Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет»

Содержание:

Введение

Актуальность темы исследования: В современном мире не одно предприятие, сельхоз промышленность, магазины и т.д. не могут обойтись без склада.

Склад – специальное помещение для хранения чего-нибудь; запасы товаров, материалов, сложенных в одном месте. Для того что бы знать что на складируется на складе ведется учет товаров.
    Складской учет включает в себя отслеживание прихода и расхода товаров на складе и перемещение товаров между складами и в магазины. 
    Движение товаров на складе от момента их приемки до момента выбытия со склада должно детально документироваться и находить отражение в учете. Одним из ключевых моментов в эффективной организации процесса производства на предприятии является четко и корректно организованная система учета.

Организованная на предприятии система учета товаров на складе в первую очередь должна обеспечивать своевременное, достоверное и полное отображение процессов поступления, движения, перемещения, списания и использования в производстве или управлении всех имеющихся у предприятия материалов с момента их поступления на склад до момента их фактического выбытия.

Поскольку склады работают с большими потоками товаров, учёт этих потоков требует немало усилий, рутинных операций. При помощи автоматизированных информационных систем работа бухгалтера по ведению складского учета может быть облегчена. Автоматизация складского учета призвана повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера по складскому учёту и улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению информации и доступу к ней. На основе ранее введенных данных впоследствии можно получить информацию о товарах, имеющихся на складе, и провести анализ по какому-либо признаку.

Цель и задачи КР: Целью данного курсового проекта является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет», для достижения поставленной цели нужно выполнить следующие:

• Выбор комплекса задач автоматизации;
• Характеристика существующих бизнес – процессов;
• Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи;
• Обоснование проектных решений по информационному обеспечению;
• Обоснование проектных решений по программному обеспечению;
• Информационная модель и её описание;
• Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации;
• Характеристика результатной информации;
• Общие положения (дерево функций и сценарий диалога);
• Характеристика базы данных;
• Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей);
• Описание программных модулей;
• Контрольный пример реализации проекта и его описание.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Работа склада заключается в хранении товара на длительный и короткий срок. Для полноценной работы склада требуется учет и контроль движения товаров, находящийся на нем. Что бы достичь этой цели предусмотрен ряд документаций в бумажном виде, что является не самым быстрым способом добычи информации. В настоящее время на складах для учета и контроля движения используются компьютерные технологии, что позволяет ускорить процесс работы склада, увеличивая тем самым его пропускную способность.

Склады работают с поставщиками и оптовиками. С которыми ведутся переговоры и заключаются сделки, которые нужно оформлять по ГОСТ стандарту. Для заключения сделок нужно знать точное количество товара, приходящего или хранящегося.

Сделка — действия физических и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Поэтому для складского учета актуальна роль компьютерных технологий в их деятельности.

На складах проходит большой документооборот. Для ознакомления с какими документами работает склад приведен пример на схеме 1.

Документооборот – это система оформления, использования и движения расчетных документов и денежных средств.

Документооборот состоит из операций:

• Поступления товаров на склад
• Отпуск со клада в производство
• Отпуск со склада в обособленное подразделение
• Списание товаров со склада
• Сверкой наличия товаров с данными бухгалтерского учета

Схема 1. Документооборот на складе

На «схеме 1. Документооборот на складе» представлено наглядное распределение документов и операций, проходящих на складе.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов.

Для представления движения на складе товаров приведем сначала схему процесса движения товаров.

Схема 2. Движение товара от производителя к продавцу

Производитель производит товар, который ему нужно продать, он договаривается со складом о поставки товара на склад. После при помощи поставщика доставляет товар на склад, где он будит хранится до продажи или дальнейшего распределения партии. После нахождения точки доставки поставщик доставляет товар в назначенный пункт.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Схема 3. Подробное описания бизнес процесса «Складской учет»

На схеме 3 представлено доставка товара на склад и дальнейшие возможные действия с ним, а также сопровождающие документы во время каждой стадии.

Во время приема товара от поставщика поступают документы на поставку товара по форме М-2, М-2а – доверенности на получение. Составляется приходный ордер М-4, карточка складского учета М-17, акт о приемке М-7. После товар отправляется на склад. После товар может быть распределен на четыре направления:

Производство

Продажа

Списание

Учет

При движении товара на производство, требуются документы: Распоряжение на отпуск со склада М-11 накладная; Лимитно-заборная карта М-8; Карточка складского учета М-17.

При движении товара на продажу оформляется накладная на отпуск М-15 товара со склада.

При списании товара со склада оформляется акт о списании.

При учете товаров на складе задействуются документы: отчеты о передвижении товаров на складе и карточки складского учета М-17.

