Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

Содержание:

Введение

Современные технологии бизнеса характеризуются высокой динамичностью, связанной с постоянно изменяющимися потребностями рынка, ориентацией производства товаров и услуг на индивидуальные потребности заказчиков и клиентов, непрерывным совершенствованием технических возможностей и сильной конкуренцией. В этих условиях в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов с управления использованием отдельных ресурсов на организацию динамических бизнес-процессов. Практика реализации проектов по совершенствованию бизнес-процессов позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении компаниями в настоящий момент:

1. Дублирование функций – пересечение функциональных обязанностей.

2. Скрытое противостояние интересов собственников и топ-менеджеров компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением и решением различных локальных вопросов.

3. Отсутствие профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении - многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют знаний в области экономики предприятия.

4. Отсутствие системы улучшения деятельности компании на всех уровнях – очень часто встречаются сотрудники, которые не имеют представления о том, как можно улучшить их деятельность и деятельность компании.

5. Внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения.

Зачастую автоматизируются процессы, которые неэффективны и требуют улучшения. В связи с вышесказанным, предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности.

Цель работы – разработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов компании на основе использования программных средств (на примере компании Japan Tobacco International).

Для достижения заданной цели были выполнены следующие задачи:

1. Рассмотрение существующих методов улучшения бизнес-процессов.

2. Консолидация характеристик исследуемого объекта (предметной области), включая составление модели.

3. Разработка методики улучшения бизнес-процессов.

4. Составление модели бизнес-процессов исследуемого объекта после применения методики.

5. Анализ результатов применения методики.

Объект исследования: компания Japan Tobacco International.

Предмет исследования: оптимизация бизнес-процессов компании на основе использования программных средств.

Глава 1. Теоретические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

1.1. Понятия бизнес-процесса

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. По мнению В. Г. Елиферова, бизнес-процессы – это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов^[1].

М. Хаммер и Дж. Чампи определяют бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), которая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента»^[2] .

Е. Г. Ойхман и Э. В. Попов дополнили определение М. Хаммера и Дж. Чампи: «Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту»^[3].

Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы.

Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеcпроцессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность^[4].

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки, поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры.

Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны. Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе: набор составляющих процесс шагов - бизнес-функций;

− порядок выполнения бизнес-функций;

− механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;

− исполнителей каждой бизнес-функции;

− входящие документы/информацию, исходящие документы, информацию;

− ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;

− документацию, условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;

− параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом.

Для моделирования бизнес-процессов можно использовать различные методы. Метод, или методология, моделирования включает в себя последовательность действий, которые необходимо выполнить для построения модели, то есть процедуру моделирования, и применяемую нотацию (язык). Наиболее популярной методологией бизнес-моделирования является ARIS, но также известны Catalyst компании CSC, Business Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling).

В роли объектов при моделировании бизнес-процессов компании могут выступать конкретные предметы или реальные сущности, например, клиент, заказ, услуга. Каждый объект характеризуется набором атрибутов, значения которых определяют его состояние, а также набором операций для проверки и изменения этого состояния. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, программное обеспечение), которые осуществляют действия.

Важным понятием любого метода моделирования бизнес-процессов являются связи (как правило, в графических нотациях их изображают в виде стрелок). Связи служат для описания взаимоотношений объектов или бизнес-функций друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь с помощью потока информации, использование другим объектом.

Управление бизнес-процессами организации предполагает их постоянное улучшение и оптимизацию.

1.2. Обзор программных средств совершенствования бизнес процессов

Business Process Management (BPM) — одна из современных управленческих методик, основанная на совокупности идеологии и программного обеспечения управления бизнес-процессами. BPM-система изначально предназначена для реализации принципов процессного управления бизнесом в компании. Большинство BPM-систем развивались для автоматизации бизнес-процесса.

BPM-системы являются центральной частью сервис-ориентированной архитектуры (Service-Oriented Architecture — SOA). BPM-система, имеющая расширенные средства интеграции, является связующим звеном между всеми сервисами единого ИТ-решения.

