Проектирование реализации операций бизнес-процесса (Характеристика сети аптек и её организационная структура управления)

Содержание:

Введение

Проводимая в сети аптек или в отдельной торговой точке, автоматизация ставит своей целью оптимизацию деятельности, снижение издержек и, следовательно, повышение прибыли. Правильная автоматизация аптек даёт большое преимущество перед конкурентами и помогает увеличить товарооборот аптеки в целом.

Автоматизация означает организацию работы с применением программы, отслеживающей и регулирующей все этапы движения товаров от поставщика до конечного потребителя, сводя к минимуму непроизводительный ручной труд.

Программы, использующиеся для автоматизации аптеки, позволяют на основании разнообразных отчётов анализировать оборот продукции, определять оптимальные сроки и размеры заказов. Остатки на складе регулируются таким образом, чтобы продукция не залёживалась, благодаря чему средства не «замораживаются» в неходовом товаре.

Автоматизация облегчает работу с бесплатными и льготными рецептами, позволяет вводить различные дисконтные программы и программы лояльности клиентов.

Анализ движения материалов даёт возможность оперативно реагировать на нужды потребителя, вплоть до изменения выкладки продукции. Автоматизация аптеки с помощью специальной программы предоставляет руководителю предприятия реальное положение вещей в бизнесе, минимизируя ошибки в отчётности. Позволяет строить планы и вносить изменения в работу в целях повышения экономической эффективности.

На каждом уровне аптечного бизнеса автоматизация решает свои задачи, направленные в результате на улучшение функционирования всего предприятия.

Торговля лекарствами и медикаментами имеет свои тонкости. Аптеке приходится работать с огромной номенклатурой, в несколько десятков тысяч позиций. Мало того, препараты одного наименования могут поставляться в разных лекарственных формах, дозировке, предназначаться для взрослых или детей. Существуют алгоритмы группирования их по разным признакам, облегчающие работу.

Особенное значение в реализации лекарств уделяется соблюдению срока годности. Программа анализирует данные и формирует отчёт о препаратах, которые необходимо реализовать до конкретной даты, или произвести отзыв из торговой сети.

Уже существует достаточно большое количество программ, позволяющих автоматизировать любую аптеку. Все они имеют понятный интерфейс и легки в освоении. В каждом отдельном случае разработчики адаптируют возможности программы под требования конкретного клиента.

Можно смело утверждать, что уже существует рынок программных продуктов для аптечного бизнеса. Но время не стоит на месте, постоянно что-то меняется и корректируется. Поэтому и разработчики программ постоянно совершенствуют и оттачивают свою продукцию, тем самым конкурируя на рынке.

Исходя из вышесказанного, можно смело заключить, что тема данной курсовой работы является актуальной в современных условиях ведения аптечного бизнеса для современной России.

Актуальность и важность данной темы определяет необходимость изучения теоретических положений, связанных с нормативно-технической документацией на разработку и проектирование информационных систем, и бизнес - проектов, а также получения практических навыков разработки основных проектных документов, моделирования и анализа бизнес-процессов, применения современных средств проектирования.

Цель данной работы - разработать автоматизированную систему учета реализации лекарственных средств.

Объектом исследования является аптека «Витан».

Предметом исследования стало изучение процесса учета реализации лекарственных препаратов.

В качестве средства достижения поставленной цели будет использоваться моделирование бизнес-процессов и разработка порядка их автоматизации.

Для достижения основной цели проекта необходимо решить определенные задачи:

1. Исследовать предметную область.
2. Обследовать объект автоматизации.
3. Выявить проблемы в существующей схеме учета реализации медпрепаратов.
4. Построить систему операций бизнес-процесса «Учет реализации медпрепаратов».
5. Разработать автоматизированную системную архитектуру по учету реализации медпрепаратов.

Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Первая глава является аналитической частью работы, где рассматриваются как теоретические аспекты по данной теме, так и практические - задачи, цели, бизнес-процессы и проблемы в области аптечного бизнеса.

Вторая глава работы – это проектная часть, где описаны основные решения по созданию конкретной информационной системы учёта медицинских препаратов в аптеке в составе сети аптек.

В заключении сделаны выводы о проделанной работе и даны рекомендации по совершенствованию аптечного бизнеса.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Основной составляющей бизнес-процесса является функция преобразования. Она представляет собой совокупность подпроцессов, работ и операций, осуществляемых над входами для получения выходов.

Лучше всего на начальном этапе изучения объекта автоматизации использовать функциональный подход.

Рассмотрим общую схему всех входных и выходных потоков информации для исследуемой сети аптек.

Рисунок 1.1. Функциональная диаграмма 0 уровень.

Выходными данными мы имеем:

• отчёты,
• прибыль аптеки,
• лояльность клиентов.

Именно прибыль аптеки и лояльность клиентов – есть две основных цели, ради которых разрабатывается проект по автоматизации бизнес-процессов.

