Классификация логистических систем (Общая характеристика основных видов логистических систем)

Содержание:

Введение

Подход к объектам обеспечения товародвижения к системам выражает одну из главных особенностей логистики, как науки, так и сферы практической деятельности. Системное исследование - закономерная необходимость научно-технического прогресса, позволяющая объединить и использовать самые прогрессивные и эффективные методы, которыми располагает наука. При изучении любых систем мы сталкиваемся с проблемой выявления принципов их построения, функционирования, а также взаимодействия систем с окружающей средой.

При рационализации логистических процессов в прошлом основное внимание, как правило, уделялось физическому подъёмно-транспортному процессу. Сегодня внимание всё более обращается на информационный поток, при помощи которого планируют материальный поток, управляют им и контролируют его. Улучшение информатики и организации нередко может принести больший эффект, чем технические инновации.

Каждое движение материалов связано с передачей информации. Некоторые сообщения опережают груз, авизируют его прибытие. Информационное опережение позволяет получателю своевременно подготовить его приемку. Другие данные сопровождают груз, они характеризуют вид и количество товаров, отправителя, получателя и владельца, обращают внимание на опасные свойства товара. Третий вид информации следует за материальным потоком и часто идёт в обратном направлении (подтверждение приёма, фактурирование, предъявление рекламаций, дополнительные заказы, запросы и т.п.).

Информация становится логистическим производственным фактором. Благодаря ей может сократиться складирование (лучшее управление запасами, согласованность действий поставщика и потребителя, замена складирования готовой продукции складированием полуфабрикатов и сырья). Благодаря информации удаётся также ускорить транспортировку (согласованность всех звеньев транспортной цепочки). Недостаток своевременной информации вызывает накопление материала, поскольку неуверенность потребителя, как и неуверенность поставщика, обычно вызывает желание подстраховаться.

Чтобы предприятие могло оперативно реагировать на требования рынка, ему необходимо повысить: прозрачность деятельности (надо располагать актуальными данными о состоянии и тенденциях развития рынка), гибкость (изменения требований рынка надо быстро внедрять в производство); эффективность (требования рынка должны выполняться с предельно низкими издержками, чтобы предприятие выдерживало конкуренцию).

Объектом исследования является предприятие ООО «Керамос», основным видом деятельности, которого является торговля керамической плиткойю

Предметом исследования является изучение организации логистической деятельности на предприятии ООО «Керамос».

Цель работы – изучение теоретических построения и классификации логистических систем и практических аспектов системы закупочной логистики предприятия и ее дальнейшее совершенствование на примере ООО «Керамос».

В процессе реализации цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические аспекты построения логистических систем современного предприятия;

- рассмотреть классификацию логистических ;

- провести анализ основных финансово-хозяйственных показателей и проанализировать закупочную деятельность предприятия ООО «Керамос»;

- разработать мероприятия по созданию эффективной закупочной логистики в ООО «Керамос» рассчитать их экономическую эффективность.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Понятие и виды систем

1.1. Понятие и сущность логистической системы

Логистическая система – это адаптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции. Она, как правило, состоит из нескольких подсистем и имеет развитые связи с внешней средой. В качестве логистической системы можно рассматривать промышленное предприятие, территориально-производственный комплекс, торговое предприятие и т.д. [21.C.31]

Цель логистической системы – доставка товаров и изделий в заданное место, в нужном количестве и ассортименте в максимально возможной степени подготовленных к производственному или личному потреблению при заданном уровне издержек. [19.C.7]

Продвижение материальных потоков осуществляется квалифицированным персоналом с помощью разнообразной техники: транспортные средства, погрузочно-разгрузочные машины и т.д.

Логистика ставит и решает задачу проектирования гармоничных, согласованных материалопроводящих (логических) систем, с заданными параметрами материальных потоков на выходе. Для того чтобы система существовала, развивалась, совершенствовалась и выживала в экстремальных условиях, она должна обладать совокупностью некоторых свойств. Охарактеризуем свойства логистических систем в разрезе каждого из четырёх свойств, присущих любой системе:

1) Целостность и членимость. Система есть целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом. На макроуровне, при прохождении материального потока от одного предприятия к другому, в качестве элементов могут рассматриваться сами эти предприятия, а также связывающий их транспорт. [1.C.76] На микроуровне логистическая система может быть представлена в виде следующих подсистем:

• Закупка - подсистема, которая обеспечивает поступление материального потока в логистическую систему.

• Планирование и управление производством - эта подсистема принимает материальный поток от подсистемы закупок и управляет им в процессе выполнения различных технологических операций, превращающий предмет труда в продукт труда. [12.C.5]

• Сбыт - подсистема, которая обеспечивает выбытие материального потока из логистической системы . [3.C.9]

Как мы видим элементы логистических систем разнокачественные, но одновременно совместимые. Совместимость обеспечивается единством цели, которой подчинено функционирование логистических систем.

2) Связи. Между элементами логистической системы имеются существенные связи, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества. В макрологических системах основу связи между элементами составляет договор. В микрологических системах элементы связаны внутрипроизводственными отношениями. Связи могут быть вещественные, информационные, прямые, обратные и т.д. [13.C.71] Связи между элементами должны быть более мощными, чем связи отдельных элементов внешней средой, так как в противном случае система не может существовать.

