Разработка регламента выполнения процесса " Управление персоналом "

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время, в мире непрерывного потока информации, все большую актуальность приобретают процессы автоматизации работ рутинного характера. Для достижения этих целей разрабатывается ряд разнообразных программных комплексов автоматизации процессов предметной области.

Создание информационной системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагается на вычислительную технику, специалист же выполняет только определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняя значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления.

Задача управления людскими ресурсами имеет первоочередное значение для любой организации. В настоящее время многими исследователями отмечается возрастание интереса к внедрению управленческих технологий, позволяющих повысить эффективность как системы управления в целом, так и отдельных процессов организации. Данная ситуация типична для современного рынка, где возможность успешно конкурировать определяется, в первую очередь, высокой эффективностью внутренних процессов, позволяющих достигать стабильно высокого качества при минимальных издержках.

Кадровые службы (отделы) организаций обеспечивают укомплектование организации рабочими, специалистами, служащими, другими видами кадров. К задачам данных подразделений относятся организация подготовки кадров, переподготовка и повышение квалификации работников, аттестация работников и руководителей. Организация и внедрение мер направленных на укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров. В перечень обязанностей кадровых служб организации входит подготовка и полное обеспечение документооборота по кадровому составу, подготовка статистической отчетности по кадрам, оформление документов для увольнения работников и назначения работникам пенсий.

Актуальность: Разработка и внедрение информационных технологий и автоматизация управленческих функций организации является сегодня актуальным вопросом, поскольку управленческие решения способны изменить всю систему в целом. Внедрение ИТ в сектор управления персоналом организации позволит оптимизировать процесс обмена информацией, уменьшить объем работы начальника отдела кадров, позволяет руководителю принимать эффективные управленческие решения.

Объектом исследования является бизнес-процесс «управление персоналом».

Предметом исследования является выделение одного из составляющих подпроцессов, его детальный анализ и моделирование посредством структурно-функционального анализа.

В целом работа менеджера, независимо от направления и специфики его работы, невозможна без использования специализированного программного обеспечения. Применение информационных технологий дает менеджеру ряд преимуществ в осуществлении его профессиональной деятельности:

• Регистрация, сбор, накопление, хранение, обработка информации об исследуемых объектах, явлениях, процессах и передача достаточно больших объемов информации, представленной в различных формах;

• Интерактивный диалог ‑ взаимодействие менеджера с другими звеньями и участниками образовательного процесса: ученики, родители, высшие органы управления, подчиненные административные уровни, учителя и преподаватели;

• Управление реальными объектами и процессами;

• Сбор актуальной информации и мгновенное отображение ее в нужном виде (отображение на экране, печать, таблицы, графики и т.п.) о протекании различных явлений, процессов, имеющих отношение к образовательной деятельности;

• Автоматизированный контроль (самоконтроль) результатов учебной деятельности, коррекция по результатам контроля.

• Реализация электронного документооборота;

• Возможность оперативного обмена информацией между участниками образовательного процесса.

Среди задач курсовой работы стоит выделить:

‑ общий анализ процесса и его описание;

‑ краткая характеристика подхода и инструментов моделирования;

‑ рассмотрения текущего состояния реализации процесса, построение модели «AS IS»;

‑ анализ слабых сторон и возможных усовершенствований процесса за счет внедрения информационных технологий и предметно ориентированной информационной системы, построение модели «TO BE»;

‑ моделирование отдельных компонентов ИС: структура данных ИС, возможные реализации интерфейса.

1. ОБЩИЙ АНАЛИЗ ПРОЦЕССА

1.1 Общий анализ процесса «управление кадрами»

Процесс «управление персоналом» достаточно многогранный и сложный процесс, который включает в себя ряд подпроцессов. Процесс управления персоналом в организации называют в литературе [1, 3, 10] кадровым менеджментом, и он включает в себя все этапы: от определения потребности в кадрах, весь процесс кадрового сопровождения, и до окончательного этапа – расчет сотрудника и оформление документации. В некоторых организациях работа с кадрами продолжается и после увольнения (выхода на пенсию), организация может продолжать опекать сотрудников: поощрительные подарки, премирование, организация отдыха и лечения. Обозначить основные задачи кадрового подразделения организации можно следующим образом:

1. Планирование кадров ‑ анализ потребностей организации на текущий момент и в будущем (с учетом политики работы компании, расширения, стратегических планов), учет изменений, происходящих в жизни с работниками (служебные перемещения, длительные отпуска, выход на пенсию и т.д.).

