Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Автоматизация документооборота предприятия»

Содержание:

Введение

С развитием деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов, влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

В настоящее время только около 40% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 60%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения, а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:

• расширение экономического пространства;

• наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;

• появление нового стратегического ресурса – информации;

• принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.

Объектом исследования выбрана организация ООО «Империал».

Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО «Империал».

Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:

• проанализировать деятельность организации ООО «Империал»;

• описать организационную структуру организации;

• построить контекстную диаграмму и декомпозицию;

• спроектировать базу данных организации.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Таблица 1.1. Технико-экономические показатели объекта управления

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Единица измерения	Значение показателя на определённую дату либо за период
1	Объем оказанных услуг	Шт.
2	Число обслуженных клиентов	Чел.
3	Выручка от оказания услуг, продаж	Тыс. руб.
4	Среднесписочная численность работников	Чел.
5	Годовой фонд оплаты труда	Тыс. руб.
6	Среднемесячная заработная плата работников	Тыс. руб.

ООО «Империал» — небольшая частная российская страховая компания по сборам с универсальным портфелем страховых услуг, который включает как комплексные программы защиты интересов бизнеса, так и широкий спектр страховых продуктов для частных лиц. Компании группы относятся к категории системообразующих российских страховых компаний.

ООО «Империал» представлена только в Москве в виде своего небольшого офиса. На региональный рынок страны она планирует выходить в будущем.

Компания была создана в 2005 году. Её учредителями выступили Российский Национальный Коммерческий Банк, а также Инвестиционный банк «Восток-Запад».

В октябре 2008 года компания выкупила свой контрольный пакет у учредителей, после чего стала независимым лицом на российском рынке.

В 2009 году «Империал» приступает к обязательному страхованию автогражданской ответственности. Оборот услуг компании увеличивается.

В 2011 году рейтинговое агентство «Эксперт РА» присвоило ООО «Империал» наивысший рейтинг надежности A++. Эта оценка означает, что компания с высокой вероятностью обеспечит выполнение своих финансовых обязательств даже в неблагоприятных экономических условиях.

В 2013 году «Империал» впервые присвоен международный рейтинг финансовой устойчивости Fitch Ratings.

В 2017 году акционеры «АВИКОС-АФЕС» договорились о присвоении некоторого количества акций и доли компании.

Компания имеет в своем штате 7 сотрудников (включая генерального директора) и 5 отделов.

За отдел страхования отвечает специалист по страхованию, который и руководит данным отделом и распоряжается страховыми ресурсами компании.

В отдел по маркетингу входит главный маркетолог – он и является главой отдела и отвечает за вопросы по маркетингу компании.

В технический отдел входит системный администратор, который и отвечает за поддержку всего оборудования организации и сам отдел.

Отдел урегулирования убытков (финансовый) имеет в распоряжении 2 сотрудников – главного и ведущего специалиста.

Отдел экономии и бухгалтерский учёт находится под руководством бухгалтера компании, который и отвечает за эти вопросы.

Вся компания находится под руководством Генерального директора.

Основные задачи компании на будущее:

создание условий для взаимовыгодного сотрудничества;
увеличение оборота и качества обслуживания;
войти в топ главных страховых компаний России.

Основные конкуренты ООО «Империал»:

ООО «Альманах»
ООО «СтрахУслуги»
ООО «ДоговорЭкспресс»

1.2. Организационная структура управления предприятием.

На рисунке 1.1. показана организационная структура в ООО «Империал».

Рисунок 1.1. Организационная структура в ООО «Империал»

Описание организационной структуры ООО «Империал»

Генеральный директор – директор, высшая административная должность.
Отдел страхования – отдел, который занимается страховкой посетителей
Специалисты по страхованию – персонал, который работает в страховом отделе и страхуют посетителей
Отдел маркетинга – отдел, занимающийся рекламой и продвижением данной страховой компании
Главный маркетолог – Специалист, отвечающий за рекламу
Отдел урегулирования убытков – отдел, изучающий возможные риски и проблемы, компания для дальнейшего предотвращения убытков
Главный специалист – специалист, который в ответе за различные убытки
Ведущий специалист — это человек в организации, наделенный чуть большими полномочиями, чем остальные работники
Отдел экономики и бухгалтерский учёт – отдел, занимающийся финансовыми задачами на предприятии.
Бухгалтер - специалист по бухгалтерскому учёту, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством.
Технический отдел – занимается назначением и основами деятельности организации. Это самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся руководителю или лицу, его заменяющему.
Системный администратор - сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес-процессов.

Из всех бизнес-процессов я решил выбрать автоматизацию документооборота в компании ООО «Империал».

Назначение информационной системы: автоматизировать поток входящих и исходящих документов и шаблонизация форм докуметов.

Информационная система должна включать в себя:

• Регулирование входных документов;

• Регулирование выходных документов;

• Создание шаблона для создания документов.

Бизнес-процесс в ООО «Империал» представлен на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Контекстная диаграмма электронного документооборота в ООО «Империал»

На рисунке 1.3. представлена декомпозиция контекстной диаграммы электронного документооборота в ООО «Империал».

Рисунок 1.3. Декомпозиция контекстной диаграммы электронного документооборота в ООО «Империал»

На рисунке 1.4. представлена декомпозиция процесса документооборота в хоте работы с клиентами в ООО «Империал».

Рисунок 1.4 Декомпозиция процесса документооборота в хоте работы с клиентами в ООО «Империал»

На рисунке 1.5. показана организационная структура в ООО «Империал».

