Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор средства для моделирования)

Содержание:

Введение

Актуальность исследования. В настоящее время, в условиях конкуренции, каждое предприятие должно повышать свою эффективность. Хороший эффект дает внедрение информационных технологий. Однако, для разработки информационной системы, необходимо иметь модель предметной области. Для предприятия – это модель бизнес-процессов, основанная на процессном подходе. Одной из актуальных областей моделирования остается область организации документооборота. Этим и обусловлена актуальность данной работы.

Цель курсовой работы является разработка модели бизнес-процесса «Управление документооборотом».

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

• дать подробное описание предметной области;
• составить обзор методов бизнес-моделирования;
• определить, какие методологии подходят для данного бизнес-процесса;
• выбрать инструменты, реализующие выбранную методологию;
• разработать модель бизнес-процесса «Как есть»;
• определить недостатки существующего бизнес-процесса;
• разработать модель бизнес-процесса «Как будет».

1. Описание предметной области. Постановка задачи

Что такое документооборот? Любая компания, независимо от ее формы собственности, работает на основе различных деловых бумаг. Это приказы, письма, протоколы. Они классифицируются как организационные и административные документы. Делопроизводство - это работа по созданию документов, которая осуществляется в соответствии с общепринятыми стандартами.

Как правило, в компаниях есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В небольших организациях любой сотрудник может выполнять обязанности секретаря. Если расшифровать суть понятия (что такое документы), то происхождение термина станет ясным. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

Управление документооборотом или управление поддержкой документации - это ряд процессов, которые влияют на все этапы работы с документами [2]. Это часто понимается как поток документов, но эти две концепции различны, хотя они тесно взаимосвязаны. Поток документов является лишь промежуточным этапом между созданием документов и их архивированием.

Различают следующие виды документов:

• Общие - ведение общих документов;
• специальные - работа с конкретными ценностями, например, кадровая, бухгалтерская, секретная и т. д.

На госкомпаниях алгоритм работы с документами регулируется законом. Частные компании имеют право самостоятельно решать, как проводить рабочий процесс и оформление документов. 3 основные области документации документация: написание, исполнение, координация, производство бумаги; Организация работы с документами: перемещение, контроль исполнения, хранение и использование; систематизация-передача документов на хранение, размещение их в сейфах, утилизация и т.

Рассмотрим основные понятия документооборота [2].

Документооборот разделен на три этапа:

• Создание документов (документация);
• Организация движения и учет документов (документооборот);
• Хранение документов (архив).

В российских организациях ответственность за организацию оформления документов, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в структурных подразделениях лежит на руководителе организации. Непосредственную административную работу выполняют должностные лица, отвечающие за административную работу, учет и сохранение документов.

Состав организационно-административных документов определяется по классификатору управленческой документации России (ОКУД). Общие требования к документации управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Единые системы документации. Требования к оформлению документов ".

Рабочий процесс: организация перемещения документов в компании с момента их создания или получения до их завершения: отправка из организации и (или) отправка в файл.

Рабочий процесс бухгалтерских документов.

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов рабочего процесса:

• Подготовка документа во время операции;
• Передача документа в бухгалтерский учет;
• Проверка документов, принятых бухгалтером в форме, содержании и арифметической проверке;
• Обработка документов в бухгалтерском учете, в том числе:
  • налоги (плата);
  • группирование
  • назначение счета (указание в первичном документе соответствия счетов);
• Представление документов для хранения в архиве.

Поток документов - это перемещение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, отправки или ввода в действие. Существует три основных потока документации:

• документы, поступающие от других организаций (входящие);
• документы, отправленные другим организациям (исходящие);
• документы, созданные в организации и используемые сотрудниками организации в (внутреннем) процессе управления.

Документы, полученные организацией:

• первичная обработка;
• предварительный обзор;
• Реестр
• обзор управления;
• перевод в архив.

Управление электронными документами

В некоторых организациях введена система обработки электронных документов и обмена документами между департаментами (внешними получателями).

Для организации электронного управления документами на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Доступ возможен как в локальной (внутренней) сети, так и через Интернет (внешней).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределяются в соответствии с иерархической структурой организационного подразделения.

Создавать, изменять, удалять созданные документы имеет право лицо, наделенное соответствующими правами.

В системе документооборота выделяют три вида документов: входящие, исходящие и внутренние [2]. Рассмотрим конкретный вариант документооборота, основанный на обработке электронной почты.

