Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование информационных систем

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Скорость создания и поиска, удобство хранения использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность работы компании. Сейчас все документы в организации создают в электронном виде, но для продолжения работы с ними в большинстве случаев их распечатывают.

С осознанием неэффективности данного подхода, возникает необходимость перемен, и все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Но данная тема особенно актуальна в 2020, когда многие организации были вынуждены перейти на дистанционный режим работы. Сегодня те, кто уже пользуется электронным документооборотом, имеют неоспоримое преимущество, ведь такие системы позволяют сделать работу с документами наиболее безопасной и продуктивной. И эти преимущества особенно заметны, когда сотрудники компании территориально распределены и не могут контактировать ни между собой, ни с контрагентами.

Цель данной работы разобраться, что представляют собой современные корпоративные информационные системы, предназначенные для документооборота, а также разобрать их работу на примере программы «1С:Документооорот 8».

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи.

Рассмотреть понятие «электронный документооборот».
Понять, какие бывают виды систем электронного документооборота, и, какие из них применяются в России
Разобраться в работе «1С:Документооорот 8».
Провести сравнительный анализ «1С:Документооорот 8» с другими системами электронного документооборота.

Теоретические аспекты систем электронного документооборота

1. Основные понятия и определения

Для начала нам необходимо понять, что такое корпоративные информационные системы и как они могут быть связаны с документооборотом.

Согласно Международному стандарту ISO/IEC 2382:2015, информационная система — система для обработки информации, её поиска и хранения, вместе со связанными организационными ресурсами (человеческими, техническими, финансовыми и т. д.), которые предоставляют и распространяют информацию. Таким образом, корпоративная информационная система — это информационная система, которая позволяет автоматизировать главные бизнес-процессы компании. [1, 3]

Возникает вопрос, как КИС может быть связана с документооборотом? ГОСТ Р 7.0.8-2013 даёт следующее определение документообороту: это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки В свою очередь, электронный документооборот является механизмом управления документами в электронном виде. Основной элемент электронного документооборота – электронный документ, сформированный с помощью средств компьютерной обработки информации и сораненный на электонном носителе. Электронный документ может быть подписан с помощью электонной подписи – аналога подписи от руки, которая позволяет защитить информацию от незаконного изменения и служит для контроля подлинности электронных докуменов. . Соответственно, система, которая позволяет создавать, хранить и обработать электронные документы, а также помогает организовывать их движение между пользователями, называется системой электронного документооборота (СЭД). При этом под движением документов иногда понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование. [2, 4, 8, 10, 33]

1. Виды корпоративных информационных систем и систем электронного документооборота

Если руководство компании задумывается внедрение СЭД, то в первую очередь необходимо понять, какие виды СЭД существуют

Любые КИС, в том числе и те, которые связанны с документооборотом, можно классифицировать следующим образом:

«Коробочные» (универсальные) системы. Они просты и удобны при установке и использовании. Однако функционал таких моделей может не соответствовать запросам организации.
Индивидуальные (заказные, уникальные) системы, разрабатываются для конкретной организации. Подходят для предприятий с уникальными характеристиками или для решения специфических задач.
Комбинированные системы. Они выполнены на базе универсальных систем, но могут быть дополнены всем необходимым для конкретного предприятия.

[14, 15]

Как видно из классификации, при выборе СЭД необходимо учитывать ее функционал и насколько он подходит организации.

Системы электронного документооборота можно разделить по нескольким признакам в зависимости от функциональных возможностей [10]:

СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации или просто электронные архивы.
СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний.
СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников.

С другой стороны, существует классификация СЭД относительно интерфейса системы и клиентского приложения. К основным типам клиентов относятся:

Толстый клиент обладает широкой функциональностью за счет тесного взаимодействия с аппаратными и периферийными средствами компьютеров, сервер при этом играет только роль хранилища данных. Также обладает возможностью работать даже при обрыве связи с сервером, обеспечивает режим многопользовательской работы. Но в работе с толстым клиентом неизбежны сложности и материальные издержки при установке и обновлении, так как каждое рабочее место требует индивидуальной настройки. Из-за этого плохо подходит для компаний имеющих территориальную распределенность.
Тонкий клиент передает всю или большую часть задач по обработке информации на сервер, поэтому практически не зависит от аппаратной и программной платформы рабочего места. Снижает затраты на установку, обновление и поддержку системы. Главный недостаток ограничения интеграции с другими приложениями, развития интерфейса и функциональности системы. Для решения данных проблем используются дополнительные платформы, различные плагины и агенты, перевод части операций на компьютер пользователя.