Рисунок 1.5. Техническая архитектура в ООО «Империал»

Таблица 1.2. Аппаратное обеспечение в ООО «Империал»

№п/п	Аппаратное средство	Конфигурация (если применимо)	Установленное ПО
1	Коммутатор D-link DGS-1008P	Колличество портов - 8	-
2	Адаптер USB to Ethernet (MC704ZM)	Версия USB: 2.0 Количество портов: 1	-
3	Монитор Dell 24" P2417H	Разрешение: 1920x1080 Входы: HDMI 1.4, DisplayPort, VGA (D-Sub)	-
4	Монитор 24" ViewSonic VX2453MH-LED	Разрешение 1920x1080 Входы: VGA, HDMI	-
5	Рабочая станция, компьютер	Gigabyte GA-H110M-S2; Intel Celeron G3930 BOX; nVidia GeForce GT 1030; 1Tb SATA-III Western Digital Blue; 4Gb DDR4 2133MHz	Microsoft Windows 10, 1С,
6	Наушники USB	-	Драйвер
7	USB-Хаб 4 порта 3.0	Версия USB: 3.0 Количество портов: 4	-
8	HP LaserJet P2055	МФУ для среднего офиса, ч/б лазерная печать, до 33 стр/мин, Макс. формат печати A4 (210 × 297 мм	Драйвер работы МФУ
9	МФУ Xerox J-B330/2	Объем памяти 4096 МБ, Частота процессора 1050 МГц, Интерфейсы: Ethernet (RJ-45), USB	Драйвер
10	Сервер баз данных -HPE ProLiant MicroServer Gen10	Процессор - X3216, ОЗУ - DDR4 1 x 8 ГБ	Windows Server 2016, MySQL
11	BK0104H-P4 - видеорегистратор	4-канальный IP-видеорегистратор «два в одном», Встроенный детектор лиц (1 канал) Встроенный PoE-инжектор на 4 IP-камеры, технологияPoE Поддержка камер с разрешением до 6 Мп Скорость записи до 120 к/с Сетевой интерфейс 10/100 Мбит/c Поддержка облачных хранилищ данных (GoogleDrive, Dropbox) Подключение к регистратору через интернет без выделенного IP адреса (P2P сервис)	OS linux
12	Камера видеонаблюдения сетевая LTV-CCH-700-V49/7	ПЗС-матрица 1/3", SONY Super HAD Color CCD, 752х582 Разрешение 540 ТВЛ Чувствительность: 0.5 лк при F1.2 Отношение сигнал/шум >48 dB Электронный затвор: 1/50-1/100 000 с	0
13	Маршрутизатор (ASUS RT-AC87U),	Wi-Fi Есть Стандарт беспроводной связи 802.11ac, 802.11b, 802.11g, 802.11n Частота 2.4 ГГц, 5 ГГц

Таблица 1.3. Аппаратное обеспечение рабочих ПК в ООО «Империал»

Процессор	Pentium Silver J5005
Материнская плата	ASRock J5005-ITX
ОЗУ	DDR4/4gb/2100MHZ
Блок питания	AEROCOOL VX PLUS 450W
Видеокарта	Встроенная Intel UHD Graphics 605

Программная архитектура в ООО «Империал» представлена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6. программная архитектура в ООО «Империал»

В отделе страхование на компьютерах установлено следующее ПО:

Операционная система – Windows 10
Браузер – Google chrome
Пакет приложений для работы с различными документами – MS office 2016
Архиватор – WinRAR
Антивирус – Windows defender
Битрикс 24 – CRM – система для работы с клиентами

В отделе по маркетингу на компьютерах установлено следующее ПО:

Операционная система – Windows 10
Браузер – Google chrome
Электронный блокнот – Evernote
Сервис для массовой рассылки писем – mailchimp
Программа для совершения скриншотов – Lightshot
Cервис, позволяющий избавиться от ненужных писем и спама – Unroll.me
Антивирус – Windows defender

В финансовом отделе установлено следующее ПО:

Операционная система – Windows 10
Браузер – Google chrome
Программа для введения бухгалтерского учёта – 1С: Бухгалтерия
Онлайн сервисы для введения бухгалтерского учёта – Фингуру, 1С: Бухобслуживание
Антивирус – Windows defender

В техническом отделе на компьютерах установлено следующее ПО:

Операционная система – Windows Server 2016, windows 10
Браузер – Google chrome
Утилита для соединения между двумя и более машинами – SSH-клиент
Менеджер удалённых подключений
Оболочка, в которой исполняются команды – Xshell 5
Антивирус – Windows defender

Техническое задание

1. Общие сведения

1.1. Полное наименование Системы и ее условное обозначение

Полное наименование системы – «Автоматизация документооборота предприятия»

1.2. Заказчики исполнители работ
Заказчик: Кафедра информационных систем МФПА
Представитель заказчика: Гавриленко Андрей Васильевич
Разработчик: Левченков Николай Александрович.

1.3. Основание для проведения работ
Основание для проведения работ.
ТЗ в ходе выполнения работ может быть изменено и (или) дополнено с согласия всех сторон и с занесением отметки об этом в раздел дополнения данного ТЗ.

1.4. Стадийность работ
Стадийность работ определяется календарным планом, включающим этапы выполнения работ. Календарный план представлен в таблице 1.

Таблица № 1

Стадийность работ

№п/п	Наименование работ	Сроки проведения
1	Анализ предметной области	Сентябрь 2020
2	Техническое задание на проектирование	Октябрь 2020
3	Проектирование СЭД	Ноябрь 2020
4	Разработка СЭД	Декабрь 2020

1.5. Особые условия

Настоящее Техническое задание может уточняться и изменяться в установленным порядке.

