Системный подход к менеджменту (Требования к системе управления)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Последнее десятилетие XX века было для России весьма трагичным. Системный кризис поразил все сферы жизнедеятельности российского общества. Одна из главных причин кризиса - развал системы государственного и производственного управления. Потеря управляемости экономики обернулась глубоким спадом производства, деловой активности и жизненного уровня населения. Перед отечественной наукой и практикой встала чрезвычайно сложная задача - разработать и последовательно формировать современную российскую модель управления, адекватную рыночным отношениям и глобальным вызовам XXI века.

Теория управления (менеджмента) как практически действующее знание, включенное в мысли, поведение и деятельность людей, базируется на совокупности научно доказательных, выверенных и признанных практикой взглядах о состоянии и закономерностях функционирования и развития управляемой системы, объекта управления. Перед обновленной Россией стоят характерные для ее масштабов и уникальных природных ресурсов, культур и традиций, производственно-технического и интеллектуального потенциала, проблемы движения по пути реформ, экономического роста. Ясно, что эти проблемы не могут быть решены без управления, помимо управления, вопреки управлению^[1].

Системный подход появился на свет, с одной стороны, в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой - вследствие развития общей теории систем, теории автоматического регулирования и управления, а также кибернетики, давших методологический аппарат для связи в единое целое разнородных управленческих задач. Как подчеркивается в многочисленных американских изданиях по вопросам организации и управления, системный подход приобретает все более важное значение при обосновании управленческих решений в самых различных областях, в том числе в военной, промышленной, коммерческой, финансовой и др. Становится общепризнанным, что системная методология представляет собой наиболее упорядоченную надежную основу для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя вскрывать и анализировать составляющие систему компоненты и последовательно сочетать их друг с другом^[2].

При системном подходе к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели. Соответственно этому задача управления сводится к интеграции системообразующих элементов, которая может быть достигнута при условии, что каждый руководитель в решении вопросов, относящихся к его компетенции, будет подходить к ним с позиций системного анализа и синтеза.

Темой исследования курсовой работы является системный подход к менеджменту на предприятии.

Целью исследования является изучение теоретических аспектов менеджмента на предприятия с точки зрения системного подхода.

Объект исследования: ООО «БытТехСервис».

Предметом исследования является системный подход к менеджменту на предприятии ООО «БытТехСервис».

Задачами данной курсовой работы являются:

- изучение сущности системного подхода;

- изучение предприятия как системы управления и объекта исследования;

-анализ использования системного подхода к менеджменту на исследуемом предприятии.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ

1.1. Основные черты и принципы системного подхода

Системный подход в менеджменте основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей.

Определим основные черты системного подхода:

• Системный подход - форма методологического знания, связанная с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.
• Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета – «собственный» уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы – «вышестоящий» уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами – «нижестоящий» уровень.
• Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями. С учётом сказанного определим понятие системного подхода: Системный подход - это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта. Можно также сказать, что системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы^[3].

Рассмотрим основные принципы системного подхода:

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом^[4].

Системный подход включает следующие этапы деятельности исследователя:

1. Выделение объекта внимания из общей массы явлений и процессов, очертание контура и пределов системы, ее основных частей, элементов, связей с окружающей средой. Выявление главных или важных свойств составных элементов и системы в целом. При этом система не обязательно является материальным объектом; она может быть, например, алгоритмом, программой или моделью.
2. Определение основных критериев целесообразного действия системы, а также основных ограничений и условий существования.
3. Определение вариантов структур и элементов, выявление главных факторов, влияющих на систему.
4. Разработка модели системы.
5. Оптимизация работы системы по достижению цели.
6. Определение оптимальной схемы управления системой.
7. Установление надежной обратной связи по результатам функционирования, определение надежности функционирования системы^[5].

Выделяются три основных принципа системного подхода: целостность (характеристика самой системы не сводится к сумме характеристик составляющих ее элементов); структурность (возможность описания системы через установление связей и отношений ее элементов); иерархичность (соподчиненность элементов).

