Разработка модуля учёта для библиотеки на базе программного продукта 1С: Предприятие

Содержание:

Введение

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

На сегодняшний день имеется множество различных коммерческих программных продуктов, с помощью которых можно улучшить свой бизнес, но данные программы либо имеют сугубо общий функционал, либо глубоко направленный. Поэтому невозможно выделить из автоматизированных информационных систем лучшую для автоматизации производства того или иного предприятия, из-за чего некоторые прибегают к разработке собственной. Все это свидетельствует об актуальности внедрения специализированных систем автоматизации производства.

Таким образом, актуальность темы дипломной работы не вызывает сомнения.

Целью работы является разработка модуля учёта для библиотеки на базе программного продукта 1С: Предприятие.

Объектом исследования является городская библиотека.

Предметом исследования выбран процесс учёта выдачи и возврата книг в библиотеке.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Библиотечный фонд – это совокупность имеющихся в библиотеке произведений печати и других материалов, которые предоставляются на тех или иных условиях в пользование читателей.

В состав библиотечного фонда учебной библиотеки входят как книги художественного характера, так и общеобразовательные учебники, и учебники по профессиональной подготовке.

Учет библиотечного фонда – это прием поступивших в библиотеку изданий, запись прибывших и исключение по тем или иным причинам непригодных для читателей изданий в документах библиотеки, которые дают точные сведения о наличном составе фонда и помогают обеспечить его сохранность.

Ни одна книга не может быть принята в библиотеку без сопроводительного документа, а также исключена из библиотеки без акта с обоснованием причины, по которой книга выбывает из фонда, иначе говоря, движение фонда должно быть документировано.

В учебной библиотеке применяется индивидуальный учет – учет каждого экземпляра книги.

Каждой книге, подлежащей индивидуальному учету, присваивается один инвентарный номер. Если книга выбывает из библиотеки, данный инвентарный номер никогда никакому другому изданию не дается.

По инвентарной книге устанавливают цену книги, наводят справку о времени ее приобретения. Кроме того, по ней можно узнать, есть ли книга в библиотеке или уже списана, когда, а это, в свою очередь, дает возможность установить, по какой причине выбыла книга.

Причин, вызывающих исключение литературы из библиотеки, несколько: часть книг, прослуживший определенный срок, изнашивается, и их исключают по ветхости; иногда читатели не возвращают взятые в библиотеке книги; так же книга может быть утеряна читателем; некоторые книги устаревают по своему содержанию; по причине не соответствия профилю; или выбывают из библиотеке по «неизвестным» причинам [2].

Характеристика существующих бизнес – процессов

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса, тут видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма процесса учёта в библиотеке.

Декомпозиция процесса учёта в библиотеке представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2 Декомпозиция диаграммы процесса учёта в библиотеке.

Рассмотрим более подробно процесс учёта в библиотеке. Библиотекарь оформляет абонемент на читателя и вносит соответствующую информацию в базу данных. Если данные о читателе уже имеются в базе, то библиотекарь проверяет отсутствие просроченных задолженностей у читателя. Библиотекарь осуществляет поиск запрошенной литературы, в случае положительного результата выдаёт книгу читателю, внеся данные в систему. После возврата книги, библиотекарь проверяет состояние книг и вносит соответствующую отметку в систему. Если книга находится в непригодном для дальнейшего использования состоянии, то библиотекарь создаёт документ списания книги. В течении периодов библиотекарь формирует необходимые отчёты.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система предназначена для решения автоматизации повседневной работы библиотекаря. Основной единицей информации в системе является документ.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций специалиста службы логистики.

Практически все операции выполняются библиотекарем вручную, лишь при оформлении отчетов сотрудники используют пакет офисных программ таких как Microsoft Word, Excel, надо отметить что данные для отчета собираются вручную, что существенно затрудняет работу библиотекарей и увеличивает время подготовки отчетов;

Задолженности читателей по книгам также выявляются путем просмотра библиотекарем карточек читателей на абонементе, что имеет в недостатках не только большие затраты времени, но и велика ошибка библиотекаря при монотонности труда, велика вероятность пропуска карточек должников.

