Автоматизация учёта труда и заработной платы в компании Агро Холод

Содержание:

Введение

Выбрав данную тему я в первую очередь ориентировался на проблемы малых и средних предпринимателей, которых в нашей стране достаточно много. Как правило, в таких компаниях работает до 30 человек и вся бумажная работа проводится либо вручную, либо на компьютере в процессоре MS Excel и дублируется на бумажных носителях, что занимает огромное количество времени, являющегося наиболее ценным ресурсом практически в любом бизнесе.

Так же при использовании бумажных носителей выше затраты на хранение информации, так как бумага является одноразовым накопителем информации, к тому же, весьма недолговечным и при повреждении носителя, его необходимо заменить. Если есть электронная копия – сделать это достаточно просто, но при её отсутствии восстановить полную копию оригинала практически невозможно, из-за необходимости сканирования повреждённого документа. Ручной ввод тех же данных, что и на старом документе возможен лишь в редких случаях – при отсутствии изображений на документе, в любом виде: символы предприятия, подписи, изображения.

Учёт заработной платы идёт таким же медленным способом, из-за чего могут случаться задержки в выплатах или даже ошибки при подсчёте заработной платы работника, в частности – из-за человеческого фактора или повреждения одного из документов.

Так, электронные носители явно показывают свои преимущества: можно сделать сколько угодно копий, не теряются, не повреждаются (в случае правильно организованного хранения и настроенных бэкапов).

Переходя непосредственно к теме данной курсовой работы, хочу сказать, что автоматизация процесса приёма и обработки заявок поможет предприятию сократить число сотрудников, либо сократить их рабочий день, повысив его доходы. Так же это ускорит его работу как такового, исключит ошибки человеческого фактора при подсчёте заработной платы, исходящей из количества заказов и облегчит работу сразу нескольким отделам предприятия в целом.

Наиболее заметен результат будет малым предприятиям, которые готовы вложиться в своё дело. Так как в предприятиях такого типа на счету каждый работник, автоматизация – необходимая вещь в предприятиях такого типа.

При правильной настроенной автоматизированной системе вместо целого отдела может понадобится всего один специалист, следящий за работой автоматизированной системы и занимающийся её развитием по мере необходимости.

Сокращение рабочих мест поможет предприятию удерживаться на плаву дольше, в случае временной нехватки денежных средств, но это не единственное, что я хочу предложить в своём проекте.

Так же я предлагаю включить систему автоматической обработки заявок с последующей корректировкой заработной платы, зависящей от сложности выполняемой работы.

Как правило, в компаниях уже существует примерный прайс-лист на осуществляемые работы и я буду его использовать в своём курсовом проекте.

Таким образом, что будет иметь предприятие, использующее только электронные документы, дублированные на сервере, с автоматической системой начисления заработной платы и регулированием её от количества поступивших и выполненных заявок:

- Предприятие будет иметь более быструю систему реагирования, чем конкуренты.

- Снизятся расходы на содержание отделов бухгалтерии

- Снизятся расходы на хранение носителей информации, ведь электронные носители занимают намного меньше места

- Практически исчезнет проблема потери документов

- Документы всегда будут доступны всем членам компании (в зависимости от политики безопасности компании)

Думаю, это достаточно серьёзные аргументы, которые заставят задуматься ответственных лиц предприятий о включении автоматизированных систем учёта заработной платы в свою компанию, что может принести прибыль и сделать ситуацию в компании более стабильной.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Компания Агро Холод занимается монтажом и ремонтом холодильных камер на заказ под ключ и производит первичные консультации по вопросам строительства, ремонта и модернизации холодильного оборудования.

Проектирование и монтаж холодильных, складских, испытательных, строительных камер и строений любой сложности и конфигурации из сэндвич панелей.