Также выделяют нативного клиента, который разрабатывают под конкретную операционную систему, и веб-клиента, в котором в качестве клиента выступает браузер. Первый чаще всего является толстым клиентом, а второй - тонким.

Каждый из типов клиентов обладает своими достоинствами и недостатками, что определяет их применение и реализацию в конечных продуктах. [8]

1. Функции и возможности СЭД. Критерии выбора СЭД

Для того чтобы понять нужны ли компании внедрение СЭД, необходимо оценить возможности, которые может дать организации СЭД и трудности с которыми можно столкнуться.

Системы электронного документооборота могут выполнять множество функций, среди которых:

формирование электронного документа;
минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
гарантирование соответствия законодательству и регулирующим правилам;
регистрация и классификация документов;
однократная регистрация документа, позволяющая его идентифицировать в системе, исключение вероятности дублирования документов;
создание маршрутов документа и управление потоками их движения;
назначение рабочих задач, непрерывное движение документа и контроль сроков исполнения;
отслеживание всех изменений и перемещений документа;
минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
совместная работа над общими документами;
разграничение прав доступа пользователей к документам;
организация хранения электронных документов;
организация быстрого и удобного поиска информации;
возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
построение отчетов, проведение выборки.

[5, 6, 8, 10, 14, 16]

Но также существуют сложности, связанные с переходом на электронный документооборот и его эксплуатацией:

первоначальные затраты на покупку и внедрение системы;
время и ресурсы, которое требуется для адаптации и обучения сотрудников работе в системе;
потребность в специалисте, поддерживающем нормальное функционирование системы;
контроль и обеспечение информационной безопасности;
настройка регулярного резервного копирования для предотвращения возможных повреждений базы данных или файловых хранилищ;
в случае отсутствия СЭД у контрагентов возникает необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде.

[12, 17]

Учитывая, все выше перечисленные возможности и недостатки СЭД, можно выделить несколько критериев, на которые стоит обратить организации при выборе системы:

Функциональная полнота системы. Система должна отвечать основным потребностям организации.
Адаптивность и развиваемость системы. Система должна обладать потенциалом для изменений, чтобы подстраиваться под новые запросы.
Организация единого информационного пространства. Сотрудники должны работать в одной среде.
Качество учета российского законодательства.
Возможность поэтапного внедрения. Для облегчения освоения персоналом и снижения затрат компании.

[3, 9, 18]

1. Системы электронного документооборота в России

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, хотя первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и со временем претерпел множество изменений. Сейчас производители СЭД ориентируются на положения следующих основных нормативов:

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ;
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ;
"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (ред. от 14.05.2018);
"Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения";
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

Также при внедрении СЭД на предприятии, руководству следует обратить внимание на Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ и на Федеральный закон "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных" от 27.12.2009 N 363-ФЗ. [10, 17]

Для большинства видов электронных документов уже приняты нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Но только с 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Этот проект должен помочь понять, каким образом следует регулировать ведение кадровых документов в электронном виде. Этот закон часть программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной 24 декабря 2018 г. Ее цель состоит в обеспечение развития и внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере.

Рынок систем электронного документооборота стремительно развивается, так, например, по предварительной оценке делового портала TAdviser, в 2019 году рост рынка составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд. рублей. Для сравнения, в 2012 году объем рынка составлял 25,6 млрд. рублей.

[19, 21]

Анализ системы электронного документооборота «1С:Документооорот 8»

1. Общие характеристики «1С:Документооорот 8»

Программный продукт «1С:Документооорот 8», разработанный Фирмой 1С на платформе «1С:Предриятие», является преемником программного продукта «1С:Архив». Данная программа применяется для автоматизации документооборота на крупных и малых предприятиях вне зависимости от сферы деятельности. Программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Учет документов ведется в соответствии с действующими стандартами и нормами РФ, а также в соответствии с положением о документообороте предприятия.

Существует несколько версий 1С:Документооборота:

1С:Документооборот 8 КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.

