Применение процессного подхода для оптимизации бизнес -процессов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Современный мир характеризуется как очень сложная динамическая система, он постоянно изменяется, развивается и совершенствуется. Уже невозможно себе представить ни одну организацию, которой не требовалось бы подстраиваться под окружающий мир и адаптироваться к изменяющейся внешней среде. Организации должны постоянно проводить анализ и осуществлять контроль своей деятельности, чтобы грамотно приспосабливаться к новым условиям внешнего мира и пытаться развиваться в соответствии с ними. Также особенно важными факторами успеха становятся дополнительные преимущества организации, которые необходимо выявлять для преодоления существующей жесткой борьбы за прибыль и постоянной конкуренции на рынке. Кроме того, следует заметить, что ключевым элементом функционирования организации является используемый подход к управлению и эффективность его практического применения в конкретной сфере деятельности.

Применение процессного подхода к управлению на примере многих различных организаций показывает, что данный подход и выделение бизнес- процессов играет ключевую роль для повышения эффективности управления организацией и деятельностью в целом. Процессный подход предполагает внедрение цикла управления процессами и их непрерывное совершенствование, что, в свою очередь, включает в себя выявление и моделирование бизнес-процессов, которые являются основными элементами данного подхода, а также осуществление их оптимизации и автоматизации. Можно сказать, что именно эффективное управление бизнес-процессами является ключевым фактором успеха для любой организации, так как дает возможность управленцам иметь детальное понимание о функционировании и всех процессах организации, а также делать выводы и принимать правильные управленческие решения.

Кроме того, использование процессного подхода, повышая эффективность управления деятельностью, обеспечивает явные преимущества для организаций. Инструменты данного подхода позволяют непрерывно анализировать, оптимизировать и совершенствовать выделяемые бизнес- процессы, управлять цепочками добавленной стоимости, а также сокращать сроки, снижать издержки и повышать производительность, что, в свою очередь, отражается на эффективности удовлетворения потребностей потребителей.

Данная работа посвящена исследованию крупного выставочного комплекса АО «ВДНХ», который был открыт в 1939 году и функционирует до настоящего времени. На сегодняшний день выставочный комплекс находится в процессе постоянного развития и совершенствования и требует обновления принципов управления и внедрения процессного подхода вместо используемого функционального подхода.

Актуальность данной работы определяется тем, что для культурно­развлекательной сферы и в частности для выставочного комплекса характерна сложная система внешних связей и осуществление разнонаправленной и многогранной деятельности. Соответственно, успешное функционирование выставочного комплекса предполагает выделение огромного числа бизнес- процессов и, что очень важно, определение окружающей среды и её участников, таких как собственники, государственные органы, партнеры, поставщики, и потребители. Таким образом, можно заметить, что деятельность выставочного комплекса неизбежно требует внедрения процессного подхода, грамотного управления и внимательного контроля. Благодаря инструментам процессного подхода и принципу особого внимания к процессам становится возможным повышение эффективности работы выставочного комплекса в целом и всех его бизнес-процессов.

Культурно-развлекательная сфера постоянно развивается, и внедрение процессного подхода к управлению АО «ВДНХ» позволит существенно повысить конкурентоспособность выставочного комплекса. Практическое использование процессного подхода, инструментов моделирования, анализа, совершенствования и стандартизации бизнес-процессов приведет к улучшению показателей эффективности, позволит уделять больше внимания потребителям, удовлетворению их потребностей, и, в свою очередь, повлечет рост числа посетителей выставочного комплекса и увеличение его популярности, что безусловно является главным фактором успеха.

Многие управленцы современных организаций в России за последнее время осознали перспективность и эффективность процессного подхода, пришли к выводу о необходимости процессного управления в их организациях и начали активно заниматься его внедрением. К сожалению, для многих консервативных организаций, долгое время использующих функциональный подход, подобный переход и внедрение процессного управления проходит очень медленно, с трудностями, оказывается довольно сложной задачей и встречает значительное сопротивление со стороны работников организации. Также необходимо заметить, что в российских организациях при переходе к процессному подходу часто осуществляются попытки использования западных стандартов, мало адаптированных и не соответствующих российскому рынку. Для многих организаций, к числу которых относится АО «ВДНХ», внедрение процессного управления требует особенного внимания и дополнительной адаптации, а также должно осуществляться не только по зарубежным методикам, но и по специально разработанным схемам, подходящим для российского рынка.

Для внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом АО «ВДНХ», выделения и моделирования бизнес-процессов, их анализа и проведения последующей оптимизации, в данной работе будет использоваться методология ARIS. Она была выбрана исходя из того, что ее огромные возможности и многообразие инструментов являются наиболее подходящими для идентификации и формализации бизнес-процессов рассматриваемого выставочного комплекса. Данная система обеспечит детальное и понятное описание бизнес-процессов организации с помощью многообразия моделей и средств для моделирования и анализа.

Таким образом, внедрение процессного подхода к управлению для повышения эффективности работы выставочного комплекса АО «ВДНХ» является главной целью данной работы. Исследование предполагает проведение сравнительного анализа научных подходов к управлению и обоснование эффективности процессного подхода для выставочного комплекса, осуществление идентификации и моделирования бизнес- процессов организации, их последующий анализ и внесение предложений по эффективной оптимизации. Для реализации сформулированной цели нужно решить следующие задачи:

1. Провести сравнительный анализ научных подходов к управлению;
2. Провести идентификацию бизнес-процессов выставочного комплекса;
3. Провести формализацию бизнес-процессов выставочного комплекса:

- Отразить модель бизнес-процессов верхнего уровня,

- Отразить модель бизнес-процессов второго уровня,

- Отразить модели процедур бизнес-процессов;

1. Провести оценку эффективности процессного подхода для управления выставочным комплексом;
2. Провести анализ и оптимизацию некоторых бизнес-процессов выставочного комплекса:

- Определить бизнес-процессы для оптимизации,

- Осуществить анализ бизнес-процессов,

- Сформулировать предложения по эффективной оптимизации;

1. Провести оценку эффективности предложений по оптимизации бизнес- процессов выставочного комплекса.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

1.1 Процессный подход к управлению

Согласно определению, главное понятие «процесс» включает в себя некоторое множество взаимосвязанных и последовательных, иногда повторяющихся действий, которые преобразуют входные ресурсы в готовый продукт на выходе. Любая деятельность организаций предполагает постоянное выполнение множества процессов для стабильного функционирования и уверенного существования на рынке. Кроме того, понятие «процесс» является неразрывно связанным с процессным подходом, главной целью которого становится реализация эффективного управления и развития организации.

Процессный подход прежде всего направлен на управление бизнес- процессами организации, которые являются его главными элементами, а не организационной структурой как при функциональном подходе к управлению. Именно поэтому процессно-ориентированную организацию можно рассматривать как бизнес-систему и определить ее деятельность как совокупность управляемых бизнес-процессов.

Благодаря процессному подходу деятельность любой компании может быть описана не только текстовым способом, но и наглядным графическим представлением, в виде формализованной модели бизнес-процессов на разных уровнях детализации. Помимо этого, процессный подход позволяет управлять ресурсами и деятельностью организации как процессом, что позволяет существенно упростить управление, повысить его качество и эффективность в целом.

Также еще одним важным преимуществом перехода к процессному подходу от функционального управления является возможность изменения ориентации управления в организации: уход от вектора «вертикальной» ориентации, означающего управление организацией со стороны руководства, и использование вектора «горизонтальной» ориентации, характеризующий управление организацией со стороны клиента или потребителя.

При сравнении процессного и функционального подхода, как правило, используется принцип их противопоставления, но это является не совсем правильным, так как данные подходы не противоречат друг другу и в значительной степени имеют достаточно много схожих черт. Так, главными элементами этих подходов являются процессы и функции соответственно, и, надо заметить, что данные понятия всегда неразрывно связаны при управлении организацией. Корме того, как процессный, так и функциональный подходы ориентированы на формирование организационной структуры и требуют определения правил и особенностей ведения деятельности и протекания процессов в заданных границах организации. Различие же подходов по этому вопросу заключается в том, как взаимосвязаны понятия «функция» и «процесс», и если при функциональном подходе в зависимости от специфики процесса происходит разделение обязанностей по функциональным подразделениям, то при процессном подходе между подразделениями организуются процессы сотрудничества и взаимодействия.

