Проектирование реализации операций бизнес-процесса Складской учет. Выбор комплекса задач автоматизации

Содержание:

Введение

Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.

В современных условиях на больших предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих значительный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.

Актуальность темы данной курсовой работы связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии занимающемся оптовой торговлей .

Целью данной курсовой работы является совершенствование системы учета товаров на складе ООО “Х ”.

Для достижения поставленной цели необходимо решить перечисленные ниже задачи.

Выполнить анализ деятельности предприятия ООО “ Х тренд ”, в том числе управление складским учетом.

Разработать и обосновать проект автоматизации складского учета.

Разработать модуль “Формирование заказ на поставку” для системы “1С: Торговля и склад 7.7”.

Провести тестирование разработанного модуля на реальных данных.

Проанализировать экономическую эффективность проекта.

В данной работе рассмотрен обзор средств автоматизации складского учета. Построены модели в BPwin “как есть” (AS-IS) и “как должно быть” (TO-BE).

На основании полученных данных разработан проект автоматизации складского учета ООО “ Х тренд ”, и создан программный модуль “Формирование заказа на поставку” и приведены расчеты на контрольном примере.

В данной курсовой работе значительное внимание уделяется автоматизации складского учета, в частности, формированию заказа на поставку продукции. Так как от формирования заявки во многом зависит скорость, точность и качество выполнения заказа, то тема данного дипломного проекта имеет большое практическое значение.

Объектом исследования является ООО “ Х тренд”.

Предметом исследования является автоматизация процесса складского учета в ООО “ Х тренд ”.

Структура и объем курсовой работы

Курсовая состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность выбранной темы, указана цель и задачи проекта, объект и предмет исследования, подчеркнута практическая значимость выбранной темы курсовой работы .

Глава 1. Аналитическая часть

1.1.. Выбор комплекса задач автоматизации

Средство автоматизации используемое в ООО “Х тренд ”

В ООО “ Х тренд ” ведется автоматизированный бухгалтерский учет в системе “1С: Бухгалтерия” и складской учет в системе “1C: Торговля и склад”. Стандартная конфигурация фирмы “1 С” не позволяет видеть руководителю всей необходимой информации, т.к. область является специализированной. В программе “1С: Предприятие” сочетается стандартизация (конфигурации) решений и учет индивидуальных потребностей. Это одно из основных качеств программы, которое весьма существенно для руководителя или ответственного специалиста, принимающего решение о выборе системы.

Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия. С экономической точки зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как затраты на их создание существенно ниже, чем затраты на разработку программы с нуля.

Программа “1С: Бухгалтерия” версия 7.7 является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского и складского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

план счетов;

список видов объектов аналитического учета;

списки объектов аналитического учета (субконто);

констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

сводные проводки;

оборотно-сальдовую ведомость;

оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

карточка счета;

карточка счета по одному объекту аналитического учета;

анализ счета (аналог главной книги);

анализ счета по датам;

анализ счета по объектам аналитического учета;

анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Учет движения товара, приемка, отгрузка на складе ведется в программе “1С: Торговля и склад”.

Платформа “1С: Предприятие” версия 7.7, упрощает администрирование этой системы и позволяет при необходимости добавлять какие-либо компоненты реализующие разнообразные потребности клиентов.

За порядок на складе, сохранность и учет движения материалов несет ответственность заведующий складом.

Поступившие материалы подвергаются количественной и качественной приемке в соответствии с сопроводительными документами (накладными, сертификатами и др.) и техническими условиями. В случае недостачи или не качественности материалов составляются акты для предъявления претензии поставщику или транспортной организации.

При размещении и хранении материалов должны обеспечиваться сохранность материалов, максимальное использование площадей, а также удобство выполнения приемно-отпускных и учетных операций. Различают следующие принципы размещения материалов: сортовой, партионный и комплектный. При хранении материалы обычно располагаются в порядке последовательности их номенклатурных номеров.

Учет материальных ресурсов производится как на складе (количественно-сортовой), так и в бухгалтерии (количественно-стоимостной) на основе картотеки. В каждой карточке указывается порядковый номер карточки, номенклатурный номер материала, наименование, марка, сорт и размер материала, единица измерения и цена. Все поступления и выдачи материалов фиксируются в карточке и по ней определяется остаток.

