Автоматизация оперативного учета точки проката спортивного инвентаря

Содержание:

Введение

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремится минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

Целью данного курсового проекта является повышение эффективности компании проката спортивного инвентаря. А задачи стояли следующие:

1. Разработка информационной системы «Прокат спортивного инвентаря»
2. Привести и описать технико-экономические характеристики проката
3. Разработать информационное обеспечение для проекта
4. Разработать ПО для проекта
5. Выполнить контрольный пример реализации и его описание.

В данном курсовом проекте в качестве исследуемой организации рассматривается компания по прокату спортивного инвентаря «Сноу-Дисконт» , которая предоставляет оборудование клиентам на определённый срок с целью получения прибыли за это.

Средства автоматизации предназначены для эффективной работы с информацией, а так же для контроля возврата инвентаря, оформления заказов и выдачи абонементов.

Разработать Автоматизированную систему учета в виде локальной базы данных, предназначенную для фирмы проката спортивного инвентаря, содержащую сведения о наличии оборудования на точке: тип инвентаря, его вид, стоимость проката.

Информационная система автоматизирует регистрацию клиентов (фамилия, имя, отчество, телефон) и выдачу инвентаря в прокат (инвентарь, выбранный клиентом, клиент, время оформления проката, время возврата). Ведет учет платежей за автомобили, начисляет штраф за несвоевременный возврат и порчу инвентаря.

При разработке ИС «Прокат спортивного инвентаря» был использован системный структурный подход. Методология этого подхода заключается в разработке модели на основе представления о функциях ИС или на элементах (планах, данных, оборудовании и т.д.). Модели ИС (активностные модели) согласно методологии представляются в виде диаграмм, которые иерархически упорядочены. Активностная модель представляет собой совокупность активностей взаимосвязанных через объекты (элементы) системы.

Для проведения анализа и организации бизнес-процессов используется CASE-средство Ramus.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности.

«Сноу-Дисконт» работает на рынке проката спортивного инвентаря Москвы с 2002 года и на данный момент занимает лидирующее место. За это время компания открыла 3 филиала в Москве и 1 филиал в Санкт-Петербурге. Основным направлением деятельности является прокат снаряжения и одежды для горнолыжных видов спорта, но помимо этого «Сноу-Дисконт» предлагает услуги комиссионного магазина.

«Горные лыжи и сноуборд - каждому любителю активного отдыха!» - под таким девизом работает компания «Сноу-Дисконт», пункт проката снаряжения и комиссионный магазин горных лыж и сноубордов для покорителей крутых трасс. Основатели готовы развеять миф о горнолыжном спорте как об «очень дорогом удовольствии», доступном только избранным.

«Сноу-Дисконт» предлагает дешевые горные лыжи в Москве, и столь же недорогие сноуборды: это снаряжение, краткое время бывшее в использовании, пребывающее в отличном состоянии и реализуемое за 25-30% «магазинной» стоимости.

Ассортимент услуг включает прокат и покупку профильного снаряжения всех наименований:

1. Горные лыжи, сноуборды;
2. Ботинки всех размеров;
3. Одежда для лыжников - от перчаток до курток и комбинезонов.

Сотрудники компании подберут, доставят заказанное оборудование в любую точку столицы, а если в наличии не оказалось нужной вещи - запишут контактный номер телефона и известят Вас, как только требуемый инвентарь появится. Комиссионный магазин сноубордов и горных лыж регулярно устраивает акции и распродажи тематической продукции, ведет базу запросов и предложений.

Если вы только учитесь кататься, «Сноу-Дисконт» предоставляет курсы по обучению, с высокопрофессиональным горнолыжным инструктором, в обычном порядке или по интенсивному курсу - если до отъезда на горнолыжный курорт остались считанные дни. С малышами от 3-х лет инструкторы компании занимаются по особым программам, а людям, уже знакомым с азами горнолыжных видов спорта, помогают стать настоящими мастерами.

В рамках своей работы я буду рассматривать процессы выдачи оборудования в прокат. Ниже предоставлены технико-экономические показатели компании, собранные в таблицу (1).