Прибыль и лояльность клиентов — это общая цель любого коммерческого предприятия. Аптечный бизнес не является исключением. Но существует ряд требований, без которых аптечный бизнес не может существовать. Главное требование — это обеспечение населения самым необходимым набором лекарственных средств.

Миссия данной аптеки: «Мы работаем, чтобы Вы были здоровы, сильны и полны энергии!».

В дальнейшем для изучения объекта исследования целесообразно применить процессный подход.

Процессный подход позволяет увязать обязанности специалистов в единую систему:

• определить функциональные связи между работниками и структурными подразделениями предприятия;
• сформировать между бизнес-процессами цепочку обратной связи;
• сбалансировать ключевые показатели эффективной деятельности аптеки.

Аптечный бизнес имеет свои характерные особенности, связанные с продажей в первую очередь лекарственных препаратов, имеющих прямое воздействие на самочувствие и жизнь человека. Специфика аптечной отрасли связана с большим количеством законодательных ограничений, широким ассортиментом, высокой частотой заказа и большим объёмом документации, которая сопровождает действия каждого сотрудника сети аптек.

Данный проект создан для решения одной, но очень важной задачи –

автоматизировать процесс учёта реализации медицинских препаратов в аптеке.

И тем самым освободить больше времени продавцов-фармацевтов на обслуживание клиентов.

Удовлетворенность клиентов на прямую связанна с увеличением количества лояльных постоянных клиентов аптек. За счет этого увеличивается доля рынка для данной сети аптек. А это способствует увеличению товарооборота и увеличению прибыли всей организации.

1.2 Характеристика сети аптек и её организационная структура управления

В данной работе будет рассматриваться деятельность обычной городской аптеки, являющейся одной из точек сети аптек под управлением головного офиса.

Рассмотрим общую структуру сети аптек в составе которой находится исследуемый объект данной работы – аптека «Витан».

Рисунок 1.2. Организационная структура сети аптек.

Рисунок 1.3. Организационная структура каждой аптеки в составе сети аптек.

Рассмотрим отдельные функции каждого работника аптеки.

Таблица 1.4.

должность	функции	начальник	Образование
директор	Контролирует деятельность каждого работника и всей аптеки целиком. Несет материальную ответственность за все бизнес-процессы в аптеке.	Исполнительный директор	высшее
Заведующий провизор	Принимает рецепты Производит выдачу лекарств Проводит ревизию препаратов Готовит заявки на продукцию Следит за порядком хранения препаратов Готовит отчетную документацию Следит за заполнением всех учетных журналов	Директор аптеки	Высшее специальное
Фармацевт-продавец	Введет учет прихода и расхода медикаментов Занимается заполнением учетных журналов Контактирует с покупателями Выполняет функции кассира Оформляет заявки на заказ препаратов	Директор аптеки Заведующий фармацевт	Среднее специальное
бухгалтер	Формирование отчетности по всем финансовым показателям	Главный бухгалтер Директор аптеки	высшее
Водитель-экспедитор	Доставка товара от поставщика и склада. Перевоз необходимого оборудования и сырья	среднее	директор
санитарка	Уборка помещений Мытье специализированной посуды	среднее	фармацевт

Таблица 1.4. Функции работников аптеки.

Рассмотрим общую среду в которой ведется аптечный бизнес

Рисунок 1.5. Схема среды функционирования аптечного бизнеса.

В данном случае аптека – это торговая точка, где осуществляются продажи, поэтому часть бизнес - процессов такие же, как и в обычных магазинах.

1. Заказ товара у поставщика.
2. Бухгалтерский учет.
3. Анализ товародвижения и создание аналитических отчетов по разным группам медикаментов.
4. Регистрация и учет продаж.

Однако помимо задач, сходных с задачами любой розничной точки (или сети магазинов), в аптечном деле существует немало специфических бизнес-процессов, требующих нестандартного подхода и других (нежели в обычной торговле) алгоритмов решения.

1.3 Характеристика существующих бизнес-процессов

В настоящее время для аптечной деятельности характерно выполнение большого разнообразия работ и постоянное получение нового количества информации. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия, работы нужно правильно структурировать. Для этого бизнес-процессы, существующие на любом предприятии, обычно делят на четыре основных группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями:

1. основные бизнес-процессы - генерируют доходы предприятия;

2. обеспечивающие бизнес-процессы - поддерживают инфраструктуру предприятия;

3. бизнес-процессы управления - управляют предприятием;

4. бизнес-процессы развития - развивают предприятие.

К группе основных бизнес-процессов на аптечном предприятии мы отнесли следующие процессы:

• процесс заказа,
• приёмки
• ценообразования товара;
• отпуск товара населению;
• отпуск товара медицинским организациям;
• процесс изготовления лекарственных форм;
• система контроля качества в аптеках

Процессом заказа, приёмки и ценообразования товара традиционно занимается отдел запасов.

