«Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В нынешнее время на рынке используются большое количество разных решений для автоматизации практически всей деятельности организаций.

Для принятия управленческих решений нужна также информация, что наиболее удобным образом может обобщать учетные данные, то есть требуются разнообразные аналитические формы и отчеты.

Традиционная система учета предлагает стандартные отчеты, но она полного объема данных не позволяет увидеть. При этом в применяемых программных решениях часто используется одинаково структурированная информация с очень низким количеством различий. Также в большинстве случаев использование этого подхода продиктовано острой необходимостью в самые кратчайшие сроки развернуть практически работоспособную систему, при этом выполнив минимальный объем доработок.

Многие развивающиеся страны в полной мере уже давно осознали все уникальные преимущества, что несет распространение и развитие коммуникационных и информационных технологий.

Актуальность решения проблем автоматизации учета развития и подготовки сотрудников любого предприятия с помощью создания конфигурации 1С:Предприятие является одной из самых основных. Данная проблема охватывает и физическую обработку информации, и безопасность данных, и проектирование пользовательского интерфейса.

Объектом исследования в рамках работы является теория бизнес-процессов.

Предмет исследования – автоматизация развития и подготовки сотрудников.

Цель работы: рассмотреть и описать методы проектирования информационной автоматизированной системы на основании бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;

– выполнить характеристику базы данных;

– привести контрольный пример реализации проекта.

Практическая значимость работы заключается в использовании на практике методов и инструментов создания автоматизированных информационных систем с помощью конфигуратора 1С:Предприятия.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Каждая компания стремится повысить уровень профессионализма своих сотрудников. Для этого используются множество методов: от стажировок – до курсов повышения квалификации.

Правильная организация процесса развития и подготовки сотрудников всегда является важным моментом в функционировании любого предприятия или организации, поскольку зависимость всех сотрудников от вовремя полученного приказа или направления на обучение, правильного выдранных преподавателей, быстро выполненного отчета по занятиям очень велика.

Преподаватели, которые проводят указанные курсы вынуждены работать с большим количеством учащихся. Это приводит к бумажной «волоките», которая является источником огромного количества бумаги. У начальников отделов хранится большое число приказов, направлений на курсы, личных дел и других документов, которые являются обязательными при такой работе.

Поэтому возможность выполнения и хранения этих документов в электронном виде всегда является актуальной и важной. Все имеющиеся документы – это результат выполнения каких-то операций.

А специалисту должна предоставляться возможность выполнения таких операций на персональном компьютере, что более эффективнее, удобнее и быстрее.

Информационная система курсов по повышению квалификации разрабатывается с целью:

– организация доступа к информации без непосредственного участия администратора базы данных;

– автоматизации работы с документами, которые являются специфичными для данной предметной области.

Опишем принцип работы типовых курсов по повышению квалификации.

Преподаватели работают в учебном заведении и занимаются организацией курсов повышения квалификации.

В их распоряжении имеются сведения о сформированных группах студентов. Группы формируются в зависимости от специальности и отделения. В каждой из них включено определенное количество слушателей. Проведение занятий обеспечивает штат преподавателей.

Для каждого из них в базе данных зарегистрированы стандартные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, телефон) и стаж работы.

В результате распределения нагрузки они получают информацию о том, сколько часов занятий проводит каждый преподаватель с соответствующими группами.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Рассмотрим моделирования «КАК ЕСТЬ» для БП «Развитие и подготовка сотрудников».

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.

На рисунке 1.1 рассмотрен бизнес-процесс «Развитие и подготовка сотрудников» при помощи контекстной диаграммы.

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 1.1 показаны основные входы:

– потребности сотрудника в подготовке;

– перспективный план развития.

Рис. 1.1. Полученная контекстная диаграмма

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– коллективный договор;

– Положение о подготовке сотрудников.

Механизмами являются:

– сотрудники;

– администрация.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– сертификат о прохождении подготовки.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рис. 1.2):

– определение и направление сотрудников;

– прохождение курсов повышения квалификации;

– предоставление отчета.

Рис. 1.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Каждый подпроцесс описывается с помощью приведенного выше алгоритма.

Далее также можно выполнить декомпозицию БП, которые указаны на рисунке 1.2.

К примеру, БП «Определение и направление сотрудников» можно описать следующими подпроцессами:

– написание заявления на подготовку;

– утверждение заявления.

Пример диаграммы показан на рисунке 1.3.

