Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (ООО«СПЦ»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Вопросы, связанные с деятельностью компании, а также с аспектами повышения ее эффективности всегда являлись приоритетными для бизнеса. Организации стремятся повышать собственную эффективность разными способами и, используя различные информационные каналы.

Один из видов поддержания эффективной деятельности организации – это ведение документооборота и его оптимизация. Сотрудники тратят много времени на обработку документации, в следствие чего это сказывается на эффективности их деятельности, а также на эффективности самой компании.

В сфере организаций энергетической промышленности необходимо выделить особое внимание осуществлению документооборота, так как в данной отрасли это достаточно большая часть рабочего процесса. В рамках оптимизации процессов делопроизводства в рассматриваемой отрасли необходимо понимать цели бизнеса, а также ориентиры, которые задает сама отрасль. Поэтому необходимо сконцентрировать внимание исследователей на процессе внедрения инновационных технологий в делопроизводство компаний данной отрасли.

Тем самым, рассмотрение оптимизации делопроизводства компаний энергетической отрасли является актуальным для данного исследования, так как ставит своей основной задаче нахождения способов повышения эффективности данного вида деятельности.

Цель исследования – разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компаний энергетической отрасли.

Задачи исследования:

• 1. Изучить содержание и практику применения цифровых технологий,
  2. Изучить опыт применения цифровых технологий в процесс делопроизводства,
  3. Изучить нормативное регулирование практика применения цифровых технологий в делопроизводстве,
  4. Провести анализ деятельности компании ООО «СПЦ» и процесса осуществления делопроизводства,
  5. Разработать предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «СПЦ».
  6. Оценить эффективность предлагаемых решений.

Объект исследования – компания ООО «Специнвестпрект»

Предмет исследования – система делопроизводства компании ООО «СПЦ»

Практическая значимость данного исследования ориентирована на конкретный прикладной аспект деятельности компании, а также на формирование перечня мер по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства.

ГЛАВА 1. Анализ организации документооборота в компании ООО«СПЦ» 

1.1 Характеристика компании ООО«СПЦ»

«ООО «СПЦ» - динамично развивающаяся компания электроэнергетического сектора в Нижегородской области, крупнейшая компания в частном секторе по предоставлению транспортированию электроэнергии в Нижегородской области .

Основным видом деятельности ООО «СПЦ» является оказание услуг по транспортировке электроэнергии от точки приема до точки выпуска электроэнергии через технические устройства электрических сетей, принадлежащих на праве собственности или взятых в аренду .

ООО «СПЦ» осуществляет техническое присоединение (комплексная услуга), юридических или физических лиц в целях создания возможностей для потребления электроэнергии и предусматривает действительное (фактическое) присоединение энергопринимающих устройств заявителей к объектам сетевого хозяйства ..

Управление компании ООО «СПЦ» происходит в соответствии с законодательством РФ и Уставом Общества на базе сочетания прав и интересов трудового коллектива и собственников бизнеса» [17] ..

«Основными органами управления компании являются:

• 1. Общее собрание акционеров;
  2. Совет директоров;
  3. Генеральный директор.

Целью ООО «СПЦ» является в максимальном удовлетворении потребностей потребителей (заказчиков) в обеспечении бесперебойного и качественного энергоснабжения» [17].

«Стратегической целью ООО «СПЦ» является оказание качественных услуг, увеличение доли рынка за счет построения новых сетевых объектов, а также получение электросетевых объектов на праве аренды.

ООО «СПЦ» является коммерческой организацией, существующей в виде общества с ограниченной ответственностью. ООО «СПЦ» был создан учредителями.

Основным капиталом ООО «СПЦ» являются электросети и электрические подстанции. Также на балансе организации есть два вида приборов учета:

• 1. Приборы учета, которые стоят на точке приема – 350 штук;
  2. Приборы учета, которые стоят на точке отпуска электроэнергии – 5049 штук.

В 2000-х годах на балансе группы компании оказалось сетевое хозяйство. В 2003 г. собственниками бизнеса было принято решение о выделении в отдельную структуру бизнеса и создание общества с ограниченной ответственностью (ООО) «СПЦ»» [17]..

«ООО «СПЦ» осуществляет оказание услуг в сфере транспортировки электроэнергии от точки прима электроэнергии до точки выпуска электроэнергии, через устройства электрических сетей. Так же осуществляется техническое подключение новых потребителей (физические или юридические лица) ..

Структура организации ООО «СПЦ» является функциональной структурой управления. Генеральный директор ответственный за все основные решения влияющие на работу компании. Структура ООО «СПЦ» состоит из следующих отделов (рис. 2) .

• 1. Организационный отдел;
  2. Бухгалтерия;
  3. Отдел баланса;
  4. IT отдел;
  5. Отдел технической поддержки.
  6. Юридический отдел» [17]

«Общая численность работников ООО «СПЦ» составляет 29 человек, из них 18 (62%) женщин и 11 (38%) мужчин, в том числе 2 человека – управленческий персонал.

Рисунок 2 . – Организационная структура компании

Основная деятельность предприятия – это осуществление транспортировки электроэнергии.

«К основным элементам системы электроснабжения относятся:

• 1. источник питания;
  2. линии электропередачи от источника питания к предприятию;
  3. пункт приема электрической энергии;
  4. распределительные сети;
  5. приемники (потребители электроэнергии)» [17].

Производственный процесс можно представить следующими бизнес-процессами:

• 1. Разработка продукта или услуги – согласование цены, методов и договорных и технических обязательств и условий энергоснабжения,
  2. Обеспечение производства – осуществление транспортировки электроэнергии, планирование иди производство ремонта или замены оборудования,
  3. Выставление счета и обслуживание потребителя – осуществление расчетов, обмен документацией, контроль дебиторской задолженности, работа с жалобами,

Данные бизнес процессы относятся именно к производственному блоку осуществления работы компании.

