Разработка проекта информационной системы автотранспортного предприятия («TO-BE»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В современной рыночной конъюнктуре не найдется ни одной успешной компании, которая бы не стремилась автоматизировать свою деятельность. Высококачественная автоматизация технологических процессов и процессов управления предприятием позволяет добиться более высокой производительности труда и значительно облегчает работу компании в целом. Автоматизация бизнес-процессов компании направлена на повышение эффективности управления предприятием и достигается путем внедрения многофункциональной информационной системы.

Первые информационные системы (ИС) начали разрабатывать в 1950 г, в то время они были предназначены исключительно для расчёта заработной платы и обработки счетов [1]. Постепенно функционал информационных систем расширялся и совершенствовался. Следствием стало то, что на сегодняшний день ИС настолько многофункциональны, что внедрение таких систем корректней оценивать с точки зрения преимуществ для компании, нежели с точки зрения решения определенных проблем. Наиболее значимыми преимуществами ИС принято считать: снижение затрат, сокращение времени цикла, повышение производительности, улучшение качества обслуживания клиентов, расширение возможностей компании [2].

Современные ИС охватывают целый спектр задач, в зависимости от которых их можно разделить на отдельные классы. Каждый класс ИС направлен на решение определенных задач в специфичных сферах, таким образом, при внедрении ИС необходимо провести подробный анализ функций, которыми должна обладать система и лишь затем внедрять её в компанию. Несмотря на это, многие компании игнорируют этап анализа и внедряют ИС, неподходящие под их род деятельности и решаемые задачи. В результате, через небольшой промежуток времени, функционала выбранной системы для компании становится недостаточно и возникает необходимость выбора такой системы, которая была бы способна решить существующие задачи и обладала необходимым потенциалом для дальнейшего развития.

В настоящее время в транспортной компании «ООО Логистика-авто» сложилась ситуация, описанная выше. Действующая ИС не способна решать необходимые для данного бизнеса задачи. В компании используется информационная система 1С: Бухгалтерия. Действующая в компании конфигурация используется не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и для фрагментарной автоматизации бизнес-процессов транспортной компании. В действующей конфигурации частично автоматизирован процесс обработки заявки на перевозку грузов. Заявка представляет собой единый документ, в который заносится вся необходимая информация о заказе. Несмотря на это, большое количество документов заполняются вручную по шаблону. Отсутствует контроль обслуживания транспортных средств, расхода топлива, износа деталей. Также не автоматизированы процессы начисления заработной платы водителям, формирования одного из наиболее важных документов в отрасли грузоперевозок – маршрутных листов. Параллельно с этими проблемами увеличивалось количество заказов, происходили покупки новых транспортных средств, наем новых водителей. Всё это привело к тому, что контроль над деятельностью компании ослаб, начисления заработных плат водителям стало весьма трудоемкой работой, занимающей огромное количество времени, практически отсутствуют цифровые данные для анализа деятельности компании (для построения отчетности). К тому же, из-за формирования документов вручную все чаще стали появляться ошибки, которые могут привести к большим затратам и в конечном итоге привести компанию к банкротству. В связи с вышеперечисленными проблемами возникла необходимость выбора и внедрения новой ИС, которая позволит поднять уровень автоматизации компании с лоскутного на более высокий уровень, а также обладающей потенциалом для дальнейшего развития наряду с развитием компании.

Объектом исследования являются бизнес-процессы транспортной компании ООО «Логистика-авто». Предмет исследования – средства автоматизации бизнес-процессов транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Цель работы – автоматизация бизнес-процессов транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать наиболее релевантную информационную систему для конкретной транспортной компании.
2. Определить требования к выбранной информационной системе, составить список необходимых доработок для полноценного функционирования ИС в транспортной компании, разработать Техническое задание.
3. Адаптировать выбранную информационную систему к специфике конкретной транспортной компании согласно техническому заданию.

На этапе анализа используются такие методы исследования, как абстракция и декомпозиция для представления объекта в виде системы. Для описания взаимодействия всех элементов системы используются объектно-ориентированный анализ и проектирование.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание бизнес-процессов транспортной компании

Транспортная компания ООО «Логистика-авто» входит в инвестиционную группу компаний «Активные акции», образованную на рынке Пермского края в 2005 г. За все время существования, организация зарекомендовала себя как надежная и устойчивая к рыночным колебаниям, а собственный капитал группы компаний превышает 50 млн. рублей. Компания «Логистика-авто» сформирована в 2007 г. как микропредприятие субъекта малого бизнеса. Численность сотрудников, согласно штатному расписанию, составляет 15 человек, 6 из которых административный персонал, 2 управляющих, 7 – водители-экспедиторы, механики. Видом экономической деятельности компании по ОКВЭД является 52.29 «деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками», однако, помимо основного, также присутствует деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и другие. Главный офис компании находится в с. Лобаново, там же находятся диспетчерская, гараж для собственного автотранспорта и ремонтное помещение. ООО "Логистика-авто" успешно сотрудничает с многими крупными компаниями, такими как ООО «Энтерпрайз», ООО "Облик", сеть розничной торговли «Магнит».

Описанием бизнес-процесса, как правило, называют фиксацию сведений о нем в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так и выполненная по специальным правилам, нотациям. Компания ООО "Логистика-авто" неоднократно пыталась своими силами выполнить описание основных бизнес-процессов. Однако, на момент выполнения задачи, модели или описания в компании по-прежнему отсутствовали. Описание бизнес-процессов компании выполняются для различных целей, однако основными принято считать:

• формализация и стандартизация выполняемых сотрудниками функций;
• автоматизация учета в компании [3].

Помимо рассмотренных выше целей, модели бизнес-процессов используются и для обучения новых сотрудников, их адаптации в компании. Такие модели дают представление о полной картине деятельности компании, благодаря этому, каждый сотрудник осознает свою ценность и значимость в достижении поставленной организацией цели.

Описанием бизнес-процессов занимаются и в тех случаях, когда необходимо четко понимать последовательность действий и сами действия сотрудников при определённых задачах, с целью их изменения, адаптации. Как раз этот случай и является наиболее подходящим в рассматриваемой работе.

Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо выполнить описание основных бизнес-процессов транспортной компании: получения, обработки, выполнения заявки от заказчика, обработки выполненного заказа с целью автоматизации этой деятельности.

Прежде чем приступать к выполнению любого рода задач в компании, необходимо знать, как устроена компания, какие бизнес–процессы в ней протекают, какие документы используются в компании и так далее. Для этого подходит любое графическое описание бизнес-процессов компании, однако, у компании «Логистика-авто» на момент начала проекта не имелось никаких графических описаний бизнес-процессов. Таким образом, первостепенно необходимо построить модель бизнес-процессов компании.

Существует огромное количество различных языков моделирования, видов диаграмм, схем бизнес-процессов, каждый из которых имеет свою специфику и подходит для описания конкретных задач. Однако наиболее понятными для конечного пользователя являются блок-схемы. Именно поэтому, дальнейшие схемы будут построены в виде блок-схем.

Сбор информации, в основном, проходил в виде интервьюирования с сотрудниками компании и генеральным директором организации.

В результате были выделены следующие процессы компании:

• Получение заказа, сбор информации по заказу, принятие решения о выполнении заказа.
• Поиск перевозчика.
• Оформление документов с заказчиком.
• Оформление документов с перевозчиком.
• Выполнение заказа (перевозка).
• Обработка выполненного заказа.

Блок-схема, иллюстрирующую общую модель бизнес-процессов компании представлена в приложении А на рисунке А1.

Каждая из описанных выше групп была декомпозирована на более детальные задачи. Результат работы можно видеть в приложении А на рисунках А2 – А10.

Проанализировав полученную модель, можно видеть, что большое количество документов формируется вручную по шаблонам сотрудниками компании, более того отсутствует контроль обслуживания ТС. Также стоить отметить, что все данные, документы создаются и вводятся в 1 форму, что в последствии препятствует формированию различного рода отчетов. Эти действия можно автоматизировать внедрением и доработкой, подходящей под задачи и требования компании, информационной системы.

Следующим шагом является построение модели работы действующей информационной системы, с целью определения логики работы и последовательности действий сотрудников при работе с заявкой, а также те элементы, которые необходимо будет «перенести» в новую информационную систему. Рассматриваемая модель очень важна для текущей работы, поскольку требуется сохранить логику работы действующей информационной системы в будущей информационной системе.