Аналогичным образом выполним декомпозицию БП «Прохождение курсов повышения квалификации» и «Предоставление отчета» (рисунки 1.4, 1.5).

Рис. 1.3. Декомпозиция БП «Определение и направление сотрудников»

Рис. 1.4. Декомпозиция БП «Прохождение курсов повышения квалификации»

Рис. 1.5. Декомпозиция БП «Предоставление отчета»

В результате выполненного анализа построена модель реализации операций БП «Развитие и подготовка сотрудников».

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании, которые связаны с развитием и подготовкой сотрудников.

Размещение рекламных материалов приостанавливается автоматически при условии достижения заданных показателей, согласованных в Дополнительном соглашении.[4]

Следует заметить, что рассматриваемы БП в типичной организации основывается на принципе движения документов (рисунок 1.6).

Рис. 1.6. Движение документов

В результате выполнения процесса развития и подготовки сотрудников могут применяться такие документы:

– приказ о направлении на курсы повышения квалификации;

– договор о прохождении курсов повышения квалификации;

– командировочный лист;

– сертификат о прохождении курсов;

– другая отчетность.

Под документооборотом понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с развитием и подготовкой сотрудников.

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

Входными документами рассматриваемого бизнес-процесса являются документы:

– заявление о прохождении курсов повышения квалификации;

– приказ о направлении на курсы квалификации (рисунок 1.7);

– командировочный лист, удостоверение (рисунок 1.8);

– сертификат о прохождении и другие.

Рисунок 1.7 – Пример приказа

Рисунок 1.8 – Командировочный лист (удостоверение)

Эти документы составляются базовыми для реализации рассматриваемого БП.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы:

– документы об оплате;

– документы о перерасчете;

– документы о возмещении денежных средств и т.д.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные;

– данные о сотрудниках;

– данные о типах услуг и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Одной с самых основных составляющих программного обеспечения является операционная система, а ее правильный выбор – это база для корректного создания новой ИС.

На ПК, что применяются в качестве рабочих мест менеджеров по работе с клиентами, могут использоваться такие ОС:

– семейство Windows;

– семейство UNIX (Linux-подобные ОС).

Для выполнения процесса разработки ПО для автоматизации взаиморасчетов с клиентами выбор ОС повлияет только на выбор платформы реализации, а не на перечень применяемых алгоритмов и технологий.

Все из перечисленных выше операционных систем содержат в себе разнообразные интерфейсы для межсетевого взаимодействия, что дают возможность использовать ПО в сетевом режиме, для выполнения параллельных и многопользовательских функций, а также обмена данными между рабочими станциями.

Выбор системы управления БД для хранения информации по работе сервисного центра представляет многопараметрическую задачу, а также является одним с важнейших этапов при выполнении процесса разработки приложения.

Выбранный тип ПО должен удовлетворять всем будущим, так и нынешним потребностям организации, а также следует учесть самые разнообразные финансовые затраты, так как очень часто руководство стоит перед выбором:

– получить полностью рабочий продукт за большую стоимость, а ее поддержка будет выполняться за символическую цену;

– купить по низкой цене базовую платформу, а ее поддержка и внедрение будут стоить больших денег.

Кроме этого, надо убедиться, что выбранная СУБД может принести предприятию реальную выгоду.

Стоит отметить, что в современное время используются так называемые специализированные СУБД (или платформы) для создания разного рода конфигураций ПО, что позже могут внедряться в серверную часть.

Классическим примером этой платформы является система под названием 1С:Предприятия, где присутствует модель по разработке конфигураций.

Стоит отметить, что в платформе также могу применяться несколько СУБД для обработки данных. В данном случае будем использовать СУБД SQL Server.

2.ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная система для учета развития и подготовки сотрудников должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации, чтобы поддержать рассматриваемый БП.

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

На рисунке 2.1 показана информационная модель системы учета развития и подготовки сотрудников.

Рис. 2.1. Информационная модель

Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков информации.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во времени работа, требующая квалификации специалистов.

Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в основном на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы взаиморасчетам с клиентами.

Также, при непосредственном функционировании и создании ИС информационные потребности для разных пользователей могут быть уточнены и изменены, что еще больше усложнит разработку или же процесс сопровождения таких программных комплексов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Информационная модель представляется схемой движения входных, результативных и оперативных потоков, а также функций рассматриваемой области проектирования.

Также она объясняет тот факт, на основании именно какой входной документации выполняются функций, которые являются основными в разрабатываемой АИС.