Организация процесса управления имеет функциональное разделение труда при линейном подчинении, у каждого из отделов есть руководитель, а также отделы коммуницируют друг с другом:

• 1. Бухгалтерия – учет финансово-хозяйственной деятельности предприятия, финансовое планирование и финансовый контроль.
  2. Технический отдел – обеспечение работоспособности транспортных средств и специальных механизмов
  3. Юридический отдел – юридическое обеспечение работы предприятия,
  4. IT-отдел – техническая поддержка процессов.

1.2 Организация системы делопроизводства в компании ООО «СПЦ»

В данный период времени в компании используется смешанный документооборот – а именно ряд документов создаются и обрабатываются в электронном виде, а остальная часть –создается в электронном виде, но потом распечатываться и проводится уже в бумажном виде. Из чего следует, что в данный момент не существует одной формы ведения документооборота в компании.

Для начала приведем модель системы документооборота в целом для организации в виде контекстной диаграммы:

Рисунок 3. Система документооборота ООО «СПЦ».

• 1. Прямоугольник на рисунке обозначает основную бизнес-функцию. Стрелки имеют несколько назначений:
  2. Входящие в прямоугольник слева обозначают вход, т.е. то, что преобразуется основным функциональным входом;
  3. Те, что входят в прямоугольник снизу, означают механизм исполнения – то, что непосредственно реализует моделируемое действие;
  4. Стрелка справа, направленная от прямоугольника к границе экрана, означает выход – конечный продукт действия системы;
  5. Входящая в верхнюю грань – стрелка управления, означает то, что регулирует выполнение функционального блока.

Существует несколько категорий характеристик бизнес-процессов организации:

• 1. Время начала и конца;
  2. Затраты времени на выполнение процесса;
  3. Затраты труда, необходимого для выполнения процесса;
  4. Затраты материалов, требуемых для успешного завершения процесса.

В соответствии с приведенными выше характеристиками можно построить критерии эффективности бизнес-процесса двух видов:

• 1. Критерий эффективности по длительности процесса;
  2. Критерий эффективности по стоимости процесса.

По внутренним подсчетам компании, на движение внутренних документов по вертикали, а именно сверху вниз, в среднем затрачивается от 2х-3х часов до 2х дней. А документы, которые переходят от одного предприятия к другому – от 4х часов до 2х дней.

После исследования внутренних документов, было принято решение о том, чтобы детально изучить вопрос о том, на сколько актуально стоит вопрос о внедрении электронного документооборота, для этого необходимо создать модели основных процессов организации. Следует заметить, что на всех этапах движения одного документа происходит серьезное торможение при его заверении у каждого вышестоящего начальника.

Кроме того , стоит отметить, что большое количество времени тратится на оформление бумажных документов. Из этого можно сделать вывод о том, что на это тратиться большой процент от оборота предприятия, от чего растут и издержки предприятия.

В итоге после анализа всех этапов движения документов внутри одного предприятия мы видим, что из-за того, что ведется смешанный документооборот огромное количество ресурсов и времени предприятия тратится на проведение внутренних транзакций. Для решения этой проблемы можно использовать электронный документооборот. Таким образом, было доведено до руководства компании, что им необходимо возобновлять проект по внедрению корпоративной информационной системы в компанию.

«За время существования организации возникала необходимость проведения изменений, направленных на повышение эффективности документооборота предприятия. Для этого предприятие ООО «СПЦ» автоматизирует свои бизнес-процессы путем внедрения инновационных систем, автоматизировав обработку данных с текстовых (машинописных) документов обходчиков, а также путем создания Актов первичного учета и обработки всех массивов данных по приему и отпуску электроэнергии ..

Процесс транспортировки электроэнергии, реализуемый в компании включает электрические сети, в состав которых входят преобразователи, линии электропередач и распределительные устройства (трансформаторные пункты). ООО «СПЦ» включает в себя в себя 350 трансформаторных пунктов по приему электроэнергии и 4500 трансформаторных пунктов по отпуска электроэнергии (рисунок 4) ..

В состав электросетевого хозяйства ООО «СПЦ» входят линии электропередач, трансформаторные подстанции и распределительные пункты» [17].

Рисунок 4 – Схема транспорта электроэнергии в ООО «СПЦ».

«Сбор информации (сколько было принято электроэнергии и сколько было отпущено электроэнергии) в ООО «СПЦ» происходит тремя способами (рисунок 5):

С помощью автоматизированной системы сбор данных информации происходит путем автоматического снятия с прибора учета и передача данной информации по каналам связи на центральный сервер компании. Он формирует автоматически отчет в виде таблиц, который передает в отдел баланса для дальнейшей обработки данных и формирования отчетов документов по форме 3.1 и 3.2. .

С помощью получения информации от смежных организаций. Получение информации от смежных организация происходит путем получения IP информации в электронном виде, виде консолидированных таблиц с подтверждающими документами. (информация, полученная от смежных организаций (ТНЭ и др. организации). .

С помощью ручного способа. Ручной способ подразумевает выдачу задания для смежной организации в виде обходных листов. Обходчики обходят точки учета и снимают данные ручным способом и заполняют специализированные бланки, которые передаются заказчику. В дальнейшем их обрабатывает специализированная программа, которая была специально создана для этой организации. .

При отсутствии информации от ручного сбора, АСКУЭ или смежных организаций, применяется расчетный способ» [17].

