НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Содержание:

Введение

Все предприятия, осуществляя производственно - хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и физическими лицами. Эти отношения основаны на различных денежных расчетах в процессе закупок , производства и реализации продукции, работ или услуг.

Предприятия имеют обязательства перед поставщиками за полученные от них товары и материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом за вычеты и прибыли, платежам в фонды, налоговые и неналоговые платежи, перед своими рабочими и служащими за заработанную плату и другое. С другой стороны, компании сами предъявляют требования к абонентам, заказчикам и заказчикам по оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ с целью возмещения понесенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Все платежи по исполнению обязательств и требований осуществляются через учреждения банков. Денежные расчеты между предприятиями ограничены и строго регламентированы.

Денежные средства на предприятиях могут быть в виде наличных денег в кассе, храниться в банке на текущих счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков. Понятие кассы включает наличные денежные средства, имеющиеся в распоряжении предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денежных средств и других средств, хранящихся в кассе.

Компания обязана обеспечивать сохранность денежных средств как в кассе, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

1. Глава 1. Кассовое оборудование и для чего оно нужно

1.1. Что относиться к кассовым операциям

Кассовые операции должны по существу включать в себя те, которые связаны с оборотом наличных денежных средств (или безналичных, в которых используются различные электронные средства — прежде всего, банковские карты).

Как правило, хотя бы один из участников таких операций является физическим лицом. Оно может быть представлено следующим образом:

Покупатель (заказчик услуг).

В этом случае средства могут:

-приниматься от покупателя (при оплате за товара или услуги);

-отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товар или услугу).

Работник.

Наличные в этом случае могу:

- выдаваться работнику (в виде заработанной платы, сумм для отчета — например, командировочных);

- приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных расходов ).

Заемщик или кредитор.

Очевидно, что в зависимости от конкретной физического лица, с которым осуществляются платежи в данном случае, денежные средства могут быть выданы (заемщику — при оформлении кредита, кредитору — при его возврате), или приняты (заемщику — при возврате кредита, кредитору — при оформлении кредита).

Таким образом, кассовые операции имеют двойственный характер: они могут соответствовать как поступлению, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя или организации).

В случаях, предусмотренных законом, участниками кассовых операций могут быть только юридические лица(или юридические лица и индивидуальные предприниматели). Позже мы более подробно рассмотрим специфику таких операций. Пока же условимся рассмотреть общие сценарии, при которых хотя бы один участник расчетов является физическим лицом (не зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя).

Сделки, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только — перечень возможных участников таких правоотношений может быть значительно шире), осуществляется в пределах компетенции специальных правовых норм. Рассмотрим основные источники права, в которых закреплены эти нормы.

1.2. Какие нормативные акты регулируют проведение кассовых операций

Кассовые операции осуществляются российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами, как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Его можно считать основополагающим источником права с точки зрения установления правил проведения кассовых операций. Это положение устанавливает:

• то, какие процедуры следует проводить в рамках кассовых операций;
• лимиты остатков денежных средств, которые общество обязано соблюдать в случаях, установленных законом;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, далеко не полный перечень категорий норм, установленных Указом № 3210-У. Данный нормативный акт является достаточно объемным и сложным источником права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, которые подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

1. Распоряжение Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Этот источник права конкретно регулирует порядок осуществления денежных выплат. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, занимающиеся розничной торговлей и оказанием услуг физическим лицам, в которых почти всегда проводятся денежные расчеты.

1. Закон № 53-ФЗ, принятый 22.05.2003 г.

Этот закон и предшествующий ему источник права, Указом № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений — денежные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регулирует отдельный важнейший аспект таких расчетов — использование кассовых аппаратов (или документов, заменяющих те, что формируются через кассовые аппараты).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2х вариантах — действующем (от 03.07.2016 года) и, частично принятом 08.03.2015 года. Некоторые торговые компании имеют право выбирать, какую версию использовать при оплате клиентам.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ связано тем, что законодатель признал большенство норм этого нормативного правового акта недействительным, но , за исключением тех, которые позволяют ряду субъектов хозяйствования легально не пользоваться кассовым аппаратами ( далее мы рассмотрим, что за субъекты хозяйствования, более подробно).

Эти источники права (и другие, которые могут им соответствовать в различных ситуациях) регулируют различные сферы правоотношений. Если рассмотреть практические нюансы, характеризующие эти правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассового аппарата на предприятии.