3) Организация. Связи между элементами логистической системы определённым образом упорядочены, то есть логистическая система имеет организацию. Наличие системоформирующих факторов у элементов системы лишь предполагает возможность её создания. Для появления системы необходимо сформировать упорядоченные связи, т.е. определённую структуру, организации системы. [20.C.4]

4) Интегративные качества. Логистическая система обладает интегративными качествами, не свойственными ни одному из элементов в отдельности. Это способность поставить нужный товар, в нужное время, в нужное место, необходимого качества, с минимальными затратами, а также способность адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды. [11]

1.2. Общая характеристика основных видов логистических систем

Логистические системы делят на макрологистические, микрологистические и мезологистические. [10.C.76]

Микрологистические системы относятся к определённой организации бизнеса и предназначены для управления и оптимизации материального и сопутствующих ему потоков в процессе производства, снабжения и сбыта.

Различают внутренние (внутрипроизводственные), внешние и интегрированные микрологистические системы.

Внутрипроизводственные логистические системы оптимизируют управление материальными потоками в пределах технологического цикла производства продукции. Основными задачами данной системы являются: уменьшение запасов материальных ресурсов и незавершённого производства, ускорение оборачиваемости оборотного капитала фирмы, уменьшение длительности производственного периода, контроль и управление уровнем запасов материальных ресурсов, оптимизация работы технологического (промышленного) транспорта. [13.C.7]

Внешние логистические системы решают задачи, связанные с управлением и оптимизацией материальных и сопутствующих потоков от их источников к пунктам назначения вне производственного технологического цикла. Основными задачами внешних логистических систем являются рациональная организация движения материальных ресурсов и готовой продукции в товаропроводящих сетях, оптимизация общих затрат и затрат связанных с логистическими операциями отдельных звеньев логистической системы, сокращение времени доставки материальных ресурсов и готовой продукции и времени выполнения заказов потребителей. [8.C.12]

Границы интегрированной микрологистической системы определяются производственно-распределительным циклом, включающим процессы закупки материальных ресурсов и организации снабжения, внутрипроизводственные логистические функции, логистические операции в распределительной системе при организации продаж готовой продукции потребителям и послепродажном сервисе. [6.C.33]

Общая структура микрологистической системы может функционировать как интегрированная, внешняя или внутрипроизводственная логистическая система в зависимости от степени охвата базисных логистических операций и целей системы. [19]

Макрологистическая система – это система, создаваемая на уровне территориального или административно-территориального образования, для решения социально-экономических, экологических, военных и других задач подобного рода, основной целью которой не является извлечение прибыли. Макрологистические системы классифицируются по следующим признакам:

• по признаку административно-территориального деления страны различают: районные, межрайонные, городские, областные и краевые, региональные и межрегиональные, республиканские и межреспубликанские.
• по объектно-функциональному признаку выделяются макрологистические системы для группы предприятий одной или нескольких отраслей, ведомственные, отраслевые, межведомственные (межотраслевые), военные, институциональные и т.п. [21.C.65]

В западной практике часто используется понятие глобальных макрологистических систем, к которым относят государственные (транснациональные) системы, формируемые на уровне страны в целом, межгосударственные системы, охватывающие несколько стран, и трансконтинентальные системы, создаваемые в пределах нескольких континентов. [17.C.3]

Как правило, критерии формирования макрологистических систем определяются экологическими, социальными, политическими и другими целями. [20]

Кроме того, в зависимости от наличия посредников в системе продвижения товаров различают три вида логистических систем:

1) Логистические системы с прямыми связями. В этих логистических системах материальный поток происходит непосредственно от производителя продукции к потребителю, минуя посредников.

2) Эшелонные логистические системы. В таких системах на пути материального потока есть хотя бы один посредник.

3) Гибкие логистические системы. Здесь движение материального потока от производителя продукции к её потребителю может осуществляться как напрямую, так и через посредников. [11.C.6]

Мезологистические системы. Обычно хозяйственную деятельность государства называют макроэкономикой. Это же понятие используется для характеристики хозяйственной деятельности групп государств, объединённых тесными экономическими связями (единая валюта, торговый союз, таможенный союз и т.д.).

В течение последних десятилетий в экономически развитых стран и в мировой практике в целом, наблюдается процесс структуризации больших групп предприятий в конгломераты, связанные единой логистической системой. Конгломераты представляют собой корпорации финансово-промышленных групп, в них, как правило, входит крупный банк и имеет место объединение финансового и промышленного капиталов. [19.C.32]

Указанные корпорации могут быть национальными — (охватывают одну страну) и транснациональными (ТНК), т.е. объединяют хозяйственную деятельность нескольких стран. Хозяйственная деятельность подобных организаций образует область среднего звена экономики, т.е. мезоэкономику.

Логистика корпорации (мезологистика) носит в основном информационный характер. Чем выше уровень логистической системы, тем больше информационных потоков и меньше материальных. Логистическая система корпорации представляет собой систему управления, построенную таким образом, что каждый уровень обладает только той информацией, которая ему необходима. Инструментарием мезологистики служат в основном глобальные вычислительные сети. [2.C.87]

В России структуризация экономики среднего звена находится еще на начальном этапе, однако зарегистрировано около восьмидесяти финансово-промышленных групп.

Выводы:

Классификация систем имеет весьма условный характер. Границы между отдельными их типами и видами расплывчаты и определяются преимущественно отношением исследователя к изучаемой системе, а не реальной действительностью.

Логистические системы подразделяются на типы и виды. В зависимости от классификации типов логистики (макро-, мезо- и микрологистика) ЛС подразделяются на такие виды:

макрологистическая система – это система управления материальным потоком, в реальном масштабе времени охватывающая различные организации, находящиеся в разных регионах страны и функционирующие на межгосударственном либо трансконтинентальном уровне. То есть такие системы формируются на уровне государства, межгосударственных, межреспубликанских, межобластных связей;

мезологистическая система – это система интегрированного управления материальным потоком, охватывающая различные организации, функционирующие в одной отрасли в условиях партнерства;

микрологистическая система – это система управления материальным потоком, организованная в границах одной организации. К микрологистическим системам можно отнести различные предприятия, фирмы, компании, а также их определенные подразделения.

