Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Процессный подход: сущность и основные понятия

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире, в век информационных технологий, чтобы поддерживать свою конкурентоспособность, предприятиям необходимо минимизировать издержки, управлять потоками ресурсов, максимизируя доходы. Речь идёт как о временных и организационных, так и о материальных потерях, возникающих в процессе функционирования предприятия.

Современное предприятие, разрабатывающее и производящее инновационную продукцию, является сложной системой, а также уровень развития и широту использования информационных технологий, целесообразно рассмотреть ее элементы как систему функционирующих бизнес-процессов в рамках процессного подхода.

Процессный подход в управлении предполагает, что объектом управления на предприятии являются процессы организации. Внедрение инновационных технологий производства, являющееся необходимым условием сохранения и усиления конкурентных позиций на рынке, сопряжено с высокими затратами, поэтому предприятия вынуждены искать способы снижения производственных затрат без утери качества производимой продукции.

Актуальность темы. Традиционно при принятии решения о внедрении новой технологии выбор варианта технологического процесса осуществляется на основе расчета нормативов и технико-экономических показателей эффективности. Однако применение процессного подхода позволит не только осуществить такой выбор, но и провести оптимизацию бизнес-процессов. Регламентация процессов дает ясное понимание того, как функционирует организация, позволяет увидеть и свести к минимуму процессы, не создающие ценности для потребителя, а значит, сократить свои издержки и получить конкурентное преимущество на рынке.

Несмотря на многообразие подходов к процессу управления предприятиями, разработке и внедрению процессного подхода в практику их деятельности, остается ряд актуальных вопросов, связанных с необходимостью формирования технологий, методов и механизмов оптимизации бизнес-процессов предприятия. Выделение, описание и управление бизнес-процессами организации, реализует управленческую методологию, позволяющую существенно повысить эффективность хозяйственной деятельности в целом.

Подтверждением «прогрессивности» управления бизнес-процессами как подхода к управлению компаниями подтверждается и тем, что необходимость реализации процессного подхода является одним из принципов стандартов ISO 9001.

Стандарты ISO 9001, по сути, являются нормативной моделью ведения бизнеса, выработанную деловым сообществом с учетом мирового опыта и закрепленную в международных стандартах на системы менеджмента.

Предметом исследования данной работы является процессный подход в управлении.

Объектом исследования является применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Цель данной курсовой работы – рассмотреть применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

Рассмотреть сущность процессного подхода, его основные понятия.
Выделить преимущества и недостатки процессного подхода в управлении.
Рассмотреть применение процессного подхода.
Дать характеристику оптимизации бизнес-процессов с применением процессного подхода.
Проанализировать программные решения для реализации процессного подхода.

Степень научной разработанности темы. В теории процессного подхода накоплен существенный научный и практический материал. Вопросам процессного управления посвящены работы Громова А.И., Джестона Д., Елиферова В.Г., Репина В.В.

Теоретическая значимость работы заключается в обосновании необходимости применения процессного подхода на предприятии.

Практическая значимость курсовой работы определяется ее практической направленностью, которая показывает целесообразность использования процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов и проведением анализа между программными решениями.

Исследование основывается на общенаучной методологии, предусматривающей использование методов системного и структурного анализа, статистических методов.

В первой теоретической главе будут рассмотрены основные аспекты процессного подхода: сущность, основные понятия, преимущества и недостатки, его применение.

Во второй практической главе будет рассмотрено применение процессного подхода для конкретных задач – оптимизации бизнес-процессов предприятия, проведен анализ программных решений для реализации процессного подхода.

Структурно работа будет состоять из введения, двух глав, включающих пять параграфов, заключения, списка использованной литературы, трех приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты процессного подхода

1.1 Процессный подход: сущность и основные понятия

Процессный подход - это одна из концепций управления, сформировавшаяся в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять - необходимо управлять процессами. Суть процессного подхода можно определить следующим образом. Любая деятельность имеет цель. Тот, кто эту деятельность осуществляет (владелец процесса), должен иметь возможность: оценить, насколько результат процесса соответствует поставленной цели, следовательно, цель процесса и ее результат должны быть измеримы; изменить результат на выходе процесса, приближая его к цели, изменяя по своему усмотрению характеристики входа процесса. Если хотя бы одно из приведенных условий не выполняется, то процесс в соответствии с данным определением отсутствует^[1].

