Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

«Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией»

Содержание:

Введение

Актуальность темы. Непосредственно в комплексе проблем менеджмента, проблема совершенствования управления персоналом занимает особую значимость. Совершенствование квалификаций, компетентностей, мотивации, коммуникаций в области менеджмента способствует росту производства.

Управление персоналом содержит в себе многочисленные элементы, такие как: подбор и наем персонала, прогнозирование ситуации на рынке труда, мотивация персонала, содействие адаптации работников. Невозможно переоценить значение коммуникационного процесса в управлении. Практически все, что совершает руководитель, требует обмена данными, для упрощения достижения целей организации. Без обмена данными, сотрудники организации не смогут действовать сообща, определять цели и достигать их.

Коммуникации на предприятии в современном мире процесс тяжелый, состоящий из действий, каждое из которых необходимо для того, чтобы идеи сотрудника стали ясными другому сотруднику.

Актуальность темы в работы определяется тем, что в работе предприятия могут возникать серьезные проблемы в силу того, что руководители, концентрируя свое внимание на вопросах, связанных с финансами, производством, материально-техническим снабжение и сбытом, упускают из поля зрения персонал, который обеспечивает работу на предприятии по всем перечисленным направлениям. Именно благодаря обмену информацией, который необходим всем ключевым видам управления персоналом, коммуникации являются связующим процессом.

Цель исследования - оптимизировать систему внутриорганизационных коммуникаций на предприятии.

Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

Раскрыть теоретические аспекты коммуникационного процесса. Выявить сущность коммуникационного процесса.
Изучить классификацию средств и проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций.
Выявить специфику внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК».
Изучить организационно-правовую характеристику объекта исследования.
Разработать программу мероприятий по улучшению внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК».

Для выполнения задач в дипломной работе были использованы методы сравнительного анализа, наблюдения, анкетирования.

Объект исследования - СФ ЗАО «ССК».

Предмет исследования - коммуникационно-информативные связи в СФ ЗАО «ССК».

Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования, и включает: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационного процесса

1.1.Сущность коммуникационного процесса

Для начала необходимо определить, что под собой подразумевают внутриорганизационные коммуникации и их базовые элементы. Для наилучшего понимания используем дедуктивный метод, то есть пойдем от общего к частному. Соответственно, коммуникация (от лат. Communicatio - сообщение, передача; от лат. соттитсо - делаю общим).[2.C.31]

Коммуникации в менеджменте - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией. [30]

Коммуникация в организации - это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций. [12] Своевременность их реализации зависит от способности руководителя осуществить сбор, анализ, интерпретацию и передачу информации в подходящий момент; решить, какая информация ему нужна и когда.

Внутренняя коммуникация - это поток информации интеллектуального либо психологического содержания, цель которого понижение отрицательных факторов в отношениях управления и служащих, и укрепление положительных. То есть, внутренние коммуникации подразумевают введение порядочных взаимоотношений между работниками, между служащими и управляющими, не считая этого, они содействуют обеспечению условий эффективного и психологического соучастия. Такие определения мы можем найти в словаре терминов по менеджменту. [8.C.45]

Для определения наших терминов нам помогли три источника литературы, первый, Словарь практических терминов по менеджменту, второй, автор конспектов лекций Дорофеева Л.И. и Большая Энциклопедия Нефти и Газа. Исходя из этих определений, мы можем сделать вывод что, внутриорганизационные коммуникации - это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что мы тщательно создавали ранее, может рассыпаться. [17.C.3]

Основные цели внутренних коммуникаций это: выстраивание эффективной системы трансляции информации внутри компании; формирование и укрепление единой корпоративной культуры; укрепление лояльности и вовлеченности персонала. [21.C.65]

После того как мы определили для себя, что под собой подразумевают коммуникации, необходимо разобраться в базовых элементах процесса коммуникации, включающих в себя: отправитель, сообщение, канал, получатель. Для этого мы обратимся к Стрельникову И.В. автору работы «Оптимизация внутрифирменных коммуникаций с помощью PR- инструментов». Анализируя его работу, можно сделать вывод, что он опирался на математическую модель коммуникаций Шеннона и Уивера, созданную в 1949 году [19]. Телефонная лаборатория Белла в США во время Второй мировой войны являлась местом работы Шеннона и Уивера. Где для них основной задачей являлась выработка наиболее эффективного способа использования каналов коммуникации. В то время передовыми каналами коммуникации являлись телефонный кабель и радиоволны. Теория была направлена на решение технической задачи: отправление максимального количества информации по различным каналам и измерение потенциала канала с точки зрения его возможностей для передачи информации. Такое внимание к каналу и его емкости объясняются инженерной и математической направленностью их работы, но, создав свою знаменитую модель, Шеннон и Уивер заявили, что она может прилагаться к любой человеческой коммуникации. Рассмотрим элементы модели:

Отправитель - это человек, собирающий информацию и передающий ее далее. [3.C.45]

Сообщение - соответственно сама информация, закодированная с помощью символов и представленная в той или иной форме. [5]

Канал - это средство передачи информации. [5]

Получатель - это человек, которому предназначена информация и который ее интерпретирует. [5]

Процесс коммуникации (рис.1):

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image4.jpeg$

Рисунок 1 - процесс коммуникаций

Посредством проделанной нами работы в данном параграфе, мы определили, что такое внутриорганизационные коммуникации и как проходит данный процесс в организации, а также из каких элементов этот процесс состоит. Исходя из этого, мы можем сделать вывод что, коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили; если руководитель организации принял эффективное решение. [13.C.76]

1.2. Проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций

Начнем с первой и возможно самой глобальной проблемы-это вложение больших усилий и средств, в систему внутриорганизационных коммуникаций.