1.3. Как работает кассовый аппарат на предприятии

Кассовый аппарат — это структурное подразделение предприятия, имеющие необходимые технические ресурсы для:

- прием платежей и выдача наличных денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;

- формирование документов в соответствии с требованиями законодательства;

- обеспечить сохранность денежных средств и документов, сформированных в ходе кассовых операций;

- работник, ответственный за проведение операций с денежными средствами, выполняет трудовые функции в соответствии с договором и инструкцией.

Таким образом, организация работы кассового аппарата предполагает закрепление за ответственным работником определенными полномочиями по проведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязанностей — в частности, связанных с материальной ответственностью работника.

Деятельность кассового аппарата может регулироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов общества (причем их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них инструкции направлены на :

- упорядочить прием и обеспечить целевое расходование средств, которыми управляют сотрудники на кассе;

- внедрить различные процедуры отчетности, позволяющие заинтересованным лицам (собственникам бизнеса, инспекционным структурам) отслеживать качество соблюдения ответственными работниками требований законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить об общих видах локальных правил, регулирующих порядок проведения кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Правила, регулирующие выдачу денежных средств на отчет (как мы отмечали выше, это может быть связано с командировкой одного из сотрудников компании в командировку).

Такие правила могут устанавливать, в частности:

- перечни документов, на основании которых выдаются суммы для отчет (например, это может быть командировка от руководства);

- порядок возврата выданных денежных средств работником, прибывшим из командировки, и представления работодателю отчетов о них.

2. Правила, определяющие порядок перечисления денежных средств из кассы на расчетный счет в кредитно – финансовой организации.

Здесь вы можете установить , например:

- лимиты остатка денежных средств, порядок направления средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;

- правила учета выручки компании;

- порядок перечисления денежных средств в обслуживающий банк.

3. Правила, регулирующие использование кассовых аппаратов

Они могут быть связаны с:

- с порядком эксплуатации КА;

- с порядком выполнения требований законодательства о применении КА (в первую очередь, Закон № 54-ФЗ);

- с порядком взаимодействия налогоплательщика и контролирующих органов (например, при проверке КА).

4. Правила, регулирующие документирование кассовых операций.

В случаях, предусмотренных законом, информация о таких сделках может быть отражена в унифицированных бумажных и электронных формах или на формах, разработанных самой торговой организацией независимо. Для компании важно правильно регулировать использование таких документов ответственными сотрудниками.

Отдельные положения локальных нормативных актов могут регулировать, например, кассовые операции с иностранной валютой (например, при регистрации работников предприятия в командировке за границу).

Кассовые операции в таких сферах, как торговля и сфера услуг — наиболее популярный сегмент их осуществления, практически всегда предполагают прием наличных денег от клиентов (или осуществление платежей с помощью банковских карт и альтернативных инструментов). При их проведении коммерческое предприятие может быть обязано использовать контрольно – кассовое оборудование в соответствии с требованиями законодательства.

Для чего нужна контрольно – кассовая техника

Назначение кассовых аппаратов при фискализации кассовых операций. Информация о кассовом обороте в установленных защищенных форматах записывается в запоминающие устройствах ККТ. Эта информация может быть использована широким кругом заинтересованных сторон.

Прежде всего, налоговые органы. При получении информации о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков Федерально налоговая служба отслеживает выручку магазина и в случаях, предусмотренных законом, сравнивает ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут быть важны с точки зрения установления возможности для хозяйствующего субъекта использовать определенную налоговую систему. Например, чтобы пользовать УСН ,выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма будет обязана перейти на общую систему налогообложения — и Федеральная налоговая служба, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, сможет определить, является ли применение налогоплательщиком специального налогового режима законным.

Мониторинг выручки магазина также будет интересен и его владельцам. ККТ — это инструмент, позволяющий точно установить величину оборота коммерческого предприятия, сравнить их величину в динамике, соотнести с различными факторами и, как следствие, использовать ее в бизнес – планировании.

К другим лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, относятся:

лица, представляющих органы управления общества;

• Аудиторы¹;
• партнеры организации;
• вкладчики²;
• кредиторы³

Активно развиваются технологии, с помощью которых кассовый аппарат документирует и, самое главное, передает платежные данные заинтересованным лицам. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный вид кассовой техники — онлайн-кассы. Эти устройства способны, в частности:

• передавать документально подтвержденные платежные данные в Федеральную налоговую службу через интернет (при посредничестве операторов фискальной информации);
• отправка кассовых чеков в электронном виде для хранения клиентов онлайн (также через ОФД).