Рисунок 5 – виды сбора информации в ООО «СПЦ».

«Основная проблема заключается в том, что весь массив данных поступает в отдел баланса и обрабатывается ручным способом. На данный момент все таблицы и формы отчетов 3.1 (отпуск электроэнергии) и 3.2 (прием электроэнергии) заполняются вручную.

По законодательству сбор информации проходит с 20 по 23 число текущего месяца. Предоставление обработанной информации требуется до 26 числа текущего месяца. Поэтому на обработку данных остается 3 дня, что требует в этот период времени привлечение большого количества специалистов по обработке данных. В последующий период нагрузка уменьшается, что приводит к не равномерной загрузке персонала в течения месяца» [17].

Также в аспекте описания системы делопроизводства в компании был предложен план автоматизации, который еще не является полностью реализованным.

«Основной целью автоматизированной обработки информации, полученной от обходчиков, было повышение эффективности работы ООО«СПЦ» в части подготовки ежемесячных Актов первичного учета электрической энергии» [17]

Ежемесячные контрольные съёмы данных – это данные, которые снимаются вручную путем обхождения каждого объекта потребления и точки учета. В данной компании многие приборы учеты не оснащены системой АКУЭ, но данные показания должны присутствовать в ежемесячном Акте первичного учета, так как они стоят на границе балансовой принадлежности. Каждый отчет по контрольному съёму должен быть обработан и отправлен в архив. Количество отчетов по контрольному съёму каждый месяц разный – это зависит от периода. Ниже приставлена статистика за 2019 год по количеству контрольных съёмов за каждый месяц (Таблица 1)(Рисунок 6).

Таблица 1 – Статистика обходов за 2019 год

	янв.19	февр.19	марта.19	апр.19	мая.19	июня.19	июля.19	авг.19	сент.19	окт.19	нояб.19	дек.19
Обходчики	784	798	811	834	859	859	863	881	897	910	915	924

Рисунок 6 – График анализа данных

В среднем в течении месяца предприятие обрабатывает около 861 отчетов о контрольных съемах. Данный сбор информации проводится так, как данные приборы учета стоят на границе балансовой принадлежности по выдаче электроэнергии в другие сети и по этой причине данные с этих приборов учета должны пободать в Акт первичного учёта 3.2.

Ранее все данные с отчетов ручного съема забивались вручную, по этой причине возникало много ошибок, что вело к разногласием с гарантирующего поставщика и с МРСК. Основными ошибками был человеческий фактор, так как данные должны были быть обработаны в течение 3 дней, а помимо данных ручного съема есть еще другие данные которые в тот же период времени должны быть обработаны одним и тем же отделом.

«Для этого были разработаны новые бланки отчета для автоматизированного ввода информации в базу данных. Раньше каждый обходчик в произвольной форме писал отчет о поступление и отпуске электроэнергии, ввод информации с данного отчета в базу данных занимал большое количество времени большого количества персонала.

Так же была разработана новая программа для автоматизированного чтения новых бланков. Данная автоматизация позволила сократить время на обработку информации с нескольких дне, до нескольких часов, так же обработкой информации .занимается один сотрудник, вместо целого отдела.

При внедрении этой автоматизации ООО «СПЦ» столкнулся с проблемой переоборудования отдела выдачи задания, эта проблема была достаточно быстро устранена. Перед внедрением этой автоматизации так же было проведено обучающие мероприятие для обходчиков (обучение заполнения новых обходных листов). .

Благодаря внедрению этой инновации основными результатами стало то, что это помогло сократить время обработки информации, также стала автоматизированная система выдачи задания для смежных организации или обходчиков, что помогло сократить штат сотрудников. Так же стоит отметить, что процент разногласий с данными от гарантирующего поставщика или с данными от МРСК сократился, данный факт очень важный для компании так от этого зависит сколько будет выручка компании по транспорту электроэнергии.» [17]

Данную статистику мы можем отметить на графике ниже, где представлены данные по разногласиям от ручного съема электроэнергии в аналогичный период до внедрения программы и после, а именно Май-Декабрь 2018 г и Май-Декабрь 2019 (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Сравнение результатов

Важным этапом становления делопроизводства в компании - создание программы для обработки всех массивов данных «Пофидерный баланс «Платформа»».

«Второй этап внедрили в августе 2019 года, что помогло сократить число персонала и уменьшит человеческий фактор при вводе первичных данных в акт первичного учета и при расчетном способе. .

Для реализации второго этапа введения инноваций компанией было принято решение создать инновационную программу для эффективного управления работой сетевой организации и автоматизировать ее бизнес-процессы. .

Основной целью создания такой программы является внедрение информационно-аналитической системы, которая решит ряд имеющихся задач:

формирование нормативно-справочной информации по объектам электросетевого хозяйства Заказчика; .

• 1. унификация базы потребителей электрической энергии ООО «СПЦ», в том числе данных по установленным приборам учета и их основным параметрам; .
  2. возможность ведения электронной базы сканированных документов, привязанных к конкретному потребителю /ПУ/объекту сети; .
  3. повышение эффективности работы ООО «СПЦ» в части подготовки ежемесячных Актов первичного учета электрической энергии между ООО «СПЦ» и смежными сетевыми организациями или потребителями.» [17].

«Объектом автоматизации является деятельность ООО «СПЦ» в части ежемесячного учета объемов электрической энергии, поступающей в сеть и отпускаемой конечным потребителям и смежной сетевой организации, в едином информационном пространстве, включая процессы поступления данных в Систему и подготовки итоговых отчетных материалов. .

