«Разработка проекта информационной системы для фирмы, торгующей мебелью»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной курсовой работы связана с необходимостью снижения издержек на процесс производства мягкой мебели, в том числе средствами автоматизации оптимизированных бизнес-процессов.

В курсовом проекте предметом исследования является методы проектирования описания моделей бизнес-процессов на примере процессов производства мягкой мебели.

Объектом исследования является мебельная фабрика ООО «Камелия» города Ульяновска. Сегодня это динамичная развивающаяся компания, положительно зарекомендовавшая себя среди партнеров и ульяновских потребителей.

Целью исследования данного курсового проекта является разработка проекта по оптимизации бизнес-процессов производства мягкой мебели.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

- исследовать компанию и структурные подразделения, чья деятельность нуждается в оптимизации бизнес-процессов и подлежит автоматизации;

- рассмотреть существующую технологию производства мягкой мебели посредством формирования моделей бизнес-процессов;

- внести предложения по оптимизации бизнес-процессов производства мягкой мебели.

При написании курсовой работы были использованы источники, опубликованные за последние 3 года и содержащие в себе актуальную информацию, а именно книги Н. Рязанцевой и Д. Рязанцева «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы», С. Каплиной «Технология торговли», С. Постовалова и А. Постоваловой «1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования», самоучитель В. Дубянского и Л. Скобликовой по разработке конфигураций в среде 1С: Предприятие 8.3, самоучитель А. Жадаева по 1С: Предприятие 8.3 Торговля и Склад. Также при написании данной работы были использованы книги С. Попова, Е. Филимонова и И. Ощенко.

Мною был сделан вывод о том, что источники отвечают современным требованиям в части технологий реализации информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.3, однако недостаточно освещены вопросы инструментов моделирования информационных систем и их интеграции с инструментами реализации информационных систем.

1. Теоретические основы проектирования моделей по описанию бизнес-процессов

1.1. Анализ применяемых технологий для моделирования бизнес-процессов производства мягкой мебели в компании ООО «Камелия»

Для реализации модели бизнес-процессов компании ООО «Камелия» и автоматизации поддержки бизнес-процессов в рамках управления применяются различные средства автоматизации. Наглядно они представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Средства автоматизации, применяющиеся в компании

ООО «Камелия»^[1][8]

1. Информационные системы транзакционного вида (различные другие учетные системы) предназначаются в основном для учета и фиксации первичных операций по учету, формированию первичного комплекса документов, а также для реализации функций импорта и экспорта различной плановой и фактической информации в другие информационные системы и программное обеспечение^[2].[4]

2. Программное и аппаратное обеспечение автоматизации операционных процессов (BPMS-системы) выполняют функции автоматического сбора и фиксации прохождения бизнес-процесса на торговой площадке, предусматривают использование безбумажных технологий^[3].[4]

3. Информационные системы для управления эффективностью бизнес-процессов (информационная система «1С: Управление Холдингом 8» и др. BPM, CPM - системы) ориентированы в основном на формирование планов по процессам, сравнении фактических и плановых показателей, помогают в проведении консолидации бюджета для крупных компаний и процессов производства мягкой мебели^[4].[4]

4. Программное и аппаратное обеспечение для создания и эксплуатации электронного документооборота (СЭД).

Системы электронного документооборота призваны реализовать безбумажный документооборот в системы документации компании по их жизненному циклу. Такие системы в первую очередь призваны обеспечить нормативной документацией всех сотрудников компании в цифровом виде^[5].[4]

5. Программное обеспечение для развития электронной коммерции сайта – в компании применяется программа Site-Auditor, которая помогает быстро собрать данные, которые необходимы для оценки сайта. Одним кликом можно получить все необходимые данные из основных поисковых сервисов, используемых в российском сегменте Интернета, а именно: Яндекс, а также в наиболее популярных международных сервисах Google и Bing и ряда других сервисов^[6].[8]

6. Программное обеспечение для моделирования архитектуры предприятия в целом и бизнес-процессов в частности. Системы бизнес-моделирования в первую очередь направлены на решение задач, связанных с созданием электронного(промышленного) репозитория процессов компании и их моделированием, автоматическую генерацию нормативной документации в связи с их процессами и предоставление пользователям регламентирующих документов в СЭД либо в системе корпоративного экстра-нет портала^[7].[4]

На настоящее время выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов электронной коммерции ООО «КАМЕЛИЯ» относительно не велик.

В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования бизнес-процессов электронной коммерции (например, графический пакет MS Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное программное обеспечение (например, ARIS) ^[8].[4]

Основным преимуществом для больших компаний в использовании сложного программного обеспечения моделирования бизнес-процессов является более качественная организация базы данных, электронного репозитория бизнес-процессов описываемой организации, так как в отличие от более дешевых аналогов в такой базе данных все описания процессов и сами карты процессов хранятся в одном единственном месте.

Способ их извлечения, редактирования и повторной загрузки не затруднен, так как обычно в таком ПО используется одна из распространенных СУБД. В данном случае более высокие затраты на лицензию дорогостоящего и комплексного программного обеспечения окупаются за счет эффекта масштаба, ведь количество процессов и схем процессов оказывается в больших компаниях довольно значительным^[9].[8]

Описания процессов и их модели, созданные в системе бизнес-моделирования, необходимо своевременно включать в нормативно-методическую документацию, которая и содержит в себе всю информации по работе организации.