2. Привлечение кадров – процессы, связанные с поиском кадров, привлечением нужных специалистов, создание резервов потенциальных кандидатов по всем должностям. Отдельным процессом является поиск особо ценных специалистов или специалистов узких направленностей. Существуют специальные агентства «Head_Hunter», услугами которых пользуются большие компании и корпорации.

3. Отбор кадров ‑ оценка профессионально-важных, деловых и личных качеств кандидата на вакантные должности; выбор лучших из резерва, созданного в ходе вербовки.

4. Ведение документации и учет ‑ документальное обеспечение всех процессов связанных с управлением кадрами в организации, хранение и каталогизация личных документов, подготовка приказов подтверждающих и регламентирующих различные изменения в работе персонала.

5. Определение заработной платы и льгот ‑ разработка справедливой и гибкой структуры заработной платы и льгот (премий, бонусов), учитывающей вклада и результаты труда каждого работника. Реализация политики мотивации персонала.

6. Профессиональная адаптация ‑ эффективное приспособление новых работников к организации, коллективу и должностным обязанностям; обеспечение благоприятного психологического климата в коллективе, комфортного рабочего места и окружающей производственной среды.

7. Обучение персонала ‑ разработка программ профессиональной подготовки новых специалистов, повышения квалификации и переквалификации работников (освоение новых технологий, изучение иностранных языков, стажировка за рубежом, обеспечение новейшей специальной литературой, проведение тренингов и семинаров). Управление профессиональной карьерой работников организации.

8. Аттестация кадров ‑ разработка методик объективной качественной и количественной оценки результативности работы каждого специалиста, определение уровня его квалификации.

9. Перестановка кадров ‑ разработка структуры перемещения сотрудников на другие должности по результатам аттестации (повышение, понижение, перевод, увольнение).

10. Подготовка руководящих кадров ‑ разработка программ, направленных на повышение производительности труда руководителей: создание кадрового резерва из числа молодых специалистов.

Даже этот поверхностный анализ говорит об очень широком спектре задач, входящих в состав процесса «управление персоналом», кроме того существует специфика процессов связанная с особенностями функционирования и видом организации.

Следовательно, нужно конкретизировать направление для дальнейших исследований и моделирования.

В качестве процесса для дальнейшего детального рассмотрения выбран процесс (4) – «ведение документации и учет кадров». Процесс рассматривается и детализируется для учебного заведения.

Особенности реализации процесса:

1) Основным владельцем процесса является сотрудник отдела кадров (в дальнейшем, при использовании ИС, он же оператор ИС), второстепенными владельцами являются начальник ОК, секретарь ОК, представители администрации ОУ;

2) Сотрудники учреждения разделяются на преподавательский состав и сотрудников, не имеющих отношения к образовательному процессу: сотрудники сопутствующих отделений, хоз-блок. Эти группы сотрудников достаточно сильно отличаются в ходе управления, отличается начисление заработной платы, тарификационная сетка, категории и разряды, период и срок отпусков и т.д. В системе учета кадров для ОУ разделение этих категорий обязательно.

На современном этапе сложилось несоответствие между действующей системой управления учебным процессом в учебных заведениях и новейшими требованиями по ее совершенствованию. В наследство от советской системы образование получило традиционные средства ведения документооборота, контроля, организации управленческой деятельности.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Но, несмотря на наличие большого количества разработанных программных продуктов, на практике информационно-коммуникационные технологии используются руководителями учебных заведений недостаточно. Рассматриваемые тенденции свидетельствуют об актуальности исследования существующей проблемы, несоответствии желаемого уровня автоматизации и использования информационных систем в сфере управления образованием и реального положения дел.

1.2 Особенности процесса, характеристика этапов

Рассмотрим более детально именно целевую задачу – разработки системы учета персонала. Первично выделим основные задачи и функции, которые входят в обязанности отдела кадров.

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

1. принятие на работу
2. документальное сопровождение кадров
3. расчет с работы

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение следующих действий:

Анализ данных

Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать ФИО, должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа.

Составление трудового договора

Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника.

