Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Система управления персоналом)

Содержание:

Введение

Актуальность выполнения данной работы обусловлена тем, что автоматизированные системы кадровых операций, давно внедренные в практику, заметно упрощают жизнь руководителя предприятия и HR-службы. Однако современность требует более тщательного подхода к процесса управления кадрами предприятия.

Простого расчета количественных показателей сегодня недостаточно – необходимо вести учет качества работы персонала. Для этого разработаны HRM-системы, функционал которых значительно расширен. Их главная цель – выявить, привлечь и удержать ценных для компании специалистов.

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование методов работы с кадрами на основе использования достижений отечественной и зарубежной науки и передового производственного опыта. Сущность управления персоналом, включая наемных работников, работодателей и других владельцев предприятия заключается в установлении организационно-экономических, социально-психологических и правовых отношений субъекта и объекта управления.

Управление персонала занимает ведущее место в системе управления предприятием и считается основным критерием его экономического успеха. Методологически эта сфера управления обладает специфическим понятийным аппаратом, имеет отличительные характеристики и показатели деятельности, специальные процедуры и методы – аттестация, эксперимент и другие; методы изучения и направления анализа содержания труда различных категорий персонала.

Объект исследования – консалтинговая группа «Ардашев и Партнеры».

Предмет исследования – управление персоналом.

Целью данной работы является проектирование и реализация операций бизнес-процесса «Управление персоналом».

В соответствии с целью была определена необходимость постановки и решения следующих задач:

– описать объект исследования;

– дать характеристику системы управления персоналом;

– выполнить моделирование бизнес-процессов «как есть»;

– выполнить моделирование бизнес-процессов «как должно быть»;

– предложить мероприятия по улучшению бизнес-процессов.

1. Теоретическая часть

1.1. Описание объекта исследования

Консалтинговая Группа «Ардашев и Партнеры» успешно работает на рынке юридических услуг уже 15 лет, помогая предприятиям региона внедрять передовые технологии в сфере правового и налогового регулирования бизнеса. Фирма одновременно выступает в роли консультантов и деловых партнеров для клиентов, и видит свою основную задачу в эффективном решении наиболее сложных, часто выходящих за рамки юриспруденции вопросов, создавая тем самым эксклюзивный продукт, способный принести положительный экономический эффект.

Миссия фирмы заключается в высокоинтеллектуальном и креативном решении наиболее сложных, эксклюзивных правовых и налоговых проблем хозяйствующих субъектов на стыке бизнес - власть - налоги, как правило, выходящих за рамки стандартных функций юриста, главбуха и налогового консультанта.

Конкурентные преимущества фирмы «Ардашев и Партнеры» – бренд, доверие и рекомендации множества клиентов, наличие отлаженной системы по управлению проектами и предоставляемым качеством услуг, которая основана на использовании института партнерства, многолетний опыт, четкая специализация и место на рынке, комплексность и глубина проработки задач клиентов, мобильность, уникальная команда высококлассных экспертов, объединенных идеей создания лучшей правовой консалтинговой кампании в регионе.

В работе фирмы активно используются информационно-коммуникационные технологии. Например, web-сайт фирмы предоставляет следующие возможности: информационные материалы о работе фирмы; информация о команде; информация о услугах; информация о используемых технологиях.

В процессе анализа деятельности фирмы была установлена необходимость автоматизации отдела кадров и организации эффективного ведения учета персонала.

Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело представляет собой подборку оперативных документов о сотруднике фирмы, которая содержит в себе, в том числе, его персональные данные.

В личных делах группируются документы, которые представлены сотрудниками при поступлении на работу, а также формируются в процессе их профессиональной деятельности в фирме.

В состав личного дела сотрудника входят:

– внутрифирменная опись всех документов сотрудника;

– анкета, личный листок по учету кадров в фирме;

– копии всех документов об образовании, и имеющиеся удостоверения личности сотрудника;

– справки и другие документы, которые подтверждают выполненные изменения анкетных данных сотрудников фирмы, к которым относятся: копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей;

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках сотрудников фирмы и т. д.;

– трудовой контракт с сотрудником;

– данные аттестаций сотрудников;

– характеристики сотрудника фирмы;

– план карьерного роста сотрудника.

