Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников» (Выбор комплекса задач автоматизации

Содержание:

Введение

Тема курсовой работы: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».

Выбранная тема исследования считается актуальной в связи со значительным упрощением и автоматизацией учета по развитию и подготовке сотрудников за счет применения ИС.

Эффективная работа современных предприятий напрямую зависит от уровня развития и подготовки сотрудников. Для выполнения соответствующих задач выделяется штатная единица в отделе кадров. Специалист по развитию и подготовке сотрудников занимается планированием, учетом соответствующих мероприятий. В случае, когда штат предприятия достаточно большой, ведение данного учета в ручном режиме становится весьма трудоемким. В результате возникает необходимость автоматизации данного бизнес-процесса.

Объект исследования – отдел кадров предприятия.

Предмет исследования – процесс развития и подготовки сотрудников.

Целью данного курсового проекта является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».

Задачами данного курсового проекта являются:

• выбрать комплекс задач автоматизации;
• охарактеризовать существующие бизнес-процессы;
• привести характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации;
• привести характеристику результатной информации;
• выполнить описание структуры базы данных;
• выполнить описание схемы пакета, программных модулей.
• привести контрольный пример реализации проекта и его описание.

Курсовая работа состоит из двух глав: первая глава – теоретическая, вторая глава – проектная часть.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

На любом предприятии есть отдел кадров, который занимается, в том числе, и развитием и подготовкой сотрудников. Бизнес-процесс «Развитие и подготовка сотрудников» включает в себя формирование списка учебных курсов, лекций, курсов повышения квалификации и мн.др.

Выделим основные функции по ведению данного бизнес-процесса:

1. учет планового списка мероприятий по развитию и подготовке сотрудников;
2. учет фактического выполнения мероприятий по развитию и подготовке сотрудников;
3. учет сотрудников;
4. отчетность.

Бизнес-процесс «Развитие и подготовка сотрудников» регулируется действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

На предприятии деятельность специалиста по развитию и подготовке сотрудников не была автоматизирована. Все операции выполнялись вручную, что вело к большому количеству ошибок, значительным временным и финансовым затратам. Поэтому была поставлена задача автоматизации соответствующего бизнес-процесса, которая позволила бы решить эти проблемы.

Автоматизация работы специалиста по развитию и подготовке должна избавить от выполнения рутинных операций при работе с информацией. Автоматизированное хранение и обработка информации также позволяет эффективно осуществлять подбор учебных курсов и мн.др. Таким образом, создание автоматизированной системы, преследовало следующие цели:

– автоматизация работы специалиста по развитию и подготовке сотрудников;

– повышение производительности труда специалиста по развитию и подготовке;

– уменьшение затрат на содержание специалиста по развитию и подготовке.

Таким образом, будущий пользователь системы – это специалист по развитию и подготовке сотрудников.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

На рис. 1 представлена контекстная диаграмма ИС «Развитие и подготовка сотрудников».

Входными информационными потоками являются:

• Справочная информация;
• Сведения о сотрудниках;
• Сведения о мероприятиях;
• Данные фактического посещения мероприятий.

Выходными информационными потоками являются:

• Отчеты (список мероприятий и др.).

Управление осуществляется посредством законодательства, трудового договора. Механизмом выступает специалист по развитию и подготовке сотрудников.

Рис. 1 – Контекстная диаграмма IDEF0

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рис. 2.

Рис. 2 – Диаграмма декомпозиции IDEF0

Основной процесс «Развитие и подготовка сотрудников» декомпозируется на три подпроцесса:

• Ведение справочников;
• Ведение списка мероприятий;
• Учет сотрудников;
• Ведение фактического учета.

Входными информационными потоками являются:

• Справочная информация;
• Сведения о сотрудниках;
• Сведения о мероприятиях;
• Данные фактического посещения мероприятий.

Выходными информационными потоками являются:

• Отчеты (список мероприятий и др.).

Промежуточными информационными потоками являются:

• Список сотрудников;
• Список мероприятий.

Управление осуществляется посредством законодательства, коллективного договора. Механизмом выступает специалист по развитию и подготовке сотрудников.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В ходе решения задачи по развитию и подготовке сотрудников возникает соответствующий документооборот (рис. 3).

Рис. 3 – Схема документооборота

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: Windows, 2000 (Service Pack 3), XP и др., а также на серверных вариантах данной операционной системы. Выбор операционной системы объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие фирмы-производители программного обеспечения, в том числе систем разработки приложений, также ориентированы на это семейство операционных систем, что привело к наличию на рынке большого количества систем программирования, позволяющих разрабатывать программное обеспечение для Windows. Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления и диагностики системы, а также прикладных приложений. Кроме того, она поддерживает обширный программный интерфейс для написания собственных приложений для работы в этой операционной среде.

