Информационное обеспечение планирования и управления предпринимательской деятельностью

Содержание:

Введение

При сегодняшнем разнообразии рынка СМИ и полиграфической продукции все большее внимание – как заказчиков, так и инвесторов – привлекают современные рекламно-издательские группы с полным циклом услуг, производящие продукцию и предоставляющие услуги в соответствии с мировыми стандартами качества.

ЗАО «РИК МегаПро» - относится именно к такому уровню предприятий.

Это достигается за счет современной типографии «Прототип» и полиграфического оборудования, установленного на предприятии, внедренной автоматизированной системы управления производством, высоко квалифицированного персонала.

Специально спроектированное под задачи и требования производства здание, современное оборудование ведущих мировых производителей, высококвалифицированный персонал, автоматизация производственных процессов с помощью системы ASystem, развитая инфраструктура и полный комплекс логистических услуг, - всё это включает в себя данная организация.

К задачам непосредственно информационной маркетинговой системы относятся:

- прием и первичная обработка информации, поступающей из внешней среды и управляемой системы, ее группировка, сортировка, поверка на полноту и достоверность;

- обработка полученной информации на основе имеющихся алгоритмов и пакетов прикладных программ, решения управленческих и маркетинговых задач, получение отчетов, сводных данных, визуализация информации в виде рисунков, графиков, таблиц, диаграмм, выдача, информации по запросам или в пакетном режиме в установленных сроки для принятия управленческих решений;

- хранение информации в виде информационных массивов, поиск и выдача информации для дальнейшей обработки;

- передача кодированной  информации потребителям с целью создания, поддержания и изменения отношения целевой аудитории в организации и ее продуктам.

Исследование в маркетинге как главный источник получении информации

Корпоративная информационная система способствует развитию главного источника получения информации в маркетинге - маркетинговых исследований, которые поводятся с учетом изучения внутрифирменной отчетности и маркетинговых разведывательных данных.

Маркетинговые исследования, связанные с системой маркетинговых коммуникаций подразделяются на качественные, количественные и  анализ репутации.

Виды коммуникационных исследований должны применяться совместно, дополнять друг друга, обеспечивая надежность и представительность полученной информации. Качественные исследования и анализ репутации являются важным предварительным этапом для большинства количественных исследований, так как они конкретизируют подлежащие изучению параметры, а также взаимосвязи между ними.

Метод дает его организаторам возможность увидеть свою деятельность по реализации коммуникационной политики глазами потребителей, что способствует принятию адекватных решений по ее дальнейшей реализации и постоянному совершенствованию.

Основной психологический механизм фокус-группы – групповая дискуссия, в которой определяются ориентировка, оценка и завершающая фазы. Главное внимание следует уделять первой фазе, в рамках которой обеспечивается четкое определение целей и темы дискуссии, знакомство ее участников друг с другом, сбор информации об их мнениях и суждениях по теме или предмету изучения.

Стандартное количество участников фокус-группы варьируется в пределах 6-8-10 человек. При меньшей численности возникает риск получения зауженного спектра мнений. Однако на практике проводятся и мини-группы (4-5 человек) и парные интервью (модератор и 2 человека). Наиболее предпочтительны гомогенные фокус-группы – группы с участниками примерно равного социально-профессионального статуса, возраста и одного пола.

1. Теоретические основы информационного обеспечения деловых коммуникаций.

1.1. Информационное обеспечение коммуникаций в маркетинге.

Информация (от лат. – «сообщение о чем-либо») – совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними. Основой информации является сообщение – форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и др. До потребителей различные информационные потоки доводятся при помощи формальных и неформальных каналов.

Таблица 1

Формальные и неформальные каналы доведения информации до потребителей

Неформальные каналы устанавливаются между отправителем и потребителем информациинепосредственно (переписка посредством почтовой связи («директ-мэйл»), личные беседы, телефон-маркетинг и др.)

Формальные каналы функционируют посредством соответствующих субъектов рынка (информационные службы, система печатных изданий, теле- и радиовещания, кино-, видео съемка и др.)

Таблица 2

Формы передачи информации

словесная информация	передача информации на языке, понятном для большинства жителей страны или на нескольких языках
цифровая информация	дополняет словесную, делает ее более достоверной, лаконичной, четкой
изобразительная информация	графическое изображение товара, фотографии, открытки, рисунки и др., которое позволяет зрительно получить и эмоционально воспринять сведения о товаре, придает информации четкость, лаконичность, наглядность
информация в виде символики	сведения о товаре, передаваемые с помощью информационных знаков или символов, способствуя идентификации продукта, или его свойств

Наиболее важной для потребителя является товарная информация.

Таблица 3

Классификация товарной информации

основополагающая товарная информация	интегрирует в себе основные сведения о товаре, предназначенные для всех субъектов рынка с фиксацией наименований товаров, сортов, масс брутто, нетто, дат выпуска, наименований производителей, сроков хранения или годности, способов использования
коммерческая товарная информация	включает сведения о товаре, дополняющие основную информацию и предназначенные для поставщиков и посредников-продавцов: данные о предприятии-изготовителе, посреднике, нормативные документы о качестве, товарной номенклатуре, ассортиментные номера и др.
потребительская товарная информация	Содержит сведения о товаре, предназначенные для создания потребительских предпочтений, показывающие выгоды от применения конкретного товара, адресованные потребителям: потребительская ценность товара, состав, функциональное назначение, способы использования и эксплуатации, безопасность применения и потребления, надежность.

Таблица 4

Основные требования к товарной информации

достоверность	подтверждается маркировкой и сертификацией на упаковке товара
доступность	связана с принципом информационной открытости сведений о товаре и включает в себя языковую доступность (должна быть понятна, передаваться на языке, понятном основной части потребителей, пользующихся товаром, в ней должны использоваться общепринятые и стандартизированные символы)
достаточность	форма рациональной информационной насыщенность, исключающей как неполную, так и излишнюю информацию, дублирующую основную и не представляющую интереса для пользователей

Создание корпоративной информационной системы организации обеспечивает поддержку ее бизнес-деятельности, в том числе и маркетинговой, предоставляя:

1) информацию, необходимую для принятия маркетинговых решений;

2) инфраструктуру для реализации товаров и услуг новыми коммуникационными способами.

Данная система помогает осуществлять маркетинговую деятельность и управление ею по следующим направлениям:

1) поиск поставщиков, продавцов, инвесторов;

2) проведение маркетинговых (коммуникационных) исследований;

3) координация и контроль бизнес-процессов в организации;

4) обработка данных в реальном времени;

5) обеспечение прямого доступа к данным;

6) снижение издержек за счет оптимизации внутренних бизнес-процессов, их автоматизации;

7) оказание услуг в процессах поиска, подбора, хранения, передачи, преобразования и использования информации в соответствии с запросами клиентов.

К задачам непосредственно информационной маркетинговой системы относятся:

- прием и первичная обработка информации, поступающей из внешней среды и управляемой системы, ее группировка, сортировка, поверка на полноту и достоверность;

- обработка полученной информации на основе имеющихся алгоритмов и пакетов прикладных программ, решения управленческих и маркетинговых задач, получение отчетов, сводных данных, визуализация информации в виде рисунков, графиков, таблиц, диаграмм, выдача, информации по запросам или в пакетном режиме в установленных сроки для принятия управленческих решений;

- хранение информации в виде информационных массивов, поиск и выдача информации для дальнейшей обработки;

- передача кодированной  информации потребителям с целью создания, поддержания и изменения отношения целевой аудитории в организации и ее продуктам.

Исследование в маркетинге как главный источник получении информации

Корпоративная информационная система способствует развитию главного источника получения информации в маркетинге - маркетинговых исследований, которые поводятся с учетом изучения внутрифирменной отчетности и маркетинговых разведывательных данных.

Маркетинговые исследования, связанные с системой маркетинговых коммуникаций подразделяются на качественные, количественные и  анализ репутации.

Таблица 5

Виды коммуникационных исследований в зависимости от характера собираемой информации

Качественные исследования	вид маркетинговых исследований, при котором для изучения убеждений, мотиваций, мнений и ощущений респондентов чаще всего используют малые выборки респондентов (глубинные интервью, метод фокус-группы, экспертные опросы). Это неформальный анализ, направленный на выявление оптимальной целевой аудитории для рекламы и других инструментов СМК, определения их целей, поиска стимулов и мотивов рекламных обращений, моделирования поведения потребителей и восприятия ими интегрированных маркетинговых коммуникаций
Количественные исследования	вид маркетинговых исследований, использующий крупные выборки респондентов для количественного выражения поведения потребителей и их реакции на рекламные акции, PR-мероприятия, мероприятия по стимулированию продаж и др. (опросы, структурированные анкеты, экономико-математические и статистические модели). Данные исследования отличаются строго формализованной процедурой, обеспечивающей получение статистически значимых количественных данных. Сферой их применения является анализ социально-демографических (возраст, пол, национальность, доход и т.п.), психографических (интересы, мнения, действия, ценности и т.п.), личностных (тип личности, самомнение, восприятие, установки, убеждения, образ жизни) характеристик потребителей
Анализ репутации	четко структурированное коммуникационное исследование, конечная цель которого - определенное положение компании в рыночной среде и ее восприятие целевыми аудиториями и контактными группами в рамках реального социально-экономического контекста.