Формирование личного дела

В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (ФИО, рабочее место (должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:

1. Личные данные:

- дата рождения, место рождения;

- адрес;

- паспорт: серия, номер;

- пенсионное свидетельство;

- медицинское страхование;

- ИНН;

- семейное положение;

- дети;

2. Образование;

3. Трудовая история (трудовая деятельность до работы в организации) с указанием следующих данных:

- организация;

- должность;

- стаж;

-статья увольнения;

4. Документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

- тип документа (трудовая книжка, диплом и прочее);

- идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

- дата приема (дата внесения в личное дело);

- дата выдачи (дата изъятия из личного дела);

Изменение штатного расписания

Штатное расписание работающих в образовательном учреждении (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено.

Проставление отметок в личное дело и трудовую книжку

При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете.

Выдача документов

После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу – проставление даты выдачи).

Составление списка уволенных сотрудников за период

Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных сотрудников за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения. При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.

1.3 Подходы в проектировании (моделировании)

Сегодня существует целый ряд разнообразных подходов и методик в моделировании бизнес процессов: структурное, функциональное, объектно-ориентированное и другие подходы. Объем работы не позволяет детально рассматривать и анализировать подходы, а тем более программное обеспечение (среды поддержки различных нотаций и моделей). Остановимся на общем сравнении наиболее популярных подходов в моделировании.

Структурно-функциональный подход выступает основой создания функциональной модели бизнес-процессов, которая состоит из различных диаграмм и нормативов их использования. Эти диаграммы – важнейшие элементы модели, характеризующие последовательность выполнения взаимосвязанных функций (выполняемые действия) в бизнес-процессах.

Положительными качествами такой модели заключаются в наличии двух важнейших элементов описания: 1) функциональный блок – отображение различных функций и производимых операций; 2) интерфейсная дуга, обеспечивающая взаимосвязь два функциональных блоков с описанием объектов и информационных потоков.

При структурном подходе организационные модели представляют собой объекты, характеризующие внутренние потоки необходимых сведений, ресурсов и полученных результатов.

Объектно-ориентированный подход используется для выделения классов объектов с последующим установлением действий, в которых участвуют объекты. Отдельно выделяются пассивные (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные исполнители, информационные подсистемы), которые осуществляют действия. Такой подход позволяет эффективно выделять операции над объектами в тесной взаимосвязи с решением организационных задач. Отрицательной характеристикой названного подхода состоит в недостаточной наглядности конкретных процессов для лиц, принимающих решения, но выявленные операции для наглядности могут быть в дальнейшем представлены в виде функциональных диаграмм.

В современных условиях используются методологии функционального моделирования (диаграммы потоков данных, структурные диаграммы процессов), ориентированные на отображение последовательности функций, в которых трудно выделить возможные альтернативы процессов без четкой схемы взаимодействия объектов. В этом случае ER - модели достаточно эффективно отражает только обобщенную схему взаимодействия объектов без детализации последовательности выполнения функций. Методологии объектно-ориентированного подхода описывают объекты, функции и действия, при которых объекты инициируют выполнение конкретных процессов; при этом теряется общая наглядность модели.

Структурное моделирование

Сущность структурного подхода к разработке ИС заключается в ее декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции: система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы "снизу-вверх" от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов. Все наиболее распространенные методологии структурного подхода базируются на ряде общих принципов. В качестве двух базовых принципов используются:

принцип "разделяй и властвуй" ‑ принцип решения сложных проблем путем их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения;

принцип иерархического упорядочивания ‑ принцип организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне.

В структурном анализе используются в основном две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными, среди которых являются следующие:

1. SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;
2. DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;
3. ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру программного обеспечения: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм. Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.

Объектно-ориентированное моделирование

В конце 80-х и начале 90-х годов ХХ века возникли различные объектно-ориентированные (ОО) методы, предлагающие подходы объектно-ориентированного анализа и разработки. Ранние ОО методы возникли в тех компаниях, для которых было очень важно обеспечить небольшое время выхода продукта на рынок и высокую устойчивость продукта к изменениям. В числе таких компаний были телекоммуникационные и финансовые, а позднее аэрокосмические, медицинские, банковские, страховые, транспортные и др. В то время и возникли объектно-ориентированный анализ (ООА = object-oriented analysis), техника объектного моделирования (OMT = object-oriented technique), метод Буча (Booch) и Обжектори (Objectory). Примерно в 1998 году появился метод Шлера (Shlaer) и Меллора (Mellor), который хотя и не являлся полностью объектно-ориентированным, но сыграл в то время важную роль в продвижении объектно-ориентированной парадигмы в проектировании.