Возможные проблемы учета товара и документооборота во время работы:

• Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках

Последствиями такой проблемы являются дублирование позиций и пересортица. «Дубли» возникают в последствии не формализованного процесса введения данных, которые описывают свойства товара в наименовании. Эта проблема особенно часто встречается, когда данные базу вносят несколько операторов.

Решение: конкретизация процесса ввода данных в базу, с про писание иерархии свойств товара, то есть жесткая последовательность формирования названия, отражающего свойства товара, например, сначала вводим группу товара, потом марку производителя, далее модель товара и дополнительную характеристику (цвет, объем).

• Применение штрихкодирования в учете ТМЦ

Современный рынок располагает огромным количеством наименований единиц товара, и почти всем присвоен штрих-код. По идее штрих-код не должен встречаться дважды, но на самом деле — очень часто через склад проходит товар с повторяющимися штрих-кодами, и мы опять сталкиваемся с «за двоением», но уже кодов ТМЦ с различными наименованиями. Пути решения – применение дополнительного программного обеспечения и ТСД для работы со штрих кодами.

• Проблема приема товара при расхождениях в названиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем получателя и поставщика

При вводе документа в базу данных и проведений прихода в учетной системе после приема товара на основании полученных со склада накладных ошибка внесения данных будет обнаружена постфактум. Это произойдет при инвентаризации или при включении в накладную товара, который отсутствует на складе. Решение проблемы: внедрение практики приема товара по наперед созданным в собственной учетной системе приходным накладным, а не по документам поставщика.

• Проблема пере проведения документов задним числом и пере проведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ

Простым и эффективным решением проблемы положительных и отрицательных остатков является запрет на любые изменения остатков перед инвентаризацией. Обеспечить проведение всех документов только текущим временем и текущей датой. Если всё же возникает необходимость «исправить» движение по товару, то нужно создать отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

• Проблема работы в распределенной базе

При распределенной учетной базе возникают проблемы с «накладыванием» одних проводок на другие, что приводит к замещению корректных документов на некорректные. Решение проблемы: присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы, которые создаются в системе учета имеют такие статусы:

запланирован – документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например, менеджер по продаже) может вносить любые изменения.

выполняется – начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа – корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.

завершен – задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

• Проблема партионного учета при резервировании

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFO – в результате существенно осложняется отбор товара, возрастает по серийная пересортица. Или – склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считается, что решением данной проблемы является «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке или перемещению товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара – данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Выбор операционной системы объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.

Так как разрабатываемая система является конфигурацией для 1С:Предприятие 8.1 то данная система становится центром системы автоматизации учета продаж

В случае файлового варианта работы кроме операционной системы и самой системы 1С:Предериятие 8.1 никакого другого программного обеспечения не требуется. В случае файлового варианта, работающего в локальной сети программное обеспечение комплекса усложняется с целью обеспечить работу именно локальной сети в случае ее доменной организации. В этом случае один из компьютеров сети должен выступить в качестве сервера, на котором установлена серверная операционная система.

В случае клиент-серверного варианта работы выделение в локальной сети сервера становится уже обязательным. На этом сервере должна быть обязательно установлена серверная операционная система и сервер системы 1С:Предприятие 8. Кроме этого нужен еще один сервер – баз данных. Физически это может быть тот же самый сервер, на котором функционирует сервер системы, а может быть и отдельная машина. В любом случае на нем должен быть установлен сервер базы данных. На клиентских машинах кроме операционной системы и клиентской части системы 1С:Предприятие 8.1 устанавливать не нужно.

В качестве операционной системы, функционирующей на клиентских машинах в случае клиент-серверного варианта работы, равно как и в случае файлового варианта работы целесообразно выбрать операционную систему Windows 2000/XP/Vista/7.

В качестве серверной операционной системы, функционирующей на серверах системы 1С:Предприятие и на сервере баз данных (в случае выделения его в отдельное рабочее место) целесообразно использовать Windows Server 2003 Standart Edition. В качестве сервера баз данных целесообразно использовать MS SQL Server 2005 Standart Edition.

В последнее время все большую популярность приобретают Unix-ориентированные операционные системы, в частности Linux. Серверная часть системы 1С:Предприятие 8.1 также способна функционировать в этой операционной системе, которая с легкостью может заменить на сервере Windows 2003 Server. В этом случае в качестве серверной СУБД целесообразно использовать не MS SQL Server, а PostgreSQL, которая является достойной свободной альтернативой коммерческим СУБД.

Входными документами системы автоматизации склада являются прежде всего документы оплаты за хранение, составленные бухгалтером и документы приема товара, составленные работником склада. Эти документы составляются исполнителями в произвольной форме, согласно установившимся на складе стандартам и вводятся в систему администратором.