Существует несколько разновидностей системного подхода:

1. Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю, так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы - экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге - к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.
2. Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).
3. Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.
4. Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует прежде всего совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества.
5. Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.
6. Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.
7. Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации^[6].

Необходимо помнить, что человек - это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, - важнейшее условие экономического успеха.

1.2. Система: понятие, признаки, компоненты, виды

Системный подход — направление методологии исследования, в основе которого лежит рассмотрение объекта как целостного множества элементов в совокупности отношений и связей между ними, то есть рассмотрение объекта как системы^[7]. Основоположниками системного подхода являются: Л. фон Берталанфи, А. А. Богданов, Г.Саймон, П.Друкер, А.Чандлер и другие.

Понятие «система» является одним из центральных в научном познании окружающего мира, в том числе теории менеджмента и теории управления в целом (система управления, системный подход, системный анализ и т.д.)

Система (от греч. systema – целое, составленное из частей соединение) – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. В системе ее объекты (части) функционируют во времени как единое целое; каждый элемент работает ради общей цели, стоящей перед системой в целом.

Отличительными признаками системы выступают:

1. наличие взаимосвязанных частей в объекте;
2. взаимодействие между частями объекта;
3. упорядоченность данного взаимодействия для достижения общей цели системы.

К основным компонентам системы относят: элемент системы, взаимоотношения между элементами, подсистему, структуру системы.

Первый компонент системы - минимальная целая часть системы, которая функционально способна отразить некоторые общие закономерности системы в целом. Кроме функциональной характеристики, минимальность определяется самим субъектом исследования как достаточная часть, удовлетворяющая познавательной и преобразовательной потребности.

Вторым компонентом системы выступают взаимоотношения между элементами или связи. Взаимоотношения могут быть нейтральными, когда оба элемента не претерпевают каких-либо структурных или функциональных изменений, или функциональными, когда один элемент, воздействуя на другой, приводит к структурным или функциональным изменениям в этом элементе.

Третьим компонентом системы является подсистема, состоящая из ряда элементов системы, которые возможно объединить по схожим функциональным проявлениям. В системе может быть различное количество подсистем. Это зависит от основных функций подсистемы: внутренних и внешних.

Четвертым компонентом системы выступает структура системы. Под структурой понимается совокупность связей, взаимоотношений между всеми элементами системы, между ее подсистемами, между системой и внешней средой^[8].

Если рассматривать совокупность всех связей внутри системы, то такая структура будет внутренней.

Если рассматривать совокупность всех связей как внутри системы, так и системы с внешней средой такая структура называется полной структурой.

Системы различаются по степени сложности.

К неживым системам относятся:

1. системы со стабильной структурой, не подверженные функциональным воздействиям в течение длительного периода времени.
2. системы с периодически изменяющейся структурой во времени и имеющие несколько функций.

К живым системам относят прежде всего:

1. системы с самосохраняемой структурой и низким уровнем переработки информации (уровень одно- и многоклеточных организмов, растений);
2. системы с относительно развитой способностью воспринимать информацию, но не обладающие самосознанием (уровень животных);
3. системы с развитым самосознанием, мышлением, нетривиальным поведением (человек);
4. социальные системы и социальные организации, включающие людей и отношения между ними.

К социальным системам относятся:

• системы государственного управления; определяют качественное состояние общества, его развитости, создаваемые им возможности для людей;
• системы самоуправления; с их помощью местным самоуправлением организуются социально-экономические и культурные процессы на конкретной территории в рамках административного деления;
• системы управления организациями, институтами, групппами, ассоциациями;
• системы управления бизнес-организациями, т.е. хозяйствующими субъектами, реализующими собственные интересы посредством производства и реализации товаров (услуг)^[9].