Современные системы автоматизация учета склада и системы автоматизации оптовой торговли обеспечивают такие процессы как:

обмен данными между удаленным складом и офисом;

организация работы филиалов и центральной компании;

учет товаров в пути;

планирование продаж и управление заказами;

подключение складского и торгового оборудования к товаро-учетной системе;

сопряжение товаро-учетной системы с бухгалтерией;

и многое другое.

Автоматизация складского учета позволяет максимально полно использовать каждый квадратный метр площади и получать максимум прибыли

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Миссия компании заключается в том что бы стать передовой дистрибьюторской компанией в Ямало-Ненецком А.О. Основной деятельности является оптовая торговля продуктов питания. Для того чтоб своевременно получать информацию необходимо создать в программе дополнительный модуль “Заказ”. Этот модуль поможет получить вовремя правильную информацию, сделать заявку поставщику и вовремя отправить товар покупателю.

Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Место проектируемой задачи стоит склад. Перед любым складом возникают следующие задачи:

оптимизировать использование площади склада;

повысить точность учета товара;

сократить время проведения всех складских операций;

сократить затраты на хранение товара на складе;

избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;

сократить количество ошибочных складских операций;

уменьшить зависимость и потери от «человеческого фактора».

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Задачи, которые необходимо рассмотреть в данной курсовой

Анализ деятельности предприятия ООО “ Х”, в том числе управление складским учетом.

Разработка и обоснование проекта автоматизации складского учета.

Разработка модуля “Заказ на поставку” для системы “1С: Торговля и склад” версии 7.7.

тестирование и внедрение разработки проекта на реальных данных.

Анализ экономической эффективности проекта.

Работа проектируемой задачи решается в программе “1С: Торговля и склад” версии 7.7.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

− входящие

− исходящие

− внутренние

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

− нормативный срок исполнения документов

− маршруты обработки документов

− правила формирования регистрационного номера

Рис.11. Виды документов

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Исходящие документы - это акты, накладные, счета, договоры и множество других документов, которые являются официальными документами, отправляемыми из организации. Такие документы необходимы для ведения бухучета и формирования бухгалтерской отчетности (рис.11).

Рис. 12. Исходящие документы

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения (Рис. 12).

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать (рис.13).

Также автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

− офисные документы

− изображения

− тексты

− аудио- и видеофайлы

− архивы

− файлы систем проектирования и другие

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами (Рис. 13).

Обычная схема обработки входящего документа:

− первичная регистрация входящего документа

− рассмотрение

− исполнение

Документооборот позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу документооборота..

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - это информация, необходимая для управления экономическими процессами, содержащаяся в базах данных информационных систем.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы классификации и кодирования оперативных документов, нормативно-справочной информации.

Справочники, как товары и услуги, контрагенты, склады компании, расчетные счета, дополнений не требуют, их вполне достаточно для ведения учета продаж.

В составе входных и выходных данных от поставщиков счет-фактур и товарных накладных формы ТОРГ-12, эти формы являются унифицированными и в автоматизации не нуждаются, а для решения задачи автоматизации рабочего места менеджера было рассмотрено создание введение заказ на поставку. Этот заказ состоит из основных элементов (наименование контрагента, наименование товара, количество, сумма, заказ, общая сумма). Заказ предназначен для получения быстрой и полной информации любому пользователю (руководителю или бухгалтеру), проследить правильность работы сотрудников, уменьшение затраты людей.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - это комплекс компьютерных программ, обеспечивающий обработку или передачу данных.

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

1. “1С: Бухгалтерия” версии 7.7 - позволяет вести торговый учет, производственный учет, учет в сфере оказания услуг, налоговый учет, несложный расчет заработной платы и др.

2. “1С: Торговля и склад” - это программа на платформе “1С: Предприятие” версии 7.7, которая предназначена для автоматизации торговли в “1С”, учета любых видов торговых операций в системе (используется в филиалах).

3. “Outlook Express” - почтовый клиент для обмена информацией с сотрудниками.

4.“Microsoft Word”.

“Microsoft Excel”.

WinRAR” - используется для сжатия базы данных.

“Microsoft Internet Explorer”.

Все компьютеры имеют выход в Интернет.

Глава2 Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель - модель объекта, представленная в виде нформации. Схема информационной модели формирования заказа представлена на рисунке 4.