Основные цели автоматизации библиотеки:

• повышение качества обслуживания читателей (пользователей), включая расширение состава оказываемых им услуг и предоставляемой литературы;
• создание более комфортных условий работы пользователей и персонала библиотеки;
• повышение доступности и сохранности фондов;
• освобождение сотрудников от рутинных работ, связанных с подготовкой каталожных картотек, библиографических списков и т.п.

Автоматизация технологических процессов в библиотеке призвана обеспечить следующие возможности:

• одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации;
• многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных карточек, указателей;

- автоматизированный учет и ведение статистики по всем процессам.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис.1.3.

Рис. 1.3. Схема документооборота

Необходимо отметить, что внедрение разрабатываемой системы, позволит снизить, а в идеале, полностью исключить ошибки учета, а также позволит более обосновано подходить к вопросам планирования деятельности.

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Аспект деятельности предприятия	Временные затраты	Частота появления (за 6 месяцев)	Количество занятых сотрудников
Оформление читательского билета	20 мин	50	3
Поиск читателя в картотеке	5 мин	300-400	1
Поиск книги	от 10 мин.	300-400	1
Отметка о выдаче книги	3 мин	400-500	1
Отметка о возврате книги	3 мин	400-500	1
Формирование отчёта по книге	25 мин	100	1
Формирование отчёта по читателю	25 мин	50	1
Формирование списка должников	2 часа	4	1
Формирование списка книг	3 часа	4	1

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

1.4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Если говорить о мощных, гибких и доступных системах, то бесспорным лидером автоматизированных систем предприятий на российском рынке являются решения фирмы 1С, которые позволяют создать на своей базе систему любой сложности.

1С:Предприятие — программный продукт компании 1С, предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.

Первоначально 1С:Предприятие было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но сегодня этот продукт находит свое применение в областях, далеких от собственно бухгалтерских задач.

Так же в пользу выбора платформы 1С как среды разработки говорят следующие преимущества: 

- Современный дизайн интерфейса и повышенная комфортность для пользователей при работе с системой в течение длительного времени.

- Легкость освоения для начинающих и высокая скорость работы для опытных пользователей. Значительное ускорение массового ввода информации и эффективное использование клавиатуры.

- Варианты работы от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий.

- Резервирование кластера серверов, резервирование рабочих процессов и устойчивость к обрыву канала связи.

- Доступ пользователей только к необходимым данным. Запрещенные поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах.

Для разработки АИС была выбрана версия 8.2, так как имеет следующие преимущества

- Работа в тонком клиенте через Интернет или прямо в Интернет-браузере, без установки системы на компьютер пользователя.

- Работа под управлением ОС Windows или Linux. В составе системы могут присутствовать компьютеры с различными операционными системами. Это обеспечивает возможность выбора при внедрении архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

- Реализован режим управляемого приложения, обеспечивающий автоматическое изменение интерфейса в соответствии с выбранной при внедрении функциональностью, ролями пользователей и индивидуальными настройками;

- Программа быстрее и надежнее работает в отличии от более ранних версий, особенно при росте объемов данных в базе.

При разработке АИС был использован программный продукт "1С:Предприятие 8. Версия для обучения программированию", который с 13.05.2013г. доступен в виде электронной поставки для бесплатного скачивания на официальном сайте фирмы "1С".

Наряду с задачами изучения допускается применение учебной версии платформы для модификации и разработки реальных прикладных решений в пределах возможностей этой поставки. Форматы информационных баз конфигураций учебной и коммерческой версии не отличаются, сложность конфигураций (прикладных решений) в учебной версии неограниченна. Однако возможности отладки на реальных данных лимитированы ограничениями на объемы данных.