Важной отличительной чертой процессного подхода является его ориентация не на технологию выполнения процесса, а на получение конечного измеримого результата, который должен соответствовать поставленным целям и устанавливаемым плановым показателям или, иначе говоря, ключевым показателям эффективности. В отличии от функционального подхода к управлению идея процессного подхода состоит в том, чтобы эффективно контролировать границы процессов, то есть поступающие на вход ресурсы и результаты в качестве выходов. Кроме того, можно отметить, что процессный подход неслучайно определяется как «управление по целям», он неразрывно связан с системой целей организации. Каждый выделяемый в организации бизнес-процесс должен быть направлен на достижение определенной поставленной цели, в свою очередь, имеющей критерии определения эффективности. Таким образом, именно понятие ключевого показателя эффективности определяет степень достижения цели и установленного планового показателя соответствующим бизнес-процессом.

Так, понятие эффективности процессного управления предполагает, что в организации должна быть определена система целей и ключевых показателей, на достижение которых должны быть направлены все выделяемые и регламентированные бизнес-процессы. Кроме того, необходимо отметить, что эффективное процессное управление предполагает внедрение цикла управления бизнес-процессами и цикла непрерывного совершенствования. Это требует проведения систематической работы над бизнес-процессами и использования инструментов процессного подхода, что включает в себя идентификацию, моделирование, анализ и оптимизацию, автоматизацию, контроль и мониторинг бизнес-процессов, то есть их постоянное и непрерывное совершенствование.

Таким образом, несмотря на существующие сходства между рассматриваемыми подходами к управлению, процессный подход оказывается более эффективным при управлении многими организациями, ведущими свою деятельность в различных сферах. Именно поэтому в рассматриваемой организации АО «ВДНХ», использующей в настоящее время малоэффективный функциональный подход, рекомендуется внедрение процессного подхода к управлению.

Использование процессного подхода к управлению выставочным комплексом, ориентированного на достижение конечных результатов, позволит внедрить цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов. Это, в свою очередь, окажет положительное и существенное влияние на ключевые показатели деятельности, обеспечит достижение целей и повысит эффективность управления. Такой подход позволит проводить качественную работу с бизнес-процессами особенно в условиях нестабильной рыночной среды за счет моделирования, анализа, оптимизации и автоматизации, непрерывного совершенствования бизнес- процессов и их систематического контроля. Кроме того, переход от функционального управления выставочным комплексом к процессному подходу обеспечит ряд значительных преимуществ, которые существенно скажутся на самых различных аспектах деятельности:

1. Эффективность функционирования

Повышение качества деятельности выставочного комплекса будет обеспечено за счёт внедрения процессного подхода и сопутствующей ему эффективной системы инфраструктурного обеспечения, что, соответственно, повлечёт за собой увеличение эффективности организации.

1. Эффективность управления

Процессный подход позволяет проводить оперативную консолидацию данных о деятельности организации и обеспечивать получение руководством точной и своевременной информации. Это, в свою очередь, позволит значительно усовершенствовать процесс принятия управленческих решений и повысить эффективность управления выставочным комплексом.

1. Эффективность контроля

Повышение эффективности управления организацией неразрывно связано с осуществлением контроля деятельности и всех бизнес-процессов. Внедрение процессного подхода позволит улучшить контроль качества деятельности выставочного комплекса и сделать его более эффективным.

1. Система целей и показателей

Важным инструментом процессного подхода является система целей, которая должна быть построена с учетом определения метрик и ключевых показателей. Это позволит обеспечить четкое понимание целей и целевых показателей сотрудниками, а также повысит эффективность управления и контроля достижения результатов руководителями.

1. Выделение бизнес-процессов

Переход к процессному подходу предполагает проведение идентификации бизнес-процессов организации и их подробное описание. Это несомненно обеспечит упрощение понимания бизнес-процессов такой сложной организации, как выставочный комплекс, а также позволит сконцентрировать внимание на ключевых процессах деятельности.

1. Формализация бизнес-процессов

Одним из наиболее важных этапов процессного управления является формализация бизнес-процессов с помощью различных технологий и средств моделирования. Основной целью процесса моделирования является регламентация и стандартизация каждого бизнес-процесса для повышения эффективности его выполнения и получения качественного конечного результата. Это несомненно является важным преимуществом, которое окажет значительное влияние на эффективность бизнес-процессов выставочного комплекса.

1. Эффективность оптимизаций

Главным принципом процессного управления является детальное изучение бизнес-процессов организации и особенное внимание к ним. Исследование бизнес-процессов включает в себя такие этапы, как проведение комплексного анализа, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов. Учитывая потребность организации АО «ВДНХ» в повышении качества деятельности и эффективности управления, процессный подход, его возможности и средства позволят обеспечить проведение анализа ошибок и нарушений бизнес-процессов как в целом, так и на отдельных этапах.

1. Оптимизация бизнес-процессов

Внедрение процессного подхода к управлению обеспечивает действительно качественное совершенствование деятельности организации. Это означает, что предполагаемая оптимизация бизнес-процессов выставочного комплекса позволит организовать параллельное выполнение многих задач, значительно сократить сроки выполнения работ, а также использовать оптимальное количество ресурсов.

1. Оптимизация организационной структуры

Процессный подход к управлению также предполагает проведение анализа и оптимизации организационной структуры. Внимание к организационной структуре выставочного комплекса и осуществление ее оптимизации позволит объединить разрозненные действия функциональных подразделений, а также повысить эффективность горизонтальных связей между структурными подразделениями.

1. Эффективность автоматизаций

Повышение эффективности деятельности организации за счет использования процессного подхода к управлению позволит создать соответствующие условия для эффективной автоматизации бизнес-процессов и внедрения различных информационных технологий и систем. Осуществление эффективной автоматизации значительно повысит производительность и качество результатов бизнес-процессов выставочного комплекса, а также создаст дополнительные экономические преимущества.

1. Экономическая эффективность

Качественное внедрение процессного подхода и его использование при контроле деятельности и управлении существенно скажется на экономической эффективности организации АО «ВДНХ». Это позволит значительно повысить ключевые показатели эффективности деятельности, обеспечит эффективное управление операционными издержками и привнесет большую гибкость организации в изменяющихся условиях. Кроме того, эффективный анализ рынка и внешней среды при процессном подходе позволит оперативно выявлять и реализовывать существующие рыночные возможности.

Таким образом, все вышеперечисленные преимущества процессного подхода и его внедрения для управления выставочным комплексом обеспечат повышение прибыли организации за счет эффективного достижения целей, что несомненно имеет большое значение для акционеров АО «ВДНХ».

1.2 Моделирование бизнес-процессов

По определению, понятие «модель» понимается как множество графических объектов, которые обладают свойствами, имеют атрибуты и связаны с другими объектами некоторыми связями. Как правило, модели являются необходимыми для наглядного представления описываемой системы и отражения ее характеристик и особенностей.

Моделирование бизнес-процессов предполагает создание модели организационной деятельности, наглядно отражающей существующие процессы организации. Модели позволяют детализировать особенности их выполнения и представить требуемое ресурсное окружение, исполнителей, материальное и информационное обеспечение и другие объекты. Главной целью моделирования бизнес-процессов является графическое описание сложной бизнес-системы, обеспечение точности, логичности и последовательности представления процессов для упрощения понимания деятельности организации. Это становится возможным благодаря использованию методологий, что, в свою очередь, вносит структурность и единообразие в процесс и результат моделирования.

Моделирование играет ключевую роль в представлении бизнес- процессов, так как позволяет проводить их подробный анализ, осуществлять оптимизацию, интеграцию, проверки и измерения различных процессов, а также оперативно внедрять изменения и совершенствовать процессы. Также можно сказать, что процесс моделирования оказывает непосредственное и сильное влияние на принятие управленческих решений, степень их рациональности и способствует поддержанию постоянного контроля за деятельностью.