Приведем определение основных понятий системного подхода:

• Цель - сохранение или достижение желаемого или требуемого состояния системы.
• Элементы - части системы.
• Связи элементов - взаимоотношения между элементами системы, проявляющиеся в обмене энергией, информацией, веществом.
• Структура - внутреннее строение системы, обусловленное устойчивыми связями между ее элементами.
• Состояние системы - совокупность параметров, характеризующих систему в целом.
• Функционирование - процесс перехода из одного состояния системы в другое или сохранение заданного ее состояния.
• Организация - структурно-функциональное состояние системы. Организация описывает главные отношения, которые конституируют систему как целое и определяют ее суть.
• Управляющее воздействие - целенаправленное воздействие на систему для коррекции ее состояния путем изменения входных параметров.
• Результат - итоговое состояние системы, достигнутое под воздействием управления и функционирования системы.
• Управление любым объектом предполагает наличие возможности тем или иным способом воздействовать на этот объект, осуществляя при этом целенаправленный выбор воздействий^[10].

Управление с позиции системного подхода есть осуществление совокупности воздействий на объект, выбранных из множества возможных воздействий на основании информации о поведении объекта и состоянии внешней среды для достижения заданной цели. Управление есть функция системы, направленная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых приводит к разрушению системы), либо на выполнение некоторой программы, обеспечивающей устойчивость функционирования и достижение определенной цели^[11].

Управление предполагает измерения выходных параметров системы, сравнение результатов измерения с некоторыми заданными эталонами и последующее воздействие на вход системы (регулирование, корректировка входа) с целью установления необходимого режима работы. Соответственно системой управления называют систему, в которой реализуются функции управления.

Жизненный цикл системы содержит: возникновение, становление, функционирование, развитие (преобразование) или гибель. Если основной источник изменений организации находится внутри системы, то ее считают самоорганизующейся. Адаптация - реакция системы, направленная на приспособление к постоянно изменяющимся условиям окружающей среды.

Элементарная система – это формализованное представление системы, рассматриваемой как единое целое, с целью удобства ее исследования.

Составляющие части системы: вход, процесс, выход. Элементарную систему можно представить в виде схемы «вход – процесс – выход» (рис.1).

Рисунок 1. Элементарная система

Вход системы – воздействие внешней среды на систему.

Выход – воздействие системы на внешнюю среду.

Процесс – функционирование системы: преобразование входа в выход.

Нормально (устойчиво) функционирующая система сохраняет стабильность или непрерывность выхода и надежность или согласованность компонентов (элементов) в процессе действия системы.

Окружающая (или внешняя) среда системы – это множество объектов, не входящих в систему, изменение свойств которых изменяет состояние системы, а также такие объекты, на которые влияет сама система.

В силу всеобщей взаимосвязанности процессов в мире выходы одних систем неизбежно будут входами других систем.

1.3. Требования к системе управления

Как показывает опыт, сам по себе системный подход не решает содержательных научных задач и само по себе употребление системных понятий еще не дает гарантию успеха исследования. Однако системная постановка проблемы влечет за собой целый ряд последствий. Во-первых, системная постановка проблемы позволяет по-новому увидеть объект управления и провести границы, подлежащие изучению. Во-вторых, для проведения системного исследования необходимо выполнить ряд методологических условий: постановку проблемы целостности или связности объекта, исследование связей объекта; выделение системообразующих связей; выявление структурных характеристик объекта и др. Из реальной практики решения системных задач в менеджменте можно выделить проблему конструирования сложных организационных систем, имеющих собственное «поведение», способных к функционированию, смене и перераспределению функций.

К этому типу системных задач относятся задачи построения функционирования и развития органов государственной власти, задачи управления предприятием, организацией, отраслью, народным хозяйством, а также управление на уровне отдельных производств и цехов. Принципиальной особенностью этих задач является то, что неотъемлемой частью их функционирования является человек. Это приводит к появлению у системы особых свойств, принципиально отличающих организационную систему от технической.

Системный подход помогает раскрыть сущность и содержание механизма управления. В основе принципов управления любой системы лежат два основных системных свойства:

- обеспечение заданной цели функционирования;

- обеспечение стабильности существования в меняющемся мире и защищенность от несанкционированного внешнего воздействия.

Эти принципы управления в различных (организационных, технических и др.) системах действуют либо раздельно, либо одновременно, но в разных пропорциях.

