![](/stc/img/evkova.png)
Проектирование информационных систем
Содержание:
ВВЕДЕНИЕ
Скорость создания и поиска, удобство хранения использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность работы компании. Сейчас все документы в организации создают в электронном виде, но для продолжения работы с ними в большинстве случаев их распечатывают.
С осознанием неэффективности данного подхода, возникает необходимость перемен, и все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Но данная тема особенно актуальна в 2020, когда многие организации были вынуждены перейти на дистанционный режим работы. Сегодня те, кто уже пользуется электронным документооборотом, имеют неоспоримое преимущество, ведь такие системы позволяют сделать работу с документами наиболее безопасной и продуктивной. И эти преимущества особенно заметны, когда сотрудники компании территориально распределены и не могут контактировать ни между собой, ни с контрагентами.
Цель данной работы разобраться, что представляют собой современные корпоративные информационные системы, предназначенные для документооборота, а также разобрать их работу на примере программы «1С:Документооорот 8».
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи.
- Рассмотреть понятие «электронный документооборот».
- Понять, какие бывают виды систем электронного документооборота, и, какие из них применяются в России
- Разобраться в работе «1С:Документооорот 8».
- Провести сравнительный анализ «1С:Документооорот 8» с другими системами электронного документооборота.
Теоретические аспекты систем электронного документооборота
Для начала нам необходимо понять, что такое корпоративные информационные системы и как они могут быть связаны с документооборотом.
Согласно Международному стандарту ISO/IEC 2382:2015, информационная система — система для обработки информации, её поиска и хранения, вместе со связанными организационными ресурсами (человеческими, техническими, финансовыми и т. д.), которые предоставляют и распространяют информацию. Таким образом, корпоративная информационная система — это информационная система, которая позволяет автоматизировать главные бизнес-процессы компании. [1, 3]
Возникает вопрос, как КИС может быть связана с документооборотом? ГОСТ Р 7.0.8-2013 даёт следующее определение документообороту: это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки В свою очередь, электронный документооборот является механизмом управления документами в электронном виде. Основной элемент электронного документооборота – электронный документ, сформированный с помощью средств компьютерной обработки информации и сораненный на электонном носителе. Электронный документ может быть подписан с помощью электонной подписи – аналога подписи от руки, которая позволяет защитить информацию от незаконного изменения и служит для контроля подлинности электронных докуменов. . Соответственно, система, которая позволяет создавать, хранить и обработать электронные документы, а также помогает организовывать их движение между пользователями, называется системой электронного документооборота (СЭД). При этом под движением документов иногда понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование. [2, 4, 8, 10, 33]
Если руководство компании задумывается внедрение СЭД, то в первую очередь необходимо понять, какие виды СЭД существуют
Любые КИС, в том числе и те, которые связанны с документооборотом, можно классифицировать следующим образом:
- «Коробочные» (универсальные) системы. Они просты и удобны при установке и использовании. Однако функционал таких моделей может не соответствовать запросам организации.
- Индивидуальные (заказные, уникальные) системы, разрабатываются для конкретной организации. Подходят для предприятий с уникальными характеристиками или для решения специфических задач.
- Комбинированные системы. Они выполнены на базе универсальных систем, но могут быть дополнены всем необходимым для конкретного предприятия.
[14, 15]
Как видно из классификации, при выборе СЭД необходимо учитывать ее функционал и насколько он подходит организации.
Системы электронного документооборота можно разделить по нескольким признакам в зависимости от функциональных возможностей [10]:
- СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации или просто электронные архивы.
- СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
- СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний.
- СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников.
С другой стороны, существует классификация СЭД относительно интерфейса системы и клиентского приложения. К основным типам клиентов относятся:
- Толстый клиент обладает широкой функциональностью за счет тесного взаимодействия с аппаратными и периферийными средствами компьютеров, сервер при этом играет только роль хранилища данных. Также обладает возможностью работать даже при обрыве связи с сервером, обеспечивает режим многопользовательской работы. Но в работе с толстым клиентом неизбежны сложности и материальные издержки при установке и обновлении, так как каждое рабочее место требует индивидуальной настройки. Из-за этого плохо подходит для компаний имеющих территориальную распределенность.
