Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Управление документооборотом" (Выбор комплекса задач автоматизации)

Содержание:

Введение

Целью курсовой работы является обоснование проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление докуметооборотом». Актуальность работы обусловлена тем, что в современных условиях рынка услуг, эффективная деятельность предприятия предоставляющего услуги возможна лишь при условии автоматизации всего спектра деятельности предприятия. Автоматизация позволяет снизить издержки, повысить эффективность работы, уменьшить количество времени, затрачиваемое на контроль версионности, повысить клиентоориентированность.

К числу задач, решаемых в курсовой работе можно отнести:

изучение предметной области и выявление недостатков существующей организации обработки информации, определяющих необходимость разработки данного проекта;
разработку постановки задачи;
обоснование выбора основных проектных решений;
разработку всех видов обеспечивающих подсистем;

К числу вопросов, которые будут рассматриваться в данной курсовой работе, можно отнести:

Какова цель автоматизации текущего IT-решения?
Какие преимущества имеет текущая разработка IT-решения?
Какие риски несет внедрение данного IT-решения?
Какая входная информация используется для данного IT-решения?
Какие требования к информационной безопасности IT-решение должно соблюдать?

Глава 1

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В качестве проектируемой ИС выбрана ИС «Проектная деятельность»

Разработка ИС «Проектная деятельность» будет производиться на предприятии «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН»

Входные информационные потоки – согласованные документы технического характера (инструкции администратора, руководства администратора, руководства пользователя, тест-кейсы, программы и методики испытаний информационных систем, заявки на создание проекта, заявки на отсрочку проекта, заявки на изменение параметров проекта).

Выходные информационные потоки – актуальная документация по испытываемым проектам.

Важность задачи для предприятия - так как «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН» является предприятием, занимающимся в основном проектной деятельностью и информационным технологиями, наличие актуальной документации для имеющихся информационных систем является влияющим критерием для реализации IT – проекта.

Задействованные в решении специалисты - для решения поставленной задачи задействован технический писатель и разработчик Lotus Script, архитектор Lotus Script

Входные документы – заявки, инструкции

Результативные документы - карточка проекта с набором актуальной документацией

Исполнители на этапах реализации:

Планирование - планировщик и постановщик задач
Проектирование - архитектор и разработчик
Разработка - архитектор и разработки
Тестирование и документирование - тестироващик и разработчик
Испытания и отладка – тестироващик и разработки
Реализация – тестировщик
Эксплуатация – администратор, архитектор и разработчик
Исполнители по задачам действуют по внутренним регламентам, разработанным в а/п Домодедово

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

На текущий момент на предприятии ООО «ДОМОДЕДОВО ИНТЕГРЕЙШН» используется несколько систем, относящихся к документообороту. Наиболее ярко выраженная проблема данных ИС это процесс согласования.

Рис.1 Общая схема процесса попадание документа в согласование

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Схема документооборота заявки на проект

Рис.2. Схема согласования документа

Потоки информации в среднем за год:

Таблица 1. Потоки информации в среднем за год

Период	Заявка на проект	Заявка на изменение параметров проекта	Заявка на отсрочку проекта
За год	500	800	150
Частота	2 раза в день	5 раз в день	1 раз в неделю

Основные недостатки существующих методов управления документооборотом - их не структурированность, зачастую ИС, отвечающие за документооборот либо слишком простые, либо слишком сложные при обращении, а также, если сравнивать с внешней разработкой, не ориентированы на определенную область предприятия и трудно интегрируемы.

Основные недостатки, которые будут рассматриваться в данной курсовой работе – трудности согласования документа, в следствие неактуальности какой-либо информации в исходном документе.

Планируемые эффект – упрощение процесса согласования, ускорение движения потока документов.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение для разрабатываемой системы включает в себя:

Справочники
Документы (проекты)

Для ИС «Проектная деятельность» будет использоваться внутренний справочник

В справочниках содержится информация по виду / категории проекта, ролям в проекте, шаблонам отчетов и сторонам рабочей группы.