Управление сложными современными социально-экономическими, экологическими и техническими структурами должно быть:

• ситуационным, что означает возможность управления во всех возникающих ситуациях, включая чрезвычайные, когда связь с объектами управления может на некоторое время теряться;
• гибким, что подразумевает смену форм управления в зависимости от обстановки и изменения долгосрочных тенденций;
• непрерывным, что означает осуществление управляющих воздействий с целесообразной периодичностью;
• оперативным, т.е. способным своевременно реагировать на изменения обстановки;
• эффективным, что означает экономичность выбираемых управленческих решений и всего процесса, а также минимальный расход ресурсов, используемых в ходе управления^[12].

В современных условиях совершенствование системы управления обычно происходит на основе использования информационных технологий, регулярного пополнения баз данных, обновления способов анализа и представления информации. Важнейшими критериями оценки результатов управленческих Функций должны быть положительные изменения конечных показателей деятельности объекта управления при сохранении устойчивости системы.

Устойчивость - способность системы противостоять процессу разрушения и поддерживать в течение определенного времени выбранный режим функционирования. Устойчивость социальной системы в общем виде можно раскрыть через следующие характеристики: высокая жизнеспособность, гибкость, адаптивность к быстро меняющимся условиям современного мира.

Эффективность социальных систем оценивается, как правило, по совокупности критериев. К наиболее часто применяемым критериям относятся:

• продуктивность (оценка степени достижения системой поставленных перед ней целей);
• экономичность (оценка степени использования (экономии) системой необходимых ресурсов);
• эффективность (соотношение между уровнями продуктивности и расходов по их достижению);
• качество (степень соответствия системы определенным требованиям, глубина удовлетворения потребности, полнота решения проблемы).

1.4. Значение системного подхода в управлении

Быстрый рост современных организаций и уровня их сложности, разнообразие выполняемых операций привели к тому, что рациональное осуществление функций руководства стало исключительно трудным делом, но в тоже время еще более важным для успешной работы предприятия. Чтобы справится с неизбежным ростом числа операций и их усложнением, крупная организация должна основывать свою деятельность на системном подходе. В рамках этого подхода руководитель может более эффективно интегрировать свои действия по управлению организацией.

Системный подход способствует, как уже говорилось, главным образом выработке правильного метода мышления о процессе управления. Руководитель должен мыслить в соответствии с системным подходом. При изучении системного подхода прививается такой образ мышления, который, с одной стороны, способствует устранению излишней усложненности, а с другой - помогает руководителю уяснять сущность сложных проблем и принимать решения на основе четкого представления об окружающей обстановке. Важно структурировать задачу, очертить границы системы. Но столь же важно учесть, что системы, с которыми руководителю приходится сталкиваться в процессе своей деятельности, являются частью более крупных систем, возможно, включающих всю отрасль или несколько, порой много, компаний и отраслей промышленности, или даже все общество в целом. Эти системы постоянно изменяются: они создаются, действуют, реорганизуются и, бывает, ликвидируются.

Системный подход в менеджменте - быстро развивающаяся совокупность теоретических представлений и созданных на их основе методических рекомендаций для решения организационных проблем. Системный подход не только быстро адаптируется к новым вызовам теории и практики менеджмента, но и служит эвристикой и методологией, оценивающей теоретический и практический потенциал новых подходов в менеджменте^[13].

Разнообразие системных методов анализа организационных проблем делает актуальной задачу разработки методологии анализа путей развития собственно системного подхода в менеджменте и выделения типов и классов организационных проблем, для которых наиболее эффективно применимы те или иные конкретные системные подходы.