Виды коммуникационных исследований должны применяться совместно, дополнять друг друга, обеспечивая надежность и представительность полученной информации. Качественные исследования и анализ репутации являются важным предварительным этапом для большинства количественных исследований, так как они конкретизируют подлежащие изучению параметры, а также взаимосвязи между ними.

Таблица 6

Классификация коммуникационных исследований

по периодичности	одноразовые (уникальные)
	периодические
	систематические или непрерывные
по характеру обследуемых респондентов	панельные (обследуется одна и та же группа респондентов)
	трекинговые (каждый раз обследуются разные группы респондентов)
по источнику финансирования	инициативные (проводят исследовательские кампании в расчете на то, что найдутся покупатели полученных результатов)
	заказные
	омнибусные (оплачиваются группой заказчиков). Инициатором омнибуса может выступать также отраслевая ассоциация или исследовательская компания, предлагающая клиентам объединить свои усилия)
по методам и сбору информации	данные статистической отчетности
	интервьюирование
	использование технических систем (например, сканирование штрих-кодов)
	анкетирование
	аудит розничной торговли
	данные исследования потребителей и потребительского поведения

Основные направления коммуникативных исследований:

1) исследование характеристик потребителей;

2) изучение свойств товара;

3) исследование медиаканалов;

3) анализ рекламных посланий;

4) контроль эффективности коммуникационных решений.

К методам получения первичной информации относятся опрос, наблюдение, эксперимент, ассоциативный метод, метод фокус группы, физиологических измерений и др.

Опрос. Метод получения информации об объективных и субъективных фактах со слов респондентов (интервью или анкетирование).

Наблюдение. Метод получения информации об объективных и субъективных фактах через непосредственное участие наблюдателя в ситуации исследования (включенное наблюдение) или без участия (наблюдение со стороны – не включенное наблюдение). Может проходить в естественных условиях (полевое наблюдение) или в искусственно созданных условиях (лабораторное наблюдение).

Эксперимент. Метод получения информации об объективных и субъективных фактах при помощи специально организованной (в естественных или искусственных условиях) процедуры, направленной на получение причинно-следственных связей между изучаемыми явлениями.

Метод фокус-группы. Метод получения информации об объективных и субъективных фактах, который применяется для получения быстрого результата. Это групповое целенаправленное (полустандартное) интервью, происходящее в форме групповой дискуссии и ориентированное на получение от ее участников «субъективной информации» о различных видах практической деятельности по реализации инструментов системы маркетинговых коммуникаций или продуктов этой деятельности: видах рекламы, материалах СМИ, рекламных и PR-акциях, неформальных маркетинговых коммуникациях и.т.д.

Метод дает его организаторам возможность увидеть свою деятельность по реализации коммуникационной политики глазами потребителей, что способствует принятию адекватных решений по ее дальнейшей реализации и постоянному совершенствованию.

Основной психологический механизм фокус-группы – групповая дискуссия, в которой определяются ориентировка, оценка и завершающая фазы. Главное внимание следует уделять первой фазе, в рамках которой обеспечивается четкое определение целей и темы дискуссии, знакомство ее участников друг с другом, сбор информации об их мнениях и суждениях по теме или предмету изучения.

Стандартное количество участников фокус-группы варьируется в пределах 6-8-10 человек. При меньшей численности возникает риск получения зауженного спектра мнений. Однако на практике проводятся и мини-группы (4-5 человек) и парные интервью (модератор и 2 человека). Наиболее предпочтительны гомогенные фокус-группы – группы с участниками примерно равного социально-профессионального статуса, возраста и одного пола.

Продолжительность обсуждения вопросов – 1,5-2 часа. Участники отбираются:

- по результатам предварительно проведенного выборочного массового опроса;

- с помощью анкетирования в уличном опросе;

- как «снежный ком» – поиск респондентов с нужными характеристиками через знакомых.

Метод позволяет установить:

- показатель «замеченное», который характеризует % респондентов, которые, если заговорить об изучаемом товаре/услуге, отвечают, что они ранее видели его рекламу;

- показатель «доказано изложением», характеризующий % респондентов, которые, кроме того, способны правильно изложить содержание рекламного сообщения;

- показатель «узнавание», характеризующий % тех, кто узнает сообщение, когда ему подскажут.

Особое внимание при подготовке к использованию рассматриваемого метода необходимо уделять деловым и личностным качествам модератора фокус-группы. К ним относятся хорошая память, умение слушать, устанавливать контакт, способность вызывать доверие создавать доброжелательную обстановку.

Для повышения точности исследований по каждой проблеме рекомендуется проводить не одну, а 3-5 фокус-групп.

К трудностям и «подводным камням» данного метода относятся:

- попадание группу «харизматического» лидера;

- желание участников произвести впечатление друг на друга, неискренность;

- желание респондентов угодить модератору, ориентировка на его мнение и подсказку;

- попадание в группу профессиональных респондентов, которые специально вызвались участвовать в фокус-группе с целью самовыражения или выгоды;

- возможность получения отрицательного результата.

Стоимость проведения метода составляет сумму от $1000 и выше: закладываются расходы на рекрутирование респондентов, оплату услуг модератора, написание отчета и аналитическую работу.

Требования к проведению метода описаны в специальном документе Международной ассоциации профессиональных исследований – Европейском обществе по изучению рынка и общественного мнения. При использовании  метода фокус-группы  необходимо соблюдать и разработанный данным обществом Международный кодекс проведения маркетинговых и социологических исследований.

Метод физиологических измерений. Метод получения информации об объективных и субъективных фактах через измерение эмоциональной реакцию на средства и формы коммуникаций с помощью наблюдения за реакцией человека путем исследования сердцебиения, расширения зрачков, кожно-гальванической реакции, электроэнцефалограммы и др.

Методы предварительного апробирования рекламных объявлений – предтестирование и посттестирование.

Предтестирование основано на тестировании рекламного сообщения до начала массового распространения. Задача предтестирования – оценить реакцию потребителей на альтернативные рекламные сообщения для последующего выбора наиболее коммуникативных из них. При этом используются: 1) прямая оценка с использованием вербальной шкалы; 2) портфельный тест (интервью после организованного показа) для оценки запоминания альтернативных рекламных сообщений, передаваемых через печатные издания, видеорекламу, аудиорекламу и др.).; 3) лабораторный тест (с применением различных приборов) для определения внимания и эмоций по отношению к предлагаемой рекламе.

Посттестирование  - это тестирование рекламного обращение в период массового распространения рекламного обращения. Задача посттестирования – определить коммуникационный эффект рекламы после ее запуска, который проверяется по следующим параметрам:

- воздействие. Изучаемую рекламу помещают среди других реклам, а затем смотрят, насколько хорошо или побудительно она вспоминается;

- убедительность. Респондент должен отметить, какова вероятность, что, изучив рекламу, он купит товар;

- информативность.

Измеряется двумя способами:

- «оценка с подсказкой» - респонденту предлагают набор характеристик данного товара, по которым он оценивает марку товара, причем, иногда в сравнении с маркой товара конкурента;

- «открытая оценка» - респондент не располагает никакими подсказками, кроме самой рекламы, и описывает товар так, как представляет его по рекламному материалу.

1.2. Информационно-коммуникативная фаза делового общения.

Решение любой деловой проблемы всегда включает в себя обмен деловой информацией между партнерами. Информационно-коммуникативная фаза включает в себя решение трех задач:

1. Нахождении партнерами наиболее эффективных для решения деловой проблемы средств и способов обмена информацией между собой;

2. Обеспечении релевантности этой информации (смыслового соответствия информационных запросов и полученных сообщений);

3. Выборе партнерами таких техник психологического влияния друг на друга, которые подкрепляют обмен информацией между ними и в наибольшей мере содействуют их коммуникативному сотрудничеству.

В реализации этих задач важную роль играет профессиональная коммуникативная компетентность деловых партнеров, которая предполагает наличие у них трех блоков когнитивного знания. Содержание первого блока составляют профессиональные знания, накопленные партнерами в той предметной области, в которой происходит деловое общение. Второй блок включает систему психологических знаний партнеров о сущности и особенностях психических процессов межличностного общения. Третий блок по своему содержанию включает знание партнерами коммуникативных техник и приемов делового общения. Взаимодействие этих трех блоков и определяет уровень профессиональной компетентности деловых партнеров.

В структурной модели коммуникативный процесс рассматривается как процесс передачи информации от коммуникатора к адресату (получателю информации) по определенным каналам и при помощи определенных коммуникативных средств (вербальных, невербальных, технических, визуальных и др.). При этом в качестве коммуникатора могут выступать как отдельные субъекты, так и группы людей. В деловом общении коммуникационный процесс, как правило, является двухсторонним (диалоговым) процессом и носит межличностный характер. Общее название участников общения — коммуниканты. В ситуации официально-делового общения основной разговорный синоним этого понятия не собеседники, а партнеры - идёт ли речь об одном человеке или о группе людей.