2. Назначение и цели Системы

2.1. Назначение Системы

Система электронного документооборота предназначена для автоматизации работ, проводимых с документами, как поступившими извне, так и созданными в организации (включая все структурные подразделения) и ведения электронного архива документов.

2.2. Цели создания Системы

Создание Системы должно обеспечить достижение следующих целей:

- Создание единого документооборота всех структурных подразделений Заказчика;

- Повышение эффективности и оперативности работы с документами;

- Систематизация и унификация технологии работы с документами;

- Улучшение качества, полноты и -достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности;

- Снижение затрат, связанных с документооборотом и делопроизводством;

- Исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;

- Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;

- Усиление контроля исполнительной дисциплины;

- Соблюдение принципа однократности регистрации документов.

3. Требования к системе

3.1. Требования к системе в целом

Система должна быть реализована как многофункциональная информационная система, обеспечивающая автоматизацию работы с документами организации.

Целевыми показателями СЭД по производительности являются:

Время отклика на http-запрос пользователя не более 3 секунд (время на получение первого байта информации) и не более 30 секунд на полную загрузку страницы для 90% запросов. Исключение могут составить запросы, связанные с обращением к внешним системам в режиме онлайн.

Указанная производительность должна быть обеспечена при нагрузке до 20 http-запросов в секунду.

Программное обеспечение СЭД должно быть модульным, чтобы обеспечить оптимальную стартовую конфигурацию с возможностью поэтапного развития Системы в дальнейшем, возможностью настройки под меняющиеся требования в процессе эксплуатации.

3.1.1. Требования к документам

Система должна поддерживать перечисленный далее в этом разделе набор типов документов.

3.1.2. Внутренний документ

Внутренний документ — это документ, не покидающий пределы организации. В системе предусмотрен ряд внутренних документов (таких как приказы, инструкции, положения и пр.). Данный тип документа является универсальным и используется в тех случаях, когда специальный тип документа отсутствует.

Документ содержит следующий набор полей:

Заголовок. Краткое описание документа. Поле обязательно для заполнения.

Согласующие. Поле для выбора из организационной структуры согласующих лиц. Если данное поле заполнено, то документ после отправки на рассмотрение отправится на согласование.

Подписант. В данном поле указывается руководитель, который подпишет документ. Руководитель выбирается из структуры. Поле обязательно для заполнения.

Адресат. В этом поле определяются сотрудник (как правило, руководитель смежного подразделения), который получит данный документ.

Содержание. Текстовый редактор, в котором можно как ввести содержимое документа, так и прикрепить любой файл, его содержащий.

В документе также присутствуют поля, которые заполняются системой автоматически:

Автор. Указывается автор документа.

Создан. Дата создания документа.

Состояние. Состояние документа.

Родственные документы. Если документ создавался из другого документа, либо из этого документа будут созданы дочерние документы, в данном поле отображаются родственные связи данного внутреннего документа.

Маршрут движения внутреннего документа состоит из следующих этапов:

Создание. Документ может быть изменен автором, которому доступна кнопка Редактировать. Когда документ примет законченный вид, автор должен нажать на кнопку отправить на рассмотрение.

Согласование. Если на этапе создания было заполнено поле Согласующие, документ оказывается на данной точке маршрута. В противном случае, документ автоматически отправляется на подпись. Согласующим доступна кнопка Согласовать. После того как согласующий нажмет на согласовать, он может выбрать необходимые вариант из следующих: согласен, не согласен. Если согласующий не согласен, документ автоматически отправляется на этап Создание. После согласования согласующий теряет доступ к кнопке Согласовать. После того как все согласующие согласуют документ, он перемещается на следующую точку маршрута. Автор документа в любой момент может остановить процесс согласования, воспользовавшись кнопкой завершить согласование и отправить на подпись. Результаты согласования защищаются цифровой подписью.
Документ автоматически устанавливается на контроль. В качестве контролируемых лиц выступают согласующие.

Подпись. Документ поступает на подпись руководителю, указанному в соответствующем поле документа. Нажатие на кнопку подписать приводит к появлению окна, содержащему два варианта решения: подписать и отказать в подписи. В случае отказа документ возвращается на точку Создание. Результат подписи защищается цифровой подписью.
С целью напоминания руководителю о данном документе, он автоматически устанавливается на контроль (руководителю предоставляется три дня для рассмотрения документа).

Рассмотрение. Подписанный руководителем внутренний документ автоматически регистрируется и направляется адресату. Адресату доступны действия: Наложить резолюцию (по результатам ознакомления или проведения мероприятий по данному документу), Создать поручение (адресат может создать поручение своему подчиненному на основании данного документа), Создать исходящий (для создания исходящего документа), Создать внутренний (для создания еще одного внутреннего документа, на основании данного).
Документ автоматически устанавливается на контроль адресату. Контрольный срок составляет 10 дней.

Закрыт. После того как адресат наложит резолюцию, документ оказывается в данном состоянии.

Контрольные сроки на всех этапах могут быть изменены администратором системы.

3.1.3. Входящий документ

К входящим документам относятся информационные запросы, письма, просьбы, жалобы и пр. документы, поступающие в адрес компании. Входящий документ содержит следующий набор полей:

Заголовок. Строка, которая должна позволить в той или иной степени однозначно идентифицировать документ. Поле обязательно для заполнения.

Исходящий номер. Регистрационный номер поступившего документа, присвоенный отправителем.

Исходящая дата. Дата, указанная на поступившем документе.

Вид документа. Перечисление возможных типов входящих документов: оповещение, письмо, приглашение и пр. Добавить новый тип может администратор системы.

Корреспондент. Организация, от которой поступил документ. Выбирается из справочника Организации. Поле обязательно для заполнения.