Процесс построения модели работы действующей ИС весьма трудоемок. При построении следует учесть все нюансы работы в информационной системе, при этом не следует конкретизировать определенные ситуации. Необходимо выбрать такую грань, при которой была бы описана конкретика логики работы транспортной системы, но при этом, чтобы она была обобщённой. Это позволит в дальнейшем простроить логику работы новой информационной системы.

В процессе построения модели велись постоянные консультации как с сотрудниками компании, так и с гендиректором транспортной компании. Результат работы представлен в приложении Б на рисунках Б1 – Б2.

Построенная блок-схема является моделью «AS-IS» использования информационной системы при работе с заявкой заказчика, то есть моделью, которая показывает процесс использования ИС «как есть» на данный момент. Эта модель является одной из наиболее важных в данной работе, поскольку именно эта модель будет использоваться в дальнейшем для получения модели «TO-BE». Модель «TO-BE» в конкретном случае отображает использование выбранной информационной системы при работе с заявками заказчиков в том виде, в котором должно быть.

Следующим шагом является определение требований к будущей информационной системе, выбор класса и продукта ИС.

1.2 Определение основных требований к информационной системе

Компания ООО «Логистика-авто» занимается перевозкой грузов по России. У компании есть собственный автопарк тралов и прицепов, которые необходимо своевременно обслуживать и ремонтировать, следить за их техническим состоянием. На момент выбора релевантной информационной системы автоматизированный контроль за обслуживанием транспортных средств отсутствовал. В связи с чем возникали ситуации, при которых водитель ТС мог использовать намного больше технических ресурсов (тех. жидкостей и других расходных материалов), чем это необходимо. Из-за этого возникала проблема повышенного расхода технических жидкостей, проблемы своевременного и качественного обслуживания транспортных средств. Всё это привело к большим затратам со стороны компании и непрозрачности потока материальных средств на конкретные ТС (т.е. на что конкретно тратятся эти средства).

Одним из основных документов первичного учета транспортных компаний являются путевые листы. При перевозке товарных грузов совместно с товарно-транспортной накладной они определяют показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов [4].

Путевые листы предназначены, в первую очередь, для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ является правовой основой для учета расходов на бензин и вычета этих расходов из налогооблагаемой базы. Также этот документ используется для начисления заработной платы водителю. Более того путевой лист определяет причастность и правомерность использования данным водителем конкретного автомобиля, что является необходимым при проверке документов инспекторами ГИБДД.

Формирование путевых листов в действующей информационной базе компании не автоматизировано, маршрутные листы заполняются вручную по шаблону к каждому рейсу и в большинстве случаев переоформляются после выполнения заказа ввиду большого количества изменений. Всё это может привести к ошибкам, которые в свою очередь могут понести за собой большие затраты и вызвать неразбериху в документах.

Компания ООО «Логистика-авто» с течением времени развивается и соответственно расширяет штат водителей. В текущей информационной системе не предусмотрена возможность автоматизированного расчета заработных плат, в связи с этим бухгалтерии компании приходится ежемесячно анализировать большое количество документов, маршрутных листов, отчетов с систем ГЛОНАСС по движению транспортных средств и вручную насчитывать заработную плату каждому водителю. Это занимает огромное количество времени.

Более того, порой возникают ситуации, при которых необходимо спланировать приблизительный расход запчастей, технических жидкостей, затрат на топливо и так далее. В действующей информационной системе такой функционал реализовать крайне трудоемко и сложно, поскольку данная система не рассчитана на выполнение таких задач. Эти и многие другие причины подтолкнули начальство транспортной компании на покупку новой, более совершенной в транспортной отрасли информационной системы, которая могла бы выполнять все возложенные на неё задачи и имела потенциал для дальнейшего развития и расширения наряду с развитием компании.

Помимо вышеперечисленных причин, компании необходимо расширять штат менеджеров, что позволит увеличить количество выполненных заказов и повысить доход компании. Однако, поскольку деятельность компании нельзя назвать автоматизированной, то в первую очередь, необходимо автоматизировать её процессы, что позволит оформлять заказы заказчиков быстрее, повысив тем самым производительность менеджеров. После автоматизации необходимо рассматривать текущую ситуацию на рынке и в компании и принимать решение о расширении штата менеджеров.

Рассматривая вышеперечисленные проблемы, можно выделить наиболее значимые цели замены действующей информационной системы, а именно: сокращение времени работы с заявкой не менее, чем на 20%; сокращение количества ошибок в документе, связанных с человеческим фактором; сокращение времени на расчет заработных плат водителям; сокращение времени на контроль и его усиление за транспортными средствами. Все это приведет к тому, что увеличится производительность сотрудников компании, вследствие чего увеличится количество и качество выполняемых заявок. Это ожидаемые результаты наиболее явно отразятся в положительную сторону на прибыли транспортной компании.

Из всего вышесказанного следует, что новая информационная система должна выполнять следующие функции (или иметь потенциал для дальнейшего развития):

1. Контроль за обслуживанием транспортных средств.
2. Автоматизированное формирование путевых листов и прочих документов.
3. Автоматизированный расчет заработных плат водителям.
4. Планирование затрат.

Согласно рассмотренным выше требованиям, необходимо проанализировать наиболее популярные классы информационных систем для определения наиболее подходящего под поставленные задачи.

Классы информационных систем

Прежде всего, необходимо дать определение информационной системы для дальнейшей работы с этим понятием. Существует большое количество определений информационной системы, необходимо рассмотреть некоторые из них. Итак, информационная система (ИС) – это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди и т.д. Основная цель информационной системы – организация хранения, обработки и передачи итоговой информации, необходимой для принятия решения. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации [1]. Согласно ГОСТ 34.321-96, информационная система – система, которая организует хранение и манипулирование информацией о предметной области. Однако, наиболее полное определение можно считать следующее: Информационная система – это совокупность программных и аппаратных средств, а также организационное обеспечение, в совокупности оказывающие информационную поддержку человеку в различных сферах его деятельности. Это не только программный продукт и компьютеры с сетевым оборудованием, но и перечень регламентов и норм по эксплуатации системы, персонал, задействованный в процессах управления и администрирования всех ее компонентов и данные, которыми эта система управляет [2].

Информационные системы делятся на различные категории – классы, каждый из которых предназначен для решения определенных задач. Ниже будут рассмотрены основные классы ИС, применяемые в российских компаниях, а именно: MRP, MRP II, ERP, ERP II, CRM, SCM, TMS, CSRP [5].

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ МОДЕЛИ «TO-BE»

2.1 Построение модели работы проектируемой ИС

Прежде чем приступать к доработке и адаптации новой информационной системы, необходимо разобраться, как конкретно устроена и работает выбранная информационная система. Необходимо понять логику работы выбранной информационной системы, чтобы определиться с теми задачами, которые будут реализованы в новой системе для адаптации её к реалиям транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Так как выбранная информационная система является авторской конфигурацией, у неё на текущий момент отсутствует документация. Следовательно, необходимо самостоятельно построить модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика, для дальнейшей работы.

Модель работы выбранной конфигурации 1С проектировалась на основе изучения самой информационной системы, а также на основе взаимодействия непосредственно с самим разработчиком конфигурации.

Рассматриваемая система значительно отличается от той системы, которая использовалась ранее в компании. Алгоритм работы включает в себя создание 5 различных документов конфигурации от принятия заказа до последующей обработки выполненного заказа, при условии, что заказ выполняется транспортным средством компании. В противном случае, необходимо создать 6-7 документов, справочников конфигурации для прохождения всего цикла заявки.

Построив модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика и сравнив с моделью «AS-IS» использования действующей в компании информационной системы можно видеть, что они значительно отличаются друг от друга, однако в своей основе имеют примерно одинаковую логику работы. В новой информационной системе недостает некоторых важных данных для работы, таких как: печатные формы документов, самих документов, различных реквизитов и справочников.

Модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы – 1С: Управление Автотранспортом представлена в виде блок-схемы на рисунках Д1-Д2 Приложения Д.

Для внедрения выбранной информационной системы необходимы следующие изменения в конфигурации создание печатных форм документов, создание всех необходимых документов/ справочников (счет на оплату, счет фактура, условия оплаты и т.д.), добавление необходимых реквизитов или данных для работы (условия оплаты, габариты груза и т.д.).