Рис. 4. Информационная модель формирования заявки

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:

взаимосвязей входных, промежуточных и результатных информационных потоков и функций предметной области (структурно-функциональной диаграмма или диаграмма потоков данных);

данных информационной базы (диаграмму «сущность-связь» - инфологической модели и диаграмму взаимосвязей файлов - даталогической модели), необходимых для функционирования информационной системы, возможно выполненную на основе уже разработанной структурно-функциональной диаграммы или диаграммы потоков данных.

Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно по видам делить на условно-постоянную и переменную.

К условно-постоянной относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (меняется очень редко и поэтому не требует наличия отдельных справочников). Она включает группы: нормативно-справочной информации и научно-справочной информации. Ниже на рисунке 5 приведен пример условно-постоянной информации.

Условно-постоянная информация задачи регистрация заявок в “1С: Предприятие” представлена следующими справочниками:

справочник товаров (Тип товара, полное наименование, вид номенклатуры, единица измерения, себестоимость, цена, валюта, ставка НДС, ставка НП, страна происхождения, штук в упаковке, ID);

справочник контрагентов (Вид контрагента, полное наименование, юридический адрес, почтовый адрес, телефон, ИНН, документ серия, номер, кем выдан, дата выдачи, основной договор, основной счет, ОКПО);

- справочник складов;

- справочник расчетных счетов (Номер, банк организации, банк для расчетов, корреспондент, назначение, корреспондент ИНН, корреспондент КПП, всегда указывать КПП).

Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями и цели работы подразделений, а также изменения, вносимые в планируемые параметры. К ней относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она включает группы: плановой информации, оперативно-производственной информации, отчетной информации.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание полей (реквизитов) входных документов. Все хозяйственные операции в ООО “Альянс-Трейд” фиксируются в памяти ЭВМ и в специальном журнале регистрации первичных документов.

Входная оперативная информация представляет собой заполнение и ввод в базу данных экранных форм первичных документов по продаже товаров.

В качестве входной информации, используется:

 справочная информация и классификаторы;

 подробное описание предметов;

 акты приема/передачи/выдачи;

 изображения предметов.

Заявка на поставку формируется на основе текущих складских остатков.

Входные документы в экранной форме представлены в приложении 2.

Технологический процесс состоит из двух основных этапов - сбор и учет данных складских операций, поступления и реализации продукции, ведение информационной базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Они могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Программа по решению задач учета складских операций и реализации продукции реализована в программе “1С: Торговля и склад”.

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события - получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Для учета поступления, реализации и излишков ТМЦ реализуются следующие операции: ввод с документов по приходу, списанию и оприходованию материалов.

Программа состоит из следующих основных модулей.

Основная процедура - конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.

Процедура обработки главного меню - запуск соответствующей процедуры.

Процедура ввода данных - обеспечение ввода информации с первичных документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Процедуры формирования отчетов - обеспечение выдачи установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.

Вспомогательные процедуры и функции - реализация запросов, сообщений, формирование списков выбора, а также контроль за вводимыми данными.

Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы. Передача данных от одного модуля к другому осуществляется только через хранимые документы.

Для ведения информационной базы могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.

Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода по шаблону (накладные, акты и прочие документы) или по запросу конкретных значений реквизитов (номер подразделения, табельный номер и др.). Косвенный способ - путем меню или логических (альтернативных) запросов - «да», «нет».

При косвенном способе данные, поступающие в модуль, заранее предусмотрены алгоритмом, но внешне выглядят в учете известными фразами (технологическими операциями, названиями выходных форм и т.п.).

Параметры (входные документы) - входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям (функциям).

2.3 Характеристика результатной информации

В данном пункте рассматривается документ формирование заказа на поставку. В стандартной конфигурации “1С: Торговля и склад” уже имелся такой документ, но он не удовлетворял потребностям ООО “Альянс-Трейд”. Поэтому был разработан модуль “Формирование заказа на поставку”, отвечающий потребностям данной организации.

В результате проделанной работы был написан модуль “Формирование заказа на поставку”.

При нажатие кнопки товар выбирается из справочника номенклатура .

При нажатие кнопки товар выбирается из справочника Прайс-лист .

Заказ на поставку не является обязательным документом при оформлении товародвижения. Он нужен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика товара, и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение товара. Товар, по которому оформлен заказ на поставку, учитывается, как ожидаемый товар. Количество ожидаемого товара можно посмотреть в отчете «Заказы товаров». На рисунке 11 показано электронная форма основного фильтра по которому можно посмотреть отчет заказа товара.