Срок исполнения. Дата, к которой документ должен быть исполнен. Заполняется, если в организации определен регламент, определяющий сроки ответа на данный документ.

Адресат. Руководитель, которому будет адресован данный документ.

Документ. Поле позволяет прикрепить документ в виде файла любого формата.

Документ также содержит поля, которые заполняются системой автоматически:

Автор. В поле система устанавливает сотрудника, создавшего данный входящий документ.

Создан. Дата создания документа.

Изменен. В поле записывается дата и время последнего изменения документа.

Состояние. Состояние входящего документа.

Родственные документы. Очень часто на основании входящего документа создаются другие документы: резолюции, исходящие документы и т.д. В данном поле система отображает такие документы, связанные с данным входящим.

Документ движется по следующему маршруту:

Создание. Автор (в роли автора, скорее всего, будет выступать сотрудник канцелярии либо офис-менеджер) создает документ. Он может неоднократно изменять его (кнопка редактировать), установить на контроль (кнопка на контроль) и присвоить регистрационный номер (кнопка зарегистрировать). Для направления документа адресату следует воспользоваться кнопкой на рассмотрение.

Исполнение. Документ направляется адресату. Если был установлен срок исполнения, то включается контроль на соответствующую дату. Если это поле не было заполнено автором документа, то включается контроль на 10 дней (контрольный срок может быть изменен администратором в настройках данного типа документа). В роли контролируемого лица выступает адресат. Такая постановка на контроль означает, что в течение контрольного периода адресат обязан закрыть документ при помощи кнопки пометить как завершенный. Либо, если адресат создаст резолюцию при помощи одноименной кнопки, в результате исполнения которой будет создан ответный исходящий, который будет подписан, то в этом случае данный входящий будет автоматически помечен как завершенный. Автор документа может отнести его к делу, согласно принятой в организации номенклатуры дел, и зарегистрировать, если не сделал этого ранее.

Выполнен. После того как адресат сочтет документ исполненным и нажмет на кнопку пометить как завершенный на предыдущем этапе или будет подписан ответный исходящий, документ переходит в данное состояние.

3.1.4. Договор

Данная реализация договора может не учитывать все детали согласования и заключения договоров. При необходимости администратор системы полностью в графическом режиме может изменить данный тип документ под конкретные нужды.

В договоре имеются следующие поля:

Контрагент - лицо (или лица), с которым заключен договор. Выбирается из справочника организаций. Поле обязательно для заполнения.

Предмет договора.

Дата договора. Дата может не заполняться на этапе создания, она может быть установлена позже вручную или автоматически после регистрации договора.

Сумма договора.

Срок исполнения договора.

Подписант. Руководитель, который будет подписывать договор. Поле обязательно для заполнения.

Согласующие. Если данное поле будет заполнено, то договор будет направлен на согласование.

Текст договора - поле типа Файл, позволяющее прикрепить файлы, содержащие договор и возможные дополнения к нему.

Счета. Файлы, содержащие счета, выставляемые по данному договору. Счета могут быть прикреплены позднее.

Акты. В данном поле прикрепляются акты, составляемые по данному договору. Так как и счета, акты могут быть прикреплены позднее.

Прочие документы. В поле прикрепляются прочие документы. Эти документы могут быть приложены позднее.

Регистратор. В данном поле указывается сотрудник, который будет выполнять регистрацию договора. По умолчанию, устанавливается автор документа. Поле является обязательным для заполнения.

Рассылка. Если после подписания и регистрации договора о его существовании нужно уведомить определенных лиц, в данном поле указываются эти лица.

Помимо перечисленных полей договор имеет еще ряд полей, заполняемых системой автоматически:

Автор. Автор документа.

Создан. Дата создания документа в системе.

Изменен. Дата и время последнего изменения документа.

Состояние. Состояние документа на текущий момент времени (название точки маршрута).

Родственные документы. Если договор был создан из другого документа, в данном поле отображается данная связь.

Маршрут движения договора состоит из следующих точек:

Создание. На данной точке маршрута автор документа занимается его подготовкой. Он может его изменять, используя кнопку Редактировать. По окончании правки договор должен быть направлен по маршруту при помощи кнопки на рассмотрение. Если договор в течение определенного времени не направляется на рассмотрение, система напоминает автору о данном документе. Автор может изменить параметры напоминаний при помощи кнопки настроить напоминания.

Согласование. Если автором документа было заполнено поле Согласующие, то договор направляется на данную точку маршрута. Согласующим доступна кнопка Согласовать. При ее нажатии вызывается окно со следующими вариантами решения: Согласен и Доработать. Если согласующий выбирает вариант доработать договор перемещается на этап создания с соответствующим уведомлением автора документа.

Согласование с контрагентом. На данном этапе предполагается, что автор документа согласует договор с контрагентом. Если контрагента удовлетворяет данный проект договора, автор должен нажать на кнопку контрагент замечаний не имеет. Если есть замечания, то — У контрагента есть возражения. В этом случае документ возвращается на этап создания, и автор может внести необходимые изменения в договор, запустив после этого весь процесс снова.

Подпись. После всех согласования договор получает подписант. Ему доступна кнопка Подписать. При нажатии на эту кнопку появляется окно с двумя вариантами решения: подписать и Доработать. Если выбран вариант доработать договор возвращается на этап создания.

Регистрация. После подписи договора, он отправляется на регистрацию. Регистратору доступны кнопки изменить дату договора, при помощи которой он может установить новую дату договора, и зарегистрировать, при помощи которой регистратор может присвоить договору регистрационный номер. Регистрационный номер может быть сформирован на основании нумератора либо введен вручную.