Работа с входящей документацией.

Все письма сначала поступают в экспедицию. При получении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и сообщений электронной почты документы вводятся в базы данных непосредственно с помощью электронных средств ввода информации: факсимильного сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). Если письма поступают в бумажном виде, то они сканируются и вводятся в систему.

Экспедиция рассматривает документ для получателя и записывает его в систему. Регистрация нового документа осуществляется на основе создания электронной регистрационной учетной карты. При создании такой карты документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование. Кроме того, при необходимости можно исправить атрибуты, некоторые из которых являются обязательными. При сохранении карта проверяет уникальность определенных полей, например, комбинации типа документа и его номера. Также во время регистрации можно прикрепить к карте любое количество файлов любого формата. Эта карточка документа прилагается к номенклатуре дел компании с указанием дела из каталога номенклатуры. А с документами стандартного типа могут быть связаны наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, сводка и другие. Различные каталоги используются для заполнения отдельных атрибутов карты.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Система делает это через встроенную почтовую службу. Набор задач для выполнения может быть связан с каждым документом, поэтому после просмотра документа менеджер выводит задачу и назначает исполнителя.

Задачи включают сроки назначения, список исполнителей, тип исполнения: последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает выполнение одного из исполнителей), текстовые комментарии и другую информацию. Задачи взаимосвязаны таким образом, что можно определить последовательность задач обработки. Если при регистрации задачи был указан сигнал о необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задачи, система автоматически отправляет сообщения электронной почты или помещает ярлык задачи в личную папку пользователя.

Если задача не имеет даты начала выполнения, сообщения отправляются немедленно, если указан крайний срок, задача отправляется в тот момент, когда задача истекает. В случае, если задача имеет несколько исполнителей, система определяет метод маршрутизации:

• метод параллельной маршрутизации включает одновременное распределение задач всем исполнителям;
• последовательный-последовательный;
• альтернатива: отправка по почте всем исполнителям с автоматическим отзывом задачи, когда первый исполнитель принимает ее.

При обработке задачи пользователь может изменить свой статус (взять на себя работу, отложить, завершить), указать процент завершения, сделать комментарии. Информация о текущем состоянии задачи будет автоматически записана на системный сервер, что позволяет отслеживать процесс выполнения в режиме реального времени.

После выполнения задачи документ помещается в файл, и система автоматически отправляет его для операционного хранилища на сервер мэйнфрейма.

Важным шагом в работе с электронными сообщениями является установление периодов хранения для них. В организации срок хранения полученного сообщения установлен так же, как и для аналогичного бумажного документа. Сообщения, которые не подлежат хранению или срок хранения которых истек, быстро и регулярно уничтожаются офис-менеджером, в то время как в системе делается некоторая заметка об их уничтожении. Через две недели все письмо получено

Работа с исходящей документацией.

Процесс работы с исходящей документацией отличается рядом моментов. Первым шагом можно считать начало исходящего проекта документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или из-за необходимости получения адресатом ответа на полученный документ. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников в проекте документа. Сама разработка включает в себя выбор типа документа и компиляцию стандартного или конкретного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду типы документов, в которой перечислены различные типы документов и методы их обработки. Вы можете добавить новый тип документа, удалить один из выбранных типов или распечатать его. Другая команда, которую вы можете использовать при создании документа, - это Шаблоны. При открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, и можно создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

Затем этот проект документа согласовывается с заинтересованными отделами как внутри организации (наблюдение), так и в материнской компании (утверждение). Внутренняя координация (наблюдение) осуществляется путем отправки проекта документа через встроенную почтовую службу на рабочие места заинтересованных лиц. Все необходимые комментарии по этой разработке прилагаются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла черновика документа и подписываются с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Внешняя координация чаще всего осуществляется с подразделениями, расположенными в материнской компании. Благодаря "сквозным" документам утверждение осуществляется путем отправки проекта документа по внутренней электронной почте без печати бумажной копии. Если есть много экземпляров, файл, похожий на бумажный “лист утверждения”, прикрепляется к электронному файлу документа.

После утверждения документ отправляется начальнику на подпись. Подпись осуществляется цифровой подписью. Кроме того, документ регистрируется так же, как и запись входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от получателя, печатается и передается на бумаге с помощью различных средств массовой информации. После отправки исходящий документ помещается в файл оперативного хранилища с указанием на регистрационной карточке номера дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, к которому относится этот документ.