При моделировании бизнес-процессов необходимо придерживаться ряда существенно значимых принципов, обеспечивающих корректность и адекватность моделей, их единообразие и легкость восприятия человеком.

Прежде всего необходимо отметить, что построение модели должно осуществляться с учетом задач моделирования. Описание должно быть целостным, последовательным и логичным, отвечать принципу разумной достаточности и детализироваться в соответствии с выбранным уровнем и поставленными целями. Также важным правилом моделирования является принцип «сверху-вниз», что предполагает последовательное построение моделей для каждой изучаемой предметной области начиная с верхнего уровня. Постепенное описание и детализация моделей по иерархической структуре позволяют раскладывать сложную бизнес-систему на простые части и позволяют достичь однозначности и доступности понимания.

Другим важным принципом моделирования бизнес-процессов, описывающих деятельность некоторой организации, является применение эталонной или референтной модели в качестве образца или шаблона. Эталонные модели представляют собой некоторые универсальные модели функционирования организации, содержащие совокупность бизнес-процессов верхнего уровня и созданные на основании лучшего практического опыта и деятельности компаний в различных отраслях и в разных странах. Референтные модели представляют собой особые эталонные модели универсального функционирования организаций, учитывающие существующую специфику различных отраслей и построенные на основании лучших образцов соответствующего практического опыта.

Таким образом, при моделировании деятельности выставочного комплекса требуется внимательно подойти к построению модели, которая должна учитывать специфику отрасли, а также соответствовать правилам и принципам эффективного моделирования. Очень важно создать модель, адекватно и доступно отражающую суть деятельности выставочного комплекса, то есть необходимо тщательно изучить все нюансы и особенности организации, а также, учитывая задачи моделирования, описать бизнес- процессы до соответствующего уровня детализации.

1.3 Методы повышения эффективности бизнес-процессов

Процессный подход к управлению подразумевает постоянное повышение эффективности бизнес-процессов организации и предполагает их непрерывное совершенствование. Так, цикл управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов является неотъемлемой частью процессного подхода и включает в себя такие элементы, как идентификация и моделирование бизнес-процессов, анализ статистики достижения ими целей и ключевых показателей эффективности, проведение анализа существующих бизнес-процессов и выявление тех из них, которые не удовлетворяют установленным показателям и не соответствуют требованиям. Кроме того, цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов предполагает осуществление оптимизаций и автоматизаций неэффективных бизнес- процессов, а также их постоянный контроль и мониторинг. Таким образом, подобный цикл управления бизнес-процессами представляет собой их непрерывное совершенствование, что позволяет постоянно повышать эффективность деятельности организации.

В настоящее время многие организации, использующие процессный подход к управлению все чаще прибегают к различным методам повышения эффективности бизнес-процессов. Такие методы, как правило, строятся на основании идеи классической схемы непрерывного совершенствования и цикла Шухарта-Деминга. Он предполагает постоянное повторение четырех главных этапов цикла непрерывного совершенствования, таких как «Планирование», «Измерение и анализ», «Улучшение» и «Внедрение и контроль». Подобные методы, построенные на базе четырехэтапного цикла Шухарта-Деминга, направлены на повышение эффективности деятельности и управления организацией, на преодоление сложностей взаимодействия с внешней средой, на повышение скорости реагирования на изменяющиеся условия, на повышение конкурентоспособности и на минимизацию издержек при сохранении высокого качества результатов.

Главные этапы цикла Шухарта-Деминга можно понимать следующим образом:

«Планирование» - данный этап включает в себя идентификацию и моделирование бизнес-процессов, определение целей и задач, установление ключевых показателей эффективности достижения целей, а также предполагает планирование проекта по непрерывному совершенствованию бизнес-процессов.

«Измерение и анализ» - данный этап предполагает проведение анализа существующих бизнес-процессов на основании измерения ключевых показателей эффективности и результатов достижения целей, а также выявление неэффективных бизнес-процессов, не удовлетворяющих установленным плановым показателям.

«Улучшение» - данный этап непосредственно связан с повышением эффективности бизнес-процессов, предполагает их оптимизацию и автоматизацию, а также тестирование и оценку эффективности разработанных мер.

«Внедрение и контроль» - данный этап предусматривает стандартизацию и поэтапное внедрение усовершенствований, предполагает контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также дальнейшее непрерывное их совершенствование.

Таким образом, благодаря использованию методов повышения эффективности бизнес-процессов становиться возможным осуществить внедрение процессного подхода, повысить эффективность управления бизнес- процессами и эффективность деятельности организации.

Так, в данной работе в соответствии с методами повышения эффективности бизнес-процессов на основании цикла непрерывного совершенствования будет осуществлено внедрение процессного подхода для повышения эффективности управления выставочным комплексом в организации АО «ВДНХ». Это обеспечит эффективное функционирование, достижение целей и плановых показателей, непрерывное совершенствование, эффективное управление и контроль, а также повышение прибыли организации.

Прежде всего внедрение процессного подхода и повышение эффективности бизнес-процессов на первом этапе «Планирование» должно включать в себя анализ внешней среды выставочного комплекса, выявление целей, идентификацию и моделирование бизнес-процессов организации АО «ВДНХ». Эффективность управления выставочным комплексом в рамках процессного подхода предполагает, что должны быть установлены цели и соответствующие им ключевые показатели эффективности, которые показывают степень достижения результата и плановых показателей.

На следующем этапе «Измерение и анализ» предполагается, что должен быть проведен анализ выявленных бизнес-процессов выставочного комплекса на основании измерений ключевых показателей эффективности и результатов достижения целей. Кроме того, на данном этапе должны быть определены неэффективные бизнес-процессы организации АО «ВДНХ», не удовлетворяющие установленным плановым показателям и требующие проведения оптимизации и совершенствования.

На этапе «Улучшение», непосредственно связанном с повышением эффективности бизнес-процессов выставочного комплекса, предполагается проведение их оптимизации и совершенствование, а также разработка различных способов автоматизации с помощью информационных технологий и систем. Кроме того, текущий этап должен включать в себя тестирование разработанных мер и оценку их эффективности для АО «ВДНХ».

Последний этап цикла непрерывного совершенствования бизнес- процессов «Внедрение и контроль» предусматривает стандартизацию усовершенствованных и оптимизированных бизнес-процессов выставочного комплекса, поэтапное внедрение усовершенствований в процессы деятельности организации, предполагает постоянный контроль и мониторинг бизнес-процессов, а также их дальнейшее непрерывное совершенствование.

Таким образом, в соответствии с выделенными этапами и рекомендациями на основании непрерывного цикла управления и совершенствования в данной работе будет осуществлены идентификация и моделирование бизнес-процессов выставочного комплекса, будет проведен анализ существующих бизнес-процессов в соответствии с поставленными им целями и достижением установленных ключевых показателей. Также будет проведена оптимизация неэффективных бизнес-процессов по результатам проведенного анализа и предложены меры по повышению эффективности существующих бизнес-процессов. Кроме того, будет проведена оценка эффективности предложенных мер по оптимизации, которые предлагаются ко внедрению в организации АО «ВДНХ» для повышения эффективности управления бизнес-процессами.

При этом следует отметить, что необходимым условием успешного внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом является непрерывное совершенствование бизнес-процессов и создание реально действующих механизмов управления процессами: возможность установления целевых параметров деятельности и контроля полученных результатов. Контрольными параметрами эффективности для измерения результатов процессов может служить система экономических показателей, необходимая для оценки каждого бизнес-процесса и участвующих в них подразделений и сотрудников. При правильном определении показателей эффективности процессов выставочного комплекса будет создан такой механизм, который позволит принимать эффективные управленческие решения, основанные исключительно на фактах, а также эффективно оптимизировать и контролировать все бизнес-процессы организации. Так, следствием повышения эффективности управления выставочным комплексом будет улучшение всех конечных результатов деятельности АО «ВДНХ».