- Тонкий клиент передает всю или большую часть задач по обработке информации на сервер, поэтому практически не зависит от аппаратной и программной платформы рабочего места. Снижает затраты на установку, обновление и поддержку системы. Главный недостаток ограничения интеграции с другими приложениями, развития интерфейса и функциональности системы. Для решения данных проблем используются дополнительные платформы, различные плагины и агенты, перевод части операций на компьютер пользователя.
Также выделяют нативного клиента, который разрабатывают под конкретную операционную систему, и веб-клиента, в котором в качестве клиента выступает браузер. Первый чаще всего является толстым клиентом, а второй - тонким.
Каждый из типов клиентов обладает своими достоинствами и недостатками, что определяет их применение и реализацию в конечных продуктах. [8]
Для того чтобы понять нужны ли компании внедрение СЭД, необходимо оценить возможности, которые может дать организации СЭД и трудности с которыми можно столкнуться.
Системы электронного документооборота могут выполнять множество функций, среди которых:
- формирование электронного документа;
- минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
- гарантирование соответствия законодательству и регулирующим правилам;
- регистрация и классификация документов;
- однократная регистрация документа, позволяющая его идентифицировать в системе, исключение вероятности дублирования документов;
- создание маршрутов документа и управление потоками их движения;
- назначение рабочих задач, непрерывное движение документа и контроль сроков исполнения;
- отслеживание всех изменений и перемещений документа;
- минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
- совместная работа над общими документами;
- разграничение прав доступа пользователей к документам;
- организация хранения электронных документов;
- организация быстрого и удобного поиска информации;
- возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
- построение отчетов, проведение выборки.
[5, 6, 8, 10, 14, 16]
Но также существуют сложности, связанные с переходом на электронный документооборот и его эксплуатацией:
- первоначальные затраты на покупку и внедрение системы;
- время и ресурсы, которое требуется для адаптации и обучения сотрудников работе в системе;
- потребность в специалисте, поддерживающем нормальное функционирование системы;
- контроль и обеспечение информационной безопасности;
- настройка регулярного резервного копирования для предотвращения возможных повреждений базы данных или файловых хранилищ;
- в случае отсутствия СЭД у контрагентов возникает необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде.
[12, 17]
Учитывая, все выше перечисленные возможности и недостатки СЭД, можно выделить несколько критериев, на которые стоит обратить организации при выборе системы:
- Функциональная полнота системы. Система должна отвечать основным потребностям организации.
- Адаптивность и развиваемость системы. Система должна обладать потенциалом для изменений, чтобы подстраиваться под новые запросы.
- Организация единого информационного пространства. Сотрудники должны работать в одной среде.
- Качество учета российского законодательства.
- Возможность поэтапного внедрения. Для облегчения освоения персоналом и снижения затрат компании.
[3, 9, 18]
Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, хотя первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и со временем претерпел множество изменений. Сейчас производители СЭД ориентируются на положения следующих основных нормативов:
- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ;
- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ;
- "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
- "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (ред. от 14.05.2018);
- "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения";
- Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
Также при внедрении СЭД на предприятии, руководству следует обратить внимание на Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ и на Федеральный закон "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных" от 27.12.2009 N 363-ФЗ. [10, 17]
Для большинства видов электронных документов уже приняты нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Но только с 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Этот проект должен помочь понять, каким образом следует регулировать ведение кадровых документов в электронном виде. Этот закон часть программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной 24 декабря 2018 г. Ее цель состоит в обеспечение развития и внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере.
Рынок систем электронного документооборота стремительно развивается, так, например, по предварительной оценке делового портала TAdviser, в 2019 году рост рынка составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд. рублей. Для сравнения, в 2012 году объем рынка составлял 25,6 млрд. рублей.
[19, 21]
Анализ системы электронного документооборота «1С:Документооорот 8»
Программный продукт «1С:Документооорот 8», разработанный Фирмой 1С на платформе «1С:Предриятие», является преемником программного продукта «1С:Архив». Данная программа применяется для автоматизации документооборота на крупных и малых предприятиях вне зависимости от сферы деятельности. Программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Учет документов ведется в соответствии с действующими стандартами и нормами РФ, а также в соответствии с положением о документообороте предприятия.
Существует несколько версий 1С:Документооборота:
- 1С:Документооборот 8 КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
- 1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
- 1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
- 1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.
