Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Описание бизнес-процессов «AS-IS»

Содержание:

Введение

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что в последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения своей управляемости: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта для принятия управленческих решений. Достижение максимальной эффективности ключевых бизнес-процессов можно достичь за счет разработки регламента.

Регламент представляет собой определенный свод постоянных или временных правил, регулирующих внутреннюю организацию и формы деятельности палаты или однопалатного парламента, а также правовое положение депутата. Правила принимаются палатами в соответствии с принципами и иными предписаниями, содержащимися в конституциях, конституционных и органических законах, поэтому они могут быть отменены только органами конституционного надзора.

Целью данной работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– разработать общие положения регламента;

– описать термины, определения, сокращения, ответственность и контроль регламента;

– описать процессы;

– описать обеспечивающие информационные технологии.

1. Описание бизнес-процессов «AS-IS»

1.1. Анализ предметной области

Регламент бизнес-процесса «Управление документооборотом» определяет устанавливаемый порядок выполнения контроля исполнения заданий по управленческим документам в организации.

Требования и правила данного Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

Утверждение Регламента, внесение в него необходимых дополнительных изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

Работники Организации обязаны знать и выполнять все установленные требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

В разрабатываемом Регламенте используются следующие термины и определения: автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание; документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; задание – поручение руководителя; исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи; контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа; ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым; руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию на выполнение определенной задачи.

Срок исполнения представляет собой календарную дату исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если управленческий документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока; без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение тридцати дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней; без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение десяти дней.

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

1.2. Средства моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов можно выполнить по средствам использования прикладного программного продукта AllFusion ERwin Data Modeler и Ramus.

AllFusion ERwin Data Modeler (ранее ERwin) представляет собой специализированное CASE-средство для проектирования и документирования баз данных, которое позволяет создавать, документировать и сопровождать базы данных, хранилища и витрины данных [4]. Модели данных помогают визуализировать изучаемую структуру данных, обеспечивая эффективный процесс организации, управления и администрирования таких аспектов деятельности определенной организации, как уровень сложности данных, технологий баз данных и среды развертывания.

AllFusion ERwin Data Modeler (ERwin) предназначен для всех компаний, разрабатывающих и использующих различного рода базы данных, для администраторов баз данных, системных аналитиков информационных и других систем, проектировщиков баз данных, разработчиков, руководителей проектов [1]. AllFusion ERwin Data Modeler позволяет управлять данными в процессе корпоративных изменений, а также в условиях стремительно изменяющихся технологий.

Ramus представляет собой кроссплатформенную систему моделирования и анализа бизнес-процессов. Основная функциональность: разработка графических моделей бизнес-процессов (поддерживаются нотации IDEF0 и DFD); разработка систем классификации и кодирования (с привязкой к моделям процессов); формирование отчётности по моделям и системе классификации (в виде регламентов бизнес-процессов, должностных инструкций и т.п.).

Преимущества перед аналогами: эргономичность графического редактора. Редактор поддерживает быструю навигацию по модели, шаблоны часто используемых типов диаграмм, возможность отмены последних действий, «умное» поведение стрелок; поддержка неограниченного количества атрибутов различных типов; автоматическое построение иерархических деревьев в классификаторах на основании значений атрибутов; редактор отчётов поддерживает несколько вариантов настройки: упрощённую (с использованием инструментов редактора и набора ключевых слов) и расширенную (с использованием JavaScript) [9].

Шаблоны отчётов могут быть экспортированы и импортированы в формате файлов XML; гибкий графический интерфейс пользователя; кроссплатформенность. Использование технологии Java позволяет устанавливать систему под разными видами операционных систем и аппаратных платформ (операционная система MS Windows, Mac OS, Linux и т.д.).

В качестве наиболее подходящей системы моделирования была выбрана система AllFusion ERwin Data Modeler.

1.3. Описание бизнес-процессов «как есть»

Рассмотрим основные бизнес-процессы «как есть».

Постановка документа на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются: исполнитель документа; срок исполнения задачи; при необходимости – содержание задачи. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю. В параметрах электронного сообщения устанавливается необходимый срок непосредственного исполнения оперативной задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении. После получения специального электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору необходимый перечень оперативных задач и уведомление о ее получении.