Из этих двух моделей («AS-IS» использования предыдущей информационной системы и новой информационной системы) необходимо составить единую модель «TO-BE», при этом необходимо соблюсти логику работы как новой системы, так и действующей. Данная модель будет являться конечным состоянием системы на момент внедрения. На основе этой модели будут составлены задачи для доработки и написано техническое задание на доработку выбранной ИС. Помимо «слияния» двух моделей «AS-IS» использования ИС, были внесены изменения в виды выдаваемых водителям документов и формируемых документов менеджером. Такой документ, как «Аренда автотранспорта» в модели «TO-BE» был заменен на более совершенный документ «Договор подряда», который в свою очередь является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС водителю», «Акт возврата ТС заказчику». Изменение документа обусловлено инцидентом, произошедшим в компании, который показал несовершенство документа «Аренда автотранспорта». Таким образом, появились новые виды документов в модели «TO-BE», более того, такой документ как «Спецификация» составлялся и подписывался ранее после выполнения заказа, однако такой подход в корне неверный. Документ «Спецификация» должен быть сформирован и подписан до выполнения заказа. Ранее, этот документ формировался менеджерами вручную. В модели «TO-BE» эти и другие виды описанных ранее документов будут формироваться автоматически в надлежащем порядке. При этом следует учесть, что к каждому путевому листу выдается только 1 договор подряда, но может содержаться несколько спецификаций, поскольку в маршрутном листе может быть несколько заказов, а спецификация формируется к каждому заказу. Также документ «Акт передачи ТС водителю» выдается один раз водителю перед выполнением заказа. И документ «Акт возврата ТС заказчику» выдается на подпись водителю после выполнения заказа и возврата водителя на базу. Результат проектирования модели «TO-BE» можно видеть на рисунках Е1 – Е3 приложения Е. Далее необходимо рассмотреть список доработок выбранной информационной системы.

2.2 Определение списка доработок новой ИС

Из построенной модели «TO-BE», можно видеть те изменения, которые необходимо внести в новую ИС, прежде чем внедрять её в компанию. Эти изменения или доработки можно выделить в отдельные области для последующей доработки:

1. Область «Создание печатных форм».
   1. Создание печатной формы документа «Договор на перевозку груза» («Договор заявка»).
   2. Создание печатной формы документа «Счет на оплату».
   3. Создание печатной формы документа «Счет фактура».
   4. Создание печатной формы документа «Акт выполненных работ» («Реализация Услуг»).
   5. Создание печатной формы документа «Договор подряда».
   6. Создание печатной формы документа «Спецификация» к договору подряда.
   7. Создание печатной формы документа «Акт передачи ТС подрядчику» к договору подряда.
   8. Создание печатной формы документа «Акт возврата ТС заказчику» к договору подряда.
2. Область «Добавление дополнительных данных».
3. Заполнение характеристик груза в заявке (габариты груза, страховка груза, ценность груза).
4. Заполнение в заявке расчетных единиц, условий оплаты, тарифа, стоимости перевозки, основного тарифа, предоплаты, стоимости основного тарифа, диспетчерских услуг, услуг наемного транспорта, доп. услуг, скидок, суммы, условия оплаты с наемником.
5. Добавление ставки НДС при работе на субподряде.
6. Область «Обмен данными».
7. Загрузка данных из действующей конфигурации 1С в новую, т.е. создание внешней обработки для загрузки данных (контрагентов, ТС, организаций и т.д.).
8. Изменение внешней обработки по передаче данных из УАТ в Бухгалтерию (изменение списка передаваемых данных, изменение обработки для использования в Бухгалтерии 8.2).
9. Отображение статусов оплаты в УАТ.
10. Область «Другие изменения».
11. Изменение документа «Реализация услуг»
12. Автоматическое заполнение банков по БИК

Ранее, в системе были реализованы печатные формы документов: «Счет на оплату», «Счет фактура», «Реализация товаров и услуг», «Договор заявка», «Договор с наемным перевозчиком». Однако, в выбранной системе таких документов и печатных форм нет. Исходя из этого, первостепенной задачей является создать печатные формы этих документов, согласно соответствующим шаблонам. Более того, необходимо поднять уровень автоматизации транспортной компании с лоскутного уровня на более высокий, следовательно, необходимо добавить печатные формы документов, формируемые автоматически на основе данных, заполненных пользователем в процессе оформления заявки. Необходимо помимо описанных выше печатных форм документов добавить следующие печатные формы: «Договор подряда», «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику».

Необходимо определить, что понимается под созданием печатных форм, создание печатной формы документа подразумевает формирование печатной формы по заранее определенному алгоритму и шаблону, исходя из ранее записанных пользователем данных конфигурации. Для формирования печатной формы документа, отсутствующего ранее в конфигурации, как правило, требуются данные, которые необходимо добавить в конфигурацию. Далее, добавленные поля, документы, реквизиты, будут использованы и в других задачах в ходе цикла выполнения заявок, следовательно, необходимо учитывать где и каким образом эти данные будут использоваться в дальнейшем.

Однако, если такие документы как «Счет фактура», «Счет на оплату» формировать в выбранной информационной системе не обязательно, поскольку эти документы составляются на основе данных Договор заявки и в последующем экспортируются в конфигурацию Бухгалтерии, то остальные документы необходимо реализовать в системе в полной мере. Так, договор подряда является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику». Эти документы должны формироваться из формы самого документа «Договор подряда». Более подробно формирование печатных форм документов и создание документов в конфигурации рассматривается в Техническом Задании.

Автоматизация документооборота компании предоставит массу преимуществ, во-первых, значительно уменьшатся временные затраты на формирование и заполнение вручную перечисленных выше документов, во-вторых, это поможет избежать ошибок в заполнении документов, связанных с человеческим фактором, более того, документы компании приобретут более унифицированный вид.

Помимо добавленных данных (полей, реквизитов) в конфигурацию при создании документов и печатных форм, необходимо добавить ключевые данные для компании: характеристик груза, условия расчета с заказчиком и поле ставки НДС при работе по схеме субподряда.

Компании необходимо обладать информацией, какой груз, в каком количестве, какой ценности она везет. Также необходимо обладать информацией был ли застрахован груз. Страховка груза зависит от определенной ценности груза. Если ценность груза не превышает 1 200 000 рублей, то груз страховать не обязательно, в противном случае, согласно внутреннему уставу компании, страховка груза обязательна. Помимо этих данных заполняются также данные о погрузке (верхней/ боковой) в кузов транспортного средства. Все эти данные необходимы как для основания каких-либо действий менеджера, так и для контроля за работой менеджера.

Помимо этого, одними из наиболее значимых данных являются данные об условиях оплаты. В зависимости от юридического статуса заказчика варьируется ставка НДС, наценка за груз, из всех пунктов собирается информация и согласно этим данным рассчитывается вознаграждение менеджеру. Помимо этого, компания работает по системе пост оплаты, рассрочки, частичной предоплаты. Для отслеживания оплаты груза, также необходимо знать эту информацию.

Обмен данными между двумя конфигурациями УАТ и Бухгалтерией достаточно сложный и трудоемкий процесс. Необходимо учитывать огромное количество фактов при выгрузке определенных данных из одной конфигурации и загрузки их в другую. Выгрузка данных из УАТ в Бухгалтерию необходима, поскольку конфигурация УАТ не предназначена для бухгалтерского учета, но имеет для него необходимые документы и данные. Эти документы являются основанием для правомерного списания средств, а также контроля за денежным потоком компании. Необходимо выгружать большое количество разновидностей документов в конфигурацию Бухгалтерии:

1. Счет на оплату.
2. Счет фактура.
3. Списание горюче смазочных материалов.
4. Списание топлива.
5. Ремонтные листы.
6. Списание запчастей.

Помимо выгрузки данных в бухгалтерию необходима выгрузка данных в конфигурацию Управленческого учета (УПП). В УПП должна попадать информация об оплате услуг водителей и, возможно, в перспективе, об оплате услуг менеджеров. Однако, забегая вперед, на момент написания работы, не представляется возможным автоматизированное начисление заработной платы водителям. В компании достаточно часто меняются тарифы оплаты услуг водителей. Заработная плата водителя зависит от огромного количества факторов, например, оплата за километр негабаритного груза отличается от оплаты за километр габаритного груза и отличается от оплаты за километр при порожнем ходе; помимо этого, на эти факторы влияет ещё и дальность маршрута, время в дороге, географическая локация маршрута и так далее. Компания ещё не нашла золотую середину оплаты услуг водителей, из-за этого, настраивать и дорабатывать автоматизированный расчет заработных плат водителям на текущий момент представляется нецелесообразным. Помимо этого, существуют второстепенные задачи, облегчающие работу менеджеров и повышающие их производительность. Эти и другие задачи более подробно описаны в Техническом задании.