«1С:Документооборот 8» имеет широкий функционал для управления документами и рабочими процессами, позволяет сотрудникам совместно работать с документами и обеспечивает контроль исполнения. [21, 22]
Давайте более подробно рассмотрим основные возможности «1С:Документооборот 8»:
- Управление документами
Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами организации, использование шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Возможность отследить все изменения и версии каждого документа, проконтролировать движение документа и местонахождение бумажной версии. Документы можно отравить на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину. Можно вести полный учет входящей и исходящей корреспонденции. Каждый сотрудник имеет возможность группировать документы или формировать из них списки в соответствии со своими предпочтениями.
- Работа с договорными документами
«1С:Документооборот 8» позволяет составлять договора, подготавливать и контролировать сопроводительную документацию. При этом можно отследить все процессы связные с договором (согласование, подписание, продление, расторжение) и проконтролировать исполнение. Программа может автоматически продлевать договоры (с учетом правил их продления), отслеживает возврат документа и передачу на подпись контрагенту, контролирует сроки договоров и этапов. Поддерживается работа с Многосторонними договорами. Также пользователи могут настраивать имеющиеся в программе реквизиты договора и добавлять новые, использовать автозаполнение реквизитов или вовсе создавать документ по шаблону.
- Электронная подпись
В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. Поддерживаются любое криптографическое программное обеспечение с интерфейсом Crypto API.
- Сканирование и штрихкодирование документов.
Файлы в программу можно заносить сканированием. Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается, что облегчает их поиск в программе.
Также программа умеет печатать штрих-код на самом документе, на наклейке или на пустом листе, распознавать все штрих-коды и быстро находить документы.
- Хранение и поиск документов
В программе можно отразить передачу дел или томов в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.
В программе организован быстрый и удобный поиск, что позволяет работать с огромными объёмами документов и других данных.
- Управление процессами
Программа позволяет как создавать уникальные процессы, так и работать с шаблонными. Регламентируйте работу, отслеживайте иерархию процессов, выстраивайте необходимую последовательность работ. По желанию, для процесса можно назначить Контролера, следящего за выполнением.
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены несколько типовых процессов, каждый из которых можно настроить под специфику предприятия:
- Процесс «Согласование». Документ (внутренний, исходящий), файл или рабочий вопрос передается для согласования ответственным лицам. Результат согласования можно заверить электронной подписью.
- Утверждение. Документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом.
- Регистрация. Документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью и отправки корреспонденту.
- Процесс «Рассмотрение». Документ направляют ответственному лицу на рассмотрение.
- Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Можно назначить проверяющего, который бы проверил и подтвердил исполнение.
- Ознакомление. Документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение. Этот процесс позволяет раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
- Комплексный процесс. Это процесс, составленный из нескольких других бизнес-процессов.
В «1С:Документооборот 8» для процессов есть возможность настроить автоматический запуск в необходимых ситуациях.
Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:
- кто сейчас работает с документом;
- какие процессы и задачи запущены по документу;
- какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
- какие не исполнены и просрочены.
Таким образом, программа может отразить иерархию всех процессов и подпроцессов. «1С:Документообороте 8» проводит автоматический мониторинг процессов, отслеживая и контролирует множество показателей по всем ним. При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать.
Также для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:
- о самых используемых процессах;
- оценка загрузки сотрудников;
- отчет о количестве незавершенных процессов;
- оценка того, как часто документы не согласуются;
- список всех просроченных задач сотрудников подразделения.
- Планирование и исполнение проектных задач.
В «1С:Документооборот 8» можно составлять планы проектов, отправлять их на выполнение и отслеживать исполнение на каждом этапе. Также можно просматривать аналитику о ходе выполнения проектов, делать анализ плановых и фактических трудозатрат. В программе видно все связанные с проектом документы, письма, файлы, мероприятия и т.д.
- Подготовка мероприятий
Мероприятия в «1С:Документообороте 8» бывают разными, например: внешние, внутренние, протокольные, с куратором. Такие мероприятия по-разному учитываются и обрабатываются системой.
В программе можно определить место, время проведения, программу и состав участников. Отследить все процессы и обсуждения по мероприятию, назначить кураторов, забронировать помещение. Также можно учитывать мероприятия, организатором которых выступают корреспонденты и на которые приглашены сотрудники организации.