Система предназначена для эффективного управления работой сетевой организации и автоматизации ее бизнес-процессов в части ежемесячного учета объемов электрической энергии, поступающей в сеть и отпускаемой из сети конечным потребителям и смежным сетевым организациям, в едином информационном пространстве. .

Начало работы создания инновационной программы началось в сентябре 2018 года, окончание работы планируется до 1 июля 2019 года. Полное внедрение информационно-аналитической системы было реализовано до 1 сентября 2019 года.

В настоящее время работа по учету объемов электрической энергии, и как итога – формирование Акта первичного учета электрической энергии, осуществляется в ручном режиме, с использованием не менее 8 различных форматов поступающих данных.

Для повышения эффективности работы Заказчика необходимо провести автоматизацию процесса подготовки Акта первичного учета электрической энергии, основываясь на наработанных принципах работы с данными, а также перечне подготовленных Протоколов урегулирования разногласий к Акта первичного учета электрической энергии за 2015-2017 годы (для расчетного способа)» [17].

1.3 Анализ эффективности системы делопроизводства к компании ООО «СПЦ»

Каждый месяц в течение отчетного периода, который происходит с 6 по 9 число каждого месяца, происходит заполнение Акта первичного учета электроэнергии, данная форма является ведением данных в таблицу по потреблению энергии через сети принадлежащие компании до точки поставки конечного потребителя, в дальнейшем эти данные отправляются в сбытовые компании и в МРСК. Каждый месяц появляются разногласия по общему потребления электроэнергии и на данный акт ООО «СПЦ» делает протокол разногласий где построчно прописан каждый объём потребителя и сравнивается он с данными которые предоставили сбытовые компании. Там где есть разногласия, организация пытается выяснить почему разный объём потраченной электроэнергии. Есть насколько причин расхождения в конечном объеме:

1. Показания снимались в разные даты (ООО «СИП» снимает показание на 23 число каждого месяца, а сбытовые компании 25 числа каждого месяца)
2. Неисправное оборудование;
3. Без учётное потребление электроэнергии
4. Человеческий фактор

У человеческого фактора также есть несколько причин:

• Неправильно посчитан объём по постановлениям №354 и №442
• Данные просто были не внесены
• Так как все данные вбиваются вручную, легко спутать цифры (например 6 и 9)
• Сбились формулы в таблице
• Были внесены изменения в характеристики, а в акте данные характеристики старые
• Истек срок поверок ПУ/ТТ/ТН, а его считают не по постановлению, а по показаниям

И так как на данный момент мы можем заметить данные ошибки по пришествию заполнения АПУ, то с помощью электронного документооборота все нужные документы будут найдены в разы быстрее и так как сотрудник точно не пропустит никакой документ с изменениями и документ не будет просто утерян.

На данный момент в среднем в месяц около 650 разногласий из них «Неправильно посчитан объем» примерно 20 % в месяц, «Не внесенные данные» около 11%, «Неправильные формулы», Срок Проверок» - 18% и «Изменение характеристик» - 42%. (Рисунок 8)

Рисунок 8. Количество ошибок в Протоколах разногласий

Проанализировав систему делопроизводства в компании ООО «СПЦ» можно выделить следующие проблемы:

• 1. Смешанный тип документооборота сказывается на потере документов, или дублировании, как в бумажном, так и в электронном виде,
  2. Отсутствие ответственных в каждом отделе за осуществление документооборота – здесь также причиной является отсутствие системы согласования документов, иногда наличие доступа у большого круга сотрудников,
  3. Высокий уровень временных затрат высшего руководства на физическое подписание документов становится серьезной проблемой, когда, например, финансовый директор ежедневно тратит порядка трех часов на подписание, существенно сокращая время на основную деятельность. Причинами этой проблемы могут быть слабый уровень делегирования полномочий и несовершенные бизнес-процессы в компании, дублирование функций и выполнение лишних операций.
  4. Неполное использование системы электронного документооборота – недостаточное обучение персонала, а также рядовых исполнителей, отсутствие обновления протоколов.

Глава 2. Рекомендации по совершенствованию системы делопроизводства в компании ООО «СПЦ»

2.1 Анализ проблем в организации системы делопроизводства в компании ООО «СПЦ»

«Основной проблемой при обработке информации является человеческий фактор, который сильно влияет на время создания первичных отчетов, которые должны быть сделаны в течении 3-х дней» [17]. .

По законодательству Российской Федерации обработка показаний должна быть в течение 3 дней, штатом компании обработать корректно большой массив данных затруднительно, штат компании ограничивается тарифным решением региональным службам по тарифам, по этому руководством компании было принято решение автоматизировать обработку данных с целью уменьшения ошибок, а также для увеличением производительности труда, которая позволит обрабатывать данные в существующем данных.

«Для решения этой проблемы руководством компании была поставлена задача автоматизировать процесс обработки данных. .

Главная задача разбилась на подзадачи:

• 1. Автоматизировать ввод информации, полученную от обходчиков:

- Разработка бланка обходных листов.

- Разработка специализированной программы для считывания

информации с бланков.

2. Создание программы для обработки всех массивов данных:

- Введение базы данных по приборам учета, трансформатора тока, трансформатора напряжения .

- Автоматизировать информирование, если у прибора учета закончен

срок эксплуатации или есть какие-то неполадки или сбои.

- Подключение новых приборов.

- Автоматический расчет при отсутствие данных.

- Введение баланса поступления и отпуска электроэнергии.

3. Создание электронного архива (для ускорения обработки исковых требований» [17].

Данная программа по изменениям еще не является полностью реализованной, а также к 2020 году был выявлен еще ряд проблем в сфере документооборота в компании и выявлены основные причины:

1. Отсутствие единой системы модернизации всего процесса документооборота, компанией частично применяются какие-то меры по совершенствованию. Причиной такой ситуации может являться несогласованность руководства в отношении построения документооборота и отсутствие системности в принятии решений.