Использование внутреннего справочника позволит упростить процесс заполнения входных документов, а также реализовать систему пересчета в случае, если в справочнике поменяется информация. В комплексе такое решение улучшит процесс подготовки документа к согласованию, и в процессе согласования будет возникать меньше проблем (таких как неактуальная должность).

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

В качестве программного обеспечения будет использоваться Lotus Domino и ОС семейства Windows.

Критериями выбора ПО, установленного на ПК пользователей, является максимальная минимизация времени процесса описание заявки/неисправности пользователей и отправки заявки используя корпоративную почту компании. Для запуска этой программы на компьютере пользователя должна быть также установлена ОС, поддерживающая запуск данного приложения.

Согласно корпоративным стандартам в качестве ОС используется Windows 7 x64, так как Windows XP более не поддерживается.

При выборе ОС под данную доработку выбирался MS Windows Server 2008, ввиду того, что данный вид серверного ОС не сильно требовательно к ресурсам.

Для серверной части выбрана СУБД Oracle 10 и выше, так как она уже используется во всех аналогичных IT-решениях, связанных с документооборотом. Также ее легче будет интегрировать с другими ИС.

Для функционирования разработанного IT-решения потребуются следующие элементы технического обеспечения:

ПК-сервер - сервер, на котором будет разворачиваться база данных

ПК пользователя - рабочая станция пользователя, который будет работать с IT-решением

Почтовый сервер - сервер, обрабатывающий сообщения от пользователей

Элементы организации ЛВС - основные элементы ЛВС (коммутаторы, маршрутизаторы) необходимые для организации корпоративной сети.

Для каждого из элементов ТО существуют критерии выбора, для сервера они наиболее жесткие, так как сервер должен отвечать стандартам корпоративной безопасности предприятия. Решающую роль будет иметь отказоустойчивость.

Для реализации хотя бы одно из этих требований, архитектура IT-решения должна быть построена таким образом, чтобы в случае отказа одного из серверов система переключалась на резервный сервер без потерь во времени.

Требования к ПК пользователя.

Согласно корпоративным стандартам, минимальные требования к рабочей станции выглядят следующим образом:

Материнская плата: Производства ASUS или Gigabyte, Чипсет Intel Z серии не ниже Z87, Наличие слотов PCI-Express X16 не менее 3х. С возможностью установки плат, занимающих 3 слота для первого порта и 1 слот для остальных. Форм-фактор ATX.
Процессор: не ниже Intel Core i7 3820 (3,5Ghz); Частота не ниже 3,5 Ghz. Общее требование - старший в линейке процессоров для платформы LGA1150
Оперативная память: 16 GB DDR 3 (1600Mhz) в конфигурации 2x8GB
Видеоадаптер Основной: не ниже Nvidia GTX 670, количество поддерживаемых мониторов не менее 4х, TDP не более 200 Ватт. Количество видеопамяти не менее 2048Mb GDDR5;
Блок питания: не менее 750 Вт; Стандарта 80 Bronze и выше
SSD не менее 256 GB, тип MLC
Сетевой адаптер: 1 Гбит/с.

Почтовый сервер - выбор нецелесообразен, для данного IT-решения используется встроенный почтовый сервер Lotus Domino

Для средств организации ЛВС критерием выбора будет тип кабеля и пропускная способность. На данный момент используется LAN 1Гб/с

Разработка и проектирование ИС

Разработка будет проводиться во встроенном ПО LOTUS DESIGNER.

Критерий выбора – данное ПО выбрано в связи с тем, что большинство ИС на предприятии разработаны на платформе LN.

Глава 2

2.1. Информационная модель и её описание

Для отображения функциональных возможностей ИС построена информационная модель ИС, рис.3.

