицензионного ПО;
• Поставка и монтаж компьютерных сетей любого уровня сложности;
• Поставка и монтаж систем конференцсвязи и презентационного оборудования;
• Сервисное гарантийное и постгарантийное обслуживание техники.

Предприятие состоит из головного офиса и сети филиалов, которые находятся почти во всех городах и районах Приднестровья. В головном офисе, помимо управленческой части, есть также аттестованный сервисный центр.

Во время написания курсовой работы была исследована организационная структура предприятия, которая представляет собой несложную функциональную структуру (Приложение 1).

Согласно приведенной схеме полномочия и ответственность распределяются следующим образом:

• генеральный директор фирмы является лицом, заинтересованным во внедрении и в дальнейшем развитии системы качества на предприятии;
• зам. генерального директора руководит вспомогательными отделами предприятия;
• коммерческий директор курирует разработку и выполнение плана продаж и услуг, систему сбыта, маркетинг, логистику.
• бухгалтерия осуществляет регистрацию, обработку и учет документов, связанных с деятельностью фирмы;
• отдел кадров занимается вопросами движения кадровых потоков предприятия: приём на работу, увольнение, перемещение кадров в пределах предприятия
• технический отдел производит сборку персональных компьютеров, установку систем контроля доступа, установку систем видеонаблюдения, установку систем охранно-пожарной сигнализации, индивидуальных домофонных систем.

Особое внимание в организационной структуре предприятия было уделено деятельности маркетингового отдела.

В функции маркетингового отдела входит анализ внутренней и внешней среды предприятия, анализ конкурентов, сегментирование рынка и позиционирование товара, ценообразование, формирование ассортимента и формулирование требований к качеству продукции и обслуживанию клиентов, продвижение продукции, формирование и поддержание имиджа предприятия и торговых марок.

Главный менеджер:

• Определяет общие направления деятельности отдела в рамках общих целей и задач на основе указаний Генерального Директора и несет всю полноту ответственности за результаты деятельности отдела;
• Определяет структуру отдела, вносит необходимые изменения и дополнения в соответствии с возникающими задачами; принимает оперативные меры по изменению структуры отдела для решения конкретных задач;
• Определяет порядок оплаты труда работников, поощрения по итогам работы, несет ответственность за поддержание дисциплины в отделе и т.п.;
• Определяет стратегию деятельности по продвижению товаров и услуг, организует ее реализацию;
• Представляет предприятие в контактах с другими предприятиями и организациями, ведет деловую переписку от имени предприятия в пределах своей компетенции;
• Ежегодно (а по требованию Генерального Директора предприятия в любой момент за любой период времени) представляет им информацию о деятельности отдела;
• В случае необходимости проведения специальных маркетинговых мероприятий по согласованию с руководством привлекает к выполнению данной работы сотрудников других подразделений предприятия, создает временные группы экспертов по отдельным маркетинговым вопросам и руководит их работой;
• Организует обсуждение результатов исследований и практической деятельности в области маркетинга;
• Занимается повышением квалификации сотрудников отдела и собственной квалификации.

Менеджер обязан выполнять следующие трудовые функции:

• Осуществлять работу по поиску потенциальных клиентов путем анализа справочников и каталогов, анализа периодической печати, фиксирования обращений клиентов по телефону и электронной почте, сбора информации об этикеточной продукции в открытой розничной торговле, фиксирования контактов при участии в выставках и прочих массовых мероприятиях с участием клиентов и т.п.;
• Взаимодействовать с потенциальными клиентами на предмет их привлечения к сотрудничеству с Обществом путем отправки (доставки) рекламно-информационных материалов, отправки (доставки) коммерческих предложений, разработанных в соответствии с профилем деятельности клиента, телефонных переговоров и прямых встреч с клиентами и т.п.;
• Заносить максимально подробную информацию о клиенте и о содержании каждого контакта с ним в банк данных;
• С клиентами, которые согласились работать с Обществом и закреплены за данным менеджером решением непосредственного руководителя, взаимодействовать по изготовлению их заказов в соответствии с бизнес-процессом "сопровождение заказа" положения о работе коммерческого отдела;
• Обеспечивать правильную и своевременную подготовку документации при взаимоотношениях с клиентами;
• Докладывать непосредственному руководителю о результатах каждого контакта с клиентами, в т.ч. с потенциальными;
• Участвовать в планировании деятельности отдела и реализации планов, а также своевременно докладывать о выполнении планов;
• Участвовать в совещаниях и конференциях, проводимых начальником коммерческого отдела, руководством предприятия;
• Обеспечивать подготовку личной отчетности в соответствии с требованиями положения: о работе коммерческого отдела, начальника коммерческого отдела, маркетингового отдела, отдела кадров, руководства предприятия;
• Взаимодействовать с клиентами предприятия по контролю оплаты заказов.