«1С:Документооборот 8» имеет широкий функционал для управления документами и рабочими процессами, позволяет сотрудникам совместно работать с документами и обеспечивает контроль исполнения. [21, 22]

Давайте более подробно рассмотрим основные возможности «1С:Документооборот 8»:

Управление документами

Оформление документов в соответствии с корпоративными стандартами организации, использование шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Возможность отследить все изменения и версии каждого документа, проконтролировать движение документа и местонахождение бумажной версии. Документы можно отравить на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину. Можно вести полный учет входящей и исходящей корреспонденции. Каждый сотрудник имеет возможность группировать документы или формировать из них списки в соответствии со своими предпочтениями.

Работа с договорными документами

«1С:Документооборот 8» позволяет составлять договора, подготавливать и контролировать сопроводительную документацию. При этом можно отследить все процессы связные с договором (согласование, подписание, продление, расторжение) и проконтролировать исполнение. Программа может автоматически продлевать договоры (с учетом правил их продления), отслеживает возврат документа и передачу на подпись контрагенту, контролирует сроки договоров и этапов. Поддерживается работа с Многосторонними договорами. Также пользователи могут настраивать имеющиеся в программе реквизиты договора и добавлять новые, использовать автозаполнение реквизитов или вовсе создавать документ по шаблону.

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная и квалифицированная. Поддерживаются любое криптографическое программное обеспечение с интерфейсом Crypto API.

Сканирование и штрихкодирование документов.

Файлы в программу можно заносить сканированием. Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается, что облегчает их поиск в программе.

Также программа умеет печатать штрих-код на самом документе, на наклейке или на пустом листе, распознавать все штрих-коды и быстро находить документы.

Хранение и поиск документов

В программе можно отразить передачу дел или томов в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

В программе организован быстрый и удобный поиск, что позволяет работать с огромными объёмами документов и других данных.

Управление процессами

Программа позволяет как создавать уникальные процессы, так и работать с шаблонными. Регламентируйте работу, отслеживайте иерархию процессов, выстраивайте необходимую последовательность работ. По желанию, для процесса можно назначить Контролера, следящего за выполнением.

В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены несколько типовых процессов, каждый из которых можно настроить под специфику предприятия:

Процесс «Согласование». Документ (внутренний, исходящий), файл или рабочий вопрос передается для согласования ответственным лицам. Результат согласования можно заверить электронной подписью.
Утверждение. Документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом.
Регистрация. Документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью и отправки корреспонденту.
Процесс «Рассмотрение». Документ направляют ответственному лицу на рассмотрение.
Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Можно назначить проверяющего, который бы проверил и подтвердил исполнение.
Ознакомление. Документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение. Этот процесс позволяет раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Комплексный процесс. Это процесс, составленный из нескольких других бизнес-процессов.

В «1С:Документооборот 8» для процессов есть возможность настроить автоматический запуск в необходимых ситуациях.

Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:

кто сейчас работает с документом;
какие процессы и задачи запущены по документу;
какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
какие не исполнены и просрочены.

Таким образом, программа может отразить иерархию всех процессов и подпроцессов. «1С:Документообороте 8» проводит автоматический мониторинг процессов, отслеживая и контролирует множество показателей по всем ним. При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать.

Также для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:

о самых используемых процессах;
оценка загрузки сотрудников;
отчет о количестве незавершенных процессов;
оценка того, как часто документы не согласуются;
список всех просроченных задач сотрудников подразделения.

Планирование и исполнение проектных задач.

В «1С:Документооборот 8» можно составлять планы проектов, отправлять их на выполнение и отслеживать исполнение на каждом этапе. Также можно просматривать аналитику о ходе выполнения проектов, делать анализ плановых и фактических трудозатрат. В программе видно все связанные с проектом документы, письма, файлы, мероприятия и т.д.

Подготовка мероприятий

Мероприятия в «1С:Документообороте 8» бывают разными, например: внешние, внутренние, протокольные, с куратором. Такие мероприятия по-разному учитываются и обрабатываются системой.

В программе можно определить место, время проведения, программу и состав участников. Отследить все процессы и обсуждения по мероприятию, назначить кураторов, забронировать помещение. Также можно учитывать мероприятия, организатором которых выступают корреспонденты и на которые приглашены сотрудники организации.