В отделе реализации отпускают товар населению. Медицинские организации обслуживает отдел безналичного расчёта.

Процесс изготовления лекарственных форм осуществляют в производственном отделе.

Отдел контроля качества контролирует качественное выполнение всех бизнес-процесс аптечного предприятия.

Вторая группа бизнес-процессов, которые выделяются при описании деятельности, - это обеспечивающие процессы. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации.

В качестве обеспечивающих процессов рассматривают такие бизнес-процессы,

• как административно-хозяйственное обеспечение – хозяйственный отдел
• обеспечение безопасности – отдел технической безопасности
• юридическое обеспечение – юридический отдел

Третья группа бизнес-процессов - это процессы управления.

Процессы управления важны для менеджмента предприятия, потому что именно эти процессы позволяют управлять предприятием, обеспечивая его выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих процессов можно отнести следующие бизнес- процессы:

• общее управление;
• управление финансами;
• управление маркетингом;
• управление персоналом.

Общее управление осуществляет директор аптечного предприятия.

Управление финансами находится в компетенции главного бухгалтера.

Маркетинговой деятельностью занимается отдел маркетинга.

Персоналом управляет отдел кадров.

К группе бизнес-процессов развития относят следующие бизнес-процессы:

• бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе;
• бизнес-процессы совершенствования и развития деятельности организации.

Схема бизнес - процессов в аптеке.

Процессы в аптечном бизнесе

управления

Обеспечивающие

основные

1.Процесс заказа

2. Приёмка

3.Ценообразование

4.Отпуск товара населению

5.Отпуск товара мед. организациям

6.Изготовление лекарственных форм

7.Контроль качества

развития

1.общее управление

2.управление финансами

3.управление маркетингом

4.управление персоналом

1.административно-хозяйственное обеспечение

2.обеспечение безопасности

3.юридическое обеспечение

1.бизнес-процессы, цель которых получение прибыли

2.бизнес-процессы совершенствования и развития

Рисунок 1.6. Схема бизнес-процессов в аптеке.

Все бизнес-процессы аптечного предприятия разбиваются на субпроцессы, что позволяет стандартизировать работу структурного подразделения; например, бизнес-процесс «Отпуск товара населению» разбиваются на следующие субпроцессы:

• Определение остатков товара
• Заполнение дефектурного журнала
• Прием товара на отдел
• Размещение товара по местам хранения
• Выкладка товара на витрины
• Оформление ценников
• Отпуск товара в аптеке
• Оформление денежной выручки
• Оформление отчетных документов
• Заполнение учетных журналов

Из данного перечня нас интересуют подпроцессы:

1. Отпуск товара в аптеке

Учет реализации медицинских препаратов

1. Оформление денежной выручки
2. Оформление отчетных документов
3. Заполнение соотвествующих журналов
4. Заполнение дефектурного журнала

Рассмотрим общую схему всех входных и выходных потоков информации с помощью функционального метода для бизнес-процесса «Отпуск товара» (см. рисунок 1.7.)

Входной информацией являются медикаменты находящиеся на балансе аптеки и соответствующая документация.

Требования к порядку оказания услуг и продаж

Кассовая лента

накладные

отчеты

Отпуск товара

Прайс листы

Заявки на заказ

медикаменты

деньги

Специализированное ПО

сотрудники

Рисунок 1.7. Схема потоков информации для бизнес-процесса «Отпуск товара».

Выходной информацией является:

• кассовая лента, необходимая для учета денежных средств;
• отчеты по всем группам препаратов;
• заявки на товар от клиентов аптеки и от самих фармацевтов;
• выручка

В конце рабочей смены кассир фиксирует показания кассовой ленты,

заполняет соответствующие журналы учета препаратов и далее по особым формулам бухгалтер аптеки высчитывает количество реализуемых препаратов

за определенные временные промежутки (дни, месяцы, квартал).

Кассир-фармацевт перегружен рутинной работой по заполнению документов и журналов учета препаратов с последующем составлением отчетов по итогам данных записей.

Основные повторяющиеся этапы деятельности кассира отображены

в схеме 1.5. (см. ниже)

Данная схема отображает схему процесса «как есть».

В данной схеме отсутствует автоматическая функция учета по реализуемым товарам.

Рисунок 1.8. Схема действий кассира-фармацевта.

Из этого следует необходимость:

• автоматизировать процесс учета продаж;
• создать информационно-справочную систему, которая позволит быстро находить нужную информацию по учету препаратов.
• обеспечить актуальность и достоверность данных по состоянию на предыдущий к моменту подготовки отчета день;
• создать наборы сводок и отчетов, необходимых руководству сети аптек и бухгалтерии.