Кроме того входящими документами системы являются документы, поступающие от заказчика(производителя). Это банковская выписка об оплате за хранение, и поступление наличных денежных средств в кассу. Формы некоторых из этих документов стандартизированы законодательством РФ, например, приходный кассовый ордер.

Все документы, поступающие на предприятие, движущиеся внутри него и выходящие с предприятия преобразуются в электронный вид системы учета. Любой документ представляется записью в базе данных, а именно в таблице документов с указанием всех его параметров.

Кроме документов входными данными является условно-постоянная информация по структуре предприятия, данные по количеству товара и данные по сотрудникам.

Вся эта входная информация в разрабатываемой системе должна храниться в справочниках, наиболее подходящих для хранения условно-постоянной информации. Таким образом, данный вид информации будет храниться в виде справочников. Структура предприятия будет храниться в справочниках:

• Организации;
• Документы;
• Товары;

Все разработанные справочники, предназначенные для хранения условно-постоянной информации, должны иметь формы списка и формы элемента справочника. Форма списка любого справочника должна быть построена таким образом, чтобы отображать состав записей справочника в виде списка, а если справочник иерархический – то и его древовидную структуру. При этом для каждой записи справочника должны выводиться все ее основные данные. Форма элемента должна отображать полную информацию об элементе справочника включая как основные, так и дополнительные данные. Нужно разработать формы таким образом, чтобы ввод и редактирование информации в них для пользователей был организован максимально удобно и быстро.

Электронные документы, введенные в систему, должны храниться в журнале документов. Форма журнала должна позволять просматривать все документы за определенный период с отображением всех основных данных документов. Должна быть возможность наложения условий отбора на список документов по основным данным документов и их сочетаниям. Для просмотра подробной информации о документе необходимо разработать форму документа, где в удобном для пользователя виде отображается вся информация о документе.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ.

Все многообразие программного обеспечения принято делить на две части: общее и специальное ПО. В состав общего программного обеспечения включают операционные системы, оболочки, СУБД и т.д. Специальное ПО представляет совокупность прикладных программ, разработанных для решения конкретных задач.

Операционная система (ОС) в наибольшей степени определяет облик всей вычислительной системы в целом. ОС представляет собой наиболее важную часть программного обеспечения, так как образует среду выполнения для всех остальных программ, будь то система управления базами данных, язык программирования или веб-сервер.

Операционные системы могут различаться особенностями реализации внутренних алгоритмов управления основными ресурсами компьютера, особенностями использованных методов проектирования, типами аппаратных платформ, областями использования и многими другими свойствами.

От эффективности алгоритмов управления ресурсами компьютера во многом зависит эффективность ОС в целом. Поэтому, характеризуя ОС, часто приводят важнейшие особенности реализации функций ОС по управлению процессорами, памятью, внешними устройствами компьютера, процессами. Так, например, в зависимости от особенностей использованного алгоритма управления процессором, операционные системы делят на многозадачные и однозадачные, многопользовательские и однопользовательские, на многопроцессорные и однопроцессорные системы.

К факторам, определяющим выбор конкретной ОС относятся:

• требования к аппаратным средствам – IBM PC-совместимый компьютер;
• поддержка сетевой технологии, и в частности поддержка протоколов TCP/IP;
• надежность;
• быстродействие.

Принимая во внимание тот факт, что выбранная ОС должна работать на платформе IBM PC, выбор, по большому счету, ограничивается двумя вариантами: можно выбрать либо ОС «семейства» MS Windows, или какой-либо свободно распространяемый клон ОС UNIX.

Так как разрабатываемая система имеет серверную часть, а именно сервер баз данных, то нам требуется выбрать две операционные системы: серверную и для клиентских машин.

В качестве серверной операционной системы выбрана Microsoft Windows 2003 Server Standart Edition.

В качестве операционной системы для компьютеров пользователей выбрана Microsoft Windows XP.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

Для реализации данной системы выбрана СУБД Microsoft SQL Server версии 2005. Такой выбор обоснован тем, что система 1С: Предприятие 8.1 в клиент-серверном варианте работы может работать только с данной СУБД – это требование системы 1С:Предприятие. К тому же данная СУБД уже установлена и успешно работает на предприятии.

В качестве специального программного обеспечения используется система 1С:Предприятие 8.1. Эта система используется и в качестве системы разработки, и в качестве платформы функционирования разработанной конфигурации.

Далее мы опишем, какие конкретно объекты и механизмы этой системы мы будем использовать для решения задачи курсового проектирования.

Прежде всего, выделим такие данные разрабатываемой системы, которые принимают одиночные значения и практически не меняются в процессе работы системы. Целесообразно использовать для хранения таких данных объекты конфигурации Константы. Они наиболее подходят для этой задачи.