Как видно из схемы ИС «Проектная деятельность» делится на 3 вида документа:

Справочники
Заявки
Карточка проекта

Пользователь, в лице Руководителя проекта, через экранные формы может создавать / редактировать заявки и карточки проектов, а также строить отчеты.

Рис.3. Информационная модель ИС «Проектная деятельность»

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Для отображения входной и оперативной информации построена общая схема ИС, рис.4.

Рис.4. Общая схема ИС

Входом в процесс работы ИС является заявка на создание проекта.

По кнопке «Заявка на проект» в основном меню ИС, пользователь создает карточку заявки на проект, рис.5:

Рис.5 Экранная форма Заявки на создание проекта.

Пользователь должен заполнить следующие поля:

Таблица №3 Входные данные заявки на создание проекта

Наименование поля	Источник	Обязательно к заполнению
Инициатор	Телефонный справочник	Да
Вид документа	КВД	Да
Оглавление	Оглавление	Да
Наименование	Вручную	Да
Сопроводительная записка	Вручную	Да
Заказчик	Структурные подразделения	Да
Представитель заказчика	Телефонный справочник	Да
Созаказчик	Структурные подразделения	При наличии
Представитель созаказчика	Телефонный справочник	При наличии
Тип проекта	Внутренний справочник	Да
Категория	Внутренний справочник	Автоматически при выборе Типа проекта
Документы согласования	Вручную	Да

Таблица №4 Заявка на создание проекта, экранная форма (схематично)

Содержание

Заявка на создание проекта
Name	ID	Data Type	Length
Иницатор	I_Name	text	100
Вид документа	Doc_Type	text	100
Наименование	Proj_Name	text	100
D_Text	text	255
Заказчик	O_Name	text	80
Представитель заказчика	OP_Name	text	80
Созаказчик	SO_Name	text	80
Представитель созаказчика	SOP_Name	text	80
ВХОДНОЙ ДОКУМЕНТ Ответственный – АРМ «Руководитель проекта»

Для заполнения поля Тип проекта и Категория, используется внутренний справочник ИС «Проектная деятельность», рис.6

Рис.6 Экранная форма справочника

Таблица №5 Сводная таблица справочника «Тип/Категория проекта»

Наименование	Ответственный	Средний объем справочника в записях	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации
Тип / Категория проекта	АРМ «Редактор справочников»	2	Раз в месяц	5

Данные для справочника ИС

Таблица №6 Справочник Вид/Категория проекта

Справочник Вид/Категория проекта
Name	ID	Data Type	Lenght
Тип	ProjectType	Text	50
Сокращение	ShortName	Text	10
Доступ на чтение	WhoCanRead	Text	150
СПРАВОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ Отвественный за актуальность - АРМ «Редактор справочника»

Выходом из процесса является действующая заявка на создание проекта и черновик карточки проекта, рис.7:

Рис.7 Экранная форма карточки проекта.

Таблица №7 Карточка проекты, экранная форма (схематично)

Карточка проекты
Name	Code	Data Type	Length
Наименование	Наименование	text	100
Тип проекта	Тип проекта	text	50
Категория	Категория	text	50
Номер проекта	Номер проекта	varchar
Сложность проекта	Сложность проекта	numeric
Состав рабочей группы	Состав рабочей группы	text	255
Заказчик	Заказчик	text	100
Описание	Описание	text	255
Дата начала проекта	Дата начала проекта	timestamp with time zone
Дата окончания проекта	Дата окончания проекта	timestamp with time zone
Оценочная стоимость	Оценочная стоимость	money
Состав административной группы	Состав административной группы	text	255
Стороны	Стороны	varchar
РЕЗУЛЬТАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ Ответственный – АРМ «Руководитель проекта»

2.3. Характеристика результатной информации

Результатом заявки на создание проекта является карточка проектов, карточка проекта является конечной фазой документа в ИС, и фактически используется как основной документом в ИС, с которым в дальнейшем сотрудник будет работать.