Нынешнее поколение сотрудников кардинально отличается от предыдущего. Современные специалисты владеют гораздо большей независимостью, и в случае если их что-то не устроит, они не задумываясь, уволятся. Для них на первом месте всегда будут стоять собственные потребности. Например, потребность в человеческом отношении к ним. Современных сотрудников мотивирует непосредственно отношение к ним со стороны руководства, а также то, как их ценят не как рабочую силу, а в первую очередь как людей. [11.C.21]

К сожалению, в России это самое слабое место современного менеджмента. Поскольку игнорируется потребность в человеческом обращении, все проблемы корпоративного духа решают другими способами, такими как: командные тренинги, оплата по итогам, премии и т.п. Не понимая того что человеческое обращение - это все что необходимо сотруднику. Они хотят знать, что их работодатели беспокоятся о них как о людях. Однако, это последнее, что сотрудники получают. [17.C.41]

Потребность в вежливом, справедливом и уважительном общении;
Потребность в том, что бы знать, что происходит в организации;
Чувство вовлеченности;
Понимание того что их ценят;
Работа в обстановке, свободной от конкурентной борьбы с равноправными себе;
Устойчивость в жизни и вероятность личностного и профессионального роста. [6.C.81]

При создании или же изменении системы внутриорганизационных коммуникаций нужно «двигаться» от данных потребностей. По сути система коммуникаций и существует, для того чтобы удовлетворять данные потребности сотрудников.

Мы определили, для чего вкладывать усилия во внутриорганизационные коммуникации. Но в нашей проблеме говорится еще и о денежных средствах. Теперь нам необходимо понять какие дивиденды мы сможем получить от вложенных денежных средств в систему внутриорганизационных коммуникаций.

Если мы обратимся к работе Стрельникова И.В., то в работе автора мы можем увидеть предназначение системы внутриорганизационных коммуникаций - посредством удовлетворения внутренних необходимостей современного сотрудника мотивировать его к росту эффективности в работе, что, в свою очередь, ведет к росту прибыли организации. [21.C.54]

После определения назначения системы внутриорганизационных коммуникаций нам необходимо уточнить, какие именно коммуникации мы понимаем как внутриорганизационные, такие, которые направлены на удовлетворение внутренних потребностей сотрудников. [8.C.31]

Далее нам необходимо определить целевую аудиторию. Так как различные структурные подразделения компании, в которых работают сотрудники, имеют ряд характеристик, отличающих их от внешней аудитории. Во-первых, работники организации всегда в курсе дел, поэтому им нужно предоставлять правдивую информацию. Ложная информация всегда будет быстро определена и доверие к отправителю информации существенно подорвется. Во-вторых, сотрудники организации постоянно общаются с партнерами, клиентами, родственниками. И имеет наибольший вес именно то, что они им говорят, а не то, что организация старается донести до общества через официальные каналы коммуникаций. Это также касается негативных заявлений сотрудников в СМИ, снизить негативный эффект от которых чрезвычайно трудно. [23.C.6]

Теперь мы сталкиваемся со следующей проблемой, связанной с вложением средств. Нам необходимо создать систему средств внутриорганизационных коммуникаций. Далее, мы определим для чего нам это нужно. [3.C.8]

Потому, что нет ни одного универсального средства внутрикорпоративной коммуникации, которое бы обхватывало все целевые группы и находило решение для всех задач, стоящих перед системой. Любое из средств решает лишь часть задач и более подходит различным целевым группам. Следовательно, успешной может быть лишь система средств внутрикорпоративных коммуникаций, которые решают задачи в комплексе. Каждое из средств внутрикорпоративных коммуникаций имеет свои лимитирования и свои достоинства, собственную область рационального влияния. С учетом присутствия различных модальностей восприятия, средства системы должны быть различными по видам и типам предоставляемой информации, должны влиять на различные органы чувств целевой аудитории.

Помимо выше перечисленных проблем, существует ряд часто встречающихся, для этого мы обратимся к автору Кузнецовой Н.В., в своей работе она определила наиболее часто встречающиеся проблемы в работе системы внутриорганизационных коммуникаций. К ним относятся: [17]

Первая проблема состоит в игнорировании потребностей целевой аудитории. Сколько бы мы не вкладывали ресурсов, система внутриорганизационных коммуникаций не будет эффективной, если она не будет отвечать потребностям сотрудников организации. [10.C.33]

Вторая, заключается в том, что - тяжелой ситуацией является отсутствие трансляций по средствам внутриорганизационных коммуникаций, а именно когда нет сформулированной корпоративной идентичности, образа компании, который ориентирован на целевые группы персонала, является смутным и противоречивым, и приоритетом для руководства не является управление репутацией компании среди персонала.

