Разработка конфигурации «Гостиница»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования состоит в том, что в настоящий момент остро проявляется такое понятие, как конкуренция. Много различных фирм предлагают одинаковые товары и услуги, поэтому успешными является только некоторые из них. Это связано с тем, что успех бизнеса зависит не только от активного и грамотного продвижения товаров и услуг на рынке, но и от организации и автоматизации рабочих мест сотрудников.

В настоящий момент любая организация при осуществлении своей деятельности стремиться к упрощению процесс учета хозяйственных операций за счет информационных технологий. Основной целью освоения программы является создание собственных прикладных решений, развитие практических навыков по конфигурированию, в свою очередь приводящий к созданию новых автоматизированных рабочих мест.

Создание автоматизированного рабочего места может стать эффективным способом превосходства над конкурентами. Быстрая и качественна работа, на таких местах, позволяет не только привлечь новых клиентов, но и раскрутить товарный знак компании, сделав его более запоминающимся среди потребителей, а также заинтересовать новых партнеров и инвесторов.

Целью данной курсовой работы является разработка информационной базы для предметной области «Гостиница» на основе платформы 1С: Предприятие 8.1. Прикладной характер данной курсовой работы заключается в расчетах клиентов в гостинице, ведения бухгалтерского учета, управления, анализа и контроля деятельности предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих основных задач:

1. Проведение анализа исходных данных;
2. Разработка требований к приложению;
3. Выбор технологии создания конфигурации;
4. Описание хода разработки приложения.

Таким образом, в соответствии с поставленной целью необходимо рассмотреть:

1. Описание предметной области;

2. Создание справочников;

3. Формирование документов;

4. Назначение перечислений, констант;

5. Разработку регистров сведений;

6. Описание регистров накопления;

7. Формирование отчетов.

По завершению работы, мы получим рабочее автоматизированное полноценное рабочее место, способное выполнять за пользователя рутинные задачи, такие как: контроль занятости номеров, отслеживание времени заезда и выезда гостей, подготовка отчетных документов, ведение бухгалтерского учета и др. Что значительно позволит сократить расход времени и человеческого ресурса, тем самым поспособствует приросту прибыли и развитию компании.

ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

В проектной части проведен анализа исходных данных, составлены требования к приложению, описан процесс выбора технологии создания конфигурации, описан ход разработки приложения.

ГЛАВА 1. Краткий анализ предметной области

В главе представлен краткий анализ предметной области: описан объект исследования, его функции, текущие бизнес-процессы. На основе этих данных сделаны выводы о наличии неэффективных методах управлением предприятия и предложенные способы повышения эффективности работы путем введения определенных информационных систем.

1.1. Анализ объекта исследования

Объектом исследования, в данной работе, является гостиница «Диана». Гостиница — это совокупность услуг, номеров, объектов отдыха, лечения и питания. Как правило, спрос на такой вид предприятия зависит от местоположения (курортный город, деловая столица, трасса и т.д.), привлекательности заведения в целом, и одно из самых важных - обслуживания (разнообразие номеров, комфортная обстановка, чистота, вежливый персонал и пр.). Можно выделить основные виды гостиничных комплексов - это хостел, мотель, пансионат, ротель, туристская база, специализированные звездные отели.

Гостиница «Диана» — это частная гостиница, среднего класса имеющая трехзвездочный статус. Основной спрос на услуги гостиницы приходится в праздничные периоды, а также во время проведений крупных деловых мероприятий.

Гостиница располагает одноместными и двухместными номерами с телевизором, мини-баром, холодильником, отдельным санузлом и ежедневной уборкой. Кроме того, на территории гостиницы есть ресторан, прачечная, и магазин вещей для путешественников.

1.2. Анализ организационной структуры

Организационную структуру гостиницы можно раздоить на 5 основных служб: административная, служба номерного фонда, служба приема, служба питания, инженерная. Каждая из них делится на составляющие, подробно представленные на рисунке 1.

Рисунок 1.

Организационная структура управления гостиницей

Каждая из данных служб выполняем конкретно поставленные ей задачи. Отдельно стоит отметить, что лицом любой гостиницы являются администраторы. Именно они производят одну из самых важных работ, связанных с клиентами – это встреча, регистрация, расчет, информирования и пр. Именно работа администраторов напрямую влияет статус и уровень сервиса гостиницы.

В функционал администраторов входит:

• регистрация клиентов;
• учет состояния номеров;
• расчет стоимости проживания;
• расчет стоимости пользования дополнительными услугами;
• информирование клиента о правилах гостиницы.

Описание нынешнего процесса заселения номеров.

