Автоматизация учёта труда и прибыли

Содержание:

Введение

Учёт труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учёта в организации. Работники организации, занимающиеся расчётами оплаты труда, повседневно сталкиваются с необходимостью обращаться к нормативным материалам. Начисление заработной платы, премирование, различные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством о труде, льготы, надбавки, оплата листков временной нетрудоспособности и социальных пособий - вот неполный перечень вопросов, в которых бухгалтер должен разбираться, чтобы избегать ошибок и санкций трудовых инспекций и налоговых органов. Кроме того, расчёты с работниками в современных условиях постоянно усложняются.

Целью является изучение автоматизированного учёта труда и заработной платы в Библиотеке «Литра», полноты использования применяемого программного комплекса бухгалтерского учёта на этом участке, определения путей совершенствования автоматизации учётного процесса. Для осуществления поставленной цели необходимо решение следующих задач:

• рассмотреть теоретические аспекты автоматизации бухгалтерского учёта труда и его оплаты;
• рассмотреть существующую организацию учёта труда и заработной платы в исследуемом учреждении;
• изучить степень использования возможностей применяемого в бухгалтерском учёте программного комплекса для этих целей;
• определить возможности наиболее эффективного использования программного комплекса в организации.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области

   1. Характеристика предприятия и его деятельности

Литра - национальная библиотека Российской Федерации, крупнейшая публичная библиотека в России и континентальной Европе и одна из крупнейших библиотек мира; ведущее научно-исследовательское учреждение в области библиотековедения, библиографии и книговедения, методический и консультативный центр российских библиотек (кроме специальных и научно-технических), центр рекомендательной библиографии.

Услуги, предоставляемые библиотекой:

• Выдача книг
• Проведение лекций
• Обеспечение информации о событиях общественной жизни, о достижениях науки и практики, культуры, искусства через официальные источники.

В работе поставлена задача автоматизации учета труда и заработной платы. В наше время людям хочется быстро и удобно получать зарплату, а также иметь возможность узнать на сколько процентов выполнен месячный план.

• 1. Организационная структура управления предприятием

«Литра» имеет свою организационную структуру (рис. 1.1)

Рисунок 1.1 Организационная структура

Основными функциями подразделений являются:

1. Отдел Архивариуса

• Заведует книгами в хранилище
• Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
• Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения

1. Системный администратор

• Установка и обслуживание компьютерной и офисной техники, оргтехники, внутренней АТС.
• Обеспечение безошибочной работы системного программного обеспечения (ОС Windows, Windows Server).
• Обеспечение работоспособности и безопасности сети компании.
• Установка, настройка и обновление офисного и прикладного ПО (MS Office, 1С и т.п.).
• Обеспечение резервного копирования данных (а также восстановление данных при необходимости).
• Техническая поддержка и помощь пользователей.
• Составление отчетов о проделанной работе.

1. Программист

• Принимает участие в разработке единого плана библиотечного обслуживания населения района.
•  Совместно с организационно-методическим отделом:

- анализирует состояние библиотечно-библиографического и информационного обслуживания читателей

- составляет комплексные перспективные и текущие планы, а также отчеты о работе с читателями»; контролирует работу структурных подразделений по обслуживанию читателей оказывает им практическую немощь в совершенствовании форм и методов пропа­ганды книги и руководства чтением

• Разрабатывает на основе анализа математических моделей и алгоритмов решения экономических и других задач программы, обеспечивающие возможность выполнения алгоритма и соответственно поставленной задачи средствами вычислительной техники, проводит их тестирование и отладку.
• Разрабатывает технологию решения задачи по всем этапам обработки информации.

Основными функциями генерального директора являются общий контроль за деятельностью предприятия и подписание договоров с заказчиками. Предприятие имеет линейно-функциональную организационную структуру, функциональные звенья не имеют права принятия решения и непосредственного

руководства нижестоящими подразделениями, однако принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных функций управления. Руководители функциональных служб через вышестоящего линейного руководителя взаимодействуют с основными управленческими звеньями.

• 1. Автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.

Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся

одной из актуальных интеграций в нашу жизнь. Создание мощных компьютерных систем помогают вести учет книг, документов, данных о сотрудниках и т.д. Если библиотека имеет сеть таких библиотек, она также может иметь доступ ко всем компьютерам.

Рисунок 1.2

Рисунок. 1.3 Диаграмма IDEF0 2 уровень

В данной схеме IDEF0 представлен бизнес-процесс учета труда и заработной платы. Производится расчет налогов на зарплату, затем сверяются данные по отработке плана сотрудника (все данные сверяются по БД организации и по регламенту), после всего ознакомления с данными – начисляется зарплату на заработную карту сотрудника.

Общая информация о книгах должна включать в себя:

• надзаголовочные данные;

• сведения об авторах и других лицах, участвовавших в создании издания;

• заглавие издания;

• подзаголовочные данные;

• выходные данные;

• выпускные данные и сведения над ним;

• сведения о перепечатке;

• классификационные индексы УДК, ББК и авторский знак;

• Международный стандартный номер книги (ISBN);

• Международный стандартный номер сериального издания (ISSN);

• знак (знаки) охраны авторского права;

• макет аннотированной карточки.

IDEF0 - 1уровень декомпозиции

Рисунок 1.4 3 уровень

• Вход. Так обозначают материал или информацию, которые станут результатом на выходе.
• Управление. Нормативные, регламентирующие и управляющие данные, которыми руководствуется процесс во время своего исполнения.
• Выход. Информация или материал, которые являются результатом работы, которые дают возможность «теоретически» осмотреть, что показывает IDEF0 диаграмма. Примеры реализации различных систем в такой модели можно найти в открытом доступе.
• Механизм. Ресурсы, необходимые для выполнения работы.
• Вызов. Часть работы, которая выполняется за рамками процесса.

IDEF0 – 2 уровень декомпозиции

Рисунок 1.5

На этой диаграмме показан бизнес-процесс.

Прецедентная диаграмма

Рисунок 1.5

Основное назначение диаграммы — описание функциональности и поведения, позволяющее заказчику, конечному пользователю и разработчику совместно обсуждать проектируемую или существующую систему.

При моделировании системы с помощью диаграммы прецедентов системный аналитик стремится:

• чётко отделить систему от её окружения;
• определить действующих лиц (актёров), их взаимодействие с системой и ожидаемую функциональность системы;
• определить в глоссарии предметной области понятия, относящиеся к детальному описанию функциональности системы (то есть прецедентов).

Работа над диаграммой может начаться с текстового описания, полученного при работе с заказчиком. При этом нефункциональные требования (например, конкретный язык или система программирования) при составлении модели прецедентов опускаются (для них составляется другой документ).

Рисунок. 2.2 Диаграмма деятельности

На рисунке (2.2) представлена «диаграмма деятельности» Диаграммы деятельности используются при моделировании бизнес-процессов, технологических процессов, последовательных и параллельных вычислений.

Диаграммы деятельности состоят из ограниченного количества фигур, соединённых стрелками. Основные фигуры:

1. Прямоугольники с закруглениями — действия
2. Ромбы — решения
3. Широкие полосы — начало (разветвление) и окончание (схождение) ветвления действий
4. Чёрный круг — начало процесса (начальный узел)
5. Чёрный круг с обводкой — окончание процесса (финальный узел)

Стрелки идут от начала к концу процесса и показывают потоки управления или потоки объектов (данных).

1. Техническое и программное обеспечение предприятия

2.1 Структура и состав предприятия

Рассмотрим техническое обеспечение (рисунок 1.2). Используемые в

настоящее время в офисе программные средства, такие как

1С:Бухгалтерия 7.7 и MS Office, выдвигают относительно невысокие требования к

техническому обеспечению. В компании используются 5 компьютеров с

техническими характеристиками:

• Asrock D1800B-ITX Celeron 2xDDR3 mini-ITX AC`97 6ch(5.1) GbLAN +VGA+HDMI
• ВидеокартаIntel HD Graphics
• ПроцессорIntel Celeron J1800 2.41ГГц
• Размеры корпуса170x350x395мм
• Оперативная памятьDDR3 4096МБ 1600МГц
• Операционная система компьютера Windows 10 Home 64-bit Single Language