На практике, когда нужно использовать большое количество документов возникают затруднения, особенно это часто встречается в крупных компаниях, так как их объем документооборота большой.

Включением описанных процессов занимается либо система бизнес-моделирования, либо СЭД^[10].[4]

1.2 Выбор методологии для моделирования бизнес-процессов производства мягкой мебели в компании ООО «Камелия»

Выбор методологии предназначенной для моделирования модели электронной коммерции будем проводить условно по двум направлениям:

1. Выбор методологии для описания процессов на верхнем уровне – процессов управления.
2. Выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

Из особенностей нотации ARIS VAD можно отметить то, что нотация не предназначена для моделирования большого количества сложных управленческих взаимосвязей, среди которых особенно выделяются обратные связи по управлению и обратные связи по входу^[11].[4]

Конечно, эти недостатки можно обойти искусственно введя условные элементы в модели.

Нотация ARIS VAD формально не имеет формальные иерархические связи при декомпозиции с VAD на eEPC, и больше ориентирована на построение временных моделей в виде последовательности процедур во времени^[12].[8]

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation - модель бизнес-процессов и нотация) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации BPMN представляет собой алгоритм выполнения процесса. На диаграмме могут быть определены события, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие выполнение процесса. Каждый процесс может быть декомпозирован на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться в нотациях BPMN или EPC. При декомпозиции процесса BPMN, расположенного на диаграмме SADT, стрелки с диаграммы SADT на диаграмму BPMN не переносятся^[13].[4]

В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов, которые представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 –категории элементов в нотации BPMN^[14][7]

Методология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems — архитектура интегрированных информационных систем) была создана немецкой компанией IDS Scheer AG и профессором В.Шреером. В основе ARIS лежит положение, что любая компания является сложной системой и подлежит рассмотрению с очень многих сторон, их четыре: модели организационной структуры, модели функций, модели данных и объединяющих эти три группы группа моделей бизнес-процессов. При этом каждая из групп разделяется на три уровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для моделирования процессов предлагается применять около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту^[15].[4]

Также, ARIS включает в себя большое количество различных типов моделей, которые используют различные графические нотации для моделирования разных сторон деятельности организации, хотя и на практике используется ограниченное количество нотаций. Самыми важными нотациями системы ARIS является нотация eEPC – расширенная цепочка процесса, управляемого событиями и нотация VAD представляющая собой диаграммы цепочек добавленной ценности^[16].[4]

Нотация eEPC является расширением нотации IDEF3 за счет добавления объекта «Событие». Нотация содержит в себе значительное количество графических элементов, что приводит к тяжести её понимания обычными пользователями.

ARIS eEPC одна из самых «богатых» функциональными возможностями, а именно возможностью отображать событийные элементы, что позволяет создавать модели более качественными и объемными. Конечно столь большие возможности по моделированию, которые предоставляет нотация ARIS eEPC опасны при моделировании, так как аналитики могут перегрузить модель излишними элементами, однако это не составляет недостатков самой архитектуры ARIS в данном случае, хотя она и славится большим количеством элементов^[17].[2]

Последняя версия ARIS (общая версия) 9.8 предлагает большой выбор использования современных технологий – мобильные, облачные, работы с большими массивами данных^[18].[5]

Платформа ARIS автоматизирует весь цикл архитектуры предприятия: от проектирования стратегических показателей и карт до автоматизации операционной деятельности^[19].[8]

Платформа поддерживает автоматизацию работы в ряде нотаций - Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN, BPEL. Также в данной платформе имеется функциональность проведения имитационного моделирования, анализ узких затратных мест, реализация ABC-анализа.

AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) представляет собой программу для реализации автоматизации описания, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов.

Программа позволяет создавать целостные и непротиворечивые модели бизнес-деятельности организации, при этом модели получаются относительно простыми и наглядными, что эффективно сказывается на проекте моделирования и оптимизации деятельности предприятия.

Программа является инструментом способным реализовать различные задачи, в том числе стратегический анализ, финансовый анализ по операционным затратам, анализ временных работ, движение материальных и документальных потоков.

На данный момент времени для реализации процесса моделирования (описания) бизнес-процессов программа поддерживает несколько методологий. К их числу относят следующие методологии:

1. Методология структурного анализа и проектирования систем, так называемый SADT или основанные на SADT стандарты серии IDEF.

2. Методология потоков работ, так называемая Work Flow.

3. Методология описания потоков данных, так называемая Data Flow Modeling^[20].[6]

В последнее время качественный скачок произвела методология BPMN.

BPMN представляет собой систему условных графических и символьных обозначений для описания и подготовки к автоматизации бизнес-процессов^[21].[7]

BPMN позволяет создавать целостную систему процессов организации^[22].[3]

В последнее время методологию ARIS реже выбирают для автоматизации информационных систем из-за её возросшей дороговизны, стратегии построения информационных технологий и информационных систем. Все больше на рынке труда пользуется популярностью методология BPMN.

В процессе написания первой главы курсовой работы я пришел к следующему выводу.

Для качественного развития необходимо специализированное программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход при организационном развитии компании и её бизнеса.

К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение, например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной универсальной системой графического анализа, но не является специализированным программным обеспечением в области моделирования бизнес-процессов).