2. Экономические сложности работы – это блок проблем, связанных с непосредственно внедрением системы электронного документа оборота, здесь подразумевается покупка и настройка продукта под особенности компании её целей. Здесь также причиной появления такой проблемы является отсутствие чёткого введения в отношении целей документооборота, связанных с непосредственно внедрением системы электронного документа оборота, здесь подразумевается покупка и настройка продукта под особенности компании её целей. Здесь также причиной появления такой проблемы является отсутствие чёткого введения в отношении целей документооборота и его основных задач и его основных задач.

3. Технические проблемы – это блок проблем, которые тесно переплетаются с экономическими проблемами, однако здесь имеется ввиду необходимость усовершенствования оборудования, замены старой техники, а также решение технических задач. Здесь также видится причина в его руководстве, а также в отсутствие планирование и включение больше затрат на делопроизводство.

4. Отсутствует система контроля документооборота – здесь хотелось бы отметить проблему, которая непосредственно связана с замерами и отслеживанием эффективности документооборота. Рассматриваемая компания предпринимала попытки совершенствования системы, однако проводила это хаотично и без системно. Тем самым, сейчас у компании нет формальной результативности, здесь также необходима информация, которую можно было проанализировать. Насколько изменения коснулись каких-то конкретных показателей. По сути, главным изменениям было применение системы электронного документа оборота.

5. Излишняя бюрократия – здесь подразумевается наличие слишком сложной системы пути документа, а также присутствие в системе лишних операций. В данном случае подразумевается неэффективное использования как таковой документации. Причины и данные проблемы можно считать отсутствие пересмотра договорных отношений, а также в целом система производства в компании.

6. Отсутствие стратегии унификации Документов – то есть многие документы могут создаваться по образу и подобию других, здесь также может быть задействована система электронного документа оборота. В данном случае необходим задействование юридического отдела технического отдела компании.

7. Кадровое обеспечение документооборота – это проблемы, существующие в компании, в связи с отсутствием кадров, которые бы помогли выстроить систему документооборота, учитывая все потребности и цели организации. Здесь необходимо сочетание как технического аспекта, так и юридического, а также экономического эффекта.

8. Проблема хранения информации. Здесь также необходимо понимать, какое количество времени документ должен храниться системе документа оборота, что делать если количество документов большое, каким образом должна выстраиваться система архивирования

Таким образом, можно отметить что в компании существуют глобальные проблемы связанные с документооборотом, внутри каждой из этих проблем существуют более мелкие задачи, решение которых повлияет на решение основной проблемы более глобально. Однако, следует отметить что самым главным является разработка общей стратегии, и работа всей компании непосредственно на эту стратегию. Здесь важную роль играет позиция руководства, а также трансляция данной позиции через отделы каждому конкретному сотруднику.

2.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию системы делопроизводства

Проанализировав существующую систему делопроизводства, могут быть предложены следующие рекомендации. Итак, нами выделены в предыдущем пункте основные проблемы связанные с существующей системы документооборота в компании. Далее будут предложены рекомендации, направленные на решение каждый из проблем.

Технические проблемы:

Первой рекомендацией к повышению эффективности системы документооборота служит рекомендация к введению в функционал системы технических средств, позволяющих осуществлять выполнение процессов дистанционно (например, средства работы с электронной подписью).

Второй вариант ускорения бизнес-процессов – замена кадрового состава на более эффективный, способный обеспечивать выполнение процессов в более короткий срок.

Экономические проблемы:

Наиболее актуальна минимизация расходов на обеспечение эффективной работы системы документооборота. т.к. нет нужды в одновременной минимизации времени работы, подобные компании могут позволить себе:

• 1. Перейти на программное обеспечение более низкого функционала, что ведет к снижению стоимости разработки и внедрения;
  2. Снизить расходы на сотрудников: нанять кадры с более низкой квалификацией, но подходящих для выполнения необходимых бизнес-процессов.

Приводимые далее рекомендации обусловлены:

• планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;

• совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;

• совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой системы электронного документооборота;

• установкой программного обеспечение системы электронного документооборота на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;

• требованиями и ограничениями, вносимыми системы электронного документооборота при ее внедрении.

Проблемы внедрения электронного документооборота и электронного архива:

В данном аспекте целое система электронного документооборота, шаги её представленные ниже, а также приведены необходимые характеристики, предложенные системы.

Рекомендации могут быть представлены следующим образом (Таблица 2):

Таблица 2: Рекомендации по внедрению СЭД.