Стандартная модель коммуникативного процесса: коммуникатор – сообщение – канал передачи – коммуникант. В качестве необходимых структурных компонентов деловой коммуникации в ней присутствуют:

- деловой партнер-коммуникатор – отправитель информации;

- информация, передаваемая им;

- каналы коммуникации, естественные и технические, по которым поступает информация;

- коммуникативные барьеры – преграды и препятствия на пути движения информации;

- обратная связь – ответная психическая реакция на принимаемую информацию делового партнера-реципиента – получателя информации.

Эффективность делового общения, зависит от того, насколько человек, включающийся в процесс общения, представляет себе реально существующие условия общения, особенности своего партнера и, главное, цель общения. В соответствии с этим человеком выстраивает свое речевое поведение. Представим основные компоненты (составляющие) ситуации общения в схеме:

В схеме отражено пространственное и временное соотношение коммуникантов в процессе контактного общения (наиболее распространенный вид устного общения). Пространственная же дистанция между коммуникантами (разговор по телефону) требует более строгого отбора речевых средств, более выразительного интонирования: партнер воспринимает всю информацию только через один канал — слуховой, установка на адекватное восприятие требует более строгого самоконтроля. Для устного и для письменного общения важнейшим внешним обстоятельством является то, что это официально-деловое общение. Место общения (кабинет руководителя предприятия, зал заседаний или даже банкетный зал) - предполагает действия в соответствии с этикетом деловых переговоров. То же относится и ко времени общения: события происходят в официально запланированное время.

Представление о внутренних обстоятельствах - мотивах и целях общения следует рассматривать как компонент исходный, изначальный. Зачем я вступаю в общение? Какими потребностями обусловлен контакт с тем или иным партнером? Мотив обусловлен целью: по существу это представление о том результате общения, который должен быть достигнут в процессе переговоров. Такое органичное соединение потребности (мотива) и намерения (цели) терминологически обозначается как коммуникативное намерение говорящего.

Разработана определенная типология коммуникативного намерения:

- проинформировать (описать, рассказать, отчитаться), дать представление о предмете речи конкретно и беспристрастно;

- убедить - склонить собеседника к своему мнению, использовав нужные аргументы и доказательства;

- внушить - обратиться не только к разуму, но и к чувствам собеседника, использовав и логические и эмоциональные средства воздействия на личность;

- побудить к действию - убедить, собеседника в необходимости действия.

Коммуниканты, или партнеры по деловому общению осуществляют речевое взаимодействие в той форме, которая обусловлена правилами, принятыми в официально-деловой сфере общения. Соответствие принятым правилам определяется понятием нормативность. Отступление от нормативности в деловом общении может быть расценено как некомпетентность партнера и может повлиять на эффективность переговоров. Вести себя так, как принято, не нарушать ожиданий партнера: всякое нарушение дестабилизирует обстановку, мешает плодотворному взаимодействию техническим каналам межличностной коммуникации относятся телефонные, телеграфные, электронные каналы, по которым сообщения передаются от коммуникатора к реципиенту (получателю информации). В современной деловой практике в качестве приоритетных технических каналов передачи информации выступают электронные сетевые каналы, которые создают новую коммуникационную среду делового общения, отличную от традиционной. Они позволяют накапливать любую информацию в виде банка данных и оперативно извлекать ее по мере необходимости. К ним можно отнести Интернет и интрасети (корпоративные сети, в которых доступ к информации реализован средствами Интернета, но сама информация доступна только сотрудникам корпорации).

Передача информации по коммуникационным каналам нередко сопровождается различными препятствиями, шумами, помехами, которые могут трансформировать, искажать или вовсе блокировать смысл высказываний, снижая тем самым эффективность деловой коммуникации между партнерами. Совокупность шумов и помех в деловой коммуникации образует своеобразные барьеры, которые принято обозначать как коммуникативные барьеры.

Они могут быть обусловлены различными факторами: физическими, техническими или человеческими, психологическими, факторами. Среди физических факторов наиболее часто доминируют неблагоприятные факторы внешней среды общения деловых партнеров: дискомфортная температура; яркое или, напротив, плохое освещение места общения; шумовые помехи, создаваемые телефонными звонками или скрипом и хлопаньем дверей в комнате, где проходит общение. Совокупность неблагоприятных физических факторов оказывает негативное воздействие, прежде всего на эмоционально-психологическое состояние деловых партнеров, понижая порог восприятия ими информации и интенсивность ее прохождения по сенсорным каналам.

Значительное место в межличностной коммуникации деловых партнеров занимают коммуникативные барьеры, обусловленные человеческими, психологическими, факторами. Прежде вcero, к ним относятся барьеры, обусловленные негативным (эмоционально-психическим состоянием деловых партнеров (повышенная эмоциональная возбудимость и экспрессивность, депрессия, индифферентность, апатия, страх, тревога, психическое напряжение, стресс, замедленность и неадекватность психических реакций). Еще один тип коммуникативных барьеров, вызываемых человеческим фактором, связан с когнитивными и лингвистическими характеристиками вербальной информации, которой обмениваются партнеры между собой: логикой ее изложения, типом аргументации, наиболее часто употребляемыми фразами, структурой построения высказываний, произношением слов. Они образуют группу так называемых вербальных барьеров. К ним можно отнести логический, стилистический, семантический и фонетический барьеры.

Логический барьер может возникнуть в деловой коммуникации партнеров, обладающих как неодинаковым типом мышления, так и резко отличной системой аргументации и доказательств. Например, партнеру-коммуникатору присущ эмоционально-образный тип мышления. Он формулирует сообщения, опираясь на чувственные образы и собственные ощущения. А партнер-реципиент, для которого характерен абстрактно-логический тип мышления, требует изложения сути деловой проблемы с опорой на ее логическое обоснование и конкретные факты. Формирующийся между партнерами логический барьер непонимания приводит, в конечном счете, к значительным потерям передаваемой информации. Преодоление логического барьера возможно лишь при условии выявления и осмысления деловыми партнерами особенностей мышления друг друга.

Стилистический барьер в деловой коммуникации возникает тогда, когда в информации, которой обмениваются партнеры, присутствуют канцеляризмы, сложные стилистические конструкции с причастными оборотами, повторами или такими словосочетаниями, которые не несут смысловой нагрузки. Восприятие такой информации в устной деловой речи крайне затруднено. Как показали исследования, наибольшей емкостью восприятия в устной деловой речи обладают высказывания и сообщения, состоящие не более чем из 14 слов. Преодоление стилистического барьера возможно при соблюдении важнейших принципов передачи деловой информации — краткости, точности и ясности.

Семантический барьер в процессе деловой коммуникации формируется при различии значений употребляемых партнерами одних и тех же понятий, а также заимствованных из иностранных языков профессиональных терминов.

Например, в такие заимствованные из английского языка термины, как «брендинг», «коучинг», совсем недавно вошедшие в речевую лексику российских предпринимателей, бизнесменов, менеджеров, представителей коммерческого маркетинга, вкладывается зачастую разное смысловое содержание. Преодоление семантического барьера возможно путем постоянного и своевременного уточнения партнерами наиболее часто употребляемых ими в деловой речи профессиональных понятий и терминов.

Фонетический барьер. Причинами возникновения фонетического барьера в процессе деловой коммуникации являются плохая дикция, артикуляция партнеров при произношении слов, скороговорение, повышенный тон или замедленная речь.

Особую группу, образуют коммуникативные барьеры, обусловленные социокультурными различиями деловых партнеров. К ним можно отнести ментально-языковой и этнопсихологический барьеры. В отличие от рассмотренных выше барьеров, они проявляются как на вербальном, так и на невербальном уровне.

Ментально-языковый барьер связан с различиями кодирующего национального языка партнеров, и его лингвистических и семантических характеристик. В отечественной психолингвистике к числу национальных особенностей языка относят: его семантические признаки, способ заполнения пауз между словами и фразами, способ разложения слова при необходимости его точного транслирования партнеру, этикетные формулы и приветствия, текстовые стереотипы.

Ментально-языковый барьер может возникнуть также из-за существенных различий этикетных приветствий деловых партнеров. Сложившаяся под влиянием византийской культуры традиционная российская система деловых этикетных обращений и приветствий закрепила использование двустороннего «Вы-общения» между партнерами в официальной обстановке и обращение к партнеру по имени и отчеству. В западноевропейском деловой практике доминирующим является обращение к партнеру по имени. В практике российских этикетных приветствий считаете вполне приемлемым задать вопрос знакомому партнеру о coстоянии здоровья его близких, что совершенно недопустимо в этикетных формулах приветствий некоторых западноевропейских и мусульманских стран. Известным является также отрицательное отношение к слову «нет» в японской деловой культуре.

Этнопсихологический коммуникативный барьер обусловлен национальными особенностями психического склада деловых партнеров, их национальным самосознанием, доминирующими в этносе личностными психическими свойствами и психическими состояниями, мотивационно-фоновыми и ценностными характеристиками профессиональной деятельности.