Рассмотрим выбор методологии для описания процессов на нижнем уровне – процессов работ.

В рамках моделирования процессов нижнего уровня подойдет нотация BPMN.

2. Моделирование бизнес-процесса производства мягкой мебели в ООО «Камелия»

2.1 Описание предметной области

Фабрика мягкой мебели Камелия была основана в 2000 г. Располагается фабрика по адресу: г. Ульяновск, 9-й проезд Инженерный, д. 26^[23]. [9]

Сегодня это динамичная развивающаяся компания, положительно зарекомендовавшая себя среди партнеров и ульяновских потребителей.

Фабрика выпускает более 40 моделей мебели: угловых, прямых и модульных диванов, а также кресел. Развивается направление по производству кроватей^[24].

Компания ООО «Камелия» имеет небольшой штат сотрудников, некоторые из которых выполняют довольно большой функционал и несут усиленную ответственность за правильное и своевременное исполнение заказов.

Мебельный центр занимается производством мягкой мебели – диванов, кресел, кушеток и т.д.

Мебельный центр имеет свой цех.

У цеха имеется небольшой магазинчик, в котором работают два продавца. В магазине представлены образцы типовых моделей мебели, которую производит цех. Продавцы принимают заказы на производство мебели от покупателей. Покупатель выбирает модель, расцветку обивки и комплектацию (существуют комплекты мебели – например, диван и два кресла в едином стиле, но покупатель может заказать только диван или диван и одно кресло).

Мебельный центр занимается изготовлением мебели на заказ. Дизайнер приезжает к клиенту, замеряет необходимые параметры будущей мебели и составляет предварительную смету. Клиент вносит предоплату для закупки необходимых материалов. После изготовления мебели рассчитывается окончательная стоимость заказа, осуществляется доставка и сборка, происходит полный расчет за заказ.

По результатам своей деятельности мебельный центр производит отчисления в налоговые органы и предоставляет отчетность в органы государственной статистики^[25]. [9]

У цеха также есть собственный дизайнер-технолог, который занимается разработкой новых моделей мебели.

Организационная структура представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Организационная структура компании ООО «Камелия»

Роль процесса в общих задачах предприятия: описание финансовых инструментов для достижения поставленных целей.

Моделировать бизнес-процесс производства мягкой мебели будем с точки зрения владельца компании^[26]. [9]

2.2 Описание структурных моделей процесса производства мягкой мебели в ООО «Камелия»

Используя самоучитель С.Н. Постовалова и А.Ю. Постоваловой «1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования» и официальный сайт мебельной фабрики «Камелия», определяем необходимые данные для дальнейшего проектирования моделей бизнес-процессов в нотации BPMN и VAD.

Владелец процесса – заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Исполнители процесса производства мягкой мебели на фабрике представлены на рисунке 4.

Рисунок 4 – Исполнители бизнес-процесса по производству мягкой мебели^[27] [6]

Участники процесса отображены на рисунке 5.

Рисунок 5 – Участники бизнес-процесса по производству мягкой мебели^[28] [6]

Помимо владельца, исполнителей и участников бизнес-процесса необходимо определить инфраструктуру процесса. В случае с данной мебельной фабрикой будет задействована следующая инфраструктура:

• ЦФО находятся в каждом подразделении;
• финансово-экономическое управление, главная бухгалтерия и коммерческая служба находятся в одном здании, там же находится все управление, в том числе и генеральный директор;
• каждое рабочее место оснащено компьютером и телефоном;
• документы и сообщения необходимые для выполнения работы.

Далее необходимо определить временные и человеческие показатели, а также показатели результата, которые потребуются для проектирования информационной системы.

Для выполнения 1 цикла процесса необходимо 3 месяца. Данное значение будет являться временным показателем, который будет нам полезен далее.

Так как штат сотрудников мебельной фабрики не большой, то в процессе принимают участие 118 человек, некоторые из которых выполняют сразу несколько функций.

Существуют следующие показатели результата:

• объем - 1 конечный бюджет для предприятия в месяц;
• 100% объема относительно необходимого.

Также необходимо определить ряд других необходимых показателей.

Среднее время выполнения 1 цикла процесса в целом – 91 день, но процесс запускается каждый месяц.

Среднее время простоев:

• фактическое - 3 дня
• теоретическое – 33 дня (так как выполнение бюджета не входит в рассматриваемый процесс).

Показатель эффективности производственного или операционного цикла – (91-33)/91 = 0,64.

Время выполнения процесса в днях/численность персонала процесса: 91 день / 118 человек = 0,77 человека-дней. Исходя из этого, на выполнение одной функции в среднем требуется 1 человек.

Время выполнения процесса/количество функций процесса:

• 91 день /8 функций = 11,38. Таким образом, в среднем на выполнение 1 функции отводится 11-12 дней^[29]. [1]

Для проектирования бизнес-процесса были вычислены все необходимые данные, что позволяет приступить к самому процессу проектирования информационной системы для выбранной мебельной фабрики.

Исходя из вводных данных, которые были получены в ходе работы над второй главой курсовой работы, можно сделать вывод, что деятельность компании ООО «Камелия» осуществляется в рамках двух основных бизнес-процессов:

1. продажа готовой мягкой мебели;  можно изобразить в виде сквозного процесса, который вовлекает в работу несколько исполнителей. 
2. производство и продажа мягкой мебели, так же представляет собой сквозной процесс.