Входными документами системы автоматизации являются, прежде всего, список сотрудников, график мероприятий. Эти документы составляются исполнителями в произвольной форме и вводятся в систему администратором.

Все документы, поступающие на предприятие, движущиеся внутри него и выходящие с предприятия преобразуются в электронный вид системы учета. Любой документ представляется записью в базе данных, а именно в таблице документов с указанием всех его параметров.

Кроме документов входными данными является условно-постоянная информация по должностям, типам мероприятий. Вся эта входная информация в разрабатываемой системе должна храниться в справочниках, наиболее подходящих для хранения условно-постоянной информации. Таким образом, данный вид информации будет храниться в виде справочников. Все разработанные справочники, предназначенные для хранения условно-постоянной информации, должны иметь формы списка и формы элемента справочника. Форма списка любого справочника должна быть построена таким образом, чтобы отображать состав записей справочника в виде списка, а если справочник иерархический – то и его древовидную структуру. При этом для каждой записи справочника должны выводиться все ее основные данные. Форма элемента должна отображать полную информацию об элементе справочника включая как основные, так и дополнительные данные. Нужно разработать формы таким образом, чтобы ввод и редактирование информации в них для пользователей был организован максимально удобно и быстро.

Электронные документы, введенные в систему, должны храниться в журнале документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ.

Все многообразие программного обеспечения принято делить на две части: общее и специальное ПО. В состав общего программного обеспечения включают операционные системы, оболочки, СУБД и т.д. Специальное ПО представляет совокупность прикладных программ, разработанных для решения конкретных задач.

Операционная система (ОС) в наибольшей степени определяет облик всей вычислительной системы в целом. ОС представляет собой наиболее важную часть программного обеспечения, так как образует среду выполнения для всех остальных программ, будь то система управления базами данных, язык программирования или веб-сервер.

Операционные системы могут различаться особенностями реализации внутренних алгоритмов управления основными ресурсами компьютера, особенностями использованных методов проектирования, типами аппаратных платформ, областями использования и многими другими свойствами.

От эффективности алгоритмов управления ресурсами компьютера во многом зависит эффективность ОС в целом. Поэтому, характеризуя ОС, часто приводят важнейшие особенности реализации функций ОС по управлению процессорами, памятью, внешними устройствами компьютера, процессами. Так, например, в зависимости от особенностей использованного алгоритма управления процессором, операционные системы делят на многозадачные и однозадачные, многопользовательские и однопользовательские, на многопроцессорные и однопроцессорные системы.

К факторам, определяющим выбор конкретной ОС относятся:

• требования к аппаратным средствам – IBM PC-совместимый компьютер;
• поддержка сетевой технологии, и в частности поддержка протоколов TCP/IP;
• надежность;
• быстродействие.

Принимая во внимание тот факт, что выбранная ОС должна работать на платформе IBM PC, выбор, по большому счету, ограничивается двумя вариантами: можно выбрать либо ОС «семейства» MS Windows, или какой-либо свободно распространяемый клон ОС UNIX.

В качестве операционной системы для компьютеров пользователей выбрана Microsoft Windows XP.

СУБД представляет собой комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных (БД) многими пользователями. СУДБ является вторым по важности, после ОС, программным компонентом, который надлежит выбрать для успешной реализации поставленной задачи.

Для реализации данной системы выбрана СУБД Microsoft Access версии 2003. Данная СУБД уже установлена вместе с пакетом Microsoft Office 2003 и успешно работает на предприятии.

Для хранения исходных данных разрабатываемой системы целесообразно использовать Справочники. Справочники являются основным механизмом хранения условно-постоянной информации в системе. Справочники используют в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Каждый справочник представляет из себя список однородных объектов, которые называют элементами справочника. Для фиксации в системе оперативной информации целесообразно использовать Таблицы.

Для отображения данных справочников и таблиц используются экранные формы различного вида.

2 Глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель (рис.4) представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до ее получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.

В построенной модели можно выделить логические уровни:

1) источники информации:

- ИС, в которой хранятся заполненные справочники;

- ИС специалиста по развитию и подготовке сотрудников;

- специалист по развитию и подготовке сотрудников;

2) первичная информация:

- документы «График мероприятий», паспорт сотрудника;

- формы ввода «Учет сотрудников», «Учет мероприятий», «Выполнение мероприятий»;

3) таблицы с первичными данными:

- таблицы «Сотрудники»;

- таблица «Мероприятия_план»;

- таблица «Мероприятия_факт».