Важным звеном процесса деловой коммуникации является декодирование партнером-реципиентом поступающих к нему по коммуникационным каналам сигналов информации, как вербальных, так и невербальных.

Декодирование информации включает три этапа:

1) расшифровку общего смысла полученной информации;

2) понимание содержания информации, логики ее изложения и аргументации;

3) релевантное воспроизведение информации при ее смысловом соответствии полученным сигналам.

2. Информационное обеспечение деловых коммуникаций ЗАО «РИК МегаПро».

2.1. Организационно-экономическая характеристика ЗАО «РИК МегаПро».

Рекламное агентство «МегаПро» ведет свою историю с 19 августа 1992 года. За 22 года из маленького коллектива в небольшом полуподвальном помещении компания выросла впрофессиональное рекламное агентство полного цикла.Компания имеет собственную производственную площадку, типографию «Прототип», оснащенную самым современным полиграфическим оборудованием. Коллектив  типографии  объединяет около 50 человек единомышленников - специалистов, по-настоящему увлеченных своим делом.В настоящее время типография полного цикла «Прототип» является неотъемлемой частью рекламно-издательской группы «МегаПро» и имеет за спиной уже более 10 лет успешной работы на рынке медиа, что позволяет ей не бояться на своём пути преград и смотреть в будущее с оптимизмом.

Современная типография обязана иметь разнообразное оборудование для удовлетворения требований самых взыскательных заказчиков. Типография «Прототип», несомненно, одна из таковых: парк её оборудования насчитывает свыше 20 машин, большинство из которых полностью автоматизировано и находится в собственности данного структурного подразделения рекламно-издательской группы «МегаПро».

Типография специализируется на изготовлении печатной продукции, носящей рекламно-информационный характер, что неудивительно, поскольку типография принадлежит рекламному агентству. К слову, производство такой продукции считается одним из самых перспективных и динамично развивающихся направлений отрасли.

Заказчики типографии «Прототип» - как небольшие, так и крупные отечественные и зарубежные организации, среди которых выделяются: ЗАО «Райффайзенбанк», ОАО «Компания “М.Видео”», ЗАО «Сервье», ООО «Майкрософт Рус» и др.

Возможности типографии весьма обширны, что подтверждается её готовностью изготовить быстро и качественно самую разнообразную продукцию, в числе которой: листовки, POS-материалы, буклеты, брошюры, плакаты, открытки, наклейки, стикеры, пригласительные, бланки, каталоги, блокноты, журналы, календари, упаковка, папки, мобильные роллерные стенды.

Предприятие характеризуется правильно спланированным производством и инфраструктурой: никаких встречных потоков - сквозная логистика по прямой линии. На сегодняшний день все оборудование смонтировано и находится в коммерческой эксплуатации.

Офис располагается по адресу Москва, Новоконюшенный пер., д. 9, стр. 2, телефон: 8(499) 252-86-67.

Рис. 1. Организационная структура ЗАО «МегаПро».

Таблица 1

Основные финансовые коэффициенты оценки финансовой устойчивости ЗАО «РИК МегаПро»в 2010 – 2012 гг.

Показатель	Формула	Рекомендуемое значение	На 31 декабря			Изменение
			2010	2011	2012	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011
Валюта баланса (ВБ)	-	-	450380	414483	416296	-35897	-34084	+1813
Собственный капитал (СК)	-	-	295992	296109	296482	+117	+490	+373
Заемный капитал (ЗК)	-	-	154 388	118 374	191 814	-36014	+37426	+73440
Оборотные активы (ОА)	-	-	139924	114323	133621	-25601	-6303	+19298
Запасы (З)	-	-	57851	35107	32860	-22744	-24991	-2247
Собственный оборотные средства (СОС)	-	-	-14464	-4051	13807	+10413	+28271	+17858
Долгосрочные кредиты и займы (ДКЗ)	-	-	44985	15793	11422	-29192	-33563	-4371
1.Коэффициент финансовой независимости		≥ 0,5	0,66	0,71	0,71	+0,06	+0,05	0
2. Коэффициент финансовой зависимости		≤ 2,0	1,52	1,40	1,40	-0,12	-0,12	0
3. Коэффициент концентрации заемного капитала		≤ 0,5	0,34	0,29	0,46	-0,06	+0,12	+0,18
4. Коэффициент задолженности		≤ 1,0	0,52	0,40	0,65	-0,12	+0,13	+0,25
5. Коэффициент обеспеченности собственными средствами		≥ 0,1	-0,10	-0,04	0,10	+0,07	+0,21	+0,14
6. Доля покрытия собственными оборотными средствами запасов		≥ 0,6 - 0,8	-0,25	-0,12	0,42	+0,13	+0,67	+0,54
7. Доля покрытия собственными оборотными средствами и долгосрочными кредитами и займами запасов		≥1,0	0,53	0,33	0,77	-0,19	+0,24	+0,43
8. Коэффициент мобильности собственного капитала		≥ 0,3 - 0,5	-0,05	-0,01	0,05	+0,04	+0,10	+0,06

В результате проведенного анализ финансовых коэффициентов, характеризующих финансовую устойчивость организации, важно отметить, что показатели финансовой независимости и зависимости, коэффициент концентрации заемного капитала, задолженности, коэффициент обеспеченности собственными средствами, а также коэффициент мобильности собственного капитала соответствуют рекомендуемым значениям. Доли покрытия собственными оборотными средствами запасов и покрытия собственными оборотными средствами и долгосрочными кредитами и займами запасов ниже нормы, что говорит о недостаточности собственного капитала и долгосрочных заемных источников у организации.

По окончании оценки финансовой устойчивости организации по данным бухгалтерского баланса на основании систематизации промежуточных результатов анализа следует отметить удовлетворительную финансовую устойчивость, которой присущ средний риск финансово-хозяйственной деятельности.

Таблица 2

Расчет величины собственных оборотных средств для целей анализа ликвидности ЗАО «РИК МегаПро»в 2010–2012 гг.

Показатель	На 31 декабря			Изменение			Темп роста, %
	2010	2011	2012	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011
Оборотные активы (CA)	139924	114323	133621	-25601	-6303	+19298	81,70	95,50	116,88
Краткосрочные обязательства (CL)	109403	102581	108392	-6822	-1011	+5811	93,76	99,08	105,66
Собственные оборотные средства (WC=CA-CL)	30 521	11 742	25 229	-18779	-5292	+13487	38,47	82,66	214,86

Таблица 3

Анализ коэффициентов текущей ликвидности на основе данных ЗАО «РИК МегаПро»в 2010 – 2012 гг.

Показатель	На 31 декабря			Изменение			Темп роста, %
	2010	2011	2012	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011
Оборотные активы	139924	114323	133621	-25601	-6303	+19298	81,70	95,50	116,88
Краткосрочные обязательства	109403	102581	108392	-6822	-1011	+5811	93,76	99,08	105,66
Коэффициент текущей ликвидности (стр.1/стр.2)	1,28	1,11	1,23	-0,16	-0,05	+0,12	87,14	96,39	110,61

Таблица 4

Анализ коэффициентов быстрой ликвидности по данным ЗАО «РИК МегаПро» в 2010 – 2012 гг.

Показатель	На 31 декабря			Изменение			Темп роста, %
	2010	2011	2012	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011
Дебиторская задолженность	57561	38643	29921	-18918	-27640	-8722	67,13	51,98	77,43
Денежные средства	15002	33413	63942	+18411	+48940	+30529	222,72	426,22	191,37
Краткосрочные обязательства	109 403	102 581	108 392	-6822	-1011	+5811	93,76	99,08	105,66
Коэффициент быстрой ликвидности ((стр1+стр2)/стр3)	0,66	0,70	0,87	+0,04	+0,20	+0,16	105,91	130,56	123,28

Таблица 5

Анализ коэффициентов абсолютной ликвидности по данным ЗАО «РИК МегаПро»в 2010 – 2012 гг.

Показатель	На 31 декабря			Изменение			Темп роста, %
	2010	2011	2012	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011	2011 от 2010	2012 от 2010	2012 от 2011
Денежные средства	15002	33413	63942	+18411	+48940	+30529	222,72	426,22	191,37
Краткосрочные обязательства	109 403	102 581	108 392	-6822	-1011	+5811	93,76	99,08	105,66
Коэффициент абсолютной ликвидности (стр1/стр2)	0,14	0,33	0,59	+0,19	+0,45	+0,26	237,54	430,20	181,11

Задача анализа ликвидности баланса возникает в связи с необходимостью дать оценку платежеспособности организации, т.е. ее способности своевременно и полностью рассчитываться по всем своим обязательствам. Ликвидность баланса определяется как степень покрытия обязательств организации ее активами, срок превращения которых в деньги соответствует сроку погашения обязательств.

Ликвидность и платежеспособность могут оцениваться с помощью ряда абсолютных и относительных показателей.