2.3 Выбор подхода внедрения

Помимо адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, необходимо определиться каким образом дорабатываемая информационная система будет внедряться в деятельность компании в будущем.

Существует три основных подхода внедрения информационных систем в компанию [6]:

1. Теория большого взрыва. При этом подходе внедрения все пользователи компании переходят на выбранную ИС одновременно, при этом установлена конкретная дата внедрения. Основными недостатками является то, что в большинстве случаев доработка и адаптация продукта к компании происходит в сжатые сроки и мелкие детали игнорируются. Наиболее рискованный метод внедрения и в большинстве случаев наиболее тяжелый для компании. Преимуществом данного способа является быстрое внедрение и переход на выбранную ИС.
2. Поэтапное внедрение. Данный подход внедрения подразумевает постепенную доработку ИС, постепенную настройку, полное тестирование ИС. К недостаткам можно отнести то, что изменения, вносимые в информационную систему, могут устареть на момент внедрения, по сравнению с теорией большого взрыва занимает длительный промежуток времени.
3. Параллельное внедрение. Данных подход подразумевает параллельное внедрение новой ИС в уже действующую ИС. Является наименее рискованным подходом внедрения.

В нашем конкретном случае будет производиться поэтапное внедрение ИС в компанию, поскольку этот подход является наиболее оптимальным как для специалиста, который занимается внедрением, так и для персонала, поскольку при таком подходе, персонал постепенно обучается работе на новой информационной системе.

Помимо этого, необходимо дать определение и рассмотреть основные виды аутсорсинга, определить, пользуется ли компания в конкретном случае услугами аутсорсинга.

2.4 Аутсорсинг

Существует мнение, что быть узконаправленным специалистом крайне невыгодно, однако, на практике это мнение бывает часто неверным. Чем узконаправленнее специалист и компания в целом, тем выше опыт и профессионализм в конкретной области. Если какие-либо виды деятельности компании оказываются обременительными или компания не способна решить ту или иную задачу своими силами, как правило, такая компания прибегает к аутсорсингу.

Аутсорсинг – процесс передачи компанией части производственных или бизнес – процессов другой компании или лицу, способному качественно выполнить поставленную задачу [22].

Делегируя процессы, которые не относятся к основному виду деятельности компании, но являющиеся важными для неё, компания совершает выгодный обмен.

Стоит также различать понятия разовой поддержки и аутсорсинга. Разовая поддержка имеет краткосрочные взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, аутсорсинг имеет долгосрочные отношения, на определенный период времени.

Несомненное преимущество аутсорсинга заключается в делегировании определенных задач специалистам и сосредоточение компании на решении основных стратегических задач.

Различают следующие виды аутсорсинга:

1. ИТ аутсорсинг. Информационные системы передаются на обслуживание организациям, занимающимся технической поддержкой, программным обеспечением, доработкой и разработкой информационных систем.
2. Производственный аутсорсинг. Часть ключевых функций передается сторонней организации.
3. Аутсорсинг бизнес-процессов. Компания передает бизнес-процессы, которые не являются для неё ключевыми сторонней организации.
4. Аутсорсинг управления знаниями [23]. Рассматриваемый вид подразумевает управление теми видами процессов, которые требуют более детального изучения или серьёзной аналитической обработки больших массивов данных, создания и управления базами знаний. Рассматриваемый вид аутсорсинга в настоящее время только набирает популярность в США.

Далее, рассмотрим более детально вид аутсорсинга, применяемый в транспортной компании ООО «Логистика-авто».

ИТ аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней организации информационных систем. В реалиях сегодняшнего бизнеса, совсем необязательно компании выполнять весь перечень работ только с помощью своего штата персонала.

Обычно комплекс ИТ аутсорсинга включает в себя следующие виды услуг [24]:

• Настройка и доработка аппаратной части оборудования.
• Настройка и обновление ПО.
• Защита сети от несанкционированного доступа извне.
• Антивирусная защита.
• Ремонт и замена оборудования.
• Обучение персонала.
• Управление базами данных компании.
• Резервное копирование информации.
• Доработка и адаптация информационных систем компании.
• Внедрение информационных систем в компанию.

Помимо этих видов услуг, зачастую к ИТ аутсорсингу относят и услуги по аналитической деятельности, такие как описание бизнес-процессов компании с целью автоматизации или оптимизации деятельности и так далее.

Различают различные формы аутсорсинга [25]:

1. Полный аутсорсинг. Организация передает сторонней фирме выполнение каких – либо процессов.
2. Частичный аутсорсинг. Организация передает только часть определенных задач одной области сторонней компании.
3. Усовершенствованный аутсорсинг. Организация передает аутсорсерам определённые функции, оставляя за собой роль распределителя.

Полный аутсорсинг появился в середине 90х годов. Подразумевает под собой передачу полного процесса аутсорсеру. Организация обеспечивает компанию – партнера необходимой документацией для проведения оговоренных работ. Компания-аутсорсер качественно выполняет всю поставленную работу.

Частичный аутсорсинг подразумевает делегирование частей одного процесса компании – аутсорсеру. Эта форма аутсорсинга наиболее распространена и имеет большое применение в российском бизнесе.

Усовершенствованный аутсорсинг представляет собой совершенно новое направление аутсорсинга. В этом случае компания – аутсорсер решает наиболее ключевые моменты под попечительством вышестоящего начальства компании заказчика.

Рассмотрев виды и формы аутсорсинга, можно сделать вывод, что компания пользуется услугами частичного ИТ аутсорсинга, поскольку, покупая авторскую конфигурацию, поддерживаемую разработчиком на неопределенный срок и привлекая специалиста в области внедрения и доработки информационной системы, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц, на определенный период времени.

Следующим этапом работы является разработка Технического Задания для последующей реализации изменений в конфигурации. Техническое задание представлено в приложении З. Отдельно описывать техническое задание представляется нецелесообразным, поскольку техническое задание выполнено в соответствии с ГОСТ 34.602-89 и представляет собой независимый документ.

Выводы по главе

Подводя итоги главы, была построена модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика. Построена модель «TO-BE» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика, описывающая, как должна работать выбранная информационная система. Определены задачи по адаптации информационной системы к специфике компании. Рассмотрены виды внедрения информационных систем в компании и выбран наиболее подходящий – поэтапное внедрение. Также были рассмотрены виды и формы аутсорсинга и сделан вывод, компания ООО «Логистика-авто» прибегает к частичному ИТ аутсорсингу при выборе, адаптации и внедрении информационной системы.

ГЛАВА 3. АДАПТАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ К СПЕЦИФИКЕ КОМПАНИИ

3.1. План проводимых изменений в информационной системе

Первоочередной задачей при внедрении является приведение информационной системы к тому состоянию, при котором менеджеры транспортной компании ООО «Логистика-авто» могли бы её использовать как основной информационный продукт. Для этого, необходимо в первую очередь реализовать печатные формы тех документов, которые описаны в техническом задании, а именно:

• Заявка заказчика.
• Заявка перевозчика.
• Договор подряда.
• Спецификация.
• Акт передачи ТС подрядчику.
• Акт приема ТС заказчиком.
• Счет на оплату.
• Счет фактура.
• Акт выполненных работ.

Создание печатных форм этих документов является первоочередной задачей при адаптации выбранной информационной системы к специфике транспортной компании ООО «Логистика-авто». В процессе создания печатных форм документов требуется добавить необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию, таким образом, при создании печатных форм документов, параллельно будут добавлены все необходимые реквизиты, справочники, для полноценной работы менеджеров.

После того, как все необходимые данные будут внесены в систему и созданы печатные формы документов, необходимо автоматизировать расчет заработных плат водителям.

Обмен данными между конфигурациями управления автотранспортом и бухгалтерией не будет рассматриваться в рамках текущей работы, поскольку ориентировочный срок завершения работ по обмену данными выходит за временные рамки текущей работы.

3.2 Добавление печатных форм документов

Документ «Заявка заказчика» является одним из основных документов при выполнении заказа. Данный документ содержит большое количество различных данных, начиная от данных заказчика и исполнителя, и их банковских реквизитов, заканчивая описанием груза, способом размещения груза в кузове транспортного средства и информацией о водителе. Более подробно данные из которых формируется печатная форма документа описаны в техническом задании.