5) результатные документы и файлы:

- отчет «Список сотрудников»;

- отчет «Список мероприятий».

6) получатели информации:

- специалист по развитию и подготовке сотрудников.

Рис. 4 – Информационная модель проектируемой системы

Область 1 отображает процесс ввода исходных данных и управляющих воздействий на систему, которые осуществляет сотрудник по персоналу.

Область 2 отображает то, что из базы в рамках моделируемой задачи используются различные справочники и данные.

Область 3 отображает то, что каждый из справочников, формируется из таблицы.

Область 4 отображает то, что моделируемая система предоставляет на выходе: сотрудник имеет возможность формирования отчетов.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Справочники системы

В системе задействованы следующие справочники:

• Справочник «Тип мероприятия» – содержит перечень типов мероприятий: курсы повышения квалификации, учебные курсы, тренинг и т.д.

Таблица 1

Актуализация справочников системы

Название справочника	Ответственный	Средний объем справочника, записей	Средняя частота актуализации	Средний объем актуализации
Справочник «Тип мероприятия»	Специалист по развитию и подготовке сотрудников	5	1 раз в 3 года	1 запись
Справочник «Должности»	Специалист по развитию и подготовке сотрудников	5	1 раз в 3 года	1 запись

2. Входные документы системы

1) График мероприятий

Основные реквизиты документа:

- название мероприятия;

- дата мероприятия;

- количество дней;

- тип мероприятия;

- число сотрудников;

- стоимость (руб./чел.).

Частота возникновения документа – 1 раз в год. Число строк табличной части – в среднем 50.

При вводе данных автоматически подключается справочник «Тип мероприятия».

3. Формы ввода первичной информации

1) Сотрудники

Форма «Сотрудники» предназначена для ввода данных о сотрудниках магазина. Частота возникновения документа – при необходимости.

При заполнении данных автоматически подключается справочник «Должности». Форма содержит данные из таблицы «Сотрудники».

2) Учет мероприятий

Форма «Учет мероприятий» предназначена для ввода данных о планируемых мероприятиях, сроках проведения, количестве человек, стоимости и др. Частота возникновения документа – 1 раз в год.

При заполнении данных автоматически подключается справочник «Тип мероприятия». Форма содержит данные из таблицы «Мероприятие_план».

3) Выполнение мероприятий

В форму вводятся данные о фактическом посещении мероприятий по развитию и подготовке сотрудников. Включает следующие реквизиты:

- сотрудник;

- название мероприятия;

- дата проведения;

- количество дней;

- тип мероприятия.

Частота возникновения документа – 1 раз в месяц. Число строк табличной части – в среднем 10 записей.

При заполнении данных автоматически подключается справочник «Тип мероприятия». Форма содержит данные из таблицы «Мероприятие_факт».

2.3. Характеристика результатной информации

1. Учет мероприятий

Журнал содержит данные о запланированных мероприятиях.

Данные формируются на основе таблицы «Мероприятие_план» при поддержке справочником «Тип мероприятия».

Журнал содержит реквизиты:

- код мероприятия;

- название мероприятия;

- дата мероприятия;

- количество дней;

- тип мероприятия;

- число сотрудников;

- стоимость (руб./чел.).

2) Выполнение мероприятий

Журнал содержит данные о фактическом посещении мероприятий по развитию и подготовке сотрудников.

Данные формируются на основе таблицы «Мероприятие_факт» при поддержке справочником «Тип мероприятия».

Журнал содержит реквизиты:

- сотрудник;

- название мероприятия;

- дата проведения;

- количество дней;

- тип мероприятия.

1. Отчет «Список сотрудников»

Отчет содержит список сотрудников, участвовавших в программе по развитию и подготовке сотрудников.

Данные для отчета берутся из таблицы «Сотрудники» и справочника «Должности».

Документ содержит реквизиты:

- табельный номер (таблица «Сотрудники»);

- ФИО сотрудника (таблица «Сотрудники»);

- Телефон (таблица «Сотрудники»);

- Должность (таблица «Должности»).

1. Список мероприятий

Данные для отчета берутся из таблицы «Мероприятие_план» и справочника «Тип мероприятия».

