Документооборот. Основные этапы документооборота. Технология работы с входящими документами (Понятие документооборота и его характеристики)
Содержание:
Введение
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Поэтому разберемся, что такое документооборот?
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборот.
Понятие документооборота и его характеристики
Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки".
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого — информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.
Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы:
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
2) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).
После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);
3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов;
4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством исполнения.
При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. ответственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Затем оформляет его и отправляет на подпись руководителю.
Технология работы с входящими документами
Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль за исполнением; исполнение документов; подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».
Предварительное рассмотрение входящих документов проводят с целью распределения их на регистрируемые и нерегистрируемые.
На регистрируемых документах проставляют автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование организации-получателя, дату поступления и регистрационный индекс документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.
Руководителю организации (предприятия) должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя организации (предприятия), в структурные подразделения или сразу исполнителям.
В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условными обозначениями (индексами) руководителей организации (предприятия), структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладывают по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом руководителю.
Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурное подразделение или фамилия работника.
Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться только после их регистрации.
Зарегистрированные документы передают руководителю. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал. Резолюция может явиться также основанием для взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому по списку; он считается ответственным исполнителем.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок.
Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями секретарь размножает входящий документ и передает его копии исполнителям.
Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.
Заключение
В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.
Таким образом, одним из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы. И, так или иначе, все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.
- Качественные и количественные характеристики документооборота.
- Системы электронного оборота документов
- О компании Электронные Офисные Системы и СЭД «Дело»
- OPTIMA-WorkFlow» - система электронного документооборта
- Понятие, объем документооборота в организации
- Создание системы маркетинга на предприятии (Анализ и оценка ситуации)
- Принцип светского государства и право на свободу вероисповедания (Религия)
- Краткая история книги
- Структура систем управления документооборотом
- DocSpace (Коммерция по отраслям) (Преимущества DocSpace)
- Планирование проекта (Процессы планирования)
- Система office media (Основы спортивного менеджмента)