В зависимости от схемы организации движения материального потока различают следующие виды логистических систем:

1. С прямыми связями. В данной логистической системе материальный поток проходит от первичного источника сырья через закупку к производителю и далее к конечному потребителю без участия посредников

2. Эшелонированные. В системе такого вида материальный поток проходит от первоисточника сырья к производителю либо от производителя к конечному потребителю только через посредника .

3. Гибкие. В этих системах движение материального потока может осуществляться как с участием посредника, так и без него

Вопрос выбора той или иной схемы организации движения материального потока решается по результатам оценки сложившейся на рынке ситуации, возможностей использования аутсорсинга, а также максимально возможного экономического результата деятельности логистической системы.

Глава 2. Исследование логистических процессов в ООО «Керамос»

2.1. Характеристика организации ООО «Керамос»

Организация ООО «Керамос» создана в 1995 году. Учредителями являются физические (И.В. Савельев) и юридические лица (CooperativaCeramicaD`Imola (Италия)). Основным видом деятельности организации, согласно Уставу, является оптовая и розничная торговля строительными материалами, а именно керамической плиткой производства CooperativaCeramicaD`Imola (Италия). Уставной капитал 21 тыс. руб.

Организационная структура ООО «Керамос» представлена на рис.2.1

				Генеральный директор
Коммерческий Директор						Транспорт-ный отдел				Бухгалтерия
						-начальник транспорт. отдела				-гл. бухгалтер
Отдел поставок		Склад		Отдел маркетинга		-водитель (3чел)				-ст. бухгалтер -бухгалтер
-администра-тор поставок (2 чел) -менеджеры (2 чел)		-завед. складом -грузчики (2 чел)		-маркетолог -проектировщик рекламных материалов - рекламный агент

Рис. 2.1 Организационная структура организации ООО СП «Керамос».

Генеральный директор осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью фирмы.

Коммерческий директор контролирует вопросы поставки и сбыта керамической плитки, а также осуществляет контроль за складом и отделом маркетинга.

Для оперативного решения вопросов поставки и сбыта товаров создан отдел поставок, который находится в непосредственном подчинении у коммерческого директора.

Отдел поставок занимается подготовкой договоров с покупателями, поиском новых клиентов, решает возникающие вопросы с клиентами, ведет учет поставок и отгрузки товаров.

В отдел поставок входят администраторы поставки и менеджеры. Администратор поставок ведет активную работу с дилерскими фирмами разных регионов. В настоящее время ООО СП «Керамос» располагает 7 фирмами-дилерами. Они являются одним из каналов товародвижения. Создавая дилерскую сеть, преследовались задачи увеличения объемов продаж, а также установления более тесной связи с потребителями, получения информации о ситуации в регионе.

Отдел маркетинга на основе изучения рынка и маркетингового анализа формирует перспективную ассортиментную политику: развивает торгово-коммерческую деятельность. Маркетолог занимается комплексной системой организации сбыта продукции, ориентированной на удовлетворение потребностей конкретных потребителей и получение прибыли на основе исследования и прогнозирования рынка, изучением внутренней и внешней среды предприятия-экспортера, разработки стратегии и тактики поведения на рынке с помощью маркетинговых программ. В этих программах заложены мероприятия по улучшению товара и его ассортимента, изучению покупателей, конкурентов и конкуренции, по обеспечению ценовой политики, формированию спроса, стимулированию сбыта и рекламе, оптимизации каналов товародвижения и организации сбыта, организации технического сервиса и расширения ассортимента представляемых сервисных услуг.

Бухгалтерия, во главе с главным бухгалтером, ведет бухгалтерский учет фирмы, в том числе учет оприходованных и реализованных товаров, контролирует все финансовые потоки и проводит финансовый анализ.

Транспортный отдел занимается транспортировкой керамической плитки. Продажа керамической плитки осуществляется через сеть специализированных магазинов, которые предоставляются организации на правах аренды (3 магазина).

Конкурентами ООО СП «Керамос» являются такие торговые организации по продаже строительных материалов как «Ключ-стройарсенал», «Элиткерамика», «Дарос», «Старик Хоттабыч». Поэтому фирме постоянно приходится изучать спрос и предложение, вести правильную ценовую политику.

2.2. Анализ логистической системы в ООО «Керамос»

Как и на любом другом предприятии на ООО «Керамос» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

1. Внешние коммуникации.

1) Потребителями. В процессе коммуникации ООО «Керамос» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «Керамос» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции. Коммуникации с потребителями – физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры). Если в роли покупателей выступает юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит директор ООО «Керамос».

2) Поставщики и посредники. Их осуществляют менеджер по снабжению (иногда директор). Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.

3) Государственные органы (Администрация г.Зеленогорска, Рыбинского района, налоговая инспекция) - осуществляют директор бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

- переговоры, беседы (для поставщиков, посредников, потребителей);

- совещания (государственные органы);

- телефонограммы (государственные органы);

- указы и распоряжения (государственные органы);

- письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

- речевая коммуникация (письменная и устная);

- паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы);

- вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции в торгово-выставочных залах).