Отчет «Список мероприятий» содержит следующие основные реквизиты:

- название мероприятия (таблица «Мероприятие_план»);

- дата мероприятия (таблица «Мероприятие_план»);

- количество дней (таблица «Мероприятие_план»);

- тип мероприятия (таблица «Тип мероприятия»);

- число сотрудников (таблица «Мероприятие_план»);

- стоимость (руб./чел.) (таблица «Мероприятие_план»).

2.4. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Выделяется два подмножества функций системы (рис. 5):

• служебные функции, к которым относятся вход в систему, импорт, экспорт, помощь по работе с программой;
• основные функции обработки данных: ведение справочников системы, оперативного учета, просмотр и печать документов (отчетов).

Для решаемой задачи не определена четкая последовательность действий при обработке данных. Все операции, связанные с вводом информации, должны выполняться в диалоговом режиме обработки в реальном масштабе времени. Для такого взаимодействия пользователей с программой удобнее всего использовать язык диалога. Программа реализует довольно большое количество функций, и для реализации такого диалога удобно использовать меню. Структура меню показана на рис. 6.

Рис. 5 – Дерево функций системы

Рис. 6 – Структура меню программы

2.5. Характеристика базы данных

База данных системы реализуется на MS Access. Разработаем ER-модель базы данных.

ER-модель (рис. 7) отображает состав и взаимосвязи таблиц, отражающих содержание информационной модели в терминах конкретной СУБД.

Таблица 2

Перечень сущностей и их соответствие информационной модели

№	Название сущности в информационной модели	Идентификатор таблицы
	Справочник «Должности»	Должности
	Справочник «Тип мероприятия»	Тип мероприятия
	Таблица «Мероприятия_план»	Мероприятия_план
	Таблица «Сотрудники»	Сотрудники
	Таблица «Мероприятия_факт»	Мероприятия_факт

Рис. 7 – Структура базы данных

Структура таблиц приведена в табл. 3-7.

Таблица 3

Структура справочника «Должности»

Атрибут сущности	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код должности	Код должности	Счетчик		Первичный ключ
Название должности	Название должности	Текстовый	50 символов

Таблица 4

Структура справочника «Тип мероприятия»

Атрибут сущности	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код типа	Код типа	Счетчик		Первичный ключ
Название типа	Название типа	Текстовый	50 символов

Таблица 5

Структура таблицы «Мероприятие_план»

Атрибут сущности	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код мероприятия	Код мероприятия	Счетчик		Первичный ключ
Название мероприятия	Название мероприятия	Текстовый	100
Код типа	Код типа	Числовой		Связь с таблицей Тип мероприятия
Дата мероприятия	Дата мероприятия	Дата/Время	Краткий формат даты
Количество дней	Количество дней	Числовой	Длинное целое
Число сотрудников	Число сотрудников	Числовой	Длинное целое
Стоимость	Стоимость	Денежный

Таблица 6

Структура таблицы «Сотрудники»

Атрибут сущности	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Табельный номер	Табельный номер	Счетчик	Длинное целое	Первичный ключ
ФИО сотрудника	ФИО сотрудника	Текстовый	100 символов
Телефон	Телефон	Текстовый	20
Код должности	Код должности	Числовой	Длинное целое	Связь с таблицей Должности

Таблица 71

Структура таблицы «Мероприятие_факт»

Атрибут сущности	Идентификатор поля	Тип поля	Длина поля	Прочее
Код записи	Код записи	Счетчик	Длинное целое	Первичный ключ
Табельный номер	Табельный номер	Числовой	Длинное целое	Связь с таблицей Сотрудники
Код мероприятия	Код мероприятия	Числовой	Длинное целое	Связь с таблицей Мероприятие_план

2.6. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рис. 8 – Структурная схема пакета

Таблица 8

Описание функций модулей

№ п/п	Наименование модуля	Функции модуля
	Модуль инициализации интерфейса программы	После успешного входа в систему, запускает программу
	Модуль импорта/экспорта	По запросу пользователя устанавливает соединение с серверами баз данных внешних систем и выполняет импорт или экспорт данных
	Модуль взаимодействия с базой данных	Содержит процедуры и функции, используемые для установления соединения с базой данных ИС, а также управляющие операциями чтения, записи и редактирования данных
	Модуль справочной системы	Содержит процедуры и функции, необходимые для отображения справочной информации
	Модуль «Главная форма программы»	Содержит главное меню, из которого осуществляется вызов остальных экранных форм
	Модуль «Отчеты»	Содержит процедуры и функции для ввода параметров запроса, просмотра и печати отчетов
	Модуль «Справочники»	Содержит процедуры функции, позволяющие просматривать содержимое справочников системы, и редактировать их
	Модуль ввода данных «Учет мероприятий»	Содержит процедуры и функции, позволяющие вводить/редактировать данные, связанные с планом мероприятий
	Модуль ввода данных «Сотрудники»	Содержит процедуры и функции для ввода данных о сотрудниках
	Модуль ввода данных «Выполнение мероприятий»	Содержит процедуры и функции для ввода данных по фактическому выполнению мероприятий

2.7. Описание программных модулей

Рассмотрим работу модуля «Главная форма программы» (рис. 9).