Перед заселением в номер администратор информирует о наличии свободных номеров, уточняет у клиента на какой срок он желает остановиться, какими дополнительными услугами он желает пользоваться и рассчитывает стоимость проживания. После клиент заполняет форму, в которой указывает свои фамилию, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства, тип номера, дату въезда и отъезда. Администратор производит расчет стоимости за проживание согласно выбранным данным и предъявляет счет. Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания (дополнительная оплата после окончания срока проживания и при желании его продления). После предоплаты происходит заселение в номер.

Клиент во время проживания в гостинице может воспользоваться дополнительными платными услугами.

Процесс выселения клиента.

При выезде из гостиницы клиенту предъявляют итоговый счет за проживание в гостинице и пользование услугами. Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплаты. После этого номер убирают, и он становится свободным.

Весь процесс контроля производится на бумажных носителях, что само по себе является долгим и сложным процессом ведения учета, часто приводящим к ошибкам и путаницам при расчёте итоговой стоимости проживания. Это на прямую ведет к убытку предприятия как финансовый, так и в статусном плане.

1.3. Определение объекта автоматизации

Исходя из вышеприведенных исследований, я делаю вывод, что объектом моей работы будет создание автоматизированного рабочего места администратора гостиницы.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию операций учетного процесса при выполнении регистрационно-расчетных функций.

Принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты – АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Система АРМ должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию, а также должна удовлетворять следующим требованиям:

• максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

• работа в диалоговом режиме;

• максимальная автоматизация рутинных процессов;

• моральная удовлетворенность специалистов условиями труда, стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

• возможность самообучения специалистов;

• эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Информационные системы, применяющие базы данных, представляют собой одну из важных областей современных компьютерных технологий. В последнее время не только в крупных промышленных предприятиях и государственных учреждениях, но и в небольших организациях (в том числе не коммерческих) информация хранится в электронных базах данных и обрабатывается современными системами управления базами данных (СУБД), что идеально подходит для автоматизации учетного процесса при выполнении регистрационно-расчетных функций администраторов гостиницы.

ГЛАВА 2. Описание объекта анализа, моделирование предметной

области (IDEF0, BPMN)

В главе представлены существующие бизнес-процессы. Описанные способы взаимодействия сотрудников предприятия и клиентов. С помощью контекстных диаграмм показаны все действия сотрудников гостиницы и результаты. На основе этих данных сформированы требования для разработки АРМ.

2.1. Описание процесса управления гостиницей в нотации IDEF0

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования системы в целом в виде контекстной диаграммы. На Рисунке 2 представлена контекстная диаграмма ИС "Гостиница".

Рисунок 2

Контекстная диаграмма "Управлять гостиницей"

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рисунок 3, Рисунок 4).

На рисунке 3 отображено разбиение бизнес-процесса на следующие функции:

1) Управление обслуживанием.

В процессе «Управления обслуживанием» происходит управление персоналом, управление услугами, которые оказывает гостиница клиентам.

2) Управление заселением клиентов.

3) Управление ресурсами.

В процессе «Управления ресурсами» гостиница управляет всеми ее работниками, которые вносят свой вклад в деятельность организации. А также следит за всеми рабочими процессами, связанные с обслуживанием клиентов.

Рисунок 3

Диаграмма декомпозиции "Управлять гостиницей"

На рисунке 4 подробнее описывается процесс заселения клиентов. Заселение клиента включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой документ, удостоверяющий личность клиента.

Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания.

В процессе проживании в гостинице клиент может пользоваться платными услугами гостиницы.

Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплаты.

Рисунок 4

Диаграмма декомпозиции "Управлять заселением клиентов"

В таблице 1 предоставлен перечень узлов, представляющий информацию о входящих в модель узлах в форме списка, напоминающего обычное оглавление и отражающего иерархическую структуру модели.

Таблица 1

Перечень узлов

А0	Управлять гостиницей
А1	Управлять обслуживанием
А2	Управлять заселением клиентов
А21	Заселять клиента
А22	Обслуживать клиента
А23	Оформлять выезд
А3	Управлять ресурсами

Также на Рисунке 5 показано дерево узлов - представление отношений между родительскими и дочерними узлами модели IDEF0 в форме древовидного графа.

Рисунок 5

Отношений между родительскими и дочерними узлами модели IDEF0

2.2. Описание процесса управления гостиницей в нотации BPMN

Спецификация BPMN описывает условные обозначения для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм бизнес-процессов. Данные BPMN-диаграммы, ориентирована на администраторов гостиницы и ее клиентов. Для построения используется базовый набор интуитивно понятных элементов, которые позволяют определять сложные семантические конструкции.

На рисунке 6 показана модель бизнес-процесса «Заселение клиента». Стартовым событием является заказ номера. Затем администратор проверяет информацию о наличии свободных номеров. Если список свободных номеров не пуст, и, хотя бы один из предлагаемых вариантов устраивает клиента, администратор проверяет документы клиента и заполняет форму, в которой указывает фамилию, имя, отчество, место постоянного жительства, паспортные данные клиента и указывает номер, в который он его поселяет. Если все необходимые данные введены, то администратор добавляет клиента в базу и отмечает указанный номер как занятый. Администратор берет предоплату за проживание, отдает квитанцию и ключ клиенту.

