Структура систем управления документооборотом
Содержание:
Системы управления документооборотом
Назначение систем управления документооборотом заключается в обеспечении поддержки корпоративной дисциплины обращения с документами, независимой от предметной области, исполнителя, подразделения и выполняемого задания за счет:
• классификации и унификации документов;
• обработки как электронных, так и бумажных документов;
• последовательного перехода к электронному учету документов;
• перехода к формализованному электронному документообороту в процессе выполнения деловых процедур (как между исполнителями внутри подразделений, так и при обменах информацией с внешним миром);
• сопровождения изменений документа и его состояния на протяжении всего его жизненного цикла;
• внедрения централизованного корпоративного архива электронных документов с унифицированной системой учета;
• внедрения комплексной системы обеспечения безопасности данных (включая цифровую подпись и систему разграничения полномочий пользователей).
Развитые системы оперируют двумя видами документов – структурированным и неструктурированным. В первом случае документ представляет собой набор полей записи базы данных, хранящих как учетные реквизиты документа, так и его содержательную часть. При работе со структурированным документом система дает возможность пользоваться отдельными его разделами. Во втором случае документ представляет собой файл с содержательной частью документа и запись в базе данных, содержащую учетные реквизиты.
Регистрация (создание) документов в системе осуществляется путем формирования регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа в зависимости от его класса (классификация дает возможность описать роли пользователей и типовых наборов реквизитов документов).
Архив документов, как правило, обеспечивает двухуровневое хранение: оперативный уровень предназначен для хранения документов в процессе работы с ними и доступен на чтение и запись, долговременный уровень предназначен для хранения документов, списанных в архив и не использующихся в повседневной работе, и доступен только на чтение.
Управление движением документов осуществляется способами свободной и жесткой маршрутизации. При свободной маршрутизации исполнитель самостоятельно определяет следующий этап работы с документом и передает его другому исполнителю. При жесткой маршрутизации заранее создаются так называемые маршрутные карты, в которых определен порядок выполнения делопроизводственных операций и ролевые права на выполнение.
Операции с документами традиционны и обеспечивают доступ к документам и их разделам (для структурированных документов) в соответствии с правами пользователя. К ним относятся операции поиска необходимого документа, ввода и корректировки данных по документам, просмотра и модификации реквизитов регистрационной карточки документа, просмотра движения документов, просмотра действий, совершенных над документами в результате исполнения заданий, и т. п. Отметим наличие широкого спектра методов поиска документа: поиск по значениям реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск с использованием словарной нормализации (по содержанию текстов документов), нечеткий поиск с использованием эвристической нормализации по содержанию текстов документов.
В числе других важных функций системы управления документооборотом отметим следующие:
• контроль исполнения документов и заданий;
• обеспечение информационного взаимодействия между пользователями;
• формирование «составных» документов;
• управление версиями документов;
• управление изменениями документов;
• управление связями документов и пунктов документов (для структурированных документов);
• управление копиями;
• подготовка отчетности;
• ведение истории работы с документами.
Современные системы управления документооборотом обеспечивают защиту информации посредством механизмов электронной цифровой подписи и шифрования. Перечисленные механизмы позволяют:
• подписывать личным ключом документы и сообщения;
• производить проверку подписей других пользователей;
• закрывать документ от редактирования при выполнении операции подписания документа;
• шифровать конфиденциальные документы на индивидуальных ключах в прозрачном для пользователя режиме;
• шифровать информацию, передаваемую между почтовым клиентом и почтовым сервером.
ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.
К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:
Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
Сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнеса систем. Оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
Улучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа, не выполнив заданных действий.
Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.
- DocSpace (Коммерция по отраслям) (Преимущества DocSpace)
- Планирование проекта (Процессы планирования)
- Система office media (Основы спортивного менеджмента)
- Документооборот. Основные этапы документооборота. Технология работы с входящими документами (Понятие документооборота и его характеристики)
- Качественные и количественные характеристики документооборота.
- Системы электронного оборота документов
- Документооборот в ресторане
- Основные законодательные акты для ресторанного бизнеса
- Правовое регулирование социальной поддержки вынужденных переселенцев
- Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации: его статус и полномочия
- Принцип светского государства и право на свободу вероисповедания (Религия)
- Краткая история книги