Процессный подход ориентирован на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. Система управления предприятием представляет собой карту бизнес-процессов, связанных между собой отношениями «поставщик-клиент», т. е. каждый бизнес-процесс является как поставщиком ресурсов, так и клиентом других бизнес-процессов.

Рассмотрим что же такое бизнес-процесс. Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. Бизнес-процесс можно определить как цепочку работ (операций, функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия^[2].

В стандартах ИСО 9001 приведены определения основных понятий процессного подхода, в частности, под бизнес-процессом понимается устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Для каждого бизнес-процесса создается своя система показателей эффективности. Владельцы бизнес-процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей^[3].

В процессе жизнедеятельности бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае она имеет иерархический вид («дерево целей»), и каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

Бизнес-процесс предполагает наличие ключевых элементов^[4]. Перечислим их:

вход процесса - это продукт (материальный или информационный объект), который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Поставляется другими процессами предприятия (внутренними поставщиками), или внешним поставщиком.
выход процесса - это продукт (материальный или информационный объект) или услуга, являющиеся результатом выполнения процесса и потребляемые внешними по отношению к процессу потребителями.
ресурсы - это информация и материальные средства, которые владелец процесса распределяет в ходе планирования работ по процессу и учитывает при расчете эффективности процесса (отношение стоимости затраченных ресурсов к достигнутому результату. Ресурсы не преобразуются в ходе процесса.
владелец процесса - должностное лицо, имеющее в своем распоряжении ресурсы процесса, наделенное четкими обязанностями и полномочиями на управление процессом с целью достижения намеченного результата;
потребитель процесса - лицо, подразделение, организация, которые могут получать или получают продукцию или услугу, предназначенные или требуемые этим лицом, подразделением, организацией.
поставщик процесса - организация, предоставляющая или услугу. Поставщик может быть внутренним или внешним по отношению к организации;
показатели процесса - это характеристики процесса, количественные или качественные, как объекта управления;
показатели процесса - каждого процесса должна быть разработана совокупность показателей (система показателей), по которым будет проводиться мониторинг и анализ;
границы бизнес-процесса - это события, с которых начинается (событие начала процесса) и заканчивается процесс (событие завершения процесса);
требования - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным;
технология бизнес-процесса - совокупность методов для достижения желаемого результата (преобразование входов в выходы);
управление бизнес-процессом (менеджмент бизнес-процесса) - деятельность владельца процесса по переводу процесса из текущего состояния в целевое.

Также процессный подход основывается на нескольких ключевых принципах. Внедрение данных принципов позволяет значительно повысить эффективность работы. Рассмотрим принципы процессного подхода:

Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов.
Выполнение бизнес-процессов подлежит обязательной регламентации или формальному описанию.
У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса).
Каждый бизнес-процесс характеризуется ключевыми показателями, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации в целом.

Принципы процессного подхода к управлению определяют основные правила, руководствуясь которыми можно организовать эффективное функционирование бизнеса, нацеленное на конечный результат.

Первый принцип определяет видение деятельности компании как совокупности бизнес-процессов. Именно он определяет новую культуру восприятия организации при процессном подходе.

Второй принцип процессного подхода, требующий обязательной регламентации бизнес-процессов, опирается на то, что регламент - это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений по улучшению бизнес-процесса.

Выделение бизнес-процесса всегда связано с выявлением клиента или потребителя результата процесса, имеющего для него определенную стоимость. Кроме клиента каждый бизнес-процесс имеет владельца - должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Владелец бизнес-процесса является должностным лицом, формальным лидером, поэтому он имеет необходимые полномочия, располагает требуемыми для реализации процесса ресурсами, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за его результат. Эти преимущества гарантируют высокую результативность деятельности организации, управление которой имеет выраженный процессно-ориентированный характер.

Процессное управление позволяет качественно изменить деятельность организации на операционном, межфункциональном и межорганизационном уровнях ее интеграции. Функциональная интеграция перестает быть при этом источником сложно разрешаемых межфункциональных конфликтов. Операционный уровень интеграции получает новое видение благодаря сети бизнес-процессов организации и позволяет^[5]:

более эффективно разграничить полномочия и ответственность персонала;
развить эффективную систему делегирования полномочий;
обеспечить стандартизацию требований к исполнителям;
минимизировать риск зависимости от отдельного исполнителя;
снизить нагрузки руководителей;
сократить издержки;
повысить эффективность управления персоналом;
выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение бизнес-процессов;
снизить время принятия управленческих решений.