Еще один объект конфигурации Перечисления мы будем использовать в нашей разработке. Перечисления используются в системе 1C:Предприятие 8.1 для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации.

Для хранения исходных данных разрабатываемой системы целесообразно использовать Справочники. Справочники являются основным механизмом хранения условно-постоянной информации в системе 1С:Предприятие. Справочники используют в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Каждый справочник представляет из себя список однородных объектов, которые называют элементами справочника. Для справочника можно задать структуру – т.е. состав реквизитов справочника. В реквизитах целесообразно хранить свойства объектов информации. В структуру справочника могут входить не только реквизиты, но и табличные части, что приводит к тому, что каждый элемент может иметь не только набор свойств-реквизитов, но и список определенных значений. Справочники могут иметь иерархическую структуру, что полностью позволяет ответить на вопрос как объединить объекты хранимой информации в группы и подгруппы. Одни справочники могут быть подчинены другим, т.е. одной записи в справочнике-владельце может соответствовать несколько записей в подчиненном справочнике. Это позволяет организовать хранение списка значений свойств в подчинении видам свойств. Справочники могут иметь любое количество экранных форм, среди которых особо выделяются форма списка, предназначенная для отображения списка элементов справочника, в том числе в иерархической структуре и форма элемента, в которой выводится подробная информация об элементе, включая все его реквизиты и табличные части. При помощи форм справочников решается вопрос об отражении хранимой информации на экране. Формы имеют программные модули, в которых можно при помощи встроенного языка системы 1С:Предприятие запрограммировать необходимый функционал. Наличие у справочников макетов позволяет легко создавать печатные формы, для вывода их на принтер.

Таким образом, для хранения условно-постоянной информации необходимо для каждой категории этой информации создать справочник, определить его иерархию, состав реквизитов, табличные части и их реквизиты, подчиненность, определить экранные формы и их программные модули, макеты для вывода на печать.

Для фиксации в системе сведений о совершенных операциях целесообразно использовать объект конфигурации Документы. В документе можно создать необходимое количество реквизитов шапки, способных полностью описать все параметры операции. Кроме параметров шапки можно создать необходимое количество табличных частей с собственной структурой. Документ может иметь несколько экранных форм, в которых отображаются все реквизиты, табличные части и дополнительные элементы управления. Экранные формы могут иметь программные модули, в которых можно запрограммировать необходимый функционал документа. При помощи макетов документов можно легко создать печатные формы документов для вывода их на принтер. При проведении документов происходит фиксация данных о выполненной операции. Таким образом, для фиксации события о выполнении операции целесообразно создать документ, определить состав его реквизитов, табличных частей и их реквизитов, состав экранных форм, запрограммировать модули экранных форм таким образом, чтобы обеспечить необходимую логику работы документа, разработать макеты документов для получения печатных форм и в модуле документа запрограммировать проведение документа в соответствии с логикой работы документа.

Система 1С:Предприятие имеет еще один объект конфигурации, который целесообразно использовать в нашей конфигурации – это журналы документов. Журналы документов - это объекты конфигурации, которые предназначены для смысловой группировки документов. Форма журнала документов предоставляет возможность вывода списка документов с необходимыми реквизитами.

Объект конфигурации Регистр сведений наиболее подходит для хранения информации о контингенте. Регистры сведений предназначены для хранения информации, развернутой по комбинации измерений. Если требуется хранить историю изменений этой информации, то регистр сведений можно сделать периодическим. Тип хранимой информации в ресурсах регистра сведений может быть как один из примитивных типов данных (число, строка, дата, булево), так и ссылка на объект базы данных (элемент справочника, документ, значение перечисления и др.). Это принципиально отличает регистр сведений от регистра накоплений, в ресурсах которого может храниться только числовая информация, поддающаяся суммированию.

Документы поступления и отгрузки товаров со склада выполняют изменение контингента. Разрабатываемая система должна иметь единое хранилище таких остатков. В качестве такого хранилища целесообразно использовать такой объект системы 1С:Предпориятие 8.1 как регистр накопления. Данный регистр хранит остатки в разрезе групп.

2 глава. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

Схема 4. Информационная модель складского учета

Информационная система состоит из 7 таблиц справочников:

• Сотрудники
• Товары
• Доставка
• Клиенты
• Заказы
• Поставщики
• Закупка

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

Входной информацией в данном проекте являются прайс – листы с описанием товаров.

Прайс – листы содержат следующую информацию:

• Номенклатурный номер товара;
• Наименование товара;
• Количество в упаковке;
• Цена за единицу товара;
• Производитель.

Окно ввода информации справочника таблицы сотрудники имеет вид:

В нее входит 9 строк данных:

• Код сотрудника;
• Имя;
• Отчество;
• Фамилия;
• Должность;
• Дата рождения;
• Дата приема;
• Внутренний;
• Домашний телефон.