Третья проблема в когнитивном диссонансе - ситуация, когда сотрудник получает противоречащую друг другу информацию из одинаковых по статусу источников. Как правило, данную ситуацию сопровождают негативные эмоции, потому как сотрудник не может определиться какому из источников доверять или начинает искать третий источник необходимой ему информации. В организации такая ситуация может произойти в том случае если разные менеджеры сообщают различную друг от друга информацию об одной и той же новости. Например, о повышении заработной платы или положении на рынке труда и т.п. Такая ситуация имеет место быть если нет слаженной системы внутриорганизационного информирования. [19.C.4]

Четвертая проблема заключается в большом объеме информации и дефиците времени на ее рассмотрение. Информации непросто пробиться к своему получателю, поскольку каждый сотрудник организации находится в большом информационном потоке. И в этом потоке информационного «шума» играют роль конкурирующие сообщения, т.е. они затрудняют восприятие информации и в итоге оба сообщения не воспринимаются адекватно. При том времени становится все меньше, так как растет производительность труда и занятость сотрудника своими прямыми обязанностями. Именно по этой причине часто не остается времени на рассмотрение информации в средствах внутриорганизационных коммуникаций. [28.C.43]

Существует и пятая проблема, связанная с четвертой. Заключается в том, что помимо объективного отсутствия времени, на рассмотрение информации, у человека существует субъективное свойство, такое как ограниченная емкость восприятия информационного потока или по-другому можно сказать ограниченная кратковременная память. [12.C.76]

Шестая проблема заключается в несовпадении информации известной сотруднику и официальной информации. Часто такое приводит к падению доверия к руководству.

Седьмая проблема - это несоответствие способа подачи информации ее восприятию. Потому как целевые группы персонала, как правило, очень различаются по своему уровню образования, интеллекта, интересов, возраста и т.д. то эти отличия сказываются и в предпочитаемых ими способах и каналах получения информации. Так, в ходе проведенных исследований оказалось, что низовые уровни персонала, такие как сотрудники производства, как правило, ценят более наглядные и зрительные каналы предоставления информации, такие как телевидение. В то же время офисные сотрудники и менеджеры, как правило, владеют наиболее развитым абстрактным мышлением и аналитическими способностями и вследствие этого ценят сильнее текстовую информацию с предоставлением различных точек зрения. Этим группам персонала больше подходит Интернет. В соответствии с этим, при адресации сообщений тем или иным целевым группам, очень важно принимать во внимание не только содержание сообщения, но и форму подачи и каналы, при помощи которых сообщения доводятся до целевых групп. [10.C.76]

Суть восьмой проблемы заключается в том, что, руководство старается одном средством внутриорганизационных коммуникаций удовлетворить все целевые группы. В итоге ни одна из групп не считает, что данная информация адресована непосредственно им. [31.C.65]

Крайняя проблема заключается в отсутствии учета реальных интересов различных целевых групп, которые в свою очередь являются аудиторией для эффективного функционирования системы внутриорганизационных коммуникаций.

В данном параграфе мы определили проблемы эффективного функционирования системы внутриорганизационных коммуникаций и можем сделать выводы, что принцип обратной связи является базовым принципом внутриорганизационных коммуникаций. Именно он воплощает в себе “пятый элемент” внутренних потребностей сотрудника. Работники хотят быть не только снабженными информацией, но и быть услышанными. Необходимо понимание того, с какой целевой аудиторией мы работаем, какие средства коммуникаций непосредственно им подходят, и брать во внимание потребности сотрудников, только тогда внутриорганизационные коммуникации смогут быть эффективными.

Выводы:

В первом параграфе мы определили что, внутриорганизационные коммуникации - это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что мы тщательно создавали ранее, может рассыпаться. И определили базовые элементы процесса коммуникации, включающие в себя: отправитель, сообщение, канал, получатель. Посредством проделанной нами работы мы сделали вывод что, коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили, и если руководство организации приняло эффективное решение. Во втором параграфе мы определили основные проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций и пришли к выводу, что принцип обратной связи является базовым принципом внутриорганизационных коммуникаций. Именно он воплощает в себе “пятый элемент” внутренних потребностей сотрудника. Работники хотят быть не только снабженными информацией, но и быть услышанными. Необходимо понимание того, с какой целевой аудиторией мы работаем, какие средства коммуникаций непосредственно им подходят, и брать во внимание потребности сотрудников, только тогда внутриорганизационные коммуникации смогут быть эффективными.

Глава 2. Специфика внутриорганизационных коммуникаций на примере СФ ЗАО «ССК»

2.1. Общая характеристика объекта исследования

ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» (далее ЗАО «ССК» ) – негосударственная независимая российская компания, предоставляющая широкий спектр услуг предприятиям нефтегазодобывающего комплекса. Основными видами деятельности являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, в т.ч. горизонтальное, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, цементирование скважин, услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.

1 февраля 2000 года к производственной деятельности приступил Нефтеюганский филиал ЗАО «ССК». В марте – начал работу Стрежевской филиал, в мае – Отрадненский.

На сегодняшний день в компании семь подразделений в регионах Российской Федерации, порядка 5 тысяч сотрудников, годовой объем поисково-разведочного и эксплуатационного бурения достигает полутора миллионов метров, 3100 выполняемых текущих и капитальных ремонтов скважин в год (стабильный ежегодный прирост данных показателей составляет 5-7%). Сформированная четырнадцать лет назад, Сибирская Сервисная Компания стала преемницей многолетнего опыта и традиций предыдущих поколений буровиков, работавших в Поволжье и Западной Сибири. Бригады и специалисты ССК – многократные призеры конкурсов профессионального мастерства различного уровня, обладатели отраслевых и государственных наград.

Нефтеюганский филиал. Создан на базе четырех сервисных предприятий региона входивших в состав Нефтеюганского УБР. В самом начале здесь работало 8 бригад бурения и 22 – капитального ремонта скважин. Наиболее крупные проекты – на Приобском и Салымском месторождениях. Здесь сегодня работают современные буровые установки БУ-4500/270, оснащенные верхними силовыми приводами. Бурение скважин проходит в рекордные сроки, в среднем от 9 до 11 суток.