Следовательно, повышается управляемость организации, снижаются влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг. Все это приводит к изменению качества самой организации и формированию процессно-ориентированной организации, в которой весь коллектив является осознанным участником непрерывного процесса деятельности, связанного с конечным результатом производства продукции или оказания услуг.

Именно процессный подход позволяет понять, что конечный продукт деятельности компании является результатом совместной работы всех без исключения ее сотрудников, кроме того, он позволяет устранить разрывы на стыке процессов, восстанавливая связь между ними. Процессный подход не отвергает существующей в компании системы управления, а определяет пути ее улучшения и качественной модификации.

1.2 Преимущества и недостатки процессного подхода

Рассматривая процессных подход, нельзя не выделить ряд преимуществ его использования:

высокая мотивоемкость - процессный подход позволяет учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого конкретного исполнителя в повышении качества конечного продукта, а, следовательно, заинтересованность в качественном выполнении своей работы;^[6]
снижение нагрузки на руководителей - ответственность распределяется между владельцами процессов;
высокая гибкость и адаптивность системы управления, которые обусловлены большей саморегулируемостью системы и естественной ориентацией на потребителя;
высокая динамичность системы и ее внутренних процессов, которые обусловлены сильной вертикальной интеграцией ресурсных потоков и всеобщей заинтересованности в повышении скорости обмена ресурсами, в том числе и информацией;
значительное снижение значимости и силы действия бюрократического механизма, емкого на временные и финансовые ресурсы;
высокая прозрачность и понятность системы управления, упрощение процедур координации, организации и контроля;
возможность глубокой комплексной автоматизации;
четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях;
четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата;
быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий;
в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными;
критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованны и сонаправленны;
координация действий различных подразделений в рамках процесса;
выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
устранение барьеров между функциональными подразделениями;
сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
исключение невостребованных процессов.

Также отметим и недостатки применения процессного подхода:

повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей;
управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами - более сложная задача, в сравнении с управлением функциональными подразделениями;
наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, которые возникают при передаче работы между членами команды, однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании.

1.3 Применение процессного подхода

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день можно выделить четыре направления, использующие процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.

К таким направлениям относятся:

Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя;
Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен (kaizen);
Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;
Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.

В целях успешного внедрения процессного подхода принципиально важно использовать профессиональные инструментальные средства, позволяющие описывать, оптимизировать и проводить анализ бизнес-процессов, делать их более управляемыми.

Выводы по главе. Процессный подход к управлению представляет собой делегирование полномочий и ответственности посредством бизнес-процессов, где бизнес-процесс является устойчивой (многократно повторяющейся) деятельностью, которая преобразует ресурсы (входы) в результаты (выходы).

В данной теоретической главе были рассмотрены общие аспекты процессного подхода. Рассмотрена сущность последнего, основные понятия. Разобраны ключевые принципы процессного подхода.

Приведены списки преимуществ и недостатков процессного подхода. Определены ключевые направления процессного подхода в управлении. Рассмотрен бизнес-процесс и его ключевые элементы.

Глава 2. Практическое применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

2.1 Оптимизация бизнес-процессов с помощью процессного подхода

Оптимизация – модификация системы (или объектов этой системы) с целью повышения её эффективности. Формулировка задачи оптимизации предполагает формулирование критериев оптимальности и параметров достижения результата. Необходимо предусмотреть параметры, на которые должен обращать внимание каждый специалист (руководитель), который является ответственным за процесс взаимодействия с клиентами и агентами. Например, речь может идти о подготовке технологии перехода от нестандартных договоров к типовым, наборе шагов, которые необходимо сделать, чтобы получить понятный результат. Качество промежуточных результатов оценивается аналогично. Критериями оптимальности здесь служит удобство исполнителя следующей процедуры, а также менеджера процесса.

Содержательность действий исполнителей – это следующий параметр, которому следует уделить внимание. Оптимальная процедура требует минимального набора действий, при этом подробно описаны правила и понятно содержание. Если все находится в установленных рамках, то процесс контроля действий (процедуры) занимает определенное время (фиксированный временной интервал), а любой выход за него должен означать только наличие исключения и, соответственно, начало процедуры по обработке такого исключения.