Онтологическое моделирование легло также в основу методологий объектно-ориентированного моделирования (ООМ), которая ориентирована, прежде всего, на создание больших и сложных систем, коллективную их разработку, последующее активное сопровождение при эксплуатации и регулярные модификации. В ООМ включают:

• объектно-ориентированный анализ (Object-Oriented Analysis, OOA),
• объектно-ориентированное проектирование (Object-Oriented Design, OOD),
• объектно-ориентированное программирование (Object-Oriented Programming, OOР).

Основной упор в работе будет сделан на структурно-функциональное моделирование, но некоторые аспекты будут проиллюстрированы средствами объектного подхода.

Для структурного моделирования будет использован инструмент BPWin (AllFusionProcessModeler), для построения диаграмм модели UML будет использоваться среда RationalRouse.

2. СТРУКТУРНО-ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА

2.1 Модель системы «AS_IS»

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора. Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т.е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник. Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово - отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму. Для наглядности и улучшения представления работы системы используется моделирование. Примером может служить BPWin модель с использованием нотации IDEFX.

Эффективность системы можно увидеть при сравнении схем AS IS и TO BE (рис. 2.1 – 2.8). Создание системы позволит упростить работу сотрудника отдела кадров, информационная система возьмет на себя значительную часть работы по составлению документации и личных дел сотрудников.

Схема AS IS

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма IDEF0

Рисунок 2.2 – Декомпозиция 1 уровня

Рисунок 2.3 – Декомпозиция 2 уровня (принятие на работу)

Рисунок 2.4 – Декомпозиция 2 уровня (расчет с работы)

Так как курсовая работа выполняется в разрезе изучения дисциплины «Проектирование информационных систем», целесообразно предположить изменение регламента и модель «To BE» в связи с внедрением информационной системы. Далее рассмотрим схему (КАК БУДЕТ) иллюстрирующую процессы после внедрения АИС.

2.2 Модель системы «TO_BE»

Одной из основных проблем в функционировании отдела кадров администрации является проблема, связанная с ведением базы данных сотрудников.

Работа отдела кадров организации связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, составлении отчетов. Основанием изменения регламента процесса послужил ряд причин, возникающих в силу влияния человеческого фактора, которые отрицательно сказываются на качестве и интенсивности работы отдела кадров:

1. возможность случайной ошибки в ручном заполнении бланков;
2. невозможность быстро справиться с большим объемом информации;
3. сложность поиска необходимой информации;

Кардинальное предложение по изменениям в регламенте – внедрение информационной системы. Целью разработки ИС является максимально возможное устранение случайных ошибок, перечисленных недостатков существующего состояния процесса «учета кадров» в работе ОК, и привнесение в нее факторов, положительно влияющих на качество и сроки выполнения реализуемых в ней функций:

1. уменьшение времени выполнения каждой функции;
2. автоматическое создание документации и отчетов;
3. простой и быстрый поиск;
4. автоматическое проставление дат и табельных номеров;

Выходом из данной проблемной ситуации является необходимость внедрения информационной системы, которая должна полностью решить данные проблемные ситуации.

Рассмотрим, какие изменения в регламенте процесса повлечет внедрение информационной системы

Схема TO BE

Рисунок 2.5 – Контекстная диаграмма IDEF0 (TO BE)

Рисунок 2.6 – Декомпозиция 1 уровня

Рисунок 2.7 – Декомпозиция 2 уровня (принятие на работу)

Рисунок 2.8 – Декомпозиция 2 уровня (расчет с работы)

Анализируя диаграммы модели «TO BE», можно сделать вывод – регламент процесса существенно изменится при внедрении информационной системы. Информационная система фактически реализует большинство составляющих процесса, оператор принимает участие как инициатор действия, посредством формирования запросов и анализирует информацию, принимает решения на основе информации полученной из системы. Так как ряд документов сегодня еще дублируется в бумажном варианте, сотруднику придется в ручном режиме вносить некоторые данные, например – внесение записей в трудовую книжку.