Для хранения постоянной информации применяются в платформе 1С:Предприятие применяются справочники.

Справочники считаются объектами конфигурации, где есть возможность указать данные о некотором объекте, но в каждом из них используются 2 поля по умолчанию:

– Код;

– Наименование.

В платформе при установке настроек справочника установлена автоматическая нумерация.

При создании АИС взаиморасчетов с клиентами созданы Справочники (рисунок 2.2):

– Отделы;

– Виды подготовки.

Рис. 2.2. Перечень справочников

Рассмотрим справочники, которые реализованы в АИС.

Справочник «Отделы» описывает группы персонала (таблица 2.1).

Количество символов поля Наименования: 25

Количество символов поля Код: 9

Таблица 2.1.

Структура «Отделы»

Имя	Тип
Реквизиты
КодОтдела	Число (целое)
НазваниеОтдела	Строка (текст)
НачальникОтдела	Строка (текст)
Кабинет	Число (целое)

Справочник «Виды подготовки» предназначен для хранения предоставляемых услуг компании (таблица 2.2).

Количество символов поля Наименования: 25

Количество символов поля Код: 9

Таблица 2.2.

Структура «Виды подготовки»

Имя	Тип
Реквизиты
Код	Число (целое)
Название вида	Строка (текст)
Стоимость	Число (целое)
ВремяВыполнения	Число (целое)
Примечание	Строка (текст)

Входные данные могут также быть введены в систему такими двумя методами:

– непосредственно вручную;

– выполнением импорта/экспорта данных.

Входные данные заполняются в основном по требованию рабочего процесса.

Стоит заметить, что при реализации формы справочника некоторые поля являются обязательными.

Объект платформы 1С:Предприятие под названием документ применяется для хранения оперативных данных.

Стоит отметить, что в рассматриваемой задаче для автоматизации взаиморасчетов с клиентами такой информацией являются введенные данные по учету работы компании.

Рассмотрим реквизитный состав применяемых документов в АИС (таблицы 2.3, 2.4):

Таблица 2.3.

Документ под названием «Учет»

Имя	Тип
Реквизиты
Номер	Число (целое)
Дата оформления заявки	Строка (текст)
Отдел	Подстановка СправочникСсылка.Отделы
Подготовка	Подстановка СправочникСсылка.ВидПодготовки
Оплачено	Булевое

Таблица 2.4.

Документ «Сотрудники»

Имя	Тип
Реквизиты
КодСотрудники	Числовой
ФИО	Строка (текст)
Адрес	Строка (текст)
Отдел	Подстановка СправочникСсылка.Отделы
Телефон	Строка (текст)

2.3. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В разрабатываемой АИС предусматривается работа с системой одного пользователя, который принимает заявку на выполнение подготовки.

Дерево функций, которые применяются при работе с системой, представлено ниже на рисунке 2.3.

Рис.2.3. Описание дерева функций менеджера

На базе имеющихся данных опишем последовательность работы с конфигурацией.

Такая последовательность действий носит рекомендационный характер, а при надобности может быть нарушена (рисунок 2.4).

Рис.2.4. Последовательность операций с создаваемой АИС

2.4. Характеристика базы данных

После анализа исходных данных надо выделить совокупность используемых объектов базы данных:

– Сотрудники;

– Виды подготовки;

– Отделы;

– Учет.

Опишем далее атрибутный состав для указанных выше объектов (таблица 2.5):

Таблица 2.5.

Описание атрибутов

Название	Тип	Ключевое поле
Сотрудники
Код сотрудника	Число	Да
ФИО сотрудника	Строка (текст)
Адрес сотрудника	Строка (текст)
Телефон сотрудника	Строка (текст)
Отдел сотрудника	Строка (текст)	Да
Отделы
Код отдела	Число (длина 3)	Да
Название отдела	Строка (текст)
Начальник отдела	Строка (текст)
Кабинет	Число (целое)
Виды подготовки
Код	Число (длина 3)	Да
Наименование	Строка (текст)
Стоимость	Числовой
Время выполнения	Числовой
Учет
Номер	Число (длина 3)	Да
Дата	Дата
Клиент	Строка (текст)	Да
Подготовка	Строка (текст)
Отдел	Строка (текст)
Оплачено	Логический (да/нет)

Рассмотрим ER-диаграмму, показанную на рисунке 2.5:

Рис.2.5. ER-модель

В результате выполненных действий была создана структура БД, на основании которой будет спроектирована конфигурация на платформе 1С:Предприятяие.