В случае служебной необходимости менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями законодательства о труде.

Система электронного документооборота ООО «Омега Профи’c» предназначена для упрощения осуществления работы сотрудников предприятия.

1.2 Разработка функциональной модели системы средствами BPwin

BPwin – мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес–процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия – от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес–процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin – еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес–процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.

Внешние обстоятельства зачастую вынуждают вносить изменения в деятельность организации. Последствия этих изменений должны быть тщательно изучены и осмыслены перед тем, как система будет переделана с их учетом. BPwin может помочь пользователю на протяжении всего цикла, предоставив возможность оптимизировать бизнес–процесс, которого коснутся эти изменения.

CASE - средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0(функциональная модель), IDEF3(WorcFolow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram).

В рамках методологии IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора элементов – работ, которые взаимодействуют между собой, обмениваясь информационными и материальными потоками с помощью людских и производственных ресурсов, потребляемых каждой работой.

Было проведено описание системы в целом и её взаимодействие с окружающим миром (контекстная диаграмма, рис. 1), после чего происходит функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно.

Рис.1. Контекстная диаграмма ООО «Омега Профи’c»

Управление деятельностью организации осуществляется законами ПМР. Механизмами являются МТО и персонал. Система ООО «Омега Профи’c» преобразует входы (Поставщики и клиенты) в выходы (отчеты в налоговую инспекцию, услуги, товары) под управлением (нормативно – правовой базы) и используя механизмы (персонал и МТО).

После описания системы в целом проведено разбиение её на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции первого уровня.

На диаграмме декомпозиции первого уровня (рис.2) отражена деятельность ООО «Омега Профи’c», которая представлена семью блоками: администрация, бухгалтерия, отдел кадров, маркетинговый отдел, отдел программирования, технический отдел, склады.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции 1–го уровня подсистемы ООО «Омега Профи’c»

Для «Администрации» входящей информацией являются отчеты из всех отделов. Выходящей информацией – контроль над всеми отделами. Для «Бухгалтерии» входящей информацией являются поставщики и клиенты. Выходящей информацией – предоставление отчётности перед администрацией и предоставление отчётности перед налоговой. Для блока «Отдел кадров» входящей информацией является информация о персонале, а выходящей – данные о персонале. Для «Маркетингового отдела» входящей информацией являются клиенты и результаты работы технического отдела, а выходящей информацией – предоставление отчётности и наряды для отдела программирования и технического отдела. Для «Отдела программирования» входящей информацией является наряды, выходящей – предоставление услуг и предоставление отчётности. Для блока «Технический отдел» входящей информацией являются комплектующие и наряды, выходящей – предоставление услуг, предоставление отчётности, результат работы. Для блока «Склады» входящей информацией являются поставщики и клиенты, выходящей – товары, комплектующие, предоставление отчётности.

Все бизнес – процессы протекают под жестким регламентом Законодательства ПМР, ГОСТов и Трудового кодекса. Механизмами являются персонал и МТО.

Работа маркетингового отдела отображена на диаграмме декомпозиции второго уровня (рис.3). Продажа товара и сервисное обслуживание клиентов является одним из основных видов деятельности ООО «Омега Профи’c».