В случае если исполнитель получает оперативное задание, содержание которого находится за пределами его непосредственной компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

Выполнение задания. Исполнитель выполняет поставленную перед ним оперативную задачу в установленный в резолюции срок. Если последний день исполнения поставленной оперативной задачи приходится на нерабочий день, оперативный документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

Отчет о выполнении задания. Выполнив поставленное задание, исполнитель выполняет формирование специального отчета о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело. В случае если срок выполнения поставленной задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

Формирование отчета о выполнении задач. Секретари ежемесячно формируют консолидированный отчет о выполнении управленческих задач по документам, который непосредственно представляют руководителю. В консолидированном отчете указывается: общее количество поставленных оперативных задач за отчетный период; количество выполненных оперативных задач; количество задач с продленным сроком непосредственного исполнения; количество задач, не выполненных в срок.

При наличии оперативных задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

Таким образом, был описан бизнес-процесс управления документооборотом в организации «как есть».

2. Описание бизнес-процессов «TO-BE»

2.1. Информационные технологии поддержки бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессом может быть основано на использовании информационных систем Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов. DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации [2].

Концептуально система управления документооборотом DocsVision делится на две части: платформа, которая позволяет объединить базовые информационные объекты, механизмы и специализированные сервисы; приложения, реализующие прикладную функциональность [8].

Технологически система DocsVision представляет собой трехуровневое прикладное программное приложение, центральным объектом которого является информационная карточка – совокупность описания структуры, соответствующих ей оперативных данных и одного или нескольких элементов управления Active X, реализующих пользовательский интерфейс.

В состав поставки системы электронного документооборота DocsVision входят два стандартных приложения: «Делопроизводство» и «Управление процессами», реализующие соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.

Существуют различные редакции поставки системы DocsVision, включающие ту или иную функциональность стандартных прикладных программных приложений, дополнительных приложений и модулей.

Законченные решения для конкретных заказчиков создаются партнерами компании «ДоксВижн» при внедрении системы.

Основные функции информационной системы DocsVision: возможности по автоматизации управления предприятием и бизнес-процессов на нем; организация поддержки процессного подхода в организации управления предприятием; автоматизация систем менеджмента качества на производственном предприятии; автоматизация процессов утверждения и согласования документационного обеспечения предприятия; наличие средств по контролю исполнения заданий и документов; доставка и маршрутизация документов на рабочих местах пользователей информационной системы DocsVision; организация управления процессами по обработке документов; организация взаимодействия с заказчиками и контрагентами; автоматизация канцелярии предприятия; создание электронных архивов документов [11].

Платформа DocsVision позволяет внедрить в организацию самые различные приложения, такие как: автоматизация делопроизводства и канцелярии; автоматизация утверждения и согласования документов; системы автоматизированного контроля исполнения управленческих решений; создание электронных архивов документов с наличием распределенных прав доступа; система управления проектной и конструкторской документацией; автоматизация системы управления качеством на предприятии; создание баз знаний о процессах и продуктах.

Платформа DocsVision позволяет добавить необходимый комплекс функций управления процессом по обработке документов в приложения, которые используются в организации, как, например: автоматизация процессов контроля и подготовки исполнения бюджета; управление процессами наполнения и публикаций web-сайта; организация архива документов и системы контроля взаимодействия в приложении управления контактами; подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами; подсистема утверждения платежных документов [7].

В основе разработки идеологии системы DocsVision были положены концепции документооборота и единой интегрированной системы автоматизации управления. В прикладных программных приложениях автоматизации управления используются оперативные данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Система должна поддерживать единые механизмы непосредственной аутентификации и разграничения прав доступа ко всей оперативной информации, которая находится в системе. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество информационных списков пользователей для разных прикладных программных приложений [3].

На практике используемая информационная система должна обеспечивать единство специализированных средств поддержки аутентификации, интегрированные со специализированными средствами аутентификации используемой операционной системы Microsoft Windows, а также обеспечивать необходимый набор возможностей обеспечения надежного доступа к управленческой информации, как в локальных сетях, так и при использовании средств глобальной сети Internet.

Особенностью данной информационной системы управления является то, что она позволяет реализовать большое количество специализированных приложений на базе использования единой программной платформы. В связи с чем появляется необходимость в обеспечении пользователей системы унифицированных средств доступа к используемым приложениям [6]. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации доступа к средствам глобальной сети Internet портала, например Share Point Portal Server.

Огромную проблему в процессе непосредственного внедрения прикладных программных приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единого репозитория справочной информации организации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных.

Ключевой вопрос успешного использования прикладных программных приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска информационнойсистемы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам [5].

Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы.