ГЛАВА 2. Проектная часть

2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Разработаны справочники «Картотека читателей», «Книги», «Типы книг», «Авторы», «Издательства», «Сотрудники». Состав объектов и их реквизитов представлен в таблице ниже.

Таблица 2

Наименование справочника	Наименование реквизита	Тип поля	Длина поля	Прочее
Картотека читателей	Код	строка	9
	ФИО	строка	30
	Адрес	строка	50
	Телефон	строка	15
	Дата рождения	Дата	9	Точность - 3
Книги	Код	строка	9
	Название	строка	30
	Автор	Спр.Авторы	30
	Тип книги	Спр.ТипыКниг	30
	Издание	Спр.Издания	30
	Год	число	4	Точность - 0
Типы книг	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Авторы	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Издательства	Код	строка	9
	Наименование	строка	30
Сотрудники	Код	строка	9
	ФИО	строка	30
	Дожность	строка	30

Формы списка справочников представлены на рисунках ниже.

Рис. 2.1. Форма списка справочника «Книги»

Рис. 2.2. Форма списка справочника «Картотека читателей»

Рис. 2.3. Форма списка справочника «Издательства»

Рис. 2.4. Форма списка справочника «Авторы»

2.2. Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)

Для ввода информации о выданных и сданных книгах были разработаны документы «Выдача книг» и «Возврат книг» и журнал «Выдача и возврат книг»

Рис. 2.4. Форма журнала документов «Журнал выдачи/возврата книг»

Рис. 2.6. Форма документа «Выдача книг»

Рис. 2.7. Форма документа «Возврат книг»

Данные документы формируют движения по регистру сведений «ВыдачаКниг»

Рис. 2.8. Регистр сведений «Выдача книг»

Рис. 2.9. Движения документов по регистру сведений «Выдача книг»

2.3. Характеристика результатной информации

Разработанная система формирует следующие отчёты:

1. Список должников – формирует список читателей, которые не вернули книги.

Рис. 2.10. Форма отчёта «Отчёт по должникам».

1. Отчёт по читателю – отражает историю выданных книг по выбранному читателю.

Рис. 2.11. Форма отчёта «Отчёт по читателю».

2. Отчёт по книге – формирует историю выдаче книг

Рис. 2.12. Форма отчёта «Отчёт по книге».

Книги с группировкой по типу – формирует список книг с указанием автора и издательства с группировкой по типу книги

Рис. 2.13. Форма отчёта «Книги с группировкой по типу».

2.4. Характеристика базы данных

Концептуальным проектированием называется первый этап в процессе проектирования базы данных, который представляет собой создание информационной модели для анализируемого процесса, протекающего на предприятие, не зависящей от любых физических аспектов ее представления.

Задачей концептуального проектирования является определение предметной области системе в рамках автоматизируемого процесса.

Концептуальная модель (ER-диаграмма) представляет собой описание структуры базы данных и потребностей пользователей.

Особенностью данного этапа в том, что процедура конструирования информационной модели не зависит от каких либо физических условий её реализации, таких как СУБД, язык программирования, тип вычислительной платформы и любых других условий реализации. Сама модель создаётся на основе требований будущих пользователей. В процессе разработки концептуальная модель постоянно подвергается тестированию и проверке на соответствие требований, выставленных пользователями.

В процессе проектирования основное внимание уделяется исследованию предметной области, которую разбивают на ряд локальных областей, достаточных для решения отдельных задач или обеспечения запросов будущих пользователей. Каждая локальная область моделируется отдельно от других, после чего они объединяются. Как правило, каждая локальная область содержит около 6-7 сущностей.

Сама сущность – это некоторый обособленный объект, о котором накапливается информация в системе, имеющий набор свойств-атрибутов.

Для сущностей выделяют типы сущности и экземпляр.

Типы сущностей подразделяются на базовые (родительские) и подчинённые (дочерние). Базовые сущности существуют сами по себе, а существование подчинённых зависит от базовых.

Сущность может обладать одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый образец сущности, и может обладать любым количеством связей с другими сущностями.

Каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущностями.

Сущность является независимой, если каждый ее экземпляр может быть однозначно идентифицирован без определения его связей с другими сущностями.

Сущность называется зависимой, если однозначная идентификация ее экземпляра зависит от его связей с другими сущностями .В нашем случае, база данных проектируется для обеспечения веденяи учёта движеняи книг в библиотеке. БД должна содержать информации о количестве товара, хранящегося на складах, списках номенклатуры, поставщиках и сотрудниках, а также приходных и расходных документах.

Рис. 2.14. Концептуальная модель процесса учёта в библиотеке

Созданная концептуальная модель данных предприятия является источником информации для разработки базы данных.

2.5. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим процесс учёта движений книг в разработанной системе. После входа перед пользователем открывается основная рабочая область программы.

Рис. 2.15. Начальная страница программы

.

Для создания записи о книге необходимо в рабочей области «Книги» кликнуть по полю создать. После чего откроется форма элемента справочника книги, реквизиты которой необходимо заполнить.

Рис. 2.16. Внесение информации о книге

Для внесения информации о новом читателе необходимо в рабочей области «Картотека читателей» кликнуть по полю создать и заполнить открывшуюся форму элемента справочника.

Рис. 2.17. Внесение информации о читателе

Для внесения информации о выданных книгах необходимо в журнале «Выдачи и возврата» книг создать соответствующий документ, кликнув по полю создать. В открывшемся окне необходимо указать читателя, дату выдачи и указать список выданных книг в соответствующей таблице.

Рис. 2.18. Внесение информации о выдаче книги

Для формирования отчётов необходимо в панели функций кликнуть по полю «отчёты» и выбрать требуемый отчёт.

Рис. 2.19. Формирование отчётов.

Заключение

В результате предпроектного обследования библиотеки были определены основные виды деятельности, выделены основные бизнес-процессы и задачи, а так же выявлены основные исполнители задач бизнес-процессов.

Осуществлена декомпозиция информационной системы, выявлен перечень подсистем и задач. Выявлены задачи, не имеющие программной реализации.

Вторая часть работы была посвящена выбору и формированию технологической среды. В качестве среды разработки была выбрана платформа 1С Предприятие 8.3, а также было сформировано дерево метаданных разрабатываемой АИС и описаны справочники, документы, отчёты и запросы.

Подведя итог, можно сказать о целесообразности автоматизации процесса учёта движений книг в библиотеке. Внедрение такой системы, несомненно, повысит эффективность труда рабочих предприятия, поможет правильно оценить ситуацию, и вовремя принять необходимые решения.

Таким образом, цели и задачи, поставленные перед написанием выпускной квалификационной работы, были успешно выполнены.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон о библиотечном деле №78-ФЗ от 29 декабря 1994.

2. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 2005.

3. Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 5 июня 1996.

4. ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» №182-ст от 19.04.2001.

5. Библиографическая работа в библиотеке: организация и методика: учебник. / Под ред. О.П. Коршунова. – М.: Книжная палата, 1990. – 254 с.

6. Справочник библиотекаря. / Науч. ред. А.Н. Ванеев, В.М. Минкина. – Изд. 3-е. перераб. и доп. – СПб.: Профессия, 2005. – С. 184-186.

7. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE – средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 1999. – 256 с.

8. Воройский Ф.С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем. – М.: Физматлит, 2002. – 384 с.

9. Федоров Н.В. Проектирование информационных систем на основе современных CASE-технологий. – М.: МГИУ, 2008. − 287 с.

10. Зиндер Е.З. Бизнес-реинжиниринг и технологии системного проектирования. Учебное пособие. − М.: Центр Информационных Технологий, 1996.

11. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем. Интернет-университет информационных технологий. / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина // ИНТУИТ.ру. − 2008.

12. Маклаков С.В. Создание информационных систем с All Fusion Modeling Suite. / С.В. Маклаков – М.: Диалог-МИФИ, 2003.