В результате:

сокращается время на подготовку и проведение;
упрощается согласование;
мероприятия проводятся в соответствии с планом;
обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение.

Работа с почтой

Позволяет работать с электронной почтой прямо в системе. Можно ставить задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу, прикреплять письма к задачам. Это дает возможность быстро создать документ, заполненный данными из письма, или, наоборот, создать письмо на основе документа. История переписки также прикреплена к карточке договора.

Учет и планирование рабочего времени

Позволяет анализировать трудозатраты сотрудников при работе с документами, проектами и различными задачами.

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте, указывать время, причину отсутствия и список замещающих сотрудников. Эта функция позволяет сотруднику сообщить всем коллегам о временном отсутствии (например, в случае командировки), настроить переадресацию писем и, таким образом, помочь другим лучше скоординировать свою работу.

В программе есть функционал, благодаря которому сотрудники могут быстро заполнить простой ежедневный отчет, в котором указывают:

общую длительность рабочего дня;
описание работ;
вид и длительность работ;
проект, в рамках которого работы выполнялись.

Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража.

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности.

Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям.

Интеграция с любыми решениями

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:

«1С:Управление торговлей 8»;
«1С:Бухгалтерия 8»;
«1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
«1С:Управление холдингом 8»;
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
«1С:Управление производственным предприятием 8»;
«1С:ERP Управление предприятием».

«1С:Документооборот 8», как часть системы программ «1С:Предприятие 8», предоставляет девять механизмов интеграции:

веб-сервисы;
RESTful API;
HTTP;
COM;
внешние источники данных;
XML;
e-mail;
FTP;
обмен данными.

И семь уже готовых инструментов интеграции:

загрузка файлов;
готовые правила обмена;
готовые планы обмена;
БИД (Библиотека Интеграции с Документооборотом);
СВД (Система Внешнего Документооборота);
ЭДО;
универсальный обмен данными в формате XML.

С помощью этих технологий и инструментов можно решать самые разные интеграционные задачи:

ручная загрузка и выгрузка любых данных;
автоматическая синхронизация любых данных;
построение территориально распределенных систем;
бесшовная интеграция различных информационных систем с «1С:Документооборотом 8» и многое другое.

Возможности интеграции «1С:Документооборота 8» позволяют из интерфейса другой конфигурации:

работать с данными «1С:Документооборота 8»;
ставить и исполнять задачи;
направлять документы на согласование по любым маршрутам;
вести переписку по документам;
вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища;
использовать «1С:Документооборот 8» как архив документов;
учитывать трудозатраты сотрудников.

Доступ с различных устройств

Работать с программой «1С:Документооборот 8» можно и со смартфона, и с планшета с помощью мобильного клиента.

В приложении можно просматривать все назначенные мероприятия, события, поставленные задачи, вместе с приложенными к ним документами, файлами и всей историей исполнения. Задачи можно отмечать выполненными, перенаправлять. Можно создавать новые мероприятия и назначать новые задачи своим коллегам.

Внедрение «1С:Документооборот» позволит сократить сроки принятия управленческих решений и снизить риск утери важных документов. Программа предоставляет функционал, необходимый для эффективной совместной работы пользователей, быстрого формирования и согласования документов, планирования и контроля работы сотрудников. [21, 22, 23]

1. Сравнительный анализ «1С: Документооборот 8» с другими системами электронного документооборота

Какие СЭД являются самыми популярными? По данным база TAdviser за период с 2005 г. по декабрь 2019 г. наибольшее количество проектов относятся к внедрениям систем Directum, Elma, Docsvision, «Дело», «Тезис» и «1С:Документооборот» (см. Табл. 1). Доля этих решений в базе TAdviser превышает 60%. Рассмотрим эти СЭД более подробно и сравним их с «1С:Документооборот». [21]

Таблица 1. Топ-10 СЭД по количеству реализованных проектов

№	Название продукта	Количество проектов
1	Directum	829
2	ELMA	768
3	Docsvision	543
4	Дело	477
5	Тезис	305
6	1С:Документооборот	278
7	Microsof SharePoint	167
8	DirectumRX	147
9	NauDoc	111
10	Visyary (Визари АИС)	95

DIRECTUM

Directum (Директум) это СЭД,которая была разработана одноименной российской ИТ-компанией в 1999 году. Эта система обхватывает широкий спектр бизнес-задач за пределами классического делопроизводства. [21, 24]