2. Внутренние коммуникации:

- коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между менеджером по сбыту и менеджером по снабжению;

- коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между отделом сбыта и снабжения и производственным отделом; между директором и бухгалтером;

- коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, например, при замерах окон информация от замерщика передается бригадиру;

- неформальные коммуникации в ООО «Керамос»присутствуют как и на любом другом предприятии, и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др. Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.к. коллектив небольшой, и никакого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (указания, просьбы и др.), в письменной (письма, приказы, акты) и изредко в механической (например, передача замеров окон через Интернет).

Основными способами делового общения на в ООО «Керамос» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся тоже редко, 1-2 раза в месяц – по мере появления какой-либо проблемы. Если классифицировать совещания, проводимые в ООО «Керамос», то можно выделить такие их виды как:

- по форме организации диктаторское, когда ведущая роль в процессе ведения совещания принадлежит директору;

- по целевой установке иногда совещания принимают информационный характер (доклад о текущей работе), а иногда совещание направлено на принятие решения.

Деловые переговоры в ООО «Керамос» ведутся директором, но иногда могут и, например, менеджером по сбыту в процессе общения с потребителями.

Основные ошибки, допускаемые директором при проведении совещания:

- не устанавливается регламент (порядок ведения совещания), что приводит очень часто к спорам и не деловой обстановке;

- не ограничивается время на выступление

- не ведется протокол совещаний, в результате многие принятые решения остаются без должного внимания со стороны их исполнителей, т.к. ответственность в данном случае не фиксируется.

При анализе коммуникационных связей выявлено, что на в ООО «Керамос»есть и вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей. Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, директора с менеджером по сбыту (или по снабжению); бригадира и монтажника.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, например, менеджером по сбыту и менеджером по снабжению.

Однако, в большинстве своем, система коммуникаций в ООО «Керамос» все же основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Горизонтальная взаимосвязь слабая. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

Рассматривая коммуникационную структуру в можно видеть, что распоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

Можно отметить и достаточно хорошо отлаженный процесс непрямых внешних коммуникаций. Реклама размещается в газетах, на телевидении и радио, используется также наружная реклама, выпускаются буклеты.

Кроме того,в процессе коммуникации выявлены преграды. На ООО «Керамос» к ним можно отнести:

1. Неудовлетворительный кадровый состав. Например, если менеджер по сбыту не обладает необходимой квалифицией, что это может отрицательно сказываться на объемах продаж. Так, в связи с открытием филиала в г.Заозерном, в срочном порядке были наняты две девушки-менеджеры по сбыту в возрасте 18 лет, без специального образования и квалификации. Эта преграда проявилась когда неквалифицированный менеджер забывала передавать или неверно передавала информацию, в результате, часто не соблюдались сроки монтажа, и как результат - претензии со стороны покупателя.

2. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.

Кроме того, по причине отсутствия службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются на плечи менеджеров. В связи с большим потоком информации чаще всего происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии вовремя отреагировать на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

3. ООО «Керамос» оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени → недовольство клиента → потеря клиента → ухудшение имиджа фирмы → снижение товарооборота → сокращение прибыли.

4. Недостаточная культура обслуживания. В ходе исследования основной причиной большинства жалоб была недобросовестная работа консультантов.

3. Конфликты между подразделениями. Организационные конфликты или личные конфликты, все они приводят к столкновению людей, в результате кто-то может возненавидеть, затаить злобу на другого сотрудника. Это все может проявиться в том, что одна из конфликтующих сторон намеренно утаит информацию или исказит ее, в результате коммуникационный процесс может не состояться или примет не верное направление.

Состав функций маркетолога по процедурам.

Виды функций по документам	Фактически выполняемые функции	Состав функций по процедурам (операциям)	Основные документы
1	2	3	4
Маркетинговые исследования	Получение необходимой для маркетинга информации, проведение соответствую-щих научных исследований	Исследование и анализ в области экономики, бизнеса, торговли, промышленности, запросов потребителя, продаж, распределения, рекламы.	Опросные листы, Прайс–листы конкурентных фирм
		Обработка данных
		Изучение операций маркетинга
		Изучение конкурентов
		Прогноз продаж
Планирование политики в области закупки продук-ции	Планирование политики в области закупки продукции	Разработка политики закупки продукции	Накладные, отчеты о закупленной продукции: по валовым закупкам по ассортименту
		Определение и дальнейшее расширение ассортимента
		Улучшение характеристик продукции в соотв-и с запросами потребителей (спецификация, цена, внешний вид, упаковка)
		Разработка плана закупки новых товаров
Ценообразование	Разработка политики цен	Составление сетки цен на каждое изделие на разных этапах его жизненного цикла в зависимости от рынков сбыта	Платежные и транспортные ведомости, смета затрат на закупку продукции
		Принятие соответствующих мер для повышения конкуренто-способности
		Предложение цены

Виды функций по документам	Фактически выполняемые функции	Состав функций по процедурам (операциям)	Основные документы
1	2	3	4
Распределение	Разработка политики распределения товаров и услуг	Выбор и управление каналами распределения	Договора, дорожно-транспортные накладные, карточки складского учета
		Планирование и контроль физического распределения
		Складирование
		Упаковка и перевозка продукции
Продвижение	Формирование политики в области стимулирования сбыта, продвижения товара	Выбор, планирование и управление инструментами стимулирования сбыта (продаж по предварительным заказам, рекламно-информационная деятельность, искусство сбыта)	Прайс-лист ООО «Керамос», отчет о продажах, проекты рекламных материалов
		Анализ данных продаж и постановка соответствующих целей
		Координация деятельности торговых агентов
		Рекламирование деятельности и определение задач рекламы
		Выбор средств массовой информации для размещения рекламы и управление в этой области

Из таблицы 2.2. следует, что маркетолог выполняет только те функции, что предписаны ему должностной инструкцией, и основными документами являются анкеты, прайсы конкурентных фирм, отчеты о закупленной продукции, платежные и транспортные ведомости, договора, дорожно-транспортные накладные, прайсы ООО «Керамос», отчеты о продажах, рекламные проекты.