Наличие таких механизмов обеспечит: наблюдаемость процессов; накопление и доступ к управленческой информации об эффективности процессов; экономию за счет сокращения простоев в процессе выполнения бизнес-процессов; возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс.

Обеспечение должного удобства пользователей системы за счет использования унифицированного доступа к оперативным заданиям.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой [10]. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации.

Подобного рода интеграция возможна в том случае, если прикладные программные приложения системы автоматизации управления обеспечивают необходимые средства адресации к объектам, таким как отдельные информационные файлы документов, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Все эти специализированные концепции в той или иной степени могут быть непосредственно использованы для автоматизации описанных выше оперативных задач, однако реализуют их разными способами.

Эффективное управление документацией на основе использования систем электронного документооборота основано на трех составляющих системы: технология (на основе современных компьютерных комплексов и систем); корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных управленческих документах); психология пользователей и их надежное обучение.

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (к которым можно отнести приказы, распоряжения, письма рассылки, положение), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в системе электронного документооборота DocsVision ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

Система электронного документооборота DocsVision обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом DocsVision является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения.

Таким образом, установление четкого порядка использования системы и правил работы с оперативной информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение системы электронного документооборота DocsVision и её полноценное использование. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы – от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры.

Процедура ведения специализированных классификаторов является строго регламентированной процедурой. Часть используемых информационных справочников формируется различными специалистами, которые ведут регистрацию (например, использование классификатора определенной организаций в виде корреспондентов). Внесение необходимых изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их.

Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций используемых информационных справочников, и устраняются возможные ошибки при выполнении регистрации управленческих документов. Эффективность работы системы электронного документооборота может быть обеспечена только при условии регулярного обучения ее пользователей и «мягкого» контроля за их выполняемыми действиями в системе.

Создание системы электронного документооборота связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием системы электронного документооборота, устанавливает определенную систему «административных рамок» в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

2.2. Описание бизнес-процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес-процессов «как должно быть» будет выполнено с учетом использования информационной системы DocsVision.

Входы данной модели: информация о документах; информация о персонале; сроки исполнения задач. Управление исследуемым процессом выполняется с учетом: резолюции генерального директора; устава организации; законодательной базы. Механизмы модели: персонал; информационная система. Выходы модели: отчетная информация о выполненных заданиях; отчетная информация о выполнении заданий; отчетная информация о формировании выполнении задач, рис. 1.

Рис. 1. Модель бизнес-процесса «Управление документооборотом»

Декомпозированная модель процесса «Управление документооборотом» включает следующие подпроцессы: постановка оперативного документа на контроль; выполнение управленческого задания; отчет о выполнении управленческого задания; формирование отчета о выполнении задач, рис. 2.

Рис. 2. Декомпозированная модель «Управление документооборотом»

Использование системы в работе подразделений компании позволит: повысить степень обоснованности принимаемых управленческих решений за счет оперативного сбора, выполнения передачи и последующей обработки управленческой информации; обеспечить необходимый уровень своевременности принятия управленческих решений по управлению компанией в условиях постоянно меняющейся рыночной экономики и информатизации данной сферы; добиться роста эффективности управления персоналом; согласованность принимаемых решений; за счет информированности персонала о текущем состоянии экономического объекта организации, обеспечивать существенный рост производительности труда персонала организации, сокращение непроизводственных потерь.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Регламент представляет собой документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы, которые должна предпринимать группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов.

В процессе моделирования бизнес-процессов были выделены основные процессы, к которым относятся: постановка документа на контроль; выполнение задания; отчет о выполнении задания; формирование отчета о выполнении задач.

Система электронного документооборота должна соответствовать существующей информационно–организационной структуре предприятия и обеспечивать модификацию необходимых данных по мере совершенствования этой структуры.

Основными требованиями к системе – для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы.

Система электронного документооборота взаимодействует с почтовой системой и АСУ предприятием. Система допускает круглосуточный

режим функционирования; имеет средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять

наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

Для внедрения информационной системы «Microsoft Dynamics AX» необходимо выполнить следующий комплекс мероприятий:

– обучение персонала. Данная стадия характеризуется необходимостью обучения персонала по работе с внедряемой информационной системой «Microsoft Dynamics AX». Необходимо организовать прохождения сертификации работниками компании в сертификационных центрах фирмы;

– модернизация имеющейся компьютерной техники предполагает анализ существующей техники на предмет возможности установки информационной системы и выполнении необходимой модернизации;

– закупка новой необходимой компьютерной техники. Если имеющуюся технику невозможно модернизировать, необходимо приобретать новое оборудования, начиная от компьютеров, заканчивая сетевым оборудованием и выполнением монтажа компьютерных сетей и подключения к глобальной сети Internet;

– закупка и внедрение информационной системы ««Microsoft Dynamics AX». Данная стадия предполагает тесное взаимодействие фирмы с поставщиком информационной системы «Microsoft Dynamics AX», т.к. прежде чем закупать информационную систему необходимо тщательно обследовать объект, выявить существующие информационные процессы и проанализировать имеющийся парк компьютерной техники. Также, необходимо определить количество закупаемых информационных систем, и возможный уровень дальнейшего масштабирования информационной сети компании.