2.5. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработанная конфигурация в себя включает непосредственно модуль, разработанный в конфигурации, а также платформу (серверную ее часть).

Платформа в данном случае является базой для создаваемого модуля и осуществления на ее основании всех основных функций для программного продукта.

Численность уровней вложенности для всех вызовов процедур в разработанной конфигурации возросло и анализ работы отдельных программных инструментов превращается порой в сложнейший механизм. [12]

Чтобы как-то облегчить указанный процесс работы, разработано дерево вызовов для спроектированных объектов (рисунок 2.6).

Рис.2.6. Дерево вызовов

2.6. Описание программных модулей

В базе данных будут созданы:

– 2 справочника;

– 2 документа;

– 4 форм;

– 1 отчет;

– 1 перечисление.

2.7. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим экранные формы созданных справочников и документов:

Рис.2.7. Внешний вид справочника Виды подготовки

Рис.2.8. Форма Отделы

Рис.2.9. Форма Виды подготовки

Для вывода отчетной информации нужно открыть окно формирования отчета:

Рис.2.10. Окно формирования отчета

Получим (рисунок 2.11):

Рис.2.11. Отчет

В результате была создана ИС для учета процесса «Развитие и подготовка сотрудников».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прогресс, достигнутый за несколько последних лет во всех направлениях вычислительной техники, включая также теорию, технологию или приложения, привели к большому расширению области применения персональных компьютеров и росту количества их пользователей.

Существенным множеством современного общества являются самые разнообразные системы доступа или же хранения информации, которые и являются неотъемлемой составляющей научно-технического современного прогресса.

Существует много причин перевода существующих данных на компьютерную основу, поскольку более быстрая обработка информации и централизация хранения с использованием современных клиент/серверных технологий дают возможность сберечь значительные средства, и главное и время для получения нужной информации.

Также упрощается значительно доступ к огромным объемам информации для ведения баз данных.

В любой фирме возникает проблема автоматизации учета развития и подготовки сотрудников, что обеспечила бы наиболее самую эффективную работу. Некоторые организации применяют для этого шкафы и бумажные папки, но большинство предпочитают современные компьютеризированные СУБД, которые позволяют эффективно хранить, извлекать данные и управлять большими объемами данных.

Использование автоматизированных информационных систем представляет в настоящее время базу специального компьютерного и программного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

По результатам написания работы выполнено следующие основные задания:

– выполнен выбор задач автоматизации;

– дана характеристика существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотрены дерево функций и сценарий диалога;

– выполнена характеристика базы данных;

– приведен контрольный пример реализации проекта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

• 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2014. - 368 c.
• Абрамов Г. В., Медведкова И. Е., Коробова Л. А. Проектирование информационных систем. М.: ВГУИТ, 2014. 172с.
• Арский Ю.М., Гиляревский Р.С., Егоров В.С. и др Информационный рынок в России.-М.:ВИНИТИ, 2014.-293с.
• Баймакова И., Новиков А., Рогачев А., Хыдыров А. Обеспечение защиты персональных данных (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2014. - 272 c.
• Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 218 c.
• Бартеньев О. В. 1С: Предприятие: программирование для всех. Базовые объекты и расчеты на одной дискете. – М.: Диалог-МИФИ, 2014. – 464 с.
• Блиновская, Я.Ю. Введение в геоинформационные системы: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 112 c.
• Богаченко В. М., Кириллова Н. А., Сухарева Е. М. Практический консультант бухгалтера; Феникс - Москва, 2015. - 416 c.
• Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
• Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва, 2015. - 232 c.
• Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
• Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - М.: Форум, 2013. - 528 c.
• Волков О.И. Экономика предприятия. – М.: Инфра М, 2014. – 416
• Габец А. П., Козырев Д. В., Кухлевский Д. С., Хрусталева Е. Ю. Реализация прикладных задач в системе "1С:Предприятие 8.2" (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2016. - 720 c.
• Гаджинский А.М. Современный учет. Организация, технологии, управление. – под редакции Гаджинского А.М. Изд-во Проспект, 2014.
• Герчаков И.Н. Менеджмент. – «Юнити», 2014. – 235 с.
• Голицына О. Л., Максимов Н. В., Попов И. И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2014.
• Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД. - СПб: Питер, 2014, 704с
• Григоренко Г. П. , Данелян Т. Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ): Учебное пособие/Моск. эконом. - стат. ин-т. - М. , 2014-126с.