Окно ввода информации справочника таблицы товары имеет вид:

В нее входит 8 строк данных:

• Код товара;
• Номенклатурный Номер;
• Наименование Товара;
• Категория;
• Количество в упаковке;
• Закупочная цена;
• Отпускная цена;
• Производитель.

Окно ввода информации справочника таблицы доставка имеет вид:

В нее входит 4 строк данных:

• Код доставки;
• Название;
• Стоимость доставки;
• Телефон.

Окно ввода информации справочника таблицы клиенты имеет вид:

В нее входит 6 строк данных:

• Код клиента;
• Название организации;
• Страна;
• Город;
• Адрес;
• Телефон/Факс.

Окно ввода информации справочника таблицы заказы имеет вид:

В нее входит 12 строк данных:

• Код заказа;
• Дата заказа;
• Название организации;
• Фамилия Сотрудника;
• Наименование товара;
• Должность;
• Количество заказанного товара;
• Название Доставки;
• Количество на складе;
• Стоимость доставки;
• Отпускная цена;
• Цена Заказа.

Окно ввода информации справочника таблицы поставщики имеет вид:

В нее входит 10 строк данных:

• Код поставщика;
• Название;
• Обращаться к;
• Должность;
• Адрес;
• Город;
• Индекс;
• Страна;
• Телефон;
• Факс.

Окно ввода информации справочника таблицы закупка имеет вид:

В нее входит 11 строк данных:

• Код закупки;
• Название Поставщика;
• Наименование Товара;
• Фамилия Сотрудника;
• Должность Сотрудника;
• Дата закупки;
• Название Доставки;
• Количество закупленных товаров;
• Количество на складе;
• Цена закупки;
• Закупочная цена.

2.3. Характеристика результатной информации.

Описание результативной информации во внешней памяти ЭВМ (файлы и записи).

Результативная информация представлена в виде 4-х отчетов:

• Заказы клиентов;
• Сотрудники, сделавшие закупку;
• Товары, заказанные клиентами;
• Закупки у поставщиков.

Все отчеты запускаются из меню «Отчеты».

Подробнее об отчетах:

Отчет «Заказы клиентов» - формирует отчет по клиентам (названиям организаций) с выводом следующих показателей:

• Дата заказа;
• Номенклатурный номер товара;
• Описание товара;
• Отпускная цена товара;
• Количество заказанного товара.

Отчет «Сотрудники, сделавшие закупку» - отчет по сотрудникам (фамилиям) с выводом следующих данных:

• Код закупки;
• Дата закупки;
• Название организации – поставщика;
• Номенклатурный номер товара;
• Закупная цена товара;
• Количество закупленного товара.

Отчет «Товары, заказанные клиентами» - отчет по товарам (код товара, номенклатурный номер товара) с выводом следующих данных:

• Отпускная цена товара;
• Дата заказа;
• Название организации – клиента;
• Количество заказанного товара.

Отчет «Закупки у поставщиков» - отчет по поставщикам (код поставщика, название организации - поставщика) с выводом следующих данных:

• Дата закупки;
• Номенклатурный номер товара;
• Закупная цена;
• Количество закупленных товаров.

С помощью отчетов можно быстро просмотреть какие закупки были сделаны предприятием, когда они были сделаны, какие товары приобретают клиенты, какое количество и по какой цене, а также можно легко просмотреть какими сотрудниками были совершены закупки.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога).

Дерево функций

Рисунок 1 Дерево функций

Дерево функций — это иерархическая структура действий, реализованных в информационной системе. Можно выделить два подмножества функций:

• служебные функции;
• основные функции.

Служебные функции - идентичны для всех автоматизированных систем управления учреждением на уровне развития аппаратных и программных средств. Эти функции призваны обеспечить безопасность ввода, обработки и хранения информации, облегчить работу с системой, сделать ее наиболее удобной для конечного пользователя.

Диалог - это процесс обмена сообщениями между информационной системой и пользователем. В процессе этого обмена постоянно осуществляется смена ролей информатора (тот, кто отправляет информацию) и реципиента (пользователь, который принимает информацию), при этом смена ролей происходит оперативно.

В процессе диалога возможно:

• двустороннее управление на базе языка типа «запрос-ответ»;
• одностороннее управление со стороны информационной системы с языком общения типа «меню», «заполнение шаблона», ответа по «подсказке»;
• одностороннее управление со стороны пользователя с использованием языка команд.

После входа в программу открывается главное окно программы и активизация системы меню. На рисунке(1) показан состав главного окна и меню программы.

Рисунок 2. Сценарий диалога

2.5. Характеристика базы данных.