2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Достижения в области информационных технологий за последние годы изменили бизнес-процессы внутри компаний и между ними [4]. В 1960-х годах операционные системы имели ограниченную функциональность, а используемые системы управления рабочими процессами были специально разработаны для конкретной организации. В 1970-х и 1980-х годах были разработаны подходы на основе данных, поскольку они улучшили технологии хранения и восстановления данных. Моделирование данных вместо моделирования процессов было отправной точкой для построения информационной системы. Бизнес-процессы должны были адаптироваться к информационным технологиям, потому что моделированием процессов пренебрегали. Переход к процессно-ориентированному управлению произошел в 1990-х годах.

Бизнес - процесс или бизнес - метод представляет собой совокупность мероприятий или задач, связанных и структурированных в определенной последовательности, чтобы произвести продукт или услугу (соответствует бизнес - цели , в частности) для клиента или конкретных клиентов [3, 4].

Бизнес-процесс начинается с цели миссии (внешнего события) и заканчивается достижением бизнес-цели обеспечения результата, который обеспечивает ценность для клиента. Кроме того, процесс может быть разделен на потоки (декомпозиция процесса), определенные внутренние функции процесса. Бизнес-процессы могут также иметь владельца процесса, ответственного за обеспечение бесперебойной работы процесса от начала до конца. Сложный бизнес-процесс можно разбить на несколько потоков, которые имеют свои собственные атрибуты, но также способствуют достижению общей цели компании. Анализ бизнес-процессов обычно включает отображение или моделирование процессов и подпроцессов до уровня активности / задачи.

Бизнес-процессы включают в себя набор подпроцессов или последовательных задач с альтернативными маршрутами, в зависимости от применимых условий, выполняемых для достижения определенной цели или для производства заданных продуктов. Каждый процесс имеет одну или несколько необходимых записей. Входные и выходные данные могут быть получены или отправлены другим бизнес-процессам, другим организационным подразделениям или внутренним или внешним заинтересованным лицам.

Бизнес-процессы предназначены для управления одним или несколькими функциональными подразделениями и подчеркивают важность «цепочки процессов », а не отдельных подразделений. Мир электронного бизнеса вызвал необходимость автоматизации бизнес-процессов в организациях, что, в свою очередь, привело к необходимости стандартизированных протоколов и языков компоновки веб-сервисов, понятных для всей отрасли [3, 7]. Модели и нотация бизнес - процессов (BPMN) и модель бизнес - мотивации (ММН) широко используются стандарты для бизнес - моделирования.

Одним из методов анализа бизнес-процессов является составление модели бизнес-процесса «как есть» (as is). После этого модель бизнес-процесса подвергается анализу для поиска недостатков. По результатам анализа формируется модель бизнес-процесса «как будет» (to be) и план мероприятий по внедрению необходимых изменений.

Процессы могут быть представлены, например, в виде:

• древовидный, чтобы показать разложение;
• иерархический список с десятичной нумерацией для отображения различных уровней декомпозиции;
• из цепочки или цепочки обработки диаграмм последовательности действий;
• блок - схема, с или без разделения шагов организационной единицы или хронологии;
• модели бизнес-процессов в соответствии с обозначением ISO / IEC 19510 .

Помимо простого текстового или графического представления бизнес-процессов в целях обмена знаниями, различные методы моделирования процессов могут применяться к бизнес-процессам, для анализа, моделирования, дизайн или реализация. Существует множество нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, например:

• BPMN — функциональная последовательность работ;
• EPC — событийная последовательность работ;
• IDEF0 — логическая последовательность работ;
• UML

Наиболее известными и популярными способами и методологиями разработки бизнес-процессов являются [1]:

• блок-схемы алгоритмов;
• диаграммы EPC;
• методология BPMN.

Блок-схемы алгоритмов и диаграммы BPMN лучше всего подходят для моделирования традиционных систем, основанных на принципах структурного подхода и характеризующихся четким разделением функций на элементарные этапы (процедуры, операторы, действия и т. д.), выполняемые в определенной последовательности (в соответствии с алгоритмом). Диаграммы EPC и диаграммы BPMN являются хорошим инструментом для моделирования систем, ориентированных на события, в которых выполнение действия или его набора зависит от событий, происходящих в системе. Кроме того, эти методы и методологии могут использоваться не только для поведенческого моделирования, но и для функционального. Наличие в них элементов, позволяющих показать условия выполнения тех или иных действий (логические символы), позволяет лучше понять логику и последовательность функций системы.