Стрежевской филиал. В Томской области бурением нефтяных и газовых скважин занимаются уже более пятидесяти лет. Стрежевской филиал сегодня реализует работы на Советском, Шингинском, Арчинском, Крапивинском и других месторождениях Томской области, а также на нефтегазоконденсатных месторождениях ЯНАО.

Отрадненская экспедиция. История Отрадненской нефти идет с 1946 года, когда начались первые работы на Мухановском месторождении. В 1957-м в Отрадном сформирован трест «Первомайбурнефть», на базе которого впоследствии создано Отрадненское управление буровых работ. В 2000-м коллектив УБР становится филиалом ССК. Сегодня работы идут в Самарской, Оренбургской, Ульяновской, Саратовской и других областях.

Красноярский филиал. В сентябре 2002 года в состав ССК вошло ЗАО ГРК «Эвенкия», к тому времени уже четыре года работающее в Красноярском крае. К 2006 году закончилось формирование Красноярского филиала. Сегодня работы ведутся на месторождениях Красноярского края, Иркутской области, Якутии.

В 2003 году в состав ССК входит ЗАО «Нефтепромбурсервис» ( «НПБС»), работающий на территории Томской области. На базе ЗАО «НПБС» с 01 января 2013 года начинает работать Томский филиал в его нынешнем виде. Основной профиль предприятия – бурение поисковых и разведочных скважин. На счету буровых бригад несколько параметрических скважин «пятитысячников». География деятельности сегодня – это еще и работа в ЯНАО и республике Коми.

Филиал «ССК-Технологии». Создан в 2005 году на основе подразделений Нефтеюганска, Отрадного и Стрежевого, обеспечивающих сопровождение буровых растворов и систем очистки бурения. В 2012 году в связи с существенным расширением спектра предоставляемых услуг подразделение переименовано в филиал «ССК-Технологии». К сегодняшнему дню в Нефтеюганске филиал имеет лабораторию, которая отвечает за подбор и разработку рецептур буровых и цементных растворов. В Поволжье, Западной и Восточной Сибири, в Тимано-Печоре и ЯНАО обеспечивается сопровождение буровых растворов как для подразделений ССК, так и для сторонних заказчиков. Начиная с 2011 года, филиал реализует услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.

Филиал «Управление цементирования скважин». Образован в конце 2005 года. Каждое региональное подразделение УЦС (в Нефтеюганске, Стрежевом, Отрадном) представляет собой мощный производственный блок. Виды деятельности: подбор рецептур тампонажных растворов, цементирование обсадных колонн, ремонтно-изоляционные работы на скважинах и предоставление услуг спецтехники, как для бурения, так и для ремонта скважин. УЦС выполняет работы как в интересах филиалов ССК, так и для сторонних заказчиков.

Ключевыми партнерами Сибирской Сервисной Компании являются: ЗАО Нефтяная компания «Роснефть», ЗАО «Газпром», ЗАО «Газпромнефть», ЗАО «ЛУКОЙЛ», ЗАО «НОВАТЭК», МГК «ИТЕРА», ЗАО Нефтегазовая компания «Русснефть», ЗАО АНК «Башнефть», Компания «Салым Петролеум Девелопмент Н. В.», Иркутская Нефтяная Компания, ЗАО«Новосибирскнефтегаз».

Одна из главных задач ЗАО «ССК» – максимально быстро реагировать на все изменения рынка. Мы внедряем современные методы управления бизнесом, стремимся к повышению его конкурентоспособности и укреплению деловой репутации, создавая новые продукты и идеи, развивая дополнительные сервисы, которые нужны нашим клиентам.

2.2.Природа внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК»

В процессе написания работы мы определили, какие средства внутриорганизационных коммуникаций имеются в СФ ЗАО «ССК». Разобьём их по группам.

Печатные (бумажные) средства:

ежегодный отчет компании для сотрудников;
брошюры, руководства, справочники, книги;

Технологические средства:

электронные письма;
интранет;

Персональные средства:

информационные сессии подразделения;
слухи;
пространственные приемы.

Как мы можем видеть, средств достаточно много, но в основном они направленны на сотрудников, работающих в офисе, но у нас помимо офисных сотрудников, большую часть работников составляют люди, работающие вахтовым методом.

Если работники вахтового метода, занимающие более высокую должность, на отдыхающей вахте очень часто появляются в офисе, то работники, занимающие более низкие должности на вахтовом методе, появляются очень редко в офисе, особенно, учитывая тот факт, что некоторые живут в других областях РФ.

Так же у нас имеются сотрудники, работающие в цехах, которые находятся на базе СФ ЗАО «ССК», прямо за самим офисом в черте города Стрежевой.

Для того что бы проанализировать внутриорганизационные коммуникации, мы будем использовать метод коммуникационного аудита.

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image5.jpeg$

Рисунок 2 - удовлетворенность коммуникациями и уровнем доступа к информации сотрудниками в СФ ЗАО «ССК»

В нашем опросе участвовало 40 респондентов, 20 из которых работники офиса, соответственно остальные 20 работники цехов и вахтового метода. Опрос состоял из 10 пунктов, на каждый из которых было необходимо поставить оценку в виде 5-и бальной шкалы или отметить один из пунктов. Исходя из этого опроса, мы получили следующие результаты:

Вы удовлетворены коммуникациями в компании и уровнем доступа к информации?