Как уже было сказано ранее, в выбранной конфигурации существует документ «Заявка заказчика», но не имеет печатной формы. Таким образом, необходимо спроектировать печатную форму текущего документа. Помимо этого, необходимо добавить дополнительные реквизиты в документ «Заявка заказчика», более подробно каждый реквизит и цель его добавления описаны в техническом задании.

При проектировании печатной формы документа «Заявка заказчика» данные извлекаются не только из самого документа, но также из регистров накопления, регистров сведений и других справочников и документов, связанных с основным документом. Подобное описание источников данных приводить в текущем отчете представляется нецелесообразным, поскольку данных большое количество и формирование печатной формы документа не несет научной новизны.

Исходя из всего вышеперечисленного, была составлена печатная форма документа «Заявка заказчика», вызываемая менеджером по нажатию выпадающего меню «Печать» и выбора печатной формы «Заявка заказчика» текущего документа.

Печатная форма, в соответствии с техническим заданием, открывается в отдельном окне программного продукта с уже заполненными данными, указанными ранее менеджером в документе. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении И.

В случае, если заказ выполняется сторонней организацией, то есть наемным транспортным средством, должен формироваться документ «Заявка перевозчика». Этот документ аналогичен документу «Заявка заказчика», при формировании которого используются те же данные. Сформированная печатная форма документа представлена в приложении К.

На замену документа «Аренда автотранспорта», в связи с произошедшим инцидентом в компании, был введен новый документ «Договор подряда», который выдается для каждого путевого листа водителю. Этот документ является основанием выезда транспортного средства из гаража. Без этого документа водитель не имеет права использовать транспортное средство. Ранее использовавшийся документ выдавался без ограничения срока действия, в связи с чем, водитель мог полноправно использовать транспортное средство в любое время.

Документ «Договор подряда» является основанием для следующих документов:

• Спецификация.
• Акт передачи ТС подрядчику.
• Акт приема ТС заказчиком.

Поскольку в выбранной конфигурации ранее не было рассматриваемого документа, необходимо создать документ «Договор подряда» с ссылкой на путевой лист, из которого создается рассматриваемый документ. Подробное описание представлено в техническом задании.

При создании документа подряда из документа «Путевой лист» создается соответствующий документ, который имеет ссылку на родительский документ. При этом путевой лист также имеет ссылку на «Договор подряда». При создании договора подряда табличная часть «Заказы» из путевого листа переносится в рассматриваемый документ, помимо этого переносятся данные об организации и водителе.

Поскольку документ «Договор подряда» является основанием для документов «Спецификация», которых может быть множество, была создана табличная часть, в которой проставляются ссылки на созданные спецификации, по которым в последующем можно будет перейти на конкретный документ.

В результате проделанной работы была получена следующая форма документа (см. рисунок 3.1).

Рисунок 3.1. Главная форма документа «Договор подряда»

Сформированная печатная форма документа представлена в приложении Л.

Документ «Спецификация» представляет собой подробное описание заказа и выставляется к каждому документу «Заявка заказчика». Основная задача документа спецификации – конкретизация положений соглашения. Подробное описание данных, входящих в документ спецификации представлено в техническом задании.

Изначально в выбранной конфигурации не было текущего документа, поэтому необходимо создать справочник «Спецификация». Каждый документ «Спецификация» должен создаваться на одном задании (заявке заказчика), поэтому, необходимо предоставить возможность выбора конкретного задания пользователю, по которому требуется создать спецификацию. Для этого была сформирована дополнительная форма документа (см. рисунок 3.2).

Рисунок 3.2. Форма выбора задания для спецификации

На основании выбранного задания формируется справочник «Спецификация», при этом, ссылка на сформированный справочник проставляется в табличную часть документа «Договор подряда». Основная форма справочника «Спецификация» представлена ниже на рисунке 3.3:

Рисунок 3.3. Основная форма справочника «Спецификация»

По нажатию на кнопку «Печать» текущей формы формируется печатная форма документа, которая представлена в приложении М.

Документ «Акт передачи ТС подрядчику» выдается непосредственно перед выполнением заказа водителю и является подтверждением того, что водитель получил ТС в пользование на время выполнения заказа. В данном документе указывается состояние транспортного средства, возможно, мелкие технические неисправности, для того, чтобы при сдаче транспортного средства водителем не возникли какие – либо претензии с обоих сторон. Сформированная печатная форма документа представлена ниже на рисунке 3.4:

Рисунок 3.4. Печатная форма документа «Акт передачи ТС подрядчику»

Документ «Акт возврата ТС заказчику» является подтверждением того, что водитель сдал ТС в надлежащем состоянии. Транспортное средство после выполнения заказа принимает механик организации (может принять другое уполномоченное лицо). Печатная форма документа представлена ниже (см. рисунок 3.5.).

Рисунок 3.5. Печатная форма документа «Акт возврата ТС заказчику»

Менеджер в любой момент выполнения/обработки заказа должен иметь возможность выставления счета на оплату и счет фактуры заказчику. Принято решение, что такие документы будут формироваться также из документа «Заявка заказчика». Помимо этих документов, необходимо создать печатную форму документа «Акт выполненных работ», которая выставляется заказчику после выполнения заказа.

Печатные формы документов вызываются по нажатию на ниспадающий список «Создать на основании» и выбора конкретного документа (рисунок 3.6.):

Рисунок 3.6. Вызов печатной формы документа

Сформированная печатная форма документа «Счет на оплату» представлена ниже на рисунке 3.7:

Рисунок 3.7. Пример печатной формы документа «Счет на оплату»

Сформированная печатная форма документа «Счет фактура» представлена ниже на рисунке 3.8:

Рисунок 3.8. Пример печатной формы документа «Счет фактура»

Стоит также отметить, что документы «Счет на оплату» и «Счет фактура» как таковые отсутствуют в конфигурации, есть только печатные формы этих документов.

Подробное описание данных, входящих в печатную форму документа представлено в техническом задании. Выходная форма представлена ниже на рисунке 3.9:

Рисунок 3.9. Печатная форма документа «Акт об оказании услуг»

3.3. Настройка автоматизированного расчета заработных плат водителям

Одной из наиболее ключевых предпосылок внедрения новой релевантной информационной системы в транспортную компанию ООО «Логистика-авто» являлась необходимость автоматизации расчета заработных плат водителям. Выбранная информационная система имеет функционал для автоматизации расчета. Таким образом, необходимо настроить автоматизированный расчет заработных плат водителям в выбранной конфигурации платформы 1С.

Для начала необходимо определить тарифы и алгоритмы расчета заработных плат в транспортной компании. Согласно внутреннему документу, был составлен алгоритм расчета заработных плат водителям (см. рисунок 3.10).

Рисунок 3.10. Алгоритм расчета заработных плат водителям

Исходя из тарифов расчета заработной платы, сумма начислений зависит от размера груза (габарит/ негабарит) и расстояния в круг. Таким образом, эти два условия должны обязательно присутствовать в установках начисления заработных плат. Усложняет задачу и то, что для данной конфигурации нет абсолютно никакой документации и для настройки конфигурации или её доработки необходимо разбираться во всех модулях конфигурации. Это весьма трудоемко и занимает большие промежутки времени. Несмотря на это, в конфигурации существует документ «Дополнительные условия расчета зарплаты и доходов», в котором можно определить дополнительные условия в виде формул. Это является первым шагом к автоматизации расчета заработных плат водителям. Ниже, представлен скриншот с рассматриваемым документом, в котором добавлено условие расчета заработной платы в зависимости от размеров груза (см. рисунок 3.11).

Рисунок 3.11. Настройка дополнительных условий расчета зарплаты водителям (условие размера груза)

Согласно условию, для организации ООО «Логистика-авто» действует условие начисления зарплаты водителям с наименованием «Габаритность». Данные для условия берутся из документа «Товаротранспортный документ», реквизита «Габаритность». Аналогичным образом были добавлены условия расстояния (до 150 км, 150-700 км, 700 + км).

Для описанных выше условий необходимо добавить дополнительные реквизиты. Для размера груза необходимо добавить перечисление «Габарит/ Негабарит/ Порожний» и добавить его в табличную часть «Заказы» документов «Заявка заказчика», «Разнарядка», «Путевой лист». Также необходимо вынести этот реквизит в Товаротранспортный документ в отдельное поле.

