Развитие унификации и стандартизации документов (Основная часть)

Содержание:

Введение

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учёта, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Актуальность выбранной темы заключается в постоянном использовании унифицированных и стандартизированных документов в профессиональной деятельности документоведов.

Основная часть

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.

Система документации -совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации.

Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Работа по унификации документов включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) унифицированных систем документоведения в рамках региональных и отраслевых УСД;
• ведение унифицированной системы документоведения и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в унифицированную систему документоведения, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчётно-статистической документации;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации.

Результаты проведённой унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Способы унификации текстов документов

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

• Трафарет - способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.
• Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки.
• Таблица - разорванный текст, расположенный по определённому принципу: постоянная информация - в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной ёмкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных.

Принципы унификации документов:

• • Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
  • Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
  • Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
  • Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники.

Этапы унификации текстов документов

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа -- с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации.

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов. 

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации.

В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» целями стандартизации являются:

• повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг;
• повышение их конкурентоспособности;
• обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов;
• техническая и информационная совместимость;
• сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных;
• взаимозаменяемость продукции.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

Результаты стандартизации:

• Юридическая сила документированной информации;
• Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
• Эффективная автоматизированная обработка документов.

Заключение

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения).

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

На каждую унифицированную систему документации (УСД) разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации.

В каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Список использованной литературы:

Белов А. Н.

1. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие / А.Н. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. М.: Эксмо, 2008.

 Дёмин С. Н.

1. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. СПб.: Проспект, 2005.

Кабашов С. Ю., Асфандиярова И. Г.

3. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - 3-е изд., стер. Москва.: ФЛИНТА, 2018.