Одним из основных справочников системы является справочник «Номенклатура». Для подробного описания номенклатуры имеются реквизиты, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Состав реквизитов справочника «Номенклатура»

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка(9)	Код номенклатуры
Вид	Перечисление.ВидыНоменклатуры	Вид номенклатуры
Наименование	Строка(50)	Наименование номенклатуры
ПолнНаименование	Неограниченная строка	Полное наименование
Артикул	Строка(25)	Код производителя
БазоваяЕдиница	Справочник.Единицы	Базовая единица измерения
ОсновнаяЕдиница	Справочник.Единицы	Основная единица измерения
ШтрихКод	Строка(13)	Штрих код

У справочника «Номенклатура» нет табличной части. Этот справочник, является иерархическим, что позволяет группировать номенклатуру по логическим группам. Форма элемента справочника «Номенклатура» предназначена для подробного отображения данных о номенклатуре. Модуль формы содержит различные процедуры и функции, для работы с элементами справочника. Форма списка справочника «Номенклатура» представляет собой дерево со списком номенклатуры.

Справочник «Склады» включает в себя информацию о складах предприятия. Реквизиты справочника «Склады» представлены в таблице 2.

Таблица 2. Состав реквизитов справочника «Склады»

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка (9)	Код
Наименование	Строка (25)	Наименование
НомерСекции	Число (1)	Номер секции
МОЛ	Справочник.ФизЛица	Материально-ответственное лицо

Рисунок 3. Справочник «Склады»

У справочника «Склады» нет табличной части. Этот справочник является иерархическим, что позволяет группировать данные по логическим группам. Ссылки на элементы этого справочника можно выбрать в табличных частях складских документов или в регистре накопления «Остатки» в качестве реквизита, указывающего, на каком складе хранится номенклатура.

Справочник «Банки» предназначен для хранения информации по банкам предприятия. Реквизиты справочника «Банки» представлены в таблице 3.

Таблица 3. Состав реквизитов справочника «Банки»

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка (9)	Код
Наименование	Строка (100)	Наименование банка
КоррСчет	Строка (20)	Корреспондентский счет банка
Местонахождение	Строка (50)	Местонахождение банка (город)
Адрес	Неограниченная строка	Адрес
Телефоны	Строка (30)	Телефоны

У этого справочника табличной части нет. Он является иерархическим, что позволяет группировать данные по логическим группам. Ссылки на элементы справочника «Банки» выбираются в элементы справочника «Банковские счета». Справочник «Банковские счета» предназначен для хранения информации по банковским счетам предприятия. Реквизиты этого справочника представлены в таблице 4.

Таблица 4. Состав реквизитов справочника «БанковскиеСчета»

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка (9)	Код
Наименование	Строка (50)	Наименование
НомерСчета	Строка (20)	Номер счета
Банк	Справочник.Банки	Банк
БанкДляРасчетов	Справочник.Банки	Банк непрямых расчетов
Назначение	Неограниченная строка	Назначение платежа
НомерИДатаРазрешения	Строка (35)	Номер и дата разрешения открытия счета
СуммаБезКопеек	Число (1)	Сумма без 00 копеек

Справочник «БанковскиеСчета» не имеет табличной части.

Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения информации по контрагентам. Реквизиты справочника «Контрагенты» представлены в таблице 5.

Таблица 5. Состав реквизитов справочника «Контрагенты»

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка (9)	Код
Наименование	Строка (50)	Наименование
ЮрФизЛицо	Справочник	Юридическое или физическое лицо
ОсновнойДоговор	Справочник.Договоры	Основной договор
ОсновнойСчет	Справочник.БанковскиеСчета	Основной счет
ОсновноеСвойство	Справочник.СвойстваКонтрагентов	Основное свойство
Коментарий	Неограниченная строка	Дополнительная информация

У справочника Контрагенты нет табличной части. Справочник является иерархическим, что позволяет группировать его данные по логическим группам. Ссылки на элементы этого справочника выбираются в шапках складских документов и в регистре накопления «Взаиморасчеты».

Форма элемента справочника «Контрагенты» предназначена для просмотра данных о контрагенте (рисунок 4). В модуле формы предусмотрены необходимые процедуры и функции, позволяющие работать с элементами справочника.

Рисунок 4 Форма элемента справочника «Контрагенты»

В справочнике «Фирмы» хранится информация о существующих фирмах. Реквизиты данного справочника описаны в таблице 6.