Результаты заявки на создание проекта отображены в таблице №8.

Таблица №8 Карточка проекты, экранная форма (схематично)

Карточка проекты
Name	Code	Data Type	Length
Наименование	Наименование	text	100
Тип проекта	Тип проекта	text	50
Категория	Категория	text	50
Номер проекта	Номер проекта	varchar
Сложность проекта	Сложность проекта	numeric
Состав рабочей группы	Состав рабочей группы	text	255
Заказчик	Заказчик	text	100
Описание	Описание	text	255
Дата начала проекта	Дата начала проекта	timestamp with time zone
Дата окончания проекта	Дата окончания проекта	timestamp with time zone
Оценочная стоимость	Оценочная стоимость	money
Состав административной группы	Состав административной группы	text	255
Стороны	Стороны	varchar
РЕЗУЛЬТАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ Ответственный – АРМ «Руководитель проекта»

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Для наглядного отображения функций ИС, построена схема рис.8.

Рис.8 Дерево функций ИС

Для отображения сценариев диалога для пользователя, составлена схема диалогов ИС, рис.9.

Рис.9 Сценарий диалога ИС

2.5. Характеристика базы данных

В таблице №9 приведены данные экранной формы заявки на создание проекта

Таблица №9 Заявка на создание проекта, экранная форма (схематично)

Содержание

Заявка на создание проекта
Name	ID	Data Type	Length
Иницатор	I_Name	text	100
Вид документа	Doc_Type	text	100
Наименование	Proj_Name	text	100
D_Text	text	255
Заказчик	O_Name	text	80
Представитель заказчика	OP_Name	text	80
Созаказчик	SO_Name	text	80
Представитель созаказчика	SOP_Name	text	80
ВХОДНОЙ ДОКУМЕНТ

В таблице №10 приведены данные для экранной формы заявки на изменение параметров проекта

Таблица №10 Заявка на изменение параметров проекта, экранная форма (схематично)

Содержание

Заявка на изменение параметров проекта
Name	ID	Data Type	Length
Инициатор	I_Name	text	100
Наименование проекта	Proj_Name	text	100
Тема	T_Name	text	100
D_Text	text	255
Тип проекта	Type_proj	text	50
Категория	Ctg_type	text	50
Актуальные даты	Act_Date	timestamp
ВХОДНОЙ ДОКУМЕНТ

В таблице №11 приведены данные для экранной формы справочника

Таблица №11 Справочник Вид/Категория проекта

Справочник Вид/Категория проекта
Name	ID	Data Type	Lenght
Тип	ProjectType	Text	50
Сокращение	ShortName	Text	10
Доступ на чтение	WhoCanRead	Text	150
СПРАВОЧНЫЙ ДОКУМЕНТ

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Для наглядного отображения дерева программных модулей, была составлена схема, рис.10.

Рис. 10 Дерево программных модулей

Для данной ИС используется 2 вида модулей:

Функциональный модуль – позволяет производить ввод данных
Сервисный модуль - предоставляет дополнительные функции

Управленческий модуль, отвечающий за безопасность, в данном IT-решении не используется, так как управление АРМ / доступом, паролями происходит автоматически

В таблице №12 приведено описание модулей:

Таблица №12 Описание модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
1	Модуль ввод данных для заявки	Содержит предопределенные функции и процедуры необходимые для создания заполнения данных в заявке
2	Модуль справочника	Содержит предопределенные процедуры формы списка и элемента справочника
3	Модуль отчеты	Содержит предопределенные процедуры и функции, необходимые для работы отчетов
4	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
5	Модуль экспорт данных	Содержит предопределенные процедуры и функции экспорта

1. Описание программных модулей

На основании рис.10 в данном пункте будут описываться программные модули.