Как видно из диаграммы (рис.2), большинство сотрудников затрудняются ответить. Однако офисные сотрудники в большей степени удовлетворены коммуникациями в организации, а вот работники вахтового метода, напротив, не удовлетворены.

Достаточно ли информации о своей работе получаете:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image6.jpeg$

Рисунок 3 - получение информации сотрудниками в СФ ЗАО «ССК» о своей работе

Как видно из диаграммы (рис.3), интранет либо не используется сотрудниками, либо там не находится необходимая для них информация связанная с работой. Офисные сотрудники больше всего черпают информацию от управляющих подразделением и из электронных писем. У собраний и совещаний очень маленький процент, скорее всего сотрудники не понимают важности и выгоды совещаний, где возможно иметь обратную связь.

Проанализировав результаты, в основном, от руководства компании получают информацию управляющие подразделением. А вот из брошюр, справочников и руководств в основном берут информацию новые сотрудники, скорее всего по тому фактору, что она выдается непосредственно перед заключением трудового договора, для того что бы сотрудник поподробнее ознакомился с правилами и подробнее изучил организацию.

Сколько информации вам необходимо или вы хотели бы получать:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image7.jpeg$

Рисунок 4 - необходимость в информации у сотрудников в СФ ЗАО «ССК»

Исходя из диаграммы (рис.4), у офисных сотрудников, то что «существует» и «желательно» практически не изменилось, кроме того что они хотят получать больше информации от руководителей, чем они получают на данный момент. Напротив сотрудники вахтового метода, хотят получать больше информации, чем они сейчас получают из интранета, из брошюр и из совещаний.

Сколько вы получаете информации, касающейся следующих аспектов вашей работы:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image8.jpeg$

Рисунок 5 - информация о конкретных аспектах в СФ ЗАО «ССК»

Как видно из диаграммы (рис.5), информацию о собственной работе, вакансиях и организационных изменениях сотрудники получают одинаково, а вот о льготах и тренингах сотрудники офиса получают меньше, скорее всего ситуация с тренингами связана с тем, что сотрудники вахтового метода проходят обучения, повышения квалификации и допуски гораздо чаще, чем первые.

Сколько вы бы хотели получать информации, касающейся следующих аспектов вашей работы:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image9.jpeg$

Рисунок 6 - информация о конкретных аспектах в СФ ЗАО «ССК»

Читая диаграмму (рис.6), мы можем отметить, что офисные сотрудники хотят получать больше информации о вакансиях и результатах продаж, и меньше информации о тренингах и обучении.

А сотрудникам вахтового метода было бы интереснее получать больше информации об экономической ситуации в организации и о льготах для сотрудников и меньше информации о результатах продаж и организационных изменениях.

Я хотел бы улучшения ситуации с движением информации:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image10.jpeg$

Рисунок 7 - информация о конкретных аспектах в СФ ЗАО «ССК»

Анализируя диаграмму (рис.7), можно сделать вывод о том, что офисные сотрудники больше хотят улучшения перехода информации от них к руководству и между подразделениями, а сотрудники вахтового метода хотят улучшения передачи им информации от руководителей.

7. Удовлетворены ли вы следующими аспектами своей работы:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image11.jpeg$

Рисунок 8 - информация о конкретных аспектах в СФ ЗАО «ССК»

Как видно из диаграммы (рис.8), приоритет отдается уровню оплаты, а у возможностей влияния на вопросы, касающиеся вашей работы процент совсем маленький, а у сотрудников, работающих вахтовым методом, процент вовсе отсутствует.

Используете ли вы компьютерную информационную систему в своей работе:

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image12.jpeg$

Рисунок 9 - данные об использовании компьютерной информационной системы сотрудниками СФ ЗАО «ССК»

На диаграмме (рис.9) показано, что офисные сотрудники постоянно используют компьютерную информационную систему, а сотрудникам вахтового метода эта система недоступна, кроме сотрудников, работающих на должности Мастер.

Сколько времени (в процентах) в свой обычный рабочий день вы тратите на следующие виды работ (количество процентов в сумме должно составлять 100%)?

$C:\Users\progr5\AppData\Local\Temp\FineReader11\media\image13.jpeg$

Рисунок 10 - количество затрачиваемого времени в рабочий день сотрудниками СФ ЗАО «ССК»

Из диаграммы видно (рис.10), что офисные сотрудники чаще всего работают с информационной системой, а работники вахтового метода с помощью прямы переговоров с другими людьми.

Ответьте, пожалуйста, для статистики на ряд вопросов, касающихся общих характеристик. Это не нарушит вашей анонимности, не указывая ваше имя.

В опросе участвовало 26 мужчин и 14 женщин, в возрасте от 30 до 45 лет, стаж работы у каждого из респондентов более 5 лет. Из опрошенных участвовало 20 рабочих профессий, 19 подчиненных и 1 руководитель среднего звена. У 21 сотрудника имеется высшее образование, у оставшихся 19 сотрудников среднеспециальное. Все респонденты являются членами профсоюза.

2.3.Программа мероприятий по улучшению внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК»

Итак, теперь мы можем подвести итоги. Начнем с офисных работников:

Удовлетворены коммуникациями в организации;
Больше всего черпают информацию от управляющих подразделением и из электронных писем, но хотят получать больше информации непосредственно от руководителей;
Сотрудники хотят получать больше информации о результатах продаж и вакансиях;
Офисные сотрудники хотят улучшения перехода информации от них к руководству;
Офисные сотрудники постоянно используют компьютерную информационную систему;
Сотрудники чаще всего работают с информационной системой. Работающие вахтовым методом:
Не удовлетворены коммуникациями в организации;
Получают информацию от управляющих подразделением;
Хотят получать больше информации из интранета и из совещаний;
Интереснее получать больше информации об экономической ситуации в организации и о льготах для сотрудников;
Хотят улучшения передачи им информации от руководителей.