ККТ старой модели такой функциональностью не обладал. Специалисты Федеральной налоговой службы посетили эти хозяйствующие субъекты и ознакомились с информацией о выручке не посредственно из кассы для проведения фискального анализа выручки коммерческих предприятий.

Кассовый чек является одним из ключевых документов для проведения фискальной консолидации. Давайте более подробно рассмотрим специфику его применения (и его альтернативы, которые предусмотрены обновленным законодательством в части регулирования использования ККТ).

2. Глава 2. Кассовые документы.

2.1. Что такое кассовый чек ( и альтернативные ему документы)

Выше мы отмечали, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций — Закон № 54-ФЗ, действует в 2-х вариантах до 1 июля 2018 года.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права является первичным документом, распечатанным на фискальном регистраторе с ЭЦЛ¹ (или на уровне аналогичного технологического модуля кассового аппарата) и включающим в себя все необходимые реквизиты для идентификации платежа, производственного Заказчиком при расчете за товар или услугу.

В соответствии с действующей редакцией Закона № 54-ФЗ все коммерческие предприятия обязаны выдавать клиентам кассовые чеки, за исключением:

- работа на ЕНВД и ПСН;

- оказание услуг гражданам;

указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

Так, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны выдать ему квитанцию по установленной форме, а те, кто оказывает услуги — в любом случае предоставить клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отмечали, что положения старой редакции Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, которые не попадают под эти исключения и обязанны применять ККТ, должны работать в соответствии с новой редакцией этого нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект обращается за исключениями, в отношении которых ККТ не может применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. В то же время они формируются без использования кассового аппарата с ЭКЛЗ или онлайн-кассы. Вместо ККТ можно использовать специальный чековый принтер. Другим вариантом является выдача БСО или товарной квитанции вручную в соответствии с требованиями законодательства (например, бланки БСО, которые должны быть заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и всем предприятиям придется работать по новой редакции этого нормативного акта. Это, в свою очередь, четко определяет кассовый чек. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с использованием ККТ с фискальным хранилищем — то есть, онлайн-кассой. Положениями пункта 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ устанавливают перечень реквизитов, которые должена содержать кватанция.

Альтернативой кассовому чеку по новой редакции Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выданное фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, так как:

• Он создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• Должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Согласно новой редакции закона №54-ФЗ, чек и БСО отличаются только названием и сферой применения. При этом компания, предоставляющая услуги, имеет право выдать кассовый чек вместо БСО (но компания, продающая товары, обязана выдать чек).

Согласно новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО высылается клиенту на электронную почту или телефон в виде SMS сообщения в электронном виде (эта опция, как мы уже знаем, включена в функционал онлайн-касс). Также можно разместить QR-код на печатной квитанции со ссылкой на ее электронную версию.

При необходимости формы онлайн-кассе формируются:

• исправление квитанций(если вам необходимо исправить ошибку в оригинале квитанции или пробить сумму, которая не смогла быть отражена в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• возврат квитанций (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные деньги).

Обратите внимание, что для создания квитанции об исправлении вам нужен оправдательный документ. Например, служебная записка о причинах, по которым кассир допустил ошибку при пробивании оригинала квитанции (или если пробить оригинал квитанции было невозможно). Для этого могут быть разные причины. Например, во время расчетов происходит отключение электроэнергии и, как следствие, невозможно использовать ККТ.

В случае возникновения ситуации, в которой необходимо сформировать чек исправления, желательно сразу же сообщить об этом в Федерально налоговую службу — особенно, если речь идет о проникновении крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания магазина виновным в совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации о том, когда формировать кассовый чек — в день, когда была допущена ошибка (или ККТ не удалось задействовать), или позже (но в любом случае это нужно сделать в течении рабочего дня, когда открыта кассовая смена).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой или новой редакции Закона № 54-ФЗ — не являются единственными документами, которые могут быть сформированы при проведении кассовых операций. Мы изучили специфику применения других, не менее важных документов с точки зрения эффективного учета кассовых операций и соблюдения требований законодательства для коммерческих предприятий.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от действующей редакции Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять различные документы, о которых мы говорили выше (или заменяющих их в случаях, предусмотренных законом).

Если компания решила работать в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регулирующие применение документов, которые выдаются клиентам вместо кассовых чеков (то есть, товарных чеков и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается регистрационными книгами квитанций и бланками. Они могут быть запрошены Федеральной налоговой службой входе проверки. Налогоплательщик вправе использовать собственные формы данных бухгалтерских книг или вести учет с использованием унифицированных форм. Например, единая форма 0504045, введенная в обращение Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года, может быть использована для отражения информации о выпущенных БСО.