Наборы основных подпроцессов остаются достаточно одинаковыми в обеих моделях, так как регламенты их протекания в большей степени регламентированы не столько способом организации, сколько законодательством (КЗОТ, нормативные и подзаконные акты профильного министерства и т.д.) Структурное моделирование не в полной мере отражает изменения, в основном диаграммы определяют подпроцессы, в которых:

‑ принимает участие только оператор (сотрудник ОК);

‑ только внедряемая ИС;

‑ сотрудник принимает участие параллельно с ИС.

Для более детального анализа изменений в регламенте стоит рассмотреть некоторые аспекты самой ИС, которая предлагается для внедрения. Базовые характеристики, особенности организации и взаимодействия оператора с системой рассмотрим в следующем разделе. Именно эти особенности и раскрывают детали изменения регламента процесса после внедрения ИС.

3. АНАЛИЗ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ КОМПОНЕНТОВ ИС

3.1 Компоненты проектного решения

Проектные решения должны быть обоснованы основными составляющими операциями, которые необходимы для решения задачи автоматизации бизнес-процесса.

Цикл обработки данных сотрудников включает следующие этапы:

1. Прием нового сотрудника
2. Формирование личного дела сотрудника
3. Отслеживание специальных периодов (аттестация, отпуск)
4. Учет движения сотрудников
5. Увольнение сотрудника

Техническая архитектура проекта включает систему учета кадров, и базы данных. В базе данных хранятся данные о преподавателях и прочих сотрудниках ОУ. Эти данные заносятся работником отдела кадров, а система в свою очередь должна с ними оперировать.

Так как система оперирует данными личного характера, регламент обязательно должен включать этап авторизации, который предназначен для ограничения доступа к данным и предоставления данных исключительно авторизованным пользователям системы. Следовательно – при внедрении системы первым шагом в регламенте процесса управления кадрами будет авторизация. Дальнейшие шаги оператора системы (сотрудника ОК) зависят от ситуации, на каждом из шагов система осуществляет информационную поддержку процесса. Так, например, в случае устройства нового сотрудника, или преподавателя, система должна генерировать специальный бланк, для записи данных. При этом первичная информация (если таковая присутствует в системе) заносится автоматически, система позволяет ускорить ввод за счет различных функций автоматизации (выбор из списка, подстановка значений по умолчанию), проводит проверку вводимых данных на корректность.

Система введет учет всех сотрудников, которые сейчас работают, а так же хранит в себе список уволенных сотрудников.

Рисунок 3.1– Модель потока данных при добавлении нового сотрудника

Рисунок 3.2 – Взаимодействие оператора и ИС на этапе формирования выборки по входным параметрам

Система так же должна автоматически определять, стоит ли отправлять преподавателя на аттестацию. В случае такой необходимости, данные преподавателя выводятся в специальный модуль, и сотрудник отдела кадров может отправить преподавателя на аттестацию, и после этого ввести новые данные об уровне его квалификации.

Рисунок 3.3 – Модель потока данных при просмотре аттестации

3.2 Перечень основных составляющих системы, их функции

Подмодуль работы с бланками. Дает возможности пользователю по добавлению основной информации необходимой для работы в системе.

Подмодуль вывода информации. Дает возможность вывода информации связанной с сотрудниками/преподавателями, которая ранее была внесена в систему.

Подмодуль работы с документами. Дает возможность добавления/открытия документов, которые непосредственно относятся к информации, связанной с сотрудниками/преподавателями, ранее внесенными в систему.

Подмодуль расчетов. Осуществляет все расчеты необходимые для корректной работы в системе. Определения необходимости переаттестации, расчет надбавок к заработной плате.

