Технология управления бизнес-процессами

Организация, которой необходимо выжить или улучшить свое положение, должна постоянно совершенствоваться во всех отношениях, в том числе и в моделировании бизнес-процессов.

Бизнес-процесс представляет собой комплекс взаимосвязанных работ, направленных на формирование некоторого продукта или услуги. Управление бизнес-процессами (BPM, Business Process Management) заключается в упорядочивании, описании и изменении бизнес-процесса. То есть задается определенная последовательность действий, которую будет выполнять коллектив сотрудников при решении задач организации. Для управления бизнес-процессами необходимо: описать эти бизнес-процессы, интегрировать описанный процесс в работу сотрудников, назначить ответственных за процесс. В результате каждая автоматизированная система работает соответствии с заложенными в нее функциями, а человек – по инструкции.

Бизнес-процесс – это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой за счет управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Общая схема бизнес-процесса представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Общая схема бизнес-процесса.

Управление бизнес-процессами – это составная часть «обычного» управления. При моделировании бизнеса используются различные модели, отображающие следующие элементы:

- функции, которые бизнес-система должна выполнять;

- процессы, обеспечивающие выполнение указанных функций, последовательность отдельных этапов работ;

- данные, необходимые при выполнении процессов, и отношения между этими данными;

- организационные структуры, обеспечивающие выполнение процессов;

- материальные и информационные потоки, возникающие в ходе выполнения процессов.

Эффективное управление бизнес-процессами, как правило, сводится к поиску недостатков в таких процессах и путей избавления от них. Как правило, управление состоит из последовательности этапов: анализ бизнес-процесса, составление модели в том виде, который зафиксирован на текущий момент; поиск узких мест в составленной модели; создание идеальной модели; проектирование, моделирование, формулировки различных вариантов изменений; проведение тестов сформулированных версий, анализ полученных результатов; выбор и реализация подходящего варианта; подключение автоматизации посредством BPM-систем; мониторинг деятельности с оценкой эффективности работы по новой модели; сравнение с идеальной моделью.

Использование компьютерных технологий (та самая автоматизация с помощью BPM-систем) существенно повышает эффективность процесса моделирования и анализа бизнес-процессов, так как позволяет сделать проще работу по построению моделей, уменьшить количество ошибок, сократить трудозатраты и время, повысить качество моделей и результатов анализа.

Возможности инструментальных средств моделирования бизнес-процессов:

- визуальное моделирование, заменяющее разработчику бумагу и карандаш на компьютерную технику и позволяющее формировать графическую модель (в виде диаграмм, блок-схем, графов) в интерактивном режиме с использованием визуальных средств;

- проверку моделей — проверку соблюдения правил моделирования;

- анализ построенных моделей, в том числе возможность просчитать характеристики различных процессов, проверить гипотезы и т. д.;

- структурирование информации об элементах модели — возможность описания количественных и качественных характеристик моделируемой деятельности;

- документирование — вывод представленной в моделях информации в виде описаний, содержащихся в файлах определенного формата;

- интеграция различных информационных систем — возможность обмена информацией о процессах между различными приложениями;

- автоматическое создание компонентов информационных систем — например, создание компьютерных программ.

Рассмотрим три программные системы управления бизнес-процессами.

BPM-система Creatio. Интеллектуальная платформа управления бизнес-процессами. Система позволяет автоматизировать бизнес-процессы любой сложности благодаря уникальной синергии технологий Business Process Management (BPM) и Case Management. Благодаря готовым решениям для автоматизации бизнес-задач, а также пользовательским инструментам для настройки и конфигурирования системы, Studio Creatio позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений компании и эффективно управлять изменениями в масштабах всего предприятия. С использованием Creatio компании смогут организовать максимально эффективную работу сотрудников, предоставив им четкие регламенты действий, и BPM-система будет вести пользователей шаг за шагом к ожидаемому результату. Решения на платформе Creatio предоставляют полный набор инструментов для управления процессами, включая проектирование, исполнение и мониторинг процессов. Дизайнер процессов предоставляет готовые элементы для планирования действий пользователя, работы с интерфейсными страницами, обработки данных, вызова внешних сервисов. Ядро процессов предоставляет четкие регламенты действий. Библиотека процессов содержит лучшие практики для повышения эффективности деятельности компании. Все выполняемые шаги процесса сохраняются в системе для периодического мониторинга и анализа.