В результате проведенного анализа можно сделать вывод, что собственные оборотные средства в отчетном периоде значительно увеличились по сравнению с предыдущим периодом и составили 13 487 тыс.руб., что более чем в два раза превышает сумму собственных оборотных средств в 2011 году и это является положительной тенденцией в деятельности организации. Также важно отметить, что после расчетов по краткосрочным обязательствам, в организации останутся оборотные средства и их количество по данным таблицы увеличилось в отчетном периоде, что так же является положительным фактом в деятельности организации и говорит о финансовой устойчивости с позиции краткосрочной перспективы.

Для того, чтобы иметь возможность сравнивать степень ликвидности разновеликих организаций, были разработаны относительные показатели - коэффициенты ликвидности:

1. Коэффициент текущей ликвидности.Дает общую оценку ликвидности организации, показывая, сколько рублей оборотных средств (текущих активов) приходится на один рубль текущей краткосрочной задолженности (табл. 3):

По итогам проведенного анализа, важно отметить, что во всех периодах оборотные активы превышают краткосрочные обязательства, что является положительным фактором. Также отмечается увеличение коэффициента текущей ликвидности по сравнению с предыдущими периодами. Ориентировочное значение нижней границы данного показателя – 2. В связи с этими можно полагать, что организация рассматриваться как слабо функционирующая.

2. Коэффициент быстрой ликвидности. По своему смысловому значению показатель аналогичен коэффициенту текущей ликвидности, однако исчисляется по более узкому кругу оборотных активов, когда из расчета исключена наименее ликвидная их часть - производственные запасы (табл. 4).

В результате проведенного анализа, следует заметить, что показатель быстрой ликвидности в отчетном 2012 году увеличился на 23,28% по сравнению с предыдущим годом, на что значительно повлияло увеличение денежных средств и уменьшение дебиторской задолженности, что говорит о положительной тенденции в организации. Ориентировочное значение нижней границы данного показателя – 1. В связи с этим можно сделать вывод о том, что показатели ЗАО «РИК МегаПро» ниже нормы, но стремятся к ней.

3. Коэффициент абсолютной ликвидности (платежеспособности). Является наиболее жестким критерием ликвидности предприятия; показывает, какая часть краткосрочных заемных обязательств может быть при необходимости погашена немедленно за счет имеющихся денежных средств (таблица 5).

По результатам анализа необходимо отметить увеличение коэффициента абсолютной ликвидности в отчетном периоде на 81,11% что является положительной тенденцией. Однако превышение краткосрочных обязательств над денежными средствами говорит о том, что организация не может покрыть все свои краткосрочные обязательства, что свидетельствует о не ликвидности ЗАО «РИК МегаПро».

Рассмотренные четыре показателя являются основными для оценки ликвидности и платежеспособности. Тем не менее известны и другие показатели, имеющие определенный интерес для аналитика.

2.2. Автоматическая система управления полиграфическим предприятием ASystem.

АSystem — комплекс программных средств, предназначенный для управления рабочими процессами полиграфического предприятия. Данная система реализована по технологии клиент-сервер, что обеспечивает стабильно высокую производительность независимо от количества одновременно работающих пользователей. Основные функции системы:

• регистрация заявки и расчет стоимости заказа, в том числе с применением механизма шаблонов и мастера заказов, формирование технологической цепочки, расчет плановой себестоимости и материальных ресурсов заказа;
• учет и ведение базы данных заказчиков и поставщиков.
• производственное планирование, учет выработки, формирование фактической себестоимости операций и заказов;
• управление запасами материалов, комплектующих и готовой продукции (складской учет);
• формирование отчетности с получением как общей технологической и финансовой статистики по предприятию, так и данных об эффективности работы конкретного оборудования или сотрудника.

Сбор первичной информации может осуществляться различными способами. В систему заложена возможность интеграции с оборудованием на базе JDF. Если же оборудование не поддерживает аппаратную регистрацию, то предусмотрена возможность зафиксировать временные и технологические параметры выполнения операций вручную — с компьютера непосредственно в цехе или на основании рапортичек на рабочем месте учетчика или мастера цеха. Если регистрировать события раз в два-три часа, то можно получить картину деятельности предприятия в реальном масштабе времени. Возможно компонентное и территориальное масштабирование системы. АSystem поддерживает возможность работы с удаленными участками производства.

Система предназначена для предприятий и подразделений производящих рекламную полиграфию, книжно-журнальную продукцию, упаковку (гибкую и картонную), этикеточную и сувенирную продукцию и другие виды продукции с использованием любых видов оборудования.

Основные функции – оперативное управление основным производством и бизнес-процессами типографии, управленческий учет, анализ результатов производственной деятельности.

Особенности проекта ASystem:

- ASystem – это специализированная полиграфическая система. Это не доработка бухгалтерской системы и не локализация универсальной ERP-системы. ASystem изначально проектировалась с учетом особенностей производственных процессов полиграфического предприятия.

Проект ASystem включает в себя работы специалиста по установке системы на оборудовании заказчика и индивидуальной настройке системы. Особое внимание уделяется обучению пользователей самостоятельной настройке. Доступны услуги службы технической поддержки. Все это позволяет в предельно сжатые сроки построить компьютерное управление и учет на Вашем предприятии.

- ASystem интегрирует функции учета и управления в объеме полного производственного цикла исполнения полиграфического заказа от приема предварительной заявки до отгрузки готовой продукции; особое внимание уделяется управлению производством, управлению ресурсами, производственной аналитике, анализу финансовых результатов.

- ASystem функционирует в рамках сложной организационной и производственной структуры  предприятия, обеспечивает единое информационное пространство территориально удаленных производственных и коммерческих подразделений, а также группы предприятий, включенных в единый бизнес-процесс.

- ASystem обеспечивает описание самого сложного полиграфического изделия, выполняет автоматический расчет расхода материалов и бумаги с учетом техотходов, плановой себестоимости и стоимости заказа с учетом наценок и скидок, агентского вознаграждения, давальческого сырья и др., подготовку производственной и коммерческой документации.

- ASystem моделирует любые производственные процессы полиграфического предприятия: дизайн, предпечать, листовую и ролевую печать (в том числе флексо), переплетно-брошюровочные и отделочные процессы, упаковку, отгрузку. Автоматизация процесса планирования и специализированные программные и аппаратные средства регистрации прохождения заказов и контроля качества позволяют эффективно управлять полиграфическим производством.

- ASystem автоматизирует работу  складского хозяйства полиграфического предприятия, в том числе склада готовой продукции.

- ASystem открыта для интеграции с другими информационными системами и программными продуктами (бухгалтерия, CRM, производственные системы).

- ASystem  инсталлирована более чем на 150 полиграфических предприятиях. Предложения и замечания пользователей системы анализируются и учитываются при разработке новых версий системы, которые предоставляются в рамках программы технической поддержки.

- ASystem используется в качестве учебного пособия ведущими полиграфическими вузами России и Украины.

Рисунок 1. ASystem – автоматизация бизнес-процессов типографии.

ASystem  реализует  типовые бизнес-процессы существующие в большинстве полиграфических предприятий (Рисунок 4.1). Система работает в режиме клиент-сервер и обеспечивает стабильную производительность независимо от количества подключенных рабочих мест. Количество рабочих мест не ограничивается.  

ASystem позволяет:

- производить расчет стоимости и себестоимости заказа, нормативного времени выполнения производственных операций, а также потребности в основных материалах и бумаге;

- производить контроль за всеми стадиями выполнения заказа, от получения макета заказа от клиента, до отгрузки уже готовой продукции,

- регистрировать хозяйственные операции реализации готовой продукции в произвольной валюте и отслеживать состояние взаиморасчетов с клиентами;

- планировать загрузку оборудования и оценивать время выполнения каждой стадии технологического процесса;

- планировать потребность в материалах и бумаге и отслеживать их своевременную подготовку;

- управлять процессом  производства заказа, оперативно корректировать технологический маршрут и параметры   технологических операций, оценивая влияние изменения технологии на  себестоимость заказа;

- регистрировать параметры прохождения заказа по технологическому маршруту и фактический расход ресурсов;

- анализировать результаты производственной и коммерческой деятельности предприятия;

- обмениваться данными с различными внешними системами (например, системой бухгалтерского учета 1С или другими).

ASystem поддерживает следующие бизнес-функции: Регистрация заявки и расчет полиграфического заказа.

Система обеспечивает несколько режимов оформления заказа:

- по шаблону: как правило, с использованием мастера оформления типовых заказов (Рисунок 2). Режим предназначен для менеджера по продажам и обеспечивает быстрое оформление заказа путем заполнения/корректировки запрашиваемых параметров и ответов на простые вопросы; процедура оформления заказов с использованием мастера оформления не требует от пользователя знания технологии полиграфического производства и доступна менеджеру по продажам после краткого обучения.

- по образцу: в качестве шаблона нового заказа используется любой заказ, зарегистрированный в системе;

- полное описание: описание заказа выполняется «с нуля»; режим используется технологом или высококвалифицированным менеджером для описания нестандартных или принципиально новых изделий (Рисунок 3)

Результатом любого из предлагаемых режимов оформления является полное технологическое описание работы, пооперационный расчет стоимости и плановой себестоимости заказа, расчет расхода всех видов бумаги, материалов и краски, указанных в описании, расчет нормативного времени всех производственных процессов.