Для определения расстояния были созданы булевы реквизиты «Город» (до 150 км в круг), «Область» (от 150 км до 700 км вкруг), «Россия» (более 700 км вкруг». Эти реквизиты были созданы в документе «Товаротранспортный документ», данные о пробеге берутся из путевого листа за весь рейс и автоматически проставляется соответствующий реквизит. Заполнение реквизитов происходит автоматически в зависимости от общего пробега путевого листа перед закрытием документа и перед созданием документа.

После того, как данные были добавлены в конфигурацию и настроены дополнительные условия расчета заработной платы, необходимо определить виды начислений. Настройка видов начислений производится в документе «Виды начислений заработной платы». Пример вида начислений представлен на скриншоте ниже (рисунок 3.12):

Рисунок 3.12. Вид начисления заработной платы «Км (Область)»

Согласно приведенному выше примеру, видно, что при данном виде начисления используется внешняя процедура расчета «Расчет сдельно за км». В системе предусмотрена возможность определить виды начислений с помощью внешних обработок, подключаемых к конфигурации. В такой обработке можно задать программно виды начислений и использовать их при расчете. В данном случае, была написана внешняя обработка, содержащая 3 экспортные функции:

• Расчет сдельно за км.
• Суточные.
• Смена.

Во внешней обработке прописаны условия при которых производится то или иное начисление в зависимости от пробега или времени работы.

Финальным шагом является определение условий и тарифов начисления заработных плат водителям в системе. Эти условия задаются в документе «Установки начислений расчета зарплаты». Исходя из составленных ранее условий можно однозначно определить начисления заработных плат. Условия начисления представлены ниже на рисунке 3.13:

Рисунок 3.13. Условия начисления заработной платы водителям

Каждому условию соответствует определенное начисление и ставка, заданное ранее, а именно:

• Смена.
• Суточные (Область).
• Суточные (Россия).
• Км (Область).
• Км (Россия).
• Км (Порожняк).

Помимо описанных выше начислений были созданы и другие начисления, заполняемые менеджерами вручную (установка ставней, погрузка, разгрузка и т.д.).

Таким образом, после проделанной работы, система в автоматизированном виде совершает расчет заработной платы водителю за конкретный маршрутный лист. Расчет производится по нажатию кнопки «Расчет доходов и зарплаты», расположенной в документе «Путевой лист». Результат работы представлен ниже на рисунке (см. рисунок 3.14).

Рисунок 3.14. Пример автоматизированного расчета заработной платы водителю по путевому листу

По маршрутному листу «СМ02» была рассчитана заработная плата водителю, согласно пробегу и времени работы. Исходя из расчета и начальных данных, водитель находился в рейсе 5 смен и проехал 2200 км. На скриншоте выше видно, что в табеле сотрудника проставлено 6 строк, однако смен в начислениях заработной платы только 5. Это связано с тем, что первая смена считается в случае, если водитель выехал раньше 12.00 и последняя смена учитывается, если водитель вернулся в гараж позже 16.00. Помимо этих начислений, менеджерами будут сделаны и дополнительные начисления, которые по определенным причинам не имеет смысла автоматизировать и на данный момент автоматизация таких начислений как «установка ставней», «установка ставней для габаритного груза» не представляется возможной. Такие начисления должны заноситься менеджерами вручную.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение информационных систем само по себе не приносит прямых экономических выгод, однако, безусловно, является действенным механизмом повышения эффективности деятельности компании, благодаря которой, в свою очередь, достигаются финансовые результаты. По предварительным расчетам, транспортная компания ООО «Логистика-авто» после окончания внедрения информационной системы получит увеличение чистой прибыли на 16,7%, что можно назвать успешным критерием реализации проекта внедрения релевантной системы в компанию.

В процессе работы были выявлены следующие проблемные области исследуемой компании ООО «Логистика-авто»: отсутствие автоматизированного контроля за состоянием и обслуживанием транспортных средств, а также расходом горюче-смазочных жидкостей; лоскутная автоматизация формирования печатных форм документов; отсутствие автоматизированного начисления заработной платы водителям.

Построены модели «AS-IS» и «TO-BE» использования действующей и выбранной информационных систем, которые, в свою очередь, являются основанием для определения требований, предъявляемых к ИС. Проведен анализ классов и продуктов ИС и выбран наиболее релевантный продукт класса TMS – 1С: Управление Автотранспортом. На основании этих данных было разработано Техническое Задание в соответствии с ГОСТ 34.602-89.

В результате работы над адаптацией ИС к специфике компании ООО «Логистика-авто» созданы печатные формы основных для транспортной компании документов: заявка заказчика, заявка перевозчика, счет на оплату, счет фактура, договор подряда, спецификация, акт передачи ТС подрядчику, акт приема ТС заказчиком, акт выполненных работ. Помимо этого, произведена алгоритмизация начислений заработной платы водителям, выделены основные критерии и виды начисления заработной платы, произведена настройка системы и написана внешняя обработка, благодаря которой достигнута автоматизация расчета заработных плат водителям компании.

Выбранная информационная система внедрена в компанию в качестве второстепенной информационной системы до момента окончания работ по адаптации ИС к специфике компании. Написаны инструкции для пользователей по работе в новой информационной системе. Произведен предварительный расчет экономической эффективности от внедрения новой ИС, а также определен период окупаемости проекта, который по расчетам составит около 4 месяцев.

В целом, на момент написания работы, проект внедрения релевантной информационной системы можно считать успешным, ввиду увеличения производительности труда менеджеров, что напрямую скажется на увеличении доходности транспортной компании и её дальнейшему развитию.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бурцева Е.В. Информационные системы. // И.П. Рак, А.В. Серезнев, А.В. Терехов, В.Н. Чернышов. Издательство ТГТУ 2009, - 87c.
2. Что такое информационная система. [Электронный ресурс] // URL: http://itconcord.ru/articles/information-system (Дата обращения: 17.01.2017).
3. Зачем описывать бизнес-процессы. [Электронный ресурс] // URL:http://chavalah.ru/зачем-описывать-бизнес-процессы (Дата обращения: 17.01.2017).
4. Путевой лист. [Электронный ресурс] // URL:http://www.alfatrans.ru/pages/putevka.html (Дата обращения: 17.01.2017).
5. В.И. Сергеев. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов. — М.: ИНФРА-М, 2004, — 976с.
6. Findik S. Selection and Implementation of ERP Systems: A Comparison of SAP implementation between BIH and Turkey. 2012. // A.O. Kusakci, F. Findik, S. Kusakci. DOI: 10.2478/v10033-012-0002-x.
7. Маторин О.В. Современные информационные системы в деятельности ТНК США [Электронный ресурс] // URL:http://dis.ru/library/561/25719 (Дата обращения: 17.01.2017).
8. Верников Г.В. Основы систем класса MRP- MRP II. [Электронный ресурс] // URL: http://www.cfin.ru/vernikov/mrp/mrpmine.shtml (Дата обращения: 17.01.2017).
9. Звезда TMS. [Электронный ресурс] // URL:https://habrahabr.ru/company/oracle/blog/265207 (Дата обращения: 17.01.2017).
10. ERP системы. [Электронный ресурс] // URL:http://marketing.rbc.ru/reviews/it-business/chapter_2_1.shtml (Дата обращения: 17.01.2017).
11. Преимущества «1С: Управление автотранспортом». [Электронный ресурс] // URL: http://www.katran-psk.ru/the-advantages-of-the-1c-management-of-motor-transport.php?sphrase_id=533 (Дата обращения: 17.01.2017).
12. Управление транспортом. [Электронный ресурс] // URL: https://www.galaktika.ru/erp/upravlenie-transportom.html (Дата обращения: 17.01.2017).
13. Управление логистикой. [Электронный ресурс] // URL: http://korusconsulting.ru/tasks/upravlenie-logistikoi/sap-tm.html (Дата обращения: 17.01.2017).
14. Управление транспортировками (SAP TM). [Электронный ресурс] // URL: http://novardis.com/resheniya/sap-tm (Дата обращения: 17.01.2017).
15. Oracle Transport Management. [Электронный ресурс] // URL: http://www.fors.ru/industry-solutions/transport/otm (Дата обращения: 17.01.2017).
16. Модуль «Управление автотранспортом». [Электронный ресурс] // URL:http://www.parus.com/products/gov/383 (Дата обращения: 17.01.2017).
17. Krigsman M. ERP implementation benchmark: Comparing SAP, oracle, and Microsoft. [Электронный ресурс] // URL: https://www.enterpriseirregulars.com/51085/erp-implementation-benchmark-comparing-sap-oracle-and-microsoft (Дата обращения: 17.01.2017).
18. От снижения издержек до повышения эффективности работы – результаты внедрения «1С: Управление строительной организацией 8» компанией «Катран ПСК». [Электронный ресурс] // URL: http://solutions.1c.ru/projects/project.html?project_id=1469 (Дата обращения: 17.01.2017).
19. 1С предприятие 8. Управление автотранспортом проф. [Электронный ресурс] // URL: https://rarus.ru/1c-transport/1c8-avtotransport-prof/#tab-product-about-link (Дата обращения: 17.01.2017).
20. 1С: предприятие 8: 1С Управление автотранспортом. [Электронный ресурс] // URL:http://perm.1cbit.ru/1csoft/1s-upravlenie-avtotransportom/#/functional (Дата обращения: 17.01.2017).
21. 1С: предприятие 8: 1С Транспортная логистика. [Электронный ресурс] // URL: http://perm.1cbit.ru/tor/btask/transportnaya-logistika/?gclid=CKqHvZrN1dICFUeLsgod_20CUw (Дата обращения: 17.01.2017).
22. Что такое аутсорсинг. [Электронный ресурс] // URL:http://predp.com/fin/terms/chto-takoe-autsorsing.html (Дата обращения: 17.01.2017).
23. Что такое аутсорсинг? Какие бывают аутсорсинговые услуги? [Электронный ресурс] // URL: http://myblaze.ru/chto-takoe-autsorsing (Дата обращения: 17.01.2017).
24. Что такое аутсорсинг и зачем он нужен. [Электронный ресурс] // URL: http://delatdelo.com/spravochnik/terminy/autsorsing-chto-eto-takoe.html (Дата обращения: 17.01.2017).
25. Виды и формы аутсорсинга. [Электронный ресурс] // URL:http://subschet.ru/subschet.nsf/docs/0354A7101F180E70C32573D3002DA2EB.html (Дата обращения: 17.01.2017).
26. Внедрение информационных систем. [Электронный ресурс] // URL:http://www.techsupp.ru/services/system_implementation (Дата обращения: 17.01.2017).
27. Внедрение информационных систем. [Электронный ресурс] // URL:http://www.intuit.ru/studies/courses/1055/271/lecture/6880?page=6 (Дата обращения: 17.01.2017).
28. Шутов А.А. Методы исследования экономической эффективности от внедрения информационных систем на предприятии. Бизнес-информатика №4(10)–2009 г., Нижний Новгород. // Д.Н. Трушин.

