Документирование и инвентаризация (на примере организации ООО «Сластена»)

Содержание:

Введение

Документирование хозяйственных операций является одной из главных и отличительных особенностей бухгалтерского учета организаций, т.к. позволяют осуществлять контроль за хозяйственными процессами.

При любой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы являются свидетельством факта совершения хозяйственной операции, либо права предприятия на ее совершение.

Такие документы называются первичными. Они должны быть оформлены надлежащим образом в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. Иначе хозяйственные операции, оформленные неверно не могут считаться правовым экономическим событием (ст.9ФЗ от 06.12.11г №402 ФЗ).

Контрольные функции бухгалтерского учета предполагают выявление расхождений учетных данных с фактическими данными, внесение в данные бухгалтерского учета соответствующих коррективов и корректировку отчетности.

Бухгалтерский учет контролирует достоверность учетных данных о наличии имущества и данных о дебиторской и кредиторской задолженности с помощью инвентаризации (ст.11 ФЗ от 06.12.2011г №402-ФЗ).

Все вышесказанное подтверждает актуальность темы «документирование и инвентаризация».

1. Документ и документация

Документ – это письменное доказательство осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.

Документ - от латинского слова documentum (свидетельство, доказательство)

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. В целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры и кассовые ордера являются первичными документами ,но и к таким документам могут относиться договоры, контракты, акты и др.

Документация – это способ оформления хозяйственных операций документами. Она является важным элементом бухгалтерского учета, служит для наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Документирование-процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.

Документы применяются для контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением дисциплины.

Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: они подписывают документы, тем самым берут на себя ответственность за законность операции.

Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке, проверке и обработке документов(ст.9ФЗ от 06.12.11г №402 ФЗ).

А также производят контроль работники ревизионных и налоговых органов.

2. Классификация документов

Все документы классифицируются следующим образом:

2.1. Классификация по назначению

Документы делятся на распорядительные, исполнительные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

К распорядительным документам относятся: приказы, платежные поручения, чеки, доверенности и др. Распорядительные документы не подтверждают факт совершения хозяйственной операции, поэтому не отражаются в учете.

К исполнительным документам относятся: акты, квитанции, выписки из банка и др. Исполнительные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и отражаются в учете.

К документам бухгалтерского оформления относятся: мемориальные ордеры, бухгалтерские справки, расчеты, калькуляции и др. они не отражаются в учете, но их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

К комбинированным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, требования, наряды и др. такие документы используются для сокращения количества документов и облегчают работу.

2.2. Классификация по порядку отражения хозяйственных операций

В зависимости от порядка отражения операций документы делятся на первичные и сводные.

К первичным документам относятся : кассовые ордера, накладные, акты приемки выполненных работ и др.

Сводные документы - это сгруппированные и обобщенные по показателям документы, например отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости по заработной плате и др.

2.3. Классификация по способу охвата хозяйственных операций

По способу охвата документы делятся на разовые и накопительные.

Большинство первичных документов относятся к разовым, например: кассовые ордера, требования, наряды, накладные, акты и др.

К накопительным документам, отражающим однородные хозяйственные операции относятся такие, которые оформляются за определенный период – декада, месяц.

2.4. Классификация по месту составления

Документы, составленные самим предприятием, называются внутренними.

Документы, поступившие от других предприятий и организаций, называются внешними.

2.5. Классификация по способу составления

Документы могут быть составлены вручную с соблюдением всех правил и реквизитов , а также машинописным путем.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным. (для изучения классификации документов использованы Учебные материалы по дисциплине «Практические основы бухгалтерского учета имущества организации»)

3. Документооборот

Документооборот – это движение документов с момента их составления на предприятии или поступления от других организаций до передачи на хранение в архив.

График документооборота на предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. От качества оформления документов зависит полнота и достоверность учета хозяйственной деятельности на предприятии и отчетности. Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.

Термин «реквизит» - от латинского слова «необходимое».

Работники подразделений заполняют и представляют в определенные сроки документы, относящиеся к их сфере деятельности по графику документооборота. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Документы после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и по срокам , установленными главным бухгалтером.

Проверка документов должна осуществляться с точки зрения законности (согласно сметы, норм, расценок и др.), правильности оформления (правильное заполнение всех реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных лиц и др.) и проверки арифметических подсчетов.

Документы должны быть унифицированными, например кассовые ордера, банковские документы и др., а также каждое предприятие вправе разрабатывать некоторые формы документов самостоятельно, прописав это в своей учетной политике (п.4 ст.8ФЗ от 06.12.11г №402 ФЗ).

Не допускается исправление записей в банковских и кассовых документах. Исправления в других документах делаются путем зачеркивания одной чертой и внесения правильной записи над зачеркнутым текстом. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица ,совершившие операцию.

Затем следует произвести расценку (таксировку) документов, которые имеют только натуральные измерители, а поэтому требуют проставления цены и суммы (например требования, накладные и др.)