Рис. 9 – Блок-схема работы модуля

2.8. Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим на примере работу с ИС «Развитие и подготовка сотрудников».

После запуска системы открывается кнопочная форма, предоставляющая доступ к объектам базы данных (рис.10-13).

Рис. 10 – Кнопочная форма

Рис. 11 – Кнопочная форма (Справочники)

Рис. 12 – Кнопочная форма (Учет)

Рис. 13 – Кнопочная форма (Отчеты)

Для ввода информации о должностях необходимо воспользоваться формой «Должности» (рис. 14).

Рис. 14 – Форма «Должности»

Для ввода информации о типах мероприятий необходимо воспользоваться формой «Тип мероприятия» (рис. 15).

Рис. 15 – Форма «Тип мероприятия»

После заполнения справочников можно переходить к оперативному учету. Учет сотрудников выполняется посредством формы «Сотрудники» (рис. 16).

Рис. 16 – Форма «Сотрудники»

Учет мероприятий выполняется посредством формы «Учет мероприятий» (рис. 17).

Рис. 17 – Форма «Учет мероприятий»

Выполнение мероприятий выполняется посредством формы «Выполнение мероприятий» (рис. 18).

Рис. 18 – Форма «Выполнение мероприятий»

В системе предусмотрено формирование отчетов. Доступ к отчетам осуществляется из модуля «Отчеты».

Внешний вид отчетов представим на рис. 19-20.

Рис. 19 – Отчет «Список сотрудников»

Рис. 20 – Отчет «Список мероприятий»

Заключение

В курсовом проекте была разработана информационная система, автоматизирующая учет по развитию и подготовке сотрудников.

Информационная система предполагает поддержку следующих возможностей:

• работа со справочниками;
• работа с оперативными данными;
• формирование отчетов.

В результате создания ИС автоматизирует следующие функции:

• ведение справочников;
• учет сотрудников;
• учет мероприятий (план);
• учет выполнения мероприятий (факт);
• формирование отчетов.

В аналитической части курсового проекта были выполнены следующие действия:

• выбран бизнес-процесс для автоматизации;
• построена функциональная модель системы (включает контекстную диаграмму и диаграмму декомпозиции).

В практической части курсового проекта разработано информационное обеспечение системы:

• информационная модель;
• состав справочников;
• состав исходных документов;
• состав результатных документов.

Кроме того, приведены формы ввода первичной и условно-постоянной информации, формы результатных документов. Разработано программное обеспечение: описана его архитектура, структура меню, структура базы данных.

Для реализации функциональной модели использовалось средство BPWin (версия 4.0), для построения логической модели данных использовалось средство ERWin (версия 7.3).

В качестве СУБД для реализации схемы БД выбрана СУБД Microsoft Access, как наиболее понятная и простая в использовании, имеющая различные инструменты для функциональной работы с БД.

Цели и задачи курсового проекта выполнены полностью.

Список литературы

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 420с.
2. Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / под ред.проф.Л.Г.Гагариной. – Москва: ИД «Форум»: Инфра-М, 2007 – 384 с.
3. Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем: – М.: ИНФРА-М, 2007. – 320с.
4. Ефимов Е.Н., Патрушина С.М., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2004. – 352 с.
5. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация: учеб. пособие / Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2002. – 304с.
6. Маклаков С.В. CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin. – М.: ДиалогМифи, 2011. – 537с.
7. Максимов Н.В., Попов И.И., Голицына О.Л. Информационные системы. Учебное пособие. Форум, 2009 г. - 496 с.
8. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф.; Под ред. Тельнова Ю.Ф. – М.:Финансы и статистика, 2003. - 512 с.
9. Смирнов Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 542с.
10. Хансен Г., Хансен Д.. Базы данных: разработка и управление: Пер. с англ. – М.: ЗАО «Издательство БИНОМ», 1999. – 704 с.
11. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии:практикум. М.:Финансы и статистика, 2003. – 192 с.