В результате:
- сокращается время на подготовку и проведение;
- упрощается согласование;
- мероприятия проводятся в соответствии с планом;
- обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение.
- Работа с почтой
Позволяет работать с электронной почтой прямо в системе. Можно ставить задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикреплять письма к задачам. Это дает возможность быстро создать документ, заполненный данными из письма, или, наоборот, создать письмо на основе документа. История переписки также прикреплена к карточке договора.
- Учет и планирование рабочего времени
Позволяет анализировать трудозатраты сотрудников при работе с документами, проектами и различными задачами.
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте, указывать время, причину отсутствия и список замещающих сотрудников. Эта функция позволяет сотруднику сообщить всем коллегам о временном отсутствии (например, в случае командировки), настроить переадресацию писем и, таким образом, помочь другим лучше скоординировать свою работу.
В программе есть функционал, благодаря которому сотрудники могут быстро заполнить простой ежедневный отчет, в котором указывают:
- общую длительность рабочего дня;
- описание работ;
- вид и длительность работ;
- проект, в рамках которого работы выполнялись.
Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража.
Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности.
Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.
- Интеграция с любыми решениями
Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:
- «1С:Управление торговлей 8»;
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
- «1С:Управление холдингом 8»;
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- «1С:Управление производственным предприятием 8»;
- «1С:ERP Управление предприятием».
«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:
- веб-сервисы;
- RESTful API;
- HTTP;
- COM;
- внешние источники данных;
- XML;
- e-mail;
- FTP;
- обмен данными.
И семь уже готовых инструментов интеграции:
- загрузка файлов;
- готовые правила обмена;
- готовые планы обмена;
- БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
- СВД (Система Внешнего Документооборота);
- ЭДО;
- универсальный обмен данными в формате XML.
С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:
- ручная загрузка и выгрузка любых данных;
- автоматическая синхронизация любых данных;
- построение территориально распределенных систем;
- бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.
Возможности интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:
- работать с данными «1С:Документооборота 8»;
- ставить и исполнять задачи;
- направлять документы на согласование по любым маршрутам;
- вести переписку по документам;
- вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
- использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
- использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
- учитывать трудозатраты сотрудников.
- Доступ с различных устройств
Работать с программой «1С:Документооборот 8» можно и со смартфона, и с планшета с помощью мобильного клиента.
В приложении можно просматривать все назначенные мероприятия, события, поставленные задачи, вместе с приложенными к ним документами, файлами и всей историей исполнения. Задачи можно отмечать выполненными, перенаправлять. Можно создавать новые мероприятия и назначать новые задачи своим коллегам.
Внедрение «1С:Документооборот» позволит сократить сроки принятия управленческих решений и снизить риск утери важных документов. Программа предоставляет функционал, необходимый для эффективной совместной работы пользователей, быстрого формирования и согласования документов, планирования и контроля работы сотрудников. [21, 22, 23]
Какие СЭД являются самыми популярными? По данным база TAdviser за период с 2005 г. по декабрь 2019 г. наибольшее количество проектов относятся к внедрениям систем Directum, Elma, Docsvision, «Дело», «Тезис» и «1С:Документооборот» (см. Табл. 1). Доля этих решений в базе TAdviser превышает 60%. Рассмотрим эти СЭД более подробно и сравним их с «1С:Документооборот». [21]
Таблица 1. Топ-10 СЭД по количеству реализованных проектов
№ |
Название продукта |
Количество проектов |
1 |
Directum |
829 |
2 |
ELMA |
768 |
3 |
Docsvision |
543 |
4 |
Дело |
477 |
5 |
Тезис |
305 |
6 |
1С:Документооборот |
278 |
7 |
Microsof SharePoint |
167 |
8 |
DirectumRX |
147 |
9 |
NauDoc |
111 |
10 |
Visyary (Визари АИС) |
95 |
- DIRECTUM
Directum (Директум) это СЭД,которая была разработана одноименной российской ИТ-компанией в 1999 году. Эта система обхватывает широкий спектр бизнес-задач за пределами классического делопроизводства. [21, 24]
Рассмотрим положительные стороны Directum:
- Ориентирована на малые и средние компании. Но при этом обладает высокой масштабируемостью и распределенность. Система может поддерживать работу большего количества пользователей и при больших объёмах документации. Позволяет создать единое информационное пространство для территориально удаленных подразделений компании, а также автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.