Подписан. После регистрации система проверяет, — установлена ли дата договора. Если она до сих пор не была установлена, договору присваивается текущая дата. Автору договора и регистратору доступны кнопки, позволяющие приложить к договору счета, акты и прочие документы.

На всех этапах система использует автоматический контроль за выполнением всеми участниками ожидаемых от них действий.

Исходящий документ

Исходящий документ — это документ, отправляемый из компании.

Данный исходящий документ содержит следующий набор полей:

Вид документа. Список видов исходящих документов, как то, письмо, оповещение, приглашение и прочие. Добавление нового вида документа осуществляет администратор системы.

Заголовок документа. Строка, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Поле обязательно для заполнения.

Адресат. Корреспондент-получатель данного документа. Выбирается из справочника Организации.

Согласующие. Если данный исходящий необходимо согласовать, то в данном поле указываются согласующие лица.

Подписант. Руководитель, который должен подписать исходящий документ. Выбирается из структуры. По умолчанию, устанавливается руководитель организации, однако, существует возможность указать другое лицо. Поле обязательно для заполнения.

Регистратор. Сотрудник, который должен выполнить регистрацию документа. По умолчанию устанавливается автор документа. Поле обязательно для заполнения.

Содержание. Содержимое документа. Это может быть текст, либо файл, либо отсканированный образ.

Исходящий документ содержит дополнительные поля, которые недоступны для заполнения пользователем, а заполняются системой автоматически:

Автор. Сотрудник, создавший данный документ.

Создан. Дата создания документа.

Изменен. Дата и время последнего изменения документа.

Состояние. Состояние (этап, точка маршрута) документа.

Родственные документы. В данном поле система приводит документы, имеющие отношение к данному исходящему. Это может быть, например, входящий документ, в ответ на который был создан данный исходящий.

Маршрут исходящего документа состоит из следующих точек:

Создание. Автор документа может неоднократно изменять документ при помощи кнопки редактировать. После нажатия на кнопку на рассмотрение документ отправляется по маршруту.

Согласование. Если автор документа заполнил поле Согласующие, документ отправляется к ним на согласование. Согласующим доступна кнопка согласовать, вызывающая окно с двумя вариантами решения: Согласен и не согласен. Если согласующий выбирает последний вариант, документ возвращается на этап создания с соответствующим уведомлением автора о данном факте. Если все согласующие согласны, документ переходит на следующий этап. Результаты согласования защищаются цифровой подписью. Система автоматически устанавливает документ на контроль, отводя на согласование контрольных срок в два дня.

Подпись. Документ поступает на подпись руководителю. После нажатия на кнопку подписать руководителю доступны два варианта для выбора: подписать документ и отказать в подписи. При выборе второго варианта документ возвращается на этап создания. Подпись руководителя защищается цифровой подписью системы. Когда документ поступает на подпись, система автоматически включает контроль подписи и периодически будет напоминать руководителю о необходимости рассмотреть документ, если он не сделает это в течение двух дней.

Регистрация. Документу присваивается дата (дата подписи руководителя), он автоматически относится к делу «Исходящая корреспонденция» и направляется регистратору, который может изменить дело, к которому был отнесен документ, и выполнить его регистрацию. Пока регистратор не зарегистрирует документ, подписант может отозвать подпись. В этом случае регистратор теряет возможность зарегистрировать документ. На регистрацию отводится два дня, на этот срок система включает контроль.

Выполнен. Документ подписан и зарегистрирован. Автор, регистратор и подписант могут воспользоваться кнопкой отправить на ознакомление, чтобы инициировать процесс ознакомления с данным документом. После нажатия на эту кнопку откроется окно, в котором можно выбрать знакомящихся сотрудников. Регистратор может воспользоваться кнопкой отнести к делу для отнесения документа к делу согласно принятой в организации номенклатурой дел.

Ознакомление. Данное состояние возникает у документа только в том случае, если на предыдущей точке своего маршрута он был отправлен на ознакомление. Знакомящиеся сотрудники должны зафиксировать факт ознакомления при помощи кнопки Ознакомиться. Система автоматически включает контроль со сроком четыре рабочих дня для того, чтобы все знакомящиеся могли ознакомиться с данным документом. По завершении ознакомления документ оказывается в состоянии Выполнен (возможность запуска еще одного ознакомления в этом случае будет отсутствовать).

Все контрольные сроки, использующиеся на различных этапах жизненного цикла исходящего документа, могут быть изменены администратором системы.

3.1.5. Рабочий документ

Это универсальный рабочий документ, который может использоваться в произвольных целях.

Документ содержит следующие поля:

Заголовок. Строка, позволяющая однозначно идентифицировать и охарактеризовать документ. Поле обязательно для заполнения.

Категория. Категория используется для классификации документа. Выбирается из соответствующего справочника.

Содержимое. Непосредственно содержимое документа (текст, картинки, ссылки на других документы, произвольные файлы);

Редакторы. Автор документа может определить сотрудников, которые смогут изменять документ.

Читатели. В этом поле можно указать сотрудники, которые будут автоматически уведомляться о наличии данного документа и комментариях к нему.

У рабочего документа нет определенного заранее маршрута. В процессе работы пользователи сами определяют круг сотрудников, которые примут участие в судьбе каждого конкретного экземпляра документа. Пользователям доступны следующие действия:

Редактировать. Автор и редакторы могут изменять документ.

Комментировать. Любой пользователь может комментировать данный документ.

Создать поручение на основании данного рабочего документа.

Создать исходящий документ на основании данного рабочего.

Пользователям также доступны возможности включения напоминаний на документ и уведомления о его существовании других сотрудников.

3.1.6. Трудовой договор

Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу, а работодатель обязуется предоставить работнику эту работу.