Основным отличием BPM-систем от приложений других классов является то, что основным объектом автоматизации в ней является бизнес-процесс. Исходя из логики бизнес-процесса, BPM-система распределяет поток работ межу участниками, обеспечивая, таким образом, управление бизнес-процессом.

Сама по себе автоматизация бизнес-процессов не рассматривается как приоритетная цель внедрения системы, и расчет здесь делается на то, что после внедрения BPM-системы в компании появляется инструмент для управления бизнес-процессами. Это позволяет повысить исполнительскую дисциплину, задать необходимый алгоритм работы компании и контролировать его правильное выполнение, а также запустить процесс постоянного улучшения бизнес-процессов. Ведь без должного управления бизнес-процессы теряют свою эффективность, и это хорошо известный факт^[5].

Business Intelligence BI - это совокупность технологий, программного обеспечения и практик, направленных на достижение целей бизнеса путём наилучшего использования имеющихся данных. Именно поэтому, в отличие от других классов делового ПО, актуальность во внедрении BI-систем в трудные с экономической точки зрения времена не ослабевает, а только усиливается. Многообразие представленных на рынке решений, от мощных платформ бизнес-анализа до простых систем аналитики и отчетности, позволяет выбрать решение, доступное любой организации.

Развитие средств визуального представления данных, мобильных и облачных технологий сделали BI-инструменты массовыми всего за последние несколько лет^[6].

Process Intelligence (PI) — это комбинация технологий управления бизнес-процессами (BPM) и бизнес-аналитики (BI). PI выводит стратегическое и операционное управление на новый уровень. Если измерение степени успешности бизнеса с помощью Business Intelligence дает его результаты, но не 40 показывает различные пути их достижения, то PI помогает получить лучшие бизнес-результаты лучшими из возможных способов^[7].

Process Mining Основная идея анализа процессов – это выявлять (discover), отслеживать (monitor) и улучшать реальные процессы, извлекая знания из логов событий. Она изображена на рис. 1. Методы Process Mining применяются к журналам событий информационных систем. В них отражается реальное выполнение бизнес-процессов через взаимодействие их исполнителей с информационными системами. Применение к ним методов Process Mining позволяет автоматически построить модели бизнес-процессов.

Рисунок 1. Применение анализа процессов

На основании их анализа могут приниматься решения о внесении изменений в бизнес-процессы или о модернизации и настройке информационной системы.

Методика анализа выполняется в четыре этапа:

1. Получение журнала событий.

События упорядочены и описывают один исполнительный проход процесса. Также в протоколах хранится дополнительная информация о временных отметках и показателях процесса.

2. Восстановление процессов вручную или с использованием методов− распознавания процессов.

3. Проверка полученной по протоколу событий модели на соответствие с типовой нормативной моделью, построенной на основе стандартов.

4. Представление доработанной модели, отражающей реальные бизнеспроцессы в компании^[8].

ERP-система (Enterprise Resource Planning System — система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу, и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании.

Рисунок 2. Схема ERP системы

Решения ERP - это системы управления ключевыми бизнес-процессами предприятия. ERP система включает в себя модули: планирование деятельности компании, бюджетирование, логистика, ведение учета, управление персоналом, управление производством, управление клиентами. Корпоративная, управленческая, бухгалтерская отчетность позволяет высшему руководству получить комплексную картину деятельности предприятия, что делает ERP систему незаменимым инструментом автоматизации операционной деятельности и поддержки принятия текущих и стратегических управленческих решений.

По сути, ERP система – это комплексное хранилище и использование информации, возможность получения данных по направлениям деятельности организации в рамках работы в одной системе^[9].

CRM (сокр. от англ. Customer Relationship Management System) — система управления взаимодействием с клиентами. Корпоративная информационная система, предназначенная для более плотной и продуктивной работы с клиентами, сохранения отношений с ними и их развития. Также важная задача CRM-системы, как следствие из основной - совершенствование уровня и увеличение количества продаж.

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRMсистема, сокращение от англ. Customer Relationship Management) — прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов^[10].

Выводы

Бизнес-процесс – это логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.