• • 1. Технико-экономические показатели

№ п/п	Наименование характеристики (показателя)	Показетель
1	Выручка за день, руб	23400
2	Ежедневные прокаты, ед	78
3	Выручка за полгода, руб	140400
4	Прокаты за полгода, ед	468

1.2. Организационная структура управления

Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.

Организационная схема является наиболее распространенным визуальным изображением того, как структурирована организация. В нем излагаются роли, обязанности и отношения между людьми внутри организации. Организационную схему можно использовать для описания структуры организации в целом или разбивки по подразделениям или подразделениям.

На рисунке 1 приведена организационная структура компании «Сноу-Дисконт».

- Организационная структура компании «Сноу-Дисконт»

Директор - высшая должность в организации, наделённая полномочиями выбора стратегии развития организации, работы с кадрами, определения финансовых потоков предприятия. 

Бухгалтер - специалист по бухгалтерскому учёту, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством.

Мастера-ремонтники – осуществляют прием и ремонт оборудования.

Кассиры – осуществляют регистрацию клиентов, выдачу и проверку абонементов, прием, хранение и учет денежной наличности.

Консультанты/Инструкторы – осуществляют подбор нужного оборудования, проверяют время выдачи, при приеме фиксируют время сдачи и товарный вид оборудования на наличие дефектов. При необходимости ( и по возможности) берут на себя роль инструкторов при запросе клиента.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На Рисунке 1.2 представлена контекстная диаграмма ИС «Прокат спортивного инвентаря»:

Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование проката инвентаря

«Клиенты» – те, для кого прокат инвентаря работает. Они платят прокату спортивного инвентаря деньги в качестве платы за оказываемые услуги в виде предоставления оборудования.

Получение прибыли – цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели прокат спортивного инвентаря должен оказать услуги клиентам.

«Внутренние правила» – это правила, которыми управляется процесс функционирования проката спортивного инвентаря, как предприятие со своими внутренними правилами, и также непротиворечащими законодательству РФ.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на под­системы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рисунок 3).

Диаграмма декомпозиции IDEF0. Функционирование проката автомобилей

Весь процесс «Функционирования проката спортивного инвентаря» разбивается на 3 подпроцесса:

1) «Регистрация клиента» иллюстрирует заполнение базы данным по клиентам и обновления информации о них в процессе того, как они пользуются услугами нашей фирмы, также представляет собой процесс расчёта суммы к уплате за прокат инвентаря и за нарушение условий договора;

2) «Выдача инвентаря» представляет процесс выдачи оборудования;

3) «Контроль возврата» представляет собой процесс поддержания своевременного обновления информационный базы по свободному оборудования нашей фирмы, а так же создание истории клиентов (при хорошей истории возможны скидки, при плохой – вероятен отказ при следующем обращении).

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рисунке 4.

1. Информационная модель выдачи спортивного инвентаря

В соответствии с представленной информационной моделью кассир заполняет справочник «Оплата Абонемента». Далее, используя данные справочников Клиенты, Инвентарь изменяет содержание таблицы «Абонементы». На основании таблицы «Абонементы» клиент получает форму выходного документа, такой, как Абонемент.

В свою очередь, менеджер используя данные справочников Клиенты, Инве нтарь, Ремонт инвентаря изменяет содержимое таблицы «Инвентарь». На основании таблицы «Инвентарь» менеджер получает экранную форму выходного документа, такого, как «Отчет»

В составе информационного обеспечения рассматриваемого комплекса задач важное место отводится классификаторам экономической информации: обеспечить сжатие призначной части (идентификатора) показателей, а, следовательно, и сократить объем хранимой информации в ЭВМ и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации позволяют классификация и кодирование информации.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в ЭИС, содержащий наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. В зависимости от применения они делятся на три группы:

1. Общегосударственные классификаторы, используемые во всех отраслях и на всех уровнях управления для повсеместного и одинакового обозначения объектов;
2. Отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенной отрасли (ведомства);
3. Локальные, используемые в пределах организации или группы организации.