№	БП	№	Описание предложений	Примечание
1	Управление приказами	1.1	Организационно-технические: Предлагается внедрение системы электронного документооборота	- данная мера способна сократить долю бумажного документооборота, - способна поддерживать функционирование всех БП в компании, - снижается время, необходимое на осуществление процесса, - поддержание всего процесса пути документа, - настраивает контроль документации, исключает потерю или несогласованность, - существует возможность назначать ответственных и полностью прописывать маршрут согласования
		1.2	Функциональные. «Согласование проекта Приказа/Распоряжения». В данном случае осуществляется проверка документа на соответствие, система также при правильности может предложить визирование электронной подписью. На данную функцию также назначается ответственное лицо, то есть по сути согласующее ответственное лицо. В каждой области может быть свой ответственный.	- реализуется набор функций, - система может быть настроена под управленческие цели, - разработка инструкций.
		1.3	«Печать Приказа и передача документа на подпись». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Происходит печать документа, то есть появляется его бумажное исполнение, далее подпись от ответственного лица.	- реализуется набор функций, - система может быть настроена под управленческие цели, - разработка инструкций.
		1.4	«Постановка Приказа на контроль исполнения». - осуществляется контроль приказа, обычно исполняется помощником ответственного.	- реализуется набор функций, - система может быть настроена под управленческие цели, - разработка инструкций.
		1.5	«Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению» - контроль документа во время исполнения пути следования, - решение возникающих проблем	- реализуется набор функций, - система может быть настроена под управленческие цели, - разработка инструкций.
		1.6	«Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения». - предусматривает доработку задания, если оно выполнено некорректно.	- реализуется набор функций, - система может быть настроена под управленческие цели, - разработка инструкций.
2	Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов	2.1	Организационно-технические: Также использование СЭД	- соответствует с ГОСТ, - технические возможности обеспечивают ведение архива, - сокращение объема затрат на ведение архива
		2.2	Функциональные возможности Подготовка документов для передачи в архив	- подготовка обложки, - опись документа внутри,

«При анализе рабочего процесса предприятия ООО «СПЦ» были выделены пункты, которые усовершенствованная система должна обеспечивать:

• 1. автоматизированный прием данных, поступающих от смежных организаций;
  2. хранение структурированной информации в едином информационном пространстве;
  3. возможность привязки сканированных документов (документов подтверждающих технологическое присоединения объекта, Технические акты гарантирующих поставщиков, контрольный съем и т.д.) конкретному потребителю /прибору учета /объекту сети»
  4. возможность ручного ввода и корректировки внесенных данных;
  5. анализ и преобразование данных.

Также система должна обеспечивать возможность дальнейшей модернизации программного обеспечения и комплекса технических средств для использования в схожих областях деятельности с точки зрения:

Масштабирования в части:

• 1. подключения новых пользователей;
  2. увеличения производительности Системы;
  3. интеграции с другими информационными системам;
  4. изменения форматов входных данных.

Модернизации в части:

• 1. развития работы со схемой сети и другими объектами инфраструктуры;
  2. подключения других профильных отделов к работе в Системе» .

Внедряемая Система должна иметь возможность изменения логики и регламентов рабочих процессов, связанных с изменением нормативной правовой и методологической базы, организационной структуры подразделений компании, привлечением внешних участников работы в рамках модернизации Системы на постоянных или временных условиях.

Система должна предусматривать возможность развития и модернизации за счет модернизации программного обеспечения отдельных функций и элементов.

При внедрении новой системы руководство может столкнуться с рядом проблем при внедрении программы. На первых этапах внедрения может возникнуть проблема в отделе баланса, связанная с персоналом этого отдела, сопротивление персонала проводимым изменениям.

Основными причинами сопротивления персонала могут стать

- возможность сокращения заработной платы;

- сокращение штатов;

- нежелание изменять привычный процесс работы.

Так же может возникнуть проблема с переподготовкой персонала. Руководитель может столкнуться с нежеланием изучать новую программу, которая необходима для проведения и внедрения изменений. Для внедрения этой программы руководителю компанию нужно заранее провести курсы повышения квалификации персонала для работы с этой системой. Могут также возникнуть проблемы с техническими средствами, для этого руководителю стоит заранее переоборудовать или обновить всю техническо-информационную систему» [17].

Основной причиной внедрения на предприятия электронного архива является то что на предприятии огромное количество документов приходит в течении месяца. Каждый отдел работает с большим массивом данных, который должен обрабатываться в течении кратчайшего времени, иногда на обработку документа у работника есть всего один день, а все оригинальные документы должны храниться в течении 3-5 лет, так срок подачи иска в области энергетики является 5 лет.

Ниже приведена статистика по обороту документов в техническом отделе и в отделе группы баланса, так как именно в этих двух отделах проходит основная обработка документов.

Отдел группы баланса:

В течении каждого месяца отдел группы баланса обрабатывает в среднем около 2500 документов, их можно разбить на определенные группы:

Обработка документов по прибору учетов электроэнергии, таких как :

• 1. Допуск прибора учета;
  2. Снятие пломб с прибора учета (Вывод);
  3. Ликвидация точки учета электроэнергии;
  4. Свидетельств о поверки прибора учета
  5. Свидетельство о поверки трансформации тока;
  6. Свидетельство о поверке трансформации напряжения;
  7. Паспорт прибора учета электроэнергии / трансформатора тока / трансформатора напряжения (Рисунок 9).

Рисунок 9. Обработка документов по ПУ за 2019 год.

Обработка писем от потребителе, гарантирующего поставщика ( в Нижегородской области гарантирующем поставщиком является ТНС) и обработка писем от МРСК Приволжья. Основные темы:

• 1. Присоединение новых потребителей;
  2. Разногласия по параметрам присоединения точек учета;
  3. Осведомление потребителя о выхода даты поверок прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения.
  4. Осведомлении гарантирующего поставщика и МРСК о перепроверки прибора учета, трансформации тока и трансформации напряжения;
  5. Другие письма (Рисунок 10)

Рисунок 10. Данные по количеству писем за 2019 год.

Контрольные съемы АСКУЭ, из 5049 точек учета по выдачи электроэнергии с границ балансовой принадлежности 1954 точки учета электроэнергии входят в систему АСКУЭ.

АСКУЭ - это автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии — это технологическое решение, которое обеспечивает:

• 1. дистанционный сбор данных с интеллектуальных приборов учёта;
  2. передачу полученной информации в личный кабинет оператора;
  3. обработку переданных данных с последующей выгрузкой в информационные системы в специальные приложения.

