Автоматизация учета арендованных средств (Характеристика предприятия и его деятельности)

Содержание:

Введение

В компаниях, бизнесах, связанных с арендой, сотрудники и владельцы часто сталкиваются с разными проблемами. Наиболее распространенные из них: ведение учета в не предназначенных для этого программных продуктов, таких как Excel, Access, или же в бумажном виде, заполнение договоров, затруднение при работе с большой номенклатурной базой, оперативное получение информации. Как следствие, владельцы нередко жалуются на большую загруженность, большую работу в праздники и выходные, ошибки сотрудников, претензии клиентов.

Так как выручка основывается на количестве клиентов, а также на качестве предоставляемых им услуг, что в свою очередь основывается на скорости работы с информационной базой и оперативном получении информации из нее, появляется необходимость в специализированной программе для работы с ней, а также в налаженной системе документооборота.

Актуальность исследования связана с тем, что учет арендованных средств требует постоянного контроля местонахождения средств.

Компания должна быстро и оперативно подготавливать документы, которые вручную каждый раз очень долго делать. Также существует необходимость в хранении личных данных клиентов для быстрого составления документов в случае, если клиент обратится повторно.

Кроме того, благодаря автоматизации учета можно отслеживать спрос клиентов, тем самым определяя, что и в какие периоды имеет большой спрос. На основе этого можно решать, какие из средств для аренды необходимо увеличивать количественно.

Таким образом, для того, чтобы эффективно управлять организацией, необходима автоматизация учета, предоставляющая оперативный доступ к различным данным.

Объектом исследования выступает компания «ГЕМА Инвест».

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

«ГЕМА Инвест» - российская компания, которая сдает и управляет коммерческой недвижимостью с 1992 года. Главными критериями при работе с клиентами является высокий уровень сервиса, гибка ценовая политика, стабильность и надежность, комплексный подход к каждому клиенту.

Компания предлагает клиентам:

• Офисы различных классов;
• Торговые помещения;
• Помещения свободного назначения;
• Профессиональные склады.

В курсовой работе поставлена задача автоматизации учета аренды офисов. В нынешних условиях требуется ускорение процессов обработки информации. Для решения этих задач требуется использование специализированных программных средств.

Главные технико-экономические показатели представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1

№ п/п	Наименование характеристики(показателя)	Значение показателей на 2018 год
1	Среднее количество заказов за год	200
2	Годовая прибыль предприятия	7 200 000 рублей
3	Средняя стоимость аренды	12500 рублей на 1 кв. метр

Рис. 1.1 Диаграмма деятельности предприятия

1.2. Организационная структура

«ГЕМА Инвест» имеет следующую организационную структуру (рисунок 1.2)

Рис. 1.2 Организационная структура предприятия

Основными функциями подразделений являются:

1. Отдел кадров:

• Управление персоналом;
• Мотивация труда;
• Аттестация сотрудников.

1. Бухгалтерия:

• Учетные функции;
• Расчет заработной платы, премиальных и т.п.

1. Отдел купли-продажи:

• Ведение клиентских баз данных;
• Работа с клиентами;
• Рекламная деятельность.

1. Отдел аренды:

• Ведение отчетности по аренде недвижимости;
• Работа с клиентами;
• Подготовка обзоров в арендных помещениях;
• Маркетинговые исследования рынка недвижимости.

1. Юридический отдел:

• Обеспечение соблюдения законности на предприятии;
• Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии;
• Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов.

1. Складская логистика:

• Организация труда на складе;
• Определение количества складов;
• Выбор технической оснащенности складской системы;
• Анализ эффективности использования существующих складов

1. Транспортная логистика:

• Контроль над операциями с товаром;
• Процесс организации и планирования доставки груза с минимальными финансовыми расходами.

1. Технический отдел:

• Ремонт и поддержка IT-инфраструктуры;
• Установка и настройка программ;
• Поддержка работоспособности интернет - витрины.

1. Безопасность

• Обеспечение безопасности на всем предприятии.

1. Основными функциями генерального директора является общий контроль за деятельностью предприятия.

Рис. 1.3 Функциональная диаграмма IDEF 0

IDEF0 — методология функционального моделирования (англ. function modeling) и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является ее акцент на соподчиненность объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временна́я последовательность (поток работ).

На рисунке 1.3 отражены входные данные, управляющие процессы, исполнители, исходящие данные. Входными данными является: клиенты и базы данных помещений. Управляющими процессами являются: лицензия, ГОСТ, законы РФ. Исполнителями являются: персонал и workflow. Исходящими данными является: офисное помещение.