Из этой характеристики следует, что для моделирования лучше подходит методология BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) является графическим языком спецификации в бизнес-информатики и управления процессами [1, 7] . Он предоставляет символы, которые ИТ- специалисты могут использовать для моделирования и документирования бизнес-процессов и рабочих процессов .

Текущая версия стандарта BPMN, BPMN 2.0, была принята OMG в январе 2011 года.

В центре внимания BPMN находится нотация, т.е. направление на графическое представление бизнес-процессов. Стандартный документ BPMN также определяет семантику, т.е. значение символов с меньшим акцентом на этом аспекте и без акцента на формальных определениях. Диаграммы в BPMN называются диаграммами бизнес-процессов (BPD) и предназначены для поддержки отображения или развития процессов среди специалистов-людей.

Элементы (символы) графической нотации BPMN по назначению объединены в категории [1]:

- объекты потока (Flow Objects);

- данные (Data);

- зоны ответственности (Swimlanes);

- соединяющие элементы (Connecting Objects);

- артефакты (Artifacts).

Символы объектов потока показаны на рис.1.

Рисунок 1. Символы объектов потока

Для моделирования этих символов достаточно.

Существуют специальные программы Business studio, ELMA, visual paradigm, ARIS, а также онлайн симуляторы gliffy, simulator. Есть довольно много программ для создания BPMN-диаграммы, например Visio или Dia. Будем использовать программу Dia, т.к. эта программа содержит только необходимый функционал для рисования диаграмм, рис.2.

Рисунок 2. Интерфейс Dia

Dia - это программа для создания диаграмм, рисунков и иллюстраций, а также инструмент UML, который принадлежит проекту Gnome.Dia используется для визуального представления различных процессов и структур - прежде всего в виде диаграмм. Для этого могут использоваться различные шаблоны с подходящими инструментами и символами, например, для программных блок-схем и бизнес-процессов, которые можно перетаскивать в документ. Функциональность Dia условно сопоставима с проприетарной программой Visio.

Стандартные объекты доступны для создания структурированных диаграмм, с помощью которых можно строить сложные структуры. Есть, помимо прочего, режимы для блок-схем, сетевых и UML- диаграмм, рис.3. Тем не менее, есть также некоторые общие функции, которые можно использовать для создания простых рисунков.

Рисунок 3. Инструменты BPMN в Dia

Программа имеет ряд выходных форматов, таких как EPS , SVG , CGM и PNG. Типы диаграмм могут быть расширены, потому что типы объектов, которые еще не поддерживаются, могут быть добавлены через файлы XML.

В последней версии старое многооконное представление было заменено видом только с одним окном как в Windows, так и в Linux .

Изначально Dia был создан Александром Ларссоном, но он перешел к работе над GNOME и другими проектами. Затем Джеймс Хенстридж стал ведущим разработчиком, но он также перешел к другим проектам. За ним следовали Кирилл Чепелов и Ларс Редер Клаузен по очереди. Dia поддерживается группой разработчиков: Hans Breuer, Steffen Macke и Sameer Sahasrabuddhe.

Dia написана на C и имеет систему расширений, которая также поддерживает написание расширений на Python .

3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Процессы можно классифицировать по уровню синтеза [5, 7]:

На высшем уровне мы различаем бизнес-процессы. Они обозначают основные семейства деловых операций, таких как разработка стратегии, разработка продуктов, развитие производственных мощностей и выполнение заказов. Это межфункциональные процессы, в которых участвуют несколько отделов / корпоративных функций. Отображение этих процессов обеспечивает синтетический обзор структуры всех видов деятельности, подобно тому, как организационная структура представляет структуру организации.

На промежуточном уровне мы различаем бизнес-процессы. Они обозначают процессы, специфичные для семейства профессий, такие как производственные процессы, финансовые процессы и логистические процессы. Это процессы, специфичные для торговли (возможно, с разбивкой по рынку или сектору деятельности) или для одной из основных функций компании.

В нижней части шкалы мы находим элементарную деятельность, для которой нет смысла сокращать ее дальше. Стандарт ISO 19510 обозначает этот вид деятельности термином «задача»ю

Описание и анализ бизнес-процессов.