Расчетное количество бумаги и основных материалов может быть зарезервировано на складе непосредственно в процессе оформления заказа.

Все ручные корректировки количественных и стоимостных показателей, внесенные в калькуляцию,  регистрируются системой и отображаются в виде скидок и наценок по отношению к расчетным показателям. Система позволяет учитывать комиссионное вознаграждение, а также различные дополнительные статьи калькуляции (доставка, услуги курьера и т.п.) (Рисунок 4).

Рисунок 2. Оформление полиграфического заказа по шаблону.

Рисунок 3. Технологическое описание заказа.

Рисунок 4. Калькуляция полиграфического заказа.

В процессе расчета может быть осуществлен контроль правильности оформления заказа как с помощью встроенных функций, так и с помощью настраиваемых пользователем алгоритмов проверки. В результате проверки на экран выдаются либо предупреждения, после которых можно сохранить заказ, либо сообщения об ошибке, после которых сохранить заказ невозможно (Рисунок 5).

Рисунок 5. Предупреждения на этапе автоматической проверки заказа.

Оформленные заказы представлены в системе в виде таблицы (Рисунок 6), в колонках которой могут отображаться любые реквизиты заказов (номер, заказчик, наименование, тираж, вид, стоимость, менеджер, дата сдачи и т.д.), а также состояние взаиморасчетов по каждому заказу.

Система обеспечивает простой доступ к информации в разрезе заказов в следующем объеме:

- список документов, связанных с реализацией (расчетные/платежные/товарные операции);

- состояние заказа бизнес-процессе;

- состояние заказа в производстве;

- информация о заказчике.

Рисунок 6. Список заказов и заявок типографии.

На основании зарегистрированной заявки и рассчитанного полиграфического заказа может быть подготовлена необходимая производственная документация, в том числе:

- коммерческое (ценовое) предложение;   

- договор с заказчиком на изготовление продукции;

- технологическая карта заказа;

- пооперационная технологическая карта;

- требование на бумагу и материалы;

- заявка на выполнение работ подрядчиком;

- расшифровка технологических отходов бумаги;

- калькуляция заказа;

- задание колористу.

Система позволяет описывать заказы, результатом выполнения которых является  несколько видов изделий. Соответственно, в результате расчета таких заказов определяется как стоимость заказа в целом, так и цена отдельных изделий. Расчет стоимости заказа может производиться как на основании калькуляции, включающей в себя стоимость работы, бумаги и материалов, так и по прайсу на типовые (или договорные) виды изделий.

Уникальная готовая продукция может создаваться и привязываться к заказу (деталям заказа) автоматически на основании заданных алгоритмов. Повторяющаяся готовая продукция должна быть привязана к заказу (деталям заказа) вручную.

Расчет стоимости заказа производится в валюте, используемой для внутреннего учета на предприятии. 

ASystem обеспечивает выписку счетов на оплату, отгрузочных документов и регистрацию оплаты заказа. Перечисленные операции могут быть зарегистрированы в произвольной валюте с пересчетом по кросс-курсу.

ASystem обеспечивает учет взаиморасчетов как в разрезе заказчиков, так и в разрезе отдельных заказов.

Регистрация поступления готовой продукции на склад происходит автоматически по факту ввода в систему информации о завершении последней технологической операции по заказу.  Списание продукции со склада происходит при оформлении отгрузочных документов.

ASystem позволяет корректно обрабатывать практические ситуации, возникающие на складе готовой продукции, а именно: сверхтираж и недостаточный тираж, отгрузку продукции частями и т.д.

Технологический маршрут любого заказа описывается диаграммой технологического процесса, которая определяет последовательность операций и возможность распараллеливания отдельных фрагментов технологического процесса (Рисунок 7).  

Рисунок 7. Диаграмма технологического процесса заказа.

Продолжительность операций определяется по результатам  расчета заказа. Здесь же автоматически определяются временные лаги между последовательными операциями, которые позволяют учесть возможность начала операции, не дожидаясь окончания предыдущей, либо дополнительный технологический временной лаг между смежными операциями.

При автоматическом построении плана учитываются график работы оборудования и нормативные затраты времени на передачу полуфабрикатов между подразделениями.

Заказы помещаются в производственный план  по установке пользователем соответствующей опции. При включении в производственный план пользователь выбирает алгоритм («как можно раньше» или  «от даты сдачи»), а также приоритет заказа, управляющий последовательностью постановки заказов в план. Общая картина загрузки оборудования отображается на диаграмме Ганта (Рисунок 8).

Рисунок 8. Диаграмма Ганта, автоматическое планирование в типографии.

Управление очередями заданий может производиться в любом из трёх режимов диспетчеризации – в виде очереди (Рисунок 9), в виде таблицы (Рисунок 10) или диаграмма (Рисунок 11). Режимы диспетчеризации реализуют следующие функции:

- изменение порядка операции в очереди;

- перемещение операции с машины на машину;

- фиксация операции по времени;

- фиксация последовательности операций в начале очереди;

- разделение операций;

- корректировка продолжительности субопераций;

- корректировка технологических параметров;

- планирование простоев.

В режиме диспетчеризации каждое изменение, вносимое пользователем, сопровождается автоматическим пересчетом времени начала и продолжительности операций. Система оперативно сигнализирует о возникающих конфликтах, которые разрешаются вручную либо автоматически при пересчете плана. 

После регистрации завершения операции она исчезает из соответствующей очереди заданий, при этом время завершения операции автоматически учитывается для корректировки плана.

Рисунок 9. Управление очередями производственных заданий.

Рисунок 10. Ручная корректировка очередей заданий с учетом параметров операций.

Рисунок 11. Диспетчеризация ручных операций в производстве.

ASystem позволяет регистрировать полное и частичное завершение технологических операций, выполнение внеплановых операций, незапланированные простои.

Вся информация о фактическом выполнении производственных заданий оперативно отображается в режиме диспетчеризации и учитывается при пересчете плана.

В процессе регистрации фактического выполнения операций обеспечивается ввод следующей информации (Рисунок 12):

- дата/время начала операции;

- дата/время окончания операции;

- фактическая выработка;

- исполнители;

- фактический расход бумаги и материалов;

- проблемы при выполнении операции.

Регистрируются случаи аварийного завершения  с указанием причины и следствий – повторного выполнения или снятия операции.

Информация о зарегистрированном расходе материалов и бумаги автоматически передается в подсистему складского учета.

Регистрация фактического выполнения может производиться как из режима диспетчеризации, так и через несколько специализированных интерфейсов, ориентированных как на централизованную регистрацию, так и на ввод данных исполнителем непосредственно на рабочем месте.  

Рисунок 12. Регистрация прохождения заказа в производстве.

ASystem позволяет учитывать наличие и движение производственных запасов на полиграфическом предприятии. Поддерживается структура складского хозяйства и мест хранения любой сложности.

Функции складского учета включают в себя:

- ведение номенклатурного справочника  (Рисунок 13);

- ввод/редактирование начальных остатков;

- регистрацию операций движения материалов;

- оперативное получение информации о наличии и движении производственных запасов в любых разрезах. 

Рисунок 13. Номенклатурный справочник, описание материалов.

Подсистема складского учета ASystem реализует ряд уникальных функций, ориентированных на полиграфическое предприятие:

- произвольная классификация производственных запасов;

- индивидуальный настраиваемый  набор реквизитов группы однотипных материалов;

- автоматическое формирование наименований и артикулов;

- автоматический пересчет количественных показателей в другие единицы измерения (например, лист-кг-пачка-палетта-кв.м);

- регистрация хозяйственных операций в любой единице измерения, допустимой для учета материала;

- регистрация операций прихода и расхода в любой валюте;

- три независимые цены: учетная, нормативная и продажная;

- дополнительные операции «Акт на резку», «Смешивание пантона», «Преобразование», «Передача в переработку», «Возврат из переработки»;

- специальные режимы расчета параметров и описания оснастки и инструментов.

Заявки на материалы, сформированные автоматически при оформлении заказов или введенные вручную, поступают в подсистему управления запасами. На основании заявок система автоматически резервирует свободные складские остатки или, в случае отсутствия материалов на складах, формирует заказы поставщикам.

ASystem поддерживает функции учета взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, в том числе:

- формирование заказов на поставку материалов и бумаги;

- регистрация входящих счетов от поставщика;

- регистрация оплаты бумаги и материалов;

- регистрация поступления материалов на склады.

После поступления материалов на склад система автоматически резервирует материалы по необеспеченным заявкам (Рисунок 14).

Рисунок 14. Подсистема резервирования материалов под полиграфический заказ.

Справочник контрагентов (Рисунок 15) предназначен для хранения учетной информации о заказчиках, подрядчиках, поставщиках предприятия.

Система поддерживает набор произвольных независимых классификаторов контрагентов, а также индивидуальную настройку состава учетных реквизитов для каждой группы.