IDEF3 — способ описания процессов с использованием структу­рированного метода, позволяющего эксперту в предметной области представить положение вещей как упорядоченную последователь­ность

событий с одновременным описанием объектов, имеющих не­посредственное отношение к процессу.

IDEF3 является технологией, хорошо приспособленной для сбора данных, требующихся для проведения структурного анализа системы.

В отличие от большинства технологий моделирования бизнес-процессов, IDEF3 не имеет жестких синтаксических или семантиче­ских ограничений, делающих неудобным описание неполных или нецелостных систем. Кроме того, автор модели (системный аналитик) избавлен от необходимости смешивать свои собственные предпо­ложения о функционировании системы с экспертными утвержде­ниями в целях заполнения пробелов в описании предметной области. На рис. 1.4 изображено описание процесса с использованием методологии IDEF3.

Рис. 1.4 Информационная модель IDEF3

2. Техническое и программное обеспечение

В данном пункте приведена иерархия функций управления и обработки данных, которые призваны автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом можно выделить и детализировать два подмножества функций: реализующих служебные функции (Проверки правильности введённых данных, учёта недвижимости, учёта списаний, расхода, поставок.) и реализующих основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения базы данных, и др.

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

Рис. 2.1 Дерево функций

Рассмотрим информационную модель процесса сдачи в аренду недвижимости:

1. Работники предприятия должны собрать всю необходимую информацию у заказчика. Составить техническое задание;
2. Необходимо понять, будет ли заказчик сам выполнять ремонт и обустраивание помещения или же компания будет производить ремонт под ключ;
3. Подготовка материалов к выполнению проекта;
4. Выполнение проекта;
5. Сведения об остатках и расходах материалов;
6. Выставление счета клиенту и оплата.

2.1. Структура и состав комплекса технических средств и конфигурации сети

В современных условиях особенно важно постоянно и правильно согласовывать ИТ-аспекты устройства современного автоматизированного предприятия с актуальными бизнес-аспектами. Делать это надо начиная с определения бизнес-архитектуры предприятия и согласованной с ней разработки системной архитектуры (ИТ-архитектуры)

На рисунке 2.2 изображена техническая архитектура организации.

Рис. 2.2 Техническая архитектура организации

Рис. 2.3 Серверный шкаф

Назначением технического комплекса является предоставление вычислительных ресурсов для информационных систем, систем документирования, обеспечения IT сервисов и поддержки сетевых ресурсов. Оборудование ИТ составляют собственно серверы, рабочие станции (ПК) и необходимое дополнительное оборудование и которое обеспечивает полным спектром возможностей по работе в локальной сети.

Состав системы

Серверное пространство

В качестве серверов системы устанавливаются серверы DELL PowerEdge M820 в количестве 5 шт. (устанавливаются в арендуемом ЦОДе). Серверы работают под управлением операционной системы Windows 2016.

Назначение серверов:

1	Домен контроллер существующего - Additional Domain Controller, DHCP, DNS
2	Принт сервер
3	Файл сервер
4	Cервер 1С Бухгалтерия
5	Сервер баз данных- SQL Server
6	Сервер системы видео наблюдения

Файл сервер

Файл-сервер - это выделенный сервер, предназначенный для выполнения файловых операций ввода-вывода и хранящий файлы любого типа. Сервер обладает большим объемом дискового пространства, которое реализовано на системе хранения для обеспечения бесперебойной работы и повышенной скорости записи и чтения данных. Данная служба работает под управлением операционной системы Windows server 2008-2012.

Сервер баз данных SQL

Система управления реляционными базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft. Основной используемый язык запросов — Transact-SQL, создан совместно Microsoft и Sybase. Transact-SQL является реализацией стандарта ANSI/ISO по структурированному языку запросов (SQL) с расширениями. Используется для работы с базами данных размером от персональных до крупных баз данных масштаба предприятия.

Сервер доменной инфраструктуры

Контроллер домена повышает доступность и надежность сетевых служб, повышается отказоустойчивость, эффективнее распределяется нагрузка между существующими контроллерами. На данном контроллере планируется инсталляция служб DNS и DHCP. Данный домен контроллер подключается к существующей в больнице доменной структуре.

DNS (англ. Domain Name System «система доменных имён») — компьютерная распределённая система для получения информации о доменах. Чаще всего используется для получения IP-адреса по имени хоста (компьютера или устройства), получения информации о маршрутизации почты, обслуживающих узлах для протоколов в домене (SRV-запись).

Распределённая база данных DNS поддерживается с помощью иерархии DNS-серверов, взаимодействующих по определённому протоколу.