1.2. Система управления персоналом

Персонал является одним из наиболее сложных объектов управления в организации, поскольку в отличие от материальных факторов производства персонал обладает возможностью принимать решения и критически оценивать предъявляемые к ним требования. Персонал также имеет субъективные интересы и чрезвычайно чувствителен к управленческим воздействиям, реакция на которые не определена.

Система управления персоналом является совокупностью специализированных приемов, методов, технологий организации работы с персоналом.

Существуют различные модели построения системы управления персоналом в организации. Применение той или иной модели для конкретной организации зависит от ее организационной структуры и специфики ее работы.

Организационная организационной структура определяет взаимоотношение (взаимоподчинение) между функциями, которые выполняются сотрудниками организации, а также проявляется в таких формах, как разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархия должностей и т.д.

Организационная структура системы управления персоналом – это совокупность взаимосвязанных подразделений этой системы и должностных лиц [3].

Подразделения выполняют различные функции, их совокупность составляет службу управления персоналом (кадровую службу). Роль и место службы управления персоналом в структуре всей организации определяется ролью и местом каждого специализированного подразделения данной службы, а также организационным статусом ее непосредственного руководителя.

Особенности развития системы управления персоналом, ее роль в организационной системе предприятия определяют характеристики ее основных факторов: объекта и субъекта, целей системы, ее функций и структуры.

Среди основных объектов системы управления персоналом можно выделить следующие: работники; рабочие группы; трудовой коллектив.

Субъекты системы управления персоналом можно представить следующим образом: функциональный управленческий персонал; линейный управленческий персонал;

Существует несколько подходов к формулированию системы управления персоналом, все зависит от того, какой аспект данного явления рассматривать.

Как правило, организации, нацеленные на непосредственную реализацию функций управления персоналом, включают в себя подсистему линейного руководства организации, а также ряд функциональных подсистем управления персоналом (например, подсистема найма, подсистема обучения и развития и т.д.) [1].

В рамках такой системы управления персоналом происходит учет взаимосвязей между отдельными аспектами управления персоналом, который выражается в непосредственной разработке конечных целей управления персоналом организации, в определении путей их достижения, а также в создании соответствующего механизма управления, обеспечивающего комплексное планирование и организацию управления персоналом организации.

В тоже время, необходимо отметить, что автоматизации всей системы управления персоналом компании занимает достаточно продолжительное время и требует вложение больших ресурсов. В связи с чем, необходимо выделить основные бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Формулирование цели моделирования, точки зрения, описание области и источников информации.

Цель – организация информационного потока.

Точка зрения – начальник отдела кадров.

Область – Консалтинговая Группа «Ардашев и Партнеры».

Источники информации – информация о сотрудниках; информация о приказах о приеме на работу; информация о приказах на увольнение; первичные документы.

Учитывая особенности методологии IDEF0 можно выделить ряд требований.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Общее число уровней в модели не должно превышать 5-6.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы [6].

На таких диаграммах не указаны явно, ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия, трудность увязки нескольких процессов.

На основании проведенного анализ деятельности компании можно выделить следующие бизнес-процессы салона красоты. Модель бизнес-процесса «Управление персоналом» представлена на рис. 1.

Рисунок 1 – Модель бизнес-процесса «Управление персоналом»

Входы данной модели: информация о первичных документах; информация о персонале; сроки исполнения кадровых задач в области ведения кадров.

Управление исследуемым бизнес-процессом выполняется с учетом: непосредственных указаний генерального директора; устава компании; законодательной базы.

Механизмы исследуемой модели: сотрудники компании; используемая информационная система.

Выходы модели: отчетная информация о личных карточках сотрудников; отчетная информация о приказах; отчетная информация о формировании выполнении задач.

Декомпозированная модель процесса «Управление персоналом» включает следующие подпроцессы: обработка первичных документов; обработка личной карточки сотрудника; обработка приказа на примем и увольнение; формирование базы данных о выполнении кадровых задач, рис. 2.

Рисунок 2 – Декомпозированная модель «Управление персоналом»

Представленные бизнес-процессы без использования современных ИКТ сложно управляемы и неэффективны. Одним из средств автоматизации бизнес-процессов организации является внедрение информационной системы.

В результате внедрения информационной системы можно улучшить значения следующих показателей: время сбора и обработки первичной информации о сотрудниках компании; количества информационных систем, которые используются для выполнения подготовки отчетности в компании; время, необходимое на выполнение информационно-аналитической деятельности компании.