Глава 2. Применение процессного подхода при оптимизации бизнес-процессов выставочным комплексом АО «ВДНХ»

2.1 Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса

Идентификация бизнес-процессов является неотъемлемым этапом при внедрении процессного подхода к управлению и требует внимательного изучения существующих особенностей организации, принципов ее управления, внутренней и внешней среды. Осуществление идентификации бизнес-процессов предполагает определение набора ключевых бизнес- процессов верхнего уровня, имеющих для организации наиболее важное значение. Для проведения идентификации бизнес-процессов можно использовать множество разных подходов, но для выделения бизнес- процессов АО «ВДНХ» было решено воспользоваться именно системным подходом, который является одним из наиболее распространенных и часто используемых.

В основе системного подхода к организации предполагается исследование объекта как системы, которая рассматривается как единое целое и как совокупность взаимосвязанных процессов, представляющих собой набор определенных сущностей и отношений между ними. При этом сама организационная деятельность представляется как иерархическая структура моделей разного уровня детализации, необходимая для упрощения ее понимания, изучения структуры и свойств, определения ключевых целей и процессов, а также повышения эффективности управления и реализации поставленных задач. Кроме того, надо отметить, что изучение любой системы невозможно без рассмотрения ее в контексте внешнего окружения, поэтому исследование выставочного комплекса и идентификация бизнес-процессов должна осуществляется как «изнутри», так и в тесной связи с внешней макро- и микросредой, то есть «извне».

Исследование организации АО «ВДНХ» «извне» основано на определении его миссии, главных целей и стратегии, выявлении заинтересованных лиц и их ожиданий, а также на идентификации ключевых бизнес-процессов, зависящих от окружающей среды и направленных на реализацию целей. Изучение выставочного комплекса «изнутри» предполагает исследование положений и иной документации, проведение опросов и интервью с работниками для определения ключевых бизнес- процессов, связанных с внутренней средой организации и необходимых для ее функционирования.

На данный момент АО «ВДНХ» является одним из наиболее крупных выставочных комплексов в России и в мире, который успешно функционирует, постоянно развивается и совершенствуется. До недавнего времени главный выставочный комплекс страны не имел единого центра управления, но в 2014 году его возрождение было передано под руководство мэра Москвы и Правительства города. Можно отметить, что с тех пор ВДНХ был возвращен его исторический облик и были достигнуты значительные успехи в реконструкции и развитии выставочного комплекса. Это стало самым крупным проектом в Москве, связанным с благоустройством общественной территории выставочного комплекса, и в настоящее время АО «ВДНХ» ставит перед собой такие главные цели своего функционирования, как осуществление музейной, выставочной и рекреационной деятельности.

Сейчас на ВДНХ организуется большое количество выставок, ярмарок, праздников, культурных и спортивных мероприятий. Это стало одним из самых популярных и безопасных мест проведения досуга и отдыха для горожан и гостей города, куда теперь приходит гораздо больше посетителей, чем до осуществления изменений. Таким образом, за рекордно короткий срок было осуществлено возрождение выставочного комплекса ВДНХ, а его активное развитие планируется продолжать на постоянной основе.

С целью дальнейшего развития и совершенствования выставочного комплекса необходимо поставить вопрос о внедрении процессного подхода и повышении эффективности управления его деятельностью. Прежде всего, начиная с идентификации бизнес-процессов АО «ВДНХ», следует изучить ее внешнюю среду и внешние факторы, которые оказывают серьезное влияние и имеют важное значение для организации.

Так, в рамках внешней макросреды организации АО «ВДНХ» отмечается крайне сильное влияние факторов, относящихся к смежным средам, с которыми осуществляется тесное взаимодействие, и среди них можно выделить социально-демографическую среду, культурно-образовательную, природно-географическую, политическую и экономико-правовую, среду государственного регулирования, научно-техническую и маркетинговую информационную среды. Все факторы влияния макросреды на выставочный комплекс требуют внимательного анализа, прогнозирования и реализации соответствующей стратегии, учитывающей различные варианты дальнейшего развития окружающей среды, с целью уменьшения неопределенности и обеспечения контроля.

Для определения факторов микросреды, непосредственно влияющих на АО «ВДНХ», следует отметить ряд участников, с которыми происходит наиболее активное и значимое взаимодействие выставочного комплекса, среди которых можно выделить таких, как партнеры, поставщики и посредники, инвесторы и банки, государственные органы, контактные аудитории и СМИ, конкуренты, клиенты, посетители и их запросы. Выделенные участники микросреды напрямую влияют на протекание ключевых бизнес-процессов выставочного комплекса и, соответственно, на функционирование и реализацию поставленных целей. В отличии от факторов макросреды факторами микросреды и отношениями с ее участниками можно управлять в большей степени, и именно поэтому они требуют особенного и аккуратного регулирования, а также проведения политики повышения эффективности взаимодействий и внешних коммуникаций.

Таким образом, множество факторов макро- и микросреды «извне» оказывают неизбежное и постоянное влияние на бизнес-процессы и деятельность выставочного комплекса. Более того, данные факторы окружающей среды формируют миссию, главные цели и стратегию АО «ВДНХ».

Говоря о миссии выставочного комплекса, надо отметить, что организация стремится соответствовать своему историческому предназначению и быть главным в стране музейным, выставочным и рекреационным комплексом. Кроме того, АО «ВДНХ» выполняет такие важные функции, как поддержание культурного и исторического объекта, развитие его территории и инфраструктуры и популяризация проведения культурно-образовательного досуга в современном обществе.

Главными целями выставочного комплекса можно считать успешное осуществление деятельности, совершенствование и оптимизация организационных бизнес-процессов, проведение мероприятий по улучшению качества их выполнения и повышение эффективности управления и контроля выставочным комплексом. Также выставочный комплекс осуществляет формирование главной стратегии, которая должна соответствовать выделенным целям и быть направленна на их реализацию. В соответствии с принятой стратегией, АО «ВДНХ» осуществляет деятельность, направленную на развитие выставочного комплекса, проводит оптимизацию и совершенствование бизнес-процессов, а также организует мероприятия по повышению эффективности управления выставочным комплексом.

Таким образом, на основании рассмотрения выставочного комплекса «извне», были определены внешние факторы макро- и микросреды и сформулированы цели, миссия и стратегия АО «ВДНХ», которые, в свою очередь, должны отвечать требованиям окружающей среды. Успешное осуществление деятельности в соответствии с поставленными целями и преодоление возникающих при взаимодействии с внешней средой сложностей неразрывно связано с качеством и эффективностью выполнения бизнес- процессов выставочного комплекса. Ключевые бизнес-процессы АО «ВДНХ» непременно должны быть направлены на достижение целей и реализацию стратегии организации с учетом сложности внешней среды, а также должны постоянно анализироваться и совершенствоваться для повышения эффективности деятельности.

Исследование организации АО «ВДНХ» «изнутри» позволяет выявить ряд факторов внутренней среды организации, оказывающих влияние на ее деятельность. Среди факторов внутренней среды выставочного комплекса важно выделить такие существенные, как менеджмент, технология и инфраструктура организации, организационная структура и кадровый состав, организационная культура, маркетинг, имидж и репутация, а также ее материальные возможности и ресурсы. Соответственно, на основании отмеченных факторов внутренней среды, исследовании положений и регламентов, проведении опросов и интервью персонала становится возможным определение ключевых бизнес-процессов АО «ВДНХ», необходимых для ее функционирования и связанных с внутренней средой организации.

Так, на основании проведенного исследования внутренней и внешней макро- и микросреды организации АО «ВДНХ» можно систематизировать знания о факторах, которые оказывают существенное воздействие на деятельность выставочного комплекса. В таблице 1 представлен SWOT- анализ, который заключается в определении факторов внутренней среды организации и разделении их на категории «Сильные стороны» (Strength), «Слабые стороны» (Weaknesses), а также в выявлении факторов внешней среды и разделении их на категории «Возможности» (Opportunities) и «Угрозы» (Threats).