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции 2–го уровня «Маркетинговый отдел»

В работу маркетингового отдела входит: «Продажа товара» и «Сервисное обслуживание». Для всех блоков входящей информацией являются клиент, для блока «Сервисное обслуживание» еще и информация о результатах работы технического отдела. Выходящей информацией для всех работ является предоставление отчетов руководству, для «Сервисного обслуживания» ещё наряды.

Управление происходит согласно законам ПМР и контролем «Администрации». Механизмами являются персонал и МТО.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков, последовательности выполнения работ и сценариев взаимодействия применяют диаграммы в методологии – IDEF3.

IDEF3 – методология моделирования, использующая графическое описание информационных поток, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов.

Используя данную методологию, был спроектирован процесс продажи товаров (рис.4) и процесс сервисного обслуживания (рис.5).

Рис.4. Диаграмма IDEF3 «Продажа товара»

Первый этап процесса «Продажа товара» – оформление заказа. Следующим этапом является проверка наличия товара по базе. Результат может быть двух видов: товар есть на складе и заказ товара у поставщика. В случае отсутствии товара оформляется список товаров и отправляется поставщику, а если товар есть на складе производится оформление счёта на оплату. Затем производится проверка факта оплаты, далее происходит оформление накладной на отгрузку и гарантийного талона перед этими процессами применен перекресток Asynchronous AND, т.к. все предшествующие процессы должны быть завершены. После данной работы использован перекресток Asynchronous AND, т.к. все предыдущие процессы должны быть завершены. Завершающим этапом является формирование отчета о проделанной работе.

Рис.5. Диаграмма IDEF3 «Сервисное обслуживание»

Первый этап процесса «Сервисное обслуживание» – оформление наряда на ремонт. Затем происходит передача оборудования и наряда на ремонт. Полученные данные обрабатываются, и следующим этапом является получение результата диагностики, затем сообщают клиенту о результате. Клиент может дать своё согласие на ремонт либо отказаться и именно по этой причине используется XOR (Exclusive OR) т.к. только один следующий процесс запускается. Если клиент согласен на ремонт, тогда делаются указания к наряду и после этого формируется счёт на оплату, а если клиент отказался от ремонта тогда счёт на оплату формируется сразу, но выполняется только одно из возможных решений клиента. После производится проверка факта оплаты и выдаётся оборудование.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами. Процесс создания модели работ является итерационным, следовательно, работы могут менять свое расположение многократно. Чтобы не запутаться и проверить способ декомпозиции, следует после каждого изменения создавать диаграмму дерева узлов.

Рис.6.Диаграмма DFD Документация ООО «Омега Профи‘с»

Диаграммы потоков данных используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ.  Цель такого представления ­– продемонстрировать, как каждое структурное подразделение преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

Диаграмма DFD построена для более наглядного отображения текущих операций документооборота. Она описывает функции обработки информации, документы, объекты и отделы, которые участвуют в обработке информации в организации (Рис.6).

На диаграмме отображены внешние ссылки или источники данных извне: поставщики компонентов, периферии и оборудования, налоговая инспекция и головной офис.

На Рис.7 изображены хранилища данных: планы создания сборок и сопроводительная документация. Большая часть данных находящаяся в архивах хранится на бумажных носителях. Работами выступают планирование сборок, подборка комплектующих, сборка, упаковка.

Рис.7.Диаграмма DFD Документация ООО «Омега Профи‘с»

Из головного офиса в планирование сборок через архив «Планы создания сборок» поступает заказ на сборку, после чего производится подборка необходимых комплектующих. Из внешних источников данных поступает документация на основные компоненты, устройства и оборудование. Затем производится передача документации на комплектующие и сопроводительная документация в «Сборку», а затем передаётся документы на компьютер и сопроводительные документы передаются на «упаковку». После «упаковки» передаётся информация о создании сборки в «планирование сборок», а сопроводительная документация отправляется в головной офис; «планирование сборок» предоставляет отчётность в налоговую.