2. Практическая часть

2.1. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес-процессов будет выполнено с учетом использования информационной системы. Так, бизнес-процесс «Управление персоналом» имеет следующий вид, представленный на следующей схеме, рис. 3.

Рисунок 3 – Модель бизнес-процесса «Управление персоналом»

Механизмы исследуемой модели: сотрудники компании; используемая информационная система.

Рисунок 4 – Декомпозированная модель «Управление персоналом»

Декомпозированная модель процесса «Обработка первичных документов» включает следующие подпроцессы:

– получение документа;

– сканирование документа и помещение его на контроль;

– регистрация документа; передача на хранение, рис. 5.

Рисунок 5 – Декомпозированная модель «Обработка первичных документов»

Декомпозированная модель исследуемого процесса «Обработка личной карточки сотрудника» включает второстепенные значимые подпроцессы:

– анализ входных данных;

– занесение данных в личную карточку;

– внесение необходимых изменений в личной карточке;

– передача на хранение личных карточек, рис. 6.

Декомпозированная модель процесса «Обработка приказа на примем и увольнение» включает подпроцессы, к которым можно отнести следующие:

– обработка приказа;

– изменение статуса документа на «Выполнено»;

– перемещение оперативного документа в дело;

– регистрация выполнения изменений, рис. 7.

Рисунок 6 – Декомпозированная модель «Обработка личной карточки сотрудника»

Декомпозированная модель процесса «Формирование базы данных о выполнении кадровых задач» включает следующие второстепенные подпроцессы:

– определение количества поставленных задач;

– определение количества выполненных задач;

– определение задач с продленным сроком исполнения;

– определение количества задач выполненных не в срок, рис. 8.

Рисунок 7 – Модель «Обработка приказа на примем и увольнение»

Рисунок 8 – Модель «Формирование базы данных о выполнении задач»

Таким образом, моделирование бизнес-процессов позволило выделить ключевые процессы, которые необходимо автоматизировать при помощи использования информационной системы: обработка первичных документов; обработка личной карточки сотрудника; обработка приказа на примем и увольнение; формирование базы данных о выполнении кадровых задач. Представленные декомпозированные модели перечисленных подпроцессов позволили увидеть детализированную информацию процессов более низкого уровня и степень необходимости использования информационных технологий в них по средствам выделения значимых информационных объектов.

2.2. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Решение задач предметной области напрямую зависит от комплекса задач требующих автоматизации, связанных с реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий.

«1С: Зарплата и управление персоналом 8» – программа массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий [7]. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба [2].

Внедрение информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» в работу фирмы «Ардашев и Партнеры» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Схема информационных потоков представлена на рис. 9.

Рисунок 9 – Схема информационных потоков

Непосредственное место в информационной системе фирмы отдела кадров состоит в том, что отдел кадров предоставляет вышестоящему управляющему звену информацию о перемещении сотрудников; данные о сотрудниках [10]. В тоже время отделу кадров поступает следующая информация: качественный состав работников; данные о сотрудниках.

С помощью информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» можно вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций, причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели [5].

Возможность вести учет в единой информационной базе информационной системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» по нескольким юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям позволяет руководству видеть целостную картину всей структуры. Юридические лица, входящие в структуру предприятия, могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации [4].

Схема взаимодействия отдела кадров с информационной системой представлена на рис. 10.

Рисунок 10 – Взаимодействие отдела кадров с информационной системой

Схема формирования отчетной информации отдела кадров представлена на рис. 11.

Таким образом, использование информационной системы в работке фирмы решает задачи следующих категорий пользователей:

– кадровой службы;

– бухгалтерии;

– руководства – программа позволяет анализировать кадровый состав, планировать штатную численность и контролировать исполнение кадрового плана, формировать отчетность в различных разрезах [8].

Среди функциональных возможностей рассматриваемой информационной системы можно выделить работу с штатным расписанием, которое стало полноценным инструментом планового и (или) кадрового отделов.

Рисунок 11 – Формирование отчетности отдела кадров

Реализована возможность утверждения новых версий штатного расписания специальным документом и хранения истории утверждений штатного расписания. Интерфейс пользовательской формы «Штатное расписание», рис. 12.