Основой DNS является представление об иерархической структуре доменного имени и зонах. Каждый сервер, отвечающий за имя, может делегировать ответственность за дальнейшую часть домена другому серверу (с административной точки зрения — другой организации или человеку), что позволяет возложить ответственность за актуальность информации на серверы различных организаций (людей), отвечающих только за «свою» часть доменного имени.

DHCP — Dynamic Host Configuration Protocol — это протокол динамической настройки узла прикладного уровня по модели OSI. Он разработан ещё в 1993 году, но до сих пор не только не потерял актуальности, но и наоборот — получил новую версию для работы с протоколом IPv6. Модель работы — «Клиент-сервер». При этом, у DHCP-сервера есть собственный метод обмена сообщениями между клиентом и сервером. Протокол позволяет выполнить автоматическую настройку протокола IP версии 4, а так же и более новой версии 6, тем самым облегчив процесс настройки сети и исключив вероятность ошибки при ручном вводе данных.

Принт-сервер (англ. print server — сервер печати) — программное обеспечение или устройство, позволяющее группе пользователей проводных и беспроводных сетей совместно использовать принтер дома или в офисе. Имеет высокоскоростной порт USB 2.0, LPT или COM порты для подключения принтера. Как правило, оснащено интерфейсом 10/100BASE Ethernet  и часто — высокоскоростным интерфейсом беспроводных сетей 802.11g. Поддерживая множество сетевых операционных систем, придает высокий уровень гибкости и производительности процессу печати.

Active Directory (AD) — это служебные программы, разработанные для операционной системы Microsoft Server. Первоначально создавалась в качестве облегченного алгоритма доступа к каталогам пользователей. С версии Windows Server 2008 появилось интеграция с сервисами авторизации. Дает возможность соблюдать групповую политику, применяющую однотипность параметров и ПО на всех подконтрольных ПК с помощью System Center Configuration Manager.

Серверный шкаф – это специальная конструкция, предназначенная для размещения и защиты от неблагоприятных факторов окружающей среды всевозможного компьютерного оснащения. Он представляет собой шкаф с стеклянными или перфорированными дверьми, в который устанавливается серверное или телекоммуникационное оборудование предприятия.

2.2. Характеристика базы данных

Данная курсовая работа рассматривает создание базы данных «учёта арендованных средств». В курсовой работе разрабатывается база данных, с помощью которой, можно будет вести отчет по соблюдению правовых норм и финансовой деятельности.

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены 5 сущностей: сотрудники, договора, офисные помещения, арендованные помещения, заказчик(арендатор).

Диаграмма «сущность-связь»

Данная нотация была предложена П. Ченом (P. Chen) в его известной работе 1976 года и получила дальнейшее развитие в работах Р. Баркера (R. Barker). Диаграммы «сущность-связь» (ERD) предназначены для графического представления моделей данных разрабатываемой программной системы и предлагают некоторый набор стандартных обозначений для определения данных и отношений между ними. С помощью этого вида диаграмм можно описать отдельные компоненты концептуальной модели данных и совокупность взаимосвязей между ними, имеющих важное значение для разрабатываемой системы.

Основными понятиями данной нотации являются понятия сущности и связи. При этом под сущностью (entity) понимается произвольное множество реальных или абстрактных объектов, каждый из которых обладает одинаковыми свойствами и характеристиками. В этом случае каждый рассматриваемый объект может являться экземпляром одной и только одной сущности, должен иметь уникальное имя или идентификатор, а также отличаться от других экземпляров данной сущности.

Рис 2.4 Диаграмма сущность-связь

Таблица 2.1 Сущность «Сотрудники»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код сотрудника		Счетчик	7	Ключевое поле
Фамилия		Текстовый	15
Имя		Текстовый	15
Отчество		Текстовый	15
Телефон		Числовой	25
Электронная почта		Короткий текст	10
Должность		Текстовый	15

 

Таблица 2.2 Сущность «Договора»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код договора		Счетчик	7	Ключевое поле
Стоимость		Числовой	15
Дата заключения		Дата/время	10
Дата окончания		Дата/время	10
Код сотрудника		Числовой	25
Код недвижимости		Числовой	10
Код заказчика (арендатора)		Числовой	15

 

Таблица 2.3 Сущность «Офисные помещения»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код недвижимости		Счетчик	7	Ключевое поле
Адрес		Текстовый	20
Индекс		Числовой	10
Стоимость		Числовой	15

Таблица 2.4 Сущность «Арендованная недвижимость»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код недвижимости		Счетчик	7	Ключевое поле
Код арендатора		Числовой	10
Дата заключения договора		Дата/время	10
Дата окончания договора		Дата/время	10

Таблица 2.5 Сущность «Заказчик (арендатор)»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код заказчика		Счетчик	7	Ключевое поле
Фамилия		Текстовый	10
Имя		Текстовый	10
Отчество		Текстовый	15
Телефон		Числовой	20
Электронная почта		Короткий текст	10
Дата запроса		Дата/время	10
Номер паспорта		Числовой	10

Рис. 2.5 Схема данных

3. Контрольный пример реализации и его описание

Для начала необходимо выполнить запуск базы данных, после чего откроется интерфейс Microsoft Access.