Оба бизнес-процесса являются сквозными, но имеют некоторое отличие.

В первой бизнес-процессе вовлечены в работу только несколько исполнителей. Второй же бизнес-процесс проходит через все подразделения компании. 

Структура органов управления в соответствии с уставом мебельной фабрики:

• Генеральный директор (единоличный исполнительный орган).

Субъект моделирования - процесс производства мягкой мебели ООО «Камелия»

Цели процесса:

• сокращение затрат;
• координация и финансовая согласованность деятельности подразделений;
• управление финансовыми потоками на ежемесячном уровне.

3. Проектирование моделей бизнес-процессов производства мягкой мебели и реинжиниринг

3.1 Проектирование моделей бизнес-процессов в нотации BPMN и VAD

В нотациях VAD и BPMN представлены: общая модель процесса производства мягкой мебели (А0) и модели всех подпроцессов:

• Продажа готовой мягкой мебели.
• Производство и продажа мягкой мебели.
• Подпроцесс «Заявление от клиента»^[30][5]

На рисунках 6 и 7 представлены общая модель процесса производства мягкой мебели и общая детализированная модель процесса производства мягкой мебели

Рисунок 6 - Общая модель процесса производства мягкой мебели^[31]

Рисунок 7 -Общая детализированная модель процесса производства мягкой мебели^[32]

На рисунках 8, 9 и 10 представлены формы бизнес-процессов среднего уровня в нотации BPMN, а именно, процесс «Продажа мягкой мебели», процесс «Производство и продажа мягкой мебели», подпроцесс «Заявление от клиента» соответственно.

Рисунок 8 - Процесс «Продажа мягкой мебели»^[33]

Рисунок 9 - Процесс «Производство и продажа мягкой мебели»^[34]

Рисунок 10 - Подпроцесс «Заявление от клиента»^[35]

 Процесс «Продажа мягкой мебели»

В процессе «Продажи мягкой мебели» фирма имеет тесный контакт с фабрикой, производящей мягкую мебель в другом городе.

Заявка

В любом магазине компании клиент выбирает по каталогу фабрики понравившуюся модель мебели. Определяется с материалами. Менеджер оформляет заказ и заключает договор на покупку.

Поступление заказа на фабрику

Менеджер делает заказ на выбранную мебель на фабрике. При оформлении заказа на фабрике, подписанный с клиентом договор передаётся в бухгалтерию, а менеджера по доставке мягкой мебели по телефону информируют о сделанном заказе.

Мебельная компания осуществляет предоплату фабрике, после чего фабрика запускает процесс изготовления мебели. Когда заказ на фабрике готов, менеджеру приходит информационное письмо. Фирма оплачивает счёт от фабрики и менеджер по доставке формирует поставку всех заказов с фабрики до склада компании.

При этом менеджер по доставке мягкой мебели бывает не в курсе, сколько и какая мебель была заказана, т.к. не получает необходимую информацию в полном объёме.

Когда мебель приходит на склад компании её принимает команда сборщиков, ответственных за работу с мягкой мебелью. Они фотографируют и фиксируют в документах внешний вид полученного изделия. 

Менеджер по доставке мягкой мебели самостоятельно, с помощью телефонного звонка, узнаёт о поступлении изделия на склад и сообщает о поступлении ответственным за заказ менеджерам-продавцам, которые уже информируют клиента. После чего клиент вносит оставшуюся сумму за заказ и менеджер по доставке мягкой мебели составляет план доставки мебели. 

За сборку мягкой мебели отвечает та же команда сборщиков, что и на приёме. Во время доставки и сборки мебели на дом клиенту они отвечают за Акты выполненных работ. Водители отвечают за Акт приёмки. 

Если клиент остался недоволен заказом на одной из стадий, то он оформляет свои претензии в актах. Далее это заявление отдаётся сборщиками в работу менеджеру по доставке мягкой мебели, который уже разбирается с фабрикой по недостаткам (если компания сама не может исправить недостатки мебели).

Проблемы в реализации процесса «Продажа мягкой мебели»

При описании этого процесса «Продажи мягкой мебели» были выявлены некоторые значительные недочёты в работе:

1. Нет централизованной базы по заказам. Вся информация собирается хаотически через телефонные переговоры. Пример: менеджер, ответственный за процессы поставки мебели с фабрики и доставки её клиентам, часто не имеет полной информации по заказам. 
2. Закрывающие документы (акты выполненных работ и приёмки) часто «теряются» водителями и сборщиками, что никак не влияет на оплату их услуг и, как следствие, не мотивирует на ответственное хранение документов.

Пример: подписанные Акты выполненных работ просто вылетели в окно машины, когда их везли в офис компании.

«Правильно выстроенная коммуникация - одна из самых актуальных проблем в нашей компании. Воздействия на провинившихся никакого нет, а компания несёт значительные убытки» - Директор компании^[36].[7]

Процесс «Производство и продажа мягкой мебели»

Оформление заявки

ООО «Камелия» не имеет склада с готовой мягкой мебелью под продажу. Производство мебели осуществляется только по индивидуальным заказам клиентов. Поэтому процесс продажи (и, конечно, производства) начинается с устного пожелания клиента приобрести в компании мебель с определёнными характеристиками и параметрами^[37].[9]

Для оформления заказа с клиентом начинает работать дизайнер компании, который производит замеры и расчёты материалов и фурнитуры. Дизайнер подготавливает полноценный проект мягкой мебели и согласовывает его с заказчиком (клиентом).