Создаваемая ИС должна выполнять следующие функции:

1. учёт продаж по категориям препаратов и их товарным позициям;
2. хранение данных по продажам в единой базе данных сети аптек;
3. анализ продаж за определенный период по товарным позициям, категориям, кассирам-фармацевтами производителям;
4. возможность формирования отчетов;
5. создание списков постоянных клиентов;

В создаваемые отчеты будущей системы должны входить:

- общий отчет по продажам (содержащий основные показатели за выбранный период);

- отчет по работе кассиров-фармацевтов они же консультанты (содержащий показатели по каждому работнику кассиру);

- аналитика продаж по каждой категории препаратов (для возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования).

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Оценим временные затраты фармацевтов - кассиров на заполнение всех документов и учетных журналов.

Изучив с помощью фотографирования рабочего места кассира-фармацевта все действия работника по минутам за рабочую смену и, обработав результаты наблюдений, получена соответствующая итоговая таблица.

Рабочая смена фармацевта-кассира длится 10 часов с 1 часом на обед.

Чистое время рабочей смены 9 час. × 60 мин.= 540 мин.

Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на рисунке 1.9. (см. ниже)

Рисунок 1.9. Схема документооборота.

(см. таблицу 1.10. Время, потраченное фармацевтом на оформление учета продаж за смену.)

Таблица 1.10.

Существующая на данный момент информационная инфраструктура данной сети аптек не позволяет кассиру-фармацевту быстро и оперативно консолидировать информацию о сбыте препаратов в оперативные сроки, что затрудняет процесс учёта и анализа продаж. Из 10 часов, которые длится смена продавца- кассира в аптеке, 2 часа фармацевт тратит на документацию.

После внедрения новой ИС ожидаемая экономия рабочего времени составит около 44 мин. - за одну рабочую смену фармацевта и 22 часа за месяц.

(См. Таблица 1.11.)

Это время эффективнее потратить на консультации с покупателями и тем самым увеличить качество обслуживания и количество

потенциальных постоянных клиентов аптеки.

Таблица 1.11.

Таблица 1.11. Планируемое время затрат после внедрения новой ИС.

После внедрения новой ИС ожидаемая экономия рабочего времени составит около 44 мин. - за одну рабочую смену фармацевта и 22 часа за месяц.

См. Таблица 1.11. Это время эффективнее потратить на консультации с покупателями и тем самым увеличить качество обслуживания и количество

потенциальных постоянных клиентов аптеки.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение разрабатываемой программы учёта медицинских препаратов в аптеке состоит из следующих основных частей:

• Внемашинное информационное обеспечение, включающее входные и выходные документы;
• Внутримашинное информационное обеспечение, включающее обрабатываемую информацию;
• Внутримашинное информационное обеспечение, включающее условно-постоянную информацию т. есть справочники.

Внемашинное информационное обеспечение является уже заранее заданным, а значит, используется без изменения.

Внутримашинное информационное обеспечение, которое включает в себя и условно-постоянную информацию, может быть реализовано с использованием уже существующих баз данных со справочной информацией. В нашем случае, такой справочной базой, которая включает все нормативные документы, может служить компьютерная правовая программа Гарант и Справочник товаров.

Справочник товаров может синхронизироваться с информационными системами (ЛИКИС, МОРИОН).

Данные, которые будут сформированы в информационные массивы, образуют информационную базу данных, которая и будет использована для решения поставленной задачи. Для эффективного и быстрого доступа к такой базе данных, необходимо определить модель логической структуры базы.

В проектируемом варианте выбирается реляционная модель, так как она является наиболее простейшей и привычной формой представления данных в виде таблиц. Наиболее удобным в реализации вариантом формата базы данных принимается формат Microsoft Office. Будущая программа ориентирована на работу с базами данных формата MS Access.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Разрабатываемая программа предназначена для работы в операционной системе Windows: Windows 95/98, NT (Service Pack 6), 2000 (Service Pack 3), XP, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Данный выбор объясняется удобным и развитым графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также тем, что данные операционные системы уже установлены на компьютерах данной сети аптек. Многие фирмы производители программного обеспечения в том числе и для фармацевтических предприятий, также ориентированы на это семейство операционных систем, что и привело к наличию на аптечном рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для

Windows. Всё это упростит процесс интегрирования новых программ в будущем.

Эта операционная система имеет широкий набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, диагностики системы и прикладных приложений. Кроме этого, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы именно в этой операционной среде. Операционная система Windows содержит также интерфейсы межсетевого взаимодействия, что позволяет использовать программное приложение в сети, для обмена данными между аптеками одной сети и параллельной работой нескольких копий программного приложения с одними исходными данными.

Будущая программа ориентирована на работу с базами данных формата MS Access. Поэтому целесообразно использовать MS Access версии не ниже 2007 фирмы Microsoft.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые инструментальные средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

В данном случае оптимальным будет решение о приобретении шаблонного ПО с исходным кодом и возможностью доработки и настройки под уже существующее информационное обеспечение.