Значение системного подхода для рационализации управленческой деятельности и проектирования организаций возрастает в связи с необходимостью учитывать в управленческой деятельности новых реалий, вызовов, с которыми приходится сталкиваться организациям в современных условиях. К таким реалиям относятся следующие:

1. Увеличение динамизма изменчивости среды существования организаций. Современные условия рынка, насыщенного товарами и услугами высокого качества, ведут к усилению конкурентной борьбы, быстрому возникновению новых сегментов рынка товаров и услуг, сокращению жизненных циклов продуктов. Эти обстоятельства требуют от руководителей оперативного принятия решений относительно организационных изменений, возникающих как ответ на текущие и прогнозируемые вызовы внешней конкурентной среды существования организаций. Как показывает практика, лучшие результаты в организационных изменениях достигаются в тех случаях, когда изменения запланированы, когда «просчитаны» последствия изменений в одних частях или функциях организации для других. Такие прогнозы и расчеты наиболее результативны при рассмотрении организаций как системы, где понятно, каким образом связаны между собой элементы, и как изменения одних из них влияют на изменения других.
2. Интернационализация бизнеса, размывание национальных, региональных границ, все большее доминирование на мировых рынках транснациональных корпораций порождает множество проблем, тесно связанных с традициями, этническими, социально-психологическими, политическими особенностями населения крупных регионов мира.

Такие проблемы носят комплексный, системный характер, где трудно выявить иерархию важности действующих сил и факторов развития. Решение этих проблем (или, по крайней мере, смягчение их остроты) возможно на пути использования системного подхода.

Для успешной и эффективной работы организаций в XXI веке необходимы постоянные и глубокие преобразования организационных структур. Традиционные и доминирующие в бизнесе, административном и общественном управлении линейно-функциональные структуры, ориентированные на стабильную внешнюю среду, не могут обеспечить требуемый динамизм организационных изменений. Им на смену приходят сетевые, матричные, «виртуальные» структуры. Использование новых возможностей проектирования организационных структур, структурно-функциональной организации бизнеса и управления с наибольшей полнотой реализуется при системном проектировании организаций^[14]. Для этого современные системные методы в менеджменте предоставляют соответствующий методологический арсенал.

Успешная работа организаций в современных условиях требует особого внимания к использованию творческого потенциала человеческих ресурсов организации. Формирование культуры партисипативности, соучастия членов организации в программировании организационных целей, путей их достижения, распределения ресурсов. Организации контроля, эффективной коммуникации - новые темы системной аналитики, разрабатывающей специальные методы решения подобных чрезвычайно сложных проблем повышения результативности использования творческого потенциала работающих в организации индивидов^[15].

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода.

Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ КАК ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА

2.1. Характеристика ООО «БытТехСервис»

Объектом исследования является ООО «БытТехСервис». Местоположение: г. Воронеж РФ.

ООО «БытТехСервис» является обществом с ограниченной ответственностью, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом Российской Федерации от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество является коммерческой организацией и в качестве основной цели своей деятельности преследует извлечение прибыли.

ООО «БытТехСервис» является юридическим лицом, имеет текущий и иные расчетные счета, открытые в банковских учреждениях. Самостоятельно ведёт расчёты с финансовыми, налоговыми органами и распоряжается закреплённым за ним имуществом в пределах прав, предоставляемых законодательством и Уставом.

Источниками формирования имущества ООО «БытТехСервис» является:

• имущество, переданное предприятию учредителями;
• доходы, полученные от реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг;
• от ценных бумаг;
• капитальные вложения и дотации из муниципального бюджета;
• иные источники, не запрещенные законодательством.

Целью деятельности ООО «БытТехСервис» является организация эффективной производственно-хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и собственников имущества, а также продажа товаров, оказания услуг в необходимых объёмах, ассортименте и качестве.

Предметом деятельности является производство продукции, выполнение работ и оказание услуг.

Это коммерческая организация, основным видом деятельности которой является предоставление услуг по поставке, монтажу, ремонту и техническому обслуживанию приборов и инструментов для измерения, контроля, испытания, навигации, локации и прочих целей. Также компания предоставляет услуги по поставке, монтажу, ремонту и техническому обслуживанию промышленных приборов и оборудования для измерения временных интервалов, консультирует по аппаратным средствам вычислительной техники, производит техническое обслуживание и ремонт офисных машин и вычислительной техники, также осуществляет прочую деятельность с использованием вычислительной техники и информационных технологий.

Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. При этом важно подчеркнуть, что организация может оказывать существенное влияние на характер и содержание этого взаимодействия, тем самым она может активно участвовать в формировании дополнительных возможностей и в предотвращении появления угроз ее дальнейшему существованию. К числу элементов микроокружения относят: поставщиков, потребителей, конкурентов, рынок рабочей силы, инфраструктура.

При проведении анализа непосредственного окружения ООО «БытТехСервис» в первую очередь необходимо рассмотреть потребителей данной организации, которые оказывают очень сильное влияние на нее. Специфика вида деятельности такова, что рассматриваемое ООО является производителем услуг производственного потребления, поэтому подавляющее число потребителей – это юридические лица (более 70 % рынка).

Если же говорить о поставщиках, то все поставщики дорогостоящего, новейшего и самого современного оборудования на предприятии – это зарубежные фирмы. С одной стороны положительная сторона этой ситуации заключается в том, что данное предприятие вовремя получает качественное оборудование, что хорошо сказывается на потребителях услуг ООО «БытТехСервис», но с другой стороны – это прямая зависимость от иностранного поставщика.

При анализе микроокружения ООО «БытТехСервис», также следует изучить конкурентов. В г. Воронеже для ООО «БытТехСервис» конкуренцию составляют: Центр стандартизации и метрологии г. Воронежа и ООО «Юг-автоматика». Приход этих компаний на рынок услуг кардинально меняет конкурентную ситуацию в городе. За счет масштаба и разрекламированного брэнда такие компании могут экономить на многих статьях своего бюджета. А это означает, что они могут предложить более низкие цены для потребителей. В такой ситуации ООО «БытТехСервис» приходится включаться в более жесткую конкурентную борьбу, то есть снижать цены на услуги, а для этого нужно снизить затраты на производство, поэтому здесь не обойтись без продуманной и предусмотрительной политики, так как при всем при этом необходимо учитывать продвижение намеченной социальной политики по повышению заработной платы. Но пока влияние конкурентов можно назвать положительным, так как оно стимулирует развитие ООО «БытТехСервис» и позволяет сделать свой рынок предложения более конкурентным.

2.2. Анализ использования системного подхода в управлении ООО «БытТехСервис»

системный подход экономический

Весь процесс работы ООО «БытТехСервис» состоит из взаимодействия внешних систем и внутренних подсистем. Следовательно результат определяется множеством внешних и внутренних взаимосвязанных процессов. Именно поэтому эффективное управление возможно только на основе системного подхода к управлению. Система не является простой суммой свойств входящих в нее частей, а обладает новыми системными качествами. При системном подходе вначале определяется вышестоящая система, изучаются ее свойства и закономерности развития, и только потом переходят к анализу нижестоящей системы (подсистемы) с учетом влияния вышестоящей^[16]. В управлении ООО «БытТехСервис» можно выделить три основные составляющие:

1. Разработка представлений о конечных результатах деятельности и особенностях функционирования.
2. Разработка технологии (плана) осуществления производственных процессов (иными словами — представлений о способах достижения ожидаемых результатов).
3. Обеспечение соответствия между теоретическими представлениями, с одной стороны, и реальными процессами и полученными результатами, с другой стороны.

Рассмотрение предприятия как системы позволяет выявить причины проблем, пересмотреть функции, структуру и организацию ее деятельности, а главное, наметить пути решения управленческих задач. Особое же значение системный подход приобретает:

1. при разработке и реализации целевых комплексных программ по различным видам услуг;
2. в разработке и реализации долгосрочных прогнозов и планов их развития;
3. в оптимизации распределения ресурсов в городском масштабе;
4. в обеспечении более обоснованных управленческих решений;
5. в создании системы организационно-правовой документации.

Важным является также обеспечение преемственности ремонтно-профилактических мероприятий, их этапности и обоснованности. В системном анализе нуждаются также цели, задачи и объекты изучения в рамках экономико-правовых исследований.

Общие правила использования системного подхода к управлению ООО «БытТехСервис» можно сформулировать следующим образом.