Внедрение автоматизированной системы коммерческого учета электроэнергии позволяет автоматизировать учёт, добиться его максимальной точности, получить аналитическую информацию, которая необходима для разработки и корректировки программ по энергосбережению и повышению энергетической эффективности. Эти данные принято называть «показания автоматизированной системы учета электроэнергии».

Автоматизированная система коммерческого учёта электроэнергии. Разложим это определение на два понятия, которые его составляют:

Автоматизированная система — это набор организационно-технических инструментов для выработки управленческих решений, которые основаны на автоматизации обмена данными.

Коммерческий учёт электроэнергии — это измерение количества отпущенной и потреблённой электрической энергии при взаиморасчётах между потребителем и энергосбытовой компанией. Он включает в себя сбор, хранение, обработку и передачу данных, полученных с индивидуальных и коллективных приборов учёта.

Можно сделать вывод, что автоматизированная система коммерческого учета электроэнергии - это организационно-техническая система автоматизированного учёта отпущенной и потреблённой электроэнергии для достижения точности взаиморасчётов между поставщиками и потребителями.

Система АСКУЭ за отпуском электроэнергии и потреблением электроэнергии обеспечивает достоверный учёт, который выгоден ресурсоснабжающим организациям, хозяйствующим субъектам, сбытовым компаниям, сетевым компаниям, собственникам жилья и государству. Совершенствование технологий обмена данными позволило существенно упростить коммерческий учёт электроэнергии (Рисунок 11)

Рисунок 11. Данные по количеству данных АСКУЭ за 2019 год.

Ежемесячные контрольные съёмы данных (обходчики). В данной компании многие приборы учета не оснащены системой АКУЭ, но данные показания должны присутствовать в ежемесячном Акте первичного учета, так как они стоят на границы балансовой принадлежности. Каждый отчет по контрольному съёму должен быть обработан и отправлен в архив. Количество отчетов по контрольному съёму каждый месяц разный – это зависит от периода. Ниже приставлена статистика за 2019 год по количеству контрольных съёмов за каждый месяц (Рисунок 12).

Рисунок 12. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Технический отдел:

В течении каждого месяца технический отдел обрабатывает в среднем около 600 документов, их можно разбить на определенные группы:

• 1. Заключение договоров о присоединение точек учет;
  2. Изменение границ балансовой принадлежности;
  3. Смена собственников объекта потребления
  4. Изменение технических параметров на объекте потребления;
  5. Выдача технического задания на присоединения объекта потребления;
  6. Выдача технического на присоединение точки учета (Рисунок 13).

Рисунок 13. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Автоматизированный документооборот позволит увеличить описываемые выше показатели.

Таким образом, по приведённой статистике, можно сделать вывод, что внедрение более чёткой системы документа оборота, которые предложены выше, позволяет повлиять на статистические данные по работе и обеспечению документооборота в компании.

2.3 Оценка эффективности предлагаемых решений

Итак, нами предложены рекомендации по совершенствованию существующей на предприятии ООО «СПЦ» системы делопроизводства. Однако, важным шагом является оценка эффективности предложенных мер, так как главная цель внедрения данных рекомендаций – это повышение эффективности работы компании.

«Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:

• 1. Сократить персонал компании.
  2. Увеличение прибыль компании.
  3. Автоматизировать процесс выдачи технического задания для смежных организаций по замене приборов учетов.
  4. Улучшить качество предоставляемых услуг.
  5. Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии.
  6. Решить проблемы хранения информации
  7. Создание электронного архива.

17Общие заключения по эффективности предложенных мер:

Поскольку сотрудники имеют возможность найти в системе любой необходимый документ, отпала необходимость хранить большое количество бумажный копий. В результате уменьшились затраты на копирование документов, в том числе на бумагу.

В связи с сокращением количества бумажных копий освободилось место, которое раньше использовалось для хранения этих документов. Освободившееся место в служебных помещениях теперь можно рационально использовать.

С увеличением количества электронных документов сократились затраты и на изготовление документов, в том числе на бумагу и прочие расходные материалы.

• 1. Экономия времени сотрудников,
  2. Уменьшение срока согласования документов до 4-6 дней,
  3. Более прозрачная система документооборота,

Возможность параллельно-последовательного согласования маршрута, т.е. пользователю предоставили право самостоятельно конфигурировать маршрут согласования документа

Основной эффект от внедрения данных мер – это повышение качества работы организации за счет повышения качества документооборота и управленческой деятельности в целом. Подобного рода преимущества принято называть стратегическими. Они связаны с улучшениями в ключевых управленческих и бизнес-процессах.

Свидетельства о проверки трансформатора тока и трансформатора напряжения – для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести номер прибора учета, поиск документов будет занимать около 3 минут.

Технические акты - для поиска данного документа нужно будет только войти в программу и вести потребителя, поиск документов будет занимать около 2 минут.

При внедрении электронного документооборота сотрудник будет затрачивать 10 минут на сбор всех документов (Рисунок 14).

Рисунок 14. Данные по количеству ежемесячных ручных съёмов данных за 2019 год.

Таким образом, в данном пункте нами была проанализирована эффективность предложенных рекомендаций, было посчитано изменение некоторых показателей эффективности в лучшую сторону. Следовательно, можно утверждать, что предложенные рекомендации будут иметь позитивный эффект на делопроизводство в компании ООО «СПЦ».

Заключение

Целью работы было разработка предложений по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства компании энергетической отрасли ООО «СПЦ».