Если же список свободных мест пуст, также клиента не устраивает ни один из вариантов заселения и нет документов у клиента, то администратор отменяет регистрацию клиента. Конечным событием является заселенный клиент.

Рисунок 6

Модель бизнес процесса «Заселение клиента»

На рисунке 7 изображена модель бизнес процесса «Оформить услугу». Стартовым событием на диаграмме является использование услуг клиентом. Клиенту предоставляется перечень услуг, также информация об этих услугах. Если клиент хочет воспользоваться услугами, и он согласен с условиями, то заказ записывается на его счет. После этого персонал обслуживает клиента.

Если же клиент не согласен с условиями, то заказ аннулируется. Конечным событием является выполненная услуга.

Рисунок 7

Модель бизнес процесса «Оформить услугу»

На рисунке 8 изображена модель бизнес процесса «Оформление выезда клиента».

Стартовым событием на диаграмме является законченный срок пребывания клиента в гостинице. Администратор осуществляет обработку счетов, начисления платежей за проживание и оказанные услуги. Перед отъездом клиентов администратор проверяет и подготавливает их счета, проверяет задолженности клиента, если есть задолженности, то клиент оплачивает, затем сдает ключи. Если же у клиента нет задолженностей, он сдает ключи и уходит. Конечным событием является выселенный клиент.

Рисунок 8

Модель бизнес процесса «Оформление выезда клиента»

2.3. Формирование требований на проектирование

В качестве основной программы организации использует программные продукты системы «1С:Предприятие». Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики конкретного учреждения типовую конфигурацию можно изменить.

Система 1С: Предприятие 8 является открытой системой. Предоставляется возможность для интеграции практически с любыми внешними программами и оборудованием на основе общепризнанных открытых стандартов и протоколов передачи данных.

В системе 1С: Предприятие 8 имеется целый набор средств, с помощью которых можно:

• создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;
• осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С: Предприятие 8, реализующим ее функциональные возможности;
• поддерживать различные протоколы обмена;
• поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;
• создавать собственные интернет-решения.

В ходе выполнения анализа проекта были сформированы функциональные и нефункциональные требования.

1) Функциональные требования:

• Система должна обеспечивать поиск номеров гостиницы в базе данных номеров. После поиска система должна выводить на экран список занятых и пустых номеров.
• Система должна хранить информацию о клиентах. ФИО, № паспорта, дата въезда, дата выезда и номер, в котором он проживает.
• Система должна автоматически подсчитывать общую стоимость проживания.
• Система должна рассчитывать стоимость проживания, также стоимость использованных услуг.
• Система должна хранить информацию об услугах. Наименования услуг, стоимость, срок предоставления, информация.
• Система должна хранить информацию о сотрудниках. ФИО, должность.
• Система должна осуществлять поиск по клиентам, сотрудникам, услугам. Поиск осуществляется по базе данных клиентов, сотрудников и услуг.
• Система должна иметь режим просмотра и изменения информации о клиентах гостиницы.
• Система должна иметь режим просмотра и изменения информации о сотрудниках гостиницы.

2) Нефункциональные требования:

• Система должна быть удобной и простой при использовании сотрудниками.
• Система не должна допускать утечку данных о клиентах.
• Система должна предоставлять доступ только сотрудникам гостиницы.

ГЛАВА 3. Разработка конфигурации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

информационный программный типовой

Данная курсовая работа посвящена проектированию и разработке информационной системы гостиницы.

Целью данного курсового проекта является повышение эффективности и качества обслуживание клиентов, за счет проектирования и разработки современной информационной системы гостиницы.

В результате выполнения курсовой работы были выполнены такие задачи как:

• исследование предметной области гостиницы.
• осуществлена постановка задачи.
• построена функциональная модель предоставления номеров в гостинице.

В результате выполнения курсовой работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. В.Б. Сибилев. Проектирование баз данных: учебное пособие. - Томск: ТМЦДО, 2007.

2. В.М. Попова Глобальный бизнес и информационные технологии. – Под.ред. В.М. Попова, Москва, 2001.

3. С.С. Иванов Автоматизация гостиниц: выбор системы. Статья. С-Пб. 2007.

4. С.Ю. Золотов. Проектирование информационных систем: Учебное пособие. - Томск: ТМЦДО, 2005 - 88.

5. Ш.А. Хамадеев Учебно-методическое пособие по дисциплине «Проектирование автоматизированных систем обработки информации и управления».– Набережные Челны: Изд.-полигр.центр НЧИ К(П)ФУ, 2013. 20с.