Камеры или постройки с нестандартной планировкой

Благодаря типу используемых сэндвич панелей, мы можем построить холодильную камеру или склад любой конфигурации, при необходимости хоть треугольный. Используемые сэндвич панели позволят обшивать колонны, находящиеся внутри холодильных камер, для избежания температурных мостиков. Наш опыт позволяет строить камеры и помещения практически любой длины и высоты, используя технологию подвесных потолков. Мы можем построить холодильный склад внутри помещения со сложной конфигурацией, по максимуму используя всё доступное пространство. Мы готовы предложить решения по утеплению и усилению полов в низкотемпературных камерах, позволяющие перемещать внутри продукцию, не только штабелерами но и с помощью складских погрузчиков.

Камеры с нестандартным оборудованием

Мы имеем большой опыт в проектировании и монтаже камер с дополнительным нестандартным оборудованием, как то: установка увлажнителей и осушителей воздуха для поддержания влажности. Монтаж дефростеров, для разного типа продукции (икра, мясо, рыбы и др.). Установка фильтров разной степени очистки, ионизаторов и кварцевых ламп. Мы можем дооснастить камеру/склад воздушными завесами или силиконовыми шторками и выключателями позволяющими при открывании двери автоматически включать свет, выключать вентиляторы воздухоохладителя и бактерицидные лампы (при их наличии). По желанию заказчика холодильные камеры могут быть оборудованы удаленным мониторингом за температурой, а склады видеонаблюдением через интернет.

Камеры с любым температурным режимом

Наши знания и опыт позволяют спроектировать и построить камеру с любыми температурными режимами и заданиями по поддержанию температуры. Наша компания имеет опыт в строительстве холодильных камер, внутри которых в любой произвольной точке температура воздуха должна соответствовать заданной, с дифференциалом в 1 градус (для хранения лекарств, крови, образцов ДНК и др.). Мы имеем опыт в проектировании и монтаже испытательных камер со сверхнизкими температурами, с применением двухступенчатого охлаждения до -70С, с тепловым оборудованием и агрегатами для создания в объеме заданной влажности. Наши инженеры могут предложить оборудование для высокотемпературных камер (+10С — +15С), среднетемпературных (-5С — +5С) и низкотемпературных (-20С — -10С). Мы можем смонтировать камеры как с динамическим так и со статическим теплообменным оборудованием (мясо, рыба, цветы, музейные экспозиции).

Холодильные склады и камеры для мест с экстремальными условиями эксплуатации

Для заказчиков, которым требуются холодильные склады или камеры для эксплуатации в тяжелых условиях, мы можем предложить сэндвич панели уличного исполнения, позволяющие обойтись без дополнительной защиты. Холодильное оборудование будет индивидуально подобрано по Вашим запросам, учитывая особенности эксплуатации. Для жаркого климата или помещений со слабой вентиляцией подойдет конденсатор повышенной производительности. Для работы при низких температурах мы предложим зимнее исполнение холодильного агрегата. В камерах не позволяющих разместить стандартный воздухоохладитель можно установить аналогичный по мощности, но более компактный испаритель.

Строительство складов, зданий и хранилищ от фундамента до крыши.

Мы располагаем ресурсами для возведения металлоконструкций любой сложности. Фундаменты для всех типов грунтов — ленточный, плита, сваи. Металлоконструкции любой высоты с меж этажными перекрытиями. Мы можем оказать содействие в получении согласований и подключение всех коммуникаций.

Компания всегда готова принять ваш вызов по телефону или электронной почте. В случае телефонного вызова обеспечивается наибольшее быстродействие и отклик на вашу проблему. В случае наличия свободных бригад, к вам будет немедленно выслана одна из них, в случае подтверждения условий работы и диагностики.