Глава 2. Практические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов на примере компании Japan Tobacco International

2.1. Краткая характеристика организации

Japan Tobacco International - одна из крупнейших компаний, занимающихся производством табачных изделий, которая на данный момент занимает третье место в мире по производству и реализации табачной продукции. В портфеле ее продукции около 90 брендов, которые производятся на тридцати фабриках, расположенных по всему миру. В Tobacco International работает 25 тысяч сотрудников. Среди производимых популярных марок сигарет можно отметить – Camel, Winston, Mild Seven.

Очевидно, что компания, имеющая представительства и производственно-административные ресурсы в таком большом количестве стран, имеет сложную организационную структуру, а также разветвленную систему планирования, реализации, мониторинга, коррекции тех проектов, которыми она занимается.

Информационные технологии выделены в отдельную функциональную область, но нужно понимать, что ИТ поддерживают практически все бизнес процессы в компании. Реализация ИТ-проектов требует представления состояния ИТ-инфраструктуры предприятия или программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего эффективное исполнение бизнес-процессов.

Географически распределенные центра хранения данных находятся в десятках городов по всему миру. В Женеве, в месте расположения штаб-квартиры Tobacco International, находятся не только физические сервера данных, но и виртуальные.

Для российского рынка табачной продукции – JTI, ведущая табачная компания. Здесь же находится крупнейший производственный центр компании в мире, который включает четыре фабрики. На территории России работают более 4 700 сотрудников компании. Исследуемый отдел TME в компании располагается в Москве и занимается улучшением взаимоотношений с клиентами в том числе стимулированием сбыта товара в торговой сети и среди посредников.

2.2. Анализ и оценка модели основных бизнес-процессов

Выполним характеристику объекта исследования для оценки эффективности существующих бизнес-процессов, построения модели-данных и определения необходимых улучшений.

Цель моделирования: Описание бизнес процессов отдела TME в России для последующего совершенствования.

Описание процессов отдела ТМЕ:

1. Российский рынок представлен большим количеством клиентов, называемых в системе торговыми точками, с которыми компания осуществляет взаимодействие.

2. Для работы рынка в приложении Oracle Siebel создаются активности, которые редактируются и обновляются в зависимости от полученных данных.

3. Команда ТМЕ отвечает за планирование и техническую реализацию необходимых активностей для улучшения взаимоотношений с клиентами.

4. Для текущих активностей команда ТМЕ создает специальный набор мерчандайзинг и промо программ, а также ассортименты для торговых точек и анкеты для проведения опросов.

5. Все активности выполняются торговыми представителями в различных торговых точках, в каждой из которых должен быть действующий контракт.

6. После тестирования и проверки созданных активностей они глобально загружаются для всего рынка.

7. Прежде чем торговый представитель сможет начать выполнять в торговых точках обязательные и периодические активности, ему необходимо создать аккаунт в Oracle Siebel Sales.

8. Сразу после создания аккаунта копия базы данных в виде локальной базы устанавливается ему на компьютер.

9. Торговые представители получают все изменения с помощью процесса синхронизации, который проверяет конкретные папки на сервере и компьютере пользователя и перемещает сгенерированные транзакции с локального компьютера на сервер и наоборот.

10. Если при загрузке произошли ошибки, то файл с ошибками помещается в специальную папку на сервере. Команда TME исправляет файл для загрузки на основании полученного файла с ошибками, и новый файл с данными загружается в папку на сервере рынка для ночной загрузки.

11. Для анализа полученных данных команда ТМЕ строит большое количество отчетов, по результатам которых корректируются текущие активности или создаются новые.

12. Отчеты также модифицируются для большего удобства и меньшей нагрузки на сервер.

13. Есть отдельные процессы загрузок из внешних приложений, которые производятся по отдельным запросам команды ТМЕ.

14. Для корректной загрузки подготавливаются файлы в специальном формате и помещаются в папку на сервере, откуда берутся загрузчиком и впоследствии загружаются либо в Siebel Sales, либо в OBIEE.

15. После того как в интерфейсе системы что-либо меняется, торговые представители централизованно устанавливают пакет обновлений через процесс синхронизации. Обычно такой процесс глобального обновления происходит два раза в год.

16. Команда ИТ-специалистов занимается поддержкой серверов, а также решает технические проблемы при выполнении активностей торговыми представителями или связанные с работой локальной базы.