В комплекте поставки системы «Microsoft Dynamics AX» представлена следующая документация:

– руководство администраторов;

– руководство пользователей приложений;

– информация о развертывании системы;

– информация о конфигурировании системы;

– информация о администрировании системы;

– информация о использовании системы;

– ознакомительные брошюры;

– руководство по администрированию баз данных.

Внедрение информационной системы предполагает выполнение следующих стадий:

– инициализация проекта по внедрению информационной системы «Microsoft Dynamics AX»;

– проектирование информационной системы;

– настройка информационной системы;

– настройка системы электронного документооборота;

– настройка бизнес-процессов;

– обучение пользователей информационной системы;

– опытная эксплуатация информационной системы;

– промышленная эксплуатация информационной системы;

– внесение необходимых улучшений информационной системы.

Наглядное изображение перечисленных стадий представлено на рисунке 8.

Также, необходимо учесть затраты времени на модернизацию и покупку новой компьютерной техники и обучение персонала.

Система электронного документооборота обеспечивает

изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи

документов в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия [2].

Система электронного документооборота обеспечивает распознавание документов на различных языках, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание уделяется объемам

хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов рисунок 3.

Техническая документация по настройке системы включает следующие разделы:

– установка базовых компонентов;

– установка файлов приложения;

– установка экземпляра сервера;

– установка клиента;

– массовое развертывание клиентов;

– инициализация «Microsoft Dynamics AX»;

– установка обязательных компонентов системы;

Современный этап развития общества предполагает активное использование информационных технологий во всех сферах жизнедеятельности. Перечень современных информационных технологий с каждым днем увеличивается, что затрудняет их определение и классификацию.

В процессе выполнения контрольной работы необходимо дать определение «информационных технологий», классифицировать информационные технологии и описать некоторые из них. – установка компонентов разработки;

– установка компонентов интеграции;

– установка «Microsoft Dynamics AX» для разработчика;

– автоматическая установка;

– тестирование установки;

– устранение неполадок при установке системы.

Техническая документация по настройке системы включает следующие разделы:

– установка базовых компонентов;

– установка файлов приложения;

– установка экземпляра сервера;

– установка клиента;

– массовое развертывание клиентов;

– инициализация «Microsoft Dynamics AX»;

– установка обязательных компонентов системы;

– установка компонентов разработки;

– установка компонентов интеграции;

– установка «Microsoft Dynamics AX» для разработчика;

– автоматическая установка;

– тестирование установки;

– устранение неполадок при установке системы.

Системы электронного документооборота зачастую предназначены для следующих целей, к которым относятся:

– интеграция процессов документационного обеспечения предприятия;

– повышения информированности работников предприятия за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации;

– уменьшение стоимости документального обеспечения управления предприятием;

– сокращения времени поиска оригиналов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

– интеграция информационных процессов в рамках предприятия;

Современное информационное пространство определяет новые виды предпринимательской деятельности в области информационных технологий, их совершенствования, распространения, в частности программных продуктов, которые автоматизируют информационные и вычислительные процессы. К их числу относится вычислительная техника, средства коммуникации, офисное оборудование, а также все виды информационных услуг, к которым относятся информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение. Все это способствует быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в производственных и управленческих процессах [3].

В настоящее время информационные технологии можно классифицировать по следующему ряду признаков:

– степень охвата задач управления;

– способ реализации в информационных системах;

– тип пользовательского интерфейса;

– класс реализуемых технологических операций;

– способ построения сети ЭВМ;

– предметным областям рисунок 1.

По способу реализации информационных технологий в информационных системах можно выделить новые информационные технологии, которые связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

По степени охвата задач управления выделяется электронная обработка данных, при которой, используя ЭВМ, ведется обработка данных без пересмотра методологической основы и организации управленческих процессов, решаются определенные экономические и другие задачи, которые обеспечивают автоматизацию управленческой деятельности организации.