Таблица 1

№ П/П	Наименование характеристики	Значение показателя на определённую дату либо за период
1	Количество работников, необходимых для проведения работ по учёту труда и заработной платы	4 человека
2	Средняя заработная плата сотрудника отдела бухгалтерии	25000 рублей
3	Средняя скорость реагирования на заявку потребителя	6-12 часов
4	Средняя скорость обработки и учёта труда и заработной платы	4~6 транзакций в час
5	Затраты на учёт труда и заработной платы	1 ч/ч на транзакцию

1.2. Организационная структура управления предприятием

Рисунок 1Схема организации компании Агро Холод

Цели функционирования отделов:

Генеральный директор -

• управление предприятием
• контроль его работы
• оптимизация эффективности взаимодействия отделов компании
• составление стратегии развития предприятия и её реализации
• контроль работы отделов, проверка учёта документооборота.

Заместитель генерального директора -

• помощь в управлении предприятием
• принятие на себя ответственности в случае отсутствия генерального директора на рабочем месте.
• Проверка работы подчинённых отделов
• Проверка наличия материалов с рабочего места
• Внеплановая закупка необходимых материалов

Бухгалтерия -

• ведение первичного бухгалтерского учёта
• начисление заработной платы сотрудникам предприятия
• ведение налогового учёта
• ведение управленческого учёта
• составление налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию
• сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию
• минимизация налоговых выплат

Операторы технической поддержки -

• ведение базы данных
• обработка информации
• обработка электронной почты, клиентских заявок
• ведение документации
• архивирование документации
• работа с оргтехникой
• составление и оформление отчётов

Специалисты по монтажу и ремонту установок -

• Принятие заявок
• Выезд по требованию
• Ремонт установок по требованию
• Поддержание установок в рабочем состоянии
• Монтаж установок по требованию

2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Необходимо рассмотреть процесс учёта и распределения заработной платы, исходя из получаемых техническим отделом и бухгалтерским отделом данных. Нужно получать данные по необходимым к проведению работам, закупленным ресурсам, выполненным работам, выплатам работникам, полученным выплатам за работы и по занятости каждой из бригад. Сейчас все операции выполняются вручную. Оператор должен принять вызов, провести опрос заказчика и внести всю информацию в базу данных, после чего идёт долгая цепочка практически ручной обработки массива данных.

На данный момент для обработки данных используются следующие средства:

• Электронная почта
• Электронная база данных
• Бумажная база данных
• Информативный сайт
• Средства коммуникации между сотрудниками компании
• Средства электронного счёта

Не смотря на наличие компьютеров у всех сотрудников компании, отсутствие автоматизации на производстве сильно замедляет работу всего предприятия. Для увеличения производительности я предлагаю прекратить использовать бумажные носители информации, заменив их на полностью электронные с дублированием данных и автоматизировать процесс принятия заявок и начисления заработной платы. Благодаря современным информационным технологиям предприятие сможет не только ускорить обработку поступающих данных, но и сократить расходы на обработку той же информации за счёт использования автоматизированных систем вместо живых людей. К тому же уменьшается вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором.

В этом курсовом проекте рассматривается работа IT-отдела (операторов технической поддержки) компании Агро Холод

Рисунок 2 Деятельность IT отдела компании Агро Холод

Характеристика работы отдела показана на изображении 2.

Входными потоками в изучаемой работе являются оборудование, используемое программное обеспечение и заказы клиентов компании.

Работа отдела регламентируется уставами компании и списком цен на установленные работы для консультирования клиентов и использования их в необходимых расчётах.

Выходными потоками являются исправная информационная система (оборудование, программное обеспечение, обученные специалисты), табель о заработной плате, направляемый в бухгалтерский отдел и отчёт о работе информационной системы и отдела в целом.

Изучив эту схему, можно сделать вывод, что работой отдела является обслуживание рабочих мест компании и их элементов, администрирование аппаратного и программного обеспечения, ведения документов-отчётов о проделанной работе, консультация клиентов по поводу заказов, их оформление, учёт и выдача табелей о заработной плате отделу бухгалтерии.