Бизнес-процессы описываются:

• либо в начале и в конце действия, в случае сложных процессов, чтобы избежать путаницы с названием отдела (например: «концепция к прототипу» вместо разработки продукта или «перспектива заказ "по месту продажи";
• либо с использованием глагола, чтобы избежать путаницы с результатами процесса (например: «Оплата счетов», «Обработка заказов клиентов» и «Счета клиентов»).

Для каждого процесса можно уточнить ограничения с другими процессами, описать цели и виды деятельности и определить входные данные (например, материалы, финансы, работы, информацию), которые будут потребляться процессом, выходные данные (т.е. - скажем продукты (например, материальные, финансовые или нематериальные услуги), которые будут производиться, участвующие организационные структуры или субъекты, а также внутренние и внешние поставщики и клиенты.

Владелец бизнес процесса – это тот, кто полностью отвечает за весь процесс. Это означает, что владелец несет ответственность не только за результат, то есть продукт процесса, но также за ход его выполнения и удовлетворенность клиентов бизнес процесса [7].

В существующей системе документооборота владельцами процесса обработки письма является руководитель того подразделения, куда направлено письмо из экспедиции.

Входы процесса:

• Электронные письма
• Отсканированные письма

Выходы процесса:

• Ответное электронное письмо
• Архивированное письмо

Ресурс бизнес-процесса — материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

Ресурс бизнес-процесса:

• Исполнители

BPMN диаграмма данного процесса показана на рис.4.

Рисунок 4. Обработка писем «Как есть»

Бизнес-процесс начинается с получения письма. Все письма поступают в экспедицию. Письма вводятся в систему.

Экспедиция рассматривает документ для получателя и записывает его в систему. Регистрация нового документа осуществляется на основе создания электронной регистрационной учетной карты. При создании такой карты документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это делается через встроенную почтовую службу. Набор задач для выполнения может быть связан с каждым документом, поэтому после просмотра документа руководитель определяет задачу и назначает исполнителя.

После выполнения задачи документ помещается в файл, и система автоматически отправляет его для операционного хранилища на сервер мэйнфрейма (в архив).

Первым шагом можно считать начало исходящего проекта документа, который осуществляется из-за необходимости получения адресатом ответа на полученный документ. При создании документов используется шаблоны. Затем этот проект документа согласовывается с заинтересованными отделами как внутри организации (наблюдение), так и в материнской компании (утверждение). После утверждения документ отправляется начальнику на подпись. Подпись осуществляется цифровой подписью. Кроме того, документ регистрируется так же, как и запись входящего документа.

Зарегистрированный документ, в зависимости от получателя, печатается и передается на бумаге с помощью различных средств массовой информации. После отправки исходящий документ помещается в файл оперативного хранилища с указанием на регистрационной карточке номера дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, к которому относится этот документ.

Процесс заканчивается отправкой письма и размещением документов в архиве.

4. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В этом параграфе необходимо определить и обосновать предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

Основное применение бизнес-процессов - ведение бизнеса. Анализ компании с точки зрения ее бизнес-процессов и моделирование их имеет множество приложений [7], в частности:

• управление бизнес - процессами, для управления процессом осуществления деятельности и контроля характеристик;
• управления качеством, чтобы определить улучшить качество выполнения производственных процессов и продукции;
• процесс оптимизации для улучшения процесса разработки и создания стоимости;
• бизнес - процесс реинжиниринга, радикально пересмотреть деятельность компании, в том числе стратегии;
• в исследованиях воздействия, например, для прогнозирования последствий слияний / поглощений или партнерских отношений;
• в методе затрат на деятельность, который анализирует формирование затрат на деятельность и измеряет эффективность межфункциональных процессов.

Целью бизнес - анализа состоит в том, чтобы понять пути улучшения бизнес-процесса. Есть решения, рекомендуемые, которые позволяют компании улучшить структуры, принципы и процессы. Примерами этого являются оптимизированные рабочие процессы, изменения в организационной структуре или ориентированное на решение использование ИТ. Бизнес-анализ определяет требования для этого и ожидания разных людей и групп людей ( заинтересованных сторон ) внутри и за пределами компании.