Рассмотрим положительные стороны Directum:

Ориентирована на малые и средние компании. Но при этом обладает высокой масштабируемостью и распределенность. Система может поддерживать работу большего количества пользователей и при больших объёмах документации. Позволяет создать единое информационное пространство для территориально удаленных подразделений компании, а также автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.
Систему легко можно адаптировать под конкретные цели и задачи. Есть возможность модифицировать систему к специфическим требованиям организации, развивать функциональность.
Имеет расширенные возможности интеграции с другими программами и корпоративными информационными системами.
Быстрое внедрение, что позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски. Имеет программу обучения и сертификации пользователей и технических специалистов, что облегчает переход на электронный документооборот.
Обладает широкими функциональными возможностями даже в базовой поставке.
Удобный интерфейс, построенный на принципах работы привычных офисных приложений с учетом современных требований. Индивидуальные настройки интерфейса делают систему удобной для пользователей с разными уровнями подготовки и стилями работы.
Наличие разных способов работы пользователей с системой (через Windows-приложение, интернет или с мобильных устройств и планшетов).
Для этой системы характерно наличие функциональных, относительно равноценных нативных и веб-клиентов.
Позволяет совмещать электронный документооборот с бумажным.
Имеет продвинутую технологию Workflow, которая обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Имеет функционал, максимально упрощающий поиск и идентификацию документации.
Большой каталог готовых бизнес-решений, что расширяет области применения системы, позволяя автоматизировать не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы.

Минусы:

Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
Сложная и непрозрачная ценовая политика.

[8, 17, 20, 21]

ELMA

ELMA — российская компания, с 2008 занимается разработкой и внедрением системы управления бизнес-процессами. Система ELMA работает через веб-интерфейс. [25]

Преимущества ELMA:

Позволяет решить значительную часть работ, связанную с контролем и автоматизацией части деятельности предприятия.
Систему можно настроить в соответствии с потребностями организации и его орг. структуры.
Удобный интерфейс для работы с документами и для контроля исполнительской дисциплины.
Позволяет построить бизнес процессы, распределив ответственность за выполнение функций между сотрудниками, и в реальном времени исполнять построенные процессы, что позволяет в любой момент времени видеть статус выполнения той или иной функции.
Систему отличает расширенная линейка бизнес-решений.

В их числе:

1. ECM+ — сочетание функций BPM-системы и классической СЭД.
2. Проекты+ — стандартные функции для управления проектами в сочетании с управлением процессами.
3. ELMA CRM+ — воплощает клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов.
4. KPI-решение.
Документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной, что помогает не путаться в большом количестве файлов.
Пользователи могут создавать шаблоны документов.
Для всех документов реализована возможность отследить их жизненные циклы.
Удобное сканирование и штрихкодирование документов.
Возможность формировать отчеты и настраивать фильтры.
Есть мобильное приложение для работы с функциями системы через планшет или смартфон.
ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» и с MS Outlook.

Недостатки:

Построение бизнес-процессов предприятия слишком сложное и может занимать много времени, поэтому проектируются лишь основные процессы.
Из-за постоянной синхронизацией с веб-сервером, может быть сильно снижена скорость работы.
Сложности при начальном переносе бумажной документации в систему.
Необходимость вовлечения и изучения основ работы с программой для всех сотрудников организации.

[8, 20, 25, 26]

Docsvision

«ДоксВижн» – создатель и разработчик платформы с таким же названием ‑ Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами. Главный офис «ДоксВижн» расположен в Санкт-Петербурге. Компания создана в 2005 акционерами Digital Design на базе Департамента развития и исследований. в качестве основного в системе используется нативный клиент [8, 27]

Достоинства системы Docsvsion:

Внутри приложения есть встроенный веб-браузер.
Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных.
Реализована поддержка пользовательских стилей.
Пользователи могут сами настраивать тип аутентификации, темы, формы, панели инструментов и ленту команд.
Карточки заданий можно проектировать самостоятельно.
Реализован постраничный вывод объектов
Есть настраиваемые отчеты.
Сквозные связи документации выводятся в форме иерархии.
Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.
Администрирование СЭД позволяет вести организационно-штатную структуру по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.
Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Недостатки Docsvision:

Процессы скрыты
Предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно.
Документы не вкладываются в задание по умолчанию.
Организационно-штатную структуру не наглядно.
Нет настраиваемой сортировки.
Сложности работы со справочниками.