Таблица 1

«SWOT-анализ выставочного комплекса»

	Положительное влияние	Отрицательное влияние
	Возможности	Угрозы
Внешняя среда	1. Новые виды услуг и продукции 2. Новые технологии 3. Новые потребности 4. Захват смежных сегментов 5. Определение целевой аудитории 6. Дополнительные услуги 7. Тенденции спроса 8. Сотрудничество и партнерство 9. Связи с общественностью 10. Увеличение рекламы 11. Государственная поддержка	1. Конкуренты выставочного комплекса 2. Активность конкурентов 3. Перебои работы с поставщиками 4. Смена тенденций и спад спроса 5. Законодательное регулирование 6. Экономический спад
	Сильные стороны	Слабые стороны
Внутренняя среда	1. Известность выставочного комплекса ВДНХ 2. Значительная популярность 3. Большой опыт деятельности 4. Высокое качество услуг и продукции 5. Низкая себестоимость 6. Сплоченный коллектив 7. Удовлетворенность посетителей 8. Потенциал маркетинга и рекламы	1. Функциональная структура 2. Недостаточность ИТ и ИС 3. Слабая связь между подразделениями 4. Неэффективность кооперации подразделений 5. Не налаженные бизнес-процессы 6. Неэффективные бизнес-процессы 7. Не выработанная система целей и показателей 8. Недостаточно высокий уровень квалификации кадров

Таким образом, осуществление идентификации ключевых бизнес- процессов выставочного комплекса возможно благодаря системному подходу и на основании подробного изучения АО «ВДНХ» как «извне», путем определения внешней среды бизнес-системы, целей и стратегии организации, так и «изнутри», путем определения факторов внутренней среды и рассмотрения официальных внутренних положений о деятельности организации. В таблице 2 представлены результаты идентификации ключевых бизнес-процессов АО «ВДНХ»:

Таблица 2

«Идентификация бизнес-процессов выставочного комплекса»

Ключевые бизнес-процессы	Описание функций бизнес-процессов
Проведение конгрессно­выставочных мероприятий	Организация и обеспечение мероприятий, связанных с проведением различных конференций и выставок
Проведение собственных/гостевых и специальных мероприятий	Организация и обеспечение культурно­образовательных и рекреационных мероприятий, связанных с реализацией целей и стратегии
Риэлтерская деятельность	Осуществление сдачи в аренду определенных объектов, территории и инфраструктуры выставочного комплекса
Рекламная деятельность	Осуществление деятельности, связанной с организацией рекламных мероприятий и размещением рекламных объектов на территории
Маркетинг, PR и GR	Осуществление популяризация выставочного комплекса ВДНХ, реализация рекламной и маркетинговой стратегии; организация взаимодействия с государством
Капитальное строительство	Осуществление реконструкции объектов выставочного комплекса, обслуживание объектов и территории, организация и контроль строительства новых

Финансово-экономическая деятельность	Проведение расчетов экономической эффективности деятельности выставочного комплекса, реализация финансово­экономической деятельности в рамках стратегии
Бухгалтерская отчетность и налоговый учет	Осуществление сбора и консолидации данных бухгалтерского учета; формирование отчетности о финансовой деятельности организации, ведение налогового учета
Юридическое обеспечение	Осуществление правового обеспечения деятельности, правовое регулирование и юридическое сопровождение заключаемых договоров
Административная поддержка	Организация и ведение делопроизводства выставочного комплекса, материально­техническое и транспортное сопровождение деятельности
Закупочная деятельность	Организация закупочной деятельности выставочного комплекса, определение необходимости, планирование и учет закупок, выбор поставщиков
Обеспечение безопасности	Обеспечение безопасности деятельности, контроль за соблюдением порядка, охрана объектов и территории выставочного комплекса
Проведение перспективного стратегического планирования	Разработка и планирование проведения мероприятий стратегического планирования; повышение эффективности и качества стратегического планирования
Реализация проектов стратегического планирования	Реализация запланированных проектов, повышающих эффективность и качество стратегического планирования; проведение мероприятий стратегического планирования
Внедрение новых информационных технологий	Разработка стратегии и планирование проектов по внедрению новых компьютерных технологий для повышения эффективности выставочного комплекса
Совершенствование трудовых договоров и условий труда	Проведение анализа условий труда; формирование кадровой политики и разработка мер по совершенствованию трудовых договоров и условий труда с учетом экономической эффективности
Проведение оптимизации и совершенствования бизнес- процессов	Установление ключевых показателей деятельности и проведение анализа процессов организации; формирование стратегии оптимизации и совершенствования бизнес- процессов выставочного комплекса
Увеличение числа партнеров	Формирование эффективной стратегии привлечения новых партнеров выставочного комплекса
Совершенствование взаимоотношений с партнерами	Разработка мер по повышению эффективности взаимодействий с партнерами и поддержанию деловых отношений
Расширение внешних связей	Формирование стратегии увеличения количества внешних связей привлечения внимания к деятельности выставочного комплекса; разработка мер эффективного сотрудничества с организациями
Планирование рекламной и маркетинговой стратегии	Осуществление планирования и разработки стратегии по вопросам рекламы, маркетинга и популяризации выставочного комплекса
Повышение эффективности работы с клиентами	Формирование стратегии взаимодействия с клиентами; разработка мер по повышению эффективности взаимодействий с клиентами
Разработка и реализация новых услуг	Формирование политики по разработке новых идей и концепций предоставляемых услуг и инфраструктуры комплекса
Повышение качества услуг	Проведение анализа качества предоставляемых услуг; разработка мер по улучшению качества и эффективности услуг выставочного комплекса
Стратегическое планирование	Определение миссии и целей организации, проведение анализа внешней среды, формирование политики и стратегии развития выставочного комплекса
Управление эксплуатацией имущественного комплекса	Формирование эффективной политики эксплуатации объектов имущественного комплекса; управление и контроль за состоянием объектов и территории выставочного комплекса
Управление капиталом	Формирование эффективной политики использования капитала, проведение анализа, планирование и разработка оптимальных управленческих решений
Контроль и учет деятельности предприятия	Управление и контроль процессов деятельности и взаимодействий с клиентами; проведение измерений выполнения ключевых показателей деятельности
Управление качеством	Реализация новых концепций и расширение инфраструктуры выставочного комплекса для повышения эффективности и качества деятельности
Управление внешними связями	Обеспечение внешних связей, реализация и поддержка взаимодействий с партнерами и клиентами; организация проектов и мероприятий для привлечения внимания к деятельности
Управление ИТ/ИС	Обеспечение поддержки и контроля функционирования существующих информационных систем, их обновление и внедрение новых информационных технологий в организации
Управление персоналом	Реализация кадровой политики выставочного комплекса; управление и контроль эффективного использования трудовых ресурсов
Управление финансами	Разработка и планирование финансово­экономической деятельности в рамках стратегии, управление и контроль эффективности финансовых и денежных потоков
Внутренний аудит	Осуществление проверок и контроля финансовой деятельности, проведение анализа финансовой отчетности о деятельности выставочного комплекса

2.2 Формализация бизнес-процессов выставочного комплекса

На этапе идентификации бизнес-процессов выставочного комплекса были сформулированы все ключевые бизнес-процессы деятельности АО «ВДНХ». На данном этапе формализации будет создана наглядная графическая модель, позволяющая визуально представить бизнес-процессы верхнего уровня рассматриваемого выставочного комплекса.

Таким образом, на данном уровне ключевые бизнес-процессы выставочного комплекса были разделены на четыре предметные группы, среди которых основные процессы, вспомогательные процессы, процессы развития и процессы управления.

Группа основных процессов деятельности выставочного комплекса включает в себя процессы, связанные с основными направлениями деятельности АО «ВДНХ». Среди них можно отметить следующие ключевые бизнес-процессы: проведение конгрессно-выставочных мероприятий, проведение собственных/гостевых и специальных мероприятий, риэлтерская деятельность и рекламная деятельность.

Группа вспомогательных процессов деятельности выставочного комплекса включает в себя процессы, обеспечивающие поддержку и создающие инфраструктуру для основной деятельности организации. Среди таких процессов необходимо отметить следующие: маркетинг, PR и GR, капитальное строительство, финансово-экономическая деятельность, бухгалтерская отчетность и налоговый учет, юридическое обеспечение, административная поддержка, закупочная деятельность и обеспечение безопасности.