1. Упрощению структуры системы способствует сокращение числа уровней управления, количества связей между компонентами системы и параметров модели управления.

Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро перестраиваться на решение новых задач, предоставление новых услуг и товаров медицинского назначения.

2. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях системы не оказывали существенного влияния на ее функционирование. Субъекты управления индустрией должны делегировать часть своих полномочий объектам управления, предоставляя им максимально возможную свободу и самостоятельность.

Количество горизонтальных связей между компонентами системы одного уровня должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. С одной стороны, сокращение числа горизонтальных связей ведет к повышению устойчивости системы, что придает производственной деятельности большую оперативность. С другой стороны, широта горизонтальных связей позволяет в полной мере реализовать неформальные отношения между компонентами системы, способствует распространению профессиональных знаний, обеспечивает координацию совместных действий компонентов одного уровня, направленных на достижение цели системы.

3. Все процессы, происходящие в системе, а также вне ее пределов, непрерывны и взаимообусловлены. В силу множественности и сложности описания систем не нужно пытаться познать абсолютно все их свойства, оценить все их параметры. В каждом конкретном случае можно ограничиться набором самых существенных для системы показателей, распределив их по уровням иерархии.

Если в структуре системы ООО «БытТехСервис» есть компоненты, не способствующие реализации ее главной цели (т. е. такие компоненты, без которых она и дальше могла бы успешно функционировать), то их следует, либо ликвидировать, либо перепрофилировать, переориентировав на выполнение других социально значимых функций в рамках системы, так и вне ее).

Изучение взаимодействия системы с окружающей средой надо проводить в следующей последовательности:

• построение «черного ящика»;
• уточнение требований к параметрам «выхода» системы;
• определение характера воздействия на систему факторов внешней среды;
• формулирование требования к «входу» системы;
• установление каналов обратной связи;
• проектирование процесса в системе^[17].

Количество связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность негативно сказывается на качестве управления.

ООО «БытТехСервис» с самого своего основания использует системный подход в управлении.

В числе наиболее существенных результатов внедрения системного подхода в управлении можно назвать:

• постоянное улучшение качества предоставляемых услуг и повышение удовлетворенности потребителей;
• повышение результативности и эффективности деятельности при сокращении затрат на оказание услуг;
• рост производственной и финансовой дисциплины;
• увеличение заинтересованности персонала в качестве, в том числе и через введение стимулирующих надбавок, а также создание такой атмосферы в коллективе, которая ориентирует персонал на долгосрочную перспективу;
• укрепление авторитета фирмы у населения, а также в профессиональных кругах.

При внедрении системного подхода, первое с чего началась работа в ООО «БытТехСервис»– это отработка должностных инструкций. Как оказалось, унифицированные инструкции не отражали особенностей «БытТехСервис , реалий и требований сегодняшнего дня.

Затем для поддержки нормативных актов были разработаны протоколы оказания услуг на основе отраслевых и международных стандартов. Ежемесячно проводится экспертиза качества услуг и контроль качества работы всех категорий. Отработаны и утверждены схемы внутриведомственной экспертной оценки качества услуг.

Каждый случай экспертной оценки вносится в журнал. Проводится мониторинг, анализ выявленных случаев некачественного оказания услуг и их причин, разработка мероприятий по их предупреждению.

Проводится обучение персонала по вопросам качества предоставления услуг, т.к. каждый сотрудник должен осознать необходимость учета и контроля качества услуг; понять, что экспертиза качества– такая же неотъемлемая часть работы, как выполнение тех или иных исследований. Это – своего рода стандарт работы.

В рамках системного подхода систематизирован алгоритм взаимоотношений клиента и работника ООО «БытТехСервис», предусмотрены различные ситуации и четко обозначено их решение.

Должностные инструкции, модели конечных результатов, технологические стандарты обеспечивают прозрачность оценки работы. Каждый сотрудник знает, что он обязан делать в системе управления качеством услуг, как подводятся итоги работы и как они оцениваются и вознаграждаются. Стимулирующие надбавки сотрудникам начисляются по итогам работы отделений, оценивающимся по моделям конечных результатов. Повышается роль среднего персонала, он вовлекается в активную работу по улучшению качества работы; повышается статус менеджеров.