17. Чаще всего проблемы решаются установкой обновлений, подключением необходимых компонентов, перезапуск процессов, либо полной переустановкой базы данных.

18. У каждого торгового представителя на компьютере также установлено приложение Offline Analytics, где они могут посмотреть, характерные для их работы отчеты, к примеру, визиты в точку или статус продаж.

Разумеется, что количество бизнес-процессов, используемых в подразделении очень велико, поэтому далее представлены лишь некоторые примеры диаграмм бизнес-процессов отдела TME.

Рисунок 3. Диаграмма бизнес-процессов отдела TME

Рисунок 4. Диаграмма бизнес-процессов отдела TME

2.3. Оптимизация процессов

Основной причиной оптимизации и автоматизации существующих бизнес-процессов является высокая скорость изменений современных технологий под влиянием меняющихся потребностей рынка. Поэтому предприятия вынуждены непрерывно совершенствовать свое положение на рынке.

В процессе анализа бизнес-процессов при помощи метода выделения проблемных областей были выявлены следующие недостатки, требующие оптимизации или устранения:

дублирование функций;
отсутствие профессиональных знаний у новоприбывших сотрудников;
некорректное распределение обязанностей внутри отдела;
внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения.

Часть процесса выполняется в других приложениях, увеличивая временные и финансовые затраты, тогда как в существующей CRM-системе функционал позволяет реализовать все этапы. Метод выделения проблемных областей был выбран, потому что необходимо было в короткие сроки акцентировать внимание на наиболее критичных процессах.

Также этот метод оказался простейшим для качественного анализа процессов. Оптимизация бизнес-процессов производилась при помощи методики FAST, потому что необходима была быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики и проблемы/процессы определялись и одобрялись заказчиком в ходе совещания.

Одним из самых критичных процессов для отдела совершенствования торгового маркетинга является ведение контрактов с существующими торговыми точками на рынке. В компании контрактный модуль работал при помощи нескольких приложений сразу, что вызывало затруднения при синхронизации информации между ними и занимало много времени.

Процесс состоял из следующих этапов:

Рисунок 5. Жизненный цикл контракта

Рисунок 6. Синхронизация контрактов между приложениями

Весь процесс был рассмотрен по шагам для дальнейшей оптимизации:

Есть этапы, которые дублируют друг друга
Есть этапы, без которых можно обойтись
Какие из шагов процесса являются самыми значимыми
Можно ли данные шаги переместить ближе началу процесса.

Рисунок 7. Синхронизация контрактов между приложениями

Впоследствии часть шагов были объединены и перенесены из внешнего приложения в существующую CRM-систему.

2 этапа запуска нового контрактного модуля в Siebel Sales:

1) Перенос всех бизнес-процессов из локального приложения

2) Загрузка исторических данных за 2 последних года в новый модуль Также последовательность этапов исполнения процессов была скорректирована.

Рисунок 8. Новый контрактный модуль после оптимизации

Преимущества нового контрактного модуля:

Siebel Sales and Analytics – единый источник информации о торговой среде, включая информацию об инвестициях

Пользователям необходимо работать только в одной системе.

Отпадает необходимость поддерживать локальное приложение

Для комплексной аналитики требуется использовать одну систему.

Ключевые показатели деятельности, или KPI (Кеу Performance Indicator), — это количественные индикаторы, позволяющие измерять степень достижения успеха в конкретной области деятельности компании. Согласно концепции «Total Quality» нельзя улучшить (оптимизировать) то, что нельзя измерить и оценить. Целевое значение ключевого показателя деятельности — это числовое значение KPI, фактическое достижение которого ассоциируется с успехом в соответствующей области деятельности на заданном временном периоде^[11].

При подготовке отчетов по KPI, стали использовать интеграцию Oracle BI с Microsoft Office. Так как отчеты необходимо обновлять каждый месяц для презентации руководству, то проще всего один раз при помощи надстройки сделать выгрузку, например, в Excel, а в следующие разы просто обновлять данные прямо из документа.