Оптимизация бизнес-процессов начинается с их уровневого описания. На сегодняшний день наиболее широко используется достаточно ограниченное количество методик описания бизнес-процессов. Наиболее широко используемой для описания процессов организации является нотация IDEF0. Её особенностью является возможность функционального моделирования бизнес-процессов. Такой подход позволяет отразить все входы, выходы конкретной бизнес функции. У данного стандарта есть ряд жестко регламентированных правил построения, что делает его максимально унифицированным и читаемым для тех, кто знаком с данной нотацией.

Разработанная ещё в 60-е годы американскими военными ведомствами для описания сложных технических систем, нотация отлично зарекомендовала себя как инструмент подробного и детального описания бизнес-структуры. Однако нотация имеет достаточно большое количество требований и ограничений при непосредственном моделировании процессов, обусловленное особенностями графической интерпретации.

Применение инструментов моделирования бизнес-процессов основано на управлении информационными потоками, циркулирующими в контуре бизнес-модели предприятия^[7]. Информационные потоки – совокупность информационных данных, перемещающихся между исполняемыми функциями. Они разделяются на три подгруппы: ограничительная, предписывающая, описательная.

Ограничительная информация – сообщает процессу то, чего делать не следует. Она содержится в нормативно-правовых документах, подзаконных актах, регламентах, стандартах и носит обязательную к соблюдению структуру данных.

Предписывающая информация – напротив, определяет, когда и при каких условиях следует преобразовать объект. Это может быть технологический процесс, инструкция на рабочем месте, руководство и прочие документы. Другим инструментом описания бизнес-процессов компании является нотация ARIS EPC. В отличие от нотации IDEF0, данная нотация показывает хронологический поток выполняемых работ и служит для описания процедур на конкретных рабочих местах.

В качестве основных элементов по-прежнему выступают функции, однако на входе и выходе каждой из них выступают так называемые события – параметры, характеризующие начало и окончание процесса. Для комплексного описания бизнес-процессов на всех уровнях для последующей оптимизации целесообразно использовать нотацию IDEF0 для описания укрупненного описания процессов, а затем дополнить и детализировать описание конкретных функций, используя инструменты ARIS.

Оптимизация бизнес-процессов напрямую связана с выбором объектов оптимизации. В качестве возможных объектов могут выступать операционная эффективность: объем транзакций; время отклика на конкретное событие (скорость реакции); потери в ресурсном и временном выражении. Финансовая эффективность: стоимость каждого подпроцесса в сырьевом, трудовом, финансовом выражении; стоимость реализованной продукции, отходов и расчет экономии от внедренного технологического или управленческого решения. Приведенный перечень может быть дополнен иными показателями в зависимости от целей оптимизации при внедрении процессного подхода^[8].

2.2 Программные средства для реализации процессного подхода

Рассмотрим программные средства, с помощью которых можно реализовать процессный подход.

Условно программы можно разделить на три класса:

Простые системы моделирования и построения схем и диаграмм.

К ним относятся такие программы, как Microsoft Visio и Gadwin Diagram Studio. Данные программы можно использовать не только для описания бизнес-процессов, но и для построения любых других диаграмм и графиков. Данный класс ПО не предоставляет необходимых инструментов для анализа и отчетов по построенным моделям, а служит лишь как средство ручного визуального построения диаграмм и процессов.

Профессиональные средства моделирования.

Самыми известными представителями данного класса программного обеспечения являются программы AllFusion Process Modeler (BPwin) и ARIS Express (ARIS Easy Design). Функциональность этих программ не ограничивается простым построением диаграмм-процессов, с помощью них можно задать роли, которые распределяют задачи и работы внутри бизнес-процесса, а также получать отчеты по построенным процессам и проводить анализ показателей затрат и производительности. Данные системы требуют наличия высокой квалификации и понимания у работающего с ними персонала.

Системы моделирования адаптированные специально для построения процессной модели организаций.

В отличие от профессиональных средств моделирования, данный класс программ не требует столь высокой квалификации персонала и учитывает специфику организаций в построении процессной модели, то есть построение бизнес-процессов основывается на заранее построенной организационной структуре и других функциональных объектах и субъектах, принимающих участие в процессах.