Перечислив все ответы на вопросы, можно отметить, что для офисных

сотрудников наиболее продуктивной будет система электронных писем, и они удовлетворены внутриорганизационными коммуникациями. А с работниками вахтового метода обстоит другая ситуация. В одном из вопросов они указали, что хотели бы получать больше информации из совещаний и интранета.

Сначала разберем совещания. Такого рода мероприятие обычно проводится раз в год. По возможности приходят все сотрудники организации или филиала. Все действие сопровождается выступлением начальства и праздничной программой. К преимуществам общих собраний персонала относится праздничная атмосфера, можно увидеть руководство и всех сотрудников организации, повышает энтузиазм и лояльность. К минусам можно отнести цену, могут возникнуть проблемы качественной организации времяпровождения и с поддержанием порядка после фуршета, особенно если в меню был включен алкоголь. Так же мы рассмотрели один из видов совещаний информационные сессии подразделений, на которых до сотрудников подразделений доводят информацию по какой-либо теме. Как правило, это мероприятие сопровождается участием начальства. Информационные сессии проводятся либо в связи со значимыми изменениями в организации, либо в случае кризисного реагирования. К плюсам относятся двусторонняя коммуникация, контакт с непосредственным руководством, насыщенная информативность и сопровождается раздаточным материалом и презентацией. К недостаткам относится то, что необходимо оторвать сотрудников от работы, требуется тщательная подготовка к данному мероприятию и эффективно коммуникация не может продолжаться более одно или полутора часов. Совместные обсуждения и совещания накладны для организации, так как отрывают людей от их прямых задач, но долговременный эффект их положителен не только потому, что это один из эффективнейших методов обсуждения и генерации новых идей, но и потому, что они дают возможность непрерывно поддерживать командный дух в коллективе. Но, в нашем случае может возникнуть проблема - расстояние между офисом и месторождением. Из такой ситуации мы можем выйти с помощью следующего средства внутрикорпоративных коммуникаций. В современное время существуют телеконференции и электронные совещания. Такого рода совещания используются, если участники физически не могут принять участие. Этапы проведения электронных совещаний ничем не отличаются от обычных совещаний. Первым этапом мы определяем цели электронного совещания. Вторым этапом идет подготовка совещания, то есть подготовка повестки, регламента и т.п. Третий этап представляет собой извещение участников электронного совещания. Четвертый этап непосредственно проведение самого электронного совещания. С помощью такого средства внутрикорпоративных коммуникаций, мы можем повысить лояльность персонала, повысить уровень мотивации, за счет включения персонала в процесс принятия решений, за счет возможности объяснить те или иные решения.

Далее рассмотрим интранет или другими словами внутренняя корпоративная сеть, посредством которой можно работать в режиме он-лайн, располагать в себе неограниченный объем ресурсов и информации, а так же она служит двусторонним средством коммуникации. Минусами интранета могут стать отсутствие организованной структуры, которая в свою очередь повлияет на замедление поиска информации. Частая ситуация, когда у различных структурных подразделений, по стилю, оформлению и контенту сайты различаются, поскольку создаются независимо друг от друга. Необходим особый информационно-поисковый ресурс. Имеется проблема конфиденциальности и авторизации доступа работников к разнообразным ресурсам. Внутрикорпоративный сайт требует денежных вложений, который, как правило, сопрягается с вложениями на системную интеграцию. Для того что бы интранет компании сделать интересным, используют действия: необходимо постоянно обновлять информацию, организовать строгое соблюдение правил, создать блок для размещения сотрудниками организации личной информации, осуществить активность сотрудников. Так же необходимо определить правила организации интранета. Для начала определиться для достижения, каких целей будет использоваться корпоративный сайт. Далее, определить целевую аудиторию, которая будет обновлять информацию на сайте. Необходимо предусмотреть форматы информации, которыми смогут пользоваться все сотрудники организации. Важным действием является разработка правил поведения на корпоративном сайте. Организовать простоту и удобство для интранета, при необходимости сделать удаленный доступ.

Существует базовый список разделов корпоративного сайта [34], с помощью него проверим, что присутствует на нашем сайте.

Таблица 1 - базовый список разделов корпоративного сайта

Раздел корпоративного сайта	Оценка присутствия информации на сайте (+/-)
Миссия	-
Новости	+
Структура организации	-
Карьера	+
Контакты	+
Партнерам	-
Акционерам	-
Пресс-центр	-
Фото и видео-галерея	+