Также присутствуют 2 коммутатора с техническими характеристиками:

• D-link DGS-1210-28
• Wi-Fi-роутер
• Стандарт Wi-Fi:
• 802.11a/b/g/n, 802.11ac
• Макс. скорость: 5334 Мбит/с
• Поддержка опционального 4G-модема
• Коммутатор 4xLAN

В арсенале еще есть 4 МФУ принтера с техническими характеристиками:

• МФУ для среднего офиса, ч/б лазерная печать, до 33 стр/мин, Макс. формат печати A4 (210 × 297 мм)

Сервер приложений:

• До 512 ГБ DDR4 — 2133 МГц, 16 слотов (RDIMM/LRDIMM)
• 
  До 8 x 3,5 дюйма или до 24 x 2,5 дюйма
• 2 встроенных адаптера Ethernet 1 Гб/c; 1 встроенный адаптер Ethernet 1 Гб/с (выделенный, для использования с ThinkServer System Manager);

Сервер БД:

• 12x 3.5" SAS / SATA Hot-swap drive trays and optional  2x 2.5" Hot-swap SAS/SATA Drive Bays on rear side of Chassis
  *SAS or enterprise SATA HDD only recommended

Файловый сервер AND-Systems 2 x Intel Xeon E5-2620v4

Маршрутизатор Wi-Fi роутер ASUS EA-AC87 с техническими характеристиками:

• Wi-Fi-роутер
• стандарт Wi-Fi: 802.11a/b/g/n/ac
• макс. скорость: 1734 Мбит/с
• коммутатор 5xLAN
• скорость портов 1000 Мбит/сек
• Wi-Fi-роутер
• стандарт Wi-Fi: 802.11a/b/g/n/ac
• макс. скорость: 1734 Мбит/с
• коммутатор 5xLAN
• скорость портов 1000 Мбит/сек

Рисунок 1.2 Техническая структура

2.2 Описание программных модулей

Библиотека работает на программе «1С:Предприятие 8». 1С: предприятие довольно распространённый программа в организациях.

Система программ «1С:Предприятие 8.х» включает в себя саму платформу и программные продукты, разработанные на ее основе для ведения учета, например «1С:Бухгалтерия 8». На одной платформе можно автоматизировать деятельность подразделений компании, разных компаний и направлений бизнеса, докупая соответствующие конфигурации программ и интегрируя их в единое информационное пространство.

Microsoft Office не нуждается в представлении, поэтому я просто перечислю ее основные приложения.

Основные приложения Microsoft Office:

• Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
• Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;
• Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
• Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
• Outlook — менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;
• FrontPage — система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов;
• Photo Draw — графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;
• Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
• Small Business Tools — специализированный инструментарий, предназначенный для работы с информацией и осуществления бизнес-анализа;
• Internet Explorer.— Web-обозреватель для сети Интернет, предназначен для поиска данных разного типа.
  1. Характеристика базы данных (диаграмма ERD-сущность-связь).

ER-модель — модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области.

ER-модель используется при высокоуровневом (концептуальном) проектировании баз данных. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями.

Во время проектирования баз данных происходит преобразование ER-модели в конкретную схему базы данных на основе выбранной модели данных (реляционной, объектной, сетевой или др.).

ER-модель представляет собой формальную конструкцию, которая сама по себе не предписывает никаких графических средств её визуализации. В качестве стандартной графической нотации, с помощью которой можно визуализировать ER-модель, была предложена диаграмма «сущность-связь».

Рисунок. 1.3 ERD- модель

Рисунок 1.4 Информационная модель

Таблица 2.1 Сущность «Библиотекари»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Табельный номер сотрудника	Ключевое поле	Счетчик	Длинное целое
Имя		Короткий текст	255

Таблица 2.2 Сущность «Книга-библиотекарь»

Эта таблица является связующей между «Библиотекари» и «Книги».