Система обеспечивает хранение следующих видов данных по контрагенту:

- учетные реквизиты и классификация;

- справочник договоров;

- справочник банковских счетов;

- справочник контактных лиц контрагента;

- справочник задач по работе с контрагентом;

- справочник сведений о контрагенте;

- список хозяйственных операций  и текущее состояние взаиморасчетов.

Справочник контрагентов отображается в виде таблицы с настраиваемым составом колонок, содержащих реквизиты.

Удобство доступа к информации обеспечивают:

- классификаторы;

- различные разрезы информации (по контрагентам, договорам, банковским счетам, контактным лицам, задачам, сведениям);

- функция фильтрации  по заданным пользователем условиям;

- функция поиска.

Рисунок 15. Справочник контрагентов, параметры контрагентов.

ASystem позволяет решить следующие задачи:

- расчет плановой себестоимости машино-часа (Рисунок 16);

- расчет плановой себестоимости единицы выработки;

- расчет фактической себестоимости машино-часа;

- расчет фактической себестоимости единицы выработки;

- расчет фактической себестоимости заказов (Рисунок 17).

Система позволяет настроить произвольную модель распределения косвенных затрат и отнести их на конкретные единицы оборудования.

В качестве прямых затрат рассматриваются:

- расход бумаги на заказ;

- расход основных материалов на заказ;

- прямая заработная плата;

- расходы на оплату услуг субподрядчиков;

- комиссионное вознаграждение;

- дополнительные статьи калькуляции.

Плановые прямые затраты определяются в процессе расчета заказа, фактические – системой производственного учета.

Используя нормативные значения косвенных затрат и данные о плановой загрузке оборудования, подсистема рассчитывает  плановую себестоимость работы оборудования, которая используется при расчете плановой себестоимости заказа.

В процессе регистрации фактической выработки подсистемой производственного учета накапливаются данные о зарегистрированной длительности работ и  фактической выработке. Данные о сумме фактических косвенных затрат вводятся вручную или импортируются автоматически из ASystem или внешней системы финансового учета. В результате выполняется расчет фактической себестоимости работы оборудования  и фактической себестоимости заказов.

Рисунок 16. Расчет плановой себестоимости машиночаса.

Рисунок 17. Расчет фактической себестоимости полиграфических заказов.

ASystem автоматически формирует оперативную производственную отчетность. Автоматизация производственного планирования позволяет оперативно подготовить пакет плановых документов, в том числе: 

- график работы сотрудников;

- графики прохождения заказов;

- сменные задания;

- пооперационный план работ и другие отчеты.

На основании введенных в систему фактических данных о прохождении заказов в производстве ASystem формирует следующие виды отчетов (Рисунок 18):

- отчеты о выполнении производственного плана за период;

- отчеты о загрузке оборудования за период;

- отчеты о работе производственного персонала за период;

- отчеты о фактическом расходе материалов и отклонении его от плана за период;

- отчеты по качеству за период.

Рисунок 18. Оперативные производственные отчеты типографии.

Система формирует следующие группы аналитической отчетности:

- анализ производственных показателей;

- план/факт анализ себестоимости;

- анализ продаж и реализации продукции.

Анализ производственных показателей включает в себя следующие виды отчетов:

- план/факт анализ выполнения производственного плана;

- анализ загрузки оборудования;

- план/факт анализ расхода бумаги и материалов;

- отчеты о работе производственного персонала за период;

 статистическая обработка сменных отчетов по качеству и другие отчеты.

План/факт анализ себестоимости позволяет отслеживать:

- отклонения себестоимости заказов;

- отклонения себестоимости работы оборудования;

- отклонения себестоимости материалов;

- сводные данные о себестоимости по видам продукции;

- отклонения себестоимости в разрезе заказов отдельных заказчиков и заказов, принятых отдельными менеджерами.

Анализ продаж и реализации продукции включает в себя:

- аналитику по заказчикам (активность, суммы заказов, задолженности);

- аналитику по менеджерам (соотношение рассчитанных заказов к реализованным, количество заказов за период, прибыль);

- аналитику по видам продукции (оборот, прибыль, рентабельность, соотношение работа/материалы и т.д.);

- аналитику по  видам оборудования (загрузка, прибыль, рентабельность и.т.д.);

- аналитику по взаиморасчетам с поставщиками и подрядчиками;

- аналитику по отгруженной продукции и незавершенному производству;

- аналитику по задолженностям и выполнению плана реализации продукции.

Каждая группа включает в себя набор отчетов, позволяющих оценить эффективность работы предприятия в соответствующем разрезе и выполнить анализ план/факт. 

Полученные результаты могут быть экспортированы в наиболее распространенные форматы обмена данными для дальнейшей обработки и анализа.

3. Внедрение ASystem на типографии «Прототип».

Начало проекта по внедрению системы ASystem–2012 г. Основная цель внедрения системы ASystem - обеспечение стабильности и оперативности выполнения заказов и взаимодействия всех подразделений внутри типографии.

Задачи:

- сокращение времени подготовки калькуляций: на момент начала проекта в «Прототип»использовался неавтоматизированный расчет заказа, который производился на основании прайс-листов на технологические операции. Сформированное сотрудником отдела по работе с клиентами описание продукции поступало в производственный отдел, где составлялся перечень необходимых технологических операций и происходил «ручной» расчет технологических отходов. На основании этих данных в административно-хозяйственном отделе рассчитывалась стоимость полиграфических услуг и материалов. Итоговая калькуляция заказа формировалась только на следующий день.

- минимизация ошибок при подготовке: Сбор информации от клиентов о параметрах заказа носил несистематизированный характер. На этапе вычислений и проверки технологических характеристик заказа в производственном отделе была необходимость уточнения параметров поступающего заказа. Отсутствие единой систематизированной базы данных о заказах, доступной для всех заинтересованных подразделений, приводило к дополнительным действиям и увеличению количества ошибок.

- снижение трудозатрат по планированию производства: данные, применяемые для расчета плановой себестоимости технологических операций, не использовались в производственном отделе и не были задействованы при планировании. В большинстве случаев указанное в графике производственного планирования время, необходимое для производства заказов, отличалось от нормированного и используемого в расчетах калькуляции.

- сокращение времени подготовки и передачи заказов в производство: в производственный отдел поступала информация о характеристиках издания и тиража без описания технологических особенностей. Вся дальнейшая работа возлагалась на технологов. Это снижало оперативность работы с заказчиком. Скорость обработки информации производственным отделом была узким местом в цепочке приема заказов.

- снижение трудозатрат и повышение качества подготовки заказа к производству: качество обработки информации о заказе в большей степени зависело от квалификации персонала производственного отдела. Ручной расчет требований на бумагу с учетом технотходов и формирование спуска полос, как для новых, так и для повторяющихся заказов выполнялись однократно и требовали дополнительных проверок.

- сбор, группировка, хранение и систематизация информации по заказам, составление аналитической и отчетной документации: расчет себестоимости заказа производился на основании накопленной статистической информации об аналогичных изданиях. Если в процессе производства или после уточнения данных от заказчика менялась технология изменения в расчетах было сложно отследить. Процесс внесения изменений в данные о заказе или технологическую цепочку чаще всего требовал формирования новых расчетов. Кроме того, отсутствовала автоматизированная технология формирования отчетов, что приводило к росту трудозатрат.

Заключение

Сбор первичной информации может осуществляться различными способами. В систему заложена возможность интеграции с оборудованием на базе JDF. Если же оборудование не поддерживает аппаратную регистрацию, то предусмотрена возможность зафиксировать временные и технологические параметры выполнения операций вручную — с компьютера непосредственно в цехе или на основании рапортичек на рабочем месте учетчика или мастера цеха. Если регистрировать события раз в два-три часа, то можно получить картину деятельности предприятия в реальном масштабе времени. Возможно компонентное и территориальное масштабирование системы. АSystem поддерживает возможность работы с удаленными участками производства.

Система предназначена для предприятий и подразделений производящих рекламную полиграфию, книжно-журнальную продукцию, упаковку (гибкую и картонную), этикеточную и сувенирную продукцию и другие виды продукции с использованием любых видов оборудования.

Основные функции – оперативное управление основным производством и бизнес-процессами типографии, управленческий учет, анализ результатов производственной деятельности.

Особенности проекта ASystem:

- ASystem – это специализированная полиграфическая система. Это не доработка бухгалтерской системы и не локализация универсальной ERP-системы. ASystem изначально проектировалась с учетом особенностей производственных процессов полиграфического предприятия.

Проект ASystem включает в себя работы специалиста по установке системы на оборудовании заказчика и индивидуальной настройке системы. Особое внимание уделяется обучению пользователей самостоятельной настройке. Доступны услуги службы технической поддержки. Все это позволяет в предельно сжатые сроки построить компьютерное управление и учет на Вашем предприятии.

- ASystem интегрирует функции учета и управления в объеме полного производственного цикла исполнения полиграфического заказа от приема предварительной заявки до отгрузки готовой продукции; особое внимание уделяется управлению производством, управлению ресурсами, производственной аналитике, анализу финансовых результатов.