Хоть список информации на сайте и маленький, все же он есть. Но даже

человеку, не работающему в данной организации, зайдя на сайт, будет видно, что им не пользуются, новостей и фотоотчетов маленькое количество, вся информация обновляется очень редко. В нашем случае есть сайт, где находится общая информация о компании, но раздел коммуникаций в нем отсутствует. В различных компаниях, разделы, посвященные коммуникациям более менее выглядят у всех одинаково. Обычно это разделы: «Идеи», «Блоги», «Объявления», «Спасибо». В разделе «Идеи», сотрудники организации могут предложить идеи по улучшению продукта компании, жизни офиса. В данном разделе важно оперативно обеспечивать реакцию на идеи. В разделе «Блоги», можно делиться своим опытом, спросить совета, организовать группы по интересам. Так же в этом разделе можно устроить интерфейс так, что бы сотрудники могли подписываться на темы интересные им связанные как с рабочими процессами, так и с развлекательными. Очень популярным может стать раздел «Объявления», где можно размещать информацию о покупке/продаже, аренде/сдачи имущества. Особенно это подойдет нашей компании, в связи с тем, что сотрудники Стрежевского Филиала живут и за пределами Томской области, таким образом, они смогут рассмотреть варианты жилья, непосредственно пообщавшись со своими коллегами. Не так давно, некоторые компании стали вводить раздел «Спасибо», где каждый сотрудник может послать письмо с благодарностью своему коллеге. Такой неформальный стиль общения может помочь сплотить коллектив. Так же главным условием функционирования корпоративной сети, является наличие в организации «Отдела внутренней информационной разработки», где сотрудники ответственные за интранет, будут следить за ее функционированием.

Далее поговорим о потребностях офисных сотрудников, исходя из опроса, мы сделали выводы, что для них лучшим средством внутриорганизационных коммуникаций является электронная почта. Это самое простое технологическое средство внутрикорпоративных коммуникаций. С помощью электронных писем у руководителей появляется возможность общения с сотрудниками в неформальном стиле общения. Плюсами использования электронных писем является экономия времени, средств, индивидуальный подход, скорость. Прямолинейное общение происходит посредством переписки и демонстрирует ценность сотрудника. Такая поддержка необходима в большой компании, ведущей свою деятельность в различных отраслях производства. За границей личная информация о каждом из работников вводится в базу данных организации, а программа следит за рассылкой поздравлений по поводу дней рождения, торжественных дат и годовщин. По праздничным дням производится автоматическая отправка поздравлений всем партнерам организации. Еще более важной, чем периодические письма, считается корреспонденция организации. Ежедневный поток писем и записок составляет серьезное и влиятельное средство коммуникации. С помощью такого способа коммуникаций проводятся опросы, сбор мнений, информирование по той или иной ситуации или теме. Таким образом, с помощью электронных каналов используемых для опроса, информирования и обсуждения можно изменить многие бесплодные собрания, поскольку предварительно будет происходить подготовка и проработка вопросов поставленных на повестку дня. Для того что бы получать максимум результатов от электронной почты необходимо оптимизировать систему работы с ней. Для разработки правил, мы будем ссылаться на бизнес-тренера и коуча Александра Стома. [3]

Первое правило это работа с почто один раз в день. Необходимо в течение рабочего дня выделить время для обработки электронных писем. Перед началом работы необходимо расставить приоритеты, какими письмами мы будем заниматься в первую очередь. Например, выделить полтора часа и в течение этого времени заниматься их прочтением подготовки отчетов. Это повысит эффективность работы, поскольку мы будем работать с почтой, не отвлекаясь на другие дела.

Второе правило соответствует правилу Парето 20/80, которое гласит о том что 20% наших усилий дают 80% результатов. В нашем случае, 20% писем, которые мы обрабатываем сразу, а остальные уже по ходу дела, в любую свободную минуту.

Третьим правилом является создание папки, куда мы будем отправлять письма, которые требуют оперативного ответа в конкретный день, например, во вторник. Это способствует тому, что в день X мы не забудем ответить на эти письма.

Четвертое правило поможет сэкономить время. Для этого нам необходимо создать шаблоны тех форм писем, которыми мы пользуемся чаще всего.

Пятое правило, структурировать свою почту. Например, если мы работаем над несколькими проектами, необходимо создать несколько папок с соответствующими темами. Это может облегчить поиск письма в нужную ситуацию и сократить время.

Шестое правило одной минуты. Не нужно сидеть над письмом часами, если не получается составить ответ лучше его отложить в отдельную папку и начать обрабатывать другие письма. С помощью такого правила у нас появится время на обдумывание ответа и это сократит нам время.

Седьмое правило. Необходимо отписаться от рассылок, которые мы не читаем. Так как они засоряют нашу почту и занимают время на их удаление.

Ограничение времени для работы с электронной почтой повысит эффективность. Для проверки, необходимо засечь время от начала и до конца работы. И в итоге оценить какую часть из этого времени мы провели эффективно.

Выводы:

Заключающейся в оптимизации системы внутриорганизационных коммуникаций на предприятии. Подводя итоги, мы выявили, что для сотрудников вахтового метода предпочтительней совещания, учли, что данные сотрудники находятся на расстоянии от офиса, поскольку находятся непосредственно на месторождении. И предложили средство, телеконференции или электронные совещания. Так же сотрудникам вахтового метода предпочтительно средство внутриорганизационных коммуникаций, интранет или корпоративная сеть. Разработана программа мероприятий по усовершенствованию уже имеющейся корпоративной сети. Для офисных сотрудников, в процессе анализа результатов аудита, выяснилось, что им предпочтительней электронная почта, которая уже существует в СФ ЗАО «ССК».

В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней. В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в СФ ЗАО «ССК».

Заключение

Настоящая работа посвящена построению эффективных внутриорганизационных коммуникаций на примере Стрежевского Филиала Закрытого Акционерного Общества «Сибирская Сервисная Компания».

Первая глава посвящена теоретическим аспектам коммуникационного процесса. Мы определили, что, внутриорганизационные коммуникации - это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что тщательно создавалось ранее, может рассыпаться.

Определены базовые элементы процесса коммуникации, включающие в себя: отправитель, сообщение, канал, получатель. Посредством проделанной нами работы мы сделали вывод что, коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили.