- Систему легко можно адаптировать под конкретные цели и задачи. Есть возможность модифицировать систему к специфическим требованиям организации, развивать функциональность.
- Имеет расширенные возможности интеграции с другими программами и корпоративными информационными системами.
- Быстрое внедрение, что позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски. Имеет программу обучения и сертификации пользователей и технических специалистов, что облегчает переход на электронный документооборот.
- Обладает широкими функциональными возможностями даже в базовой поставке.
- Удобный интерфейс, построенный на принципах работы привычных офисных приложений с учетом современных требований. Индивидуальные настройки интерфейса делают систему удобной для пользователей с разными уровнями подготовки и стилями работы.
- Наличие разных способов работы пользователей с системой (через Windows-приложение, интернет или с мобильных устройств и планшетов).
- Для этой системы характерно наличие функциональных, относительно равноценных нативных и веб-клиентов.
- Позволяет совмещать электронный документооборот с бумажным.
- Имеет продвинутую технологию Workflow, которая обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
- Имеет функционал, максимально упрощающий поиск и идентификацию документации.
- Большой каталог готовых бизнес-решений, что расширяет области применения системы, позволяя автоматизировать не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы.
Минусы:
- Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
- Сложная и непрозрачная ценовая политика.
[8, 17, 20, 21]
- ELMA
ELMA — российская компания, с 2008 занимается разработкой и внедрением системы управления бизнес-процессами. Система ELMA работает через веб-интерфейс. [25]
Преимущества ELMA:
- Позволяет решить значительную часть работ, связанную с контролем и автоматизацией части деятельности предприятия.
- Систему можно настроить в соответствии с потребностями организации и его орг. структуры.
- Удобный интерфейс для работы с документами и для контроля исполнительской дисциплины.
- Позволяет построить бизнес процессы, распределив ответственность за выполнение функций между сотрудниками, и в реальном времени исполнять построенные процессы, что позволяет в любой момент времени видеть статус выполнения той или иной функции.
- Систему отличает расширенная линейка бизнес-решений.
В их числе:
-
- ECM+ — сочетание функций BPM-системы и классической СЭД.
- Проекты+ — стандартные функции для управления проектами в сочетании с управлением процессами.
- ELMA CRM+ — воплощает клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов.
- KPI-решение.
- Документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной, что помогает не путаться в большом количестве файлов.
- Пользователи могут создавать шаблоны документов.
- Для всех документов реализована возможность отследить их жизненные циклы.
- Удобное сканирование и штрихкодирование документов.
- Возможность формировать отчеты и настраивать фильтры.
- Есть мобильное приложение для работы с функциями системы через планшет или смартфон.
- ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» и с MS Outlook.
Недостатки:
- Построение бизнес-процессов предприятия слишком сложное и может занимать много времени, поэтому проектируются лишь основные процессы.
- Из-за постоянной синхронизацией с веб-сервером, может быть сильно снижена скорость работы.
- Сложности при начальном переносе бумажной документации в систему.
- Необходимость вовлечения и изучения основ работы с программой для всех сотрудников организации.
[8, 20, 25, 26]
- Docsvision
«ДоксВижн» – создатель и разработчик платформы с таким же названием ‑ Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге. Компания создана в 2005 акционерами Digital Design на базе Департамента развития и исследований. в качестве основного в системе используется нативный клиент [8, 27]
Достоинства системы Docsvsion:
- Внутри приложения есть встроенный веб-браузер.
- Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных.
- Реализована поддержка пользовательских стилей.
- Пользователи могут сами настраивать тип аутентификации, темы, формы, панели инструментов и ленту команд.
- Карточки заданий можно проектировать самостоятельно.
- Реализован постраничный вывод объектов
- Есть настраиваемые отчеты.
- Сквозные связи документации выводятся в форме иерархии.
- Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.
- Администрирование СЭД позволяет вести организационно-штатную структуру по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.
- Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.
Недостатки Docsvision:
- Процессы скрыты
- Предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно.
- Документы не вкладываются в задание по умолчанию.
- Организационно-штатную структуру не наглядно.
- Нет настраиваемой сортировки.
- Сложности работы со справочниками.