При работе с кассовым аппаратом (как при осуществлении платежей в соответствии с новой редакцией Закона № 54-ФЗ, так и при использовании исключений, установленных настоящим законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы, как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, не имеет прямого отношения к использованию (или неиспользованию) ККТ или к способу оплаты (наличными или картой). Но, конечно, тот факт, что онлайн-регистр продаж активирован, может повлиять на конкретный способ ведения этих документов.

Рассмотрим подробнее специфику основных кассовых документов-ПКО, РКО и кассовой книги.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

• Осуществляемых ИП

Предприниматели имеют право не применять эти документы. Но, тем не менее, законодатель не снимает обязанность отчитываться о доходах с индивидуального предпринимателя. На практике они могут отражать информацию о своих доходах в книге доходов и расходов. Федеральная налоговая служба вправе запросить этот документ и изучить его при проверке индивидуального предпринимателя.

• Осуществляемых юридическими лицами

В свою очередь, организации не могут обойтись без применения указанных выше документов. Закон обязывает их использовать их в наличных расчетах:

1. Приходные кассовые ордера.

Вы должны сделать PKO при приеме наличных денег на кассе. На практике ПКО применяется торговой организацией после того, как кассир сдает выручку в конце рабочего дня. В этом случае заказ формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняется документами, удостоверяющими сумму, подлежащую уплате в кассу. Приходно-кассовый ордер имеет отделяемую часть, которая должна быть передана лицу, внесшему денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера.

В свою очередь, РКО выдаются при выдаче денежных средств через кассу. Например, ответственный сотрудник, которого босс просит приобрести определенные товары за счет магазина.

Аналогичным образом, РКО может быть дополнен документами, удостоверяющими сумму денег, выданных из кассы. В РКО должны быть указаны данные о документе, удостоверяющем личность получателя средств. В случаях, предусмотренных законом, денежные средства могут быть выданы по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от вида доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые аппарат.

Они отражают информацию о выданных ПКО и РКО за каждый день расчета. Соответственно, если расчеты не производились, кассовый аппарат не заполнялся.

Рассматриваемые кассовые учетные документы могут храниться как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные бухгалтерские программы предоставляют такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также бухгалтерские книги составляются по унифицированным формам, введенным в обращение Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

- главный бухгалтер организации, его подчиненные;

- директор организации, если в предприятии не работает бухгалтер, или если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным работникам.

На практике в кассовых ордерах и бухгалтерской книге отражаются ссылки на счета хозяйственного учета, которые отражаются в различных хозяйственных операциях. Результаты таких операций отражаются в финансовой отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

2.2 Какие кассовые документы были аннулированы с 01.07.2017 года

Ранее, до широкого внедрения реестров онлайн-продаж, продавцы были обязаны использовать ряд других документов при осуществлении платежей по ККТ, помимо тех, о которых мы говорили выше. Именно:

- акт о передаче показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);

- акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возврате пользователю (КМ-2);

- свидетельство о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);

- журнал для кассира-операциониста (КМ-4);

- регистрационный журнал ККМ, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);

- справка-отчет (КМ-6);

- информация о счетчиках ККМ и выручки (КМ-7);

- журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);

- свидетельство о проверки наличия денежных средств в кассе (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-регистров продаж документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в Федеральную налоговую службу автоматически, в электронном виде. И это не единственное нововведение в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает проводить его на совершенно иных принципах, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

3. Глава 3. Как ведется документирование кассовых операций. Фискализация.

3.1. Как ведется документирование кассовых операций по новому закону №54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО:

- использование фискальных записей, хранящихся в памяти регистра онлайн-продаж (при необходимости эти записи можно распечатать на бумажном носителе с использованием установленных форматов);

- добавление квитанции к заказу, которая формируется в электронном виде (при необходимости ее можно отправить лицу, осуществившему оплату в кассу, по электронной почте).

Фискальные записи записываются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

- отчетов (о работе ККТ на ФНС, изменении настроек, открытии и закрытии смены, закрытии текущих расчетов фискального привода);

- кассовых чеков либо БСО, а также аналогичные документа для корректировки фискальной отчетности;

- свидетельство ОФД.

Регулирующие органы — прежде всего Федеральная налоговая служба Российской Федерации-утверждают, какие форматы фискальной отчетности следует использовать в регистрах онлайн-продаж. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут изменяться также в соответствии с нормативными актами государственных органов.