Таблица 2.2.

Оперограмма подготовки документов.

Процедура	Исполнители					Трудоемкость в часах
	Генеральный директор	Коммерческий директор	Маркетолог	Менеджер по прода-жам	Клиент (покупатель)
1	2	3	4	5	6	7
1. Подготовка договора
2. Согласование с руководством
3. Оформление договора						1
4. Регистрация договора						0.5
5. Передача договора руководству как своей, так и сторонней организации
1.Сбор первичной информации: Получение отчетов Анкетирование						Накапливается в течение отчетного периода
2. Формирование отчета						8
3. Ознакомление руководства с данными отчета						0.5

Маркетолог непосредственно участвует в оформлении, заключении и регистрации договоров и составлении отчетов по изучению спроса, рынков, потребителя. Все остальные документы являются для него источниками того или иного рода информации, а ведомости и накладные служат также и для контроля поставок и закупок.

Анализ таблицы 2.1.состава функций по процедурам выявил, что маркетолог в своей деятельности пользуется большим количеством бумажных информационных носителей. Их уменьшение или перевод в электронный вид, возможно, снизит трудоемкость работ маркетолога. Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист ООО «Керамос» и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Ниже на рис.3 приведена двувариантная блок-схема процесса заключения договора: 1 – без поступления заказа, 2 – с поступившим заказом.

I вариант

Поиск клиента

Реклама товара конкретному клиенту

II вариант

Поступление заказа

Проработка условий договора обеими сторонами

Договор не подписывается

Оговариваются все условия

Согласны ли стороны

Оформление договора

Отказ

Подписание договора

Рис. 2.1. Блок-схемы заключения договора.

Вид документа:

1 - прайс-лист ООО «Керамос»

2 - отчет об остатках товара на складе

3 - платежная ведомость

4 - договор

5 - предложения от сторонних организаций (заказы)

6 - план закупок товаров

1. - опросные листы (анкеты)

Таблица 2.3

Таблица повторяемости показателей в документах

Показатели	Виды документов								Итого
	1	2	3	4	5	6		7
1	2	3	4	5	6	7	8		9
Код товара	+	+	+	+		+	+		6
Наименование товара	+	+	+	+	+	+	+		7
Количество товара		+	+	+	+	+			5
Цена	+	+	+	+	+		+		6
Количество заказов					+				1
Наименование фирмы	+		+	+	+	+	+		6
Реквизиты фирмы	+		+	+					3
Адресат (клиент)			+	+	+				3
Банковские реквизиты ООО «Керамос»			+	+					2
Банковские реквизиты (клиента)			+	+	+				3
Условия транспортировки				+	+				2

Некоторые документы, проходящие через маркетолога, обладают высокой степенью концентрации основных показателей, что обусловлено стандартами, предъявляемыми к оформлению рабочей документации.

Выводы:

В результате анализа деятельности отдела маркетинга, с точки зрения рациональности использования современных информационных средств, выявленные следующие недостатки:

1. большая загруженность работников, при работе с первичными документами,
2. затрудненный документооборот;
3. наличие большого числа стандартных форм документов, вследствие чего у работников возникают затруднения при их систематизации;
4. неудобства с совмещением данных разных отделов;
5. большая загруженность документами рабочего стола маркетолога;
6. маркетологу приходится отрывать от дел работников других отделов для предоставления ему данной информации;
7. большой объем обрабатываемой информации, необходимость сохранять архив данных.

Глава3. Предложения по совершенствованию процессов информационной логистики в ООО «Керамос»

3.1. Цель и задачи проекта повышения эффективности логистической системы

Цель данного проекта- выработка рекомендаций, применение которых позволит повысить эффективность деятельности организации.

Решение поставленных целей возможно за счет создания инфраструктуры для электронной коммерции (реклама, сделки), внедрение функции обратной связи и поддержки клиентов, использование более эффективного рынка информации и разработка удобных и надежных систем взаиморасчетов клиентов и поставщиков с использованием Интернет; создание локальной вычислительной сети на фирме.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы маркетолога, и целей фирмы надо отметить, что его эффективная работа зависит от оснащения офиса фирмы электронным оборудованием (компьютеры, средства связи, копировально-множительная техника, программное обеспечение и т.д.) Использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет сократить время, требуемое на подготовку рабочих документов, уменьшить непроизводительные затраты при их создании, исключить возможность появления ошибок в подготовке маркетинговых отчетов и заключений, бухгалтерской и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект.

Мероприятие основывается на том, что при создании офисной ЛВС, установки Интернет и пакета создания презентаций уменьшается время на поиск, сбор, обработку, расссылку информации, согласование и заключение договоров, увеличивается рынок сбыта, количество клиентов, тем самым увеличивая прибыль фирмы.

Зачем понадобилась фирме реклама в сети Internet?