В случае автоматизации функций управления вычислительные средства используются для комплексного решения определенных задач, формирования отчетности для принятия управленческих решений. Данные технологии представляют собой информационные технологии поддержки принятия решений, предусматривающие широкое использование экономико-математи¬ческих методов, моделей и прикладных программных продуктов для аналитической деятельности.

– создание новой информационной базы для последующего усовершенствования процессов документального обеспечения управления и технологии работы с документами [8].

Современное информационное пространство предполагает повсеместное использование различных информационных технологий во всех сферах человеческой жизнедеятельности. В современном мире, эффективное развитие общества немыслимо без современных информационных технологий.

Для выполнения миграции системы необходимо выполнить следующие действия:

– синхронизация базы данных;

– импорт данных;

– создание начальных компаний;

– создание виртуальных компаний для глобальных адресных книг;

– настройка системы счета;

– выбор профилей пользователей по умолчанию для ролевых центров;

– выполнение элементов контрольного списка без участия пользователя.

2.14. Процедуры (коммуникации управление)

На фоне эффективности информационных технологий существует проблема в разработке новых методов применения этих технологий в экономике, что наблюдается на уровне разнообразных предприятий, так как предприятия выступают основным субъектом хозяйственной деятельности в экономике страны. Этот факт подтверждается растущим интересом к внедрению информационных технологий для поддержки работы предприятия и принятия консолидированных решений.

Интерес к информационным технологиям вызван колоссальными технологическими возможностями по обработке управленческой информации, которые напрямую влияют на экономическую эффективность работы, повышение конкурентоспособности и рентабельности рынка, за счет использования специальных методов, которые позволяют рационализировать управление ресурсами на предприятии [1; 2; 8].

Для внедрения информационной системы «Microsoft Dynamics AX» необходимо выполнить следующий комплекс мероприятий:

В комплекте поставки системы «Microsoft Dynamics AX» представлена следующая документация:

– руководство администраторов;

– руководство пользователей приложений;

– информация о развертывании системы;

– информация о конфигурировании системы;

– информация о администрировании системы;

– информация о использовании системы;

– ознакомительные брошюры;

– руководство по администрированию баз данных.

Система электронного документооборота позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как: автоматизация канцелярии и делопроизводства; автоматизация согласования и утверждения документов; системы автоматизированного контроля исполнения; создание электронных архивов документов с распределенным доступом; система управления конструкторской и проектной документацией; автоматизация системы управления качеством; создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и выполняемых информационных процедур).

Система электронного документооборота обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом системы электронного документооборота является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в системе электронного документооборота помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе специализированных классификаторов, позволяющих осуществлять контекстный отбор оперативных документов.

Список использованной литературы

Дарков А.В. Информационные технологии: теоретические основы: Учебное пособие / А.В. Дарков, Н.Н. Шапошников. - СПб.: Лань, 2016. – 448 c.
Згадзай О.Э. Информационные технологии в юридической деятельности: Учебное пособие / О.Э. Згадзай и др. - М.: ЮНИТИ, 2016. – 335 c.
Информационные системы и технологии: Научное издание. / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: ЮНИТИ, 2016. – 303 c.
Корнеев И.К. Информационные технологии в работе с документами: Учебник / И.К. Корнеев. - М.: Проспект, 2016. – 304 c.
Малыхина М. Базы данных: основы, проектирование, использование / М. Малыхина. - М.: БХВ-Петербург, 2016. – 512 c.
Овчаров Л.А. Автоматизированные банки данных / Л.А. Овчаров, С.Н. Селетков. - М.: Финансы и статистика, 2016. – 262 c.
Романова Ю.Д. Информационные технологии в управлении персоналом: Учебник и практикум / Ю.Д. Романова, Т.А. Винтова, П.Е. Коваль. - Люберцы: Юрайт, 2016. – 291 c.
Сальникова Л.С. Современные коммуникационные технологии в бизнесе: Учебник / Л.С. Сальникова. - М.: Аспект-Пресс, 2015. – 296 c.
Советов Б.Я. Информационные технологии: теоретические основы: Учебное пособие / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский. - СПб.: Лань, 2016. – 448 c.
Чудинов И.Л., Осипова В.В. Базы данных: Учебное пособие. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2016. – 144 с.
Элькин В. Д. Информационные технологии в юридической деятельности: учебное пособие для бакалавров / В. Д. Элькин. - М.: Юрайт, 2016. – 527 с.