Группа процессов развития организации предполагает планирование дальнейшего будущего и вариантов развития выставочного комплекса, а также разработку краткосрочной и долгосрочной стратегии. Данная группа включает в себя следующие ключевые бизнес-процессы: проведение перспективного стратегического планирования, реализация проектов стратегического планирования, внедрение новых информационных технологий, совершенствование трудовых договоров и условий труда, проведение оптимизации и совершенствования бизнес-процессов, увеличение числа партнеров, совершенствование взаимоотношений с партнерами, расширение внешних связей, планирование рекламной и маркетинговой стратегии, повышение эффективности работы с клиентами, разработка и реализация новых услуг, повышение качества услуг.

Группа процессов управления деятельностью объединяет входящие в нее процессы, направленные на осуществление контроля и регулирование всех элементов деятельности организации. К данной группе относятся следующие идентифицированные на прежнем этапе бизнес-процессы: стратегическое планирование, управление эксплуатацией имущественного комплекса, управление капиталом, контроль и учет деятельности предприятия, управление качеством, управление внешними связями, управление ИТ/ИС, управление персоналом, управление финансами, внутренний аудит.

Таким образом, идентифицированные ключевые бизнес-процессы выставочного комплекса были представлены в виде четырех групп верхнего уровня. Теперь это позволяет осуществить построение графической модели бизнес-процессов верхнего уровня с учетом всей изученной информации о выставочном комплексе АО «ВДНХ» (рисунок 1).

Рисунок 1 - Модель бизнес-процессов верхнего уровня АО «ВДНХ»

Для более подробного рассмотрения бизнес-процессов верхнего уровня организации АО «ВДНХ» необходимо построить модель бизнес-процессов второго уровня. Модель групп процессов позволяет рассмотреть каждый бизнес-процесс верхнего уровня в отдельности в виде детализированной группы процессов. В качестве детализируемого процесса верхнего уровня был выбран процесс «Закупочной деятельности» выставочного комплекса.

Данный процесс был выбран осознанно, исходя из того, что внедрение процессного подхода осуществляется с целью повышения эффективности управления выставочным комплексом. Это предполагает проведение анализа деятельности, выявление неэффективных бизнес-процессов и их оптимизацию. По мнению руководителей выставочного комплекса, бизнес- процесс «Закупочной деятельности» не является полностью совершенным, имеет некоторые ошибки и может быть эффективно оптимизирован.

Прежде всего, приступая к моделированию и анализу бизнес-процесса «Закупочной деятельности» необходимо определить его цели и соответствующие показатели эффективности. Благодаря этому впоследствии можно будет сделать выводы о том, достигает ли данный бизнес-процесс установленных целей и плановых показателей, действительно ли он является недостаточно эффективным и требует оптимизации и совершенствования.

Так, бизнес-процесс «Закупочной деятельности» ориентирован на выполнение главной цели, установленной в соответствии со стратегией организации АО «ВДНХ», - удовлетворение потребностей выставочного комплекса в товарах, работах, услугах. Кроме того, для лучшего понимания рассматриваемого бизнес-процесса «Закупочной деятельности» можно выделить ряд целей, детализирующих главную цель. Построенная диаграмма иерархии целей позволяет наглядно представить цели организации, связанные с бизнес-процессом «Закупочной деятельности» (рисунок 2).

Рисунок 2 – Диаграмма иерархии целей для бизнес-процесса «Закупочная деятельность»

При рассмотрении бизнес-процесса «Закупочной деятельности» в целом и главной цели, на достижение которой он направлен, необходимо также принимать во внимание и ключевой показатель эффективности, позволяющий делать выводы об эффективности данного процесса и результатах достижения цели. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать главную цель бизнес-процесса «Закупочной деятельности» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевой показатель результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 3).

Рисунок 3 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Закупочная деятельность»

Таким образом, в данной работе будет детализирован процесс «Закупочной деятельности» выставочного комплекса, так как он неэффективно достигает поставленной цели и не отвечает требованиям установленных ключевых показателей эффективности. Подробное рассмотрение и моделирование бизнес-процесса на разных уровнях позволит провести его анализ и выявить некоторые потенциально возможные варианты оптимизации. Построение модели второго уровня позволяет наглядно представить группы процессов «Закупочной деятельности» (рисунок 4).

Рисунок 4 - Модель бизнес-процессов второго уровня «Закупочная деятельность»

Так, построенная модель бизнес-процессов второго уровня позволяет подробно исследовать бизнес-процесс «Закупочной деятельности» и наглядно показывает, что он направлен на организацию закупок для выставочного комплекса. Рассматриваемый бизнес-процесс включает в себя такие процессы, как планирование и инициация закупок, выбор поставщика, заключение договора и контроль исполнения заказов/работ. Данный процесс действительно очень значим, так как, являясь вспомогательным, он осуществляет поддержку многих других процессов по вопросам проведения закупок и позволяет реализовывать иные важные для выставочного комплекса цели, такие как обеспечение успешного функционирования организации АО «ВДНХ» и её постоянное развитие. Именно поэтому очень важно, чтобы такой значимый для организации бизнес-процесс, как «Закупочная деятельность» действительно эффективно достигал поставленную цель и установленных показателей и, следовательно, поэтому именно он будет детально изучен и проанализирован в работе для дальнейшей оптимизации в рамках внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом.

При дальнейшем изучении бизнес-процессов и, в частности, бизнес- процесса «Закупочной деятельности» необходимо продолжить его детализацию и рассмотреть на уровне описания процедур процесса. Прежде всего на данном этапе необходимо изучить все выделенные группы процессов «Закупочной деятельности». Так, для дальнейшего анализа эффективности бизнес-процессов и выявления процедур бизнес-процессов, требующих оптимизации, будут построены диаграммы окружения ключевых показателей результативности для каждого бизнес-процесса соответственно. Это позволит детализировать поставленные им цели и установленные ключевые показатели, а также сделать выводы о необходимости повышения эффективности некоторых из них и проведении оптимизации. Кроме того, на данном этапе необходимо построить модели процедур для каждой группы процессов, среди которых можно выделить: планирование закупок, инициация закупки, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и прием работ.

Планирование закупок. Процесс «Планирование закупок» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для обеспечения ежегодного составления плана закупок для каждого отдела выставочного комплекса. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Планирование закупок» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 5).

Рисунок 5 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Планирование закупок»

Бизнес-процесс «Планирование закупок» включает в себя следующие этапы: определение лимитов бюджета, анализ исполнения текущего бюджета, обработка предложений по будущим закупкам, внутренние согласования плана закупок, формирование плана закупок. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Планирование закупок» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 6).

Рисунок 6 - Модель процедур процесса «Планирование закупок»

Инициация закупки. Процесс «Инициация закупок» требуется в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для проведения подготовительных мероприятий, непосредственно предшествующих старту закупки и выбору поставщика. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Инициация закупки» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 7).

Рисунок 7 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Инициация закупки»

Бизнес-процесс «Инициация закупки» включает в себя следующие этапы: создание заявки на закупку, оценка необходимости закупки, формирование цены закупки, формирование технического задания, проведение согласований документации, выбор процедуры закупки. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Инициация закупки» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 8).

Рисунок 8 - Модель процедур процесса «Инициация закупки»

Выбор поставщика. Процесс «Выбор поставщика» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для определения поставщика закупки либо по итогам проведения конкурса, либо путем анализа рыночных предложений. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес-процесса «Выбор поставщика» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельца процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 9).

Рисунок 9 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Выбор поставщика»

Бизнес-процесс «Выбор поставщика» включает в себя следующие этапы в случае проведения конкурса: объявление конкурса, приём заявок на конкурс, рассмотрение заявок участников, определение победителя конкурса. В случае выбора поставщика без проведения конкурса процесс включает этапы: анализ предложений поставщиков на рынке, выбор поставщика для осуществления закупки, согласование с Управлением закупочной деятельности, утверждение выбранного поставщика. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Выбор поставщика» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 10).