На рисунке 12 показан в электроном виде окно, множественный фильтр, в котором можно вывести отчет по разным параметрам, которые интересуют.

При получении товара по данному заказу (то есть, при проведении выписанной на основании данного заказа приходной накладной или приходной реализатора) количество ожидаемого товара автоматически уменьшается. В конфигурации предусмотрена возможность снятия заказа, с помощью формирующегося на его основании документа - «Снятие заказа».

Документ Заказ может быть заполнен ручным способом: путем построчного ввода, подбором или по прайс-листу.

На основании заказа на поставку могут быть выписаны следующие подчиненные документы:

«Расходный кассовый ордер» - для фиксации наличной оплаты по заказу.

«Платежное поручение» - для оформления безналичной оплаты по заказу. Для фиксации безналичной оплаты необходимо зарегистрировать платежное поручение в документе «Движение денежных средств».

«Приходная накладная» или «Приходная реализации» для регистрации получения товаров по заказу.

«Заказ на поставку» для корректировки ранее выписанного заказа.

Ведомость служит для отчетности и является уточняющей для оформления правильного заказа.

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
На рисунке 2.7 приведено дерево функций обработки данных, которое отражает процесс автоматизации разработанной системы. На схеме выделены и детализированы основные функции: регистрация платежей, регистрация договоров и арендаторов, формирование результатных документов.
Выявление состава и иерархии функций позволяет разработать структуру сценария диалога. Структурная схема, отражающая сценарий диалога АРМ экономиста – менеджера по учету и контролю объектов аренды
После запуска программы пользователь попадает в основное окно программы, содержащее главное меню и панель кнопок для оперативного доступа к входным и результатным документам.
Основное меню программы содержит следующие пункты:
ввод и редактирование информации:
платежи;

договора и дополнительные соглашения;

арендаторы;

здания и помещения;

просмотр и печать информации:

списки текущих арендаторов;

акт сверки арендной платы;

сведения по поступившим платежам (в МГЦН);
справка по поступившим платежам и налогам (в бухгалтерию);

квартальный отчет по арендаторам и поступившим платежам в МФ РБ;

Полугодовой отчет по арендаторам и поступившим платежам в МФ РБ.

2.5. Характеристика базы данных

Создание базы данных – одна из простейших операций в Access. При запуске Access открывается диалоговое окно (рис. 1), в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выбираем параметр "Новая база данных", а затем нажмем кнопку

.

Рис. 1. Начальное окно диалога.

На экране появиться окно диалога "Файл новой базы данных". Здесь необходимо определить имя для нового файла и указать его местоположение на диске. Зададим название базы данных "Складской учет". Access выполнит необходимые действия, и через несколько секунд на экране появится чистое окно базы данных (рис. 2), с которым мы и будем работать.

Рис. 2. Рабочее окно базы данных.

Теперь для того чтобы использовать созданную базу данных требуется ввести данные, необходимые для работы склада. В первую очередь это должен быть список поставщиков и клиентов.

Создадим таблицу, содержащую данные поставщиков и клиентов с помощью конструктора. Для этого сначала выберем вкладку "Таблицы", а затем в окне базы данных сделаем двойной щелчок мыши по листку с подписью "Создание таблицы в режиме конструктора". На экране появиться окно изображенное на рис. 3.

В первую свободную ячейку столбца "Имя поля" введем "КодПоставщика", а в столбце "Тип данных" выберем "Счетчик". Поле счетчика очень удобно, так как будет автоматически нумеровать записи, поэтому используется для полей, значение которых должно быть уникальным для каждой записи. После удаления записи с определенным номером, удаленный номер больше не будет присваиваться новым записям.

В четыре последующие ячейки введем "НазваниеПоставщика", "ОбращатьсяК", "АдресПоставщика", "Город" и "НомерТелефона". Во втором столбце напротив каждой введенной записи выставим "Текстовый".

Рис. 3 Окно конструктора для создания Таблицы.

Для того чтобы легче было вводить номер телефона в поле "Маска ввода" на панели "Свойства поля" поставим курсор и нажмем на появившуюся слева кнопку

. В окне "Создание масок ввода" выберем "Средний формат даты" и щелкнем на "Далее". В следующем окне напротив "Маска ввода" удалим текущую запись и введем «00-00-00». Ноль означает – только цифры от 0 до 9, обязательно; а знак дефиса будет использоваться непосредственно как маска. Теперь нажмем кнопку "Готово".

Теперь закроем таблицу и при сохранении зададим название "Поставщики".