Договор состоит из следующих полей:

Дата договора. Поле обязательно для заполнения. По умолчанию, устанавливается дата создания документа.

Сотрудник. Работник, с которым заключается договор. Поле обязательно для заполнения.

Подписант. По умолчанию установлен руководитель компании, однако, значение данного поля может быть изменено автором документа. Поле также обязательно для заполнения.

Должность, которую займет Работник согласно настоящему договору. Выбирается из одноименного справочника. Поле обязательно для заполнения.

Оклад. Оклад, устанавливаемый сотруднику настоящим договором. Это поле вещественного типа.

Содержание. Можно ввести текст в редактор либо прикрепить в виде файла.

Маршрут договора состоит из следующих точек:

создание. Автор может изменить документ при помощи кнопки редактировать. Когда договор будет готов автор должен нажать на одну из кнопок: на согласование или на подпись. При необходимости проведения согласования договора перед его отправкой на подпись подписанту следует нажать на кнопку на согласование. Будет открыто окно, в котором можно выбрать согласующих лиц. Если необходимости в согласовании нет, следует нажать на кнопку на подпись.

Согласование. Это необязательный этап, и документ оказывается на этой точке маршрута в случае, если автор документа воспользовался кнопкой на согласование. Указанные им согласующие получают автоматически уведомление на документ и их вниманию доступна кнопка Согласовать. При нажатии на эту кнопку открывается окно с двумя вариантами: Согласен и не согласен. Выбор второго варианта приводит к перемещению документа на этап создания с соответствующим уведомлением автора.

Подпись. Руководителю доступна кнопка Подписать. Нажатие на нее приводит к появлению окна, в котором можно выбрать один из двух вариантов: подписать или отказать в подписи. В случае отказа договор направляется автору на доработку.

Регистрация. Договор направляется к автору. Ему доступна кнопка зарегистрировать. Пока трудовой договор не зарегистрирован подписант может отозвать подпись.

Подпись работника. Подписанный и зарегистрированный договор автоматически направляется на подпись сотруднику. Ему доступна кнопка подписать договор. От сотрудника требуется только нажатие на эту кнопку.

Подписан. После подписания договора сотрудников договор переходит в данное состояние. Если в будущем по данному договору будут заключаться дополнительные соглашения, автор должен нажать на кнопку вернуть на редактирование. После внесения соответствующих изменений в поле Содержание, договор будет направлен на повторное подписание.

3.2. Требования к структуре и функционированию системы

Архитектурно Система должна быть реализована в клиент-серверном варианте. В качестве инфраструктурного программного обеспечения (сервер приложений, сервер базы данных) должно использоваться свободное программное обеспечение с открытыми исходными кодами, распространяемое на бесплатной основе. Например, в роли сервера приложений может выступать веб-сервер Apache. А в качестве базы данных допускается использование свободной объектно-ориентированной базы данных PostgreSQL.

Для доступа к Системе должен использоваться тонкий клиент. В качестве клиента необходима поддержка браузеров Microsoft Internet Explorer версии не ниже 7, Mozilla Firefox версии не ниже 3.5, Opera версии не ниже 11, Google Chrome версии не ниже 11.

3.3. Требования к каналам связи

Информационный обмен между клиентами и сервером осуществляется в пределах внутренней сети Заказчика. Системная архитектура должна обеспечить комфортный доступ к Системе на скорости не менее 128 кбит/сек. Сетевое взаимодействие должно осуществляться с учетом требований по скорости, надежности и безопасности информационного взаимодействия.

3.4. Перспективы развития и модернизации системы

При создании Системы должны быть предусмотрены перспективы развития и возможности последующей модернизации в ходе появления новых задач по автоматизации рабочих процессов структурных подразделений, а также появления новых тенденций прогрессивных новаций в мире информационных технологий.

Должны быть предусмотрены следующие направления развития:

Система должна обеспечивать возможность расширения числа пользователей Системы;

Расширение функциональности системы в процессе ее сопровождения (изменение функциональности эксплуатируемых подсистем и внедрение новых подсистем) без перепрограммирования Системы;

Система должна быть масштабируемой, с возможностью адаптации к новым требованиям заказчика;

Обновление и модернизация инфраструктурного программного обеспечения:

Операционная система;

Сервер приложений;

СУБД;

Возможность перспектив интеграции Системы со смежными информационными системами.

3.5. Требования к надежности программного обеспечения

Система должна обеспечивать возможность функционирования 24 часа в сутки, с возможным прерыванием эксплуатации только в случае аварии.

Восстановление полной работоспособности системы после аварий должно обеспечиваться путем повторной инсталляции системного программного обеспечения и программных модулей Системы, ранее сохраненных дампов базы данных в срок не менее суток.

Резервное копирование выполняется средствами ОС и СУБД по регламенту, утвержденному Заказчиком, но не реже одного раза в сутки.

3.6. Безопасность

Доступ пользователей к документам должен быть строго регламентирован. Система безопасности, если ее не настраивать специально, должна предоставлять доступ только к тем документам, которые:

пользователь создал самостоятельно;

были переданы пользователю на рассмотрение (подписание, визирование, исполнение и пр.).

Без дополнительных настроек доступ к документам предоставляться не должен.

Настройка прав на доступ к документам должна осуществляться администратором Системы. Права доступа к документам должны настраиваться на основании их типов и авторства. Например, руководителю отдела можно предоставить доступ на документы всех типов, созданные в его подразделении. А сотруднику отдела кадров может понадобиться возможность просмотра всех кадровых документов, невзирая на авторство.

4. Состав и содержание работ по созданию системы

СЭД «Империал» разрабатывается с использованием стандартных технических средств вычислительной техники.