Надстройка Oracle BI Office Plug-In обеспечивает бизнес-пользователей легким и эффективным способом вставки точных и актуальных данных в необходимые документы. Помимо сохранения отчетов в привычный формат документов Microsoft Office, удобный для демонстрации на встречах, можно также пользоваться инструментом, доступным в Microsoft Office и обновлять данные прямо из документа.

Рисунок 9. Работа Oracle BI Office Plug-In

Административные бизнес-процессы - это процессы, посредством которых уточняются данные. Важно, чтобы не только процессы были эффективно организованы, но и информация, вытекающая из этих процессов, также была эффективна.

Взаимодействие CRM, бизнесприложений и BI идет при помощи ETL.

После анализа текущего процесса было выявлено, что на данный момент техническая инфраструктура позволяет выполнять операции присутствующие в процессе без потери качества вместо человека. Для улучшения процессов загрузки данных были выполнены следующие шаги по оптимизации:

Процесс ETL был настроен на запуск ночью, чтобы пользователи не могли вносить изменения на своих компьютерах, тем самым избегая критических ситуаций с обменом данными между системами. При произведении крупных изменений проще всего загрузить данные автоматически, нежели вносить вручную в системе, поэтому была произведена настройка интерфейсов для оптимизации загрузок наиболее часто меняющихся данных, которые не зависят от пользователей, работающих с системой. Таким образом, проведена автоматизация и передача выполнения части функций машине. При возникновении каких-либо ошибок во время загрузок, каждый из интерфейсов отправляет письмо определенному списку людей, чтобы можно было исправить данные и вовремя устранить проблему

Организационная структура компании является важнейшим элементом для установления эффективной коммуникации между отделами. Поэтому оптимизацию бизнес-процессов в компании следует начать с оценки ее организационной структуры. Следует создать оргструктуру, которая максимально соответствует целям, задачам и специфике деятельности компании.

Часто в сложных процессах, насыщенных операциями один и тот же человек выполняет все операции, что существенно затягивает процесс, а также заметно снижает его качество. Проанализировав шаги бизнес-процесса посредством вопросов:

Какие операции в данном процессе самые энергоемкие
Какого их количество
Могут ли данные операции быть поручены другим людям без ущерба для процесса.

Было принято решение о реструктуризации отдела на следующие подразделения:

Отдел по работе с CRM-системой
Отдел по работе с BI-системой
Отдел по работе с загрузками данных.

Достаточно часто взаимодействие можно характеризовать как неоптимальное по причине того, что сотрудники отдела не обладают достаточными знаниями, умениями и навыками в своей профессиональной сфере, поэтому оптимизация может быть осуществлена посредством организации обучения сотрудников. В связи с этим для оптимизации взаимодействия сотрудников в отделе был разработан корпоративный университет.

Весь процесс подготовки материалов для тренинга проходит следующие стадии:

1. Сбор контента (1 неделя).

2. Визуализация данных в Articulate Storyline (2-3 недели).

3. Отправка тестовой версии тренинга в отдел по обучению персонала.

4. Тестирование функционала на корпоративном тренинговом портале (1-2 недели).

5. Внесение поправок (1-2 недели).

Рисунок 10. Пример тренинга на корпоративном университете

При исследовании управляющих процессов в отделе, было принято решение об оптимизации процессов взаимодействия внутри отдела и коммуникации между отделами. Для этого было принято решение о создании корпоративной базы знаний. Перед созданием системы управления знаниями, следует выделить необходимые данные и знания, которые будут храниться в системе.

Таблица 1

Идентификация проблем и возможностей их решения

Проблемы и
возможности

Доступ и распространение знаний между различными
департаментами.

Знания хранятся на различных сетевых дисках, нет
структуры хранения.

Часть знаний хранится в головах сотрудников или в
бумажном виде.

Организационный

контекст

Видение и стратегия:

Повышение эффективности использования информации
между отделами, полученных из разных источников.

Факторы:

Специфика отдела,

Информация с ограниченным доступом,

Актуальность информации,

Быстрый доступ

Решения

Расширение информационной системы для перевода
информации в электронный вид, организация удобного
доступа к ней.