Действующие форматы фискальных записей и реквизитов документов, формируемых при использовании регистров онлайн-продаж, были введены Приказом Федеральной налоговой службы России № 134. ММВ-7-20/229 от 21.03.2017 г.

1. Оформите РКО на электронном бланке. Кроме того, кассовый ордер счета может быть подписан с использованием электронной подписи получателя денежных средств.

Конечно, организациям, использующим онлайн-регистры продаж, не запрещено использовать кассовые ордера в бумажном варианте. Однако использование электронных версий РКО и ПКО может быть гораздо удобнее. За счет автоматизации их заполнения (как мы уже отмечали выше, оно может осуществляться с использованием современных бухгалтерских программ), коммерсант может значительно повысить эффективность бизнес-процессов.

Отметим, что его использование не связано с ведением кассового аппарата, выдачей ПКО и РКО — этот отчет отражает тот факт, что коммерсант пользуется кассовыми аппаратами. Но в данном случае этот отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Раньше, когда торговцы использовали обычные кассовые аппараты, кассиры создавали Z-отчет в конце своей смены. На основании отраженной в нем информации журнал заполнялся по форме КМ-4, а свидетельство-по форме КМ-6.

Розничные компании, использующие регистры онлайн-продаж, как мы уже отмечали выше, имеют право не использовать в своей работе такие документы, как км-4 и КМ-6 (вместо этого регистр онлайн-продаж использует другие форматы для документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет не генерируется в конце смены в регистре онлайн-продаж.

При этом формируется его аналог, и более того, почти такое же название - "Отчет о закрытии смены", в электронном виде (при необходимости пользователь регистра онлайн-продаж может распечатать его на бумаге). На его основании торговая компания должна оформить ПКО (в бумажном или электронном виде - в порядке, рассмотренном выше) и отразить информацию о приходном ордере в кассе.

Поскольку при использовании нового ТКС формировать км-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически будет сформирован отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: отчет о закрытии смены, формируемый в онлайн-регистре продаж, может отражать данные по различным операциям:

1. Полной оплате товаров
2. Частичной оплате товаров
3. Предоплате

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 различных кассовых ордера (каждый из которых будет содержать отдельные транзакции).

Обратите внимание, что подобные операции регистрируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухгалтерского учета даже в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Также будет полезно изучить ряд нюансов, характеризующих использование инструментов документирования кассовых операций при использовании онлайн-регистра продаж, при возврате товара. Эта процедура по существу противоположна той, в которой магазин регистрирует продажу товара. Поэтому при его документировании используется другой инструмент-РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-регистров продаж, значительно упрощается по сравнению с ее реализацией при использовании старого образца CCT. В частности, продавцу не нужно заполнять сертификат по форме КМ-3. Кроме того, квитанция, отражающая транзакцию возврата, передается через ОФД точно так же, как и обычный элемент регистрации.

Однако кассиру все равно придется выполнить некоторые действия, чтобы задокументировать операцию возврата. Именно:

1. Пробейте квитанцию о возврате денег.
2. Выдайте РКО на сумму возврата.
3. Прочтите раздел отчета о закрытии смены, в котором отображается информация о возврате товара (для этого в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).
4. В ПКО, который производится по выручке, указывается разница между суммой выручки и суммой возврата денежных средств.

Обратите внимание, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже вам не нужно пробивать кассовый чек — вам нужно только оформить РКО. При этом денежные средства выдаются из кассы, а не из места хранения наличных денег (обычно это коробка ККТ). Исключение составляет возврат предоплаты за товар. Если это осуществлено, то квитанция о возврате должна быть пробита в онлайн-регистре продаж в любом случае, а денежные средства должны быть переданы покупателю из почтового ящика ККТ.

3.2. Лимит остатка кассы

Познакомившись с особенностями документирования кассовых операций, теперь мы рассмотрим еще один аспект проведения соответствующих операций — соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия.

Что это такое и для чего используется?

Денежный лимит кассы – это максимальное количество денежных средств, которые располагаются в кассе торгового предприятия. В случае его превышения, избыточное количество денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключения составляют случаи, когда имеется необходимостью выплатить заработные платы своим сотрудникам, либо исполнение перед ними тех или иных социальных обязательств.

Выделяют два способа расчета лимита кассы:

1. Исходя из количества входящих поступлений.

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС,

где:

ЛК — лимит кассы;

ОП — объем поступлений денежных средств в кассу;

РП — расчетный период, за который подсчитывается лимит кассы (не более 92 рабочих дней);

ИС — интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС должен составлять не более 7 дней, если в населенном пункте, где располагается торговое предприятие, имеются банки, и не более 14 дней, если в населенном пункте отсутствуют кредитно-финансовые организации.