[13, 20]
- ДЕЛО
Компания Электронные офисные системы (ЭОС) является разработчиком системы электронного документооборота «ДЕЛО», выпущенной в январе 1996 года. Основной способ данной системы – с помощью нативного клиента. [8, 21, 28]
Преимущества системы:
- Подходит для крупных корпораций и для предприятия малого бизнеса.
- Поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный.
- Удобная, быстрая регистрация, поддержка любых размеров и форматов файлов.
- Простая оцифровка бумажных экземпляров.
- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла.
- Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах.
- Отчетные формы позволяют получать полную информацию о статусе исполнения документов, резолюций, поручений на любом этапе их жизненного цикла.
- Удобная работа над проектами документов.
- Широкие поисковые возможности.
- Реализована возможность работать через веб-интерфейс и через мобильное приложение.
Недостатки:
- Дружелюбный, но несколько архаичный интерфейс.
- Определенная сложность в освоении.
- Отсутствие графического представления о состоянии и маршрутов движения документов.
[17, 18, 20, 21, 28]
- ТЕЗИС
Система документооборота ТЕЗИС разработана в апреле 2010 года российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре. Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе системы ТЕЗИС. [21, 29]
Преимущества:
- Является готовым решением, поэтому нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули.
- Работает через веб-интерфейс.
- Минимальные сроки внедрения, так как не требуется установка по на рабочие места, система устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер.
- Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы.
- Предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
- В системе реализован полноценный веб-доступ, поэтому систему можно использовать с любого устройства, имеющего выход в интернет.
- Легкое масштабирование.
- Интеграция с любыми внешними приложениями.
- Открытый исходный код дает независимость от вендора и возможность самостоятельно развивать решение.
- Написана на java.
Минусы:
- Возможно, система будет недостаточно функциональна для предприятия.
[8, 21, 29]
- 1С: Документооборот
Самая универсальная система для управления документооборотом организации. В «1С: Документооборот» есть возможность работать как с нативным, так и с веб-клиентом. Система обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников. Благодаря широким возможностям масштабирования, система подходит для предприятий любых размеров. Поддерживает интеграцию с внешними приложениями. Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Но функционал можно расширять при помощи плагинов, что дает системе преимущество в виде оптимального сочетания цены и функциональных возможностей. Недостатками системы является сложность обучения пользователей и высокие системные требования. [8, 18, 20]
Проанализировав эти СЭД, можно сделать вывод, что во многом их функциональные возможности совпадают, но подробная детализация некоторых задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение. Стоит отметить, что все эти системы внедряются и используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных СЭД, на рынке присутствуют еще множество программных продуктов, получивших меньшее распространение.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В условиях развития вычислительной техники и всеобщей информатизации общества особо остро встают проблемы автоматизации производственной деятельности. Их решение, в первую очередь, направлено на повышение производительности труда, снижение временных издержек, уменьшение объема работы. Важным этапом информатизации общества является постепенный переход от классического бумажного документооборота к электронному. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе. Сокращение расходов на офисную технику и канцелярские принадлежности, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Сокращение времени на обработку и создание документов,их безопасное хранение. Увеличение скорости движения информационных потоков и скорости принятия решений. Контроль работы сотрудников, упрощение процессов коллективной работы, повышение корпоративной культуры ‑ это лишь часть задач, которые можно решить с применением систем электронного документооборота. [7, 8, 11, 19]
Экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии может зависеть от количества вовлеченных сотрудников. Сейчас в крупных организациях невозможно добиться высоких показателей производительности без использования СЭД. Но хоть преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются. [10, 12]
Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Следует учитывать, что сам по себе программный комплекс — это всего лишь часть работ и затрат, а наибольшее количество усилий приходится на анализ структуры, функций, задач и внутренних коммуникаций предприятия, обучение персонала и подготовку собственной службы техподдержки. Однако, в случае больших размеров организаций или её территориальной распределённости, , в случае высокой загруженности сотрудников или расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро. [10, 18]
Тем не менее, важно, что потенциальный эффект от внедрения таких решений значителен для компаний и организаций. Проекты продолжают активно развиваться, расширяя свои функциональные возможности и подстраиваясь под новые запросы. [21]
В этой работе, были рассмотрены понятия и возможности системы электронного документооборота, проведен анализ таких систем на примере «1С:Документооборот». В заключение можно сделать вывод о том, что использование СЭД может существенно повысить эффективность работы и со временем они станут неотъемлемым элементом современного предприятия.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
- ISO/IEC 2382:2015 Information technology — Vocabulary // Международный стандарт.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.
