Система office media (Основы спортивного менеджмента)

Содержание:

Введение

Каждая компания нуждается в хорошем офисе. Он должен находиться в престижном районе, где его смогли бы видеть потенциальные клиенты. Однако месторасположение не спасет, если сам офис неправильно организован, сотрудники раздражительны и присутствуют еще какие-то неудобства для клиентов. Если вы заинтересованы в успехе своего бизнеса, предлагаем воспользоваться информацией, которая есть на нашем сайте.

Название базовой системы (платформы): CompanyMedia

Разработчики: InterTrust (ИнтерТраст)

Дата премьеры системы: февраль 2015

Технологии: СЭД, СЭД - Системы потокового распознавания .

Система Office Media состоит из четырех комплектов:

•"Делопроизводство";

•"Внешние контакты";

•"Управление и планирование";

•"Учет материальных ценностей".

Комплект "Делопроизводство"

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при помощи комплекта "Делопроизводство".

Комплект предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с внутренними распорядительными документами или отправить на согласование свои проекты.

Система Office Media предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

Система Office Media решает следующие задачи:

координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;

предоставление средств для деловой переписки;

регистрация документов, циркулирующих в организации;

возможность оперативной раздачи поручений;

анализ и контроль исполнительской дисциплины;

согласование, ознакомление, исполнение документов

Комплект "Внешние контакты"

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

•информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;

•фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;

•планировать мероприятия и встречи;

•заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

•фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

•"Внешние контакты" - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений.

•"Проекты" - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации.

•"Рассылка" - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.

•"Секретарь" - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

Комплект "Управление и планирование"

Комплект предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручениями и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта Вы сможете:

•подробно отслеживать все стадии работ по договорам;

•работать с поручениями;

•автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.

Комплект состоит из следующих прикладных баз данных:

•"Поручения" - предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам.

•"HelpDesk" - предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы.

•"Договоры" - подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.

Комплект "Учет материальных ценностей"

Комплект решает следующие задачи: ,

•учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;

•автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;

•автоматизация процесса приема – передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;

•контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Комплект состоит из следующих баз данных:

•"Справочник УМЦ";

•"Архив УМЦ";

•"Учет оборудования".

Система OfficeMedia является не просто готовым продуктом, но и своего рода учебным конструктором, на базе которого можно создавать собственные системы. Многие разработчики Lotus Notes/Domino начинали именно с неё.

Базовая стоимость продукта: (за 1 р.м. )3300 руб.

Стоимость указана в рублях на одно рабочее место системы.

Система Office Media предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест.

в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Система Office Media состоит из четырех комплектов:

Делопроизводство;

Внешние контакты;

Управление и планирование;

Учет материальных ценностей;

Делопроизводство;

С помощью данного комплекта Вы сможете: подробно отслеживать все стадии работ по договорам; работать с поручениями; автоматизировать процессы решения технических проблем, возникающих у пользователей.

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Состоит он из следующих баз данных:

Регистрация документов (предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления);

Библиотека документов (служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам/электронным папкам, контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т. д.);

Согласование (предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования);

Ознакомление (предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления);

Обращения граждан (предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц);

Организационно-распорядительные документы (предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения).

Базы данных комплекта могут использоваться как независимо, так и вместе, обеспечивая в последнем случае автоматическую маршрутизацию документов внутри системы. Вы сами выбираете те базы, с которыми будете работать.

Внешние контакты. Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

Комплект "Внешние контакты" Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.

Заключение

С помощью данного комплекта Вы сможете:

информировать сотрудников о развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях и дальнейших планах работ;

фиксировать информацию о сотрудниках внешних компаний, о совместных проектах;

планировать мероприятия и встречи;

заносить информацию о результатах переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих баз данных:

"Внешние контакты" - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений.

"Проекты" - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации.

"Рассылка" - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.

"Секретарь" - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

Преимущества:

Пакет приложений для офисной работы имеет ряд преимущественных особенностей и главными из них считаются:

◦широкая распространенность;

◦возможность получения доступа к информации вне своего рабочего места;

◦гибкие настройки и удобное управление;

◦способность поддерживаться многими приложениями;

◦возможность программирования с применением стандартного языка (Visual Basik);

◦прекрасно справляется с поставленными задачами.

Недостатки:

Несмотря на многочисленные преимущества пакету офисных приложений присущи некоторые недостатки:

• ◦дороговизна;
• ◦внутренняя несовместимость форматов (документы 2007 года не открываются на компьютере с офисом 2003 года);
• ◦несовместимость макросов из разных офисных пакетов;
• ◦сложности в работе из-за различий в интерфейсе (офис 2003 года совершенно отличается от офиса 2007 года).

Интерфейс

Список литературы

1.http://education.intertrust.ru/site3/products.nsf/d/OfficeMedia?OpenDocument

2.https://eofficemedia.pl/

3.https://yandex.ru/images/search?text=Office%20Media%20%D0%98%D0%9D%D0%A2%D0%95%D0%A0%D0%A4%D0%95%D0%99%D0%A1

4.http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BA%D1%82:OfficeMedia

5. http://www.office-media.ru/