• чтобы создать благоприятный имидж своей фирмы или своей продукции;
• чтобы сделать информацию о своей фирме или своей продукции доступной для сотен миллионов пользователей сети Internet, в том числе географически удаленных;
• чтобы сократить свои издержки на рекламу (реклама в Сети - один из самых дешевых способов продвижения продукции);
• чтобы обеспечить поддержку своим рекламным агентам (им не придется возить с собой кипы бумажной рекламы, а достаточно знать адрес фирмы в сети);

Цель - повышение эффективности деятельности отдела маркетинга

ООО «У- Медия»

разработка

информационного обеспечения

разработка

организационного обеспечения

создание

АРМ маркетолога

разработка

программного

обеспечения

разработка

технического

обеспечения

Рис. 3.1 Схема проектных предложений

3.2.Организационное обеспечение деятельности отдела маркетинга

Вопрос организации маркетинговой деятельности может быть решен вариантно:

1)создание локальной вычислительной сети, подключение к Интернет;

2)изменение организационной структуры.

Для выбора варианта решения организации повышения эффектив-ности деятельности отдела маркетинга проведем сравнительный анализ и оценку выше описанных вариантов. Матрица выбора альтернативного варианта представлена в таблице. Каждый из предложенных вариантов решения организационного обеспечения дипломных разработок имеет свои преимущества и недостатки. Для их сравнения в таблице3.1 приведены факторы отбора и дана краткая характеристика каждого из предложенных вариантов по этим пунктам. Для оценки привлекательности и выбора базового варианта использована двузначная система оценки: 1 -если вариант менее привлекателен с точки зрения трудоемкости, затрат, эффективности и предпочтений организации; 2- если вариант более интересен и оптимален или варианты равнозначны. Оценка каждого варианта проведена экспертным путем.

По результатам экспертной оценки вариантов организационного обеспечения, вариант 1 (создание ЛВС, подключение к Интернет) получил большее количество балов по сравнению с вариантом 2(изменение оргструктуры). Следовательно, в качестве базового варианта организации повышения эффективности деятельности отдела маркетинга целесообразно взять вариант создания ЛВС и подключения к Интернет..

Таблица 3.1

Критерии характеристики и выбора вариантов организационного обеспечения проектных решений

Факторы выбора	Вариант 1 - Создание ЛВС, подключение к Интернет	Бальная оценка вар.1	Вариант 2 - Изменение Оргструктуры	Бальная оценка вар. 2
Состав затрат	-расходные материалы -абонентская плата	1	-заработная плата -создание АРМ -расходные материалы	2
Оператив-ность получения данных	Более оперативно	2	Зависит от оперативности всех специалистов и от степени их загруженности	1
Сложность информационных связей	Несложные , состоят в получении входящих учетных данных	2	Более сложны, так как необходимо согласовывать работу нескольких специалистов	1
Возможность расширения объема работ	Возможно за счет освободившегося времени	2	Расширение круга работ мало возможно, так как загруженность специалистов составит 100%	1
Итого:	базовый вариант	7		5

Выбранный вариант имеет приоритеты по сравнению с альтернативным вариантом изменения оргструктуры в плане возможностей развития, простоты и оперативности получения результирующей информации.

Проектирование кадрового потенциала

В связи с вносимыми изменениями к персоналу предъявляются новые требования:

• Умение пользоваться сетью;
• Навыки работы в Интернет;

А также, маркетологу необходимо обучиться работе с папками подготовки и проведения презентаций. Целесообразнее подготовить персонал к работе с новыми техническими и программными средствами, чем набирать новые кадры, так как последнее займет много времени на поиск и введение в курс дела новых работников.

3.3.Информационное обеспечение отдела маркетинга

Таблица 3.2

Логико-информационная схема

Перечень процедур	Входящая информация	Выходящая информация	Нормативно-справочная информация
1	2	3	4
1. Исследование потребностей потребителей (спрос)	Опросные листы (анкеты)	Прогноз потребительских потребностей	Теории прогнозирова-ния и маркетингового анализа
2. Изучение конкурентов	Прайс-листы конкурентов	Отчет о рынке конкурентов	Теория маркетингового анализа
3. Разработка политики закупки продукции	План закупок на отчетный период	Отчет о выполнении плана	Накладные, прайс-листы ООО «Керамос»
4. Продажа полного ассортимента товаров фирмы	Презентационная папка компании, данные о наличии товара на погрузку	Отчет о выполнении плана продаж по ассортименту	Прайс-лист ООО«Керамос», отчет об остатках товаров на складе
5. Размещение рекламы	Рекламные материалы	Отчет о распределении рекламы	Смета затрат на рекламные проекты
6. Заключение новых договоров и продление уже зарегистрированных	Предложения от сторонних организаций (заказы)	Оформленные договора	Стандарты оформления договоров, а также принципы, зафиксированные в учетной политике фирмы

Основными документами, предоставляющими минимальный объем информации для процесса управления, являются прайс-лист ООО СП “Керамос” и стандарты и принципы заключения договоров, зафиксированные в учетной политике данной фирмы.

Таблица 3.3

Документирование работ маркетолога

Процедуры	Виды документов
	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1. Исследование потребительских потребностей							0	1
2. Изучение конкурентов			0					1
3. Разработка политики закупок товара		0				0			1
4. Размещение рекламы	0						0	1
5. Заключение договоров				1	0			0

0 - документ необходим для начала работ

1 - документ возникает в процессе работы

Вид документа:

1. - прайс-лист ООО «Керамос»
2. - отчет об остатках товара на складе
3. - прайс-листы конкурентных фирм
4. - договор
5. - предложения от сторонних организаций (заказы)
6. - план закупок товаров
7. - опросные листы (анкеты)
8. - отчет о рынках, спросе, потребителях
9. - отчет о выполнении плана

Из таблицы 3.3 видно, что маркетолог как получает готовую информа-цию, так и генерирует ее при формировании соответственной собственной документации.