Следующим этапом работы бухгалтерии является группировка документов. Это позволяет сократить число записей в учетных регистрах. Для отражения в учете хозяйственных операций следует сделать контировку документов т.е. указать корреспондирующие счета (ст.10 ФЗ № 402).

После составления учетных регистров документы сдаются в архив на хранение. Важной функцией делопроизводства является систематизация и хранение документов. Дело – это документы, относящиеся к одному вопросу. Номенклатура дел это перечень дел с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия (ст.29 ФЗ от 6.12.11г №402-ФЗ).

Архивным законодательством установлены сроки хранения для каждых документов различные.

4. Инвентаризация

Инвентаризация это способ проверки фактического наличия основных средств, товарно–материальных ценностей, денежных обязательств и денежных средств для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Объектами инвентаризации выступают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материальные запасы, денежные средства, кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы (ст.11 ФЗ от 06.12.11 №402-ФЗ),(Приказ Минфина РФ от 13.06.95г.№49).

Инвентаризации должны проводиться в случаях:

а) передача имущества в аренду

б) преобразование предприятия, реорганизация или ликвидация

в) годовая отчетность

г) смена материально-ответственных лиц

д) факты хищения

е) стихийные бедствия

Расхождения между учетными данными и фактическим наличием могут быть по следующим причинам:

Естественные причины такие как изменение веса или качества товара по причине изменений температуры или влажности воздуха, порча грызунами и др.

Неточности при приемке или отпуске это так называемая пересортица.

Ошибка в учете происходит при арифметическом подсчете или описке в первичных документах.

Злоупотребления это обвесы, обмеры и хищения.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация может быть полная или частичная.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения средства предприятия. Она проводится, как правило, перед составлением годового отчета, после стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия.

Частичная инвентаризация проводится помимо полной инвентаризации и неоднократно, с целью обеспечения точности отчетных данных, борьбы с хищениями и укрепления финансовой дисциплины.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее намеченные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителя предприятия , вышестоящих или контролирующих органов , а также в связи со стихийными бедствиями или смене материально-ответственных лиц.

Инвентаризация проводится специальной комиссией, назначенной руководителем организации и утверждаемой специальным приказом.

В комиссию включают главного бухгалтера, специалистов различных служб и должно быть присутствие материально ответственных лиц. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

К началу инвентаризации должна быть закончена обработка всех приходных и расходных документов, сделаны все записи в учете и выведены остатки.

У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет на дату инвентаризации и что у них нет не оприходованных или не списанных в расход ценностей.

Все материальные ценности проверяются путем подсчета, взвешивания и обмера.

Данные инвентаризации заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает расписку о том, что все ценности в описи проверены в его присутствии, приняты им на ответственное хранение и что не имеется к комиссии никаких претензий. Затем инвентаризационные описи, которые являются документами, подтверждающими фактическое наличие ценностей передаются в бухгалтерию, где составляются сличительные ведомости, в которых сличают учетные данные с фактическими. Здесь же выводятся результаты инвентаризации т.е. излишки или недостачи.

Комиссия выявляет причины излишков или недостачи и принимает окончательное решение на основании письменных объяснений работников и других данных.

Все выводы и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия.

Расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета, выявленные в результате инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

излишки имущества приходуются, а сумма зачисляется на финансовый результат.

недостачи имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства

недостачи имущества и его порча сверх норм на счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков , то убытки списываются на финансовые результаты предприятия.

Таким образом, проводя инвентаризацию, можно иметь полную и достоверную информацию об имуществе организации и на ее основе формировать отчетность.

5. Инвентаризация на примере предприятия ООО «Сластена»

Рассмотрим проведение инвентаризации на примере предприятия ООО «Сластена».

ООО «Сластена» это предприятие, занимающееся розничной торговлей продовольственных товаров, где представлен широкий ассортимент кондитерских изделий.

Одной из главных задач руководство считает поддержание репутации своего предприятия. Для этого регулярно проводятся полные и частичные, плановые и внеплановые инвентаризации, прописанные в учетной политике. Полная инвентаризация делается один раз в год перед годовой отчетностью, а частичная для поддержания дисциплины.

Плановые инвентаризации проводятся один раз в месяц, т.к. расчеты по заработной плате с продавцами производятся после получения результатов инвентаризации.

Внеплановые инвентаризации проводятся в трех случаях:

1. при смене продавца
2. при возникновении подозрения на хищение имущества
3. порча имущества

Рассмотрим пример проведения внеплановой частичной инвентаризации, связанной со сменой продавца, работающего в торговом зале. Там же находится касса. Продавец является материально ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности (приложение 2 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002г.№85) Приказом руководителя предприятия ООО «Сластена» создана инвентаризационная комиссия, утвержден ее состав, определено содержание, объем, местоположение, порядок и сроки проведения инвентаризации.