Составление и учёт архива документов остаётся в рамках существующей на предприятии системы электронного документооборота с упразднением бумажных носителей, в целях упрощения администрирования.

Процесс обслуживания рабочих мест состоит из:

- Периодическую проверку аппаратной части рабочего места, исправление неполадок

- Периодическую проверку программной части рабочего места, исправление неполадок

- Исправление неполадок, обнаруженных пользователями данной информационной системы

- Ведение отчётов, архивов

- Ведение инвенторизационной ведомости

При необходимости в точной информации того или иного рода должны иметься системы, позволяющие получить информацию в кратчайшие сроки, либо на месте должны находиться компетентные специалисты, которые могут подготовить её в наиболее короткий срок.

3. Информационная обеспечение задачи

3.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель — модель объекта, представленная в виде информации, описывающей существенные для данного рассмотрения параметры и переменные величины объекта, связи между ними, входы и выходы объекта и позволяющая путём подачи на модель информации об изменениях входных величин моделировать возможные состояния объекта.

Информационная модель (в широком, общенаучном смысле) — совокупность информации, характеризующая существенные свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром.

Как правило, информационная модель представляет собой схему или диаграмму движения потоков и функций предметной области, объясняет на основе каких входных документов и какой полученной информации происходит выполнение функций по обработке и использованию данных и создание определённых выходных документов.

Информационная модель представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 Информационная модель

3.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

В целях учета используются классификаторы, перечисленные ниже:

- Форматов документов. Локальный тип классификаторов, уникальное содержание на каждом предприятии, отрасли, странах.

- Сотрудников. Локальный тип классификаторов. Например, конкретный список сотрудников может может быть использован только в определённой компании.

- Документов. Государственный тип классификаторов. Используется не только на предприятии, но и в других организациях страны.

- Оснований заказа. Локальный тип классификаторов. Записи, сформулированные, записанные и используемые только в пределах компании.

- Заказы клиентов. Локальный тип классификаторов. Записи, сформулированные, записанные и используемые только в пределах компании.

Требования к системе классификации и кодирования для задачи учёта и выплаты заработной платы:

- Классификаторы, используемые в фирме должны совпадать на всех устройствах

- Программное обеспечение должно обеспечивать определённую автономность работы

- Формы документов должны соответствовать внутренним и внешним стандартам

- Структура документов должна соответствовать характеристикам устройств, предполагаемых для работы с ними

- Графические и мультимедийные сообщения должны быть общеприняты в компании

Учитывая необходимые задачи, составлен список справочников, необходимых системе:

- Аппаратное обеспечение

- Программное обеспечение

- Должности

- Подразделения

- Прайс-лист

3.3. Характеристики нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Входной информацией для проекта системы компании «Агро Холод» являются сведения о сотрудниках предприятия, аппаратном и программной обеспечении предприятия и заказах предприятия. На данный момент данные существуют как в цифровом, так и в печатном виде.

Данные должны поступать в систему через лёгкий клиент (окно веб-обозревателя) путём ручного ввода или автозаполнения.

В систему вводятся следующие данные:
- ФИО сотрудника

- Наименование отдела

- Личный номер сотрудника

Документ, содержащий сведения об аппаратном и программном обеспечении так же вносится в систему и содержит следующий реквизиты:

- Производитель

- Тип оборудования

- Модель

- Серийный номер

Для обеспечения работы системы предусмотрены справочники, приведённый в таблице

Таблица 2

№ пп	название справочника	ответственный за ведение	средний объём справочника в записях	среднюю частоту актуализации	средний объем актуализации, %
	Компьютер	Администратор	10	1 раз в год	10
	Справочник Правила подачи заявки	Администратор	75	1 раз в месяц	10
	Справочник Заявки пользователей	Администратор	250	1 раз в месяц	10
	Справочник Решённые заявки	Администратор	200	1 раз в месяц	10