Генеральный директор

Менеджер по продажам

Коммерческий директор

Проектировщик рекламы

Клиенты (покупатели)

Маркетолог

Рис. 3.2 Схема информационных потоков маркетолога

Маркетолог получает информацию от всех объектов, представленных на схеме, что объясняется необходимостью больших объемов информации для осуществления его деятельности, но так же он предоставляет уже обработанную информацию генеральному и коммерческому директорам – функция обратной связи. Маршрутная схема движения документов представлена в таблице 3.4

Таблица 3.4

Маршрутная схема движения документов.

Вид докумен-та	Исполнители
	Генеральный директор	Коммерческий директор	Маркетолог	Менеджер по прода-жам	Проектировщик рекламы	Клиенты (покупа-тели)
1	2	3	4	5	6	7
1
2
3
4
5
6

• ф - формирование первичной информации

- генерация информации

1. прайс-лист ООО «Керамос»
2. отчет об остатках товаров на складе
3. договор
4. предложения от сторонних организаций (заказы)
5. отчет о выполнении плана
6. опросные листы (анкеты)

Таблица 3.5

Схема документооборота маркетолога.

Виды документов, поступа-ющих к маркетологу		Источники поступле-ния		Виды докумен-тов,выходящих от маркетоло-га	Адресат	Периодичность
						Вход-ных		Выходных
1		2		3	4	5		6
Внутренние коммуникации
План закупок товаров на отчетный период	Коммерческий директор		Отчет о выполнении плана		Генеральный директор, коммерческий директор	1 раз в отчетный период		1 раз в отчетный период
Рекламные материалы	Проектировщик по рекламе		Готовые рекламные проекты		Генеральный директор, коммерческий директор, клиенты (покупатели)	По необходимости		По необходимости
Внешние коммуникации
Договора	Клиенты, менеджер по продажам		Заключенные договора		Генеральный директор, коммерческий директор	По мере нахождения новых клиен-тов	По мере нахождения новых клиентов
Предложения сторон-них организа-ций(заказы)	Клиенты (покупа-тели)		Заключенные договора		Генеральный директор, коммерчес-кий дирек-тор, клиенты	По мере поступления заказов	По мере поступления заказов
Опросные листы (анкеты)	Клиенты (покупа-тели)		Отчет о требова-ниях потреби-телей		Генеральный директор, коммерчес-кий директор	1 раз в месяц	1 раз в месяц

После подключения к Интернет и усовершенствование АРМ маркетолога дополняются новые функции маркетологу и изменяются процедуры, составляющие деятельность маркетолога. Также меняется оперограмма подготовки документов за счет изменения трудоемкости процедур и добавления новых функций (таблица 3.6).

Таблица 3.6

Состав функций маркетолога по процедурам

Виды функ-ций по документам	Фактически выполняем-ые функции	Состав функций по процедурам	Основные документы	Технические средства	Программное обесп-е
1	2	3	4	5	6
Подготовка и проведение презентаций	Подготовка и проведение презентаций	Создание слайд-шоу	Прайс –лист ООО «Керамос», рекламные материалы	ПК, Кабели, соединители, терминаторы	Win NT, Presentations, Internet
		Создание галлереи иллюстрированных вставок
		Подготовка презентаций
		Проведение презентаций
Проведение PR - компаний	Проведение PR –компаний	Создание и размещение фирменного стиля	Прайс-лист ООО «Керамос», рекламные материалы	ПК	Internet
		Создание и оформление сайта
		Регистрация сайта в поисковых системах
		Создание и распространение листов рассылки
		Создание пресс-релизы
Поддержка обратной связи с клиентами	Поддержка обратной связи с клиентами	Обработка данных системы голосованя, форумов, гостевых книг, e-mail Ответы на письма	Анкеты, опросные листы	ПК	Internet

Таблица 3.7

Оперограмма подготовки документов.

Процедура	Исполнители					Трудоемкость в часах	Исполь-зуемые т/с
	Генеральный дирек-тор	Коммер-ческий дирек-тор	Маркето-лог	Менед-жер по прода-жам	Кли-ент (покупа-тель)
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Подготовка договора							ПК, Win 95,текстовый редактор
2.Согласование с руководством							ЛВС
3. Оформление договора						1	ПК, Win 95,текст.редактор
4. Регистрация договора						0.5
5. Передача договора руководству как своей, так и сторонней организации							ЛВС
1.Сбор первичной информации: Получение отчетов Анкетирование						Накапливается в тече-ние отчетного пери-ода	Internet
2. Формирование отчета						8	ПК, Win 98, текс-товый редактор
3. Ознакомление руководства с данными отчета						0.5	ЛВС

1.Подготовка презентаций						0.1	ЛВС, Win NT
2. Создание окончательного варианта						3	Win98, Presentations
3. Согласование с руководством						0.5	ЛВС
4.Проведение презентации						Время продолжительности презентации	ЛВС, Presentations, Internet
5. Просмотр презентации

После подключения Internet и усовершенствования АРМ маркетолога логико-информационная схема меняется за счет увеличения информационных потоков.

Таблица 3.8

Логико – информационная схема (добавочный блок)

Перечень процедур	Входящая информа-ция	Выходящая информация	Нормативно-справочная информация
1	2	3	4
Подготовка и проведение презентаций	Прайс-лист ООО «Керамос», рекламные материалы, анкеты	Готовая презентация	Методика создания и проведения презентаций
Проведение PR – компаний	Шаблоны фирменного стиля, прайс-лист ООО «Керамос», рекламные материалы	Созданный сайт, листы рассылки, пресс-релизы	Основы маркетинга, менеджмента и оформления документов

Маркетолог

Коммерческий директор

Клиенты

Менеджер

Гл.бухгалтер

сервер

Рис .3.2 Схема информационных потоков.