Для упрощения ввода данных создадим форму для таблицы "Поставщики" с помощью Мастера создания форм. Для этого перейдем на вкладку "Формы" и выберем "Создание форм с помощью мастера". В появившемся окне "Создание форм" выберем таблицу "Поставщики" и щелкнем по кнопке

. Таким образом, мы перенесем все данные в правую часть окна. Затем, нажимая кнопку

, выберем внешний вид формы (в один столбец), стиль формы (диффузный) и зададим имя формы "Поставщики" и нажмем на кнопку

. В появившейся форме введем данные поставщиков склада.

Аналогичным образом создадим таблицу и форму "Клиенты".

Следующим шагом будет создание таблицы в режиме конструктора, в которой будут содержаться сведения непосредственно о складе. Имя полей и типы данных, которые требуется ввести показаны на рис. 4. При сохранении зададим название таблицы "Склад".

Рис. 4. Создание таблицы "Склад" в режиме конструктора.

 

Для таблицы "Склад" создадим форму таким же способом, которым мы создавали форму для таблиц "Поставщики" и "Клиенты".

Для того чтобы учитывать движение товара на складе создадим две аналогичные таблицы (и соответственно формы к ним), которые назовем "Приход" и "Заказы". В режиме конструктора таблиц введем следующие данные (соответственно для двух таблиц), показанные на рис. 5.

Рис. 5. Создание таблиц "Приход" и "Заказы" в режиме конструктора.

Для «Имя поля» "КодПоставщика" и "КодКлиента" выставим сначала значения «Числовой», а затем выберем пункт "Мастер подстановок…". В окне "Создание подстановки" выберем пункт «Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса», затем выделим нужную таблицу (соответственно "Поставщики" и "Клиенты") и выберем "Код Клиента" и "НазваниеКомпании" ("Код Поставщика" и "Название Поставщика"). В следующем окне снимем флажок «Скрыть ключевой столбец» и нажмем

.

Теперь заполняя таблицу или форму, для того чтобы не ввести несуществующего клиента или поставщика можно нажатием боковой стрелки выбрать из списка то, что нужно, а чтобы сэкономить место в таблице нам будет виден только код поставщика. Ту же самую операцию произведем для строки "Код Товара".

Для "Даты Заказа" в поле «Свойства» определим маску ввода как «Краткий формат времени».

Теперь введем данные нашего склада в созданные таблицы, используя для удобства созданные на базе таблиц формы.

Создание отчетов и запросов

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Информация в готовом отчете (в окне предварительного просмотра) зависит от содержания таблицы (формы или запроса) на настоящий момент. Созданный однажды, отчет всегда выводит текущее содержимое таблицы. Новый макет отчета создается только в том случае, если требуется изменить содержание, вид или оформление отчета. В правом нижнем углу отчета Access автоматически выставит текущую дату (зафиксированную компьютером), а в левом нижнем углу Access напишет общее количество листов и номер текущего.

Создадим отчет, используя мастера отчетов и табличный вариант данных. Для этого перейдем на вкладку отчеты и двойным щелчком мыши выберем «Создание отчета с помощью мастера».

В появившемся окне «Создание отчетов» выберем «Таблица: Поставщики», перенесем данные в правую часть окна нажатием кнопки

и нажмем кнопку

. В следующем окне двойным щелчком выберем пункт "НазваниеПоставщика" для того чтобы отчет о данном клиенте начинался именно с названия фирмы поставщика.

В порядке сортировки выберем один пункт «Код Поставщика», выберем макет страницы, стиль и зададим имя отчету "Поставщики".

Таким же способом создадим отчет для таблицы "Клиенты". Созданные отчеты приведены в приложении 1 и 2.

Остальные отчеты будут создаваться на базе запросов.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

Результатом запроса является специальная таблица, которая называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строится, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующихся полей, содержащих данные, удовлетворяющие установленным условиям. В любом случае это часть таблицы, и любые изменения, внесенные, например, в форму, попадут и в таблицу.

Для создания запросов тоже существует несколько способов. В данной контрольной запросы будут создаваться с помощью мастера запросов.

Создадим два аналогичных запроса. Один запрос будет содержать информацию о поставке товара на склад, а второй – информацию о заказах.