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Табельный номер сотрудника	Ключевое поле	Числовой	Длинное целое
Уникальный номер (ISBN)		Числовой	Длинное целое

Таблица 2.3 Сущность «Книги»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Уникальный номер (ISBN)	Ключевое поле	Числовой	Длинное целое
Название		Короткий текст	255
Имя автора		Короткий текст	255
Год выпуска		Числовой	Длинное целое
Жанр		Короткий текст	255

Таблица 2.4 Сущность «Книговыдача»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Дата выдачи		Дата и время	Полный формат даты
Уникальный номер книги		Числовой	Длинное целое
ID читательского билета		Числовой	Длинное целое
ID выдачи	Ключевое поле	Числовой	Длинное целое
Сотрудник		Числовой	Длинное целое

Таблица 2.5 Сущность «Читатели»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Номер читательского билета	Ключевое поле	Числовой	Длинное целое
Имя		Короткий текст	50
Фамилия		Короткий текст	50
Отчество		Короткий текст	50
Номер мобильного телефона		Короткий текст	11
Улица		Короткий текст	100
Номер дома		Короткий текст	99

Таблица 2.6 Сущность «Списание»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Номер читательского билета	Ключевое поле	Числовой	Длинное целое
Дата выдачи		Дата и время	Полный формат даты
Фамилия выдавшего сотрудника		Короткий текст	50

1. Контрольный пример реализации и его описание

Для начала необходимо выполнить запуск базы данных, после чего

откроется интерфейс Microsoft Access.

Перед началом работы следует для целостности данных через формы

заполнить таблицы: Сотрудники (Рис 3.1), Поставщики (Рис 3.2) и добавить

несколько наименований материалов.

Рисунок 1.1 Форма «Библиотекари»

Ввод в таблицу библиотекарей через форму

Рисунок 1.2 Форма «Книги»

Ввод данных в таблицу через форму

Рисунок 1.3 Форма «Книговыдача»

Ввод данных в таблицу через форму

Рисунок 1.4 Форма «Читатели»

Ввод данных в таблицу через форму

Рисунок 1.5 Форма «Читательские билеты»

Ввод данных в таблицу через форму

После ввода всех необходимых для учёта данных в отчёте можно

ознакомиться с расходом материалов, списаниями и поставками с

изменениями и вводом новых входных значений данные автоматически вносятся в отчёт и подсчитывается количество имеющихся материалов.

Для чего нужны отчеты?

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

Рисунок 2.1 Отчет «Книги»

Заключение

Информационные системы предназначены для хранения и обработки больших объемов информации. Изначально такие системы существовали в письменном виде. Для этого использовались различные картотеки, папки, журналы, библиотечные каталоги и т.д. Любая информационная система должна выполнять три основные функции: ввод данных, запросы по данным, составление отчетов.

1. Учёт труда и заработной платы занимает одно из центральных мест в системе учёта в организации. Отсюда и возникает необходимость оценить и оплатить труд во всех его проявлениях, включив затем расходы на оплату труда в рамках установленных государством законов в стоимость продукции.
2. Расчёты с работниками в современных условиях постоянно усложняются. Различный порядок определения среднедневного заработка при расчёте сохраняемой заработной платы, при оплате листков временной нетрудоспособности, очередных и дополнительных отпусков, исчисление налога на доходы физических лиц и т. д. - всё это заставляет бухгалтера прибегать к сложным расчётным процедурам и повышает вероятность счётной ошибки.

Преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:

• Компактность.

Информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки.

• Скорость.

Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки.

• Низкие трудозатраты.

Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными.

Список литературы

1. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.
2. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 266с
3. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
4. Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2013. - 118 с.
5. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331с.
6. Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с.
7. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с.
8. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с.
9. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д.г
10. Черноусова А.М Создание и использование баз данных: учебное пособие/ А.М Черноусова. – Оренбург: ГОУ ОГУ 2009г 244c 1. Атре Ш. Структурный подход к организации баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1983. - 320 с.
11. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1999. - 351 с.
12. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 352 с.
13. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 1991. - 252 с.
14. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2008. - 304 с.
15. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 201-. - 158 с.
16. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем. - М.: Финансы и статистика. - 196 с.
17. К.Дж. Дейт Введение в системы баз данных -- 8-е изд. -- М.: «Вильямс», 2011 -- С. 1328.