Учитывая вышеизложенное, по согласованию с заказчиком стадии эскизного и технического проекта и соответствующие этим стадиям виды промежуточных работ по ГОСТ 24.601 не проводятся.

Система разрабатывается в рамках выполнения задания за 4 курс

5. Порядок контроля и приемки системы

Работоспособность системы, соответствие выполняемых функций техническим требованиям потребителей и полнота программной документации проверяется на этапе проведения испытаний (опытной эксплуатации системы). Система протестируется и пройдут все испытания в течение месяца от подписания тз.

6. Требования и содержание работ по подготовке системы к вводу в действие

Проведение работ по внедрению СЭД и их приемка осуществляются поэтапно, в соответствии с утвержденным план-графиком работ. План-график может включать нижеприведенные этапы с примерным перечнем работ:

Организационный этап.

Создание рабочих групп по внедрению системы и ее руководителя со стороны клиента.

Определение места и времени совместной работы групп по внедрению со стороны клиента и исполнителя.

Распределение полномочий и обязанностей между группами по внедрению со стороны клиента и исполнителя.

Определение целей и порядка приема результатов проекта.

Обучение администраторов Системы из числа сотрудников Заказчика.

Этап обследования.

Описание организационной структуры Заказчика.

Составление списка документов по каждому подразделению и организации в целом.

Описание атрибутов каждого типа документа, типовых форм.

Описание существующей классификации документов, номенклатуры дел.

Определение сроков хранения каждого документа, сроков помещения в архив и уничтожения документов, в соответствии с принятыми в компании нормами и требованиями законодательства.

Выявление существующих маршрутов движения документов.

Создание списка необходимых классификаторов и справочников.

Подготовительный этап.

Анализ существующей системы документооборота.

Формирование системы классификации документов (например, базирующуюся по направлениям бизнеса) и определение журналов Системы.

Приведение наименования документов и атрибутов к общей терминологии.

Утверждение типовых форм документов.

Определение маршрутов движения документов.

Определение прав доступа для типов документов и журналов.

Определение справочников Системы.

Определение прав доступа для справочников системы.

Этап внедрения.

Установка и настройка сервера.

Настройка необходимого инфраструктурного программного обеспечения.

Инсталляция и конфигурирование Системы.

Создание типов документов в каждом подразделении Заказчика.

Создание журналов документов.

Создание и заполнение справочников системы.

Проведение обучающего семинара по работе в системе для сотрудника Заказчика.

Завершающий этап.

Запуск Системы в опытную эксплуатацию.

Анализ разработанной Системы.

Запуск Системы в промышленную эксплуатацию.

Подписание актов приема работ.

Исполнитель вправе предоставить Заказчику на рассмотрение план-график, отличный по структуре от приведенного.

К моменту сдачи СЭД в промышленную эксплуатацию должны быть обучены администраторы Системы. Обучение в должном объеме и уровне качества обязан обеспечить Поставщик СЭД.

Поставщик должен предоставить календарный план-график по внедрению Системы с указанием контрольных дат и декомпозицией работ по задачам. Мониторинг исполнения план-графика должен проводиться на регулярной основе на совещаниях рабочих групп. Оперативная корректировка план-графика должна проводиться в соответствии с принятой процедурой принятия изменений. Завершение выполнения задач и этапов, как правило, должно фиксироваться документально и подписываться двумя сторонами.

Испытания и приемка СЭД осуществляются на технических средствах Заказчика.

Для приемки СЭД Заказчик формирует рабочую группу, в которую входят представители Заказчика и Поставщика. Рабочая группа формируется соответствующим приказом.

Приемка СЭД в эксплуатацию должна производиться рабочей группой.

Рабочей группе должны быть предъявлены:

отчет об обследовании;

настоящее техническое задание;

отчет об опытной эксплуатации.

Рабочая группа осуществляет проверку работоспособности комплексов средств автоматизации, комплектности документации, необходимой для внедрения комплекса задач в эксплуатацию, проводит приемо-сдаточные испытания на реальной информации.

Результаты работы рабочей группы оформляются актом приемки СЭД в эксплуатацию.
7. Требования к документированию

Требования к документированию.

В результате проектирования должен быть подготовлен и передан Заказчику следующий перечень документов:

пояснительная записка к техническому проекту;

ведомость технического проекта или план-график;

общее описание системы;

протокол испытаний и акт, составленный приемочной комиссией.

Состав и содержание комплекта документации на СЭД может быть уточнен на стадии проектирования.

8. Источники разработки

ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания;

ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы;

ГОСТ 34.603-92. Информационная технология. Виды испытаний автоматизированных систем;

РД 50-34.698-90 Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.

9. Дополнения

9.1. Гарантийный срок

Гарантийный срок на обслуживание, устранение неисправностей, 1 год с момента полной сдачи системы в эксплуатацию.

По его истечению все названные (или отдельные) мероприятия осуществляются в рамках технического облуживания.

9.2. Контактная информация

В случае доработки системы, обнаружения неисправностей в работе системы следует обращаться к разработчикам.

Информационное обеспечение задачи.

2.1. Информационная модель и её описание.