На данном этапе появляются и часто реализуются риски по ошибочным замерам, неучтённым затратам.

Обработка заказа

Клиент заключает с компанией договор на изготовление мебели по согласованному проекту (через менеджера-продавца любого магазина) и частично оплачивает заказ. Договор передаётся в бухгалтерию, где делается несколько копий. 

Согласованный проект заказа и договор (копия договора) отправляют в производственный цех сборщику. т.к. проект минует мастера и передаётся сразу сборщику, то и учёт всех новых заказов не ведётся.

Сборщик обсчитывает, сколько материала и фурнитуры необходимо для изготовления заказа, и передаёт расчёты мастеру. До этого момента клиент может внести изменения в заказ (поменять размер, вид материала, фурнитуру). На данном этапе так же могут теряться дополнительные соглашения к проекту и не исполняться.

Далее мастер составляет карту распила и заказывает все необходимые материалы для изготовления. Мастер отвечает за все заказы, закупки и поступление материалов, записывая всё в «тетрадку». При внесении клиентом каких-либо изменений в заказ, вся информация хранится только в «голове» у мастера, который просто может забыть внести изменения в проект^[38].[3]

После поступления материалов сборщики производят распиловку материалов и сборку заказа. В случае неправильно произведённых работ сборщиком, мастер вновь заказывает материалы. В данном случае, в «тетрадке» не фиксируется, что это вторичные закупки, и по чьей вине они производятся.

Менеджер по продажам, который курирует заказ, узнаёт у мастера (по телефону) о готовности мебели и оповещает клиента. Если заказ не готов, то менеджер «до бесконечности» будет звонить мастеру, пока не узнает о готовности мебели, что ведёт к постоянному отвлечению мастера от работы.

Доставка.

Клиент оплачивает оставшуюся часть суммы договора в любом магазине компании, после чего менеджер планирует доставку мебели. Информация о полной оплате заказа клиентом имеется только в том магазине, где клиент произвёл оплату^[39].[7]

Водители компании также находятся в подчинении у мастера. Они занимаются и доставкой мебели, и закупкой строительных материалов.

Непосредственно на месте доставки сборщики собирают мебель до готового состояния. В итоге по отчётным документам водители отчитываются подписанным клиентом. Актом приёмки-передачи товара, а сборщики – Актом выполненных работ.

На данном этапе клиент может высказать свои пожелания по изменению/доработке мебели либо указать недостатки, которые необходимо ликвидировать (в определённый законом срок).

Все пожелания оформляются заявлением от клиента и передаются затем мастеру.

В связи с большой нагрузкой мастера, на практике, такие заявления теряются и забываются, что в дальнейшем ведёт к срыву сроков либо не выполнению изменений по заказу.

Предлагаем более подробно остановиться и рассмотреть подпроцесс «Заявление от клиента», т.к. операции входящие в него оказывают непосредственное влияние на совершение сделки с клиентом.

Подпроцесс «Заявление от клиента»

В процессе приёма заказа (доставки и сборки мебели) клиент может высказать свои пожелания по доработке мебели или не принять заказ, с указанием причин (наличие царапин, сколов, несоответствия размера мебели). Все требования записываются сборщиками в акте приёмки-передачи товара (при доставке) или акте выполненных работ (при сборке мебели) за подписью клиента.

Данное заявление отдаётся сборщиком секретарю для регистрации, и затем передаётся вновь на производство. Мастер рассматривает заявление и ставит задачи сборщикам на исправление или изготовление дополнительных модулей^[40].[2]

На данном этапе контроль сроков выполнения полностью отсутствует - мастер может отложить заявление «на потом» и забыть в процессе изготовления других заказов.

После выполненных доработок мебель снова доставляется клиенту с подписанием отчётных документов (актов).

Проблемы в реализации процесса «Продажа мягкой мебели»

В стадии описания бизнес-процессов компании был выявлен ряд проблем, напрямую ведущих к дополнительным затратам и убыткам компании:

1. Первые замеры и подсчёты в материалах производятся дизайнерами мебельной компании. Эти замеры никем не перепроверяются, что в последствие приводит к абсурдным и затратным ошибкам на производстве. 
2. Вся информация и контроль по заказам, закупкам, производственным моментам хранится в одной «голове» мастера. При этом у мастера нет никакого инструмента, который позволял бы систематизировать все заказы и работы по ним^[41].[8] 
3. При повторных закупках материалов из-за ошибок в раскрое или в замерах мебели, информация по суммам нигде не отображается как «повторные закупки». Это часто приводит к дополнительным «разборкам» по тратам на производство, потому что вся информация хранится или в «голове» или в «тетрадке» мастера. 
4. В компании полностью отсутствует возможность обмена информацией по заказам без использования личного контакта. 

В таблице 1 представлены организационно-штатные единицы.

Таблица 1

Организационно-штатные единицы^[42]

	Отдел	Кол-во сотрудников
Финансово-экономическое управление	Планово-экономический отдел	7
	Отдел методологии и контроля	6
	Финансовый отдел	9
Коммерческая служба	Управление продажами	15
	Управление закупками	12
Главная бухгалтерия		25
ЦФО подразделений		3 - 5

Таблица составлена на основании данных официального сайта мебельной фабрики ООО «Камелия».