Благодаря этой особенности, пользователь получает возможность автоматически генерировать штатное расписание, должностные инструкции и прочую регламентную и отчетную документацию, для дальнейшего использования предприятием. Представителями описанного программного обеспечения являются программные продукты Business Studio, Fox Manager - Функциональная модель и построенная на базе 1С система «ИНТАЛЕВ: Бизнес-процессы». Рассмотрим три программных решения более подробно.

ARIS Express. Требованиям процессного подхода наиболее удовлетворяет инструментальная система ARIS, реализующая одноименную методологию. Аббревиатура ARIS формируется из английского названия Architecture of integrated Information Systems, переводимого как «Архитектура интегрированных информационных систем». Интерфейс программы представлен в Приложении 1.

ARIS — это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Саарбрюкен, Германия) для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем. Методологический подход к созданию и последующему применению комплексной процессной модели организации с использованием ARIS-технологий представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Методологический подход к созданию и последующему применению комплексной процессной модели организации с использованием ARIS-технологий

Создаваемые в рамках методологии модели отражают существующую ситуацию с той или иной степенью приближенности. Степень детализации описания зависит от целей проекта, в рамках которого проводится моделирование. Построенные по методологии ARIS модели могут быть использованы для анализа и выработки различного рода решений по реорганизации деятельности организации, в том числе и по внедрению информационной системы управления, разработке систем менеджмента качества.

ARIS Express реализует принципы системного и структурного анализа и позволяет отразить в виде моделей основные подсистемы организации. Использование ARIS-технологий для создания и сопровождения системы управления организацией имеет следующие преимущества:

проведение классификации бизнес-процессов;
создание полных и согласованных моделей бизнес-процессов и их автоматизированная поддержка в актуальном состоянии;
автоматическое документирование бизнес-процессов;
мониторинг выполнения бизнес-процессов и анализ отклонений;
автоматизированная поддержка создания и сопровождения документации по системе управления качеством;
автоматизированное предоставление информации для проведения аудита;
возможность использования единого информационного пространства для выполнения таких проектов как реинжиниринг бизнес-процессов, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;
возможность автоматизированной поддержки процесса перехода от менеджмента качества к глобальному управлению качеством (TQM13)^[9];
создание и управление корпоративными знаниями и опытом.

Business Studio^[10]. Основное назначение которой данного программного решения — описание моделей бизнес-процессов предприятия, стратегических целей и показателей эффективности, организационных структур, документооборота с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте.^[11] Интерфейс программы представлен в Приложении 2.

Business Studio предоставляет возможность организациям разработать и поддерживать модель бизнес-процессов и весь набор регламентной документации в актуальном состоянии. Благодаря способности автоматически формировать и переформировывать регламентные документы, минимизируется время между изменением бизнес-процессов и предоставлением сотрудникам организации актуальных документов. Это особенно важно для организаций, внедряющих или уже внедривших систему менеджмента качества по международным стандартам ISO 9001. Система позволяет решить ряд задач (см. рис. 2).

Рисунок 2. Задачи, решаемые с помощью Business Studio

Имея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven
Process Chain).

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов – большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения моделирования и ФСА можно:

оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
найти самые затратные или самые длительные процессы;
найти перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
найти ресурсы с низкой загрузкой;
проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.

Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.

3 Fox Manager ФМ^[12]. За несколько лет своего развития программа Fox Manager ФМ эволюционировала с простого инструмента для построения бизнес процессов и генерации регламентирующей документации в серьёзную систему для бизнес-моделирования, сохраняя при этом основные свои достоинства: простоту использования и доступную цену. Интерфейс программы представлен в Приложении 3. На рисунке 3 представлен функционал программы.

Рисунок 3. Функциональность Fox Manager ФМ

На сегодняшний день система Fox Manager ФМ включает в себя следующие функциональные модули:

построение и оптимизация организационной структуры;
управление сотрудниками предприятия;
управление поставщиками и поставками;
моделирование бизнес процессов;
система документации;
встроенные отчёты

Выбор вышеперечисленных модулей не случаен, все они взаимосвязаны и необходимы для полноценного моделирования бизнес процессов. Например, не построив организационную структуру, пользователь не сможет грамотно распределить ответственность за функции и процессы, а также построить систему контроля; не назначив сотрудников на должности, Не получится рассчитывать стоимость выполнения процессов и загрузку персонала на каждой должности. Используемые в процессах ссылки на документы нужно учитывать, для этих целей в программу встроена система документации, позволяющая вести учёт ревизий, мест хранения и распределять доступ к документам.