Рисунок 10 - Модель процедур процесса «Выбор поставщика»

Заключение Договора. Процесс «Заключение договора» необходим в бизнес- процессе «Закупочной деятельности» для проведения согласований по вопросам, связанным с закупкой, и заключения договора непосредственно с выбранным поставщиком. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес- процесса «Заключение договора» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 11).

Рисунок 11 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Заключение договора»

Бизнес-процесс «Заключение договора» включает в себя следующие основные этапы: создание проекта договора, утверждение договора, создание договора, публикация договора. В случае заключения договора с поставщиком, выбранным на основании конкурсного отбора, данный процесс начинается с проведения внутренних согласований итогов конкурса, и затем следует создание проекта договора. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Заключение договора» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 12).

Рисунок 12 - Модель процедур процесса «Заключение договора»

Контроль исполнения и приём работ. Процесс «Контроль исполнения и приём работ» требуется в бизнес-процессе «Закупочной деятельности» для осуществления контроля выполнения работ/заказа и проведения оплаты работ/заказа по договору. Построенная диаграмма окружения ключевых показателей результативности позволяет детализировать цель бизнес- процесса «Контроль исполнения и приём работ» и наглядно представить направленный на её реализацию процесс, владельцев процесса, ключевые показатели результативности и другие влияющие на её достижение объекты (рисунок 13).

Рисунок 13 - Диаграмма окружения ключевых показателей результативности бизнес-процесса «Контроль исполнения и приём работ»

Бизнес-процесс «Контроль исполнения и приём работ» включает в себя следующие этапы: определение этапов контроля исполнения работ/заказа, осуществление контроля исполнения работ/заказа, приём и утверждение работ/заказа, оплата работ/заказа по договору. Построенная модель процедур бизнес-процесса «Контроль исполнения и приём работ» позволяет детально рассмотреть ход его выполнения, обозначить функции, которые должны быть исполнены для получения конечного результата, изучить их последовательность, а также отразить участвующие единицы организационной структуры и иные необходимые для его выполнения объекты (рисунок 14).

Рисунок 14 - Модель процедур процесса «Контроль исполнения и приём работ»

2.3 Внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом АО «ВДНХ»

Функциональный подход, используемый в организации АО «ВДНХ» на протяжении уже долгого времени, позволяет организовывать деятельность выставочного комплекса путем ее разделения на функции и предполагает их выполнение определенными структурными единицами. Как правило, за ними закрепляется определенная область ответственности, а также формулируются критерии, по которым необходимо выполнять работу и поставленные задачи, которые, в свою очередь, должны быть направлены на достижение конечных поставленных целей выставочного комплекса. На практике же, можно заметить, что, выполняя свои функции, сотрудники организации АО «ВДНХ» не нацелены на достижение конечного результата всего процесса, и это негативно сказывается на эффективности деятельности выставочного комплекса в целом. Причиной этого являются принципы управления выставочным комплексом, обусловленные функциональным подходом. Следует отметить, что в действительности в организации отсутствует система целей, четкое установление целевых показателей и их понимание сотрудниками выставочного комплекса.

Кроме того, необходимо подчеркнуть, что функциональный подход к управлению является причиной того, что горизонтальные взаимодействия между структурными единицами оказываются слишком слабыми, а вертикальные связи наоборот - сильными. Это свидетельствует о том, что выполнение порученных руководителем функций является главной целью для сотрудников организации, и при этом они оказываются не заинтересованными во всем процессе деятельности, в достижении целей и качестве результатов.

В данной работе предлагается осуществить внедрение процессного подхода к управлению вместо малоэффективного функционального подхода с целью повышения эффективности управления выставочным комплексом. Так, при переходе к процессному подходу необходимо, чтобы в организации был

внедрен цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес- процессов, что, в свою очередь, является неотъемлемой частью процессного подхода. Данный цикл непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов в рамках процессного подхода предполагает, что в организации прежде всего должна быть установлена система целей и ключевых показателей эффективности, а также должны быть идентифицированы бизнес-процессы. Выделяемые в организации бизнес- процессы непременно должны быть направлены на достижение поставленных целей и выполняться в соответствии с установленными целевыми показателями. Кроме того, помимо разработки системы целей, установления ключевых показателей эффективности и идентификации бизнес-процессов внедрение процессного подхода и цикла управления бизнес-процессами включает в себя постоянный анализ бизнес-процессов и контроль достижения целей и выполнения ключевых показателей. Так, непрерывный контроль и мониторинг деятельности организации и протекания бизнес-процессов позволит своевременно выявлять неэффективность некоторых бизнес- процессов и процедур, а также в соответствии с непрерывным циклом совершенствования бизнес-процессов осуществлять мероприятия по их оптимизации и повышению эффективности.

Таким образом, в данной работе в соответствии с процессным подходом к управлению было осуществлено внедрение цикла непрерывного совершенствования бизнес-процессов путем поэтапного исследования организации АО «ВДНХ» и изучения деятельности выставочного комплекса. Прежде всего был проведен подробный анализ внешней и внутренней среды организации для определения целей выставочного комплекса и для идентификации ключевых бизнес-процессов организации. Для наглядного представления идентифицированных бизнес-процессов выставочного комплекса была построена модель бизнес-процессов верхнего уровня, которая позволила разделить бизнес-процессы на такие группы, как основные процессы, вспомогательные процессы, процессы развития и процессы управления. Для дальнейшего исследования и более подробного изучения деятельности выставочного комплекса был выбран процесс «Закупочной деятельности». Для него в рамках процессного подхода необходимо было провести идентификацию целей, что позволило определить место и значение данного бизнес-процесса в деятельности выставочного комплекса, а также установить ключевые показатели эффективности, в соответствии с которыми данный бизнес-процесс должен выполняться. Кроме того, для наглядного представления целей и ключевых показателей эффективности, определенных для бизнес-процесса «Закупочной деятельности», была построена диаграмма иерархии целей и диаграмма окружения ключевых показателей результативности.

На следующем этапе внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом было необходимо подробно рассмотреть процедуры бизнес-процесса «Закупочной деятельности», среди которых были выделены следующие: планирование закупок, инициация закупки, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и приём работ. Каждая выделенная процедура, выполняемая в бизнес-процессе «Закупочной деятельности», была детализирована и представлена в виде модели процедур, показывающей последовательность выполнения всех входящих в ее состав функций. Также, в соответствии с циклом управления и непрерывного совершенствования бизнес-процессов, внедряемым в рамках процессного подхода к управлению выставочным комплексом, для каждого выделенного процесса, выполняемого в бизнес-процессе «Закупочной деятельности», были идентифицированы цели и ключевые показатели эффективности, которые должны быть достигнуты в процессе его выполнения. Это, в свою очередь, является неотъемлемой частью внедрения процессного подхода и цикла непрерывного совершенствования бизнес-процессов для управления выставочным комплексом, так как идентификация целей и установление целевых показателей необходимы для осуществления постоянного контроля бизнес-процессов и анализа их эффективности. Так, в случае если какой-либо процесс в данной организации окажется неэффективным и не достигающим цели по установленным показателям, в соответствии с процессным подходом, он будет требовать осуществления оптимизации и усовершенствования.

Таким образом, предлагаемая в данной работе процедура внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом позволит повысить эффективность деятельности организации и управления АО «ВДНХ». Внедрение цикла непрерывного управления и совершенствования бизнес-процессов в рамках процессного подхода позволит обеспечить организацию инструментами, необходимыми для постоянного контроля эффективности бизнес-процессов, среди которых можно выделить такие, как создание системы целей и установление ключевых показателей. Так, благодаря внедрению процессного подхода будут созданы условия для проведения анализа и последующего совершенствования неэффективных бизнес-процессов организации.