Согласно приказа №17 от 05.10.2017г. инвентаризационная комиссия в составе:

Председателя-главного бухгалтера

Членов комиссии: бухгалтера, экономиста, оператора ЭВМ.

обязана провести внеплановую частичную инвентаризацию товаров в торговом зале и денежных средств в кассе торгового зала в связи со сменой продавца.

Инвентаризацию провести на 06.10.2017г. с 8-00 до 12-00часов.

На время проведения инвентаризации магазин закрыть.

С материально ответственного лица берется расписка о том, что все приходные и расходные документы внесены в отчет о движении материальных ценностей и сделан кассовый отчет. Движение документов прекращено. Был выведен остаток денежных средств на начало инвентаризации и плановый остаток товаров в торговом зале.

Комиссия присутствовала в полном составе и продавец не имел претензий к составу комиссии.

Акты инвентаризации унифицированные и составлены в трех экземплярах без помарок и исправлений: один экземпляр –в бухгалтерию, второй экземпляр –продавцу, сдающему смену, третий-продавцу принимающему товар и денежные средства (Пост. Госкомстата РФ от 18.08.98г №88).

В первую очередь проводят инвентаризацию денежных средств в кассе. Для этого используют унифицированную форму ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

При проведении инвентаризации наличных денежных средств в кассе была выявлена недостача в размере 100 рублей 00 коп. По кассовому отчету наличных денег в кассе должно быть 2700 рублей 00 коп., а при пересчете их оказалось 2600рублей 00 коп.

Из письменного объяснения продавца, объяснившего причину недостачи в кассе его ошибкой при расчете с покупателем, комиссия сделала вывод, что недостача произошла по вине продавца. Такая недостача относится на виновное лицо.

Учет результатов (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г.№94) инвентаризации наличных денежных средств будет следующим:

Дебет счета 94 «недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «касса»

100 рублей 00 коп.-сумма недостачи

Дебет счета 73/2 «расчеты с персоналом по прочим операциям/расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «недостачи и потери от порчи ценностей»

100 рублей 00 коп.-сумма недостачи

Продавец , виновный в недостаче, может внести 100 рублей в кассу предприятия , либо эта сумма будет удержана у него из заработной платы.

Для проведения инвентаризации остатков товаров в торговом зале используется форма ИНВ-3 «инвентаризационная опись», которая содержит название документа, наименование организации, структурного подразделения, дата и номер документа, на основании которого проводится инвентаризация, ее дата. В форму включена расписка материально ответственного лица. Нумерация строк ведется сквозная через всю ведомость. Опись товаров произведена по порядку расположения на витрине и полках. Наименование товаров указывается по номенклатуре и в единицах измерения ,принятых в учете. На каждой странице указано прописью число порядковых номеров товаров и общий итог количества, вне зависимости от того , в каких единицах измерения эти товары показаны. Не заполненные строки в описи прочеркнуты. Документ подписан всеми участниками инвентаризации в том числе материально ответственным лицом (сдавший товар продавец и принявший). Далее оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19, где сличаются фактические данные с учетными.

По итогам инвентаризации комиссия получила следующие результаты: по плану остаток товаров должен быть на сумму 547333 рубля, а фактический остаток составил 547874 рубля.

Таким образом в результате проведенной инвентаризации товаров был выявлен излишек в сумме 541 рубль.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности данный излишек необходимо оприходовать и отразить на финансовые результаты.

Следует сделать проводку: (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г.№94)

Дебет счета 41 «товары»

Кредит счета 91/1 «прочие доходы и расходы/прочие доходы»

Сумма излишка 541 рубль00 коп.

В результате инвентаризации наличных денежных средств выявлена недостача 100 рублей 00 коп.

В результате инвентаризации товаров в торговом зале выявлен излишек 541 рубль 00 коп.

Один продавец сдал, а другой принял товары и денежные средства на сумму 550574 рублей 00 коп.

Из итогов инвентаризации можно сделать выводы, что ООО «Сластена» регулярно контролирует сохранность товаров и денежных средств и обладает достоверными данными о материальных ценностях и денежных средствах своего предприятия.

6. Заключение

Первая часть работы посвящена изучению и описанию темы «документ», его разновидности и классификация, а также его дальнейшее движение в разделе «документооборот».

Во второй части работы рассмотрены правила инвентаризации и ее суть.

В третьей части сделана частичная внеплановая инвентаризация на примере предприятия ООО «Сластена» по всем правилам бухгалтерского учета и выведены расхождения фактических данных с учетными. Сделаны коррективы в учете материальных ценностей и денежных средств, что позволило правильно сделать передачу ценностей другому материально-ответственному лицу.

7. Список использованной литературы

1. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000г.№94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению».
2. Федеральный Закон №402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете».
3. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995г.№49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
4. Постановление Госкомстата РФ от18.08.1998г.№88(ред.03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
5. Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002г.№85 «Об утверждении перечней должностей, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной ответственности»
6. Учебные материалы по дисциплине «Практические основы бухгалтерского учета имущества организации».