Модуль ввод данных для заявки содержит в себе:

Заявку на создание проекта
Заявку на изменение параметров проекта
Заявку на отсрочку

Модуль справочника содержит в себе:

Справочник вид/категории проекта
Справочник роль в проекте
Справочник вид стороны

Модуль отчеты содержит в себе:

Отчеты по реализованным проектам
Отчеты по завершенным проектам

Модуль справочной системы содержит в себе:

Справку ИС

Модуль экспорт данных содержит в себе код, необходимый для экспорта / импорта данных в ИС.

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Контрольный пример реализации:

Используя АРМ «Редактор справочников» заводим новый справочник «Вид / Категория» в ИС «Проектная деятельность».
Заполняем поля «Тип»; «Сокращение»; «Доступ на чтение».
Сохраняем справочник, рис 11.

Рис.11 Тестовый справочник.

Использую АРМ «Инициатор» создаем заявку на создание проекта, рис 12.
Заполняем следующие поля:

Инициатор
Вид документа
Оглавление
Наименование
Сопроводительная записка
Заказчик
Представитель заказчика
Созаказчик
Представитель созаказчика
Тип проекта
Категория

Сохраняем документ и отправляем на согласование.

Рис. 12 Тестовый пример заявки на проект.

Подтверждаем заявку.
Заново открываем подтвержденную заявку, переходим во вкладку «Взаимосвязанные документы», находим взаимосвязь черновика карточки проекта и открываем ее, рис 13.
В черновике проекта заполняем раздел «Стороны и участники».
Заполняем вкладку «Рабочая группа» и «Административная группа»
Сохраняем карточку проекта.

Рис.13 Тестовый пример карточки проекта

Заключение

В разделе I была выбрана концепция для дальнейшей разработки ИС «Проектная деятельность», были определены следующие моменты:

Выделены текущие недостатки действующих систем
Проведен анализ существующих информационных систем
Выбрана стратегия автоматизации ИС

В разделе II определены следующие моменты:

Построена информационная модель ИС
Определена входная / оперативная информация
Описаны справочники, результативная информация
Отображен контрольный пример реализации доработки ИС

Так как экономический эффект от ИС не рассматривался, то можно только сделать предположение, что внедрение ИС «Проектная деятельность» в таком виде, в котором она представлена в курсовой работе, принесет пользу предприятию, за счет того, что:

ИС будет ориентирована на определенную деятельность
ИС можно будет интегрировать с другими ИС на платформе LN, что в свою очередь позволит расширить функционал ИС
Легка в доработке, так как построена на той же платформе, что и другие ИС на предприятии
ИС менее затратная, так как не придется нанимать дополнительного администратора для сопровождения
ИС лучше защищена, так как разрабатывалась внутри предприятия.

Список использованной литературы

ФЗ от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция). «Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Алешин Л.И. Автоматизированные информационные системы. Учебник.
Васильев А.В., Денисов Д.В., Лихоносов А.Г. Учебная программа. Безопасность операционных систем и баз данных. 2013 г.
Лихоносов А.Г., Денисов Д.В. Руководство по изучению дисциплины. Основы аудита информационной безопасности. Москва, 2010 г.
Бенин Д.М. Учебное пособие. Управление жизненным циклом информационных систем. Москва 2014
Разработка приложений в среде Domino 7.0 [Электронный ресурс] // IBM [www.ibm.com]. URL:https://www.ibm.com/developerworks/ru/views/global/libraryview.jsp (Дата обращения: 23.05.2018)
Архитектура Lotus Domino [Электронный ресурс] // IBM [www.ibm.com]. URL: https://www.ibm.com/developerworks/ru/library/connections-deploy-pt1/index.html (Дата обращения: 23.05.2018)
Безопасность Lotus Domino [Электронный ресурс] // IBM [www.ibm.com]. URL: https://www.ibm.com/developerworks/ru/library/nd7-security-api/index.html (Дата обращения: 23.05.2018)

Список сокращений

ИС - информационная система

БД – база данных

АРМ – Автоматизированное рабочее место