Основными целями и задачами системы являются:

Обеспечение своевременного доступа сотрудников к корпоративной информации и справочным данным за счет систематизации и структурирования знаний
Предоставление возможности легко и быстро добавлять и изменять информацию за счет регулирования доступа и четкой структуры системы
Обеспечение постоянного обновления и пополнения базы актуальной информацией за счет обмена знаниями между отделами
Повышение квалификации сотрудников за счет размещения тренинг− материалов в общедоступном месте
Предоставление возможности отправлять новые документы на списки−рассылки различных отделов, обычно в виде электронной почты со ссылкой на страницу за счет настройки интерфейса.

Проведя изначальное структурирование документов в отделе, можно создать корпоративный портал знаний, основанный на SharePoint, который заменит используемые на данный момент сетевые диски. Основными целями и задачами системы являются:

Обеспечение доступа сотрудников к корпоративной информации и справочным данным
Предоставление возможности легко и быстро добавлять и изменять информацию
Осуществление быстрого полнотекстового поиска
Обеспечение постоянного обновления и пополнения базы актуальной информацией.

Корпоративный портал будет состоять из группы связанных вебстраниц, где команда сможет работать над проектами и делиться информацией. Портал будет содержать несколько библиотек, состоящие из группы документов для совместного использования.

Рисунок 11. Библиотека документов команды

Каждая библиотека выводит на экран список файлов и ключевую информацию о них, которая помогает людям использовать файлы для работы. Списки могут включать данные различных типов, начиная от дат или изображений до вычислений на основе других столбцов. Можно настроить списки по умолчанию разными способами или можете создать пользовательские списки с нужными столбцами.

Загрузка документов осуществляется при помощи метода одобрения содержания. При помощи настроенного workflow документ отправляется группе людей, которые отвечают за проверку уровня доступа. Чтобы исключить вероятность сохранения документа с некорректно внесенными изменениями настроена опция управления версиями, благодаря которому все версии документа нумеруются и сохраняются, поэтому всегда можно видеть историю версий документа.

У каждой библиотеки могут быть свои собственные права доступа. Доступ к файлам может осуществляться тремя способами: 1) только чтение; 2) чтение и изменение; 3) администраторский доступ (чтение, изменение, выдача прав, удаление).

Задачи были успешно выполнены, что позволило:

Упростить интерфейс доступа к документации.
Облегчить процесс доступа, обновления документации.
Облегчить процесс обучения новых сотрудников благодаря обновлению обучающих материалов.

2.4. Оценка эффективности

Оценку эффективности внедренных изменений будем проводить, основываясь на ожидаемых результатах:

1. Улучшение функционала контрактного модуля при помощи CRM-системы позволила нам исключить лишние шаги из процесса, тем самым уменьшив временные, человеческие и финансовые затраты на поддержку дополнительного приложения. Обновленная информация о контракте стала появляться в системе быстрее.

Планируемые результаты:

Сокращение временных затрат с 3 дней до 1.
Сокращение финансовых затрат на 30% за счет отказа от дополнительного приложения и сотрудников, обслуживающих его.
Уменьшение команды поддержки за счет сокращения сотрудников, отвечающих за дополнительное приложение.

2. Интеграция Oracle BI и Microsoft Office благодаря надстройке Oracle BI Office Plug-In позволила экономить время и представлять критичные для развития бизнеса данные в удобном формате без дополнительных усилий

Планируемые результаты: сокращение временных затрат на 15%

3. Передача части функции автоматизированному процессу при загрузке данных и их дальнейшей обработке позволило существенно упростить процесс внесения больших изменений, сэкономить время и консолидировать анализ информации из различных источников.

Планируемые результаты:

Сокращение временных затрат на 30%.
Сокращение финансовых затрат на 15% за счет удобства консолидации информации.

4. Изменения в организационных процессах по реорганизации команды позволило распределить нагрузку сотрудников, уменьшить временные затраты на обработку задач, улучшить эффективность и наладить атмосферу в коллективе.

Планируемые результаты:

Сокращение временных затрат на 20% за счет распределения рабочей нагрузки
Снижение количества жалоб от сотрудников
Повышение эффективности работы на 15%.

5. Автоматизация и перевод в онлайн форму обучения сотрудников помогло сэкономить большое количество временных и человеческих ресурсов, так как количество людей, которых необходимо обучать, очень много и они распределены по всей стране.