Приложение A. Модели «AS-IS» транспортной компании

Рисунок А.1. Модель «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании

Рисунок А.2. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании (Часть 1)

Рисунок А.3. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании (Часть 2)

Рисунок А.4. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процессов транспортной компании (Часть 3)

Рисунок А.5. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Поиск перевозчика, определение стоимости услуг, правил расчета» (Часть 4)

Рисунок А.6. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «оформление документов с заказчиком» (Часть 5)

Рисунок А.7. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Оформление документов с перевозчиком» (Часть 6)

Рисунок А.8. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Выполнение заказа - перевозка» (Часть 7)

Рисунок А.9. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Обработка выполненного заказа» (Часть 8)

Рисунок А.10. Декомпозиция модели «AS-IS» бизнес-процесса «Обработка выполненного заказа» (Часть 9)

Приложение Б. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика

Рисунок Б.1. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)

Рисунок Б.2. Модель «AS-IS» использования ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)

Приложение В. Сравнительная характеристика классов ИС

Таблица В.1. Сравнительная характеристика классов информационных систем

	MRP	MRP II	ERP	ERP II	CRM и SCM	TMS
Основная концепция	Минимизация издержек связанных со складскими запасами.	Минимизация издержек связанных со складскими запасами с учетом производственных мощностей, их загрузку, стоимость рабочей силы.	Принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения деловых операций, включая финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, или любые другие сведения.	Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия.	Эволюция системы ERP. Система изначальна ориентирована на доступ к приложениям не только из локальной сети, но и извне через интернет.	Класс входит в SCM, который в свою очередь является частью ERP систем. Ориентирована на управление авто парком транспортной компании. В базе заложен тот же принцип, что и у класса ERP: единое хранилище для накопления данных в процессе жизненного цикла продукта рассматриваемого класса.
Задачи	Показать зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты от плана выпуска готовой продукции. На основе плана выпуска, спецификации изделия осуществляется расчет потребностей производства в материалах с привязкой к конкретным срокам.	Планирование всех производственных ресурсов предприятия.	Управление заказами, финансами, планирование всех производственных ресурсов предприятия.	Оптимизация внутренних процессов организации: кроме интеграции таких традиционных для ERP систем областей деятельности предприятия, как управление финансами, бухгалтерский учет, управление продажами и покупками, отношения с дебиторами и кредиторами, управление персоналом, производство, управление запасами, системы класса ERP II позволяют управлять взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, вести торговлю через Интернет.	Схожи с ERP	Контроль за автопарком (обслуживание, плановые тех. работы). Построение маршрутов. Автоматизированное формирование основных документов логистики (маршрутных листов). Контроль за перемещением автотранспортом. Контроль расходов.
Для чего используется	С помощью системы формировался на основе утвержденной производственной программы план заказов на определенный период, также в дальнейшем были добавлены возможности по контролю затраченного сырья на производство продукта и т.д.	С помощью системы формировался на основе утвержденной производственной программы план заказов на определенный период, также в дальнейшем были добавлены возможности по контролю затраченного сырья на производство продукта и т.д.	ведение конструкторских и технологических спецификаций, планирование потребностей в материалах, управление запасами и закупочной деятельностью, планирование производственных мощностей, финансовые функции ( функции финансового учета, управленческого учета, а также оперативного управления финансами), управление проектами	Эффективность контактов с клиентами, рекламными компаниями, сбытом, помощь в проведении маркетинговых исследований.	Схожи с ERP	Предназначен для автоматизации процессов транспортных компаний, связанных с контролем автопарка, контролем движения транспортных средств, управлением заявками, формированием транспортных документов.
Область применения	Производство	Производство	Производство	Производство, продажи	Производство, продажи	Мелкие, Средние, Крупные транспортные компании.
Основные недостатки	Нет учета производственных мощностей, их загрузку, стоимость рабочей силы.	Ограниченное количество функций необходимых для полноценного управления предприятием,  ориентация на внутреннюю организацию предприятия	автоматизируют только внутреннюю деятельность предприятия, ориентация на внутреннюю организацию предприятия	Высокая стоимость, малое распространение, слабая неразвитая поддержка.	Сложные системы для пользователей.	Узкая направленность, для комплексного управления компанией необходимы ИС других классов
Примеры	RB Manufacturing, M-2, AC+, Парус [5].	PRMS, БОСС – КОРПОРАЦИЯ: Логистика [5].	Галактика ERP, Парус: Предприятие, 1С: Торговля, SAP ERP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics ERP [5].	SAP [5].	Microsoft Dynamics CRM, SAP CRM, Terrasoft, 1C: CRM [5]	Microsoft Dynamics Transport Management, SAP TMS, 1C: Управление Автотранспортом, Парус, Галактика [5].