Для полной формализации экономической информации недостаточно простой классификации, поэтому проводят процедуру кодирования.

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования.

Система кодирования — это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов.

Код — это условное обозначение объектов или группировок в виде знака или группы знаков в соответствии с принятой системой. Все системы кодирования можно сгруппировать в два подмножества: регистрационных и классификационных систем кодирования.

• • 1. Используемые системы кодирования в прокате

Кодируемое множество объектов	Длина кода	Мощность кода	Система кодирования	Система классификации	Вид классификатора
Код Клиента	4	9999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код Абонемента	6	999999	Порядковая	Отсутствует	Локальный
Код Инвентаря	4	9999	Серийная	Отсутствует	Локальный

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В системе используются справочники, приведенные в таблице 3.

• • 1. – Перечень используемых справочников

№ пп	название справочника	ответственный за ведение	средний объём справочника в записях	среднюю частоту актуализации	средний объем актуализации, %
1	Клиенты	Кассир	100	1 раз в месяц	10
2	Инвентарь	Менеджер	50	1 раз в месяц	10
3	Ремонт инвентаря	Менеджер	50	1 раз в месяц	10

Реквизитный состав справочников приведен в таблице 4.

– Реквизитный состав справочников

№ пп	Наименование	Перечень реквизитов
	Клиенты	Фамилия, имя, отчество Телефон Номер абонемента
	Инвентарь	Наименование Тип Фирма
	Ремонт инвентаря	Наименование Тип Фирма

Характеристика результатной информации

Описание результатных документов приведено в таблице 5.

• • 1. – Описание выходных документов

№ пп	Наименование	Реквизиты	Таблицы, на основе которых формируется	Частота формирования	Способ доставки
1	Выдача абонемента	Номер Наименование клиента Наименование инвентаря	Абонемент Инвентарь	По мере необходимости	Печатная форма
2	Отчет по остаткам	Наименование инвентаря Наименование инвентаря в ремонте Наименование инвентаря в прокате	Абонемент Инвентарь	По мере необходимости	Экранная форма

Формализация расчётов показателей.

В разрабатываемой системе производится расчет следующих показателей:

• Общее количество инвентаря на базе;
• Общее количество абонементов.
  • 1. Формализованное и исходное описание первичных показателей

№	Наименование показателей	Идентификатор показателя
11	Количество абонементов на дату A	Ka
22	Количество инвентаря на базе N	Zn

– Формализованное описание результатных показателей

№ пп	Наименование показателя	Идентификатор показателя	Алгоритм расчета
1	Общее количество абонементов	S	ΣS
2	Общее количество инвентаря на базе	IZ	ΣZn

2.4. Характеристика результатной информации

В данном курсовом проекте результирующей информацией являются – 2 отчета, 2 из них берут данные из таблицы инвентаря и/или абонемент. Результатная информация может быть как в электронном виде, так и в виде бумажного документа:

1. «Абонемент»

Содержит таблицу со следующими полями:

• • • Номер абонемента
    • Наименование клиента
    • Тип инвентаря
    • Код инвентаря
    • Количество инвентаря

2. Отчет «Отчет по остатку»:

Содержит таблицу со следующими полями:

• • • Дата создания
    • Наименование инвентаря на базе
    • Код инвентаря на базе
    • Наименование инвентаря в ремонте
    • Код инвентаря в ремонте
    • Наименование инвентаря в прокате
    • Код инвентаря в прокате
    • Количество инвентаря

Данного рода отчеты, имеющиеся в информационных поток предприятия служат скорее для получения статистики, нежели для оперативного управления, а Информация в этих журналах является скорее уточняющей, нежели обобщающей. В итогах данной ведомостей за месяц можно понять какое оборудование пользуется большим спросом, что нужно дозаказать со склада. Также, с помощью отчетов, можно просмотреть тенденцию посещения клиентами проката и для постоянных клиентов организовать скидочную систему.