Таблица 6. Состав реквизитов справочника «Фирмы

Наименование реквизита	Тип реквизита	Описание
Код	Строка (6)	Код
Наименоване	Строка (25)	Наименование
ГлБухгалтер	Справочник.ФизическиеЛица	Главный бухгалтер
ГНИ	Строка (50)	Наименование налоговой инспекции
ДатаРегистрации	Дата	Дата регистрации фирмы
ИНН	Строка (13)	ИНН
КПП	Строка (13)	КПП
ОКОНХ	Строка (10)	Код по ОКОНХ
ОКПО	Строка (10)	Код по ОКПО
ПочтовыйАдрес	Строка (240)	Почтовый адрес фирмы
Руководитель	Справочник.ФизическиеЛица	Фамилия и инициалы руководителя фирмы
БанковскийСчет	Справочник.БанковскиеСчета	Банковский счет
ЮрАдрес	Строка (240)	Юридический адрес фирмы

У справочника «Фирмы» нет табличной части. Справочник не является иерархическим. Ссылки на элементы данного справочника выбираются в шапках всех документах, а также в регистрах накопления.

Структура базы данных представлена на ER-диаграмме, рисунок 5.

Рисунок 5. ER-модель структуры справочников

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей).

Для разработки информационно-справочной системы автоматизации предприятия применяется система 1С:Предприятие. Эта система имеет модульную форму организации конфигурации. В глобальных модулях хранятся переменные, процедуры и функции доступные из других модулей. Можно выделить такие группы модулей, как:

• справочники;
• документы;
• перечисления;
• отчеты;
• обработки;
• регистры.

Рисунок 6. ER-модель структуры справочников

Структуру программы можно описать следующими основными блоками, представленными на рисунке 7.

Рисунок 7. Блок-схема основных модулей программы

Работа с программой начинается с вывода главного окна программы и активизации системы меню. Программа работает по диалоговому и событийному режиму. Под диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. Диалоговая система состоит из главного меню с соответствующими всплывающими подменю и диалоговых окон. На основании событий активизируются процедуры контроль допустимости данных. Под событием, понимается процесс, активизируемый пользователем (нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потери фокуса ввода.

Так же, важным моментом работы конфигурации является проведение документов по регистрам накопления. Движения регистров являются результатом проведения документов и источником данных для формирования отчетов.

2.7 Описание программных модулей.

Главный модуль предназначен для запуска основных процедур и функций программы.

Модуль работы со справочниками предназначен для поиска, просмотра информации в справочниках, отбор и сортировка, редактирование данных и печать. Он включает в себя:

• справочник «Физические лица»;
• справочник «Фирмы»;
• справочник «Склады»;
• справочник «Кассы»;
• справочник «Контрагенты»;
• справочник «Банки»;
• справочник «Банковские счета»;
• справочник «Виды номенклатуры»;
• справочник «Единицы измерения»;
• справочник «Номенклатура».

Функциями модуля «Документы» являются: ввод первичных данных и просмотр ранее внесенных данных. Модуль предназначен для таких работ с документами, как: ввод нового документа, изменение, удаление, поиск, отбор и сортировка документов.

Данный модуль включает в себя следующие документы:

• Заявка;
• Реализация;
• Возврат от покупателя;
• Поступление ТМЦ;
• Списание ТМЦ;
• ПКО;
• РКО;
• Приход по банку;
• Расход по банку;
• Перемещение.

При оперативном проведении документов происходит движение регистров.

Модуль «Регистры» включает в себя:

• Остатки;
• Взаиморасчеты;
• Касса;
• Банк.

Модуль «Отчеты» включат в себя:

• Остатки;
• Ведомость по кассе;
• Ведомость по банку;
• Взаиморасчеты.

В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра и распечатки отчетов с информацией базы данных могут использовать формы.

Основные преимущества использования форм:

При вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в соответствии с правилами целостности.

Поле ввода в форме представляет собой список допустимых значений, из которых пользователи могут выбрать нужное.

Область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей выводимой в форме записи.

Командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

Формы для занесения документов вызываются из главного меню программы. Информационной базой данного модуля являются документы.

Модуль «Формирование отчетов» необходим для формирования печатных форм. В этом модуле хранятся шаблоны для печати. После запроса обрабатывается исходная информация в соответствии с заданными параметрами пользователя, затем формируется отчет. Отчеты выполняются при помощи механизма 1С «Построитель отчетов». Схема его работы представлена на рисунке 8.

Интерфейс пользователя

Встроенный язык

Рисунок 8. Схема работы «Построителя отчетов»

Блок-схема документа «Реализация» имеет следующий вид (рисунок 9):

Рисунок 9. Блок-схема документа «Реализация»

Практически все виды запросов, которые можно построить программно, в 1С можно построить визуально. Также в 1С есть возможность создавать разнообразные запросы выборки. Существует развитая система фильтров. Фильтры и система сортировки - одна из наиболее сильных сторон 1С. Фильтры строятся с помощью запросов или установкой критериев.

Компьютерные системы используют отчеты и запросы для считывания и представления данных таким образом, чтобы обеспечить полезность информации, содействовать принятию решений или поддерживать коммерческие приложения.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание.