Также можно отметить, что внедрение данного подхода предполагает, что каждая структурная единица, участвующая в некотором бизнес-процессе, будет обеспечивать его выполнение, а область ответственности сотрудников и их показатели эффективности будут иметь непосредственное значение в рамках соответствующего бизнес-процесса. В данном случае они будут отвечать не только за свои функции, но и за все бизнес-процессы, в которых принимают участие. При таком подходе, в отличие от функционального подхода, вертикальные связи будут слабее, в то время как горизонтальные взаимосвязи - значительно сильнее. Это позволит обеспечить создание общей ответственности за результат бизнес-процесса среди всех участвующих в нем сотрудников. Кроме того, надо заметить, что АО «ВДНХ» ведет свою деятельность в условиях сложной динамической системы и постоянного влияния множества внешних факторов. Именно поэтому необходимость внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом и повышение эффективности его деятельности становятся очевидными.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная работа посвящена изучению деятельности крупного выставочного комплекса АО «ВДНХ», который был открыт в 1939 году и функционирует до настоящего времени. На сегодняшний день выставочный комплекс находится в процессе постоянного развития и совершенствования и требует обновления принципов управления, ухода от функционального подхода, который используется уже в течении долгого времени, и перехода на некоторый новый и современный. Особенно учитывая тот факт, что для выставочного комплекса характерна сложная система внешних связей и осуществление разнонаправленной и многогранной деятельности, в организации неизбежно требуется постепенное внедрение именно процессного подхода, позволяющего реализовывать эффективное управление и постоянный контроль.

Внедрение процессного подхода к управлению выставочным комплексом обеспечит существенное положительное влияние на деятельность организации, так как позволит повысить эффективность управления за счет особого внимания к рассмотрению бизнес-процессов. Необходимо отметить, что внедрение процессного подхода требует постоянной работы с бизнес- процессами и предполагает систематический мониторинг деятельности, анализ протекания процессов, а также проведение мероприятий по их оптимизации и совершенствованию. Таким образом, благодаря практическому использованию инструментов процессного подхода, моделированию, анализу, совершенствованию и стандартизации бизнес-процессов, может быть достигнуто значительное улучшение показателей эффективности и качества работы выставочного комплекса. Кроме того, станет возможным более качественное удовлетворение потребностей потребителей за счет того, что им будет уделяться большее внимание. Это, в свою очередь, повлечет рост посетителей выставочного комплекса и увеличит его популярность, что безусловно является одним из главных факторов успеха АО «ВДНХ».

В данной работе для внедрения процессного подхода к управлению выставочным комплексом АО «ВДНХ» была использована методология ARIS. Система моделирования ARIS позволила обеспечить детальное представление бизнес-процессов организации с помощью различных инструментов и диаграмм разных уровней. Благодаря ее возможностям были осуществлены описание и моделирование бизнес-процессов выставочного комплекса, последующий анализ процессов «Закупочной деятельности», а также оптимизация процедур «Инициация закупки» и «Заключение договора».

Таким образом, поэтапное исследование деятельности организации АО «ВДНХ» позволило реализовать главную цель работы и осуществить внедрение процессного подхода для повышения эффективности управления выставочным комплексом. При этом данное исследование включило в себя сравнительный анализ научных подходов к управлению и обоснование эффективности процессного подхода для выставочного комплекса, идентификацию и моделирование бизнес-процессов организации, их последующий анализ и внесение предложений по эффективной оптимизации. Для реализации сформулированной цели были решены следующие задачи:

1. Проведение сравнительного анализа научных подходов к управлению;
2. Проведение идентификации бизнес-процессов выставочного комплекса;
3. Проведение формализации бизнес-процессов выставочного комплекса:

• Создание модели бизнес-процессов верхнего уровня,
• Создание модели бизнес-процессов второго уровня,
• Создание моделей процедур бизнес-процессов;

1. Проведение оценки эффективности процессного подхода для управления выставочным комплексом;
2. Проведение анализа и оптимизации некоторых бизнес-процессов выставочного комплекса:

• Определение бизнес-процессов для оптимизации,
• Осуществление анализа бизнес-процессов,
• Формирование предложений по эффективной оптимизации;

1. Проведение оценки эффективности предложений по оптимизации бизнес- процессов выставочного комплекса.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андерсен Б. (2003) Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования, Москва: РИА «Стандарты и качество».
2. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. (2002) Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей. Челябинск: ЮУрГУ.
3. Громов А.И., Чеботарев В.Г. (2007) Учебно-методический комплекс «Анализ и моделирование бизнес-процессов». Учебное пособие. Москва: НИУ ВШЭ.
4. Громов А.И., Чеботарев В.Г. (2008) Применение системного подхода к идентификации процессов организации // Информационные технологии в проектировании и производстве. №3. Москва: ФГУП «ВИМИ».
5. Джестон Д. (2008) Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов. Санкт-Петербург - Москва: Символ - Плюс.
6. Зуева А.Г., Носков Б.В., Сидоренко Е.В., Всяких Е.И., Киселев С.П. (2012) Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов. Москва: ДМК Пресс.
7. Калянов Г.Н. (2007) Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: Учебное пособие. Москва: Финансы и статистика.
8. Каменнова М., Громов А., Шматалюк А., Ферапонтов М. (2004) Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Москва: Весть-МетаТехнология.
9. Оболенский Н. (2004) Практический реинжиниринг бизнеса. Москва: Лори.
10. Репин В. (2013) Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. Москва: Манн, Иванов и Фербер.
11. Репин В., Елиферов В. (2012). Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. Москва: Манн, Иванов и Фербер.
12. Робсон М., Уллах Ф. (2003) Реинжиниринг бизнес-процессов: Практическое руководство. Москва: ЮНИТИ-ДАНА.
13. Харрингтон Д., Эсселинг К.С., Нимвеген Х. (2002) Оптимизация бизнес- процессов. Санкт-Петербург: БМикро.
14. Шеер А.В. (2000) Методы ARIS. Москва: Весть-МетаТехнология.
15. Шеер А.В. (2009) ARIS - моделирование бизнес-процессов. Киев: Диалектика-Вильямс.
16. Лекции кафедры «Моделирования и оптимизации бизнес-процессов» по дисциплине «Анализ и совершенствование бизнес-процессов». (2015) Москва: НИУ ВШЭ.
17. Сайт компании АО «ВДНХ». Доступен по адресу: https://vdnh.ru/ (на 10 января 2018 г.)
18. Положения организации АО «ВДНХ». Доступен по адресу: http://official.vdnh.ru/upload/iblock/f80/ustav2016_2.pdf (на 10 января 2018 г.)

79

ПРИЛОЖЕНИЕ

Объекты, использованные для построения моделей

Связи, использованные для построения моделей

Содержание

Объекты связи	Название связи
Функция -> Функция	Является предшественником (Is predecessor of)	Связь соединяет предшествующий процесс с его последователем, показывая очередность их выполнения

80

Функция -> Функция	Является вышестоящим процессом (Is process- oriented superior)	Связь соединяет вышестоящий процесс с процессами, являющимися его составными частями
Интерфейс процесса -> Событие	Порождает (Creates)	Связь показывает, что интерфейс процесса порождает событие
Событие -> Интерфейс процесса	Активизирует (Activates)	Связь показывает, что событие активизирует интерфейс процесса
Событие -> Функция	Активизирует (Activates)	Связь показывает, что событие активизирует некоторую функцию
Функция -> Событие	Порождает (Creates)	Связь показывает, что функция порождает некоторое событие
Документ -> Функция	Создает вход (Provides input for)	Связь показывает, что некоторый документ является необходимым входом для выполнения функции
Функция -> Документ	Создает выход (Creates output to)	Связь показывает, что в результате выполнения функции на выходе создается некоторый документ
Должность -> Функция	Осуществляет (Carries out)	Связь показывает, что некоторый исполнитель осуществляет выполнение функции
Событие -> Логический оператор	Оценивается с помощью (Is evaluated by)	Данные связи являются необходимыми для построения логики бизнес-процессов и позволяют отразить на модели разделение и слияние этапов их выполнения
Логический оператор -> Событие	Формирует (Leads to)
Функция -> Логический оператор	Формирует (Leads to)
Логический оператор -> Функция	Активизирует (Activates)