Во время выполнения курсовой работы, была сформирована функциональная модель с необходимой глубиной проработки, отображающая функциональную структуру объекта ООО «Омега Профи’c», т.е. выполняемые им функции, производимые действия и связи между этими действиями.

Глава 2. Реализация операций по управлению документооборотом

2.1. Электронный документооборот

Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждое предприятие. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В частности, появились такие понятия как системы электронного документооборота. Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота – компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.

В настоящее время на рынке программных средств, представлено множество систем электронного документооборота, что приводит к затруднению выбора программного продукта.

Среди всех известных на сегодняшний день систем электронного документооборота была использована система DIRECTUM. Данная система позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента. Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности.

Система DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функциональность системы DIRECTUM зависит от ее конфигурации. В поставку могут входить восемь модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования.

Безопасность информационной системы, ее производительность и устойчивость работы зависит от возможностей администрирования системы.

В состав системы DIRECTUM входят средства администрирования, которые позволяют автоматизировать контроль целостности данных, протоколировать работу всех пользователей, а также управлять правами пользователей и групп пользователей.

2.2 Работа с мастером действий в Directum

При работе в системе DIRECTUM ряд пользователей может многократно выполнять определенную последовательность действий с определенной частотой. Для упрощения выполнения типовых последовательностей действий, выполняемых за один момент времени, в системе DIRECTUM используются мастера действий.

Результатом работы мастеров действий могут быть автоматически сформированные электронные документы, записи справочников, папки, автоматически созданные и отправленные в работу задачи.

Справочник Мастера действий предназначен для задания и хранения настроек мастеров действий. Справочник доступен Пользователю, Администратору или Разработчику системы. Пользователь, создающий записи справочника Мастера действий, должен иметь права на его изменение. Настроенные в этом справочнике мастера действий доступны пользователям для запуска в окне «Запустить». Карточка справочника Мастера действий (Рис.8).

Рис.8. Карточка справочника Мастера действий

*Наименование. Наименование мастера действий.

*Код. Уникальный код мастера действий. Используется при программном обращении к мастерам действий. Может содержать до 10 символов. Не рекомендуется изменять для тех мастеров действий, которые используются в вычислениях ISBL.

*Группа мастера. Наименование группы мастера действий. Выбирается из справочника Группы мастеров действий. Служит для группировки записей в списке, в окне «Запустить», для упрощения поиска созданных мастеров действий в справочнике Мастера действий.

*Состояние. Состояние записи. Возможные значения: «Действующая», «Закрытая». Закрытая запись не будет отображаться в окне «Запустить» и ее нельзя будет выбрать в параметрах отчетов, сценариев и карточках других записей.

Кнопка Запустить предназначена для запуска мастера действий.

Кнопка Этапы предназначена для открытия редактора этапов мастера действий.

Кнопка События предназначена для открытия редактора событий мастера действий.

Кнопка Параметры предназначена для открытия окна параметров мастера действий.

Порядок выполнения мастера действий

Выполнение мастера действий начинается при запуске мастера действий в окне «Запустить» или при нажатии на кнопку Запустить в карточке справочника Мастера действий.

Порядок выполнения мастеров действий зависит от настроек мастера действий.

Выполнение мастера действий происходит по следующему алгоритму:

1. Выполняется событие мастера действий «До выбора».

2. Выполняется событие мастера действий «Начало».

3. Если в свойстве Wizard.CurrentStep не задан текущий этап, то задать его первым этапом мастера действий.

4. Выполняется событие «Начало» текущего этапа мастера действий.

5. Если текущий этап является объектным этапом, и в настройках установлен флажок, автоматически открывать, то выполняется шаг 6, иначе выполняется шаг 8.

6. Открывается объект этапа.

7. Если в настройках этапа установлен флажок Ожидать завершения <Название объекта>, то ожидается завершение закрытия объекта.

8. Ожидается нажатие какой-либо доступной кнопки.

9. Если для нажатой кнопки задано событие, то оно обрабатывается.