Штат отдела по технической безопасности имеет необходимых IT-специалистов в своем распоряжении для создания шаблонного ПО. При настройке шаблонного ПО имеется возможность передать часть функций под специфику компании и тогда внедрение системы произойдет менее болезненно и экономично. А обучение сотрудников пользованию системой будут выполнять собственные специалисты компании из IT отдела.

Для проектирования необходимого ПО для аптеки будут использоваться

Borland Delphi 7, Microsoft Access 2016.

Для создания будущего ПО будет использоваться объектно-ориентированное проектирование.

Практический минимум, предъявляемым Access 2016 к персональному компьютеру, является Pentium 2 и 64 Мб при работе под Windows 2010. При стандартной установке набора приложений: Word, Excel, Outlook, Power Point, Access, FrontPage требуется примерно 250 Мб на жестком диске. Рекомендуется монитор SVGA, возможно использование VGA.

Для написания программы была выбрана среда визуального программирования Borland Delphi 7.

Синтаксис Borland Delphi 7 основан на языке программирования Object Pascal. Borland Delphi 7 полностью поддерживает ООП (объектно-ориентированное программирование), что значительно расширяет возможности среды.

Еще одним немаловажным достоинством выбранной среды Borland Delphi 7 является то, что Borland Delphi 7 во всем мире считается одним из самых простых сред программирования, и, в отличие от всех широко распространенных сред программирования, является строго типизированным, что позволяет свести количество ошибок практически к нулю (за исключением логических ошибок алгоритма).

Borland Delphi 7 предоставляет широкий спектр средств по управлению базами данных, имеющих даже различные технологии структуры и поддержки.

Для разработки базы данных в данной программе выбор пал на технологию ADO, корпорации Microsoft, за свои широкие возможности и простоту использования.

2 глава. Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание.

Информационная модель – описывает все существующие, в том числе не формализованные в документальном виде, информационные потоки в организации, правила обработки и алгоритмы маршрутизации всех элементов информационного поля. Это модель объекта, которая представлена в виде информации, которая описывает все параметры объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и которая позволяет моделировать возможные состояния объекта с помощью подачи на модель информации.

Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Данная информационная модель включает в себя четыре области:

Область №1. В ней происходит заполнение справочников;

Область №2. В ней показана, как осуществляется работа с документами;

Область №3. Здесь хранится информация в виде справочников.

Область №4. Здесь указано каким образом осуществляется получение выходных документов.

В области №1 на основании входных документов администратором системы заполняются справочники.

В области №2 используется экранная форма импорта отчета о продажах в аптеке. Здесь используются данные находящиеся в области №3, всех систем справочников, которые были уже указаны. В результате информация о продажах будет сохранятся в таблице «Продажи».

В области № 3 хранятся таблицы и справочники, входящие в базу данных. Справочники поступают из ИС.

Области № 4 – это таблицы с изменённой информацией. Эти таблицы формируются на основе данных с отчётами поступивших от фармацевтов.

Пользователь системы получает на экран состав всех справочников, а также отчёты, которые автоматически могут быть отправлены по указанному адресу электронной почты руководителю организации, в бухгалтерию или соответствующий отдел. При необходимости документы и отчёты можно вывести на печать.

Входная оперативная информация вводится в базу данных с первичных документов путём заполнения экранных форм.

Информационная модель будущей программы учёта медикаментов представлена на рисунке 2.1. (см. ниже)

Рисунок 2.1. Информационная модель системы учета продаж.

К первичной информации относится:

1. Информация о группе медикаментов. Наименование группы. (см. таблица 2.2.)

Группы медикаментов.

Таблица 2.2.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
Наименование группы	текстовый	--------	-----------	наименование

1. Информация о форме, в которой изготовлен препарат. Наименование.

(см. таблица 2.3.)

Форма изготовления медицинского препарата.

Таблица 2.3.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
форма	текстовый	-------------	----------------	наименование

1. Информация о препарате: код препарата, наименование, класс препарата, форма выпуска. (см. таблица 2.4.)

Медикаменты. Таблица 2.4.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
Код препарата	счётчик	________	---------------	артикул
наименование	текстовый	________	---------------	наименование
Класс препарата	текстовый	_______	---------------	Код класса препарата
Форма выпуска	текстовый	________	---------------	Форма выпуска

1. Информация о приходе медикаментов: наименование, цена, количество, дата. (см. таблица 2.5.)

Приход.

Таблица 2.5.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
наименование	текстовый	---------	-----------	Код препарата
количество	числовой	---------	-----------	Кол-во
цена	числовой	---------	------------	цена
дата	дата	---------	------------	Дата прихода

Информация о продажах медикаментов: код, наименование, кол-во, цена, дата, клиент. (см. таблица 2.6.)

Продажи.