3.2 Оптимизация бизнес-процессов производства мягкой мебели

Качественный анализ:

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям представлен в таблице 2.

Таблица 2

Анализ процесса по отношению к типовым требованиям^[43]

№	Функция цикла PDCA	Подпроцессы и функции
1	Планирование	Планирование: составление платежного календаря, планирование расходов структурных подразделений, планирование себестоимости выпускаемой продукции. Составление заявок на производство: составление предварительной заявки, проектирование плана коммерческой деятельности.
2	Выполнение процесса	Формирование экономической программы Анализ исполнения и составление бюджета: подведение итогов: подготовка мероприятий для достижения среднесрочных целей, формирование бюджета на следующий плановый период.

Продолжение таблицы 2

№	Функция цикла PDCA	Подпроцессы и функции
3	Анализ процесса	Контроль за исполнением бюджета Анализ исполнения и составление бюджета: контроль по подразделениям, полный контроль, подведение итогов: оценка деятельности.
4	Улучшение процесса	Составление заявок на производство: изменение заявки, корректировка заявок с учетом остатков готовой продукции. Анализ исполнения и составление бюджета: подведение итогов: корректировка экономической программы Принятие управленческих решений на основе полученных результатов.

Таблица составлена на основании книги Игоря Ощенко «1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов».

Также стоит определить требования к организации процесса. Они представлены в таблице 3.

Таблица 3

Требования к организации процесса

№	Требование к типовому процессу
1. Требования к владельцу процесса
1.1	Должен существовать один владелец процесса	˅
1.2	Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены	˅
1.3	Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации	˅
2. Границы процесса
2.1	Границы процесса должны быть четко определены (по функциям и ответственности руководителей) и зафиксированы документально	˅
2.2	Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены	˅
3. Регламентирующие документы
3.1	Должно существовать действующее описание процесса в целом	˅
3.2	Должны существовать действующие положения о подразделениях	˅
3.3	Должны существовать действующие должностные инструкции	˅
3.4	Должны существовать действующие методики (внутренние стандарты)	˅
3.5	Должна функционировать система актуализации документации	˅
3.6	Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса	˅

Продолжение таблицы 3

№	Требование к типовому процессу
4. Выходы процесса
4.1	Выходы процесса должны быть четко определены	˅
4.2	Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности пользователей специфицированы	˅
4.3	Должны существовать спецификации требований на каждый выход процесса	˅
4.4	Каждый выход должен быть закреплен за ответственным исполнителем	˅
4.5	Должна функционировать система контроля качества выходов процесса	˅
5. Входы процесса
5.1	Входы должны быть четко определены
5.2	Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам специфицированы	˅
5.3	Должна существовать спецификация требований на каждый вход процесса	˅
5.4	Каждый вход должен быть закреплен за ответственным исполнителем	˅
5.5	Должна существовать система входного контроля качества	˅
6. Ресурсы
6.1	Ресурсы должны быть четко определены	˅
6.2	Должна существовать спецификация требований к каждому ресурсу	˅
6.3	Каждый ресурс должен быть закреплен за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом)	˅
7. Показатели процесса
7.1	Должны быть определены и использоваться показатели эффективности процесса
7.2	Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса
7.3	Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности клиентов процесса	˅

Таблица 3 составлена на основании рекомендаций стандарта ИСО:9008.

При выполнении бизнес-процесса могут возникнуть различные проблемы. Их можно поделить на две большие группы: внешние проблемы и внутренние проблемы. Внешними будут являться проблемы, возникновение которых никак не зависит от предприятия. Внутренними же проблемами будут те проблемы, которые порождаются организацией.

Внешние факторы: экономическая ситуация в РФ, рост конкуренции, увеличение процентных ставок по кредитам.

• Внутренние факторы: смена руководства, выход из строя оборудования, нехватка квалифицированных специалистов^[44].[4]

Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса:

• Возникновение одной или нескольких из вышеописанных проблем.
• В ходе производства мягкой мебели становится понятно, что при предлагаемых условиях невозможно достижение поставленных руководством целей.

Предложения по оптимизации и реинжинирингу процесса:

• Добавить еще одну функцию контроля на этапе планирования для раннего выявления несовпадений возможно достижимых целей с поставленными.
• Не прописан вариант, если обоснованность увеличения затрат не подтвердится.
• Не определены и не используются показатели эффективности и услуг процесса. Возможные показатели эффективности:
• Отклонения от бюджета
• (Сб – Ср)/Сб * 100%, где Сб – затраты по бюджету, Ср – реальные затраты.
• Соответствие запланированному сроку
• (Тз/Тп)*100%, где Тз – затраченное время, Тп – плановое время.