Система Neaktor. Cистема для управления работой компании по бизнес-процессам. Система поможет выстроить работу компании в виде логичных схем бизнес-процессов. Бизнес-процессы определяют в какой последовательности, кем и в какие сроки делается работа, какие данные и файлы необходимо подготовить и передать. В результате сотрудники намного меньше ошибаются, становятся взаимозаменяемыми за счет того, что работа выполняется одинаково, убираются недопонимания между целыми отделами, весь бизнес становится понятным и подконтрольным. В любой момент можно посмотреть, что находится в работе, на какой стадии и все ли идет по плану. За счет типизации работы любая позиция может быть без проблем закрыта другим работником в случае болезни, отпуска или увольнения. И множество других функций.

QuickBPM. Позиционируется как облачная система, предлагающая очень быстрый способ наладить бизнес-процессы компании с помощью оцифровки внутренних и производственных процессов, вовлечения в продажи всех сотрудников компании. Компания предлагает визуальный конструктор для быстрой автоматизации бизнес-процессов. С помощью QuickBPM можно автоматизировать документооборот (есть готовые шаблоны для работы с входящими и исходящими обращениями, договорами, служебными и финансовыми документами), управление заказами, поиск и прием персонала и т.п.

На рисунке 2 представлены скриншоты интерфейсов описанных выше программных средств.

Рис. 2. BPM-система Creatio, Neaktor, QuickBPM

Использование процессного подхода в бизнесе позволяет детализировать действия, что они становятся максимально понятными для исполнителя, в том числе – за счет интуитивно понятных инструментов. Графическое представление процессов позволяет увидеть картину в целом, понять слабые места, может служить самостоятельной инструкцией для сотрудника, так как визуализированная информации – наиболее удобный способ ее восприятия. При таком подходе процесс будет стандартизирован, результат будет ожидаем, а все это вместе позволит снизить ошибки влияния человеческого фактора. Конечно, создавая модели бизнес-процессов, необходимо помнить об ответственности: если в сам процесс будет внесена ошибка, то исполнители раз за разом будут ее совершать, не имея никакой возможности повлиять на нее (инструкция есть инструкция). Исправить в таком случае ошибки результатов можно только внесением изменений в сам бизнес-процесс.

Использование процессного подхода к организации бизнеса целесообразно и актуально на всех стадиях развития компании, а для того, чтобы бизнес-процесс был на пользу, необходимо собирать от участников замечания и ошибки.

Источники:

1. BPM-система Creatio. / Официальный сайт компании. [Электронный ресурс]. URL: https://www.terrasoft.ru (дата обращения: 04.12.2019)
2. Neaktor — система для управления работой компании по бизнес-процессам. / Официальный сайт компании. [Электронный ресурс]. URL: https://neaktor.com (дата обращения: 04.12.2019)
3. QuickBPM / Официальный сайт компании. [Электронный ресурс]. URL: https://quickbpm.io/ (дата обращения: 04.12.2019)
4. Джестон Д., Нелис Й. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов. – Пер. с англ. – СПб: Символ-Плюс, 2008. – 512 с., ил.
5. Как выстроить эффективное управление бизнес-процессами в компании / COMINDWARE. [Электронный ресурс]. URL: https://www.comindware.com/ru/blog-efficient-business-process-management/ (дата обращения: 04.12.2019)
6. Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес-процессами. / HABR. [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/company/trinion/blog/354608/ (дата обращения: 04.12.2019)
7. Силич В.А., Силич М.П. Моделирование и анализ бизнес-процессов: учеб. пособие / В.А. Силич, М.П. Силич. — Томск : Изд-во Томск. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники, 2011. — 212 с.
8. Управление бизнес-процессами предприятия : учебное пособие / сост. Е. В. Пирогова. – Ульяновск : УлГТУ, 2017. – 107 с.