Также это дало возможно отслеживать процент прошедших тренинг. Планируемые результаты:

Снижение временных затрат на 15% на подготовку актуальных тренингматериалов, на обучение специалистов для проведения тренингов или на поиск специалистов

Снижение финансовых затрат на обучение персонала на 40% за счет отсутствия необходимости в организации обучающих мероприятий в разных городах страны, в обучении сотрудников проводить тренинги или поиске квалифицированных специалистов по обучению персонала

6. Преимущества новой системы управления знаний в компании:

Единственная версия документов, то есть централизованное хранение и единый доступ.
Доступ и возможность восстановления предыдущих версий документа
Автоматический процесс подтверждения доступа
Удобный интерфейс
Улучшенные возможности поиска
Интеграция с Outlook.

Планируемые результаты: Снижение временных затрат на 15% на поиск, обновление и добавление необходимой информации.

Выводы

Оптимизация бизнес-процессов отдела ТМЕ даст следующие результаты:

2. Интеграция Oracle BI и Microsoft Office благодаря надстройке Oracle BI Office Plug-In позволит экономить время и представлять критичные для развития бизнеса данные в удобном формате без дополнительных усилий

Заключение

Оптимизация бизнес-процессов отдела ТМЕ даст следующие результаты:

Список литературы

Автоматизация бизнес-процессов как необходимое условие эффективности компании. [Электронный источник] – Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/avtomatizatsija-biznesa.html.

Автоматизация бизнес-процессов и её задачи. [Электронный источник] – Режим доступа: http://programmist1s.ru/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-i-eezadachi.

Автоматизация бизнес-процессов. [Электронный источник] – Режим доступа: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/avtomatizaciya-biznes-processov.

Алексеева Т. В., Кузьминова Е. В. Автоматизация процесса контроля исполнительской дисциплины. //Славянский форум. - 2015. - №4.- С. 18-26.

Для чего автоматизировать бизнес-процесс. [Электронный источник] – Режим доступа: http://hr-portal.ru/article/dlya-chego-avtomatizirovat-biznesprocess.

Елиферов В. Г. Бизнес-процессы / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. - М.: ИнфраМ, 2015.

Ойхман Е. Г. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. / Е. Г.Ойхман, Э. В. Попов. - М.: Финансы и статистика, 2017.

Оптимизация бизнес-процессов предприятия. [Электронный источник] – Режим доступа: http://bizprocess.by/avtomatizatsiya-biznes-protsessov.

Скрипюк И. И. Краткий курс оптимизации бизнес-процессов на примере процесса продаж и процесса управления персоналом. - СПб.: Форум-Медиа, 2014.

Степаненко Н.В. Козлова Н.А. Применение математического моделирования в оптимизации производства//Славянский форум. - 2017. - № 1 (11). - С. 118-124.

Хаммер М. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. / М. Хаммер, Д. Чампи - М.: Эксмо, 2017.

Business Process Management: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php

Business Intelligence: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php/BI.

Process Intelligence: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php

Process Mining: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php.

ERP-системы: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php

CRM: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php.

Елиферов В. Г. Бизнес-процессы / В. Г. Елиферов, В. В. Репин. - М.: ИнфраМ, 2015. – С. 119. ↑
Хаммер М. Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе. / М. Хаммер, Д. Чампи - М.: Эксмо, 2017. – С. 130. ↑
Ойхман Е. Г. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. / Е. Г.Ойхман, Э. В. Попов. - М.: Финансы и статистика, 2017. – С. 34. ↑
Скрипюк И. И. Краткий курс оптимизации бизнес-процессов на примере процесса продаж и процесса управления персоналом. - СПб.: Форум-Медиа, 2014. – С. 46. ↑
Business Process Management: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php ↑
Business Intelligence: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php/BI. ↑
Process Intelligence: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php ↑
Process Mining: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php. ↑
ERP-системы: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php ↑
CRM: [Электронный документ]. – http://www.tadviser.ru/index.php ↑
Скрипюк И. И. Краткий курс оптимизации бизнес-процессов на примере процесса продаж и процесса управления персоналом. - СПб.: ООО Издательство Форум-Медиа, 2014. – С. 46. ↑