Описанная модель работы компании и сотрудников позволяет выделить несколько основных проблем в бизнесе, которые влияют на его развитие и прибыльность:

Штат компании сравнительно небольшой и каждый её сотрудник выполняет множество обязанностей по обоим направлениям деятельности компании, что зачастую ведёт к ошибкам в работе. Особая проблема в исполнительской дисциплине существует в производственной части деятельности компании – большая ответственность лежит на одном человеке (мастере) и, в тоже время, почти никакой ответственности нет на его подчинённых (сборщиках мебели). Что вытекает из такой ситуации? Постоянная текучка и затраты на обучение новых кадров: мастера меняются, не выдерживая напряжённой работы и не имея инструментов для работы; Отсутствие контроля над выполнением заказов: срываются сроки выполнения, некоторые заказы просто забываются делать, что отрицательно сказывается на лояльности клиентов и имидже компании; Срыв сроков и просто «забытый, но оплаченный заказ» напрямую ведут к различным рекламациям (претензиям) от клиентов и судебным тяжбам, дополнительным затратам компании^[45].[2]

Документооборот в компании работает «по-старинке» - все договора, рекламации (претензии) и проекты-чертежи ведутся и хранятся только в бумажном виде. Эта проблема настойчиво была выделена руководителем компании как основная. Очень часто отчётные документы «терялись» (не доносились) до бухгалтерии, вследствие чего, мебельной компании приходилось переделывать или устранять недостатки за свой счёт, даже, если клиент изначально принял заказ в полной мере. 

• Ни один человек в компании не может проследить стадию своего нахождения в процесс продажи/изготовления мебели и проконтролировать его.

Решить данные проблемы можно легко с помощью современного инструмента – системы управления бизнес-процессами ELMA, которая позволит:

• проводить весь документооборот в электронном виде; 
• везти реестр заказов со всей необходимой информацией; 
• контролировать бюджет компании; контролировать деятельность сотрудников; 
• контролировать и управлять исполнением заказов на любом этапе; 
• сократить количество претензий и рекламаций от клиентов; 
• сократить траты на вторичное производство и судебные издержки; 
• выделить больше свободного времени руководителю компанию.

Для реализации модели бизнес-процессов производства мягкой мебели была выбрана система ELMA BPM^[46].[8]

В пользу такого выбора повлияли также сроки моделирования процесса - 2-3 месяца и ограничение в трудоемкости создания модели.

3.3 Описание информационной системы

Была выбрана платформа 1С: Предприятие в качестве программной платформы и встроенный язык программирования системы «1С: Предприятие 8.3» как язык программирования.

Для ЭИС разработаны следующие справочники:

• Менеджеры - Дизайнеры
• Клиенты
• Мебель
• Склады
• Сырье и Материалы
• Кладовщики

Справочник «Менеджеры» предназначен для учета сотрудников – менеджеры центра.

Справочник «Клиенты» предназначен для учета клиентов предприятия и имеет дополнительные вкладки – табличные части, содержащие аналитическую информацию^[47].[1]

С учетом требований к информационной системе и к базе данных, были спроектированы и разработаны следующие документы, регистры для:

• Документ «Заказ Клиента»
• Документ «Заказ на производство»
• Документ «Перемещение готовой продукции на склад»
• Документ «Учет затрат по прибыли»
• Документ «Отгрузка клиенту»

В ходе разработки прикладного решения были созданы следующие отчеты:

• «ПланРаботыПроизводственногоЦеха
• «Продажи»
• «Затраты»
• «Прибыль»
• «НалогНаПрибыль»
• «ЗаказыКлиентов»

Работа с информационной системой начинается с заполнения нормативно-справочной информации, которую можно непосредственно заполнить в подсистеме «ПРОДАЖИ» или в процессе работы с различными документами в подсистеме «УПРАВЛЕНИЕ ЦЕНТРОМ»^[48].[6]

На рис. 7 – 14 представлены справочники, документы, отчеты и печатные формы в режиме «1С: Предприятие 8» составленные самостоятельно с использованием самоучителей по программированию в среде 1С: Предприятие.

Рисунок 7 - Справочник «Клиенты» в режиме «1С: Предприятие 8.3»^[49]

Рисунок 8 - Справочник «Менеджеры» в режиме «1С: Предприятие 8.3»^[50]

Рисунок 10 - Документ «Заказ клиента»^[51]

Рисунок 11 - Документ «Заказ на производство»^[52]

Рисунок 12 - Документ «Отгрузка клиенту»^[53]

Рисунок 13 - Отчет «Заказы клиентов»^[54]

Рисунок 14 - Отчет «Налог на прибыль»^[55]

В больших и средних компаниях системы электронного документооборота должны поддерживать полный жизненный цикл документации – создание, согласование, утверждение, хранение, оповещение пользователей о различных операциях с документом, актуализация и так далее. Очень важным в данном случае является умелое использование руководителями системы электронного документооборота для доведения своих целей и планов до нижестоящего персонала и создание базы знаний для реализации тиражирования лучших практик организации.

Безусловно, использование тех или иных средств автоматизации зависит от конкретной задачи, да и некоторые программные продукты, могут дублировать функции друг друга. В целом для средних и больших организаций (больше 1000 человек) рекомендуется использовать все 5 вышеперечисленных средств автоматизации электронной коммерции в комплексе для создания интегрированной системы управления и поддержки бизнес-процессов.

Заключение

В данной работе был изучен процесс производства мягкой мебели. Представлена схема заинтересованных сторон относительно процесса.

Определены владельцы, исполнители, участники бизнес-процесса, а так же инфраструктура и информационные потоки.

Представлено описание объектной, функциональной, организационной, технической структур и структуры управления предметной области на внешнем и концептуальном уровнях.

Для этого построены модели в следующих нотациях: ARIS VAD и BPMN. Проведены качественный и количественный анализ бизнес-процесса, определены показатели процесса и результата.

Разработаны предложения по оптимизации и реинжинирингу процесса.