Для бизнес-анализа необходимо понимать:

• как работают компании;
• как компании достигают своих целей;
• какой потенциал компания должна иметь, чтобы предлагать внешние и внутренние заинтересованные стороны продукты и услуги;
• какие цели преследует компания;
• как эти корпоративные цели связаны с требованиями;
• какие меры и решения подходят для достижения целей;
• как взаимодействуют различные организационные единицы, а также внутренние и внешние заинтересованные стороны.

Люди, которые проводят бизнес-анализ или аналогичные задачи, называются: Бизнес-аналитик, (Бизнес) системный аналитик, инженер требований, бизнес архитектор, консультанты по управлению, организатор

Бизнес-анализ может анализировать и описывать текущее состояние компании и / или определять требования для будущего целевого статуса. Бизнес-аналитики собирают, систематизируют и обрабатывают требования различных людей и групп людей (например, клиентов, сотрудников, ИТ-экспертов и руководителей). Обеспечение и улучшение связи между различными вовлеченными сторонами играет важную роль. Впоследствии решения разработаны и оценены в соответствии с требованиями и для достижения поставленных целей. Эти решения часто являются ИТ-поддержкой или непосредственно ИТ-решениями (например, новое или улучшенное программное обеспечение, использование систем рабочих процессов). Поэтому требования внутренних отделов и внешних заказчиков должны сравниваться с возможностями, которые предоставляет ИТ. Поскольку в департаментах и ​​ИТ-отделах используются разные (технические) термины, бизнес-аналитики часто выступают в качестве «переводчиков».

Бизнес-анализ - это исследовательская дисциплина [6] для определения потребностей бизнеса и определения решений бизнес-задач. Решения часто включают компонент разработки программных систем, но могут также состоять из улучшения процессов, организационных изменений или стратегического планирования и разработки политики. Человек, который выполняет эту задачу, называется бизнес-аналитиком.

Бизнес-аналитики [6] не работают исключительно над разработкой программных систем. Но работайте по всей организации, решая проблемы бизнеса в консультации с заинтересованными сторонами. Хотя большая часть работы, которую сегодня выполняют бизнес-аналитики, связана с разработкой / решениями программного обеспечения, это происходит из-за продолжающихся масштабных изменений, которые испытывают компании во всем мире в своих попытках оцифровки.

Примеры бизнес-анализа включают в себя:

Анализ предприятия или анализ компании - ориентирован на понимание потребностей бизнеса в целом, его стратегического направления и определения инициатив, которые позволят бизнесу достичь этих стратегических целей.

Планирование и управление требованиями- включает планирование процесса разработки требований, определение того, какие требования являются наиболее приоритетными для реализации, и управление изменениями.

Выявление требований - описывает методы сбора требований от заинтересованных сторон в проекте.

Анализ требований и документация - описывает, как разработать и указать требования достаточно подробно, чтобы они могли быть успешно реализованы командой проекта.

Требования к общению - описывает методы для обеспечения того, чтобы заинтересованные стороны имели общее понимание требований и того, как они будут реализованы.

Оценка и валидация решения - описывает, как бизнес-аналитик может выполнить правильность предложенного решения, как поддержать внедрение решения и как оценить возможные недостатки во внедрении.

Существует ряд общих бизнес-техник, которые бизнес-аналитик будет использовать при содействии изменениям в бизнесе.

Процессы моделируются визуально, чтобы понять текущее состояние, а модели отображаются на уровнях, чтобы понять факторы, влияющие на конкретный бизнес-процесс [6, 7]. На самом высоком уровне моделей находятся сквозные бизнес-процессы, которые были бы общими для многих предприятий. Ниже этого уровня бизнес-процесса будет уровень действий, подзадач и, наконец, задач. Уровень задач является наиболее детализированным и при моделировании отображает конкретный рабочий процесс. По мере того, как бизнес-процессы документируются на уровне рабочих процессов, они становятся все более подверженными влиянию или «включаемым» характеристиками, которые влияют на конкретные предприятия. Этими «активаторами рабочего процесса» считаются Проект рабочего процесса, Информационные системы / ИТ, Мотивация и оценка, Человеческие ресурсы и организация, Политики и правила и Средства / Физическая среда. Этот метод выравнивания и анализа процессов помогает бизнес-аналитикам понять, что действительно требуется для конкретного бизнеса и где есть возможности для реинжиниринга процесса для повышения эффективности в будущем.

Выполним анализ бизнес-процесса.

Проблема: В некоторых случаях, письма, имеющие критическое значение для компании, обрабатываются недостаточно быстро или недостаточно качественно.