[13, 20]

ДЕЛО

Компания Электронные офисные системы (ЭОС) является разработчиком системы электронного документооборота «ДЕЛО», выпущенной в январе 1996 года. Основной способ данной системы – с помощью нативного клиента. [8, 21, 28]

Преимущества системы:

Подходит для крупных корпораций и для предприятия малого бизнеса.
Поддерживает как полностью электронный документооборот, так и смешанный.
Удобная, быстрая регистрация, поддержка любых размеров и форматов файлов.
Простая оцифровка бумажных экземпляров.
Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла.
Контроль исполнения поручений, в том числе в сложных иерархических структурах.
Отчетные формы позволяют получать полную информацию о статусе исполнения документов, резолюций, поручений на любом этапе их жизненного цикла.
Удобная работа над проектами документов.
Широкие поисковые возможности.
Реализована возможность работать через веб-интерфейс и через мобильное приложение.

Недостатки:

Дружелюбный, но несколько архаичный интерфейс.
Определенная сложность в освоении.
Отсутствие графического представления о состоянии и маршрутов движения документов.

[17, 18, 20, 21, 28]

ТЕЗИС

Система документооборота ТЕЗИС разработана в апреле 2010 года российской компанией Хоулмонт (Haulmont). Центр разработки компании находится в Самаре. Технологическое преимущество компании - платформа собственной разработки CUBA, лежащая в основе системы ТЕЗИС. [21, 29]

Преимущества:

Является готовым решением, поэтому нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули.
Работает через веб-интерфейс.
Минимальные сроки внедрения, так как не требуется установка по на рабочие места, система устанавливается на сервер заказчика и запускается через браузер.
Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы.
Предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
В системе реализован полноценный веб-доступ, поэтому систему можно использовать с любого устройства, имеющего выход в интернет.
Легкое масштабирование.
Интеграция с любыми внешними приложениями.
Открытый исходный код дает независимость от вендора и возможность самостоятельно развивать решение.
Написана на java.

Минусы:

Возможно, система будет недостаточно функциональна для предприятия.

[8, 21, 29]

1С: Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. В «1С: Документооборот» есть возможность работать как с нативным, так и с веб-клиентом. Система обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников. Благодаря широким возможностям масштабирования, система подходит для предприятий любых размеров. Поддерживает интеграцию с внешними приложениями. Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Но функционал можно расширять при помощи плагинов, что дает системе преимущество в виде оптимального сочетания цены и функциональных возможностей. Недостатками системы является сложность обучения пользователей и высокие системные требования. [8, 18, 20]

Проанализировав эти СЭД, можно сделать вывод, что во многом их функциональные возможности совпадают, но подробная детализация некоторых задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение. Стоит отметить, что все эти системы внедряются и используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных СЭД, на рынке присутствуют еще множество программных продуктов, получивших меньшее распространение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях развития вычислительной техники и всеобщей информатизации общества особо остро встают проблемы автоматизации производственной деятельности. Их решение, в первую очередь, направлено на повышение производительности труда, снижение временных издержек, уменьшение объема работы. Важным этапом информатизации общества является постепенный переход от классического бумажного документооборота к электронному. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как любое управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном документе. Сокращение расходов на офисную технику и канцелярские принадлежности, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Сокращение времени на обработку и создание документов,их безопасное хранение. Увеличение скорости движения информационных потоков и скорости принятия решений. Контроль работы сотрудников, упрощение процессов коллективной работы, повышение корпоративной культуры ‑ это лишь часть задач, которые можно решить с применением систем электронного документооборота. [7, 8, 11, 19]

Экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии может зависеть от количества вовлеченных сотрудников. Сейчас в крупных организациях невозможно добиться высоких показателей производительности без использования СЭД. Но хоть преимущества от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений не так заметны, но они остаются. [10, 12]

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Следует учитывать, что сам по себе программный комплекс — это всего лишь часть работ и затрат, а наибольшее количество усилий приходится на анализ структуры, функций, задач и внутренних коммуникаций предприятия, обучение персонала и подготовку собственной службы техподдержки. Однако, в случае больших размеров организаций или её территориальной распределённости, , в случае высокой загруженности сотрудников или расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро. [10, 18]