Пошаговое описание создание запроса "Информация о поставке":

перейти на вкладку "Запросы";

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы "Поставщики" выбрать "НазваниеПоставщика";

из таблицы "Приход" выбрать "ДатаПрихода";

из таблицы "Склад" выбрать "НаименованиеТовара", "ВидУпаковки" и "ЦенаПрихода";

из таблицы "Приход " выбрать "КоличествоПрихода";

дважды нажать кнопку

;

задать имя запроса как - «Информация о поставке»;

нажать кнопку

;

в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате;

на вкладке "Запросы" выделить созданный запрос «Информация о поставке» и щелкнуть

на панели инструментов окна базы данных;

в первом свободном поле конструктора запроса написать: Сумма: [ЦенаПрихода]*[КоличествоПрихода].

Теперь создадим отчет на базе созданного запроса «Информация о поставке» с помощью мастера создания отчетов. В окне "Создание отчетов" выставим флажок для суммирования суммы. Пошаговое описание создание запроса "Информация о заказах":

перейти на вкладку "Запросы";

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы "Клиенты" выбрать "НазваниеКомпании";

из таблицы "Заказы" выбрать "ДатаЗаказа";

из таблицы "Склад" выбрать "Наименование Товара", "Вид Упаковки" и "Цена Расхода";

из таблицы "Заказы" выбрать "КоличествоЗаказа";

дважды нажать кнопку

;

задать имя запроса как - «Информация о заказах»;

нажать кнопку

;

в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате;

на вкладке "Запросы" выделить созданный запрос «Информация о заказах» и щелкнуть

на панели инструментов окна базы данных;

в первом свободном поле конструктора запроса написать: Сумма: [Цена Расхода]*[Количество Заказа].

Теперь создадим отчет аналогичный отчету "Информация о поставке". Отчет "Информация о заказах" приведен в приложении 4.

Теперь создадим два запроса, фиксирующих общий приход и расход товаров склада. Оба запроса создаются аналогично, поэтому приведем пошаговое создание запроса и отчета только для поставок.

перейти на вкладку "Запросы";

двойным щелчком выбрать «Создание запроса с помощью мастера»;

из таблицы "Склад" выбрать "Наименование Товара" "Вид Упаковки";

из таблицы "Приход" выбрать "Количество Прихода";

нажать кнопку

;

выбрать итоговый отчет и выставить флажок на сумме "Количество Прихода";

нажать кнопку

;

задать имя запроса как: "Сумма прихода товара на склад";

нажать кнопку

;

создать отчет на базе запроса "Сумма прихода товара на склад

 

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разрабатываемый программный продукт будет автоматизировать функции обработки данных и подготовки документов в рамках технологии учета биллинговых операций.

Выделяется два подмножества функций программы (рисунок 2.5):

- служебные функции (проверка пароля, управление окнами и др.)

- основные функции обработки данных (ввода первичной информации, обработки, ведения справочников, подготовки и распечатки документов и др.)

В главном меню системы расположим служебные функции: вход в систему, управление окнами, выход из программы, помощь по системе.

Вызов основных функций будет осуществляться при помощи кнопочной панели. При нажатии на одну из кнопок, в левой части экрана будет открываться «дерево объектов» для данной функции. Правая часть экрана – это рабочая зона, в которой и будут располагаться открытые окна.

 

Рис. 2.5 Иерархия функций программы

Преимущество данного решения заключается в следующем:

Основные функции системы будут доступны пользователю одним кликом мышки;

В дереве объектов будет располагаться произвольное количество заявок и проектов, причем их можно фильтровать при помощи специального инструмента.

На кнопочную панель будут вынесены следующие функции:

Договор на подключение услуг Интернета. Стоит отдельной кнопкой, т.к. для ввода данных по новой заявке менеджеру необходимо вызвать эту функцию быстро, не заставляя долго ждать клиента. После нажатия на эту кнопку откроется дерево заявок и диалоговое окно «Новая заявка».

Справочники. По этой кнопке в дереве объектов открывается список справочников системы.

Документы. По нажатию на эту кнопку выходит список документов.

Отчеты. По этой кнопке осуществляется доступ к подготовке отчетов.

На рисунке 2.6 приведена структурная схема пакета.