Таблица 2.6.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
код	текстовый	----------	--------------	Код продажи
наименование	текстовый	----------	--------------	Код препарата
количество	числовой	----------	--------------	Кол-во
цена	числовой	----------	--------------	цена
дата	дата	----------	--------------	Дата продажи
клиент	текстовый	----------	-------------	Код контрагента

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для того, чтобы пользователю было удобно использовать систему, в ней необходимо предусмотреть ряд справочников. Все они могут быть дополнены и изменены в зависимости от необходимости и использоваться потом при заполнении информации.

Именно исходная и оперативно-справочная информация хранится в справочниках:

В данной ИС имеются следующие справочники: Клиент, Склады, Сотрудник, Тип пользователя, тип товара, Спр. Корзина, Продажа, Должность, Форма выпуска.

Справочник «Клиент» хранит сведения о постоянных клиентах аптеки. Располагается справочник на экранной форме «Клиенты».

Команды для работы следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Справочник «Товары» хранит сведения о всех препаратах аптеки. Данный справочник необходим для оформления расхода и прихода и располагается на главной экранной форме. Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение, обновление и поиск информации в справочнике.

Справочник «Склады» хранит сведения о всех складах где хранятся препараты.

Справочник необходим для оформления прихода и результатных документов. Данный справочник располагается на экранной форме «Склады». Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Справочник «Сотрудник» хранит сведения о всех сотрудниках аптеки. Располагается на экранной форме «Сотрудник». Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение.

Справочник «Тип пользователя» хранит сведения о пользователях, которым разрешена работа с системой. Основное назначение справочника - идентификация пользователя при начале работы с конфигурацией. Код элементов справочника «Тип пользователя» — текстовый. В качестве значения кода записывается «Имя пользователя», которое задано данному пользователю в Конфигураторе в списке пользователей системы. При входе в систему конфигурация определяет пользователя, который работает с системой, по совпадению имени пользователя в Конфигураторе и имени пользователя в справочнике «Пользователи».

Справочник «Продажи» хранит сведения о всех продажах, произведённых в аптеке. Данный справочник необходим для работы с отчётами по продажам. Располагается на экранной форме «Продажи».

Справочник «Форма выпуска» хранит сведения по препаратам в определённых формах выпуска (таблетки, ампулы, мази, капсулы, драже). Команды для работы со справочником следующие: добавление, удаление, редактирование, сохранение

2.3. Характеристика результатной информации

Под выходной информацией понимается информация, которая содержит в себе результаты обработки входной информации.

Объекты, которые содержат в себе выходную информацию, являются выходными формами.

Выходная форма отчета «Статистика продаж» представляет собой таблицу, в которой содержатся данные о проданных товарах за определенный период.

Сведения, содержащиеся в этом отчете:

• код;
• наименование товара;
• цена;
• количество;
• дата продажи;
• клиент.

Отчет «Статистика продаж» формируется с помощью базы данных, но стоимость заказа рассчитывается с помощью программы и в базе данных не отражается. (см. таблицу 2.7.)

Статистика продаж. Таблица 2.7.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
код	счётчик	----------	--------------	код
Наименование препарата	текстовый	----------	--------------	Код препарата
цена	числовой	----------	--------------	цена
количество	числовой	----------	--------------	Кол-во
Дата продажи	дата	----------	-------------	Дата продажи
клиент	текстовый	----------	--------------	Код контрагента

Выходная форма отчета «Статистика прихода» представляет собой таблицу, в которой содержатся данные о товарах, которые поступили в аптеку за определенный период.

Сведенья, содержащиеся в этом отчете:

• код;
• наименование товара;
• цена;
• количество;
• дата продажи;

Отчет «Статистика прихода» формируется с помощью базы данных, но стоимость прихода рассчитывается в программе и в базе данных также не отражается.

(см таблицу 2.8.)

Статистика прихода.

Таблица 2.8.

поле	тип	значение	ограничение	комментарий
код	счётчик	----------	-----------	код
Наименование препарата	текстовый	----------	------------	Код препарата
цена	числовой	----------	--------------	цена
Кол-во	числовой	----------	------------	Кол-во
Дата прихода	текстовый	----------	-------------	Дата прихода

Так же к выходным документам относятся:

• накладная;
• прайс-лист;
• счет на оплату.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Дерево функций системы – это декомпозиция всех функций системы. Создается оно для детального изучения всех функциональных возможностей системы, а также для анализа взаимосвязанных функций, которые приняты на разных ступенях иерархии системы.

Любой функционал программы можно разделить на основной, с помощью которой достигается основная цель алгоритма программы и дополнительный (Служебный) это то, что можно настроить изменить, прояснить.

Дерево функций как раз наглядно демонстрирует разделение данных функций.

Под диалогом понимается процесс обмена данными между пользователем системы и самой программой. Он обычно осуществляется через интерактивный терминал с соблюдением ряда правил. Общение осуществляется при помощи диалогового режима, управляемого программой. Пользовательский интерфейс строится по технологии WIMP.

Дерево функций, который реализован в программе, изображён на рисунке 2.9. (см. ниже).