Входные данные (личная карта):

Информация о преподавателе: ФИО Пол Дата рождения Образование: Дата окончания Название учебного заведения Степень Диплом (Номер и дата получения) Специальность Квалификация Стаж Категория Звание Оклад Должность Дата принятия на работу	Информация о сотруднике: ФИО Пол Дата рождения Образование: Дата окончания Название учебного заведения Степень Диплом (Номер и дата получения) Специальность Квалификация Стаж Оклад Должность Дата принятия на работу
Предыдущие места работы: Дата приема Дата увольнения Место работы Должность Причина увольнения Бланк на увольнении сотрудников/преподавателя: Информация о сотруднике/преподавателе Причина увольнения Дата увольнения Бланк на отпуск: Начало отпуска (дата) Конец отпуска (дата) Дата выхода на работу Дата заявления Основание

Следующие данные касаются только категории «Преподаватель»

Расписание

1. День
2. Урок
3. Преподаватель
4. Кабинет

Бланк на аттестацию:

1. ФИО
2. Дата начала аттестации
3. Дата конца аттестации
4. Квалификационная категория аттестации
5. Место аттестации

Выходная информация:

• Расписание
• Списки сотрудников/преподавателей
• Списки сотрудников/преподавателей в отпуске
• Списки уволенных сотрудников/преподавателей
• Списки преподавателей которым необходима переаттестация (По приближению даты обязательной/добровольной переаттестации).
• Документы MS Word

3.3 Проект пользовательского интерфейса

Как можем видеть по диаграмме представленной ниже, всей системой может управлять один лишь человек (оператор ИС). Система упрощает как рабочий процесс, так и вообще учет кадров.

В определенной степени регламент выполнения процесса определяется вариантами предоставляемыми системой оператору. Для иллюстрации этого аспекта удобно использовать элементы UML модели. На рисунке 3.4 показаны варианты использования гипотетической информационной системы для автоматизации процесса управления кадрами в области учета кадров и ведения сопроводительной документации.

На следующей, временной диаграмме ‑ показана последовательность реализации доступа к данным в процессе добавления нового преподавателя (сотрудника) (рис. 3.5).

Рисунок 3.4 – Диаграмма вариантов использования системы

Рисунок 3.5 – Диаграмма последовательности «Добавления преподавателя»

Макетирование форм это этап, позволяющий предварительно представить и при необходимости согласовать с заказчиком внешний вид и особенности интерфейса программы. Интерфейс также имеет влияние на регламент протекания процессов, так как определяет последовательность ввода данных, способ доступа к данным, особенности формирования запросов и другие функциональные особенности.

Для макетирования форм можно использовать различные подходы: от простых эскизов, нарисованных от руки или в примитивных редакторах типа Paint до использования профессиональных средств и пакетов. В нашем случае использовался профессиональный пакет для макетирования и подготовки интерфейсных прототипов Balsamiq Mockups.

Опорное макетирование интерфейса:

Рисунок 3.6 – Главное окно программы

Рисунок 3.7 – Бланк заполнения личной информации

Рисунок 3.8 – Бланк добавления информации о образовании сотрудника/преподавателя

Для обеспечения и доступа оператора к функционалу ИС предлагается диалог, который в основе содержит следующее дерево (рис. 3.9)

Рисунок 3.9 – Дерево диалогов

Взаимодействие с программой происходит через графический интерфейс, а именно диалоговые окна Windows Form. Этот интерфейс привычен для рядового пользователя ПК, по этому привыкание к данной системе не вызовет осложнений. Базовая модель и макеты форм описаны выше.

3.4 Структурная схема ИС

ИС состоит из ряда подсистем, которые, в общем, представляют, собой отдельные подмодули, для осуществления возможности реализации разных манипуляций с данными которые хранятся в БД. Главные функции, которые необходимо реализовать является:

- добавление новых сотрудников/преподавателей, и данных о них (образование, предыдущие места работы, аттестация, звания и т.д.)

- в зависимости от времени проведения аттестации, преподаватели должны быть отсортированы, то есть, те которые прошли аттестацию, и не нуждаются в ней, и те кто находится в очереди на аттестацию.

- ввод/вывод данных о отпусках, и прочей информации.

- просмотр заявлений сотрудников/преподавателей (прием на работу/отпуск/увольнение)

- вывод общей информации о сотруднике/преподавателе с демонстрацией его фотографии.

Рисунок 3.10 – Структурная схема программы

Инфологическая модель данных (ER-диаграмма)

Одним из ключевых элементов системы является база данных. Именно этот компонент позволяет накапливать информацию и осуществлять информационную поддержку процессов, посредством запросов в БД с различными параметрами. На основании отчетов полученных из БД и результирующей информации запросов формируются различные документы и статистические отчеты, которые могут потребоваться в ходе принятия кадровых решений.