Таблица 2.1. Список актёров

Актёр	Краткое описание
Директор фирмы	Владеет и управляет всей информацией в фирме: о заказах, клиентах, сотрудниках, поставках, подрядчиках, материалах
Менеджер	ведет работу с клиентами до заключения договора
Бухгалтер	производит все бухгалтерские и сметные расчеты
Специалист по исполнительной документации	(работает с документацией, ее составление, редактирование, проведением, а также формирует отчеты
Специалисты	производят работы на строительных объектах, передают расчеты и показания

На основании вышеизложенного можно выделить следующие прецеденты:

Таблица 2.2. Список прецедентов

Прецедент	Краткое описание
Управление информацией о заказах	Директор фирмы управляет информацией о заказах
Управление информацией о клиентах	Запускается менеджером по работе с клиентами. Позволяет добавлять, изменять или удалять клиентов, а также просматривать информацию о клиентах.
Управление информацией о сотрудниках.	Директор фирмы управляет информацией о клиентах. Может назначать штрафы, увольнять или поощрять сотрудников
Заключение договора	Директор фирмы заключает договор об указании страховых услуг.
Работа с клиентами	Менеджер работает с клиентами, направляет их по страховке, предлагает свои услуги
Работа с расчетами	Бухгалтер управляет расчётами фирмы
Составление документов	Специалист по исполнительной документации составляет документы, формирует шаблоны для документов.
Анализ данных и формирование отчетов	Специалист по исполнительной документации анализирует и формирует отчёты в фирме

Диаграмма прецедентов в ООО «Империал» представлена на рисунке 2.1.

3.1

Рисунок 2.1. Диаграмма прецедентов в ООО «Империал»

Диаграмма деятельности (активности) в ООО «Империал» представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. Диаграмма деятельности (активности) в ООО «Империал»

2.2 Характеристика базы данных.

Для проектирования ИС была создана модель сущность-связь. В ней определены все основные объекты (сущности) и связи, которые существуют между ними. Были выделены сущностей: Заказчики, Заказы, Страхование, Отдел кадров, Сотрудники.

Таблица 2.3. Сущность «Заказчики»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код заказчика	Ключ	Счетчик	5
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	20
Код заказа	Is Not Null	Числовой	50
Код компании	Is Not Null	Числовой	20
Контакты	Is Not Null	Короткий текст	50

Таблица 2.4. Сущность «Заказы»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код заказа	Ключ	Счетчик	5
Бюджет	Is Not Null	Денежный	20

Таблица 2.5. Сущность «Страхование»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код страховки	Ключ	Счетчик	5
Название	Is Not Null	Короткий текст	20
Стоимость	Is Not Null	Денежный	50

Таблица 2.6. Сущность «Отдел кадров»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Код отдела	Ключ	Счетчик	5
Табельный номер	Is Not Null	Числовой	20
Код компании	Is Not Null	Числовой	20

Таблица 2.7. Сущность «Сотрудники»

Наименование поля	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля
Табельный номер	Ключ	Счетчик	5
ФИО	Is Not Null	Короткий текст	20
Должность	Is Not Null	Короткий текст	50
Тариф оплаты	Is Not Null	Денежный	20
Стаж работы	Is Not Null	Числовой	20
Смена	Is Not Null	Числовой	20
Время	Is Not Null	Числовой	20
Количество смен	Is Not Null	Числовой	20

ER-модель (диаграмма) в ООО «Империал» представлена на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3. ER-модель (диаграмма) в ООО «Империал»

3. Контрольный пример реализации и его описание.

Экранные формы приведены в следующих рисунках:

Рисунок 3.1. Таблица заказчики

Рисунок 3.2. Таблица заказы

Рисунок 3.3. Таблица Отдел кадров

Рисунок 3.4. Таблица сотрудники

Рисунок 3.5. Таблица Страхование

Рисунок 3.6. Запрос заказчиков на ФИО

Рисунок 3.7. Запрос сотрудников на ФИО и смену

Рисунок 3.8. Форма заказчики

Рисунок 3.9. Форма сотрудники

Рисунок 3.10. Форма страхование

Рисунок 3.11. Отчёт Заказчики

Рисунок 3.12. Отчёт Отдел кадров

Заключение

Успешная работа учреждения во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.

Появление информационных систем является одной из первоначальных задач усовершенствования деятельности управления.

В результате внедрения системы автоматизированного документооборота удается достичь:

• повышения исполнительской дисциплины;

• повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;

• сокращения времени исполнения поручений;

• оптимизации маршрутов прохождения документов;

• повышения оперативности получения необходимой информации;

• качественного улучшения контроля различных направлений деятельности учреждения;

• повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Автоматизированная система документооборота предназначена для использования специалистами учреждения.

Эксплуатация информационной системы автоматизированного документооборота обеспечит:

• инструментами эффективного управления;

• повышение производительности труда и сокращение времени общего прохождения документов;

• поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

• существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива;

• введение формальных процессов прохождения документов.

Благодаря электронной системе документооборота в компании ООО «Империал» увеличилась производительность документопотока и скорость каждого сотрудника в работе с клиентами в среднем увеличилась на 30%

Список использованной литературы

1. Абрамова Л.В. Инструментальные средства информационных систем: учебное пособие. - Архангельск: САФУ, 2013. - 118 с. - режим доступа http://biblioclub.ru

2. Заботина Н.Н.Проектирование информационных систем: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2013. - 331с.

3. Золотов С.Ю. Проектирование информационных систем: учебное пособие. - Томск: Эль Контент, 2013. - 88 с. – режим доступа http://biblioclub.ru

4. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: учебное пособие / авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь: СКФУ, 2015. - 152 с.

5. Проектирование информационных систем. Проектный практикум: учебное пособие / А.В. Платёнкин, И.П. Рак, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. - Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. - 81 с. - режим доступа http://biblioclub.ru

6. Советов Б.Я. Базы данных: учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 463с.

7. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем – М.: ИУИТ, 2012 – 300 с.

8. Гущин А.Н. Базы данных: учебник. - М.: Директ-Медиа, 2014. - 266с

9. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России

10. https://www.1cashflow.ru/upravlencheskiy-uchet-na-predpriyatii