3.4. Характеристика результатной информации

Основным результатом документооборота для разработанной системы учёта заработной платы является список программного обеспечения и минимальных требований к аппаратному обеспечению каждого компьютера, используемого на предприятии. Он формируется на основании справочников, указанных выше и содержит следующие реквизиты:

- Порядковый номер

- Серийный номер

- Инвентарный номер

- Тип

- Модель

- Список машин

- Общие характеристики машин

- Список всего аппаратного обеспечения

- Список всех установленных программ

- Список актуальных заявок от пользователей

- Актуальный прайс-лист

4. Программное обеспечение задачи

4.1. Общие положения

Пользователями системы являются сотрудники IT-отдела, отвечающие за учёт заявок пользователей и заработной платы.

Их функции в виде схемы приведены на рисунке 4

Рисунок 4 Дерево функций пользователя

На основании данных функций формируется сценарий диалога, схема которого представлена на рисунке 5

Рисунок 5 Сценарий диалога

4.2. Характеристика баз данных

Разработанная база данных включает следующий таблицы:

- Компьютер

- Справочник Пользователи

- Справочник Учёт заработной платы

- Заявки пользователей

- Решённые заявки

- Сотрудник

- Прайс-лист услуг

Рисунок 6 ER-Модель

База данных состоит из 6 таблиц, в каждой из которой хранятся данные определённого типа.

Все отношения в базе данных находятся в третьей нормальной форме, следовательно так же и в первой, и во второй, то есть, каждый не первичный атрибут не зависит от первичного ключа и каждое отношение нормализовано.

4.3. Структурная схема пакета

Программные модули, образующие структуру пакета, делятся на три класса: управляющие модули, предназначенные для инициализации главного меню и передачи управления другому модулю; модули, выполняющие служебные функции; модули, связанные с вводом, хранением, обработкой и выдачей информации. От класса модуля зависят его функции.

Работа с проектом осуществляется через любой браузер. Вызов функций осуществляется через интернет-обозреватель.

Рисунок 7 Схема вызова программных модулей

Характеристика программных модулей по таблице 4

Наименование модуля	Функции модуля
Модуль ПМ1	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочников
Модуль ПМ 2	Содержит предопределенные процедуры учета оборудования и формирования результатных документов
Модуль ПМ 3	Содержит предопределенные процедуры учета сотрудников
Модуль ПМ 4	Содержит предопределенные процедуры , позволяющие осуществить выход из системы

Программа состоит из уровней клиента, сервера и базы данных.

Клиент – это интерфейс, через который пользователь может взаимодействовать с системой в целом. Первый уровень.

Сервер – содержит большую часть бизнес-логики.

База данных – хранит данные.

Сервер взаимдействует с базой данных через СУБД MSAccess или MySql.

5. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Заключение

В своём проекте я рассмотрел, как большая часть малого бизнеса, а в конкретном примере компания «Агро Холод» может сократить свои расходы и ускорить время реакции на заявки клиентов.

Всё что необходимо, как правило, уже есть в большинстве компаний, нужно только провести оптимизацию процессов и настройку оборудования. В определённых случаях необходимо докупить сервер, что даже самое малое предприятие может себе позволить (поддержанные сервера иногда продаются ~7 тысяч рублей). К тому же, проект окупится достаточно быстро.

Ручная работа сейчас во многих компаниях является рудиментом, а произошло это из-за развития информационных технологий, повсеместного их внедрения и постепенного их удешевления. Так, сейчас намного дешевле разово купить оборудование и программное обеспечение, которое будет работать в круглосуточном режиме, пока вы его не замените, чем нанимать работника, которому нужен отдых, питание, и иногда больничный. И опять же нельзя забывать про человеческий фактор.