Рис.2.6. Структурная схема пакета

Выделим 3 группы программных модулей системы:

1. Управляющие модули – выполняющие функции по управлению объектами системы

2. Функциональные модули – позволяющие обеспечить ввод и обработку данных

3.Сервисные модели- обеспечивающие дополнительные сервисы

В таблице 2.15 приведено описание функций основных программных модулей

Таблица 2. 15

Описание функций модулей

Таблица 2. 15

№ п/п		Наименование модуля	Функции модуля
1.		Модуль безопас ности	Содержит процедуры и функции, обеспечивающие ввод и проверку пароля, вход пользователей в систему, напоминание о необходимости смены пароля, автоматический выход из системы при отсутствии пользователя на рабочем месте.
4.		Модуль взаимодействия с базой данных	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
5.		Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
6.		Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их (если позволяют права доступа)
7.		Модуль ввода данных «Заявки»	Содержит процедуры и функции, позволяющие создавать новые заявки, вводить данные, управлять статусом заявок
8.		Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для просмотра типовых отчетов и создания произвольного отчета
9.		Модуль «Печать документов»	Обеспечивает предварительный просмотр, настройку параметров документов и печать на принтере

Продолжение таблицы 2.15
2.	Модуль инициализации интерфейса программы	После успешного входа в систему, запускает программу, используя настройки прав доступа для учетной записи пользователя
3.	Модуль управления деревом объектов	Содержит процедуры и функции, позволяющие управлять отображением дерева объектов и его элементами

2.7 Описание программных модулей

Модуль складского учета предназначен для работы с товарными остатками интернет-магазина. Платформа поддерживает многоскладовость, синхронизацию с внешними программами и файлами, а так же содержит внутренние инструменты работы с наличием товаров на складе

 Описание модулей программы.

Программа «Учет+» написана на языке Bor1and De1phi 7.0
      В состав проекта «Учет + » входит:

главный файл проекта FirmU.dpr
1 модуль с расширением .pas, содержащие процедуры и функции
1 файл форма с расширением .dfm, , являющиеся графическим представлением приложения 
файлы с расширением .dcu - скомпилированные модули
8 файлов с расширением .dat- содержащие данные:

Shops.dat - содержит наименования магазинов

Storages.dat – содержит наименование складов
На Автозаводе. dat – содержит ассортимент данного объекта
На Гая,100. dat – содержит ассортимент данного объекта
На Речпорте. dat - содержит ассортимент данного объекта
На Нариманова,8.dat - содержит ассортимент данного объекта
На Ульяновском,30. dat -  содержит  ассортимент данного объекта
На Центральном Рынке. dat - - содержит  ассортимент данного объекта

файл Firm.exe – исполняемый файл проекта

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Экономическая эффективность проекта (Э) складывается из двух составляющих:

А) Косвенного эффекта, который, например, характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов, снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение сумм штрафов, неустоек и т. д.

Б) Прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых, стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

. абсолютное снижение трудовых затрат (ΔТ) рассчитывается по формуле (1)

ΔТ = Т0 - Т1, (1)

где Т0 - трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту,

Т1 - трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Рассчитаем абсолютное снижение трудовых затрат.

) 7 часов в день составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту. Узнаем сколько часов в месяц составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту:

ч/д*24 рабочих дня = 168 ч/м.

Затем узнаем сколько составляют трудовые затраты в часах за год:

ч/м*12 месяцев = 2016 ч/год,

таким образом Т0 = 2016 ч/год составляют трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту.

) 2 часа в день составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту. Узнаем сколько часов в месяц составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту:

ч/д*24 рабочих дня = 48 ч/м.

Затем узнаем сколько составляют трудовые затраты в часах в год:

ч/м*12 месяцев =576 ч/год,

таким образом Т1 =576 ч/год составляют трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Нам известно, Т0 = 2016 ч/год и Т1 = 576 ч/год, теперь можно посчитать абсолютное снижение трудовых затрат в часов в год.

ΔТ = 2016-576 = 1440 часа в год

. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ) рассчитается по формуле (2)

КТ = ΔТ / T0 * 100%, (2)

КТ = 1440 / 2016*100% = 71,429

Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (YT) рассчитывается по формуле (3)

T = T0 / T1, (3)T = 2016/576 = 3,5

4. абсолютное снижение стоимостных затрат (ΔС) рассчитается по формуле (4)

ΔС = С0 - С1, (4)

где С0 - стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту

где С1 - стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту

) 500 рублей в день составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту. Узнаем сколько рублей в месяц составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту:

р/д*24 рабочих дня = 15000 р/м.

Затем узнаем сколько составляют стоимостные затраты в рублях за год:

р/м*12 месяцев = 180000 р/год, таким образом С0 = 180000 р/год составляют стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту.