10. Если при обработке события произошла ошибка, и не была нажата кнопка Отмена, т.е. сгенерировалось исключение, то выполняется шаг 8.

11. Если в событии кнопки установлено значение свойства Wizard.NextStep, то результат выполнения этапа Wizard.CurrentStep. ExecutionResult устанавливается в значение «wsrCustom».

12. Если для текущего этапа мастера действий задано событие «Завершение», то оно выполняется.

13. Если при обработке события сгенерировалось исключение, и не была нажата кнопка Отмена, то выполняется шаг 8.

14. Если результат выполнения этапа подразумевает стандартную логику перехода, например, переход на предыдущий, следующий или заключительный этап, то в свойстве Wizard.NextStep указывается номер следующего этапа.

15. Если следующего этапа нет, то выполняется шаг 19, иначе выполняется шаг 16.

16. Если результат выполнения этапа – завершающий, то есть нажата клавиша Отмена или OK, то выполняется шаг 19, иначе выполняется шаг 17.

17. В значение свойства Wizard.CurrentStep указывается значение свойства Wizard.NextStep.

18. Выполняется шаг 4.

19. Выполняется событие мастера действий «Завершение».

Подготовка к разработке мастера действий

Перед созданием нового мастера действий необходимо сделать следующее:

1. Определить этапы, из которых будет состоять мастер действий.

2. Для каждого этапа определить тип этапа.

Тип этапа рекомендуется выбирать исходя из следующих принципов:

Форма – для запроса параметров, отображения инструкций;

Объектные этапы – для открытия электронного документа, задачи или записи справочника;

Заключительный этап – для отображения результата выполнения мастера действий.

3. Определить параметры для каждого этапа мастера действий.

4. Определить события, которые будут обрабатываться в мастере действий.

Постановка задачи

Допустим, необходимо реализовать отчет, показывающий количество документов, созданных за период. Причем пользователь должен иметь возможность выбрать интересующие виды документов, а также определить список работников, по которым необходимо выполнить подсчет.

Для начала создаем, мастер действий и задаем ему параметры Рис.9:

Рис.9. Параметры мастера «Параметры отчетов»

Параметрами DateBegin, DateEnd начальная и конечная дата отсчёта. Параметры RefVed и RefWorker реализуют списки записей справочников «Виды электронных документов» и «Работники», соответственно. Параметр ReportName — служебный, и хранит наименование отчёта, вызвавшего мастер. Далее создаем этап мастера типа «Форма» и размещаем на нем параметры. Также необходимо отключить действия «Previous» и «Next» — для параметров отчета нам необходимы только «Cancel» и «Finish».

Рис.10. Этапы мастера «параметры отчётов»

В событие мастера «Finish» (рис. 12) прописываем следующий программный код:

Рис.11. Пункт в утилитах разработчика «Разработка отчётов»

Рис.12. Пункт в разработки отчётов «Параметры отчётов»

Для формирования отчёта Достаточно указать в пункте «Расчет», в параметрах разработки отчётов (рис. 11), (рис. 12):

Рис.13. События мастера действий «Завершение»

В событие мастера «Завершение» прописываем следующий программный код:

Мастера действий – это не разработка, а настройка. Со всеми вытекающим последствиями:

• для упрощения нельзя разрабатывать свои формы, можно лишь указать, что на форме нужны области текста (инструкции), запрашиваемые параметры и разделители;
• можно переименовать существующие кнопки мастера, но нельзя удалить их или добавить свои;
• не требуется программировать отображение прогресса или засеривание запрещение кнопок на время перехода с одного шага на другой - все делается автоматически.

Мастера работают не только в десктоп-клиенте, но и в веб-доступе (разумеется, если разработчик соблюдает элементарное правило "не рисуй своих окошек"; для особых случаев при настройке мастера можно указать, что он будет недоступен в веб-доступе).