Рисунок 12 – Штатное расписание

Значительным преимуществом является возможность описывать позиции с одинаковыми должностями и подразделениями, но с разными условиями труда (оплатой, графиками работы и т. п.) [9].

В информационной системе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» повышено удобство работы с карточкой сотрудника – она позволяет оперативно получать всю связанную с сотрудником информацию, отражать ее изменения, рис. 13.

Для смены вида занятости сотрудника достаточно ввести документ Кадровый перевод: не нужно увольнять и заново принимать на работу. Два кадровых события теперь можно зарегистрировать в один день: например, кадровый перевод и изменение начислений всему подразделению.

Рисунок 13 – Карточка сотрудника

Совмещение должностей представляет собой документ, который предусмотрен специально для оформления приказа о совмещении и назначения соответствующей доплаты. Интерфейс данного документа представлен в Приложении.

Таким образом, внедрение информационной системы в работу фирмы «Ардашев и Партнеры» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Отделом кадров обрабатывается следующая информация: входная информация - качественный состав работников; данные о сотрудниках; выходная информация - перемещения сотрудников; данные о сотрудниках.

Заключение

В процессе выполнения данной работы были получены следующие результаты. Анализ процессов предметной области показал необходимость автоматизации кадрового учета фирмы, и была описана технология обработки кадровых документов. Анализ информационных потоков объектов предметной области позволил определить место отдела кадров в общей системе обработки информации фирмы.

Внедрение ИС в работу фирмы позволит автоматизировать все связные с отделом кадров подразделения. Отделом кадров обрабатывается следующая информация: входная информация - качественный состав работников; данные о сотрудниках; выходная информация - перемещения сотрудников; данные о сотрудниках.

Использование методологии проектирования IDEF0 позволяет в удобном виде представить моделируемые бизнес-процессы в рамках определенного проекта. Создание, последующая модификация и сопровождение модели может быть выполнено на базе использования специализированного программного продукта AllFusion ERwin Data Modeler являющегося уникальным инструментом для моделирования бизнес-процессов и баз данных.

В качестве мероприятия по улучшению бизнес-процессов организации является внедрение системы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», которая представляет собой программу массового назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников, для управления человеческими ресурсами коммерческих предприятий различного масштаба.

Внедрение информационной системы в работу фирмы «Ардашев и Партнеры» позволит автоматизировать следующие связные с отделом кадров подразделения: отдел управления персоналом; руководство компании; руководство подразделений; планово-экономическая служба; бухгалтерия; отдел кадров. Отделом кадров обрабатывается следующая информация: входная информация - качественный состав работников; данные о сотрудниках; выходная информация - перемещения сотрудников; данные о сотрудниках.

Список использованной литературы

Архипенков С. Хранилища данных. От концепции до внедрения / С. Архипенков, Д. Голубев, О. Максименко. - М.: Диалог-Мифи, 2017. – 528 c.
Архитектура и проектирование программных систем : монография / С.В. Назаров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : ИНФРА-М, 2018. – 374 с.
Балдин К.В. Информационные системы в экономике: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 218 с.
Бизнес-процессы: регламентация и управление : учебник / В.Г. Елиферов, В.В. Репин. – М. : ИНФРА-М, 2018. – 319 с.
Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем [Текст]: учебник. - Москва: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2017. – 320 с.
Долганова О.И. Моделирование бизнес-процессов [Текст]: учебник и практикум для академического бакалавриата / О. И. Долганова, Е. В. Виноградова, А. М. Лобанова; под ред. О. И. Долгановой. – М.: Издательство Юрайт, 2017. – 289 с.
Информатика. Базовый курс [Текст] : учебное пособие для студентов высших учебных заведений / под ред. С.В. Симоновича. – 3-е изд. – СПб.: Питер, 2017. – 639 с.
Информатика и информационные технологии [Текст] : пособие / В.А. Шаршунов, Д.В. Шаршунов, В.Л. Титов. – Минск : Мисанта, 2017. – 383 с.
Информатика : учебник / И.И. Сергеева, А.А. Музалевская, Н.В. Тарасова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, 2018. – 384 с.
Информационные технологии в профессиональной деятельности : учеб. пособие / Е.Л. Федотова. – М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, 2018. – 367 с.

Приложение

Документ «Совмещение должностей»