- ASystem функционирует в рамках сложной организационной и производственной структуры  предприятия, обеспечивает единое информационное пространство территориально удаленных производственных и коммерческих подразделений, а также группы предприятий, включенных в единый бизнес-процесс.

- ASystem обеспечивает описание самого сложного полиграфического изделия, выполняет автоматический расчет расхода материалов и бумаги с учетом техотходов, плановой себестоимости и стоимости заказа с учетом наценок и скидок, агентского вознаграждения, давальческого сырья и др., подготовку производственной и коммерческой документации.

- ASystem моделирует любые производственные процессы полиграфического предприятия: дизайн, предпечать, листовую и ролевую печать (в том числе флексо), переплетно-брошюровочные и отделочные процессы, упаковку, отгрузку. Автоматизация процесса планирования и специализированные программные и аппаратные средства регистрации прохождения заказов и контроля качества позволяют эффективно управлять полиграфическим производством.

- ASystem автоматизирует работу  складского хозяйства полиграфического предприятия, в том числе склада готовой продукции.

- ASystem открыта для интеграции с другими информационными системами и программными продуктами (бухгалтерия, CRM, производственные системы).

- ASystem  инсталлирована более чем на 150 полиграфических предприятиях. Предложения и замечания пользователей системы анализируются и учитываются при разработке новых версий системы, которые предоставляются в рамках программы технической поддержки.

- ASystem используется в качестве учебного пособия ведущими полиграфическими вузами России и Украины.

Список использованной литературы

1. Николаева, И.П. Мировая экономика: учебник / И.П. Николаева. – М.:Юрайт, 2013. – 240с.

2. Бирюков В.А., Шаронин П.Н. Теория экономического анализа: учебник / В.А.Бирюков, П.Н. Шаронин – М.:МГУП, 2012. – 567с.

3. http://www.megapro.ru/

4. http://monorhythm.ru/produkty/asystem/

5. Багиев, Г.Л. Маркетинг: Учеб. для вузов/ Г.Л. Багиев. – 3-е изд., перераб. и доп.. – СПб: Питер, 2014.

6. Бронникова, Т.С. Маркетинг, теория, методика, практика: Учеб. Пособие для вузов / Т.С. Бронникова; А.Б. Косолапов. – М.: КноРус, 2013. – 208 с. – (учебное пособие).

7. Котлер, Ф. Маркетинг менеджмент/ Котлер Ф.. – 10-е изд.. – СПб.: Питер Ком, 2014.-896.; Котлер, Ф. Основы маркетинга. Краткий курс. – Ф. Котлер и др. - Киев: М.: Спб: Издательский дом «Вильямс». – 2012 г. – 656 с.

8. Котлер, Ф. 300 ключевых вопросов маркетинга: Отвечает Филип Котлер: Пер с англ./ Ф.Котлер. – М.: Олимп-Бизнес, 2013. – 224 с.

9. Ковалев А.И. Маркетинг в системе управления предприятием; Развитие предприятия и конкурентоспособность/ Ковалев А.И., Войленко В.В. - Сб. МДНТП.-М., 2014.

10. Калиновская, Н.А. Маркетинг: Учебн. Пособие по курсу/ Н.А. Калиновская; ДВГУПС. Каф. «Мировая экономика  и коммерция». – Хабаровск: Изд-во ДВГУПС, 2012. – 82 с.

11. Маркетинг: Учебник для вузов/ Н.Д. Эриашвили, К. Ховард, Ю.А. Цыпкин и др.; под ред. Э.И. Эриашвили. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014.

12. Маркетинг: Учеб. Пособие для вузов/ под ред. А.П. Мищенко. – М.: Кнорус, 2013. – 288 с.

13. Маркетинг: общий курс/ под ред. Н.Я. Колюжновой, А.Я. Якобсона. – Омега-Л, 2012. – 476 с. – (высшее экономическое образование).

14. Маслова, Т.Д. Маркетинг: задачи, логистические схемы, тесты/ Т.Д. Мсалова, С.Г. Божук, Л.Н. Ковалик. – СПб.6 Питер, 2014. – 128 с. ил. – (Серия «Учебное пособие».

15. Панкрухин А.П. Маркетинг: Учеб. Для вузов / А.П. Панкрухин; Гильдия маркетологов. – 4-е изд., стер.. – М.: М.: Омега-Л, 2013. – 656 с. – (Высшее экономическое образование).

16. Шив, Чарлз Д. Курс МВА по маркетингу/ Чарльз Д. Шив, Александр Уотсон Хаэм/ Пер с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2012. – 717 с.).

17. Березин, И.С. Маркетинг и исследования рынков/ Березин И.С.. – М.: Рус.Деловая Лит., 2014. – 416 с.

18. Белявский, И.К. Маркетинговое исследование: информация, анализ, прогноз: Учебн. пособие/ И.К. Белявский. – М.: Финансы и стататистика, 2013.

19. Голубков, Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология, практика/ Е.П. Голубков. – 3-е изд. перераб. и доп..-  М.: Финпресс, 2012 - 493 с.

20. Елизарьев, Ю.В. Маркетинговые исследования/ Елизарьев Ю.В.// Ж.Д. трансп. – 2014. № 10. С. 10-14.

21. Каменева, Н.Г. Маркетинговые исследования/ Н.Г. Каменева, В.А. Поляков: Учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2012 – 439 с.

22. Ковалев, А.И. Маркетинговый анализ/ Ковалев А.И., Войленко В.В. -М., 2013.

23. Мешалкина, Ю.В. Поставщики марктеинговой информации/ Ю.В. Мешалкина// Маркетинг в России и за рубежом. – 2014. - №1. – С.58-64.

24. Фролов, Е.А. Состояние мирового рынка маркетинговых исследований/ Фролов Е.А.// Маркетинг в России и за рубежом. – 2013. №6. – С. 90-100.

25. Хруцкий В.Е. Современный маркетинг: настольная книга по исследованию рынка: Учеб. Пособие для вузов/ В.Е. Хруцкий. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2014 - 560с.

26. Черчилль, Г., Браун, Т. Маркетинговые исследования. 5-е изд./Пер. с англ под ред Г.Л. Багиева. – Спб.: Питер, 2012 – 704 с.: ил. – (Серия «Классический зарубежный учебник).

27. Алтынбаев Б.А., Истаева А.А. Основы маркетинга: учебное пособие / Под ред. д.э.н., профессора Н.К. Мамырова. – Алматы: Экономика, 2013. – 166с.

28. Дойль П., Штерн Ф. Маркетинг  менеджмент и стратегии 4-е изд. / Пер. с англ. – СПб: Питер, 2012. – 544с.: ил. – (Серия  «Классический зарубежный учебник»).

29. Ахметова К.А. Маркетинговая деятельность фирмы / К.А. Ахметова, М. Ж. Каманова, Г.Н. Накипова, Астана, 2012.

30. Мамедов М.Д. К вопросу об особенностях функционирования рынка услуг // Проблемы современной экономики, N 3(19)

31. Новаторов Э.В.  Международные модели маркетинга услуг// Маркетинг в России и за рубежом – 2014 – №3

32. Попов Е.В. Продвижение товаров и услуг: Учеб. пособие – М.: Финансы и статистика, 2012.

33. Консультант директора. Ценовая стратегия предприятия. 2012, №4.

34. Васильев Н.Э., Козлов Л.И. Формирование цены в рыночных условиях. М., 2013.

35. Алклычев А.М. Ценообразование в переходной экономике: Учеб. пособие – Махачкала: ИПЦ ДГУ, 2014. – 160 с.

36. Воронов Ю.П. «Умение назначить цену (пособие по практическому ценообразованию)». // ЭКО, 2012.

37. Солнце В. Государственное регулирование цен и контроль за их применением. // Экономист. 2013, №9.

38. Табачный Е., Пирадова Н. Маркетинг, 2014, №3.

39. Осин Г.П. Цены и ценообразование. М., 2013.

40. Экономист. Уровень и динамика потребительских цен на товары и услуги. 2012, №11, С. 64.

41. Воронов Ю.Б. Умение назначать цену. // ЭКО, 2014, №11, С. 211.

42. Котлер Ф. Основы маркетинга. – М., Прогресс, 2014.

43. Ценообразование / Под ред. проф. Салимжанова И.К. – М.: Финстатинформ, 2012.

44. Уткин Э.А. Цены. Ценообразование. Ценовая политика. – М., 2014.

45. Шуляк П.Н. Ценообразование. – М., 2013.

46. Кюте Е. Маркетинг в розничной торговле. – Штутгарт, 2012, 221 с.

47. Рише К. Экономика предприятия. – М.: Издательство «Аристей», 2013, 152 с.

48. Чубаков Г.Н. Стратегия ценообразования в маркетинговой политике предприятия. – М., Инфра-М, 2014, 219 с.

49. Цацулин А.Н. Ценообразование в системе маркетинга. – М.: Издательство «Филинъ», 2012, 300 с.