Мастера являются более-менее обособленной функциональностью IS-Builder, что позволило в плане пользовательского интерфейса реализовать несколько нестандартных для DIRECTUM функций:

• автоматический подбор размеров формы согласно содержимому (причем размер формы просчитывается в начале для всех шагов мастера наперед);
• автоматический подбор размеров текстовых полей (инструкций) — вы указываете максимальную высоту и, если реальный текст занимает меньше места, поле будет уменьшено и все, что находится ниже, подтянется наверх;
• уже упоминавший автоматический прогресс для вычислений на ISBL ("выполняется операция");
• также упоминавшийся "Info provider" (по аналогии с "Error Provider" в .NET) — если для запрашиваемого параметра есть подсказка (hint), то справа автоматически рисуется специальная иконка специальный значок, при наведении на который и показывается эта подсказка.

Заключение

В современных условиях процесс сбора, хранения и обработки информации – последовательность действий, производимых над информацией с целью получения результата. Информация, используемая в данных информационных процессах, представляет собой ценный ресурс организации, наряду с управлением, финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности данных информационных процессов становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности сбора, хранения и обработки информации является автоматизация этих процессов.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В частности, появились такие понятия как системы электронного документооборота.

В настоящее время на рынке программных средств, представлено множество систем электронного документооборота, что приводит к затруднению выбора программного продукта. Среди всех известных на сегодняшний день была использована система DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием. Данная система позволяет выстроить инфраструктуру электронного взаимодействия ООО «Омега Профи’c».

Функциональность системы DIRECTUM зависит не только от модулей, входящих в поставку, но и от средств, расширяющих ее возможности использования. К дополнительным средствам, позволяющим создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL относится IS-Builder – предметно-ориентированный инструмент разработки.

При выполнении курсовой работы была достигнута поставленная цель и выполнены задачи курсовой работы:

• исследована предметная область и изучена работа всех отделов;
• построена модель документооборота в пакете BPwin;
• разработана функциональная модель предметной области в виде контекстной диаграммы и диаграмм декомпозиции, в которых был достигнут необходимый уровень детализации;
• изучена система электронного документооборота DIRECTUM, ее средства администрирования, которые позволяют протоколировать работу всех пользователей, управлять правами пользователей и групп пользователей.

Система DIRECTUM была настроена на бизнес-процессы ООО «Омега Профи’c» путем настройки мастера действий для заполнения основных справочников, формирования структуры папок и настройки типовых маршрутов.

Для настройки управления доступом к системе были созданы и зарегистрированы новые учетные записи, так как доступ к системе имеют только зарегистрированные пользователи.

Список литературы

1. Боггс У., Боггс М. UML и специалистов 654700 – Информационные системы. – М.: 2000 г. Rational Rose. – М.: «Лори», 2012 г.
2. Буч Г., Рамбо Д., Джекобсон А. Язык UML. Руководство пользователя. – М.: ДМК, 2013 г.
3. Вендров А.М. «CASE–технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем», – М.: «Бином», 2014 г.
4. Вендров А.М. «Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем», – М.: «Бином», 2012 г.
5. Калянов Г.Н. CASE – технологии. Консалтинг при автоматизации бизнес – процессов. 2–е изд. – СПб.: Изд–во СПбЛТА, 2004 г.
6. Козленко Л.Е. «Проектирование информационных систем», – М.: МГУ, 2007 г.
7. Маклаков С.В.– Моделирование бизнес–процессов в BPwin, – СПб.: «Парус», 2012 г.
8. Маклаков С. В. Bpwin и Erwin. Case–средства разработки информационных систем. – М.: ДИАЛОГ – МИФИ, 2013 г.
9. «Проектирование информационных систем». М: КомпьютерПресс, №9, 2011.
10. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. «Проектирование экономических информационных систем» – М.: «Финансы и статистика», 2011 г.
11. Трофимов С.А. CASE–технологии: практическая работа в Rational Rose. – М: «Бином», 2011 г.
12. Черемных С.В. – Структурный анализ систем:IDEF–технологии. – М.: «Бином», 2013 г.
13. Фаулер М., Скотт К «UML в кратком изложении». М.: Мир, 2014 г.

Приложение 1

Рис.1. Организационная структура ООО «Омега Профи’c»