Перед началом работы следует для целостности данных через формы заполнить таблицы: сотрудники, офисные помещения.

Рис. 3.1 Ввод в таблицу данных о сотрудниках через форму
 

Рис. 3.2 Ввод в таблицу данных об офисных помещениях через форму

Для учета необходимо ввести сведения об аренде офисных помещениях. Для этого предназначена таблица «Договора».

Рис. 3.3 Ввод в таблицу данных договоров через форму

Рис. 3.4 Ведение таблицы арендованных офисных помещений

Рис. 3.5 Ввод данных о заказчике через форму

После ввода всех необходимых для учёта данных в отчёте можно ознакомиться с арендованой недвижимостью, кодом арендованной недвижимостью, кодом арендаторов, датой заключением договора и датой окончанием договора.

Рис. 3.6 Отчет

Заключение

Информационные системы предназначены для хранения и обработки больших объемов информации. Любая информационная система должна выполнять три основные функции: ввод данных, запросы по данным, составление отчетов.

Какие преимущества получает пользователь при использовании базы данных:

• Компактность.

Информация хранится в базе данных.

• Скорость.

Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) достаточно высокая.

• Применимость.

При создании курсовой работы автор изучил и использовал современные методики разработки автоматизированных систем.

Автор значительно расширил свой кругозор в сфере программного обеспечения информационных систем. Постоянное консультирование с руководством и специалистами предприятия позволили автору овладеть навыками разработчика автоматизированных систем на уровне младшего специалиста IT отдела и отдела информационного обеспечения.

В ходе выполнения курсовой работы была решена проблема создание базы данных для компании «ГЕМА Инвест». СУБД позволяет получать данные о сотрудниках, договорах, офисных помещениях, арендованной недвижимости, заказчиках. В данном проекте была проанализирована предметная область и на этой основе были реализованы поставленные задачи.

• Было проведено обследование предприятия с целью выявления основных информационных потоков, а также участков для которых необходима автоматизация
• На основании обследования и выбранного компонента задач, был разработан проект автоматизации для компании «ГЕМА Инвест»
• На основе разработанного проекта, была создана автоматизированная система и была показана её эффективность и работоспособность с помощью контрольного примера реализации.

В ходе выполнения курсового проекта были освоены общие приёмы разработки прикладного программного обеспечения на основе реляционной базе данных.

Список литературы

1. Абрамова, Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие / Л.В. Абрамова. - Архангельск: САФУ, 2013. - 118 с.

2. Бойко, В.В., Савинков, В.М. Проектирование баз данных информационных систем / В.В. Бойко, В.М. Савинков. М.: ИНФРА, 2009. - 352 с.

3. Грекул, В.И., Денищенко, Г.Н., Коровкина, Н.Л. Проектирование информационных систем / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.

4. Гущин, А.Н. Базы данных: учебник / А.Н. Гущин. - М.: Директ-Медиа, 2014. – 266 с.

5. Дейт, К.Дж. Введение в системы баз данных / К.Дж. Дейт. - М.: Вильямс, 2011. – 1328 с.

6. Джексон, Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ / Г. Джексон. -М.: Мир, 1991. - 252 с.

7. Заботина, Н.Н. Проектирование информационных систем: учебное пособие / Н.Н. Заботина. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331 с.

8. Золотов, С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие / С.Ю. Золотов. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с.

9. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация.С. Карпова. - СПб.: Питер, 2008. - 304 с.

10. Корнеев, И.К., Машурцов, В.А. Информационные технологии в управлении / И.К. Корнеев, В.А. Машуров. - М.: ИНФРА-М, 2011-.

- 158 с.

11. Мартин, Дж. Планирование развития автоматизированных систем / Дж. Мартин. - М.: Финансы и статистика. - 196 с.

12. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России.

13. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с.

14. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с.

15. Черноусова, А.М Создание и использование баз данных: учебное пособие / А.М Черноусова. – Оренбург: ГОУ ОГУ 2009. – 244 c.