Приложение Г. Сравнение продуктов класса TMS

Таблица Г.1. Сравнение продуктов класса TMS

	1С: Управление автотранспортом	Галактика ERP: Управление транспортом	SAP Transport Management	Oracle Transport Management	Парус: Управление автотранспортом
Страна разработчик	Россия	Россия	Германия	Америка	Россия
Функции	Для руководителя: Отчетность аварийности по каждому водителю; контроль рабочего времени водителя (благодаря трем документам: табель, путевой лист, ремонтный лист); контроль расчетов с заказчиками (путем интеграции с другими системами); учет затрат и расходов на содержание автопарка. Для бухгалтерии: Учет запчастей и ГСМ; отчетность по рабочему времени водителя; возможность учета заправок по топливным картам; автоматический расчёт заработной платы водителям; контроль расчетов с заказчиками; учет затрат и расходов на содержание автопарка. Для диспетчеров: Учет топлива; контроль за документами транспортного средства и водителя; гибкое управление тарифами за транспортные услуги; совместимость с программами навигации. Для механиков: Контроль за своевременным прохождением тех. Осмотра; учет износа запчастей; учет запчастей и ГСМ. Для водителей: Зарплата начисляется автоматически по данным путевых и ремонтных листов [11].	Средства по управлению персоналом; контроль водителей и транспортных средств за счет использования табеля; хранение информации о запчастях и спец. жидкостях; хранение информации о заказах; автоматическое создание путевых листов; возможность задания формул для нормативного расхода топлива ТС и оборудования, установленного на ТС; автоматическое начисление заработных плат водителям при помощи документов – табель, путевой лист; расчет нормативного и фактического расхода ГСМ; возможности автоматического формирования счетов на продажу, счет фактур, актов оказания услуг и других документов; контроль за документами транспортного средства и водителя; возможности формирования оперативной информации о состоянии транспортных средств и данных о водителях; возможности формирования графика ТО и капитального ремонта [12].	Планирование и управление транспортом; построение оптимальных маршрутов и мониторинг транспорта; Возможность проведения конкурсов перевозчиков по заданным критериям; расчет стоимости перевозок в каждом звене цепочки поставок; задание тарифов на перевозки; планирование и контроль загрузки транспортных средств; контроль исполнения доставок с учетом промежуточных точек маршрута; учет времени работы ТС (водителей) [13, 14].	Планирование перевозок; оптимизация использования транспортного оборудования; оптимизация погрузочно-разгрузочных работ; управление перевозками для любых видов транспорта: авиа, авто, железнодорожным и морским; оптимизация маршрутов доставки; выбор тарифов и маршрутов доставки в зависимости от заданных режимов перевозки и перевозчиков; графическое представление тарифов (тарифные диаграммы); отслеживание отгрузок; единое информационное пространство с поставщиками и заказчиками; возможность гибкого конфигурирования и интегрирования с учетными системами, системами управления заказами и складскими решениями, а также с ГИС-системами; плановая и фактическая калькуляция доходов и расходов по перевозке; расчет стоимости перевозок на основании различных алгоритмов [15].	Хранение документов учета ТС и доп. оборудования и истории владения; учет комплектации автотранспортных средств дополнительными агрегатами и оборудованием; учет закрепления автотранспортных средств за клиентами; возможность закрепления водителей за конкретными ТС; учет документов водителей; учет ГСМ по заправочным ведомостям и путевым листам; возможности формирования суточных планов; автоматическое формирование путевых листов на основании суточных планов; учет отработанного времени и выполненных работ водителей с последующим расчетом заработной платы [16].
Сложность программного продукта	Большое количество российских компаний пользуется платформой 1С, соответственно огромное количество пользователей имеют представление и опыт работы с различными конфигурациями платформы, что облегчает задачу внедрения о обучения пользователей работы с новой конфигурацией.	Поскольку Галактика ERP – российский продукт, созданный в первую очередь для работы на российском рынке и адаптирован под реалии современного российского рынка, то пользователям не составит большого труда в изучении данного продукта. Однако, большинству пользователей потребуется специальное обучение.	Достаточно сложный программный продукт для пользователя и для программиста. При проведении опросов 70% владельцев SAP систем заявляют о сложности системы [6].	Данный продукт разработан для управления зарубежными логистическими компаниями со своей спецификой и особенностями. В связи с этим у пользователей могут возникнуть проблемы по освоению данной системы и пользователям работающих ранее с продуктами Oracle также потребуется обучение по использованию рассматриваемой системы.	Для внесения изменений данной информационной системы требуются специалисты Oracle. Для пользователей потребуется специальное обучение.
Стоимость программного продукта	В среднем 20 тысяч рублей на 1 рабочее место.	В среднем 55 тысяч рублей на 1 рабочее место.	Примерно 160 тысяч рублей на 1 рабочее место.	В среднем 120 тысяч рублей на 1 рабочее место.	40 000 – 80 000 рублей на 1 рабочее место.
Сложность поиска специалистов по доработке	Большое количество программистов 1С на рынке; специализированные центры для обучения специалистов.	Малое количество программистов, сложность поиска.	Большое количество обучающей литературы. Сложность поиска программиста достаточно высока.	Большое количество обучающей литературы. Сложность поиска программиста достаточно высока.	Малое количество программистов, сложность поиска.
Язык программирования	Язык программирования 1С является языком высокого уровня. С помощью данного языка программирования можно решить большинство задач.	Внутренний язык программирования «Атлинтис» вызывает множество споров и недовольств конечных пользователей.	ABAP/4 (Advanced Business Application Programming) язык программирования высокого уровня, с помощью которого можно решить большинство задач.	Языки семейства Си являются языками высокого уровня программирования, с помощью которых можно решить большинство задач	Visual Fox Pro (VPF) объектно-ориентированный и процедурный язык программирования систем управления реляционными базами данных, разработанный корпорацией Microsoft.
Сложность внедрения в компанию (для пользователей)	Время внедрения составляет от 3 месяцев до 6 месяцев. Поскольку ранее в компании использовался продукт 1С, следовательно, сложность внедрения нового продукта на базе 1С минимальна.	Время внедрения составляет от 4 месяцев до года. Весьма сложен и трудоёмок для внедрения, осложнен трудоёмким поиском специалистов.	Время внедрения составляет от 6 месяцев до полутора лет. Весьма сложен и трудоёмок для внедрения [17].	Время полноценного внедрения более 1 года [17].	Время внедрения составляет от 4 месяцев до года. Весьма сложен и трудоёмок для внедрения, осложнен трудоёмким поиском специалистов.

Приложение Д. Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой

Рисунок Д.1. Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)

Рисунок Д.2. Модель «AS-IS» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)

Приложение Е. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика

Рисунок Е.1. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 1)

Рисунок Е.2. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 2)

Рисунок Е.3. Модель «TO-BE» использования разрабатываемой ИС при работе с заявкой заказчика (Часть 3)

Приложение Ж. Сравнение конфигураций

Таблица Ж.1. Таблица сравнения конфигураций 1С класса TMS

Критерий	Типовая конфигурация	1С: УАТ	1С: УАТ	1С: Транспортная логистика
Разработчик	1С - Рарус	ИП Кобелев Сергей	Первый Бит	Первый Бит
Цена информационной системы.	46 тыс. руб. + 60 тыс. руб. (6 раб. Мест) = 106 тыс. руб. + ежегодная поддержка 20 тыс. руб. = 126 тыс. руб. [19]	40 тыс. руб. + 5 тыс. руб. (за 1 рабочее место) * 6 =70 тыс. руб.	55 тыс. руб. + 45 тыс. руб. + ежегодная поддержка 15 тыс. руб. = 115 тыс. руб. [20]	50 тыс. руб. + 45 тыс. руб. + 15 тыс. руб. = 110 тыс. руб. [21]
Балл	6	10	7	7
Соответствие базового функционала системы с ожидаемым.	Контроль за обслуживанием транспортных средств - ДА Автоматическое формирование путевых листов - ДА Автоматический расчет заработных плат водителям - НЕТ Планирование затрат - ДА	Контроль за обслуживанием транспортных средств - ДА Автоматическое формирование путевых листов - ДА Автоматический расчет заработных плат водителям - ДА Планирование затрат - ДА	Контроль за обслуживанием транспортных средств - ДА Автоматическое формирование путевых листов - Автоматический расчет заработных плат водителям - НЕТ Планирование затрат - ДА	Контроль за обслуживанием транспортных средств - ДА Автоматическое формирование путевых листов - ДА Автоматический расчет заработных плат водителям - НЕТ Планирование затрат -НЕТ
Балл	8	10	8	6
Дополнительный функционал, который может быть интересен компании в ближайшей перспективе.	-	Автоматическая загрузка данных для списания топлива по маршрутным листам; Подключение ССМ (Систем спутникого мониторинга)	-	-
Баллы	0	2	0	0
Сложность системы (чем проще система, тем выше балл).	6	6	6	6
Документация по конфигурации.	Есть инструкции	Документов нет	Есть инструкции	Есть инструкции
Баллы	10	5	10	10
Дальнейшее развитие.	8	8	7	5
Доп. требования к системе.	Ежегодная платная обязательная поддержка	Поддержка программистом в течение года бесплатно	Ежегодная платная обязательная поддержка	Ежегодная платная обязательная поддержка
Баллы	-1	1	-1	-1
Итог	33	42	36	34

Приложение З. Техническое задание