- Моргунов, А. Ф. Информационные технологии в менеджменте: учебник / А. Ф. Моргунов — Москва: Юрайт, 2018.
- Информационные системы в экономике: учебник / В. Н. Волкова, В. Н. Юрьев, С. В. Широкова, А. В. Логинова — Санкт-Петербург: Санкт‑Петербургский политехнический университет Петра Великого, 2019.
- Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник / М. В. Гаврилов, В. А. Климов — Саратов: Саратовская государственная юридическая академия, 2019
- Саттон, Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Д. Саттон. — Санкт‑Петербург: Азбука: БМикро, 2002.
- Кулагин В. Digital@Scale: Настольная книга по цифровизации бизнеса / В. Кулагин, А. Сухаревски, Ю. Мефферт — Москва: Интеллектуальная Литература, 2019.
- Проектирование информационных систем управления документооборотом научно-образовательных учреждений: монография / М. Н. Краснянский, С. В. Карпушкин, А. В. Остроух, А. Д. Обухов, И. С. Касатонов, Д. В. Бкреев, С. В. Карпов, Д. Л. Дедов — Тамбов: Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), 2015.
- Брыль, В. Н. Современная информационная система автоматизации деятельности производственных предприятий. / В. Н. Брыль // «САПР и графика №12, 2007
- Каадзе А. Г. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов/ А. Г. Каадзе // Комсомолькая правда, 2017
- Ефимова Е. Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота /Е. Ефимова // Инфотекс Интернет Траст, 2019
- Сиворина Н. Преимущества электронного документооборота / Н. Сиворина // wiseadvice-it.ru, (дата обращения: 10.10.2020).
- Вязовский Б. Преимущества системы электронного документооборота / Б. Вязовский // geek-nose.com, (дата обращения: 10.10.2020)
- Разработка системы документооборота // ORB Record Management. / orbrm.ru (дата обращения: 10.10.2020)
- Корпоративные информационные системы. Теория ограничений. Корпоративные базы данных / analytics.infozone.pro (дата обращения: 10.10.2020)
- Просто об электронном документообороте. / ecm-journal.ru (дата обращения: 10.10.2020)
- Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды / cleverence.ru // (дата обращения: 10.10.2020)
- Как внедрить электронный документооборот на предприятии? Обзор основных СЭД / onlainkassy.ru (дата обращения: 10.10.2020)
- Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы / taxcom.ru (дата обращения: 10.10.2020)
- Тес-Интек Бухучет и бухгалтерские услуги для малых предприятий. Системы электронного документооборота / tesintec.ru (дата обращения: 10.10.2020)
- TAdviser: деловой портал — https://www. tadviser.ru (дата обращения: 20.10.2020)
- 1С:Предприятие 8: официальный сайт — https://v8.1c.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
- МиСофт: официальный сайт — http://www.misoft.by/ (дата обращения: 20.10.2020)
- Directum: официальный сайт — https://www.directum.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
- Elma: официальный сайт — https://www.elma-bpm.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
- BPMSoft: официальный сайт — https://bpmsoft.org/(дата обращения: 20.10.2020)
- Docsvision: официальный сайт — https://docsvision.com/(дата обращения: 20.10.2020)
- Электронные офисные системы: официальный сайт — https://www.eos.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
- Тезис: официальный сайт — https://www.tezis-doc.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
- Проектирование информационной системы по взаимодействию с поставщиками
- Становление финансовой системы России
- Комбинированного дома из арболитовых блоков 500х300х250 мм и профилированного брус 190х150 мм
- Теоретические основы изучения денег (Сущность денег и их история развития)
- Разработка мебельного интернет-магазина
- Современная система мотивации персонала в организациях (Управление мотивацией и стимулированием труда на предприятиях ресторанного бизнеса)
- Традиционные организационные структуры (Сущность управления организацией и место в нем структуры управления)
- Организационно – правовые формы предприятий (организаций): преимущества, недостатки (на примере акционерного общества)
- Процессуальные теории мотивации и их применение в практике управления
- Логистическая сервисная система на предприятии и пути ее совершенствования
- Малые предприятия: преимущества, недостатки, перспективы развития.
- Разработка Web-сайта с использованием технологии PHP и MySQL