Задачами данной работы были:

• 1. Изучение содержания и практики применения цифровых технологий;
  2. Изучение опыты применения цифровых технологий в процесс делопроизводства;
  3. Изучение нормативного регулирования практики применения цифровых технологий в делопроизводстве;
  4. Проведение анализа деятельности компании ООО «СПЦ» и процесса осуществления делопроизводства;
  5. Разработка предложения по внедрению цифровых технологий в процесс делопроизводства ООО «СПЦ»;
  6. Оценка эффективности предлагаемых решений.

В ходе исследования было выяснено, что применение цифровых технологий во многом упрощает осуществление документооборота в компании, однако, необходим системный и грамотный подход к такой деятельности. Анализ существующей практики применения цифровых технологий показал, что в ряде случаев наблюдается ухудшения ситуации из-за недостаточного уровня подготовленности системы и обслуживающего персонала.

В работе была проанализирована деятельность компании ООО «СПЦ» и состояние системы делопроизводства. Были выявлены проблемы в системе делопроизводства и установлены причины их возникновения.

В третьей главе были разработаны рекомендация по устранению выявленных проблем и дана оценка их эффективности, которая показала, что предлагаемые решения эффективны и их внедрение позволит решить проблемы в системе делопроизводства.

• 1. «Реализация предлагаемых изменений по решению существующих проблем позволит:
  2. Сократить персонал компании.
  3. Увеличить прибыль компании.
  4. Улучшить качество предоставляемых услуг.
  5. Снизить себестоимость услуг по всей цепочке транспортировки электроэнергии» [17].
  6. Обработка документов будет занимать меньшее количество времени.
  7. Количество утерянных документов будет сведено к минимуму.

Список литературы

1. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. – № 6. – 6-18 c. - Текст: непосредственный.
2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2016. – 256 с.- Текст: непосредственный.
3. Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. – № 6. – 6-18 c. - Текст: непосредственный.
4. Вичугова А. Единое информационное пространство предприятия: миф или реальность [Электронный ресурс] Режим доступа - http://blorg.ru/technologies/computers/edinoe-informacionnoe-prostranstvo-predprijatija-mif-ili-realnost/#.ViX_-9LhDGg.
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Текст: непосредственный.
6. Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2016. – 256 с. - Текст: непосредственный.
7. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2015. – № 5. – 12-19 c. - Текст: непосредственный.
8. Российская Федерация. Закон. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.04.2020).
9. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. № 781.
10. Порядок проведения классификации информационных систем персональных данных, утвержденный приказом ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 13 февраля 2008 года № 55/86/20 (зарегистрирован Минюстом России 3 апреля 2008 года, регистрационный № 11462).
11. Российская Федерация. Положение. Правительства РФ о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное приказом ФСТЭК России от 05 февраля 2010 года № 58 (зарегистрировано Минюстом России 19 февраля 2010 года № 16456)
12. Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утверждена Заместителем директора ФСТЭК России 14 февраля 2008 года).
13. Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утвержден Заместителем директора ФСТЭК России от 15 февраля 2008 года).
14. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 04.05.2012 N 442 (ред. от 30.04.2020 "О функционировании розничных рынков электрической энергии, полном и (или) частичном ограничении режима потребления электрической энергии" (вместе с "Основными положениями функционирования розничных рынков электрической энергии", "Правилами полного и (или) частичного ограничения режима потребления электрической энергии").
15. Российская Федерация. Постановление. Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 (ред. от 13.07.2019, с изм. от 02.04.2020) "О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов" (вместе с "Правилами предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов").
16. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации / М., МЦФЭР, 2016 - Текст: непосредственный
    1. Санникова К.М. кафедра менеджмента: специальность 38.04.02 «Инновационная деятельность на предприятии ООО «СПЦ»» курсовая работа / Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» – Нижний Новгород, 2019 – 41 с.: Место защиты: Федеральный государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики». – Текст: непосредственный.
17. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. – Москва: Издательство «Палеотип», 2015. – 259 с. - Текст: непосредственный
18. Самсонов А.Н. Инновационное развитие предприятий как стратегическое направление деятельности: монография / А.Н. Самсонов. – Москва: Издательство «Палеотип», 2015. – 259 с .- Текст: непосредственный.
    1. Сухачева, Ю. В., Ермуханова А.У. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства. [Текст] // Делопроизводство, 2006. - № 3. – 40 – 46 с. – Текст: непосредственный.
    2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 13.12. 2001. № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ)] // СЗ РФ . 2002. № 2. Ст. 127.
    3. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 09.07.2004. №98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ)] // СЗ РФ. 2004. № 32. - 3283 с. – Текст: непосредственный.
    4. Ламбен Жан-Жак. .Менеджмент, ориентированный на рынок / Перев. с англ. под ред. В.Б. Колчанова. – Спб.: Питер, 2016. – 800 с. – Текст: непосредственный.
19. Васильева Л. Н. .Методы управления инновационной деятельностью / М.: КноРус, 2015. - 313 с. – Текст: непосредственный.
    1. Полищук М.Л. Роль оценки персонала в формировании кадрового потенциала предприятия // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2017. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://ekonomika.snauka.ru/2017/12/15647 (дата обращения: 07.02.2019)
20. Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. – 2017. – № 5. – 28-38 с. – Текст: непосредственный..
21. Чуковенков, А.Ю. Автоматизированная технология регистрации и контроля документов. // Секретарь-референт. 2016. № 5. - 9-13 с. – Текст: непосредственный..
22. Шумпетер Й.А. Теория экономического развития / М.: Эксмо, 207. - 864с
23. Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы //Секретарь – референт, № 10, 2016г, 25 с. – Текст: непосредственный.
24. Balu H.«Thinking skills for the Digital Technology generation» / Balu H, Chrystalla Mouza// Springer – 2015. – pp. 179 – Текст: электронный.