На примере этой компании я показал, как это можно устроить, в виде схем IDEF0, ER-модели и наиболее упрощённой блок-схемы. В идеальных условиях всё должно выглядеть примерно так: заказ поступил через веб-форму на сервер, сервер проверил, существует ли подобный заказ в стоимостных списках, оценил заказ и отправил его свободной бригаде на выполнение, занеся копию в свою базу данных, с которой в будущем сможет работать бухгалтерия. Когда заказ выполнен, сервер изменяет статус заказа и вносит заработную плату на счёт работника внутри компании.

Таким образом, большая часть бумажной работы, требующей дополнительных ресурсов денег и времени отпадает. Нет необходимости заверять каждый документ у вышестоящего звена лично, достаточно электронного уведомления.

В дальнейшем, систему можно будет развивать, и у работников появится возможность просматривать свой примерный заработок, план работы на день, неделю и так далее.

Наиболее затратно в этом проекте лицензионное программное обеспечение, которое придётся разрабатывать с нуля, под нужды именно этой компании. Естественно, с учётом всех специфик конкретного предприятия, что обеспечит должный уровень работы на долгое время работы.

Так же немаловажным будет заметить, что с данной работой ознакомились на предприятии и согласились с её потенциальной эффективностью, но в период экономического спада и тяжёлых времён, в том числи и для компании, осуществлять этот проект даже не нецелесообразно, а банально не на что.

Таким образом, мы получаем, что вышеуказанные улучшения предприятия возможны, но проверить их на практике, к сожалению, пока нет возможности, только теория.

Естественно, данный проект так же имеет некоторые риски, так как предполагает сокращение штата, и работники могут уйти до запуска проекта или же в случае его неудачи. Так же возможна неудача, в следствии которой денежные средства, инвестированные в проект будут потрачены зря.

Но учитывая специфику предприятия и опыт работы на рынке, а так же общую ситуацию в стране для малых и средний предприятий, их мотивы более чем обоснованы. Конечно, некоторая степень автоматизации присутствует, и её хватает на данный момент.

В ходе работы были выявлены так же слабые места предприятия, о которых было доложено начальству и приняты меры к их исправлению.

Я же предлагаю расширить её, убрав ненужные звенья, либо сократив их до администраторов автоматизированной системы. Вместо нескольких человек, перепечатывающих одну и ту же бумагу из раза в раз, получится всего одна система, сохранившая ту же информацию в разы быстрее, точнее и долговечнее.

Вместо шкафов будет достаточно одного сервера, и вместо целого офиса – одного-двух человек. Конечно, данный проект хоть и реализован на примере конкретной фирмы имеет место быть и в других предприятиях.

Предприятие, для которого я писал проект, можно сказать, является типовым, и практически всё вышесказанное можно отнести и к другим предприятиям схожего типа и ускорить их работу, так же сократив необходимое место.

Исходя из всего вышесказанного, проект может увенчаться успехом, при наличии спонсоров, но недостаточно красочен для привлечения таковых со стороны, т.к. гарантирует прирост прибыли предприятия ~90-120 т.р. в месяц, чего крайне недостаточно спонсорам.

Но задача курсового проекта – создание проекта информационной системы по автоматизации учёта заработной платы выполнена.

Фирма признала проект жизнеспособным.

Цели проекта выполнены.

Список использованной литературы:

1. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование
информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.

2. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем, учебник -
М.: Форум - 2012, 320 с.

3. Дубейковкий В.И. Эффективное моделирование с AllFusion Process
Modeler 4.1.4 и AllFusion PM – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2007 – 384 с.

4. Дубейковкий В.И. Практика функционального моделирования с
AllFusion Process Modeler 4.1. Где? Зачем? Как? – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2007
– 464 с

5. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных:
Учебник для высших учебных заведений / под. Ред. Проф. А. Д. Хомоненко.
– 5-е изд., доп. – М.: Бином-Пресс; СПб.: КОРОНА принт, 2006. – 736 с.

6. Федотова Д.Э., Семенов Ю.Д., Чижик К.Н. CASE-технологии:
Практикум. – М.: Горячая линия - Телеком, 2005 – 160 с.