Список использованной литературы

1. Дубянский В., Скобликова Л.. Разработка конфигураций в среде 1С: Предприятие 8.3. Самоучитель / В. Дубянский, Л.Скобликова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 448 с.
2. Жадаев А. Наглядный самоучитель 1С: Предприятие 8.3 Торговля и Склад / А. Жадаев. – СПб.: БХВ-Петербург, 2019. – 432 с.
3. Каплина С.А.. Технология торговли / С.А. Каплина. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2017. – 448 с.
4. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 256 с.
5. Попов С. Delphi и 1С:Предприятие. Программирование информационного обмена / С. Попов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 592 с.
6. Постовалов С.Н., Постовалова А.Ю. 1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования / С.Н. Постовалов. А.Ю. Постовалова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 320 с.
7. Рязанцев Д.Н., Рязанцева Н.А. 1С: Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы / Д.Н. Рязанцев, Н.А. Рязанцева. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 320 с.
8. Филимонова Е.В. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 464 с.
9. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 09.12.2019).

1. Филимонова Е.В. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 44 с. ↑

2. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 27 с. ↑

3. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 30 с. ↑

4. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 41с ↑

5. И. Ощенко. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 35 с. ↑

6. Филимонова Е.В. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 46 с. ↑

7. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 52 с. ↑

8. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 55 с. ↑

9. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 62 с. ↑

10. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 60 с. ↑

11. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 70 с. ↑

12. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 72 с. ↑

13. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 80 с. ↑

14. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 81 с. ↑

15. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 90 с. ↑

16. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко.– СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 92 с. ↑

17. Жадаев А.. Наглядный самоучитель 1С: Предприятие 8.3 Торговля и Склад / А. Жадаев. – СПб.: БХВ-Петербург, 2019. – 186 с. ↑

18. Попов С.. Delphi и 1С:Предприятие. Программирование информационного обмена / С. Попов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 101 с. ↑

19. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 203 с. ↑

20. Постовалов С.Н., Постовалова А.Ю.. 1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования / С.Н. Постовалов, А.Ю. Постовалова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 165 с. ↑

21. Рязанцев Д., Рязанцева Н.. 1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы / Д. Рязанцев, Н. Рязанцева. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 98 с. ↑

22. Каплина С.А.. Технология торговли / С.А. Каплина. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2017. – 200 с. ↑

23. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 01.12.2019) ↑

24. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 01.12.2019) ↑

25. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 01.12.2019) ↑

26. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 01.12.2019) ↑

27. Постовалов С.Н., Постовалова А.Ю.. 1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования / С.Н. Постовалов, А.Ю. Постовалова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 103 с. ↑

28. Постовалов С.Н., Постовалова А.Ю.. 1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования / С.Н. Постовалов, А.Ю. Постовалова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 105 с. ↑

29. Дубянский В., Скобликова Л.. Разработка конфигураций в среде 1С: Предприятие 8.3. Самоучитель / В. Дубянский, Л. Скобликова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 243 с. ↑

30. Попов С.. Delphi и 1С:Предприятие. Программирование информационного обмена / С. Попов. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 178 с. ↑

31. Составлено автором самостоятельно ↑

32. Составлено автором самостоятельно ↑

33. Составлено автором самостоятельно ↑

34. Составлено автором самостоятельно ↑

35. Составлено автором самостоятельно ↑

36. Рязанцев Д., Рязанцева Н.. 1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы / Д. Рязанцев, Н. Рязанцева. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 57 с. ↑

37. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 07.12.2019) ↑

38. С.А. Каплина С.А.. Технология торговли / С.А. Каплина. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2017. – 153 с. ↑

39. Рязанцев Д., Рязанцева Н.. 1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Секреты работы / Д. Рязанцев, Н. Рязанцева.– СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 98 с. ↑

40. С.А. Каплина С.А.. Технология торговли / С.А. Каплина.– Ростов-на-Дону: Феникс, 2017. – 172 с. ↑

41. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филионова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 237 с. ↑

42. Официальный сайт мебельной фабрики ООО «Камелия». URL: https://kamelia73.ru/ (дата обращения: 07.12.2019) ↑

43. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 164 с. ↑

44. Ощенко И.. 1C: Предприятие. Моделирование бизнес-процессов / И. Ощенко. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 256 с. ↑

45. Жадаев А.. Наглядный самоучитель 1С: Предприятие 8.3 Торговля и Склад / А. Жадаев. – СПб.: БХВ-Петербург, 2019. – 432 с. ↑

46. Филимонова Е.В.. Разработка исполняемых бизнес-процессов BPMN / Е.В. Филимонова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2016. – 241 с. ↑

47. Дубянский В., Скобликова Л.. Разработка конфигураций в среде 1С: Предприятие 8.3. Самоучитель / В. Дубянский, Л. Скобликова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2017. – 187 с. ↑

48. С.Н. Постовалов, А.Ю. Постовалова. 1С: Предприятие 8.3. Уроки программирования. – СПб.: БХВ-Петербург, 2016. – 169 с. ↑

49. Составлено автором самостоятельно ↑

50. Составлено автором самостоятельно ↑

51. Составлено автором самостоятельно ↑

52. Составлено автором самостоятельно ↑

53. Составлено автором самостоятельно ↑

54. Составлено автором самостоятельно ↑

55. Составлено автором самостоятельно ↑