Установлены основные проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций. Сделан, что принцип обратной связи является базовым принципом внутриорганизационных коммуникаций. Для того что бы коммуникации стали эффективными необходимо пользоваться следующими правилами:

Коммуникация должна отвечать потребностям сотрудников. Необходима слаженная система внутриорганизационного информирования, во избежание когнитивного диссонанса. Необходимо брать во внимание то, что разные целевые аудитории предпочитают разные каналы получения информации. Работники хотят быть не только снабженными информацией, но и быть услышанными. Необходимо понимание того, с какой целевой аудиторией мы работаем, заслуживать их доверие и интерес, только тогда внутриорганизационные коммуникации смогут быть эффективными.

Вторая глава посвящена выявлению специфики внутриорганизационных коммуникаций СФ ЗАО «ССК», организационно-правовая характеристика объекта исследования. Провели аудит внутриорганизационных коммуникаций СФ ЗАО «ССК» посредством опроса и проанализировали результаты. На основе чего разработали программу мероприятий для достижения цели работы. Заключающейся в оптимизации системы внутриорганизационных коммуникаций на предприятии. Подводя итоги, мы выявили, что для сотрудников вахтового метода предпочтительней совещания, учли, что данные сотрудники находятся на расстоянии от офиса, поскольку находятся непосредственно на месторождении. И предложили средство, телеконференции или электронные совещания. Так же сотрудникам вахтового метода предпочтительно средство внутриорганизационных коммуникаций, интранет или корпоративная сеть. Разработана программа мероприятий по усовершенствованию уже имеющейся корпоративной сети. Для офисных сотрудников, в процессе анализа результатов аудита, выяснилось, что им предпочтительней электронная почта, которая уже существует в СФ ЗАО «ССК».

Список литературы

Андреева, Т. Изменения и внутрифирменные коммуникации / Т. Андреева // Управление персоналом. - 2016. - №10.
Арутюнова, Л.М. Теория организации: учебно-методический комплекс. / Л.М.Арутюнова. - Ульяновск: УлГТУ, 2014.
Архипова О.В. Конгрессно-выставочная деятельность: учеб. пособие. – СПб.: СПбГИЭУ, 2010. – С.32.
Бердышев С. Н. Организация выставочной деятельности: Учебное пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2011. – 228 с.
Болотова И.С. Содержательный контекст и перспективность развития выставочного маркетинга как инструмента формирования маркетинговой политики предприятия//Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. 2014. № 3 (51). С. 449-453.
Борисова, Е. Начни с себя, начальник / Е. Борисова // Служба кадров. - 2016. - №3.
Бородин, Д. Сказки о лидерстве / Д. Бородин // PR в России. - 2011. - №7.
Бурганова, Л.А. Теория управления: учебное пособие / Л.А. Бурганова. - М.: ИНФРА-М, 2016
Виханский, О.С, Наумов, А. И. Менеджмент /О.С. Виханский, А.И. Наумов. - учебник. - 3-е изд. - М.: Экономист, 2009.
Владимирова С.В. К вопросу о значении малого бизнеса в развитии региональной экономики//Социально-экономические явления и процессы. 2013. № 9 (055). С. 17-21.
Внутренние СМИ: законы жанра // Справочник по управлению персоналом. - 2012. - №5
Гагарин Б.В., Ильин Ю.Д. Методический подход к оценке эффективности выставки инновационной направленности//Инновации. 2008. № 3. С. 116-120.
Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. М.: ИТК Дашков, 2010. – С.4.
Дайновская, О. У всех на слуху / О. Дайновская // Справочник по управлению персоналом. - 2013 - №4.
Дубинников, И. Управление локальной катастрофой, или Антикризисные коммуникации / И. Дубинников // Справочник по управлению персоналом. - 2009. - №4.
Егоршин, А.В. Управление персоналом / А.В. Егоршин. – Нижний Новгород: НИМБ, 2016
Калигин, Н.А. Принципы организационного управления / Н.А. Калигин. - М.: Финансы и статистика, 2016
Коноваленко, М.Ю. Как сорвать маску с обманщика / М.Ю. Коноваленко // Управление персоналом. - 2014. - №8.
Куркина Н.И. Новые функциональные направления выставочного маркетинга//Вестник Южно-Российского государственного технического университета (Новочеркасского политехнического института). Серия: Социально-экономические науки. 2010. № 4. С. 88-92.
Лукичева, Л.И. Управление организацией: учебное пособие / Л.И. Лукичева. - М.: Омега-Л, 2015
Менеджмент: учебник для вузов / И.М. Максимцов, А.В. Игнатьева, М.А. Комаров. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2013.
Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. - М.: Дело, 2016.
Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг // Управление персоналом. - 2009. - №1.
Муртазин А.С О роли малого бизнеса для формирования инновационной экономики//Креативная экономика. – 2011. – № 2 (50). – c. 68-72.
Мясоедов, С.П. Невербальные коммуникации и типичные ошибки общения / С.П. Мясоедов // Управление персоналом. - 2012. - №7.
Наврузов, Ю. Роль коммуникаций в организациях / Ю. Наврузов // Менеджмент в России и за рубежом. - 2015. - №6.
Организация и управление торговым предприятием: учебник / под ред. Л.А. Брагина, Т. П. Данько. - М.: ИНФРА-М, 2017
Прохорова, Е. Ремонт коммуникаций / Е. Прохорова // Справочник по управлению персоналом. - 2016 - №4
Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании / С. Разводов // Кадровик. - 2016. - №2
Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации / С.В. Шекшня. - М.: «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014