Построение бизнес процессов - самая трудоёмкая часть работы в любой программе предназначенной для бизнес-моделирования. В программе Fox Manager мы используем наиболее простую для построения и восприятия нотацию Basic Flow Chart, аналогичную той, что применяется в Microsoft Visio, но с разделением функций на типы и возможностью заполнения дополнительных параметров на каждую функцию. Для того чтобы ещё больше упростить задачу построения процессной модели, программа автоматически генерирует схемы взаимодействия процессов для каждой категории с учётом ссылок, проставленных пользователем в бизнес процессах. Построение процессов максимально автоматизировано, внесение изменений в организационную структуру или систему документации мгновенно отразится в бизнес процессах.

Владельцы Pro версии имеют возможность задать для каждой функции частоту и время выполнения, что позволит провести стоимостной анализ процессов, а также увидеть на какие функции тратится больше всего времени и денег.

Встроенный анализ поможет обнаружить «узкие места» и ошибки в построенной процессной модели предприятия, такие как: отсутствие ответственности за определенные функции, неверное распределение ответственности за процессы и категории, отсутствие документов или присутствие ссылок на неутвержденные документы и многое другое.

Выводы по главе. Оптимизация бизнес-процессов представляет собой непосредственную разработку и реализацию мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов на предприятии. Исследование их фактического состояния позволяет сформулировать цели по совершенствованию.

В данной практической главе были рассмотрены аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов. Рассмотрены основы оптимизации, приведены примеры классификации программных средств для реализации процессного подхода. Рассмотрены три программных решения для реализации процессного подхода: ARIS Express, Business Studio, Fox Manager ФМ, проанализирована их функциональность и определены возможности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Во многих странах мира процессный подход в управлении воспринимается как основной фактор успеха в бизнесе. Он неслучайно стал основой стандартов менеджмента качества. Процессный подход– это основной инструмент среди средств, которые применяются руководством для реорганизации управленческой системы.

Процессный подход – подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой. «Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Современный процессный подход базируется на системном подходе к управлению и рассматривает любую организацию как единый организм. На каждом предприятии протекают разнообразные бизнес-процессы, на входе принимающие ресурсы, а на выходе дающие полуфабрикат или продукт.

Глубина и степень детализации при описании (моделировании) бизнес-процессов определяются в зависимости от конкретных задач, вопросов на которые должно ответить это описание (модель), «проблемностью» и важностью процесса. Наиболее часто описание бизнес-процессов используется для получения ответов на вопросы типа: ЧТО, КТО и КАК должен выполнять в рамках деятельности компании.

Управление бизнес-процессами как подход к управлению компанией предусматривает то, что необходимо как совершенствование отдельного процесса в частности, так и системы (сети) процессов в целом. Мировая практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного подхода, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. В теории процессный подход выглядит просто и логично, но его внедрение в деятельность предприятия на практике оказывается сложным.

Реализовать процессный подход к управлению проектной компанией можно в три шага:

1. Составить регламент бизнес-процессов

2. Организовать контроль отклонений - по показателям, регламенту обработки данных и др.

3. Выстроить механизм улучшений.

Процессы позволяют выстроить понятный для исполнителей и прозрачный для руководителей регламент. У каждого процесса есть владелец, он несет ответственность за исполнение процесса, он видит свои задачи, выполняет их и контролирует исполнение подзадач другими участниками процесса. Руководители в свою очередь могут оценить работу каждого исполнителя и прогресс по всему проекту.

Одно из главных преимуществ процессного подхода - это возможность уйти от спонтанной деятельности, успех которой полностью зависит от опыта исполнителя, и связать проекты в единый контролируемый и отслеживаемый процесс. При процессном подходе к управлению за ходом проекта можно следить в режиме реального времени. Исполнители и руководители имеют полную информацию о текущем состоянии проекта, проводимых работах, имеющихся ресурсах, возможных рисках и т.д.

С внедрением процессного подхода к управлению промышленное предприятие имеет следующие возможности:

позволяет оптимизировать систему управления, сделать её прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды;
позволяет получить и использовать систему критериев оценки результативности управления на каждом этапе производственной управленческой цепочки;
обеспечивает уверенность у инвесторов организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение результативности и максимальный учёт интересов заинтересованных сторон;
управление процессами высвобождает высшее руководство от рутины оперативного управления, позволяя ему, сосредоточится на стратегических процессах;
внедрение процессного подхода к управлению и построение системы менеджмента качества гарантирует чётко определённый порядок и ответственность за разработку, согласование и утверждение документации;
данный подход стремится к синергизму процессов, то есть к тому, чтобы результаты одного процесса способствовали улучшению результатов другого.