2. Исходя из количества исходящих поступлений.

В этом случае считают по другой формуле:

ЛК = ОВ / РП * ИС,

где:

ЛК, РП, ИС — знакомые нам параметры;

ОВ — сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитают необходимую сумму денежных средств, которая выплачивается магазином в счет зарплаты своим сотрудникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

Способ соблюдения лимита кассы закрепляется в положениях местных нормативных актов торгового объекта. Следует помнить, что в ситуации нарушения исполнения норм этого приказа ФНС может ввести штрафные санкции в отношении торговой организации.

Определенной спецификой обладают расчеты проходящие через кассу между юридическими лицами — несмотря на то, что в целом организации склоны расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Рассмотрим подробнее особенности данного процесса.

3.3. Расчеты между юридическими лицами

Вначале мы ограничили, что кассовые расчеты будем определять в контексте правоотношений, одна из сторон которых — физическое лицо (покупатель, клиент компании), но оговорились, что возможны такие ситуации, в которых оба участника правоотношений — юридические лица. Несмотря на то, что организации предпочитают, в большинстве своем, производить расчет по безналу, бывают случаи, когда им приходится осуществлять наличные платежи.

Расходоваться в наличной форме, поступившие в кассу денежные средства организации, могут лишь на те цели, которые согласованы с законодательством. К примеру, осуществление расчетов по товарам и услугам с контрагентами (как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

Проведение наличных расчетов между юридическими лицами возникает, если у одного из партнеров по определенным причинам не имеется свободный доступ к расчетному счету в банке (например, в случаи, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо, если необходима оперативность в проведении расчетов (быстрее, чем за 3 банковских дня — обычный срок для расчетов между юридическими лицами, хотя, многие современные банки проводят такие операции практически за несколько секунд).

Базовым нормативным актом, в соответствии с которым осуществляются расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, является — Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 настоящего нормативного акта сказано, что предельно допустимое количество наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должно превышать 100 тысяч рублей. Либо — подобную сумму в зарубежной валюте, если одна из сторон договора — иностранная компания.

Следует отметить, что при проведении расчета между юридическим и физическим лицом, указанный выше лимит не применяется — об этом нам свидетельствует пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако лимит действует, если расчет производится со стороной, которая является индивидуальным предпринимателем.

Коммуникация наличных денежных средств может осуществляться не только между независимыми юридическими лицами, но и между центральным офисом крупной организации и подчиненными ей филиалами. В подобной ситуации также отсутствуют ограничения по сумме денежных средств. Алгоритм действий, в соответствии с которым осуществляется перевод денежных средств в таких ситуациях, должен быть прописан в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перевод денежных средств от одного хозяйствующего субъекта другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) производится с участием привычных нам кассовых ордеров и кассовой книги.

3.4. Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Разумеется, что законодательные нормы, которые осуществляют регулирование проведения кассовых операций, не всегда сформулированы концептуально. Во многих ситуациях для компетентной интерпретации той или иной нормы, необходимо изучить еще несколько. Данная отличительная черта характеризует, в первую очередь, такие процессы как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде случаев они тесно переплетаются между собой, но по факту — независимы друг от друга.

Рассмотрим соотношение и сферы разграничений фискализации и документирования кассовых операций в таблице (№1).

3.5. Ответственность за нарушение

Процесс проведения кассовых операций — процедура, которая, как мы уже выяснили ранее, достаточно строго регулируется законом. Не выполнение соответствующих норм, предусмотренных законом, может повлечь за собой наложение строгих санкций в отношении хозяйствующего субъекта. Было бы полезно проанализировать разнообразные последствия подобных нарушений.

Но давайте сначала посмотрим то, каким образом проверяющие органы — в первую очередь, Федеральная налоговая служба, могут быть поставлены в известность о нарушениях кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Основным механизмом такого ознакомления является проведение выездной проверки. Его основными целями являются выявление действий должностных лиц торгового предприятия, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины или же прямо указывающие на это. К таким действиям относят:

- несвоевременно подготовленные бухгалтерские документы по выручке, неправильное функциональное использование таких документов;

- превышение установленных лимитов — остаток денежных средств в кассе, расчет между юридическими лицами;

- использование неисправных или не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;

- игнорирование требований законодательства в сфере применения ККТ или составления документов, подобных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);

- допуск расхождений в бухгалтерских документах;

- любые прямые нарушения законодательства касаемые организации учета денежных поступлений;

- нарушения при введении организацией местных правил и требований в части организации работы кассы.