) 190 рублей в день составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту. Узнаем сколько рублей в месяц составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту:

р/д*24 рабочих дня = 4560 р/м.

Затем узнаем сколько составляют стоимостные затраты в рублях в год:

р/м*12 месяцев = 54720 р/год, таким образом С1 = 54720 р/год составляют стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту.

Нам известно, С0 = 180000р/год, С1 =54720р/год, теперь можно посчитать абсолютное снижение стоимостных затрат в рублях в год

ΔС = 180000 - 54720 = 125280 рублей в год

ΙΙ. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кс) рассчитывается по формуле (5)

КС = ΔС / С0 * 100%, (5)

КС=125280/180000*100% = 69,6

ΙΙΙ. Индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности труда (YС) рассчитывается по формуле (6)

_С = С₀ / С₁. (6)_С = 180000 / 54720 = 3,3

Теперь рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта машиной обработки информации (Ток) по формуле (7)

Ток = КП / ΔC, (7)

Ток = 43200 / 125280 = 0,34

где КП - затраты на создание проекта машинной обработки информации (проектирование и внедрение).

Ток = 0,34 т.е. 4,08 месяца потребуется на окупаемость затрат на внедрение проекта машиной обработки информации.

Результаты расчета показателей экономической эффективности проекта для наглядности восприятия информации представлены в форме таблицы 7 и диаграмм на рисунках 13 и 14.

На основании полученных расчетов составляем смету затрат предприятия в таблице 7.

Таблица 7

Расчеты базового и проектного варианта

Показатели	Базовый вариант	Проектный вариант
1. Трудовые затраты	2016ч/год	576ч/год
2. Стоимостные затраты	180000р/год	4560р/год
3. Коэффициент относительного снижения: - трудовых затрат - стоимостных затрат	71,429 69,6	250 228,947
4. Индекс снижения: - трудовых затрат - стоимостных затрат	3,5 3,3

Исходя из данных таблице 7, была проиллюстрирована диаграмма на рисунке 13 базовый и проектный вариант трудовых затрат.

Рис. 13. Трудовые затраты

На рисунке 14 показан базовый и проектный вариант стоимостных затрат.

Рис. 14. Стоимостные затраты

Рассчитанные выше основные показатели экономической эффективности доказали экономическую целесообразность внедрения разработанного программного модуля “Формирования заказа на поставку” в ООО “Альянс-Трейд”.

Заключение

В результате проделанной работы было автоматизировано несколько рабочих мест. Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации продукции в ООО “Х тренд ”. Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций складского учета. Модернизирован процесс обработки информации, при этом повысилась степень достоверности информации и степень ее защиты.

В ООО “Х тренд” произведена апробация созданного программного модуля “Формирования заказа на поставку”, которая потвердела актуальность и практическую значимость раскрытой в дипломном проекте темы (соответствующий акт прилагается).

В процессе выполнения дипломного проекта была рассмотрена существующая в ООО “ Х тренд ” система складского учета, обоснована необходимость его автоматизации. Достигнута поставленная цель дипломного проекта, усовершенствована система учета товаров на складе ООО “ Х тренд ”. Были решены поставленные задачи.

Выполнен анализ деятельности предприятия ООО “Х тренд ”, в том числе управление складским учетом.

Разработан и обоснован проект автоматизации складского учета.

Разработан модуль “формирования заказа на поставку” для системы “1С: Торговля и склад 7.7”.

Проведено тестирование разработанного модуля на реальных данных. Рассчитана экономическая эффективность проекта.

.

Список литературы

1. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Канке А.А., Кошевая И.П., 2-е изд., испр. И доп.. - Форум: ИНФРА-М, 2007. - 288 с.

2. Бухгалтерский учет / Под ред. А.Д.Ларионова. - М.: «Проспект»,1999.- 392 с.

. Информационные технологии в маркетенге. Титоренко Г.А., Макарова Г.Л. - Учебник для вузов: М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 439 с.

. "Консалтинг при автоматизации предприятий (подходы, методы и средства)", Колянов Г.Н. - М.: Синтек, 1997 - 172 с.

. Организация складского учета: Семенихин В.В.- общ. Ред. Эксмо М., 2006.-75с.

6. Проектирование информационных систем. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. - учебное пособие: Москва, 2005 - 303 с.

7. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. Маклаков С.В. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2000 - 267 с.