В данной работе были рассмотрены теоретические аспекты процессного подхода, а также практическое применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.

Практическая значимость курсовой работы заключается в ее практической направленности, показывающей целесообразность применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов, а также в проведении анализа между программными решениями.

Рекомендациями к дальнейшему исследованию может быть исследование конкретного предприятия с целью оптимизации бизнес-процессов, проведение оптимизации.

Цель работы достигнута, задачи решены в полном объеме.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Громов, А. И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А. И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 367 c.
Джестон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. - М.: Символ, 2015. - 512 c.
Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
Зараменских Е.П. Основы бизнес-информатики / Е.П. Зараменских. – Новосибирск: ЦРНС, 2014. – 380 с.
Кокурина Е.Е. Совершенствование процессного подхода в организации производства на машиностроительном предприятии: Автореф… дис. кан. эконом. наук. – Ярославль: 2012. – 25с.
Репин, В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 c.
Тельнов, Ю. Ф. Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология: Учебное пособие / Ю.Ф. Тельнов, И. Г. Фёдоров. - М.: ЮНИТИ, 2015. - 176 c.
Чукарин, А. В. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / А.В. Чукарин. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 512 c.
Бизнес-Студио: процессный подход к управлению организациями / [Режим доступа]: https://plansys.ru/software/businessstudio (дата обращения: 29.05.2020).
Внедрение процессного подхода с помощью Fox Manager ФМ / [Режим доступа]: http://www.kpilib.ru/article.php?page=349 (дата обращения: 29.05.2020).
Процессный подход к управлению: Какие организационные проблемы решает внедрение процессного подхода к управлению? /
[Режим доступа]: http://rich-c.ru/processnyy-podhod-k-upravleniyu (дата обращения: 29.05.2020)
ELMA: Управление проектами. Преимущества процессного подхода / [Режим доступа]: https://www.elma-bpm.ru/journal/index.php?ELEMENT_ID=2856 (дата обращения: 29.05.2020).

Приложение 1. Интерфейс программы «ARIS Express»

Приложение 2. Интерфейс программы «Business Studio»

Приложение 3. Интерфейс программы «Fox Manager»

Громов, А. И. Управление бизнес-процессами: современные методы. монография / А. И. Громов, А. Фляйшман, В. Шмидт. - Люберцы: Юрайт, 2016. – с. 151-200 ↑
Елиферов, В. Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - c. 80-153. ↑
11. Процессный подход к управлению: Какие организационные проблемы решает внедрение процессного подхода к управлению? / [Режим доступа]: http://rich-c.ru/processnyy-podhod-k-upravleniyu (дата обращения: 29.05.2020). ↑
Репин, В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - с.358-400. ↑
Джестон, Д. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. - М.: Символ, 2015. – с 357-432. ↑
ELMA: Управление проектами. Преимущества процессного подхода / [Режим доступа]: https://www.elma-bpm.ru/journal/index.php?ELEMENT_ID=2856 (дата обращения: 29.05.2020) ↑
Кокурина Е.Е. Совершенствование процессного подхода в организации производства на машиностроительном предприятии: Автореф… дис. кан. эконом. наук. – Ярославль: 2012. – с 5-16. ↑
Тельнов, Ю. Ф. Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология: Учебное пособие / Ю.Ф. Тельнов, И. Г. Фёдоров. - М.: ЮНИТИ, 2015. – с 88-121. ↑
Зараменских Е.П. Основы бизнес-информатики / Е.П. Зараменских. – Новосибирск: ЦРНС, 2014. – с. 200-244. ↑
Бизнес-Студио: процессный подход к управлению организациями / [Режим доступа]: https://plansys.ru/software/businessstudio (дата обращения: 29.05.2020). ↑
Чукарин, А. В. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / А.В. Чукарин. - М.: Альпина Паблишер, 2016. – с. 351- 398. ↑
Внедрение процессного подхода с помощью Fox Manager ФМ / [Режим доступа]: http://www.kpilib.ru/article.php?page=349 (дата обращения: 29.05.2020). ↑