В ходе проверки функционирования хозяйствующих субъектов на исполнение качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

- документы, которые используются организацией или индивидуальным предпринимателем для отражения кассовых операций;

- фискальные данные, хранящиеся в памяти кассового аппарата;

- документы, связанные с использованием контрольно-кассовой техники (проведением ее технического обслуживания, ремонта);

- бухгалтерские регистры;

- местные нормативные акты, регулирующие проведение кассовых операций (к примеру, распоряжение об установлении лимита кассы или неиспользование соответствующего лимита субъектами малого предпринимательства);

- разнообразные отчеты по хозяйственной деятельности.

В отношении отдельных документов о хозяйственной деятельности и фактов, характеризующих ее, инспекторы имеют полномочия в свободной форме запрашивать различные разъяснения у руководства и других представителей торгового предприятия.

ФНС может применить значительные штрафные санкции к торговому предприятию, которые предусмотрены в положениях ст. 14.5 КоАП РФ в случае нарушений налогоплательщиками правильного пользования онлайн-кассами.

К примеру, отсутствие и, следовательно, неиспользование онлайн-касс современного образца магазином может обернуться штрафом:

- должностному лицу магазина — в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (минимальный штраф в размере 10 тыс. руб. независимо от дохода);

- на магазин как на юридическое лицо — в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

В случае повторного нарушения закона об использовании ККТ, а также в случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то хозяйствующий субъект подвергнется значительно более строгим санкциям в виде:

- дисквалификации (запрет на осуществление профессиональной деятельности) должностного лица на срок 1-2 года;

- приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее суровые санкции накладываются за использование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

- для должностных лиц — в размере 1500 — 3000 рублей;

- для торговой организации как на юридическое лицо — в размере 5000 — 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции налагаются за отсутствие выдачи продавцом электронного кассового чека покупателю. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тысячи рублей, а магазин понесет наказание как юридическое лицо на 10 тысяч рублей.

К другим возможным санкциям ФНС за нарушения в области кассовой дисциплины относят:

1. Выписка штрафов за нарушение правил бухгалтерского учета (как мы уже выяснили ранее, отражение в них записей о кассовых операцией — главная составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

- оштрафовать должностное лицо коммерческого предприятия на 5-10 тыс. рублей;

- при выявлении повторного нарушения — оштрафовать должностное лицо уже на 10-20 тыс. рублей или подвергнуть его дисквалификации на срок до 2-х лет.

При всем при этом, нарушение должно быть отнесено к типу грубых. К числу таких нарушений относят:

- изменение данных в регистрах учета, которые приводит к снижению налогов на 10% и больше относительно тех, что могли бы быть исчислены при правильных данных в регистрах;

- умышленное искажение отчетности на 10% и больше любых показателей в бухгалтерии;

- запись в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не имеющегося на самом деле (мнимого, притворного);

- создание отчетности не на базе регистров бухгалтерского учета;

- использование счетов не на базе регистров бухгалтерского учета;

- отсутствие наличия первичных документов;

- неиспользование торговой организацией регистров бухгалтерского учета.

Дополнительные начисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплачивать не только их, но и начисленные штрафы, пени).

Поводом для дополнительного начисления налогов может стать, к примеру, постоянная выдача больших сумм сотрудникам по расходным ордерам — такие выплаты могут быть равны заработной плате, и ФНС может взимать с них НДФЛ.

В интересах торговой организации установить местные правила, согласно которым ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет прикреплена за определенными лицами. Например, им может являться главный бухгалтер или сотрудники, которые находятся в непосредственном подчинении ему. Однако следует помнить, что в случае серьезных нарушений законодательства о кассовом учете ответственность, прежде всего, несет директор организации или индивидуальный предприниматель, который владеет торговым бизнесом.

Заключение

В заключение отметим, что процесс бухгалтерского учета кассовых операций, как правило, состоит из следующих этапов:

- составление первичных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);

- регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;

- систематизация и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);

- отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;

- перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

Наконец, учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

Подвоя итог исследования поднятой проблемы, необходимо, на наш взгляд, отметить некоторые особенности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете.

К таким особенностям можно отнести наличие кассового планирования и использование специальных символов кассового плана. Кассовое планирование необходимо для поддержания необходимого уровня наличных денежных ресурсов в процессе работы организации. С кассовым планированием связана другая особенность проведения и учета кассовых операций – обязательное наличие при оформлении каждой операции, специального символа кассового плана.