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Необходимо привести иерархию функций управления и обработки данных, которые призван автоматизировать разрабатываемый программный продукт. При этом можно выделить и детализировать два подмножества функций: реализующих служебные функции (например, проверки пароля, ведения календаря, архивации баз данных, тьютора и др.) и реализующих основные функции управления и обработки данных: ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, ответов на запросы и др.

Выявление состава функций, их иерархии и выбор языка общения (например, языка типа «меню») позволяет разработать структуру сценария диалога, дающего возможность определить состав кадров диалога, содержание каждого кадра и их соподчиненность.

При разработке структуры диалога необходимо предусмотреть возможность работы с экранными формами входных документов, формирование выходных документов, корректировки вводимых данных, просмотра введенной информации, работу с таблицами нормативно-справочной информации, протоколирования действий пользователя, а также помощь на всех этапах работы.

Пример фрагмента дерева функций проката спортивного инвентаря приведен на рсиунке 5.

1. – Пример фрагмента дерева функций

В этом пункте следует выбрать способ описания диалога. Как правило, применяется два способа описания диалога. Первый предполагает использование табличной формы описания. Второй использует представление структуры диалога в виде орграфа, вершины которого перенумерованы, а описание его содержания в соответствии с нумерацией вершин, либо в виде экранов, если сообщения относительно просты, либо в виде таблицы.

Диалог в ИС не всегда можно формализовать в структурной форме. Как правило, диалог в явном виде реализован в тех ИС, которые жестко привязаны к исполнению предметной технологии. В некоторых сложных ИС (например, в экспертных системах) диалог не формализуется в структурной форме и тогда данный пункт может не содержать описанных схем.

Описание диалога, реализованного с использованием контекстно-зависимого меню не требует нестандартного подхода. Необходимо лишь однозначно определить все уровни, на которых пользователь принимает решение относительно следующего действия, а также обосновать решение об использовании именно этой технологии (описать дополнительные функции, контекстные подсказки и т.д.) .

Схема, описывающая дерево диалога, должна обязательно сопровождаться пояснениями по действиям, выполняемым в каждом пункте меню (рисунок 6).

1. – Пример фрагмента сценария диалога

3.2. Характеристика базы данных

База данных является центральной частью автоматизированных информационных систем в различных сферах деятельности. Базой данных называется именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. База данных является информационной моделью предметной области. При разработке таких систем используется технология баз данных, основанная на определенной концепции БД.

ER-модель предназначена для логического представления данных. Любой фрагмент предметной области представляется как множество сущностей, между которыми существует множество связей различных типов. ER- модель реализуемого проекта автоматизации представлена на рисунке 7.

Пример фрагмента ER модели

Показанная на рисунке 7 ER-модель основана на информационной модели разрабатываемого проекта и представляет собой модель базы данных предметной области, определяющую взаимосвязь таблиц по внешним ключам.

Описание таблиц реляционной базы данных в таблицах:

• • 1. Пример фрагмента описания структуры записей таблицы «Work_Order»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код заказа	Kod_order	число	10	ключевое поле
Код клиента	Kod_client	число	10
Код Инвентаря	Kod_invent	число	10

• • 1. Пример фрагмента описания структуры записей таблицы «Invent»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код Инвентаря	Kod_invent	число	10	ключевое поле
Название инвентаря	Name_invent	строка	5
Фирма	Company	строка	5
Инвентарь в прокате	Use_invent	логический	10
Инвентарь в ремонте	Fix_invent	логический	10
Код заказа со склада	Kod_owh	число	10

• • 1. Пример фрагмента описания структуры записей таблицы «Client»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код клиента	Kod_client	число	10	ключевое поле
Абонемент	Kod_Abon	число	10
ФИО	Name_client	строка	20
Телефон	Tel	строка	15

• • 1. Пример фрагмента описания структуры записей таблицы «Abonement»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Абонемент	Kod_Abon	число	10	ключевое поле
Номер Абонемент	Kod_Abon	число	10

• • 1. Пример фрагмента описания структуры записей таблицы «Order_Warehouse»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код заказа со склада	Kod_owh	число	10	ключевое поле
Номер заказа	Name_owh	число	10
Фирма	Company_owh	строка	15

3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработка программного обеспечения осуществляется, как правило, в два этапа:

- проектирование логики программ, представляющее определение состава программных модулей, выделение классов модулей и установление связей между ними;

- разработка кодов программ и их отладка, выполнение которой в сильной степени зависит от используемых средств разработки программного обеспечения.