Тем не менее, важно, что потенциальный эффект от внедрения таких решений значителен для компаний и организаций. Проекты продолжают активно развиваться, расширяя свои функциональные возможности и подстраиваясь под новые запросы. [21]

В этой работе, были рассмотрены понятия и возможности системы электронного документооборота, проведен анализ таких систем на примере «1С:Документооборот». В заключение можно сделать вывод о том, что использование СЭД может существенно повысить эффективность работы и со временем они станут неотъемлемым элементом современного предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ISO/IEC 2382:2015 Information technology — Vocabulary // Международный стандарт.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" / утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.
Моргунов, А. Ф. Информационные технологии в менеджменте: учебник / А. Ф. Моргунов — Москва: Юрайт, 2018.
Информационные системы в экономике: учебник / В. Н. Волкова, В. Н. Юрьев, С. В. Широкова, А. В. Логинова — Санкт-Петербург: Санкт‑Петербургский политехнический университет Петра Великого, 2019.
Гаврилов, М. В. Информатика и информационные технологии: учебник / М. В. Гаврилов, В. А. Климов — Саратов: Саратовская государственная юридическая академия, 2019
Саттон, Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения / Майкл Дж. Д. Саттон. — Санкт‑Петербург: Азбука: БМикро, 2002.
Кулагин В. Digital@Scale: Настольная книга по цифровизации бизнеса / В. Кулагин, А. Сухаревски, Ю. Мефферт — Москва: Интеллектуальная Литература, 2019.
Проектирование информационных систем управления документооборотом научно-образовательных учреждений: монография / М. Н. Краснянский, С. В. Карпушкин, А. В. Остроух, А. Д. Обухов, И. С. Касатонов, Д. В. Бкреев, С. В. Карпов, Д. Л. Дедов — Тамбов: Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), 2015.
Брыль, В. Н. Современная информационная система автоматизации деятельности производственных предприятий. / В. Н. Брыль // «САПР и графика №12, 2007
Каадзе А. Г. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов/ А. Г. Каадзе // Комсомолькая правда, 2017
Ефимова Е. Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота /Е. Ефимова // Инфотекс Интернет Траст, 2019
Сиворина Н. Преимущества электронного документооборота / Н. Сиворина // wiseadvice-it.ru, (дата обращения: 10.10.2020).
Вязовский Б. Преимущества системы электронного документооборота / Б. Вязовский // geek-nose.com, (дата обращения: 10.10.2020)
Разработка системы документооборота // ORB Record Management. / orbrm.ru (дата обращения: 10.10.2020)
Корпоративные информационные системы. Теория ограничений. Корпоративные базы данных / analytics.infozone.pro (дата обращения: 10.10.2020)
Просто об электронном документообороте. / ecm-journal.ru (дата обращения: 10.10.2020)
Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды / cleverence.ru // (дата обращения: 10.10.2020)
Как внедрить электронный документооборот на предприятии? Обзор основных СЭД / onlainkassy.ru (дата обращения: 10.10.2020)
Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы / taxcom.ru (дата обращения: 10.10.2020)
Тес-Интек Бухучет и бухгалтерские услуги для малых предприятий. Системы электронного документооборота / tesintec.ru (дата обращения: 10.10.2020)
TAdviser: деловой портал — https://www. tadviser.ru (дата обращения: 20.10.2020)
1С:Предприятие 8: официальный сайт — https://v8.1c.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
МиСофт: официальный сайт — http://www.misoft.by/ (дата обращения: 20.10.2020)
Directum: официальный сайт — https://www.directum.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
Elma: официальный сайт — https://www.elma-bpm.ru/(дата обращения: 20.10.2020)
BPMSoft: официальный сайт — https://bpmsoft.org/(дата обращения: 20.10.2020)
Docsvision: официальный сайт — https://docsvision.com/(дата обращения: 20.10.2020)
Электронные офисные системы: официальный сайт — https://www.eos.ru/ (дата обращения: 20.10.2020)
Тезис: официальный сайт — https://www.tezis-doc.ru/(дата обращения: 20.10.2020)

Проектирование информационных систем

ВВЕДЕНИЕ

Теоретические аспекты систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота в России

Общие характеристики «1С:Документооорот 8»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