Символ кассового плана или кассовые символа отражают источник возникновения или направление использования наличных денежных средств. Этот двузначный символ указывается при планировании, то есть в кассовом плане, и при реальном осуществлении операции, то есть в кассовых первичным и бухгалтерских документах.

Среди прочих особенностей можно отметить обязательное наличие дополнительного контроля по кассовым операциям.

Важно отметить тот факт, что на сегодняшний день каждое предприятие в процессе своей деятельности используют в расчетах, а так же на хозяйственные и другие нужды ,наличные денежные средства.

Правильная организация учета оборота наличных денежных средств, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром и надлежащим образом оборудованное помещения кассы, позволит сохранить наличность, предотвратить хищения, избежать нарушений и штрафов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Российской Федерации. М.: 1993 г.

2. Федеральный закон " О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.

3. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден Советом Директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40, Письмо ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года № 18 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247).

4. "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 5 января 1998 года №14-П, утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол № 47 (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У,от 31.10.2002 № 1201-У).

5. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36).

6. Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 года № 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

7. Приказ Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года № 94н "Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" (в ред. Приказа Минфина РФ от 18 сентября 2006г. № 115н).

8. Письмо ЦБ РФ от 17 февраля 1994 года №14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

9. Письмо ЦБ РФ от 16 марта 1995 года №14-4/95 "О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью".

10. Банк В.Р., Семенов С.К. Организация и бухгалтерский учет банковских операций: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2004. - 352 с.

11. Бухгалтерский учет: учебно-практическое пособие / Пошерстник Н.В. [и др.] – СПб.; Питер, 2007.- 416 с.; ил.- (Серия "Мастера бухгалтерского учета").

12. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учебник, ВУЗ/ Кондраков Н.П. -М.: Велби , 2008. - 448 с.

13. Бухгалтерский учет: учебник/А.С.Бакаев [и др.]; под.ред. П.С. Безруких. 4-е изд., перераб. И доп.-М.: Бухгалтерский учет,2008.- 719 с.- (библиотека журнала "Бухгалтерский учет").

14. Булатов М.А., Булатова З.Г., Бухгалтерский учет товарных и кассовых операций в торговых организациях: Учебное пособие. М.: "Экономика" - 2010, - 406 с.

15. Основы бухгалтерского учета: учеб. пособ./ Р.А.Алборов. -М.: Дело и сервис, 2006.- 288 с.

16. Тютюнник А.В. Учебное пособие по дисциплине "Бухгалтерский учет в банках" /МФПА.- М. 2004. –101 с.

17. Федосова Т.В. Бухгалтерский учет. Конспект лекций. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2011. – 328 с.

Приложение 1

Параметр	Процедуры в рамках кассовых операций		Аспекты осуществления фискализации и документирования
	Фискализация	Документирование
Осуществляется ли в правоотношениях между налогоплательщиком (ИП или юридическим лицом) и физическим лицом (не работником торгового предприятия)	Да	Да	Совместное осуществление фискализации и документирования наблюдается всегда, поскольку: 1.При продаже товара магазином покупателю выдается кассовый чек (осуществляется фискализация). 2. По завершении рабочего дня кассира сведения из кассового аппарата отражаются в ПКО, РКО, кассовой книге (осуществляется документирование)
Правоотношения между отдельными налогоплательщиками (налогоплательщиком и его работником)	Нет	Да	Не наблюдается, поскольку: 1.При расчетах между юридическими лицами (ИП) наличными применяются ПКО, РКО, кассовые книги. 2. При расчетах между юридическими лицами (ИП) либо между налогоплательщикам и их работниками не предусмотрено применение ККТ.
Какие инструменты (документы) задействуются	ККТ (чеки онлайн - касс).	РКО, ПКО, Кассовые книги.	РКО, ПКО и Кассовые книги формируются на основе данных по фискализации (отчетам по завершении смены на онлайн - кассе)
Отражается ли в бухгалтерском учете	Нет	Да	Формирование сведений для бухгалтерского учета (в ПКО, РКО) осуществляется на основе данных по фискализации (на основе сведений в БСО и товарных чеках применяемых вместо кассовых чеков)
Обязательны для ИП	Да (при расчетах с физическими лицами)	Нет
Обязательны для юридических лиц	Да (при расчетах с физическими лицами)	Да (при наличных расчетах)	Наблюдается только при расчетах юридических лиц с физическими лицами ( не сотрудниками торгового предприятия)