Были выделены управляющие программные модули, призванные выводить на экран кадры меню и передавать управление другим модулям в зависимости от того, какой пункт меню выбирает пользователь. К числу управляющих модулей относится модуль загрузки основного меню, главного меню, меню служебных операций, меню видов первичных документов, меню видов отчетов, справочников и меню видов операций, выполняемых при работе с этими классами документов.

Второй класс составляют модули, выполняющие функции ввода конкретных видов первичных документов, просмотра и корректировки, печати первичных документов, обработки и выдачи на просмотр и печать результатных документов, загрузки, актуализации и выдачи на печать справочников и справок.

• • 1. –Пример фрагмента таблицы описания функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Модуль обработки заказа	Содержит всю информацию о заказе клиента, собранную с вспомогательных таблиц.
2	Модуль справочника «Отчет»	Содержит процедуру оформления отчета из таблицы «Инвентарь». Данный модуль является внешним и работает из связующей программы.
3	Модуль справочника «Клиент»	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника

4. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Для задачи "автоматизация операционного учета точки проката спортивного инвентаря" алгоритм выглядит следующим образом:

1. Экранная форма входа в систему; 
2. экранная форма входа в меню клиента; 
3. Экранная форма ввода клиентской информации (ФИО клиента, телефон); 
4. Сохранение и выход из экранной формы ввода клиентской информации; 
5. Экранная форма входа в меню работы с заказами; 
6. Форм таблицу, необходиые для заполнения (журнал кодов инвентаря, журнал номеров абонементов)  
7. Экранная форма ввода данных из вышеуказанных форм; 
8. Экранная форма просмотра  абонемента; 
9. Экранная форма с запуском печати абонемента ; 
10. Закрытие формы работы с заказами; 

Заключение

В результате курсового проекта была спроектирована и реализована автоматизированная информационная система для оперативного учета в точке проката спортивного инвентаря.

Данная система удовлетворяет всем требованиям, предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам проката функций. В результате выполнения курсовой работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИЕРАТУРЫ

1. Техническое задание на создание автоматизированной системы. ГОСТ 34.602-89;
2. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. ГОСТ 34.201-89;
3. Процессы жизненного цикла программных средств. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99
4. Маклаков С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. - М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 2016. - 224 с.
5. Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE - средства разработки информационных систем. - М.: ДИАЛОГ - МИФИ, 2014. - 256 с.
6. Кузьменко В.Г. VBA 2000: - М. «Издательство БИНОМ», 2015. - 408 с.: ил.
7. Символоков Л.В. Microsoft Excel 2002. Самоучитель. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2016 г. - 400 с.: ил.
8. Справочная система Microsoft Excel.
9. Справочная система Visual Basic.
10. Корнеев В.В. и др. Базы данных: Интеллектуальная обработка информации - М.: Нолидж, 2000.
11. Каратыгин С.А., Тихонов А.Ф., Тихонова Л.Н. Visual FoxPro 6.0 - М.: Бином, 2014.
12. Дунаев С.В. Доступ к базам данных и техника работы в сети. Практические приемы современного программирования - М.: Диалог - МИФИ, 2015.
13. Сигнор Р., Стегман М.О. Использование ODBC для доступа к базам данных - М.: БИНОМ, 2015.
14. Игорева, Е.Л., Основы алгоритмизации и программирования (3-е издание) / И.И. Попов, О.Л. Игорева - М.: Инфа-М, 2017
15. Петгольц, Ч. Программирование. В 3-х томах. Том 3 Пер. с англ./ Ч. Петгольц - М.: Издательско-торговый дом «Русская редакция», 2015.
16. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. - Харьков: Фолио; Ростов н/Д: Феникс; Киев: Абрис, 2016.
17. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем - М.: Финансы и статистика, 2015.