После того как пользователь запустил программу, открывается специальная главная форма, которая позволяет начать работу с базой данных.

Пункт главного меню Документы предназначен для работы с новыми документами и журналами документов. Все справочники программы становятся доступными после выбора пункта главного меню Справочники. Пункт главного меню Отчеты содержит все доступные отчеты.

При начале работы с программой в справочники заносится необходимая первичная информация: название фирмы, структура складов, структура подразделений, банковский счет, кассы, имеющиеся на предприятии. Все остальные справочники заполняются уже в процессе работы с программой.

Справочник «Контрагенты». Для ввода нового или изменения данных о существующем контрагенте нужно выбрать пункт меню «Справочники» - «Контрагенты». В списке справочника можно выбрать одно из стандартных действий: добавить, изменить, скопировать, удалить, отбор, сортировка, настройка списка, вывод списка на печать. Для ввода нового контрагента нужно выбрать группу, в которой будет находиться этот контрагент (рисунок 10), а затем выбрать действие «Добавить», открывается форма для ввода данных о новом контрагенте (рисунок 11).

Рисунок 10. Группы справочника «Контрагенты»

Рисунок 11. Добавление нового контрагента

По бумажным документам вносится вся необходимая информация. В случае вызова данных из другого справочника, например «Банковский счет», в открывшейся для выбора форме можно редактировать данные этого справочника без входа в него через основное меню.

Остальные справочники заполняются аналогично. Формы для добавления новой номенклатуры, новых физических лиц, банка, склада и фирмы представлены на рисунках 12 - 17.

Рисунок 12. Группы справочника Номенклатура

Рисунок 13. Добавление новой номенклатуры

Рисунок 14. Добавление новой фирмы

Рисунок 15. Добавление нового склада

Рисунок 16. Добавление нового банка

Рисунок 17. Добавление нового физического лица

Для ввода нового документа «Поступление ТМЦ» необходимо выбрать пункт меню «Документы» - «Поставщики» - «Поступление ТМЦ». При выборе этих пунктов меню сразу откроется форма ввода нового документа (рисунок 18, 19). В новом документе при необходимости можно поменять номер и дату документа, также можно добавить комментарий и заполнить табличную часть. Над табличной частью могут быть выполнены следующие стандартные действия: добавить, изменить, копировать, удалить, отбор, сортировка, настройка списка, вывод списка на печать.

Рисунок 18. Форма ввода ТМЦ (табличная часть)

Рисунок 19. Форма ввода ТМЦ (шапка)

Для формирования отчетов необходимо выбрать пункт главного меню «Отчеты» и выбрать из предложенного списка нужный отчет. В отчете «Остатки ТМЦ» можно выбрать дату, на которую будет сформирован отчет, выбрать склад, установить отборы и т.д. После нажатия кнопки «Сформировать» откроется сформированный отчет (рисунки 20, 21).

Рисунок 20. Отчет «Остатки ТМЦ»

Рисунок 21. Сформированный отчет «Остатки ТМЦ»

Для завершения работы с системой, необходимо выбрать пункт главного меню «Файл» - «Выход». Система выполнит закрытие всех открытых объектов, и приложение будет закрыто.

Заключение

В результате выполнения данного курсового проекта были выполнены задачи:

• Выбор комплекса задач автоматизации;
• Характеристика существующих бизнес – процессов;
• Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи;
• Обоснование проектных решений по информационному обеспечению;
• Обоснование проектных решений по программному обеспечению;
• Информационная модель и её описание;
• Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации;
• Характеристика результатной информации;
• Общие положения (дерево функций и сценарий диалога);
• Характеристика базы данных;
• Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей);
• Описание программных модулей;
• Контрольный пример реализации проекта и его описание.

Были рассмотрены возможности применения системы 1С:Предприятие, с целью создания системы автоматизации. Система 1С:Предприятие, обладает гибкой технологической платформой, поэтому именно она была выбрана для реализации задачи курсового проекта как имеющая наибольшие возможности подстройки под специфику задачи. Рассмотрены основные особенности архитектуры этой системы, ее функциональность и механизмы, при помощи которых строятся прикладные решения. Найдены способы использования основных механизмов системы 1С:Предприятие для целей данного дипломного проекта.

В системе 1С:Предприятие была разработана и реализована конфигурация, выполняющая поставленную задачу. Созданы объекты конфигурации: справочники, документы, журналы документов, регистры, отчеты; определена их структура, реквизиты, формы, написаны программные модули, реализующие заданную функциональность этих объектов.

Список литературы

1. http://glavkniga.ru
2. http://www.modber.ru
3. http://studbooks.net/
4. http://www.1c.ru/
5. http://www.economicportal.ru/index.html
6. http://www.docva.ru/