Древо функций содержит в себе основные функции – это введение справочников и их просмотр, а также ввод первичных документов и формирование результативных отчётов. Данные из первичных документов вводятся в таблицы базы данных, а из таблиц с результативной информацией распечатываются. Таблицы просматриваются, затем распечатываются файлы со статистическими отчётами.

Рисунок 2.9. Дерево функций.

Модули, которые используются в системе делятся на следующие категории:

• Работа со справочниками;
• Ввод данных;
• Формирование результатных документов – отчётов.

Модули, которые связанны с ИС, загружают файлы для формирования статистических отчётов, а также обновляют все справочники. Модуль отображения экранной формы «Статистика прихода» отображает её, и после внесения данных временного периода, запускает модуль формирования файла «Статистика продаж».

Модуль передаёт управление загрузке файла в корпоративную ИС. После наступает прерывание работы программных модулей. Аналогично работают и остальные модули по формированию статистических отчётов.

Сценарий диалога представлен в виде структурной схемы на рисунке 2.10. Это схема в виде дерева, где выявлены действия пользователя системы при работе с конкретной формой, а также представленные функциональные возможности панели инструментов.

Каждая форма имеет иерархическое меню, дублирующее все возможности пользователя при работе с каждой формой. (см. ниже)

Рисунок 2.10. Сценарий диалога.

2.5. Характеристика базы данных

Реляционная база данных создаётся на основании таблиц, которые имеют связи между собой. Таблицы и связи между ними отображаются в схеме базы данных.

В разработанной программе используется СУБД MS Access 2016.

Схема используемой базы данных отображена на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11. ER -модель используемой базы данных.

Характеристики всех таблиц базы данных отображены на рисунках 2.12. – 2.20.

Рисунок 2.12.

Рисунок 2.13.

Рисунок 2.14.

Рисунок 2.15.

Рисунок 2.16.

Рисунок 2.17.

Рисунок 2.18.

Рисунок 2.19.

Рисунок 2.20.

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

На рисунке 2.21. изображено дерево программных модулей, которое отображает структурную схему пакета. Данная информационная система включает в себя 5 модулей:

Рисунок 2.21. Дерево программных модулей

Идентификаторы программных модулей

2.7. Описание программных модулей

Схема модуля учёта препаратов и оформления накладной приведена на

рисунке 2.23. (см. ниже)

начало

нет

Function of_select_office

да

Op_user_right Function gf_userfight

нет

да

регистрация

продажа

Выбор препарата

нет

Заполнение

регистрационн

ых полей

Of_select_group

event

ue_card_changed ()

Ввод данных

по продаже

event ue_cadres ()

да

Uci_edit_. save ()

нет

Uci_edit. verify

Uci_edit. verify ()

да

Uci_edit. save()

Gf_send_msg ()

конец

Рисунок 2.23. Схема программного модуля

Схема описания работы программного модуля представляет блок-схему и состоит из:

• Символов данных, которые указывают на наличие данных (они также могут указывать вид носителя данных)
• Символы процесса, которые указывают операции, которые необходимо выполнить над данными, определяют логический путь, которому необходимо следовать.
• Линейные символы, которые указывают потоки данных между процессами.
• Специальные символы, которые используются для написания и чтения блок-схем.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Работа разработанной программы начинается с ввода пароля и имени пользователя (см. рисунок 2.25.)

Рисунок 2. 25. Авторизация и вход в программу

После нажатия кнопки «ОК» и после ввода пароля программа запустится.

Основой программы является системное меню, которое предоставляет пользователю доступ ко всем возможностям созданной программы.

На рисунке 2.26. представлена база данных аптеки по препаратам.

Рисунок 2.26. База данных аптеки.

Работа с препаратами — это функции добавления, редактирования и удаления медикаментов.

Наличие функции «Поиск товаров» позволяет быстро находить наименование товара, единицы измерения препаратов, количество товара, розничная стоимость, оптовая стоимость и сумма.

Функции сортировки и фильтрации позволяют сортировать медикаменты по коду, категории, наименованию препарата и другим полям (см. рисунок 2.27. ниже).

Рисунок 2.27. Настройка фильтра.

Возможна процедура редактирования товарной позиции, которая позволяет в режиме онлайн отслеживать все изменения с движением товара его поступлением, продажей и стоимостью.

Рисунок 2. 27. Редактирование товарной позиции.

Для активации функции учёта продаж пользователю необходимо нажать соответствующую кнопку, после чего появится экранная форма учёт продаж.

Рисунок 2.28. Отчёт по товару в аптеке.

Также возможна функция отслеживания движения товаров в аптеке и просмотр продаж препаратов по категориям.

Рисунок 2.29. Отслеживание операций с товаром

Рисунок 2. 30. Справочник клиентов.

Рисунок 2.31. Справочник сотрудника.

Работа со справочниками позволяет выполнять операции добавить, редактировать, удалять.