Состав входной информации после подключения Интернет и усовершенствования АРМ маркетолога увеличился, добавились рекламные материалы, презентационная папка компании, анкеты, гостевые книги.

Состав выходной информации также увеличился. К уже имеющимся документам (прогноз потребительских потребностей, отчет о рынке конкурентов, отчет о выполнении плана, отчет о размещении рекламы, договора) добавляется отчет о проведении презентации, пресс-релизы, отчет о проведении PR – компании.

Состав нормативно-справочной информации:

1. должностная инструкция маркетолога;
2. теории маркетингового анализа;
3. прайс-лист ООО «Керамос»;
4. смета затрат на рекламные проекты;
5. учетная политика ООО «Керамос»;
6. описание работы с программой Presentations от фирмы Novell.

Большую часть справочной информации можно получить в разделе помощь соответствующего программного продукта. При возникновении вопросов по использованию технических средств можно получить справочную информациюв сервисных службах тех фирм, в которых приобретены данные технические средства.

Заключение

В ходе анализа выявлено, что внешние коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с государственными органами власти в таких формах как: беседы, переговоры, совещания, письма и пр. Внутренние коммуникации так же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Повышение эффективности деятельности отдела маркетинга, путем создания автоматизированного рабочего места маркетолога (локальная вычислительная сеть) открывает перед фирмой новые возможности в области товарной, ценовой, маркетинговой политики.

Реализация предложенных мероприятий по созданию автоматизированного рабочего места маркетолога позволит:

• значительно сократить время сбора, передачи и обработки информации;
• исключить возможность появления ошибок в подготовке маркетинговых отчетов и заключений;
• использовать более эффективно рынок информации и использованием Интернет;
• более четко выполнять поставленные задачи;
• увеличить количество заключаемых сделок посредством рекламы, обратной связи с покупателями;
• увеличить количество рынков сбыта,
• что в конечном итоге значительно увеличит прибыль фирмы.

Библиография:

1. Автоматизированные информационные технологии в логистике./ Под ред. проф. Титоренко Г.А. / Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 409 с.
2. Алексеев В.Г. Применение логистических подходов в деятельности российских предприятий / В.Г. Алексеев // Экономика и бизнес. – 2010. – №9. – С. 34-40.
3. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы / М.М. Алексеева. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 351 с.
4. Афанасьева Н.В. Управление процессом снабжения на предприятии / Н.В. Афанасьева. – М.: Инфра-М, 2011. – 342 с.
5. Берков М.В. Информационные технологии в закупочной деятельности / М.В. Берков. – М.: Финансы и статистика, 2010. – 387 с.
6. Болотова П.Н. Процесс организация снабжения на промышленных предприятиях / П.Н. Болотова. – М.: Инфра-М, 2010. – 352 с.
7. Болт Г. Практическое руководство по управлению сбытом. - М.: Экономика, 2012
8. Бороздин П.А. Маркетинг в российской экономике переходного периода: методология и практика / П.А. Бороздин. – М.: Инфра-М, 2009. – 326 с.
9. Гаджинский А.М. Основы логистики: Учебник / А.М. Гаджинский. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 2010. – 426 с.
10. Гаджинский, А. М. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки "Экономика" / А. М. Гаджинский. – Москва: Дашков и Кº, 2013. – 420 с.
11. Герасименко В.В. Организация службы снабжения на предприятии / В.В. Герасименко. – М.: Терра плюс, 2010. – 242 с.
12. Герасименко Г.П., Маркарьян С.Э. и др. Управленческий, финансовый и инвестиционный анализ: Практикум. Серия «Экономика и управление». – Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2013. – 160 с.
13. Глазов М.М. Экономическая диагностика предприятий, новые решения: - СПб., 2011. – 293 с.
14. Дуров А.А. Организация отдела продаж, формирование и развитие команды продавцов // Управление продажами, №4, 2014
15. Залманова М.Е. Снабженческая логистика: Учебное пособие / М.Е. Залманова. – Саратов: Саратовский гос. техн. ун-т, 2009. – 256 с.
16. Курочкин, Д. В. Логистика: [транспортная, закупочная, производственная, распределительная, складирования, информационная]: курс лекций / Д. В. Курочкин. – Минск: ФУАинформ, 2012. – 268 с.
17. Логистика и управление цепями поставок: практическое пособие / Д. В. Курочкин. – Минск: Альфа-книга, 2016. – 783 с.
18. Логистика и управление цепями поставок: учебник / [В. В. Щербаков и др.]. – Москва: Юрайт, 2015. – 581 с.
19. Логистика производства: теория и практика: учебник / В. А. Волочиенко, Р. В. Серышев. – Москва: Юрайт, 2014. – 454 с.
20. Логистика складирования: учебник: по специальности 080506 "Логистика и управление цепями поставок" / В. В. Дыбская. – Москва: Инфра-М, 2012. – 557 с.
21. Логистика снабжения: учебник / В. И. Сергеев, И. П. Эльяшевич. – Москва: Юрайт, 2014. – 522 с.
22. Логистика: учебное пособие для студентов учреждений высшего образования по экономическим специальностям / [В. И. Маргунова и др.]. – Минск: Вышэйшая школа, 2013. – 507 с.
23. Мельников, В.П. Логистика / В.П. Мельников, А.Г. Схирладзе, А.К. Антонюк. - М.: Юрайт, 2014. - 288 с.