Причина: Руководители подразделений не могут оценить важность письма, т.к. такие письма могут не соответсвовать деятельности подразделений.

Решение.

Если процент таких писем не велик, то в случае сомнения экспедиция должна направлять эти письма руководителю организации. Недостаток этого решения очевиден – руководитель организации будет загружен лишней работой.

Если процент выше некоторого критического значения (допустим > 5%), то в этом случае следует выделить специального работника – офис-менеджера.

В организации следует разработать специальное положение, устанавливающее правила работы с электронной почтой. Это положение определяет следующие электронные сообщения, которые будут записываться и храниться в системе управления электронными документами:

• сообщения, на основе которых принимаются ответственные бизнес-решения;
• сообщения, содержащие важную информацию для компании или историческую ценность;
• сообщения оскорбительного и угрожающего характера, особенно раздражающие образцы и мешающие эффективной работе сотрудников спама (рекламные рассылки) - для передачи в следственные органы;
• все документы сохраняются, так как могут быть случаи, когда важно восстановить содержание всей корреспонденции.

5. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Владелец бизнес процесса – это тот, кто полностью отвечает за весь процесс. Это означает, что владелец несет ответственность не только за результат, то есть продукт процесса, но также за ход его выполнения и удовлетворенность клиентов бизнес процесса.

В модифицированной системе документооборота владельцами процесса обработки письма является руководитель того подразделения, куда направлено письмо из экспедиции или офис-менеджер, если письмо попадает в категорию «выделенных» сообщений.

Входы процесса:

• Электронные письма
• Отсканированные письма

Выходы процесса:

• Ответное электронное письмо
• Архивированное письмо

Ресурс бизнес-процесса — материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполне­ния процесса, но не являющийся входом процесса.

Ресурс бизнес-процесса:

• Исполнители

BPMN диаграмма данного процесса показана на рис.5.

Рисунок 5. Обработка писем «Как должно быть»

Заключение

Результатом выполнения курсовой работы по теме «Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом», стали следующие выводы, а именно:

1. Было дано описание предметной области - документооборота. Рассмотрена конкретная система документооборота, обеспечивающая обработку электронной почты.

2. Рассмотрены наиболее популярные методологии моделирования бизнес-процессов: блок-схемы алгоритмов, диаграммы EPC, методология BPMN. Выбрана методология BPMN

2. Рассмотрена методология BPMN. Выполнен анализ элементов этой методологии. Установлено, что элементы этой методологии могут быть применены для разработки модели данного бизнес-процесса.

3. Выполнен анализ программных средств поддержки BPMN. Для разработки модели выбрано приложение Dia.

4. Создана BPMN модель «Как есть». Определены владельцы процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

5. Определены недостатки существующей системы документооборота. Сформулирована проблема. Предложено решение этой проблемы.

5. Построена BPMN модель бизнес-процессов «Как будет». Определены новые владельцы процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

Таким образом, цель курсовой работы достигнута.

Список литературы

1. Анисимов В.В. Проектирование информационных систем [Электронный ресурс] / В.В. Анисимов – Режим доступа: https://www.sites.google.com/site/anisimovkhv/learning/pris/lecture/tema8/tema8_3
2. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. – М.: Эксмо, 2014. – 483 с.
3. Винтова, Т. А. Основы функционального моделирования автоматизированной системы управления персоналом [Текст] / Т. А. Винтова, П. Е. Коваль // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2015. - N 3. - С. 171-175
4. Высочина, М. В. Моделирование управленческого процесса [Электронный ресурс] / М. В. Высочина, М. В. Шкиндер // Научный вестник: финансы, банки, инвестиции. - 2016. - N 4. - С. 159-164. – Режим доступа: http://science.cfuv.ru/nauchnye-zhurnaly-kfu
5. Карминский, А. М. Информационные системы в экономике [Электронный ресурс] : учеб. пособие: в 2 ч. Ч. 2. Практика использования / А. М. Карминский, Б. В. Черников. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 239 с.
6. Основы бизнес-анализа [Текст] : учеб. пособие / ред. В. И. Бариленко. - М. : Кнорус, 2014. - 270 с.
7. Фролова, Л. В. Формирование бизнес-модели предприятия [Текст] : учебник / Л. В. Фролова, Е. С. Кравченко. - К. : ЦУЛ, 2012. - 380 с.