Возможна функция просмотра наличия необходимого препарата на складе, с возможностью доставки его в кратчайший срок.

Рисунок 2.32. Наличие товара на складе.

Имеется возможность быстрой доставки приходной накладной в электронном виде и создание печатной формы.

Рисунок 2.32. Приходные накладные

Заключение

Эффективность информационных технологий, в том числе и в аптечном бизнесе – это вопрос давно обсуждаемый, но особенно актуальный на сегодняшний день. Как найти золотую середину, чтобы рационально с выгодой на перспективу, вести бизнес, постоянно развиваться и быть в тренде? Этот вопрос непрестанно волнует всех руководителей.

Очень часто усилия и средства, потраченные на покупку и внедрение программы автоматизации, не дают ожидаемого эффекта.

Сегодня программа автоматизации – это не просто набор «кнопок и отчётов». Это целый мир всевозможных технологий и программ. Рынок новых инновационных специализированных продуктов, созданных специально для конкретного предприятия или бизнеса, постоянно растёт. Как выбрать наиболее подходящую адаптированную к работе программу, иметь возможность её поддерживать и периодически обновлять, а в недалёком будущем, возможно, и модернизировать?

Все эти вопросы невозможно решить руководителю предприятия, не владеющего знаниями программиста, без совета IT-специалиста. На сегодняшний день трудно найти даже небольшой аптечный киоск, где не работал бы компьютер и не было бы на вооружении продавцов-фармацевтов специализированных программ и электронных номенклатурных справочников по лекарственным препаратам. Данный факт подтверждает стремительность прогресса IT- технологий в нашей стране.

При работе над данным проектом стал очевиден вопрос подготовки кадров в фармацевтической, управленческой и других отраслях экономики с хорошими знаниями в компьютерных технологиях. Актуален вопрос и о наличии IT – специалистов во всех сферах деятельности человека.

В обществе создалось огромное количество избыточных данных, в которых трудно ориентироваться и находить нужные сведения. В современном информационном обществе приоритетную роль играет выработка информационного продукта, а материальный продукт теряет свою информационную ёмкость. Меняется весь уклад жизни и система ценностей в обществе. Возникает дисбаланс между количеством информации и знаниями людей. Чтобы решить эту проблему, стали внедрять автоматизированные информационные системы.

Современные компании и организации функционируют в условиях большого объема постоянно изменяющейся информации, которую необходимо оперативно анализировать и на основании сделанных аналитических выводов принимать правильные и оперативные решения. Процесс проектирования информационных систем в настоящее время стал уже не просто необходимым, а обязательным.

Разработанная в данной работе программа обеспечивает учёт продаж товаров в аптеке и построение отчётов различного рода. Внедрение такой программы значительно упрощает работу фармацевта-кассира, освобождая его от рутинной работы с документами и отчётами и увеличивает время на работу с покупателями. В свою очередь, удовлетворённые покупатели способствуют увеличению товарооборота аптеки и увеличению прибыли всей сети.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования ИС показывает, что это логически сложная, трудоемкая и длительная по времени работа, требующая высокой квалификации участвующих в ней специалистов.

Именно качественное проектирование обеспечивает создание такой системы, которая способна функционировать при постоянном совершенствовании её технических, программных и информационных составляющих, т.е. её технологической основы, и расширять спектр реализуемых управленческих функций и объектов взаимодействия. Из всего выше сказанного вытекает вывод об актуальности изучения и овладении знаниями по созданию информационных систем.

Список используемой литературы

1. В.Г. Елиферов, В.В. Репин. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
2. Ричард Ньютон. Управление проектами от А до Я. – М.: Альпина Паблишер, 2014.
3. Р.Р. Халимов, Е.И. Горожанина Проектный практикум, часть 2 учебное пособие, Самара 2017г.
4. Третьякова Е.А. Управление бизнес-процессами фармацевтических организаций, автореферат, Ижевск 2006 г.
5. Филина Ирина Александровна Разработка теоретических и методологических основ адаптации сбалансированной системы показателей к условиям работы современного фармацевтического рынка.

Москва 2015 г.

1. И.А. Филина. Сбалансированная система показателей как инструмент управления бизнес-процессами аптечного предприятия. Научные ведомости. Серия Медицина. Фармация. 2012г. № 10 (129). Выпуск 18/4
2. Фарма-Школа В.А. Коситов, Д.В. Сидорова, А.В. Будкина. Эффективное управление аптечным бизнесом: инструменты и технологии. 2016 год.
3. Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке. Фармацевтические науки 2011 год.
4. М.М. Миланов. Современные подходы к моделированию и анализу бизнес-процессов предприятия.
5. Электронный ресурс. http://www.kholodkov.ru/it/?p=130 ИТ- консультант.рф / Холодков Антон аналитик, архитектор…..
6. Электронныйресурс.https://www.intuit.ru/studies/courses/2195/55/lecture/1642? page=3 Проектирование информационных систем. Лекции.