Таким образом, повсеместное внедрение и использование в практической работе ООО «БытТехСервис» системного подхода в менеджменте приводит к реальному повышению эффективности процесса; ведет к повышению доступности обслуживания, удовлетворенности клиентов. Компания планирует продолжать эту деятельность, совершенствовать службу управления качеством услуг и занимать лидирующие позиции на рынке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

1. менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

2. руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим;

3. менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным – общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

4. системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию.

Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое – к частичному решению проблем. Нелегко сформулировать вопросы, которые встают перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Багриновский К.А. Современные методы управления: Учебник. – М.: Инфра – М, 2002.
2. Джон Седдон Управление без принуждения // «Европейское качество» №2, 2004
3. Жариков, О.Н. Системный подход к управлению, Москва: Юнити, 2010. – 64 с.
4. Захаров, М.М. Теория управления. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 652 с.
5. Коротков, Э.М. Исследование систем управления: Учебник. – М.: издательско-консалтинговая компания «ДеКа», 2011. – 285 с.
6. Локтионов, М.В. Системный подход в менеджменте: учебник. – М.: Генезис, 2009. – 288 с.
7. Мухин, В.И. Исследование систем управления. М.: Изд. Нац. Института бизнеса, 2009. – 412 с.
8. Никаноров, С.П. Системный анализ и системный подход. В сб.: Системные исследования. М.: Наука, 2012. – 211 с.
9. Попов, В.Н., Касьянов В.С., Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте: Учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2012. – 304 с.
10. Сухов С.В. Системный подход к управлению коммерческим предприятием // Менеджмент в России и за рубежом. №6 2001 // http://www.cfin.ru/press/management/2001-6/04.shtml
11. Системный подход к оценке эффективности аппарата управления // "Экономический анализ: теория и практика", 2007, N 2
12. Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент: Учебник. – СПБ.: Питер, 2002.
13. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. – М.: "Экономика", 1991.

1. Системный подход к оценке эффективности аппарата управления // "Экономический анализ: теория и практика", 2007, N 2 ↑

2. Джон Седдон Управление без принуждения // «Европейское качество» №2, 2004 ↑

3. Локтионов, М.В. Системный подход в менеджменте: учебник. – М.: Генезис, 2009. – 288 с. ↑

4. Мухин, В.И. Исследование систем управления. М.: Изд. Нац. Института бизнеса, 2009. – 412 с. ↑

5. Никаноров, С.П. Системный анализ и системный подход. В сб.: Системные исследования. М.: Наука, 2012. – 211 с. ↑

6. Попов, В.Н., Касьянов В.С., Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте: Учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2012. – 304 с. ↑

7. Жариков, О.Н. Системный подход к управлению, Москва: Юнити, 2010. – 64 с. ↑

8. Багриновский К.А. Современные методы управления: Учебник. – М.: Инфра – М, 2002. ↑

9. Мухин, В.И. Исследование систем управления. М.: Изд. Нац. Института бизнеса, 2009. – 412 с. ↑

10. Попов, В.Н., Касьянов В.С., Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте: Учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2012. – 304 с. ↑

11. Никаноров, С.П. Системный анализ и системный подход. В сб.: Системные исследования. М.: Наука, 2012. – 211 с. ↑

12. Коротков, Э.М. Исследование систем управления: Учебник. – М.: издательско-консалтинговая компания «ДеКа», 2011. – 285 с. ↑

13. Захаров, М.М. Теория управления. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 652 с. ↑

14. . Попов, В.Н., Касьянов В.С., Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте: Учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2012. – 304 с. ↑

15. Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент: Учебник. – СПБ.: Питер, 2002. ↑

16. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. – М.: "Экономика", 1991. ↑

17. Сухов С.В. Системный подход к управлению коммерческим предприятием // Менеджмент в России и за рубежом. №6 2001 ↑