Конкретизировать структуру и состав БД на этом этапе достаточно сложно, так как эти аспекты существенно зависят от множества причин и могут быть детализированы только в ходе непосредственно разработки ИС, можно предложить лишь некоторую опорную структуру (приложение 1)

Ввиду достаточно разных критериев и требований, а также различности в функциональной обработке данных по преподавательскому составу и хоз. работникам эти данные разведены в БД. Фактически БД состоит из двух отдельных частей.

ВЫВОДЫ

Эффективность управленческой деятельности во многом определяется уровнем подготовки кадров. Если руководитель образовательного учреждения сам использует информационные технологии в управлении и глубоко осознаёт необходимость их внедрения в образовательный процесс, то он способен оказать всемерную поддержку учителю, который в конечном итоге и формирует личность информационного общества.

Целью внедрения IT-технологий в процесс управления кадрами образовательного учреждения является повышение качества и оперативности принимаемых управленческих решений и переход на безбумажную технологию работы. Достичь данной цели можно только при соответствующем оснащении организации компьютерной техникой и свободным доступом к электронным ресурсам.

Внедрение IT-технологий в управление ОУ позволяет:

1. Снизить трудовые затраты на работу с документами.

2. Уменьшить время на принятие управленческих решений.

3. Повысить коммуникативную (информационную) культуру управления.[14]

В ходе анализа были выявлены некоторые проблемы в области учета и работы с персоналом. Автоматизация процесса имела очень низкий уровень, использовались достаточно примитивные средства на основе использования шаблонных документов в MS Office. Практической составляющей курсового проектирования была определенна задача анализа регламента процесса управления кадрами на примере образовательного учреждения, проектирование системы автоматизации учета персонала, внедрение которой должно положительно сказаться на качестве реализации процесса.

Внедрение ИС в работу отдела кадров позволит:

1. повысить производительность труда;
2. экономить время;
3. автоматизировать процесс учета кадров;
4. формирование и ведение базы работников;
5. сократить время на формирование (составление) отчетов;
6. хранить информацию в безбумажном виде, на жестком диске ПК.

Цели и задачи, поставленные в начале работы, выполнены в полном объеме.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]/ Практическое пособие /В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2010.
2. Вендров, А.Н. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем : учеб. пособие для вузов / А.Н. Вендров. – М. : Финансы и статистика, 2002. – 192 с.
3. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А.. Компьютерные технологии в кадровых службах / Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А.– И.:ИГЭА, 2014. – 198 с.
4. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки знаний. Вводный курс: Учебное пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2002. – 368 с.
5. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом/ Глинских А.И. – М.: "Компьютер-Информ", 2014. – 17 с.
6. Джен Л. Харрингтон. Проектирование реляционных баз данных просто и доступно [Текст]/Джен Л. Харрингтон: Пер. с англ.- M.: Лори. – 230 с.
7. Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы : Регламентация и управление / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. – М. : ИНФРА-М, 2006. – 319 с.
8. Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов : учеб. пособие для вузов / Г.Н. Калянов. – М. : Финансы и статистика, 2006. – 240 с.
9. Карпова Г.Е. Базы данных модели, разработка, реализация. [Текст] /Г.Е. Карпова. – СПб.: «Питер», 2012. – 304 с.
10. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст]/Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. – М.: «Инфра-М», 2017.
11. Маклаков, С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем / С.В. Маклаков. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2001. – С.99-100.
12. Маклаков, С.В. Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeler (BPwin 4.1) / С.В. Маклаков. – М. : ДИАЛОГ-МИФИ, 2004. – 240 с.
13. Методы и модели информационного менеджмента : учеб. пособие / Д.В. Александров, А.В. Костров, Р.И. Макаров, Е.Р. Хорошева ; под ред. А.В. Кострова. – М. : Финансы и статистика, 2007. - 336 с.
14. Новые информационные технологии в управлении образовательным учреждением Сазонова Надежда Семеновна/ эл. статья 2017
15. Пронин В., Пронина Е., Хасянова Э. «1С:ХроноГраф Школа 2.5». Программное обеспечение для автоматизации деятельности образовательного учреждения. Методическое пособие. – М. 2012 (электронное издание).
16. Создание модели процессов в BPwin (IDEF0) – http://www.interface.ru/idef.htm
17. Черемных, С.В. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. – М. : Финансы и статистика, 2010. – 192 c.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1 Информационная модель базы данных